Ефективното управление на проекти започва с добре организиран работен процес. Разбиването на вашите задачи на ясно дефинирани етапи може да помогне на вас и вашия екип да останете съгласувани и продуктивни. Структурираният работен процес улеснява проследяването на напредъка, идентифицирането на пречките и ефективното приоритизиране на задачите.
Нека се потопим в това как можете да настроите колони във вашата дъска със задачи, за да увеличите ефективността, като използвате предоставената примерна дъска.
Защо колоните имат значение в управлението на задачи
Щракнете тук, за да разгледате тази дъска
Колоните са гръбнакът на вашия работен процес. Всяка колона представлява етап от вашия проект, като ви помага да визуализирате потока от задачи от началото до края. Ключът е да гарантирате, че вашите колони са в съответствие с естеството на вашия проект и начина, по който работи екипът ви.
Стъпки за настройка на колони на работния процес
1. Определете вашите етапи на работния процес
Докато дефинирате етапите на работния процес. помислете за естественото развитие на вашите задачи.
Например:
- Стратегия на проекта: За начални етапи на планиране, като дефиниране на изисквания или поставяне на цели.
- Дизайн на проекта: Задачи, свързани с визуално и структурно планиране, като дизайн на лого или създаване на оформление.
- Разработка на проект: За фази на изпълнение като кодиране или създаване на функционалности.
- Тестване: За да се гарантира, че всичко работи според очакванията преди стартиране.
- Завършено: Последен етап за изпращане на задачи, които са напълно изпълнени.
2. Преведете етапите в колони
След като етапите на вашия работен процес са дефинирани, превърнете ги в колони на вашата дъска със задачи. Започнете с широки категории и ги прецизирайте, докато разбирате по-добре нуждите на вашия екип.
Например:
- Можете да започнете с основни колони като „Да направя“, „В ход“, и „Завършен“ за установяване на основния поток.
- Постепенно ги разширете в по-конкретни колони, съобразени с етапите на вашия работен процес, като напр „Стратегия на проекта“, „Дизайн на проект“, „Разработване на проект“, и „Тестване“.
Този подход гарантира, че вашите колони са интуитивни, адаптивни и съобразени с естественото развитие на вашите задачи
3. Използвайте колони за специални нужди
Помислете за създаване на колони, които добавят стойност към вашия работен процес:
- Натрупване: Пространство за задачи, които са планирани, но все още не са готови да влязат в основния работен процес. Това помага да се приоритизират задачите, когато екипът е готов да поеме повече работа, като същевременно поддържа активните колони чисти и фокусирани.
- ресурси: Колона за съхраняване на връзки, документи или други материали, които поддържат вашите задачи. Това улеснява достъпа на екипа до всичко, от което се нуждае, без да претрупва отделните карти със задачи.
4. Не забравяйте да го поддържате просто и интуитивно
- Избягвайте да претоварвате дъската си с твърде много колони. Стремете се към яснота и простота, така че вашият екип да може лесно да следва работния процес.
Заключение
Добре организираният работен процес започва с обмислена настройка на колоните. Като приспособите вашите колони, за да отразяват естествените етапи на вашия проект и включите поддържащи колони, можете да подобрите ефективността на екипа и да поддържате яснота във вашия процес. Започнете да организирате работния си процес днес и изпитайте предимствата!