Vidste du, at du nemt kan omarrangere kolonnerne på en Task Board ved at trykke på kolonnenavnet i et par sekunder? Det gør kolonnen „trækbar“, hvilket betyder, at du nemt kan flytte den til højre eller venstre for at ændre dens placering på tavlen.
Manchmal möchten Sie ein ganzes Board als gelesen markieren, z.B. wenn Sie keine Zeit haben, alle Änderungen nachzuvollziehen (und es Sie vielleicht auch nicht interessiert?)
Das geht jetzt ganz einfach: Klicken Sie auf Ihrem Startbildschirm in der Kerika-App mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Karte und Sie finden in dem sich öffnenden Dialog die neue Option „Alle Aufgaben als gelesen markieren“:
Die Durchführung eines erfolgreichen Auditprogramms erfordert sorgfältige Planung, Liebe zum Detail und einen Fokus auf Zusammenarbeit. Die wesentlichen Schritte, die von der Festlegung des Umfangs und der Ziele bis zur Analyse der Daten und der Umsetzung von Verbesserungen reichen, bilden das Rückgrat jeder effektiven Prüfung. Diese Schritte stellen sicher, dass die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet ist, Risiken identifiziert und Prozesse verbessert werden, um sie mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
Der Weg zum Erfolg ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Häufige Fallstricke wie vage Ziele, schlechte Kommunikation und unorganisierte Arbeitsabläufe können selbst die am besten gemeinten Prüfungsprogramme zum Scheitern bringen. Diese Probleme können dazu führen, dass Details übersehen werden, Fristen verpasst werden und verwertbare Erkenntnisse ausbleiben.
Glücklicherweise lassen sich diese Herausforderungen mit den richtigen Instrumenten und Strategien bewältigen. In diesem Leitfaden bieten wir Ihnen einen schrittweisen Rahmen für die Durchführung eines effektiven Prüfungsprogramms.
Zur Veranschaulichung dieses Prozesses zeigen wir Ihnen ein praktisches Beispiel für einen gut strukturierten Arbeitsablauf und stellen Ihnen Tools vor, mit denen Sie die Zusammenarbeit optimieren, Aufgaben organisieren und Ihr Audit auf Kurs halten können. Fangen wir an!
Klicken Sie hier, um das Audit-Programm Board zu sehen
Ein erfolgreiches Auditprogramm entsteht nicht von selbst, sondern basiert auf einer strategischen Planung, einer sorgfältigen Durchführung und einer kontinuierlichen Bewertung. Hier finden Sie einen detaillierten Fahrplan, der Sie durch die wichtigsten Schritte führt:
1. Definieren Sie den Umfang und die Ziele
Beginnen Sie damit, den Zweck Ihres Audits zu skizzieren. Was wollen Sie erreichen? Ganz gleich, ob es darum geht, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, ineffiziente Prozesse aufzudecken oder die finanzielle Korrektheit zu überprüfen – klare Ziele geben den Ton für das gesamte Programm an. Bestimmen Sie die zu prüfenden Abteilungen, Prozesse oder Systeme.
Definieren Sie Erfolgsmetriken und legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest. Klicken Sie hier, um die wichtigsten Kennzahlen zu lesen, auf die Sie laut Audiboard.com achten sollten Kommunizieren Sie die Ziele an die Beteiligten, um die Erwartungen abzustimmen.
Achten Sie darauf:
2. Stellen Sie das richtige Team zusammen
Ein kompetentes und kooperatives Prüfungsteam ist für die Erzielung genauer und umsetzbarer Ergebnisse unerlässlich. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu und stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied über die für seine Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten verfügt. In diesem Artikel von Validworth erfahren Sie mehr über die wichtigsten Aufgaben der Mitglieder des Prüfungsteams. Beziehen Sie je nach Komplexität des Audits sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Experten ein. Bieten Sie Schulungen zu Auditverfahren, Tools und Berichtsstandards an.
Achten Sie darauf:
3. Entwicklung eines umfassenden Plans
Ein effektiver Plan dient als Blaupause für den gesamten Prüfungsprozess. Unterteilen Sie die Prüfung in Phasen, wie Planung, Durchführung, Analyse und Berichterstattung. Legen Sie für jede Phase einen realistischen Zeitplan fest, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden können. Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Herausforderungen und erstellen Sie Notfallpläne, um diese zu bewältigen.
Achten Sie darauf:
4. Sammeln und Analysieren von Daten
Die Qualität Ihrer Prüfung hängt von der Genauigkeit und Relevanz der gesammelten Daten ab. Verwenden Sie standardisierte Instrumente und Methoden für die Datenerfassung, z. B. Umfragen, Interviews und Systemprotokolle. Überprüfen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Quellen, um Fehler zu minimieren. Analysieren Sie die Daten systematisch, um Muster, Anomalien oder verbesserungswürdige Bereiche aufzudecken.
Achten Sie darauf:
5. Stakeholder während des gesamten Prozesses einbeziehen
Eine regelmäßige Kommunikation mit den Beteiligten sorgt für Transparenz und schafft Vertrauen. Teilen Sie bei wichtigen Meilensteinen aktuelle Informationen über den Fortschritt mit, um alle auf dem Laufenden zu halten. Sprechen Sie Bedenken oder Fragen umgehend an, um die Übereinstimmung mit den Zielen aufrechtzuerhalten. Beziehen Sie die Beteiligten in die Überprüfung der vorläufigen Ergebnisse und die Ausarbeitung umsetzbarer Empfehlungen ein.
Achten Sie darauf:
6. Ergebnisse dokumentieren und Empfehlungen aussprechen
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Ergebnisse präsentieren, kann entscheidend dafür sein, wie effektiv Ihr Audit den Wandel vorantreiben wird.
Zusammenstellung der Ergebnisse in einem strukturierten Bericht, der die wichtigsten Erkenntnisse und Problembereiche hervorhebt. Bieten Sie klare, umsetzbare Empfehlungen an, die sich auf Fakten stützen. Priorisierung der Empfehlungen auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und Machbarkeit.
Achten Sie darauf:
7. Änderungen umsetzen und überwachen
Der Wert des Audits liegt in seiner Fähigkeit, Verbesserungen voranzutreiben. Entwickeln Sie einen Plan zur Umsetzung der empfohlenen Änderungen und weisen Sie Aufgaben und Fristen zu. Überwachen Sie die Auswirkungen dieser Änderungen im Laufe der Zeit, um die Wirksamkeit zu messen. Planen Sie Folgeaudits, um die Einhaltung der Vorschriften und den Fortschritt zu gewährleisten.
Achten Sie darauf:
8. Evaluierung und Verbesserung des Auditprozesses
Jede Prüfung ist eine Gelegenheit, Ihren Ansatz für die nächste Prüfung zu verfeinern. Führen Sie nach dem Audit eine Überprüfung durch, um die gewonnenen Erkenntnisse und verbesserungswürdigen Bereiche zu ermitteln. Aktualisieren Sie Ihre Prüfungsprozesse, Vorlagen oder Hilfsmittel auf der Grundlage des Feedbacks. Erkennen Sie Erfolge an und feiern Sie sie, um den Schwung für künftige Audits zu erhalten.
Achten Sie darauf:
Wenn Sie diese Schritte befolgen und sich potenzieller Probleme bewusst sind, können Sie ein Auditprogramm erstellen, das nicht nur die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet, sondern auch sinnvolle organisatorische Verbesserungen bewirkt.
Die Durchführung eines erfolgreichen Auditprogramms erfordert mehr als nur eine gute Planung – es erfordert ein Werkzeug, das Ihnen hilft, die bereits erwähnten häufigen Fallstricke zu überwinden. Eine leistungsstarke Lösung für die Aufgabenverwaltung kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Ihren Arbeitsablauf zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen rutscht.
Das folgende Demo-Board ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie ein Audit-Team einen strukturierten Arbeitsbereich aufgebaut hat, um jede Phase seines Audit-Programms nahtlos zu bewältigen.
Prüfen Sie, wie dieses Team sein Prüfungsprogramm durchführt
Schauen Sie sich genauer an, wie dieses Prüfungsteam seinen Arbeitsbereich gestaltet hat, um jede Phase des Prüfungsprozesses abzudecken. Von der Durchführung der ersten Besprechungen in der Einleitungsphase über die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften in der Feldarbeitsphase bis hin zur abschließenden Überprüfung stellt diese Tafel sicher, dass jeder Schritt sorgfältig geplant, verfolgt und ausgeführt wird.
Dieser virtuelle Arbeitsbereich ermöglicht es dem Team, Aufgaben zu priorisieren, effektiv zu kommunizieren und Fortschritte zu verfolgen – alles an einem Ort. Schauen wir uns an, wie dieses Team sein Board nutzt, um sicherzustellen, dass sein Prüfungsprogramm auf Kurs bleibt.
Das Hinzufügen von Aufgaben ist ganz einfach und stellt sicher, dass kein Schritt im Auditprozess übersehen wird. Über die Schaltfläche „Neue Aufgabe hinzufügen“ am unteren Rand jeder Spalte können Teammitglieder schnell Aufgaben erstellen, wie z. B. die Durchführung von Interviews mit Interessengruppen oder die Validierung von Sicherheitsmaßnahmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Aktionspunkte erfasst werden, sobald sie anfallen.
Die Möglichkeit, Spalten anzupassen, stellt sicher, dass der Arbeitsablauf an die sich entwickelnden Anforderungen des Prüfungsprogramms angepasst werden kann. Mit dieser Funktion können Teams Spalten umbenennen, neue Spalten hinzufügen oder bestehende Spalten problemlos neu anordnen.
Das Verschieben von Aufgaben aus der „Feldforschungsphase“ in die „Analyse- und Validierungsphase“ sorgt beispielsweise für eine korrekte Abfolge der Aufgaben ohne Verwirrung. Die Option, Spalten auszublenden oder zu löschen, hilft dabei, den Arbeitsbereich zu entrümpeln und die Übersichtlichkeit und Effizienz zu wahren. Dank dieser Anpassungsmöglichkeiten können Teams einen dynamischen Arbeitsablauf aufrechterhalten und gleichzeitig sicherstellen, dass keine Aufgabe falsch platziert wird.
Die Verwaltung von Rollen stellt sicher, dass die Teammitglieder rechenschaftspflichtig sind und ihre Verantwortlichkeiten im Rahmen des Prüfungsprogramms kennen. Mit dieser Funktion können Sie Rollen wie „Board Admin“, „Team Member“ oder „Visitor“ je nach Grad der Beteiligung zuweisen.
So können z. B. Prüfer, die für wichtige Aufgaben zuständig sind, als Teammitglieder zugewiesen werden, während externe Beteiligte als Besucher Einblick erhalten können. Dieser Aufbau fördert die strukturierte Zusammenarbeit, minimiert die Verwirrung und sichert sensible Projektdaten durch die Kontrolle des Zugriffs.
Anstatt sich auf verstreute E-Mails oder Chat-Nachrichten zu verlassen, sorgt die integrierte Chat-Funktion des Boards dafür, dass alle aufgabenbezogenen Diskussionen an einem Ort zugänglich bleiben. Teammitglieder können Aktualisierungen austauschen, Probleme klären und Kommentare direkt auf dem Board hinterlassen, so dass alle auf dem Laufenden bleiben, ohne dass sie mehrere Kommunikationskanäle durchsuchen müssen. Dieser Ansatz verringert die Verwirrung und sorgt dafür, dass die Unterhaltungen an die jeweiligen Aufgaben gebunden bleiben, was die Zusammenarbeit nahtloser und produktiver macht.
Die Anhangsfunktion des Boards bietet eine optimierte Möglichkeit zur Verwaltung und Freigabe von Dateien, die für jede Aufgabe relevant sind. Ob Prüfungsrichtlinien, Beweisdokumente oder Stakeholder-Berichte – alle Dateien können hochgeladen, erstellt oder direkt auf der Tafel verlinkt werden.
Dies macht externe Speichersysteme überflüssig und gewährleistet, dass die Teammitglieder ohne Verzögerung auf die aktuellsten Dokumente zugreifen können. Da sich alles an einem Ort befindet, kann sich Ihr Team auf die effiziente Ausführung von Aufgaben konzentrieren.
Die Hervorhebungsfunktion des Boards ermöglicht es Teams, Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, anhand verschiedener Kriterien wie zugewiesene Benutzer, Aufgabenstatus, Fälligkeitsdaten und Prioritätsstufen schnell zu identifizieren. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Prüfungen mit hoher Priorität, überfällige Elemente oder Aufgaben, die mit bestimmten Kennzeichnungen versehen sind, leicht zu erkennen sind.
Durch die Verwendung dieses Filters können sich die Teams besser konzentrieren, dringende Aufgaben angehen und Terminüberschreitungen vermeiden, so dass das gesamte Prüfungsprogramm auf Kurs bleibt und gut koordiniert wird.
Effiziente Prüfungen erfordern ein Board, das sich an Ihre sich ändernden Bedürfnisse anpasst. Über die Einstellungen der Tafel können Sie den Zugriff mit Datenschutzoptionen steuern und so sicherstellen, dass nur die richtigen Personen die sensiblen Details des Prüfungsprozesses sehen. Sie können WIP-Limits (Work-in-Progress) festlegen, um die Arbeitsbelastung des Teams zu steuern und Engpässe zu vermeiden.
Die automatische Nummerierung von Aufgaben gewährleistet eine konsistente Verfolgung, während Tags bei der Organisation von Aufgaben über Abteilungen, Phasen oder Kategorien hinweg helfen. Darüber hinaus bietet die Board-Übersicht Echtzeit-Einblicke in den Status des Prüfungsprogramms, so dass Aufgaben, die abgeschlossen, ausstehend oder überfällig sind, leicht identifiziert werden können.
Mit den Export- und Archivierungsoptionen können Sie Aufgaben sichern oder pausieren, während Sie Ihren Audit-Workflow organisiert und zukunftssicher halten.
Bei der Verwaltung eines Prüfungsprogramms ist die Aufteilung der Aufgaben der Schlüssel dazu, dass kein wichtiges Detail übersehen wird. Diese Demo-Tafel zeigt, wie jede Aufgabe in umsetzbare, nachvollziehbare Schritte unterteilt wird, um mehr Klarheit und Zusammenarbeit zu schaffen.
Hier sehen Sie, wie dieses Team die Aufgabensegmentierung effektiv angeht:
Anhand von Aufgaben, die in überschaubare Schritte unterteilt sind, zeigt diese Tafel, wie komplexe Prüfungen vereinfacht werden können, so dass es einfacher wird, Fortschritte zu verfolgen, Blockaden zu erkennen und sicherzustellen, dass alle Ziele nahtlos erreicht werden.
Ein gut durchgeführtes Prüfungsprogramm ist das Rückgrat der Einhaltung von Vorschriften, des Risikomanagements und der Prozessoptimierung in einem Unternehmen. Indem Sie Aufgaben in überschaubare Schritte aufteilen, für eine korrekte Kategorisierung sorgen und eine klare Kommunikation im Team fördern, schaffen Sie einen Arbeitsablauf, der strukturiert und dennoch flexibel genug ist, um unerwartete Herausforderungen zu bewältigen.
Die richtige Planung und Durchführung hilft Ihnen, die Fristen einzuhalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und letztendlich mit Zuversicht zum Prüfungserfolg zu gelangen.
Ihr Arbeitsbereich sollte für Sie arbeiten, nicht umgekehrt. Mit den Anpassungsoptionen können Sie von den Hintergrundfarben über die Benachrichtigungen bis hin zu den Whiteboard-Tools alles anpassen, damit Sie organisiert und produktiv bleiben.
Um mit der Anpassung Ihres Arbeitsbereichs zu beginnen, benötigen Sie Zugang zu den Einstellungen in Ihrem Konto. Hier erfahren Sie, wie das geht:
Mit diesen Einstellungen können Sie eine Erfahrung schaffen, die Ihrem einzigartigen Arbeitsstil entspricht. Da Sie nun wissen, wie Sie auf die Einstellungen zugreifen können, möchten wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie die einzelnen Anpassungsoptionen nutzen können.
Die Einstellungen sind in der Regel in drei Hauptkategorien gruppiert: Allgemein, Benachrichtigungen und Whiteboard. Jeder Abschnitt enthält einfache Einstellungen, die Ihre Arbeitsabläufe verbessern und Ihre Erfahrung optimieren sollen.
Hier ein genauerer Blick auf die Funktionsweise dieser Einstellungen:
Die Vorteile:
Wenn Sie die visuellen Aspekte Ihres Arbeitsbereichs anpassen, wirkt er intuitiver und weniger unübersichtlich, so dass Sie sich besser konzentrieren können.
Die Vorteile:
Mit flexiblen Benachrichtigungen bleiben Sie über das Wichtigste informiert, ohne mit unnötigen Aktualisierungen bombardiert zu werden.
Mit diesen Einstellungen eignen sich Whiteboards perfekt für Brainstorming, Planung oder Design, damit Ihre Arbeit gut aussieht und organisiert bleibt.
Ob es um die Anpassung visueller Elemente, die Anpassung von Benachrichtigungen oder die Optimierung von Kreativwerkzeugen geht – diese Optionen sollen Ihre Produktivität steigern und Ihre Arbeitsumgebung übersichtlich halten. Wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um Ihre Einstellungen anzupassen, können Sie jeden Tag effizienter und angenehmer arbeiten.
Effizientes Projektmanagement ist das Rückgrat für erfolgreiche Ergebnisse. Ganz gleich, ob Sie eine Website entwerfen, ein Produkt auf den Markt bringen oder eine komplexe Entwicklungsarbeit koordinieren – ein strukturierter Ansatz stellt sicher, dass alle Aufgaben aufeinander abgestimmt sind, Zeitpläne eingehalten werden und die Beteiligten informiert bleiben.
Dieser Leitfaden führt Sie durch die wesentlichen Schritte zur Beherrschung des Projektmanagements und bietet umsetzbare Strategien zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen, zur Förderung der Zusammenarbeit und zur Überwachung des Fortschritts.
Sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, werden Sie sehen, wie ein visuelles Tool diese Prinzipien zum Leben erwecken kann und Ihrem Team hilft, konzentriert und produktiv zu bleiben.
Ein leistungsfähiger Projektmanagement-Workflow sorgt dafür, dass Aufgaben effizient erledigt, Fristen eingehalten werden und die Zusammenarbeit im Team reibungslos funktioniert.
Hier sind die wichtigsten Schritte zum Aufbau eines zuverlässigen Projektmanagementprozesses:
Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit klaren, gut definierten Zielen. Wenn Sie wissen, was Sie erreichen wollen, kann sich das Team während des gesamten Projektzyklus darauf konzentrieren und ausrichten.
Schlüsselaktionen:
Ein umfassender Projektplan dient als Fahrplan, der Aufgaben, Zeitpläne und Abhängigkeiten festlegt. Er stellt sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle und Verantwortlichkeiten kennt.
Schlüsselaktionen:
Durch die Festlegung von Rollen wird die Verantwortlichkeit sichergestellt und die Verwirrung darüber, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, beseitigt. Eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) kann dabei hilfreich sein.
Schlüsselaktionen:
Die Aufteilung des Projekts in kleinere, überschaubare Aufgaben gewährleistet, dass kein Aspekt der Arbeit übersehen wird. Die Festlegung von Prioritäten hilft dem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Schlüsselaktionen:
Eine offene und transparente Kommunikation ist für ein effektives Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Sie hilft den Teams, sich aufeinander abzustimmen, Konflikte zu lösen und sicherzustellen, dass der Fortschritt auf Kurs bleibt.
Schlüsselaktionen:
Die Verfolgung des Projektfortschritts hilft, potenzielle Risiken und Engpässe zu erkennen, bevor sie eskalieren. Eine regelmäßige Überwachung ermöglicht Anpassungen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
Schlüsselaktionen:
Bewerten Sie nach Abschluss des Projekts dessen Erfolg, indem Sie die Ergebnisse an den ursprünglichen Zielen messen. Die Dokumentation der gemachten Erfahrungen hilft bei der Verbesserung künftiger Arbeitsabläufe.
Schlüsselaktionen:
Die Beherrschung der wesentlichen Schritte des Projektmanagements ist zwar von entscheidender Bedeutung, doch die effektive Umsetzung dieser Schritte erfordert die richtigen Werkzeuge. Ein zuverlässiges Aufgabenmanagementsystem kann die Lücke zwischen Theorie und Ausführung schließen und sicherstellen, dass Projekte nicht nur gut organisiert, sondern auch umsetzbar sind.
Das richtige Tool optimiert die Aufgabendelegation, die Priorisierung und die Zusammenarbeit, so dass Ihr Team konzentriert arbeiten und pünktlich Ergebnisse liefern kann.
Erfahren Sie, wie dieses Demo-Projektmanagement-Board funktioniert
Die unten stehende Demo-Tafel veranschaulicht einen effizienten Projektmanagement-Workflow in Aktion. Diese Tafel stellt visuell Aufgaben dar, die die Phasen „Projektstrategie“, „Projektdesign“, „Entwicklung“ und „Tests“ durchlaufen, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt.
Durch die Zentralisierung von Informationen, die Verfolgung des Fortschritts auf einen Blick und die Identifizierung von Engpässen bietet dieser Arbeitsbereich einen klaren und umsetzbaren Überblick über Ihr Projekt.
Lassen Sie uns nun tiefer in dieses Demo-Board eintauchen und verstehen, wie die einzelnen Abschnitte zusammenarbeiten, um ein robustes Projektmanagement-System zu schaffen, das auf Erfolg ausgelegt ist.
Erfahren Sie, wie dieses Demo-Projektmanagement-Board funktioniert
In der Abbildung oben sehen Sie, wie dieses Team seine Arbeitsabläufe mithilfe einer Tafel organisiert, die das Projektmanagement vereinfacht. Es ist so konzipiert, dass es jede Phase des Prozesses abdeckt.
Schauen wir uns das Board dieses Teams genauer an, um zu verstehen, wie jedes einzelne Merkmal zu einem effektiven Projektmanagementsystem beiträgt.
Jedes Projekt beginnt mit einer Liste von Aufgaben, und dieses Board macht es unglaublich einfach, sie hinzuzufügen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe hinzufügen“ (in der linken unteren Ecke des Boards hervorgehoben) können Sie eine neue Karte erstellen. Jede Karte steht für eine bestimmte Aufgabe, z. B. „Homepage-Design“ oder „Produktseitenentwicklung“. Auf diese Weise bleibt Ihr Arbeitsablauf übersichtlich und nichts bleibt auf der Strecke.
Müssen Sie den Aufbau Ihrer Tafel anpassen? Sie können ganz einfach Spalten umbenennen, neue Spalten hinzufügen oder vorhandene Spalten verschieben, um sie an Ihren Arbeitsablauf anzupassen. Klicken Sie einfach auf das Spaltenmenü (drei Punkte) am oberen Rand einer beliebigen Spalte, um auf diese Optionen zuzugreifen. Wenn zum Beispiel eine neue Phase Ihres Projekts beginnt, können Sie eine Spalte wie „Testen“ hinzufügen, ohne Ihre bestehenden Aufgaben zu unterbrechen.
Effektive Zusammenarbeit beginnt mit den richtigen Rollen. Verwenden Sie das Menü „Teammitglieder“, um Mitglieder zum Forum hinzuzufügen oder zu entfernen. Jede Person kann je nach ihren Aufgaben als Administrator, Mitglied oder Besucher zugewiesen werden. Weisen Sie z. B. den Projektleitern Verwaltungsrechte zu und geben Sie den Kunden Besucherrechte, um den Fortschritt zu sehen.
Mit der Board-Chat-Funktion können Sie alle Diskussionen für das Board relevant halten . So kann Ihr Team an einem zentralen Ort Aktualisierungen austauschen, Fragen stellen oder Herausforderungen angehen. Zum Beispiel könnte ein Designer sein Feedback zur Aufgabe „Logodesign“ direkt im Chat teilen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Jedes Projekt erfordert eine gewisse Menge an Dokumentation, und dieses Board kann dies hervorragend handhaben. Mit dem Abschnitt Anhänge können Sie Dateien hochladen, Google Docs verlinken oder sogar neue Dokumente direkt vom Board aus erstellen. Fügen Sie zum Beispiel Styleguides oder Kundenbriefings an, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Materialien für das Team zugänglich sind.
Setzen Sie mit der Highlight-Funktion Prioritäten für das, was wichtig ist . Damit können Sie Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, Prioritätsstufen, Tags oder bestimmten Aufgaben filtern. Sie können diese Filter auch kombinieren, um Aufgaben zu finden.
Sie können beispielsweise Aufgaben hervorheben, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen wurden und als „Mockups“ gekennzeichnet sind, zusammen mit ihrem Status „Bereit“. Dies erspart Ihnen eine Menge manueller Arbeit, um das Gesuchte zu finden.
Im Einstellungsmenü nimmt dieses Team die Feinabstimmung seines Boards vor, um maximale Effizienz zu erreichen. Wenn Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken, werden vier Registerkarten angezeigt: Übersicht, Einstellungen, Spalten und Tags. Jede Registerkarte spielt eine bestimmte Rolle bei der Optimierung des Arbeitsablaufs. Schauen wir sie uns genauer an:
Bietet eine Momentaufnahme des Fortschritts des Boards, eine Beschreibung seines Zwecks, Optionen für den Export von Aufgaben im Excel-Format und die Möglichkeit, abgeschlossene Boards für zukünftige Referenzen zu archivieren.
Steuert den Datenschutz und die Zugriffsberechtigungen für Boards, wobei Sie zwischen dem Zugriff nur für Teams, dem Zugriff für Unternehmen oder der öffentlichen Freigabe über einen Link wählen können. Es verwaltet auch die Bearbeitungsberechtigungen, um die Integrität des Workflows zu wahren.
Ermöglicht die Anpassung der Board-Struktur durch Hinzufügen, Umbenennen oder Neuanordnen von Spalten. Dies hilft, den Arbeitsablauf auf die spezifischen Projektanforderungen des Teams abzustimmen.
Erleichtert die Aufgabenkategorisierung durch das Erstellen, Verwalten und Anwenden von Tags. Tags erleichtern das Filtern von Aufgaben nach Priorität, Typ oder anderen benutzerdefinierten Bezeichnungen und verbessern die Organisation und den Abruf von Aufgaben.
Jetzt wollen wir uns ansehen, wie das Team diese Aufgabenkarten verwendet, um den gesamten Projektmanagementprozess in überschaubare Schritte zu unterteilen. Wir werden Ihnen zeigen, wie Sie diese Funktion nutzen können, um jede Aufgabe in ein umsetzbares Element zu unterteilen.
Aufgabenkarten dienen als zentraler Knotenpunkt, an dem Sie und Ihr Team alle notwendigen Details für die Erledigung einer Aufgabe erfassen und organisieren können. Hier erfahren Sie, wie Sie sie effektiv nutzen können:
Beginnen Sie mit einer klaren Definition der Ziele der Aufgabe und der für die Ausführung erforderlichen Schritte. Skizzieren Sie z. B. für die Gestaltung einer Homepage die Anforderungen an Layout und Inhalt.
Aktualisieren Sie den Fortschritt der Aufgabe, indem Sie sie als „In Bearbeitung“, „Muss überarbeitet werden“ oder „Erledigt“ markieren, damit jeder über den Status informiert ist.
Weisen Sie jeder Aufgabe ein bestimmtes Fälligkeitsdatum zu, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden und es zu keinen Verzögerungen kommt.
Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte. Die Aufgabe „Homepage-Inhalt erstellen“ könnte zum Beispiel Teilaufgaben wie das Schreiben von Texten, die Auswahl von Bildern und die Gestaltung des Layouts umfassen.
Verwenden Sie Tags, um Aufgaben zu kategorisieren. Sie können Prioritäten nach Dringlichkeit setzen oder Aufgaben nach Themen wie „Design“, „Entwicklung“ oder „Tests“ gruppieren.
Organisieren Sie alle Projektressourcen, indem Sie Dateien direkt an die Aufgabenkarte anhängen. Laden Sie Design-Mockups, Berichte oder PDFs hoch, erstellen Sie neue Google Docs oder Kerika Canvases oder verlinken Sie externe Ressourcen – alles an einem Ort. So kann Ihr Team schnell auf alles zugreifen, was es braucht, ohne Zeit mit der Suche in E-Mails oder Ordnern zu verschwenden.
Verwenden Sie die Registerkarte Chat, um alle Diskussionen an bestimmte Aufgaben zu binden, damit die Kommunikation klar und einfach zu verfolgen ist.
Weisen Sie jede Aufgabe bestimmten Teammitgliedern zu, damit klar ist, wer für was zuständig ist. Dies erhöht die Verantwortlichkeit und sorgt dafür, dass die Aufgaben effizient erledigt werden.
Die Priorisierung von Aufgaben ist der Schlüssel, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten, und die Funktion “ Priorität festlegen“ macht dies mühelos möglich. Sie können jeder Aufgabe eine von drei Stufen zuweisen:
Durch die Nutzung dieser Funktionen helfen Aufgabenkarten Ihrem Team, organisiert zu bleiben, nahtlos zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass kein wichtiges Detail übersehen wird. Mit diesen Schritten wird die Verwaltung Ihres Projekts einfacher und effektiver.
Der Einstieg in Kerika ist schnell und einfach und schafft die Voraussetzungen für eine reibungslose Organisation Ihres Projekt-Workflows. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto einrichten und gleich richtig loslegen können:
Kerika unterstützt 38 Sprachen, so dass Sie und Ihr Team in der Sprache arbeiten können, in der Sie sich am wohlsten fühlen, und so eine wirklich umfassende Erfahrung schaffen.
Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie Ihr erstes Board erstellen und Ihren Projektmanagement-Workflow zum Leben erwecken. So geht’s:
Sie verfügen nun über einen voll funktionsfähigen, visuellen Arbeitsbereich, der Ihnen hilft, Fortschritte zu verfolgen, Aufgaben zu verwalten und die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams zu fördern.
Bei der Beherrschung des Projektmanagements geht es nicht nur um die Erledigung von Aufgaben, sondern um die Schaffung eines Systems, das Ihr Team auf dem gleichen Stand hält, die Zusammenarbeit fördert und sicherstellt, dass jeder Meilenstein erreicht wird. Mit einem detaillierten Arbeitsablauf und den richtigen Tools können Sie organisiert und produktiv bleiben und sich auf das Erreichen Ihrer Ziele konzentrieren.
Diese Tafel zeigt, wie jeder Aspekt Ihres Projekts in umsetzbare Schritte unterteilt werden kann. Durch die Priorisierung von Aufgaben, die Verfolgung des Fortschritts und die Verwendung von Funktionen wie Aufgabenkarten zur Verwaltung von Details stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird.Kerika ist nicht nur ein Werkzeug, sondern ein Rahmenwerk zur Rationalisierung der Teamarbeit, zur Wahrung der Verantwortlichkeit und zur Verwirklichung Ihrer Projektvision. Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu tun? Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihres Boards, organisieren Sie Ihre Aufgaben und beobachten Sie den Erfolg Ihrer Projekte mit Kerika!
Ihr Arbeitsbereich sollte für Sie arbeiten, nicht umgekehrt. Mit den Anpassungsoptionen können Sie alles von den Hintergrundfarben bis hin zu den Benachrichtigungen und den Whiteboard-Tools anpassen, damit Sie organisiert und produktiv bleiben.
Um mit der Personalisierung Ihres Arbeitsbereichs zu beginnen, müssen Sie auf die Voreinstellungen in Ihrem Konto zugreifen. So geht’s:
Mit diesen Einstellungen können Sie eine Erfahrung schaffen, die Ihrem einzigartigen Arbeitsstil entspricht. Da Sie nun wissen, wie Sie auf die Einstellungen zugreifen können, möchten wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie die einzelnen Anpassungsoptionen nutzen können.
Die Voreinstellungen sind in der Regel in drei Hauptkategorien unterteilt: Allgemein, Benachrichtigungen und Whiteboard. Jeder Bereich bietet einfache Optionen zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe und zur Optimierung Ihrer Erfahrung.
Hier ein genauerer Blick auf die Funktionsweise dieser Einstellungen:
Die Vorteile:
Durch die Anpassung der visuellen Aspekte Ihres Arbeitsbereichs wird dieser intuitiver und weniger unübersichtlich, so dass Sie sich besser konzentrieren können.
Die Vorteile:
Mit flexiblen Benachrichtigungen bleiben Sie über das Wichtigste informiert, ohne von unnötigen Aktualisierungen bombardiert zu werden.
Mit diesen Einstellungen eignen sich Whiteboards perfekt für Brainstorming, Planung oder Design, damit Ihre Arbeit gut aussieht und organisiert bleibt.
Ob es um die Anpassung von visuellen Elementen, die Anpassung von Benachrichtigungen oder die Optimierung von Kreativwerkzeugen geht, diese Optionen sollen Ihre Produktivität steigern und Ihre Arbeitsumgebung übersichtlich halten. Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um Ihre Einstellungen zu personalisieren, können Sie jeden Tag effizienter und angenehmer arbeiten.
Kerika ist eine Projektmanagement- und Kollaborationssoftware, die Teams helfen soll, effizienter zusammenzuarbeiten. Sie bietet eine Reihe von Tools zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen, insbesondere für verteilte Teams. Zu den wichtigsten Funktionen von Kerika gehören:
Kerika ist besonders beliebt bei Teams, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit und Transparenz benötigen, wie z. B. Remote-Teams, Berater und Organisationen mit komplexen Arbeitsabläufen. Seine benutzerfreundliche Oberfläche und der Fokus auf visuelles Projektmanagement machen es zu einem vielseitigen Tool für verschiedene Branchen.
Hinweis: Der Teil über die Integration mit Slack ist nicht wahr. Zumindest noch nicht.
Kerika ist eine Projektmanagement- und Kollaborationssoftware, die Teams helfen soll, effizienter zusammenzuarbeiten. Sie bietet eine Reihe von Tools zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen, insbesondere für verteilte Teams. Zu den wichtigsten Funktionen von Kerika gehören:
Kerika ist besonders beliebt bei Teams, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit und Transparenz benötigen, wie z. B. Remote-Teams, Berater und Organisationen mit komplexen Arbeitsabläufen. Seine benutzerfreundliche Oberfläche und der Fokus auf visuelles Projektmanagement machen es zu einem vielseitigen Tool für verschiedene Branchen.
Hinweis: Der Teil über die Integration mit Slack ist nicht wahr. Zumindest noch nicht.
Wir haben festgestellt, dass chinesische Spammer versuchen, Kerika auszunutzen, und wir haben einige Maßnahmen ergriffen, um diesen Ärger zu verringern. Früher haben wir diese Spammer einzeln blockiert, aber das ist natürlich zeitaufwändig, vor allem, wenn mehrere von ihnen denselben Trick anwenden, nämlich Dutzende oder Hunderte von Einladungen an Leute zu verschicken, damit sie ihnen in ihren Kerika-Boards beitreten.
Die Spammer verwenden VPNs, um den Anschein zu erwecken, sie kämen aus anderen Ländern, aber es gab ein Muster bei der Verwendung von Kerika: Alle Teameinladungen, die sie verschickten, haben dasselbe Ziel: qq.com, ein großes chinesisches Webportal, das von Tencent betrieben wird und vor allem für seinen Instant-Messaging-Dienst QQ bekannt ist.
Obwohl wir Chinesisch als Sprache unterstützen, haben wir keine legitimen Nutzer in China, da China Google und viele andere Dienste blockiert. Das bedeutet, dass es nie einen legitimen Grund geben wird, Leute von der qq.com-Domäne zu einem Kerika-Board hinzuzufügen.
Es gibt eine einfache Sperre, die wir einführen: Wir werden eine schwarze Liste von Domänen, einschließlich qq.com, führen, bei denen das System das Hinzufügen von Teammitgliedern unterbinden wird. Dies wird dazu beitragen, chinesische Spammer auszuschalten, die es auf andere Menschen aus China abgesehen haben.