여러 파일 버전을 관리하다 보면 금방 지쳐버릴 수 있습니다. ‘최종’, ‘최종-2’, ‘최종-이번’이라고 표시된 파일을 보면서 어느 것이 가장 최신 버전인지 궁금했던 경험이 있을 것입니다. 프로젝트 업데이트를 관리할 때 흔히 겪는 일입니다.
보다 효율적인 시스템은 이러한 추측을 완전히 없애줍니다. 이전 파일 버전을 자동으로 추적하고 교체함으로써 팀이 혼란이나 혼동 없이 항상 최신 파일로 작업할 수 있도록 보장합니다.
다음은 작업별 및 이사회 수준의 맥락에서 파일을 효율적으로 정리하고 업데이트하는 방법에 대한 가이드입니다:
- 작업 카드 첨부 파일
작업 카드는 특정 작업과 관련된 파일을 정리할 때 모든 마법이 일어나는 곳입니다. 파일을 업데이트하는 방법은 다음과 같습니다:
- 파일 찾기: 파일이 첨부된 작업 카드를 엽니다.
- 새 버전 업로드: 기존 파일 옆에 있는 새 버전 업로드 아이콘을 클릭합니다. 그러면 기록은 그대로 유지하면서 이전 버전이 새 버전으로 자동 대체됩니다. 이전 버전을 삭제하거나 파일 이름을 바꿀 필요가 없습니다.
- 장점: 업데이트된 파일은 즉시 작업에 연결되므로 팀은 건너뛰지 않고 계속 협업할 수 있습니다.
작업 카드를 사용하면 파일 업데이트가 현재 진행 중인 작업과 관련성을 유지하여 모든 사람이 같은 정보를 공유할 수 있습니다.
- 보드 첨부 파일
보드 첨부 파일은 프로젝트 헌장이나 공유 템플릿처럼 전체 프로젝트에 영향을 미치는 파일에 적합합니다. 여기서 파일을 업데이트하는 것도 마찬가지로 간단합니다:
- 보드 첨부 파일로 이동합니다: 보드 메뉴에서 첨부 파일 아이콘을 클릭합니다.
- 파일 업데이트: 바꾸려는 파일을 선택하고 새 버전 업로드 버튼을 클릭합니다. 이전 버전은 원활하게 대체되므로 어떤 버전이 최신 버전인지 혼동할 필요가 없습니다.
- 혜택: 팀원 전체가 어디서 작업하든 최신 버전에 즉시 액세스할 수 있습니다.
보드 첨부 파일은 프로젝트 전체 파일을 중복 없이 정리하고 최신 상태로 유지합니다.
결론
효율적인 파일 관리는 프로젝트 워크플로를 간소화하고 협업을 강화합니다. 여러 파일 버전으로 인한 혼란을 없애면 팀을 체계적으로 관리하고 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.