プロジェクトの効率的な管理は、ワークフローをきちんと整理することから始まります。タスクを明確に定義された段階に分けることで、あなたとチームの連携と生産性を維持することができます。構造化されたワークフローは、進捗状況の把握、ボトルネックの特定、タスクの優先順位付けを容易にします。
タスクボードのカラムをどのように設定すれば効率が最大になるのか、ボードの例を見ながら考えてみよう。
タスク管理でカラムが重要な理由
カラムはワークフローのバックボーンです。各列はプロジェクトのステージを表し、開始から終了までのタスクの流れを視覚化するのに役立ちます。重要なのは、カラムをプロジェクトの性質やチームの働き方に沿ったものにすることです。
ワークフロー列の設定手順
1.ワークフローの段階を定義する
ワークフロー・ステージを定義しながら、タスクの自然な進行を考える。
例えば、こうだ：
- プロジェクト戦略： 要件定義や目標設定などの初期計画段階。
- プロジェクトデザイン：ロゴデザインやレイアウト作成など、視覚的・構造的なプランニングに関する業務。
- プロジェクト開発： コーディングや機能性の作成などの実行フェーズ。
- テスト： ローンチする前に、すべてが期待通りに動作することを確認する。
- 完了：完全に完了したタスクを送信する最終段階。
2.段階を列に変換する
ワークフローのステージが決まったら、それをタスクボードのカラムにします。まずは大まかなカテゴリーから始め、チームのニーズを理解するにつれてカテゴリーを絞り込んでいきましょう。
例えば、こうだ：
- To Do”、”In Progress”、”Completed “といった、基本的な流れを確立するために必要不可欠な列から始めることができる。
- プロジェクト戦略”、”プロジェクト設計”、”プロジェクト開発”、” テスト “など、ワークフローのステージに沿ったより具体的なカラムに徐々に広げていく。
このアプローチにより、カラムは直感的で、適応性があり、タスクの自然な進行に合わせて調整されます。
3.専門的なニーズにはコラムを使おう
ワークフローに付加価値を与えるカラムの作成を検討する：
- バックログ：予定されているが、まだメインのワークフローに入る準備ができていないタスクのためのスペース。これは、アクティブなカラムをすっきりと集中させながら、チームがより多くの仕事を引き受ける準備ができたときに、タスクの優先順位を決めるのに役立つ。
- リソースタスクをサポートするリンク、ドキュメント、その他の資料を保存する欄です。これにより、個々のタスクカードが散らかることなく、チームが必要なものすべてに簡単にアクセスできるようになります。
4.シンプルで直感的であることを忘れない
- ボードの列を増やしすぎないようにしましょう。チームが簡単にワークフローに従うことができるように、明快さとシンプルさを目指しましょう。
結論
整理されたワークフローは、熟考されたカラムの設定から始まります。プロジェクトの自然な段階を反映するように列を調整し、補助的な列を含めることで、チームの効率を向上させ、プロセスを明確に保つことができます。今すぐワークフローの整理を始め、そのメリットを実感してください！