જ્યારે તમારું પ્રોજેક્ટ બોર્ડ ઘણા બધા ટાસ્કથી ભરેલું હોય, ત્યારે ક્યારેક તે ભૂલભૂલામણી જેવું લાગી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે અલગ-અલગ પ્રાયોરિટી (અગ્રતા) વાળા કામો એકસાથે સંભાળવાના હોય. હાઈલાઈટ ફીચર (Highlight Feature) આ બધી ગૂંચવણમાંથી રસ્તો કાઢવાનું સરળ બનાવે છે. તેનાથી તમે ચોક્કસ માપદંડો (criteria) ને આધારે ટાસ્ક ફિલ્ટર કરી શકો છો અને તેને સ્પષ્ટ રીતે હાઈલાઈટ (અલગ તારવી) કરી શકો છો.

ચાલો જોઈએ કે તમારા પ્રોજેક્ટ્સમાં હંમેશા ટોચ પર રહેવા માટે આ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો:

હાઈલાઈટ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?

૧. હાઈલાઈટ વિકલ્પ ખોલો (Access the Highlight Option)

• તમારા બોર્ડ પર દેખાતા Highlight Icon (હાઈલાઈટ આઈકોન) પર ક્લિક કરો.

૨. શું હાઈલાઈટ કરવું તે પસંદ કરો (Choose What to Highlight)

• પહેલેથી નક્કી કરેલા (predefined) વિકલ્પોમાંથી પસંદ કરો અથવા તમારા પોતાના કસ્ટમ ફિલ્ટર (Custom filters) બનાવો:
  • મને સોંપાયેલા ટાસ્ક (What’s assigned to me): તરત જ જુઓ કે કયા કયા કામ તમારા છે, જેથી તમે તમારી જવાબદારીઓ પર બરાબર ધ્યાન રાખી શકો.
  • જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે (What needs attention): આ એવા ટાસ્કને હાઈલાઈટ કરે છે જેના પર ફોલો-અપ લેવાની જરૂર હોય અથવા જેની ડેડલાઈન (સમયમર્યાદા) નજીક હોય, જેથી કોઈ કામ તમારી નજર હેઠળથી છટકી ન જાય.
  • ઉચ્ચ અગ્રતા (High Priority) અથવા ક્રિટિકલ (Critical) તરીકે માર્ક કરેલા ટાસ્ક: પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે અત્યંત જરૂરી હોય તેવા ટાસ્ક પર ફોકસ કરો.
  • સમયસીમા વીતી ગયેલા ટાસ્ક (What’s overdue): જે ટાસ્કની ડેડલાઈન પસાર થઈ ગઈ છે તેને સ્પષ્ટપણે ઓળખો, જેથી તમે થયેલા વિલંબને ઝડપથી દૂર કરવા માટે પગલાં લઈ શકો.
  • કસ્ટમ હાઈલાઈટ (Custom Highlight): તમારી જરૂરિયાત મુજબ ફિલ્ટર બનાવો. તમે એક સાથે ઘણા પેરામીટર્સ (જેમ કે કોને સોંપેલું છે – assignees, ટાસ્કનું સ્ટેટસ – task status, ડેડલાઈન – due dates, પ્રાયોરિટી – priorities, અને ટેગ્સ – tags) ભેગા કરીને ફિલ્ટર બનાવી શકો છો. આનાથી તમે બોર્ડ પર તમારા માટે સૌથી મહત્વનું શું છે તે સરળતાથી શોધી શકો છો.

આ શા માટે અસરકારક છે? (Why It Works)

• “મને સોંપાયેલા ટાસ્ક” (What’s Assigned to Me) વડે તમારા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો:
  તમને સોંપાયેલા ટાસ્કને ફિલ્ટર કરીને ફક્ત તમારી જવાબદારીઓ પર ધ્યાન આપો, જેથી બોર્ડ પરની બીજી બાબતોથી તમારું ધ્યાન ભટકે નહીં. આ તમારા પોતાના કામના ભારણને (workload) અસરકારક રીતે સંભાળવાની એક સ્માર્ટ રીત છે.
• “જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે” (What Needs Attention) વડે તાત્કાલિક કામ ઓળખો:
  જે ટાસ્ક પર તરત ધ્યાન આપવાની જરૂર છે તેને હાઈલાઈટ કરો, પછી ભલે તે નજીકની ડેડલાઈનને કારણે હોય કે અટકી ગયેલી પ્રગતિને (stalled progress) કારણે. આ ફિલ્ટર તમને પ્રોજેક્ટમાં આવતી અડચણો (bottlenecks) શોધવામાં અને પ્રોજેક્ટની ગતિ જાળવી રાખવામાં મદદ કરે છે.
• “ઉચ્ચ અગ્રતા કે ક્રિટિકલ” (High Priority or Critical) તરીકે માર્ક કરેલા કામ પર નજર રાખો:
  વધુ પ્રાયોરિટીવાળા ટાસ્ક પર સ્વાભાવિક રીતે વધુ ધ્યાન આપવું પડે છે. આ વિકલ્પ ખાતરી કરે છે કે સૌથી મહત્વના કામને યોગ્ય ફોકસ મળે, જે તમને પ્રોજેક્ટને સફળતા તરફ લઈ જવામાં મદદ કરે છે.
• “સમયસીમા વીતી ગયેલા” (Overdue) ટાસ્કનું નિરાકરણ લાવો:
  ડેડલાઈન ચૂકી ગયેલા ટાસ્કને ઝડપથી ઓળખો અને જરૂરી પગલાં લો – જેમ કે કામ બીજાને સોંપવું (reallocating resources) અથવા ટીમના સભ્યો સાથે ફોલો-અપ કરવું જેથી કામ પાછું સમયસર થઈ શકે.
• કસ્ટમ હાઈલાઈટ્સ (Custom Highlights) વડે તમારા વર્કફ્લોને કસ્ટમાઇઝ કરો:
  કસ્ટમ હાઈલાઈટ ફીચર તમને એક સાથે ઘણી શરતો (conditions) સેટ કરવાની સુવિધા આપે છે, જેમ કે – કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સોંપાયેલ, ‘Needs Review’ (રીવ્યુની જરૂર છે) તરીકે માર્ક થયેલ, અને એક અઠવાડિયામાં પૂરા થવાના હોય તેવા ટાસ્ક બતાવો. તમારી પોતાની કાર્યશૈલી (workflow) ને અનુરૂપ વ્યક્તિગત ફોકસ વ્યૂ (personalized focus view) બનાવવા માટે આ સેટિંગ્સને તમારી જરૂર મુજબ ગોઠવો.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, હાઈલાઈટ ફીચર તમને બિનજરૂરી ભટકાવ (distractions) દૂર કરીને જે ખરેખર અગત્યનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે, જેથી તમારો વર્કફ્લો સ્પષ્ટ અને વધુ કાર્યક્ષમ (efficient) બને. ભલે તમે તમારો પોતાનો વર્કલોડ મેનેજ કરતા હોવ કે પછી આખી ટીમની દેખરેખ રાખતા હોવ, હાઈલાઈટ્સ તમને પ્રોડક્ટિવ (productive) અને ફોકસ્ડ રહેવામાં ખૂબ જ મદદરૂપ થાય છે.