બિનજરૂરી બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરો: વર્કસ્પેસને રાખો વ્યવસ્થિત અને ફોકસ્ડ

ટેકનોલોજી

જ્યારે તમે ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ્સ એકસાથે સંભાળતા હો, ત્યારે તમારું વર્કસ્પેસ (કામ કરવાની જગ્યા) ઝડપથી ભરાઈ જવાની શક્યતા રહે છે. આના કારણે કયા કામ પર ધ્યાન આપવું તે નક્કી કરવું મુશ્કેલ બની શકે છે. આનો એક સરળ ઉપાય છે: બોર્ડ્સને આર્કાઇવ (Archive) કરવું! આનાથી પૂરા થઈ ગયેલા અથવા હાલ નિષ્ક્રિય (inactive) હોય તેવા પ્રોજેક્ટ્સને તમે નજર સામેથી દૂર કરી શકો છો, પણ ભવિષ્યમાં જરૂર પડે ત્યારે તેને પાછા જોઈ પણ શકો છો.

ચાલો, વધુ વિગતમાં જોઈએ કે બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમે કેવી રીતે વ્યવસ્થિત રહી શકો છો:

બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કેવી રીતે કરવા?

૧. બોર્ડને આર્કાઇવમાં ખસેડો (Move a Board to Archive)

સ્ક્રીનશોટ કેરિકામાં બોર્ડને આર્કાઇવ કરવાની સરળ પ્રક્રિયા દર્શાવે છે, જે વપરાશકર્તાઓને તેમના વર્કસ્પેસને ક્લટર-ફ્રી બનાવવામાં મદદ કરે છે. ચિત્રમાં મુખ્ય બોર્ડ્સ વ્યૂ દેખાય છે, જેમાં 'Test Board' કાર્ડ હાઇલાઇટ થયેલું છે. તેના ત્રણ-ટપકાં મેનુમાંથી નીકળતું તીર 'BOARD ACTIONS' ડ્રોપડાઉન તરફ નિર્દેશ કરે છે, ખાસ કરીને 'Move to Archive' વિકલ્પ પસંદ કરતા બતાવે છે. આ સાહજિક સુવિધા ટીમોને પૂર્ણ થયેલા અથવા નિષ્ક્રિય પ્રોજેક્ટ્સને સરળતાથી છુપાવવાની મંજૂરી આપે છે, જેથી તેઓ ભૂતકાળના કામની ઍક્સેસ ગુમાવ્યા વિના વર્તમાન પ્રાથમિકતાઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે
  • જે બોર્ડને તમે આર્કાઇવ કરવા માંગો છો તેના પર દેખાતા ત્રણ ટપકાં (…) પર ક્લિક કરો.
  • ખુલતા ડ્રોપડાઉન મેનુમાંથી Move to Archive (આર્કાઇવમાં ખસેડો) વિકલ્પ પસંદ કરો. બસ, થઈ ગયું!

૨. આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ જુઓ (Access Archived Boards)

સ્ક્રીનશોટ બતાવે છે કે કેરિકામાં વપરાશકર્તાઓ કેટલી સરળતાથી આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સને એક્સેસ કરી શકે છે. ચિત્રમાં મુખ્ય ડેશબોર્ડ વ્યૂ દેખાય છે, જેમાં ડાબી સાઇડબારમાં 'Include from Archive' ચેકબોક્સ તરફ એક તીર નિર્દેશ કરે છે. આ ક્રિયા અગાઉ છુપાયેલા 'Test Board' ને ફરી દેખાડે છે, જે હવે આર્કાઇવ્ડ તરીકે માર્ક થયેલું છે, તે દર્શાવે છે કે આર્કાઇવ કરેલા પ્રોજેક્ટ્સ સંદર્ભ અથવા પુનઃસક્રિયકરણ માટે સહેલાઈથી ઉપલબ્ધ રહે છે. આ સુવિધા ખાતરી કરે છે કે મૂલ્યવાન પ્રોજેક્ટ ઇતિહાસ ક્યારેય ખોવાઈ ન જાય, અને સ્વચ્છ, કેન્દ્રિત વર્કસ્પેસ સાથે લાંબા ગાળાના જ્ઞાન સંચાલનને સમર્થન મળે છે
  • તમારા Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) પર Include from Archive (આર્કાઇવમાંથી શામેલ કરો) ચેકબોક્સ પર ટીક કરો. આનાથી આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ પણ દેખાશે.
  • તમે ગમે ત્યારે આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સને સંદર્ભ (reference) માટે અથવા ફરીથી ઉપયોગમાં લેવા (reuse) માટે જોઈ શકો છો.

બોર્ડ્સ ક્યારે આર્કાઇવ કરવા જોઈએ?

  • જ્યારે પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય (Project Completion):
    એકવાર પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય અને તેના પર હવે સક્રિય રીતે કામ કરવાની જરૂર ન હોય, ત્યારે તમારા વર્કસ્પેસને ખાલી કરવા અને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે તેના બોર્ડને આર્કાઇવ કરી દો.
  • નિષ્ક્રિય પ્રોજેક્ટ્સ (Inactive Projects):
    જે પ્રોજેક્ટ્સ હાલ પૂરતા અટકી ગયા હોય (on hold) અથવા કોઈ મંજૂરીની રાહ જોઈ રહ્યા હોય, તેના બોર્ડ્સને પણ કામચલાઉ ધોરણે આર્કાઇવ કરી શકાય છે.
  • સક્રિય કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા (Focus on Active Tasks):
    બિનજરૂરી બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમારું Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) સુઘડ રહે છે, જેથી ફક્ત ચાલુ અને મહત્વના કાર્યો જ નજર સામે રહે.

આ શા માટે ફાયદાકારક છે? (Why It Works)

  • તમારું વર્કસ્પેસ ક્લટર-ફ્રી (વ્યવસ્થિત) રહે છે: ફક્ત સક્રિય (active) બોર્ડ્સ અને કાર્યો પર જ ધ્યાન આપો.
  • જૂના પ્રોજેક્ટ્સ સુધી ઝડપી પહોંચ: પૂર્ણ થયેલા અથવા અટકાવેલા (paused) બોર્ડ્સ ભવિષ્યના સંદર્ભ માટે સુરક્ષિત રીતે સચવાયેલા રહે છે.
  • વ્યવસ્થિત કાર્યપ્રવાહ (Streamlined Workflow): તમારું Home વ્યૂ સુઘડ અને વ્યવસ્થિત રહે છે, જેનાથી કામ કરવાની ઝડપ અને ઉત્પાદકતા (productivity) વધે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવું એ તમારા વર્કસ્પેસને વ્યવસ્થિત રાખવાની એક સરળ પણ ખૂબ જ અસરકારક રીત છે. આનાથી તમે ખરેખર અગત્યના કામ પર ધ્યાન આપી શકો છો અને સાથે જ જૂના પ્રોજેક્ટ્સ પણ જરૂર પડ્યે સરળતાથી જોઈ શકો છો. ભલે તે પૂરા થઈ ગયેલા કામ હોય કે હાલ પૂરતા અટકાવેલા પ્રોજેક્ટ્સ, આર્કાઇવિંગ ખાતરી કરે છે કે તમારો કાર્યપ્રવાહ (workflow) કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ માહિતી ગુમાવ્યા વિના સરળ અને વ્યવસ્થિત રહે.