જટિલ (complex) કામો સંભાળવા એ ઘણીવાર માથાકૂટ જેવું લાગે છે, ખરું ને? જ્યારે તમને ટાસ્ક બોર્ડમાં ફેરફાર કરવાની ઓછી છૂટછાટ (limited customization) મળે, ગોઠવણ (layout) બદલી ન શકાય તેવી જડ (rigid) હોય, અને ટાસ્કને વારંવાર અહીંથી તહીં ખસેડવા (repetitive shuffling) પડે, ત્યારે આખી પ્રક્રિયા જરૂર કરતાં વધુ કંટાળાજનક બની જાય છે.

પણ જો એક સ્માર્ટ એક્શન મેનુ (Actions Menu) હોય જે તમને તમારા ટાસ્ક બોર્ડને તમારી પોતાની આગવી કાર્યશૈલી (unique workflow) મુજબ ગોઠવવાની સંપૂર્ણ લવચીકતા (flexibility) આપે તો? કોલમને આગળ-પાછળ કરવા (rearranging), નામ બદલવા (renaming), ટાસ્કને એક જગ્યાએથી બીજી જગ્યાએ ખસેડવા (moving tasks), અને તેને અગ્રતા (priority), નિયત તારીખ (due dates), કે કોને સોંપેલ છે (assignments) તે મુજબ ગોઠવવા (sorting) – આ બધી સુવિધાઓ ગમે તેવા જટિલ પ્રોજેક્ટને પણ સરળ બનાવી શકે છે.

તમારા વર્કફ્લો પર સંપૂર્ણ નિયંત્રણ મેળવવા તૈયાર છો? ચાલો જોઈએ કે એક્શન મેનુ કેવી રીતે તમારા ટાસ્ક અને બોર્ડને સરળતાથી સુવ્યવસ્થિત (streamline) કરવામાં મદદ કરી શકે છે.

કોલમ એક્શન મેનુ શું છે? (What is the Column Actions Menu?)

કોલમ એક્શન મેનુ તમારા ટાસ્ક બોર્ડને વ્યવસ્થિત કરવા અને કસ્ટમાઇઝ કરવા માટેનો મુખ્ય દરવાજો (gateway) છે. દરેક કોલમની ઉપર દેખાતા ત્રણ-ટપકાં મેનુ (…) દ્વારા તેને ખોલી શકાય છે. તે તમારા બોર્ડના લેઆઉટમાં ફેરફાર કરવા અને તેનું સંચાલન કરવા માટે ઘણા વિકલ્પો પૂરા પાડે છે.

મુખ્ય સુવિધાઓ (Key Features):

• નવી કોલમ ઉમેરો (Add Columns): તમારા વર્કફ્લોને વધુ બારીકાઈથી ગોઠવવા નવી કોલમ ઉમેરો.
• કોલમ ખસેડો (Move Columns): તમારા પ્રોજેક્ટની પ્રાથમિકતાઓ (priorities) ને અનુરૂપ કોલમની પુનઃ ગોઠવણી કરો.
• કોલમનું નામ બદલો અથવા છુપાવો (Rename or Hide Columns): બિનજરૂરી કોલમનું નામ બદલીને અથવા તેને અસ્થાયી રૂપે છુપાવીને તમારા બોર્ડને સુઘડ રાખો.
• કોલમને બીજા બોર્ડ પર ટ્રાન્સફર કરો (Transfer Columns Across Boards): કોઈપણ ટાસ્ક ગુમાવ્યા વિના આખી કોલમને એક નવા બોર્ડ પર સરળતાથી ખસેડો.

ટાસ્ક એક્શન મેનુ: ગોઠવવાનું થયું સરળ (The Task Actions Menu: Sorting Made Simple)

કોલમ એક્શન મેનુની સાથે, ટાસ્ક એક્શન મેનુ (Task Actions Menu) તમને કોલમની અંદરના ટાસ્કને અસરકારક રીતે મેનેજ કરવામાં મદદ કરે છે.

ટાસ્ક ગોઠવવા (Sorting Tasks):

Sort All Tasks (બધા ટાસ્ક ગોઠવો) વિકલ્પ તમને નીચેના આધારે ટાસ્કને સરળતાથી ગોઠવવાની સુવિધા આપે છે:

• નિયત તારીખ પ્રમાણે ગોઠવો (Sort by Due Date): જે ટાસ્કની ડેડલાઈન નજીક આવી રહી છે તેને પ્રાથમિકતા આપો.
• સ્ટેટસ પ્રમાણે ગોઠવો (Sort by Status): ટાસ્કને તેમની પ્રગતિના તબક્કાઓ (દા.ત., ચાલુ છે – In Progress, પૂર્ણ – Completed) પ્રમાણે ગ્રુપ કરો.
• અગ્રતા પ્રમાણે ગોઠવો (Sort by Priority): ઉચ્ચ અગ્રતા (High Priority) વાળા ટાસ્કને હાઈલાઈટ કરો જેથી કોઈ મહત્વનું કામ ચૂકી ન જવાય.
• સોંપનાર વ્યક્તિ પ્રમાણે ગોઠવો (Sort by Assigned Person): જવાબદારીઓની વધુ સારી સ્પષ્ટતા માટે ટાસ્કને જેમને સોંપવામાં આવ્યા છે તે વ્યક્તિ મુજબ ગોઠવો.
• શીર્ષક પ્રમાણે ગોઠવો (Sort by Title): ઝડપથી સંદર્ભ (referencing) લેવા માટે ટાસ્કને મૂળાક્ષર પ્રમાણે (alphabetically) ગોઠવો.

બધા ટાસ્ક પસંદ કરો (Select All Tasks):

એક સાથે ઘણા ટાસ્ક પર કોઈ ક્રિયા કરવાની જરૂર છે? Select All Tasks ફીચરનો ઉપયોગ કરીને એકસાથે ઘણા ફેરફારો (bulk changes) અસરકારક રીતે કરો.

આ સુવિધાઓ તમને શા માટે ગમશે (Why You’ll Love These Features):

• વધુ સારી ગોઠવણ (Improved Organization): તમારા ટાસ્ક બોર્ડને તમારી પ્રોજેક્ટની ચોક્કસ જરૂરિયાતો મુજબ કસ્ટમાઇઝ કરો, ભલે તમે માર્કેટિંગ કેમ્પેઈન ચલાવી રહ્યા હોવ કે સોફ્ટવેર ડેવલપમેન્ટનું કામ સંભાળી રહ્યા હોવ.
• વધારેલી લવચીકતા (Enhanced Flexibility): જેમ જેમ પ્રોજેક્ટ આગળ વધે, તેમ તેમ તમારું બોર્ડ પણ બદલાઈ શકે છે. તમારા વર્કફ્લોને ખલેલ પહોંચાડ્યા વિના કોલમ અને ટાસ્કમાં જરૂર મુજબ ફેરફાર કરો.
• સરળ ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ (Streamlined Task Management): કોલમ એક્શન્સને ટાસ્ક સોર્ટિંગ અને બલ્ક સિલેક્શન સાથે જોડીને એકદમ વ્યવસ્થિત બોર્ડ બનાવો.
• કોલમની અંદર ગોઠવો (Sort Within Columns): વધુ સ્પષ્ટતા માટે ટાસ્કને અગ્રતા અથવા ડેડલાઈન મુજબ ગોઠવવા માટે ટાસ્ક એક્શન્સનો ઉપયોગ કરો.
• લેઆઉટ સાથે પ્રયોગ કરો (Experiment with Layouts): તમારા બોર્ડને સ્થિર (stagnate) ન થવા દો – જેમ જેમ તમારી ટીમની જરૂરિયાતો બદલાય તેમ તેમ કોલમની ગોઠવણ અપડેટ કરતા રહો.

ટૂંકમાં (Wrap-Up)

કોલમ એક્શન્સ અને ટાસ્ક એક્શન્સ ફીચર્સ તમને તમારા વર્કફ્લોને સહેલાઈથી અનુકૂળ બનાવવા અને સુધારવા (adapt and optimize) માટેના સાધનો આપે છે. ભલે તમે નવી કોલમ ઉમેરી રહ્યા હોવ, ટાસ્કને ગોઠવી રહ્યા હોવ, કે પછી કોઈ કોલમને બીજા બોર્ડ પર ખસેડી રહ્યા હોવ, આ વિકલ્પો તમને તમારા બોર્ડને તમારી જરૂરિયાતોને અનુરૂપ બનાવવાની છૂટ આપે છે.

કેટલાક ટૂલ્સમાં એક પ્રોજેક્ટમાંથી બીજામાં જવું એ કંટાળાજનક કામ જેવું લાગે છે. અનંત મેનુમાં ક્લિક કરતા રહેવું, સાચું બોર્ડ શોધવું, અને કયા કામની ડેડલાઈન ક્યારે છે તેનો ટ્રેક રાખવાની કોશિશ કરવી – આ બધું ઝડપથી માથાનો દુખાવો બની શકે છે. આ એવી પ્રક્રિયા છે જેમાં સમયનો બગાડ થાય છે અને તમારું ધ્યાન પણ ભટકી જાય છે.

પણ વિચારો, જો એક એવી સરળ રીત હોય જે આ બધું જ આસાન બનાવી દે? કલ્પના કરો કે તમે એક પ્રોજેક્ટમાંથી બીજામાં એકદમ સરળતાથી જઈ શકો, શું બાકી છે (due) તે ચકાસી શકો, નવા અપડેટ્સ જોઈ શકો, અથવા ફક્ત તમને સોંપાયેલા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો – અને આ બધું ફક્ત એક ક્લિકમાં! કોઈ ખલેલ નહીં, કોઈ માથાકૂટ નહીં, બસ વ્યવસ્થિત રહેવાની એક વધુ સ્માર્ટ અને સરળ રીત.

જાણવા માંગો છો કે આ તમારા કામ કરવાની રીત (workflow) ને કેવી રીતે બદલી શકે છે? ચાલો, તેને સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ.

સરળ પ્રોજેક્ટ સ્વિચિંગ (Seamless Project Switching):

શરૂ કરવા માટેના ઝડપી સ્ટેપ્સ:

1. ઉપરના મેનુમાં Open Boards (બોર્ડ ખોલો) બટન પર ક્લિક કરો.
2. તમારા બોર્ડ્સ જુઓ, જે એકાઉન્ટ પ્રમાણે સરસ રીતે ગોઠવાયેલા હશે અથવા ખાસ વ્યૂઝ (special views) માં સૉર્ટ થયેલા હશે.
3. તમારે જે બોર્ડની જરૂર છે તે પસંદ કરો, અને બસ તમે ત્યાં પહોંચી ગયા – કોઈ વધારાના સ્ટેપ્સ નહીં, કોઈ ગૂંચવણ નહીં.

આ વિકલ્પો કેવી રીતે કામ કરે છે (How The Options Work):

• મને શું સોંપેલું છે (What’s Assigned to Me): ફક્ત તમારા પોતાના કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે પરફેક્ટ.
• શું બાકી છે (What’s Due): ડેડલાઈન (સમયમર્યાદા) પર નજર રાખો અને સૌથી વધુ અગ્રતા (high-priority) વાળા કામને પહેલા હાથમાં લો.
• નવું અને અપડેટ થયેલું શું છે (What’s New & Updated): દરેક બોર્ડમાં જઈને શોધ્યા વગર તાજેતરના અપડેટ્સ પર ઝડપથી નજર નાખો.
• શેર કરેલા બોર્ડ એક નજરમાં જુઓ (See Shared Boards at a Glance): તમારા ટીમના સાથીઓ, ક્લાયન્ટ્સ અથવા સહયોગીઓ દ્વારા તમારી સાથે શેર કરાયેલા બોર્ડ્સ એકાઉન્ટ પ્રમાણે ગ્રુપ થયેલા હોય છે, જેથી તેમની વચ્ચે નેવિગેટ કરવું ખૂબ જ સરળ બની જાય છે.

આ તમને શા માટે ગમશે (Why You’ll Love It):

• તે તમારો સમય બચાવે છે: હવે સાચું બોર્ડ શોધવા માટે આમતેમ ભટકવાની જરૂર નથી. સીધા જ મહત્વના કામ પર પહોંચી જાઓ.
• તે તમને ફોકસ્ડ રાખે છે: “What’s Due” જેવા શોર્ટકટ્સ સાથે, તમે વિખરાયેલા (scattered) અનુભવ્યા વગર તમારા દિવસના કામને પ્રાથમિકતા (prioritize) આપી શકો છો.
• તે તમારા વર્કફ્લોને સરળ બનાવે છે: પ્રોજેક્ટ્સ વચ્ચે સ્વિચ કરવું એટલું સરળ છે કે તે એકદમ સ્વાભાવિક અને વગર મહેનતનું લાગે છે.

વાસ્તવિક સંજોગોમાં તે કેવી રીતે મદદ કરે છે (How It Helps in Real-Life Scenarios):

• એકસાથે ઘણી ટીમો સંભાળવી: જો તમે અલગ-અલગ ટીમોને મેનેજ કરી રહ્યા છો, તો તમે સરળતાથી તેમના બોર્ડ્સ વચ્ચે ફરીને તેમની પ્રગતિ (progress) ચકાસી શકો છો.
• દિવસની યોગ્ય શરૂઆત: તમારા દિવસની શરૂઆત એક સ્પષ્ટ પ્લાન સાથે કરવા માટે “What’s Assigned to Me” નો ઉપયોગ કરો.
• ફેરફારોથી અપડેટ રહેવું: શું નવું થયું છે તે જાણવાની જરૂર છે? “What’s New & Updated” જુઓ અને બધા લેટેસ્ટ ફેરફારો એક નજરમાં જોઈ લો.
• સરળ સહયોગ (Effortless Collaboration): ક્લાયન્ટ્સ અથવા અન્ય ટીમો સાથે સરળ અપડેટ્સ અને સહયોગ માટે શેર કરેલા બોર્ડ્સને ઝડપથી એક્સેસ કરો.

ટૂંકમાં (Wrap-Up)

સરળ નેવિગેશન ટૂલ્સ ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ્સ અને શેર કરેલા બોર્ડ્સનું સંચાલન સરળ અને કાર્યક્ષમ (efficient) બનાવે છે. ભલે તમે ડેડલાઈન ટ્રેક કરી રહ્યા હોવ, અપડેટ્સ જોઈ રહ્યા હોવ, કે પછી કોઈ શેર કરેલા વર્કસ્પેસમાં કામ કરી રહ્યા હોવ, તમારે જે જોઈએ તે બધું વ્યવસ્થિત અને સરળતાથી ઉપલબ્ધ રહે છે.

કામ કરતી વખતે ભૂલો થવી સ્વાભાવિક છે – અને ક્યારેક અગત્યના ટાસ્ક પણ ભૂલથી ડિલીટ થઈ જાય છે. એટલા માટે જ એક એવી સુરક્ષા વ્યવસ્થા (safeguard) હોવી જરૂરી છે જે ખાતરી કરે કે કોઈ મહત્વની વસ્તુ હંમેશ માટે ખોવાઈ ન જાય.

જ્યારે કોઈ ટાસ્ક ડિલીટ કરવામાં આવે છે, ત્યારે તે તરત જ કાયમ માટે ગાયબ નથી થઈ જતું; તેના બદલે, તે તમારા બોર્ડના એક ખાસ ‘ડિલીટ કરેલા’ (Deleted) કોલમ માં જતું રહે છે. આ એક સેફ્ટી નેટ (સુરક્ષા જાળ) જેવું કામ કરે છે, જેનાથી જરૂર પડ્યે ટાસ્કને ફરી જોઈ શકાય છે અથવા પાછું લાવી (restore) શકાય છે. જોકે, ટાસ્કને કાયમ માટે (permanently) ડિલીટ કરવાની સત્તા ફક્ત બોર્ડ એડમિન (Board Admins) પાસે જ હોય છે.

આ ગોઠવણ જવાબદારી (accountability) સુનિશ્ચિત કરે છે અને સાથે લવચીકતા (flexibility) પણ જાળવી રાખે છે. ટીમના સભ્યો ટાસ્ક ડિલીટ કરી શકે છે, એ જાણીને કે જરૂર પડ્યે તેને પાછું લાવી શકાશે, પરંતુ તેને કાયમ માટે હટાવવા માટે એડમિનની દેખરેખ (oversight) જરૂરી છે. આનાથી ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ સુરક્ષિત (secure) અને સમજી વિચારીને (deliberate) થાય છે.

ચાલો સમજીએ કે આ બધું કેવી રીતે કામ કરે છે:

આ કેવી રીતે કામ કરે છે (How It Works)

Click here to check out how this project management board works

૧. ડિલીટ થયેલા કાર્ડ્સ ‘ડિલીટ કરેલા’ કોલમમાં રહે છે (Trashed Cards Stay in the Deleted Column)

જ્યારે કોઈ ટાસ્ક ડિલીટ થાય છે, ત્યારે તે કાયમ માટે ગાયબ નથી થઈ જતું. તેના બદલે, તે Deleted Column માં ખસેડવામાં આવે છે, જ્યાં તે ત્યાં સુધી રહે છે જ્યાં સુધી તેના પર કોઈ આગળની કાર્યવાહી (action) ન થાય.

• ટાસ્ક ગમે ત્યારે પાછું લાવો (Recover Tasks Anytime): બોર્ડ પરનો કોઈપણ સભ્ય આ કોલમમાંથી ડિલીટ થયેલા ટાસ્કને પાછું લાવી શકે છે, જો તેમને લાગે કે ભૂલ થઈ છે.
• કોઈ ટેન્શન નહીં (No Pressure): તમારે ભૂલથી થયેલ ક્લિક કે ઉતાવળમાં લીધેલા નિર્ણય વિશે ચિંતા કરવાની જરૂર નથી – બધું જ પાછું મેળવી શકાય તેવું (recoverable) રહે છે.

૨. ફક્ત બોર્ડ એડમિન જ કાયમ માટે ડિલીટ કરી શકે છે (Only Board Admins Can Permanently Delete)

જ્યારે ‘ડિલીટ કરેલા’ કોલમને ખરેખર સાફ કરવાનો સમય આવે, ત્યારે ફક્ત બોર્ડ એડમિન જ ટાસ્કને કાયમ માટે હટાવી શકે છે.

• વધારાનું સુરક્ષા કવચ (Added Protection): આ અધિકાર ફક્ત એડમિન પૂરતો સીમિત રાખીને, તમે ખાતરી કરી શકો છો કે કોઈ પણ ટાસ્ક પૂરતા વિચાર-વિમર્શ વિના કાયમ માટે ડિલીટ ન થાય.
• સ્પષ્ટ જવાબદારી (Clear Accountability): આ સુવિધા નિયંત્રણનું એક સ્તર (layer of control) ઉમેરે છે, જે સુનિશ્ચિત કરે છે કે અજાણતા થયેલી ક્રિયાઓને (unintentional actions) કારણે મહત્વપૂર્ણ ટાસ્ક ખોવાઈ ન જાય.

આ શા માટે મહત્વનું છે (Why This Matters)

• મહત્વપૂર્ણ કામ ગુમાવવાનું ટાળો (Avoid Losing Important Work)
  ‘ડિલીટ કરેલા’ કોલમ એક સુરક્ષા જાળ (safety net) તરીકે કામ કરે છે, જે ટીમના સભ્યોને ટાસ્ક કાયમ માટે ગુમાવી દેવાના ડર વિના ડિલીટ કરવાની છૂટ આપે છે. ટાસ્ક ત્યાં સુધી પાછા મેળવી શકાય છે જ્યાં સુધી બોર્ડ એડમિન અન્યથા નક્કી ન કરે, જે લવચીકતા અને સુરક્ષા બંને પ્રદાન કરે છે.
• નિયંત્રણ જાળવી રાખો (Maintain Control)
  બોર્ડ એડમિન કાયમી ડિલીટ પર દેખરેખ રાખવાની સત્તા (authority) ધરાવે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે ફક્ત બિનજરૂરી અથવા ડુપ્લિકેટ ટાસ્ક જ દૂર કરવામાં આવે. આ રચના સ્પષ્ટતા જાળવવામાં મદદ કરે છે અને પ્રોજેક્ટ્સને સુવ્યવસ્થિત રાખે છે.
• જવાબદારીને પ્રોત્સાહન આપો (Promote Accountability)
  કાયમી ડિલીટના અધિકારોને સીમિત કરવાથી ટીમોને ટાસ્કનું સંચાલન કાળજીપૂર્વક કરવા પ્રોત્સાહિત કરે છે, જે ભૂલો ઘટાડે છે અને એક વિશ્વસનીય, પારદર્શક સિસ્ટમ (reliable, transparent system) ને પ્રોત્સાહન આપે છે. આ અભિગમ સમગ્ર બોર્ડમાં વિશ્વાસ અને જવાબદારી (trust and responsibility) ને ઉત્તેજન આપે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, ડિલીટ કરેલા ટાસ્ક ત્યાં સુધી પાછા મેળવી શકાય છે જ્યાં સુધી બોર્ડ એડમિન તેને કાયમ માટે હટાવવાનું નક્કી ન કરે. આ સુરક્ષા, જવાબદારી અને નિયંત્રણ સુનિશ્ચિત કરે છે. આ પદ્ધતિ ભૂલથી થતા નુકસાનને અટકાવે છે અને તમારા વર્કફ્લોને સુરક્ષિત અને વ્યવસ્થિત રાખે છે.

તમારું વર્કસ્પેસ (કામ કરવાની જગ્યા) એવું હોવું જોઈએ જે તમારા કામને સરળ બનાવે, નહીં કે તમે તેને ગોઠવવામાં જ રચ્યાપચ્યા રહો. આ માટે જ કસ્ટમાઇઝેશનના વિકલ્પો છે! તેનાથી તમે બેકગ્રાઉન્ડ કલર, નોટિફિકેશન, વ્હાઇટબોર્ડ ટૂલ્સ જેવી ઘણી બધી બાબતોને તમારી જરૂરિયાત અને પસંદગી મુજબ ગોઠવી શકો છો, જેથી તમે વધુ વ્યવસ્થિત (organized) અને પ્રોડક્ટિવ (productive) રહી શકો.

તમારા વર્કસ્પેસને પર્સનલાઈઝ (તમારી પસંદ મુજબનું) બનાવવાની શરૂઆત કરવા માટે, તમારે તમારા એકાઉન્ટમાં Preference Settings (પસંદગીઓના સેટિંગ્સ) માં જવું પડશે. આ રીતે કરો:

• સ્ક્રીનના ઉપરના જમણા ખૂણામાં તમારા Profile Icon (પ્રોફાઈલ આઈકોન) પર ક્લિક કરો.
• ખુલતા ડ્રોપડાઉન મેનુમાંથી My Preferences (મારી પસંદગીઓ) પસંદ કરો.

આ સેટિંગ્સ તમને તમારી પોતાની આગવી કાર્યશૈલી (unique work style) ને અનુરૂપ અનુભવ બનાવવામાં મદદ કરે છે. હવે જ્યારે તમે જાણો છો કે સેટિંગ્સ ક્યાંથી ખોલવા, ચાલો દરેક કસ્ટમાઇઝેશન વિકલ્પનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ.

કેવી રીતે કામ કરે છે: પસંદગીઓને ગોઠવવી (Adjusting Preferences)

પસંદગીઓ સામાન્ય રીતે ત્રણ મુખ્ય કેટેગરીમાં વહેંચાયેલી હોય છે: General (સામાન્ય), Notifications (નોટિફિકેશન્સ), અને Whiteboard (વ્હાઇટબોર્ડ). દરેક વિભાગમાં સીધા-સાદા વિકલ્પો છે જે તમારા કામ કરવાની રીત (workflow) ને સુધારવા અને તમારા અનુભવને બહેતર બનાવવા માટે ડિઝાઇન કરાયા છે.

ચાલો, આ સેટિંગ્સ કેવી રીતે કામ કરે છે તેના પર નજીકથી નજર કરીએ:

General Settings (સામાન્ય સેટિંગ્સ): તમારા વર્કસ્પેસને બનાવો ‘તમારું’

• Background Color (બેકગ્રાઉન્ડ કલર):
  • એવો બેકગ્રાઉન્ડ કલર પસંદ કરો જે તમારી આંખોને આરામદાયક લાગે અને તમારી સ્ટાઈલને અનુરૂપ હોય.
  • તમારા વર્કસ્પેસને દેખાવમાં આકર્ષક બનાવવા માટે વિવિધ વિકલ્પોમાંથી પસંદ કરો.
    
• Use Tags for Task Boards (ટાસ્ક બોર્ડ માટે ટેગ્સનો ઉપયોગ કરો):
  • આ ફીચર ચાલુ કરો જેથી તમે જ્યારે પણ નવા ટાસ્ક બોર્ડ કે ટેમ્પ્લેટ બનાવો ત્યારે તેમાં આપમેળે ટેગ્સ શામેલ થઈ જાય.
  • આ તમને વ્યવસ્થિત રહેવામાં અને ટાસ્કને સરળતાથી વર્ગીકૃત (categorize) કરવામાં મદદ કરે છે.
    
• ફાયદા (The Benefits):
  તમારા વર્કસ્પેસના દેખાવને તમારી પસંદ મુજબ બનાવવાથી તે વધુ સ્વાભાવિક (intuitive) અને ઓછું ગૂંચવણભર્યું લાગે છે, જે તમને ધ્યાન કેન્દ્રિત રાખવામાં મદદ કરે છે.

Notifications (નોટિફિકેશન્સ): જરૂરી માહિતી મેળવો, બિનજરૂરી ઘોંઘાટ નહીં

• Chat Notifications (ચેટ નોટિફિકેશન્સ):
  • જ્યારે બોર્ડ-લેવલ પર ચેટ થાય અથવા કોઈ એવા ટાસ્ક પર ચેટ કરે જેમાં તમે શામેલ છો, ત્યારે ઇમેઇલ મેળવો.
    
• Activity Updates for Admins (એડમિન માટે પ્રવૃત્તિ અપડેટ્સ):
  • તમે જે બોર્ડના એડમિન છો તેના પર જ્યારે નવા ટાસ્ક ઉમેરવામાં આવે, પૂર્ણ થાય અથવા બીજાને સોંપવામાં (reassigned) આવે ત્યારે નોટિફિકેશન મેળવો.
    
• Daily Task Reminders (દૈનિક ટાસ્ક રિમાઇન્ડર્સ):
  • રોજ સવારે 6 વાગ્યે મોકલવામાં આવતા દૈનિક ઇમેઇલ સારાંશનો વિકલ્પ પસંદ કરો, જેમાં સમયસીમા વીતી ગયેલા (overdue) ટાસ્ક અને આ અઠવાડિયે અથવા આવતા અઠવાડિયે પૂરા થવાના (due) ટાસ્ક બતાવવામાં આવે.
  • સરળ ટ્રેકિંગ માટે ટાસ્કને તારીખ અથવા બોર્ડ દ્વારા ગ્રુપ કરો.
    
• ફાયદા (The Benefits):
  લવચીક (flexible) નોટિફિકેશન્સ સાથે, તમે બિનજરૂરી અપડેટ્સના મારો (bombarded) સહન કર્યા વગર સૌથી મહત્વની બાબતો વિશે માહિતગાર રહી શકો છો.

Whiteboard Settings (વ્હાઇટબોર્ડ સેટિંગ્સ): તમારી ક્રિએટિવ પ્રક્રિયાને વધુ સરળ બનાવો

• Lines and Shapes (લીટીઓ અને આકારો):
  • ડિફોલ્ટ લાઈન સ્ટાઈલ, જાડાઈ અને રંગ સેટ કરો જેથી સ્વચ્છ અને એકસમાન (consistent) વિઝ્યુઅલ્સ બનાવી શકાય.
    
• Text on Canvases (કેનવાસ પર લખાણ):
  • વધુ સારો (polished) દેખાવ આપવા માટે તમારી પસંદગીની ફોન્ટ સ્ટાઈલ, સાઈઝ અને કલર પસંદ કરો.
    
• Grid Options (ગ્રીડ વિકલ્પો):
  • ગ્રીડ પર સ્નેપિંગ (snapping to grid) ચાલુ કરો અને ગ્રીડનું કદ સેટ કરો જેથી તમારી ડિઝાઇન એક લાઇનમાં (aligned) અને પ્રોફેશનલ દેખાય.
    
• ફાયદા (The Benefits):
  આ સેટિંગ્સ વ્હાઇટબોર્ડને બ્રેઇનસ્ટોર્મિંગ, પ્લાનિંગ કે ડિઝાઇનિંગ માટે પરફેક્ટ બનાવે છે, અને ખાતરી કરે છે કે તમારું કામ સરસ દેખાય અને વ્યવસ્થિત રહે.

ટૂંકમાં (Wrap Up)

ભલે તે દેખાવમાં ફેરફાર કરવાની વાત હોય, નોટિફિકેશન્સને તમારી જરૂર મુજબ ગોઠવવાની હોય, કે પછી ક્રિએટિવ ટૂલ્સને વધુ સરળ બનાવવાની હોય, આ બધા વિકલ્પો તમારી પ્રોડક્ટિવિટી વધારવા અને તમારા કામના વાતાવરણને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે જ છે. થોડો સમય કાઢીને તમારા સેટિંગ્સને પર્સનલાઈઝ કરવાથી રોજબરોજનો તમારો અનુભવ વધુ કાર્યક્ષમ (efficient) અને આનંદદાયક (enjoyable) બની શકે છે.

જ્યારે તમારું પ્રોજેક્ટ બોર્ડ ઘણા બધા ટાસ્કથી ભરેલું હોય, ત્યારે ક્યારેક તે ભૂલભૂલામણી જેવું લાગી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે અલગ-અલગ પ્રાયોરિટી (અગ્રતા) વાળા કામો એકસાથે સંભાળવાના હોય. હાઈલાઈટ ફીચર (Highlight Feature) આ બધી ગૂંચવણમાંથી રસ્તો કાઢવાનું સરળ બનાવે છે. તેનાથી તમે ચોક્કસ માપદંડો (criteria) ને આધારે ટાસ્ક ફિલ્ટર કરી શકો છો અને તેને સ્પષ્ટ રીતે હાઈલાઈટ (અલગ તારવી) કરી શકો છો.

ચાલો જોઈએ કે તમારા પ્રોજેક્ટ્સમાં હંમેશા ટોચ પર રહેવા માટે આ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો:

હાઈલાઈટ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?

૧. હાઈલાઈટ વિકલ્પ ખોલો (Access the Highlight Option)

• તમારા બોર્ડ પર દેખાતા Highlight Icon (હાઈલાઈટ આઈકોન) પર ક્લિક કરો.

૨. શું હાઈલાઈટ કરવું તે પસંદ કરો (Choose What to Highlight)

• પહેલેથી નક્કી કરેલા (predefined) વિકલ્પોમાંથી પસંદ કરો અથવા તમારા પોતાના કસ્ટમ ફિલ્ટર (Custom filters) બનાવો:
  • મને સોંપાયેલા ટાસ્ક (What’s assigned to me): તરત જ જુઓ કે કયા કયા કામ તમારા છે, જેથી તમે તમારી જવાબદારીઓ પર બરાબર ધ્યાન રાખી શકો.
  • જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે (What needs attention): આ એવા ટાસ્કને હાઈલાઈટ કરે છે જેના પર ફોલો-અપ લેવાની જરૂર હોય અથવા જેની ડેડલાઈન (સમયમર્યાદા) નજીક હોય, જેથી કોઈ કામ તમારી નજર હેઠળથી છટકી ન જાય.
  • ઉચ્ચ અગ્રતા (High Priority) અથવા ક્રિટિકલ (Critical) તરીકે માર્ક કરેલા ટાસ્ક: પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે અત્યંત જરૂરી હોય તેવા ટાસ્ક પર ફોકસ કરો.
  • સમયસીમા વીતી ગયેલા ટાસ્ક (What’s overdue): જે ટાસ્કની ડેડલાઈન પસાર થઈ ગઈ છે તેને સ્પષ્ટપણે ઓળખો, જેથી તમે થયેલા વિલંબને ઝડપથી દૂર કરવા માટે પગલાં લઈ શકો.
  • કસ્ટમ હાઈલાઈટ (Custom Highlight): તમારી જરૂરિયાત મુજબ ફિલ્ટર બનાવો. તમે એક સાથે ઘણા પેરામીટર્સ (જેમ કે કોને સોંપેલું છે – assignees, ટાસ્કનું સ્ટેટસ – task status, ડેડલાઈન – due dates, પ્રાયોરિટી – priorities, અને ટેગ્સ – tags) ભેગા કરીને ફિલ્ટર બનાવી શકો છો. આનાથી તમે બોર્ડ પર તમારા માટે સૌથી મહત્વનું શું છે તે સરળતાથી શોધી શકો છો.

આ શા માટે અસરકારક છે? (Why It Works)

• “મને સોંપાયેલા ટાસ્ક” (What’s Assigned to Me) વડે તમારા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો:
  તમને સોંપાયેલા ટાસ્કને ફિલ્ટર કરીને ફક્ત તમારી જવાબદારીઓ પર ધ્યાન આપો, જેથી બોર્ડ પરની બીજી બાબતોથી તમારું ધ્યાન ભટકે નહીં. આ તમારા પોતાના કામના ભારણને (workload) અસરકારક રીતે સંભાળવાની એક સ્માર્ટ રીત છે.
• “જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે” (What Needs Attention) વડે તાત્કાલિક કામ ઓળખો:
  જે ટાસ્ક પર તરત ધ્યાન આપવાની જરૂર છે તેને હાઈલાઈટ કરો, પછી ભલે તે નજીકની ડેડલાઈનને કારણે હોય કે અટકી ગયેલી પ્રગતિને (stalled progress) કારણે. આ ફિલ્ટર તમને પ્રોજેક્ટમાં આવતી અડચણો (bottlenecks) શોધવામાં અને પ્રોજેક્ટની ગતિ જાળવી રાખવામાં મદદ કરે છે.
• “ઉચ્ચ અગ્રતા કે ક્રિટિકલ” (High Priority or Critical) તરીકે માર્ક કરેલા કામ પર નજર રાખો:
  વધુ પ્રાયોરિટીવાળા ટાસ્ક પર સ્વાભાવિક રીતે વધુ ધ્યાન આપવું પડે છે. આ વિકલ્પ ખાતરી કરે છે કે સૌથી મહત્વના કામને યોગ્ય ફોકસ મળે, જે તમને પ્રોજેક્ટને સફળતા તરફ લઈ જવામાં મદદ કરે છે.
• “સમયસીમા વીતી ગયેલા” (Overdue) ટાસ્કનું નિરાકરણ લાવો:
  ડેડલાઈન ચૂકી ગયેલા ટાસ્કને ઝડપથી ઓળખો અને જરૂરી પગલાં લો – જેમ કે કામ બીજાને સોંપવું (reallocating resources) અથવા ટીમના સભ્યો સાથે ફોલો-અપ કરવું જેથી કામ પાછું સમયસર થઈ શકે.
• કસ્ટમ હાઈલાઈટ્સ (Custom Highlights) વડે તમારા વર્કફ્લોને કસ્ટમાઇઝ કરો:
  કસ્ટમ હાઈલાઈટ ફીચર તમને એક સાથે ઘણી શરતો (conditions) સેટ કરવાની સુવિધા આપે છે, જેમ કે – કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સોંપાયેલ, ‘Needs Review’ (રીવ્યુની જરૂર છે) તરીકે માર્ક થયેલ, અને એક અઠવાડિયામાં પૂરા થવાના હોય તેવા ટાસ્ક બતાવો. તમારી પોતાની કાર્યશૈલી (workflow) ને અનુરૂપ વ્યક્તિગત ફોકસ વ્યૂ (personalized focus view) બનાવવા માટે આ સેટિંગ્સને તમારી જરૂર મુજબ ગોઠવો.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, હાઈલાઈટ ફીચર તમને બિનજરૂરી ભટકાવ (distractions) દૂર કરીને જે ખરેખર અગત્યનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે, જેથી તમારો વર્કફ્લો સ્પષ્ટ અને વધુ કાર્યક્ષમ (efficient) બને. ભલે તમે તમારો પોતાનો વર્કલોડ મેનેજ કરતા હોવ કે પછી આખી ટીમની દેખરેખ રાખતા હોવ, હાઈલાઈટ્સ તમને પ્રોડક્ટિવ (productive) અને ફોકસ્ડ રહેવામાં ખૂબ જ મદદરૂપ થાય છે.

જ્યારે તમે ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ્સ એકસાથે સંભાળતા હો, ત્યારે તમારું વર્કસ્પેસ (કામ કરવાની જગ્યા) ઝડપથી ભરાઈ જવાની શક્યતા રહે છે. આના કારણે કયા કામ પર ધ્યાન આપવું તે નક્કી કરવું મુશ્કેલ બની શકે છે. આનો એક સરળ ઉપાય છે: બોર્ડ્સને આર્કાઇવ (Archive) કરવું! આનાથી પૂરા થઈ ગયેલા અથવા હાલ નિષ્ક્રિય (inactive) હોય તેવા પ્રોજેક્ટ્સને તમે નજર સામેથી દૂર કરી શકો છો, પણ ભવિષ્યમાં જરૂર પડે ત્યારે તેને પાછા જોઈ પણ શકો છો.

ચાલો, વધુ વિગતમાં જોઈએ કે બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમે કેવી રીતે વ્યવસ્થિત રહી શકો છો:

બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કેવી રીતે કરવા?

૧. બોર્ડને આર્કાઇવમાં ખસેડો (Move a Board to Archive)

• જે બોર્ડને તમે આર્કાઇવ કરવા માંગો છો તેના પર દેખાતા ત્રણ ટપકાં (…) પર ક્લિક કરો.
• ખુલતા ડ્રોપડાઉન મેનુમાંથી Move to Archive (આર્કાઇવમાં ખસેડો) વિકલ્પ પસંદ કરો. બસ, થઈ ગયું!

૨. આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ જુઓ (Access Archived Boards)

• તમારા Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) પર Include from Archive (આર્કાઇવમાંથી શામેલ કરો) ચેકબોક્સ પર ટીક કરો. આનાથી આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ પણ દેખાશે.
• તમે ગમે ત્યારે આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સને સંદર્ભ (reference) માટે અથવા ફરીથી ઉપયોગમાં લેવા (reuse) માટે જોઈ શકો છો.

બોર્ડ્સ ક્યારે આર્કાઇવ કરવા જોઈએ?

• જ્યારે પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય (Project Completion):
  એકવાર પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય અને તેના પર હવે સક્રિય રીતે કામ કરવાની જરૂર ન હોય, ત્યારે તમારા વર્કસ્પેસને ખાલી કરવા અને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે તેના બોર્ડને આર્કાઇવ કરી દો.
• નિષ્ક્રિય પ્રોજેક્ટ્સ (Inactive Projects):
  જે પ્રોજેક્ટ્સ હાલ પૂરતા અટકી ગયા હોય (on hold) અથવા કોઈ મંજૂરીની રાહ જોઈ રહ્યા હોય, તેના બોર્ડ્સને પણ કામચલાઉ ધોરણે આર્કાઇવ કરી શકાય છે.
• સક્રિય કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા (Focus on Active Tasks):
  બિનજરૂરી બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમારું Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) સુઘડ રહે છે, જેથી ફક્ત ચાલુ અને મહત્વના કાર્યો જ નજર સામે રહે.

આ શા માટે ફાયદાકારક છે? (Why It Works)

• તમારું વર્કસ્પેસ ક્લટર-ફ્રી (વ્યવસ્થિત) રહે છે: ફક્ત સક્રિય (active) બોર્ડ્સ અને કાર્યો પર જ ધ્યાન આપો.
• જૂના પ્રોજેક્ટ્સ સુધી ઝડપી પહોંચ: પૂર્ણ થયેલા અથવા અટકાવેલા (paused) બોર્ડ્સ ભવિષ્યના સંદર્ભ માટે સુરક્ષિત રીતે સચવાયેલા રહે છે.
• વ્યવસ્થિત કાર્યપ્રવાહ (Streamlined Workflow): તમારું Home વ્યૂ સુઘડ અને વ્યવસ્થિત રહે છે, જેનાથી કામ કરવાની ઝડપ અને ઉત્પાદકતા (productivity) વધે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવું એ તમારા વર્કસ્પેસને વ્યવસ્થિત રાખવાની એક સરળ પણ ખૂબ જ અસરકારક રીત છે. આનાથી તમે ખરેખર અગત્યના કામ પર ધ્યાન આપી શકો છો અને સાથે જ જૂના પ્રોજેક્ટ્સ પણ જરૂર પડ્યે સરળતાથી જોઈ શકો છો. ભલે તે પૂરા થઈ ગયેલા કામ હોય કે હાલ પૂરતા અટકાવેલા પ્રોજેક્ટ્સ, આર્કાઇવિંગ ખાતરી કરે છે કે તમારો કાર્યપ્રવાહ (workflow) કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ માહિતી ગુમાવ્યા વિના સરળ અને વ્યવસ્થિત રહે.

એક જ ફાઈલના ઘણા બધા વર્ઝન સાચવવા એ ઘણીવાર માથાનો દુખાવો બની જાય છે, નહીં? તમે પણ ક્યારેક ‘final’, ‘final-2’, કે પછી ‘final-really-this-time’ જેવી ફાઈલો સામે જોઈને વિચારમાં પડી ગયા હશો કે આમાંથી લેટેસ્ટ કઈ છે! પ્રોજેક્ટમાં સતત અપડેટ્સ આવતા હોય ત્યારે આવી ગૂંચવણ થવી સામાન્ય છે.

પણ જો એક એવી સિસ્ટમ હોય જે આ બધી માથાકૂટ જ ખતમ કરી દે તો? એક એવી સ્માર્ટ રીત જે આપમેળે જૂની ફાઈલને નવી ફાઈલથી બદલી નાખે અને તેનો રેકોર્ડ (history) પણ રાખે. આનાથી તમારી ટીમ હંમેશા લેટેસ્ટ ફાઈલ પર જ કામ કરે છે, અને ‘કઈ ફાઈલ સાચી?’ એ સવાલ જ ઊભો થતો નથી. કોઈ કન્ફ્યુઝન નહીં, કોઈ વધારાની ફાઈલોનો ઢગલો નહીં!

તો ચાલો, જોઈએ કે ટાસ્ક (ચોક્કસ કામ) અને બોર્ડ (આખા પ્રોજેક્ટ) લેવલ પર ફાઈલોને સરળતાથી કેવી રીતે ઓર્ગેનાઈઝ અને અપડેટ કરવી:

ટાસ્ક કાર્ડ એટેચમેન્ટ્સ (Task Card Attachments)

આ ટાસ્ક કાર્ડનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

કોઈ ચોક્કસ ટાસ્ક (કામ) સાથે જોડાયેલી ફાઈલોને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે ટાસ્ક કાર્ડ્સ જ મુખ્ય જગ્યા છે. અહીં ફાઈલ અપડેટ કરવાની રીત આપી છે:

1. તમારી ફાઈલ શોધો: જે ટાસ્ક કાર્ડમાં ફાઈલ જોડેલી (attached) હોય તેને ખોલો.
2. નવું વર્ઝન અપલોડ કરો: જૂની ફાઈલની બાજુમાં આપેલા Upload New Version (નવું વર્ઝન અપલોડ કરો) આઈકોન પર ક્લિક કરો. આનાથી જૂની ફાઈલ આપમેળે નવી ફાઈલથી બદલાઈ જશે અને જૂનો ઇતિહાસ (history) પણ સચવાઈ રહેશે. તમારે જૂની ફાઈલ ડિલીટ કરવાની કે ફાઈલનું નામ બદલવાની જરૂર નથી.
3. ફાયદા: અપડેટ થયેલી ફાઈલ તરત જ તે ટાસ્ક સાથે જોડાઈ જાય છે, જેથી તમારી ટીમ કોઈપણ અડચણ વગર તરત જ તેના પર કામ કરવાનું ચાલુ રાખી શકે છે.

ટાસ્ક કાર્ડ્સ ખાતરી કરે છે કે તમારી ફાઈલ અપડેટ્સ જે તે ટાસ્ક માટે સુસંગત (relevant) રહે, જેથી બધા એક જ પેજ પર રહે (everyone stays aligned).

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ (Board Attachments)

આ બોર્ડ એટેચમેન્ટનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ એવી ફાઈલો માટે ઉત્તમ છે જે આખા પ્રોજેક્ટને અસર કરે છે, જેમ કે પ્રોજેક્ટ ચાર્ટર (project charters) અથવા બધા માટે વપરાતા ટેમ્પલેટ્સ (shared templates). અહીં ફાઈલો અપડેટ કરવી પણ એટલી જ સરળ છે:

1. બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ પર જાઓ: બોર્ડ મેનુ પર Attachments (એટેચમેન્ટ્સ) આઈકોન પર ક્લિક કરો.
2. ફાઈલ અપડેટ કરો: જે ફાઈલને બદલવા માંગો છો તેને સિલેક્ટ કરો અને Upload New Version (નવું વર્ઝન અપલોડ કરો) બટન પર ક્લિક કરો. જૂનું વર્ઝન સરળતાથી બદલાઈ જશે, એટલે કયું વર્ઝન લેટેસ્ટ છે તે અંગે કોઈ ગૂંચવણ રહેશે નહીં.
3. ફાયદા: તમારી આખી ટીમને તરત જ લેટેસ્ટ વર્ઝન મળી જાય છે, પછી ભલે તેઓ ગમે ત્યાંથી કામ કરતા હોય.

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ ખાતરી કરે છે કે પ્રોજેક્ટ-વ્યાપી ફાઈલો ડુપ્લિકેટ બનાવ્યા વગર વ્યવસ્થિત અને અપ-ટુ-ડેટ રહે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, ફાઈલોનું યોગ્ય મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટના કામને સરળ બનાવે છે અને ટીમ વચ્ચે સહયોગ (collaboration) વધારે છે. ફાઈલ વર્ઝનની ગૂંચવણ દૂર કરીને, તમે તમારી ટીમને વ્યવસ્થિત રાખી શકો છો અને ખરેખર જે મહત્વનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો.