Die effiziente Verwaltung von Projekten beginnt mit einem gut organisierten Arbeitsablauf. Wenn Sie Ihre Aufgaben in klar definierte Phasen unterteilen, können Sie und Ihr Team besser aufeinander abgestimmt und produktiv bleiben. Ein strukturierter Arbeitsablauf erleichtert die Verfolgung des Fortschritts, die Ermittlung von Engpässen und die effektive Priorisierung von Aufgaben.
Anhand der Beispieltafel erfahren Sie, wie Sie Spalten in Ihrer Aufgabentafel einrichten können, um die Effizienz zu maximieren.
Warum Spalten in der Aufgabenverwaltung wichtig sind
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Spalten sind das Rückgrat Ihres Arbeitsablaufs. Jede Spalte steht für eine Phase in Ihrem Projekt und hilft Ihnen, den Ablauf der Aufgaben von Anfang bis Ende zu visualisieren. Wichtig ist, dass Ihre Spalten der Art Ihres Projekts und der Arbeitsweise Ihres Teams entsprechen.
Schritte zum Einrichten von Workflow-Spalten
1. Definieren Sie Ihre Workflow-Phasen
Denken Sie bei der Definition von Workflow-Stufen an die natürliche Abfolge Ihrer Aufgaben.
Zum Beispiel:
- Projektstrategie: Für die ersten Planungsphasen, z. B. die Definition von Anforderungen oder die Festlegung von Zielen.
- Projektgestaltung: Aufgaben im Zusammenhang mit der visuellen und strukturellen Planung, wie Logodesign oder Layouterstellung.
- Projektentwicklung: Für Ausführungsphasen wie Kodierung oder Erstellung von Funktionalitäten.
- Testen: Um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor es an den Start geht.
- Erledigt: Eine letzte Stufe, um Aufgaben zu senden, die vollständig erledigt sind.
2. Etappen in Spalten übersetzen
Sobald Ihre Arbeitsablaufphasen definiert sind, können Sie diese in Spalten auf Ihrer Aufgabentafel eintragen. Beginnen Sie mit groben Kategorien und verfeinern Sie sie, wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Teams besser verstehen.
Zum Beispiel:
- Sie können mit grundlegenden Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ beginnen, um den grundsätzlichen Ablauf festzulegen.
- Erweitern Sie diese nach und nach zu spezifischeren Spalten, die sich an Ihren Arbeitsablaufphasen orientieren, z. B. „Projektstrategie“, „Projektdesign“, „Projektentwicklung“ und „Tests“.
Dieser Ansatz gewährleistet, dass Ihre Spalten intuitiv, anpassungsfähig und auf den natürlichen Verlauf Ihrer Aufgaben zugeschnitten sind.
3. Spalten für spezielle Bedürfnisse verwenden
Erwägen Sie die Erstellung von Spalten, die einen Mehrwert für Ihren Arbeitsablauf darstellen:
- Backlog: Ein Bereich für Aufgaben, die geplant, aber noch nicht bereit sind, in den Hauptarbeitsablauf aufgenommen zu werden. Dies hilft bei der Priorisierung von Aufgaben, wenn das Team bereit ist, mehr Arbeit zu übernehmen, während die aktiven Spalten sauber und konzentriert bleiben.
- Ressourcen: Eine Spalte zum Speichern von Links, Dokumenten oder anderen Materialien, die Ihre Aufgaben unterstützen. So kann das Team leicht auf alles zugreifen, was es braucht, ohne die einzelnen Aufgabenkarten zu überladen.
4. Denken Sie daran, es einfach und intuitiv zu halten
- Vermeiden Sie eine Überfrachtung Ihrer Tafel mit zu vielen Spalten. Achten Sie auf Klarheit und Einfachheit, damit Ihr Team den Arbeitsablauf leicht nachvollziehen kann.
Schlussfolgerung
Ein gut organisierter Arbeitsablauf beginnt mit einem durchdachten Spaltenaufbau. Indem Sie Ihre Spalten an die natürlichen Phasen Ihres Projekts anpassen und unterstützende Spalten einfügen, können Sie die Effizienz Ihres Teams verbessern und die Klarheit Ihres Prozesses erhalten. Beginnen Sie noch heute mit der Organisation Ihres Workflows und erleben Sie die Vorteile!