Die Verwaltung des Zugriffs auf Ihre Projektboards ist ein wichtiger Bestandteil der Organisation und Sicherheit Ihrer Arbeit. Egal, ob Sie an einem privaten Teamprojekt oder an einem Projekt für eine breitere Zusammenarbeit arbeiten, mit den Datenschutzeinstellungen können Sie kontrollieren, wer Ihre Boards sehen und nutzen kann.

Und so funktioniert es:

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Datenschutz-Optionen:

• Nur Personen im Team:Diese Einstellung stellt sicher, dass nur die Personen, die explizit zum Board hinzugefügt wurden, es sehen oder damit interagieren können. Diese Einstellung ist ideal für Projekte, bei denen Vertraulichkeit wichtig ist, z. B. bei sensiblen internen Arbeitsabläufen oder eingeschränkten Kundenprojekten.
• Alle im Account-Team:Sie brauchen ein wenig mehr Sichtbarkeit, ohne es für die ganze Welt zu öffnen? Mit dieser Einstellung können alle Mitglieder Ihres Account-Teams das Board sehen. Diese Einstellung ist ideal für interne Projekte, bei denen eine teamweite Transparenz hilfreich ist, aber die Kontrolle dennoch wichtig ist.
• Jeder mit dem Link:Möchten Sie maximale Zugänglichkeit? Mit dieser Option kann jeder, der den Link zum Forum hat, das Forum sehen – auch wenn er kein Kerika-Konto hat. Beachten Sie jedoch, dass sie die Pinnwand zwar sehen können, aber keine Änderungen vornehmen können, wenn sie nicht ausdrücklich als Teammitglied oder Administrator hinzugefügt wurden.

Wichtiges zu wissen:

• Öffentliche Boards und Dateisichtbarkeit:Wenn Sie ein Board auf „Jeder mit dem Link“ einstellen, werden alle an das Board angehängten Dateien öffentlich zugänglich. Wenn Sie Integrationen wie Google Drive verwenden, bedeutet dies, dass diese Dokumente auch für jeden, der den Link hat, zugänglich sind.
• Kontospezifische Einschränkungen:Wenn Sie ein kostenpflichtiges Google Workspace-Konto verwenden, können die Google-Richtlinien Sie daran hindern, ein Board auf „Jeder mit dem Link“ zu setzen. Dies gewährleistet die Einhaltung der Sicherheitsprotokolle des Unternehmens.

So passen Sie die Datenschutzeinstellungen an:

1. Öffnen Sie Ihr Board und gehen Sie zu Einstellungen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Datenschutz die für Sie geeignete Zugriffsstufe.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen, und schon sind Sie startklar!

Fazit:
Mit den Datenschutzeinstellungen können Sie flexibel festlegen, wer Ihre Pinnwände sehen und mit ihnen interagieren kann, sodass die Zusammenarbeit sicher und reibungslos verläuft. Egal, ob Sie ein Board für ein kleines Team freigeben oder es für die Öffentlichkeit zugänglich machen, Sie haben die volle Kontrolle.

Die klare und effiziente Zuweisung von Aufgaben ist der Grundstein für eine effektive Teamarbeit. Aber nicht alle Tools machen es einfach, Aufgaben an mehr als eine Person zu vergeben. Und seien wir ehrlich: Viele Aufgaben erfordern oft die Zusammenarbeit mehrerer Personen, um richtig erledigt zu werden.

Einige Tools erlauben es, Aufgaben nur einer Person zuzuweisen, was dazu führen kann, dass Teams nicht mehr wissen, wer zuständig ist. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, Aufgaben mühelos mehreren Teammitgliedern zuzuweisen und so sicherzustellen, dass alle synchron bleiben und die Zusammenarbeit natürlich verläuft.

Hier erfahren Sie, wie die Aufgabenzuweisung funktioniert und wie Sie große Aufgaben mithilfe von Checklisten in kleinere, überschaubare Teile zerlegen können:

Weisen Sie Ihren Teamkollegen Aufgaben zu

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Auf diese Weise können Sie eine Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zuweisen, so dass es sich perfekt für teambasierte Aufgaben eignet:

1. Öffnen Sie die Aufgabe: Klicken Sie auf die Aufgabe, die Sie zuweisen möchten.
2. Wählen Sie Teammitglieder: Verwenden Sie die Option Diese Aufgabe zuweisen, um ein oder mehrere Teammitglieder auszuwählen.
3. Übernehmen Sie die Zuweisung: Die Aufgabe wird nun auf dem Dashboard aller zugewiesenen Personen angezeigt, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

Warum es funktioniert:

• Perfekt für kollaborative Aufgaben, die den Input von mehreren Teammitgliedern erfordern.
• Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert sind und sich über ihre Aufgaben im Klaren sind.

Verwenden Sie Checklisten, um Teilaufgaben zuzuweisen

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Bei größeren Aufgaben, die in kleinere Schritte unterteilt werden müssen, können Sie mithilfe von Checklisten bestimmten Teammitgliedern Teilaufgaben zuweisen und so sicherstellen, dass jedes Detail bearbeitet wird:

1. Fügen Sie eine Checkliste zu der Aufgabe hinzu: Öffnen Sie die Aufgabe und navigieren Sie zur Registerkarte „Checkliste“.
2. Gliedern Sie sie auf: Fügen Sie jede Teilaufgabe als Checklistenpunkt hinzu.
3. Teilaufgaben zuweisen: Weisen Sie einzelne Punkte der Checkliste einem oder mehreren Teammitgliedern zu, um sicherzustellen, dass jeder Schritt einen klaren Verantwortlichen hat.

Warum es funktioniert:

• Vereinfacht große Aufgaben, indem sie in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilt werden.
• Gewährleistung der Verantwortlichkeit auf jeder Ebene der Aufgabe.

Einpacken

Eine effiziente Aufgabenzuweisung ist der Schlüssel zur Förderung der Zusammenarbeit und zur Gewährleistung der Verantwortlichkeit innerhalb eines Teams. Durch die Zuweisung von Aufgaben an mehrere Teammitglieder oder die Aufteilung in kleinere Teilaufgaben mit Checklisten schaffen Sie Klarheit und straffen die Arbeitsabläufe. Diese Funktionen ermöglichen es Teams, organisiert zu bleiben, Verantwortlichkeiten abzustimmen und nahtlos zusammenzuarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen.

Die Zusammenarbeit gedeiht, wenn alle Beteiligten klare Rollen haben und über die richtigen Zugriffsrechte verfügen. Die Einladung von Teammitgliedern in Ihr Gremium kann ein unkomplizierter Prozess sein, der sicherstellt, dass jeder – von Projektmanagern bis hin zu Designern und externen Stakeholdern – einen effektiven Beitrag leisten kann.

Hier erfahren Sie, wie Sie Teamkollegen hinzufügen und ihre Rollen problemlos verwalten können:

Hinzufügen von Mitspielern zu Ihrem Board

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Schritt 1: Teamkollegen einladen

1. Öffnen Sie Ihr Board und klicken Sie auf das Team-Symbol in der Symbolleiste.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten.
3. Wählen Sie eine Rolle für sie aus: Board Admin, Teammitglied oder Besucher.

Schritt 2: Rollen zuweisen

• Board-Verwalter: Wenn Sie das Forum erstellt haben, sind Sie standardmäßig der Administrator des Forums. Sie können jedoch jemandem die volle Kontrolle über das Forum geben, einschließlich der Verwaltung von Teammitgliedern und Einstellungen.
• Teammitglied: Kann an Aufgaben mitarbeiten, Dateien hochladen und zum Forum beitragen. Ideal für Designer, Entwickler und andere Mitwirkende.
• Besucher: Zugang nur zur Ansicht. Ideal für externe Beteiligte oder Kunden, die nur den Fortschritt überwachen müssen.

Schritt 3: Fügen Sie sie dem Team hinzu

Klicken Sie auf Hinzufügen, und Ihr Mitspieler ist sofort mit der von Ihnen zugewiesenen Rolle Teil des Vorstands.

Vorteile des rollenbasierten Zugriffs:

Vorstand Verwaltung: Volle Kontrolle für Teamleiter

Standardmäßig wird der Ersteller des Boards zum Administrator, aber Sie können bei Bedarf anderen Personen Administratorrechte zuweisen.

Wichtigste Vorteile:

• Verwalten Sie die Teammitglieder, aktualisieren Sie die Vorstandseinstellungen und behalten Sie die Kontrolle über die Struktur des Vorstands.
• Ideal für Projekte mit mehreren Leitern oder Projektmanagern, die die gleiche Kontrolle benötigen.
• Verhindert Engpässe, wenn ein einzelner Administrator nicht verfügbar ist, z. B. bei Urlaub oder anderer Abwesenheit.

Admins spielen eine entscheidende Rolle bei der Organisation, Funktionalität und Zusammenarbeit des Gremiums und sorgen dafür, dass die Führungsaufgaben reibungslos erledigt werden.

Teammitglied: Befähigen Sie Ihre Mitwirkenden

Die Teammitglieder haben alle Werkzeuge, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie können gemeinsam an Aufgaben arbeiten, Dateien hochladen und zum Fortschritt des Gremiums beitragen.

Wichtigste Vorteile:

• Ideal für Designer, Entwickler und andere aktive Mitwirkende.
• Hält die Dynamik des Gremiums aufrecht, indem er die praktische Zusammenarbeit ermöglicht und gleichzeitig die Aufsicht über die Verwaltung behält.

Die Teammitglieder treiben das Projekt voran und sind somit das Rückgrat einer produktiven Teamarbeit.

Besucher: Stakeholder auf dem Laufenden halten

Die Besucher haben einen reinen Anzeigezugriff, d. h. sie können den Fortschritt der Tafel beobachten, ohne Änderungen vorzunehmen.

Wichtigste Vorteile:

• Ideal für externe Stakeholder oder Kunden, die nur Aktualisierungen sehen müssen.
• Sorgt für Transparenz, ohne die Struktur oder den Arbeitsablauf des Gremiums zu beeinträchtigen.

Besucher sind ideal, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Schlussfolgerung

Das Hinzufügen von Teammitgliedern sollte einfach sein und sich an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen lassen. Ein gut durchdachtes rollenbasiertes System sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit, ganz gleich, ob Sie mit einem eng zusammenarbeitenden Team arbeiten oder sich mit externen Interessengruppen abstimmen. Durch die Zuweisung der richtigen Rollen können Sie einen effizienteren und nahtlosen Arbeitsablauf für alle Beteiligten schaffen.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien in einem Team, egal ob es sich um Design-Mockups, Kampagnen-Assets oder technische Dokumente handelt, kann schnell zu einem komplizierten Prozess werden. Dafür zu sorgen, dass jeder zur richtigen Zeit über die richtigen Dateien verfügt, gleicht oft einem Jonglierakt.

Die gute Nachricht ist, dass die gemeinsame Nutzung von Dateien nicht mühsam sein muss. Durch die richtige Organisation und Freigabe von Dateien können Sie die Zusammenarbeit nahtlos gestalten, ganz gleich, ob Sie eine Designdatei an Ihr Kreativteam senden oder den Beteiligten einen Projektplan zur Verfügung stellen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Dateifreigabe optimieren können, damit Ihr Team zusammenarbeitet und produktiv bleibt:

Aufgabenkarte Anhänge

Sehen Sie sich an, wie diese Aufgabenkarte funktioniert

Task Cards eignen sich hervorragend für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die an eine bestimmte Aufgabe gebunden sind. So funktioniert die Dateifreigabe in Task Cards:

1. Dateien direkt an die Aufgabe anhängen: Laden Sie Dateien hoch oder verknüpfen Sie Ressourcen direkt mit der Aufgabenkarte. Ihre Teammitglieder können auf diese Dateien zugreifen, ohne E-Mails oder separate Ordner durchsuchen zu müssen.
2. Sofortiger Zugriff für alle Beteiligten: Jeder innerhalb des Gremiums hat sofortigen Zugriff auf die angehängten Dateien, so dass die Zusammenarbeit reibungslos und effizient verläuft.
3. Vorteile der Dateifreigabe: Keine Verwirrung darüber, welche Dateien für die Aufgabe relevant sind. Alle aufgabenbezogenen Materialien bleiben zusammen, sodass Ihr Team immer weiß, wo es suchen muss.

Task Cards machen die gemeinsame Nutzung von Dateien zielgerichtet, relevant und mühelos organisiert.

Board-Anhänge

Sehen Sie sich an, wie diese Tafelbefestigung funktioniert

Für Dateien, die das gesamte Projekt betreffen, sind Board Attachments die richtige Wahl. Hier erfahren Sie, wie die gemeinsame Nutzung von Dateien auf Vorstandsebene funktioniert:

1. Hochladen oder Verlinken von Dateien für das gesamte Team: Fügen Sie dem Board Dateien oder externe Links hinzu, auf die jeder zugreifen kann, z. B. Projektchartas, gemeinsame Vorlagen oder Berichte.
2. Zentralisierte Dateifreigabe: Alle Vorstandsmitglieder können sofort auf diese Dateien zugreifen und so sicherstellen, dass wichtige Projektressourcen immer in Reichweite sind.
3. Vorteile der Dateifreigabe: Ideal für teamweite Aktualisierungen oder Ressourcen. Sorgt für einen reibungslosen Projektablauf, indem sichergestellt wird, dass alle auf dieselben Informationen zugreifen können.

Mit Board Attachments können Sie wichtige Dateien ganz einfach für Ihr gesamtes Team freigeben.

Schlussfolgerung:

Eine effektive gemeinsame Nutzung von Dateien ist für eine reibungslose Zusammenarbeit unerlässlich. Indem Sie Dateien an bestimmte Aufgaben anhängen oder projektweite Ressourcen zentralisieren, kann Ihr Team organisiert und verbunden bleiben, ohne dass es zu den üblichen Verwirrungen oder Verzögerungen kommt. Ganz gleich, ob Sie sich auf aufgabenspezifische Details konzentrieren oder wichtige Ressourcen projektübergreifend gemeinsam nutzen, mit dem richtigen System ist sichergestellt, dass jeder zur richtigen Zeit über die benötigten Informationen verfügt.

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, indem Sie Ihre Dateien zugänglich und organisiert halten, und machen Sie die Teamarbeit so effizient wie möglich.

Die Verwaltung der Kommunikation bei der Arbeit an Projekten kann eine Herausforderung sein. Ein überfüllter Posteingang, endlose Benachrichtigungen und die Notwendigkeit, die Plattform zu wechseln, nur um zu antworten, können Ihren Arbeitsablauf verlangsamen. Das ist ein frustrierender und zeitaufwändiger Prozess.

Mit der Funktion „Per E-Mail auf den Chat antworten“ können Sie direkt von Ihrer E-Mail aus auf Chat-Benachrichtigungen antworten. Klicken Sie einfach auf „Antworten“ in Ihrem E-Mail-Client, und Ihre Nachricht wird nahtlos mit dem entsprechenden Chat synchronisiert – so bleibt die Unterhaltung mühelos im Fluss und organisiert.

Hier erfahren Sie, wie diese Funktion sowohl für Chats auf Aufgabenkarten als auch für Chats auf Vorstandsebene funktioniert und warum sie die Zusammenarbeit reibungsloser und effizienter gestalten kann.

So funktioniert „Antworten per E-Mail im Chat“

Innenseite der Aufgabenkarten

Sehen Sie sich diese Tafel an

Wenn eine Unterhaltung innerhalb einer Aufgabenkarte stattfindet, enthalten die E-Mail-Benachrichtigungen den Chatverlauf und die Aufgabendetails. Sie können in Ihrem E-Mail-Client auf „Antworten“ klicken, und Ihre Antwort wird sofort im Chat-Bereich der Aufgabenkarte angezeigt.

Im Board-Chat

Sehen Sie sich diese Tafel an

Die Kommunikation auf Vorstandsebene ist ebenso nahtlos. Chat-Nachrichten aus dem Board-Chat werden an Ihre E-Mail gesendet, und wenn Sie antworten, wird Ihre Antwort wieder mit dem Board-Chat synchronisiert, so dass alle sie sehen können. Keine Anmeldungen erforderlich!

Die Magie hinter „Per E-Mail auf den Chat antworten“

• Bleiben Sie im Kontext: E-Mail-Benachrichtigungen enthalten den gesamten Gesprächsverlauf, der direkt mit der entsprechenden Aufgabe oder dem Forum verknüpft ist. Sie können in Ihrer E-Mail auf „Antworten“ klicken, und Ihre Nachricht wird automatisch als Chat-Update synchronisiert, sodass alles miteinander verbunden und übersichtlich bleibt.
• Kein Durcheinander, nur Klarheit: Unnötige E-Mail-Signaturen, Logos und Anhänge werden automatisch entfernt, so dass die Diskussionen übersichtlich, fokussiert und leicht zu verfolgen sind.
• Alle bleiben auf dem gleichen Stand: Ihre E-Mail-Antwort wird nicht nur protokolliert, sondern ist sofort für alle Teammitglieder mit Zugriff auf die Aufgabe oder das Board sichtbar, sodass alle auf dem neuesten Stand und auf derselben Seite sind.

Wie kann es Ihnen helfen?

• Sparen Sie Zeit und Energie: Wenn Sie direkt von Ihrem Posteingang aus antworten, müssen Sie nicht mühsam die Registerkarten wechseln oder sich anmelden, sondern können sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.
• Halten Sie die Dinge professionell: Chats sind sauber und ablenkungsfrei, was es Ihrem Team erleichtert, Diskussionen zu verfolgen und schneller Entscheidungen zu treffen.
• Perfekt für entfernte und vielbeschäftigte Teams: Diese Funktion stellt sicher, dass Remote-Teams in Verbindung bleiben und keine Aktualisierung verzögert wird, unabhängig von Zeitzonen.

Wie es im wirklichen Leben hilft

• Enge Fristen: Stellen Sie schnell Aktualisierungen bereit oder beantworten Sie Fragen, ohne Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
• Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kollegen an anderen Standorten informiert bleiben, ohne dass Sie sich in Kerika anmelden müssen.
• Vereinfachung von Aufgabenüberprüfungen: Fügen Sie Notizen oder Feedback direkt in Ihrem Posteingang hinzu, wobei alles mit der richtigen Aufgabe verknüpft ist.

Warum Sie es lieben werden

Mit der Funktion „Per E-Mail auf den Chat antworten“ wird die Kommunikation gestrafft, organisiert und zugänglich gemacht. Sie spart nicht nur Zeit, sondern vereinfacht auch die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ohne unnötigen Aufwand oder Schritte in Verbindung bleiben und sich abstimmen.

Schlussfolgerung

Die Funktion „Per E-Mail auf den Chat antworten“ verändert die Art und Weise, wie Teams kommunizieren, indem sie die Zusammenarbeit nahtlos und effizient gestaltet. Mit der Möglichkeit, direkt aus Ihrem Posteingang zu antworten, bleibt jede Aktualisierung organisiert, zugänglich und mit der richtigen Aufgabe oder dem richtigen Gremium verknüpft. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Klarheit und Abstimmung im gesamten Team, selbst wenn Sie aus der Ferne oder unter Termindruck arbeiten.

Die Verwaltung komplexer Aufgaben kann sich oft wie ein Jonglierakt anfühlen. Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten, starre Layouts und wiederholtes Verschieben von Aufgaben können den Prozess mühsamer machen, als er sein müsste.

Ein gut durchdachtes Aktionsmenü gibt Ihnen die Flexibilität, Ihre Aufgabentafel an Ihren individuellen Arbeitsablauf anzupassen. Von der Neuanordnung und Umbenennung von Spalten bis hin zum Verschieben von Aufgaben und ihrer Sortierung nach Priorität, Fälligkeitsdatum oder Aufgaben – diese Funktionen können selbst die komplexesten Projekte vereinfachen.

Sind Sie bereit, die volle Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf zu übernehmen? Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie mit dem Menü „Aktionen“ Ihre Aufgaben und Boards ganz einfach rationalisieren können.

Was ist das Menü „Spaltenaktionen“?

Das Menü “ Spaltenaktionen “ ist das Tor zum Organisieren und Anpassen Ihrer Aufgabentafeln. Es ist über das Drei-Punkte-Menü oben in jeder Spalte zugänglich und bietet eine Reihe von Optionen zum Ändern und Verwalten Ihres Board-Layouts.

Wesentliche Merkmale:

• Spalten hinzufügen: Fügen Sie neue Spalten ein, um Ihren Arbeitsablauf zu verfeinern.
• Spalten verschieben: Ordnen Sie die Spalten entsprechend den Prioritäten Ihres Projekts neu an.
• Spalten umbenennen oder ausblenden: Halten Sie Ihr Board optisch aufgeräumt, indem Sie Abschnitte umbenennen oder vorübergehend ausblenden.
• Übertragen Sie Spalten über mehrere Boards hinweg: Übertragen Sie nahtlos eine ganze Spalte auf eine neue Tafel, ohne Aufgaben zu verlieren.

Das Aufgaben-Aktionsmenü: Sortieren leicht gemacht

Neben dem Menü Spaltenaktionen hilft Ihnen das Menü Aufgabenaktionen, Aufgaben innerhalb einer Spalte effizient zu verwalten.

Aufgaben sortieren:

Mit der Option Alle Aufgaben sortieren können Sie Aufgaben mühelos nach den folgenden Kriterien organisieren:

• Nach Fälligkeitsdatum sortieren: Priorisieren Sie Aufgaben mit nahenden Terminen.
• Nach Status sortieren: Gruppieren Sie Aufgaben nach Fortschrittsstufen (z. B. In Bearbeitung, Erledigt).
• Nach Priorität sortieren: Heben Sie Aufgaben mit hoher Priorität hervor, damit nichts Wichtiges übersehen wird.
• Nach zugewiesener Person sortieren: Organisieren Sie Aufgaben nach zugewiesenen Personen, um die Zuständigkeiten besser zu klären.
• Nach Titel sortieren: Sortieren Sie die Aufgaben alphabetisch, um schnell auf sie zugreifen zu können.

Wählen Sie Alle Aufgaben:

Müssen Sie mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten? Verwenden Sie die Funktion „Alle Aufgaben auswählen“, um Massenänderungen effizient durchzuführen.

Warum Sie diese Funktionen lieben werden

• Verbesserte Organisation: Passen Sie Ihre Aufgabentafel genau an Ihre Projektanforderungen an, egal ob Sie eine Marketingkampagne oder einen Softwareentwicklungssprint verwalten.
• Erhöhte Flexibilität: Wenn sich Projekte entwickeln, kann sich auch Ihr Board weiterentwickeln. Passen Sie Spalten und Aufgaben dynamisch an, ohne Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
• Optimierte Aufgabenverwaltung: Kombinieren Sie Spaltenaktionen mit Aufgabensortierung und Massenauswahl für ein perfekt organisiertes Board.
• Innerhalb von Spalten sortieren: Verwenden Sie Aufgabenaktionen, um Aufgaben zur besseren Übersichtlichkeit nach Priorität oder Terminen auszurichten.
• Experimentieren Sie mit Layouts: Lassen Sie Ihre Tafel nicht stagnieren – aktualisieren Sie die Spaltenanordnung immer wieder, wenn sich die Bedürfnisse Ihres Teams ändern.

Nachbereitung

Die Funktionen Spaltenaktionen und Aufgabenaktionen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihren Arbeitsablauf mühelos anzupassen und zu optimieren. Ob Sie eine Spalte hinzufügen, Aufgaben sortieren oder eine Spalte in ein anderes Board verschieben, mit diesen Optionen können Sie Ihr Board an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Das Wechseln zwischen Projekten kann sich in manchen Tools wie eine lästige Pflicht anfühlen. Das Klicken durch endlose Menüs, die Suche nach dem richtigen Board und der Versuch, den Überblick über die Fälligkeit zu behalten, kann schnell überwältigend werden. Es ist ein Prozess, der Zeit verschwendet und Ihre Konzentration raubt.

Ein besserer Ansatz vereinfacht alles. Stellen Sie sich vor, Sie wechseln nahtlos zwischen Projekten, prüfen Fälligkeiten, informieren sich über Updates oder konzentrieren sich auf Ihre zugewiesenen Aufgaben – alles mit nur einem Klick. Keine Ablenkungen, kein Stress, einfach eine reibungslosere Art, organisiert zu bleiben.

Möchten Sie sehen, wie sich Ihr Workflow dadurch verändern kann? Wir erklären es Ihnen Schritt für Schritt.

Nahtloser Projektwechsel:

Schnelle Schritte zum Einstieg

1. Klicken Sie auf dasOffene BoardsSchaltfläche im oberen Menü.
   
2. Durchsuchen Sie Ihre Boards, übersichtlich nach Konto gruppiert oder in spezielle Ansichten sortiert.
   
3. Wählen Sie das Board aus, das Sie benötigen, und schon sind Sie da – keine zusätzlichen Schritte, keine Verwirrung.

So funktionieren die Optionen:

• Was mir zugewiesen ist: Perfekt, um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren.
  
• Was ist fällig: Behalten Sie Fristen im Auge und erledigen Sie Aufgaben mit hoher Priorität zuerst.
  
• Was ist neu und aktualisiert: Bleiben Sie über die neuesten Updates auf dem Laufenden, ohne jedes Board durchsuchen zu müssen.
  
• Gemeinsam genutzte Boards auf einen Blick:Freigegebene Boards sind nach Konten gruppiert, sodass Sie ganz einfach durch Projekte navigieren können, die von Teamkollegen, Kunden oder Mitarbeitern für Sie freigegeben wurden.

Warum Sie es lieben werden

• Es spart Ihnen Zeit:Keine lange Suche mehr nach dem richtigen Board. Springen Sie direkt zu dem, was wichtig ist.
  
• Es hält Sie konzentriert:Mit Verknüpfungen wieWas ist fällig, können Sie Ihren Tag priorisieren, ohne sich zerstreut zu fühlen.
  
• Es vereinfacht Ihren Arbeitsablauf:Das Wechseln zwischen Projekten verläuft so reibungslos, dass es sich mühelos und natürlich anfühlt.

Wie es in realen Szenarien hilft

• Jonglieren mit mehreren Teams:Wenn Sie verschiedene Teams verwalten, können Sie deren Fortschritt einfach überprüfen, indem Sie zwischen ihren Boards wechseln.
  
• Beginnen Sie Ihren Tag richtig:Verwenden Was mir zugewiesen istum Ihren Tag mit einem klaren Spielplan zu beginnen.
  
• Mit den Änderungen Schritt halten:Müssen Sie aufholen? PrüfenWas ist neu und aktualisiertund sehen Sie alle aktuellen Änderungen auf einen Blick.
  
• Mühelose Zusammenarbeit:Greifen Sie schnell auf freigegebene Boards zu, um nahtlose Aktualisierungen und die Zusammenarbeit mit Kunden oder anderen Teams zu ermöglichen.

Zusammenfassung

Nahtlose Navigationstools machen die Verwaltung mehrerer Projekte und freigegebener Boards einfach und effizient. Egal, ob Sie Termine verfolgen, Updates abrufen oder in einen freigegebenen Arbeitsbereich eintauchen – alles, was Sie benötigen, bleibt organisiert und leicht zugänglich.

Nur Board-Administratoren können Aufgaben dauerhaft löschen

Fehler passieren – Aufgaben können manchmal versehentlich gelöscht werden. Deshalb ist es wichtig, ein Schutzsystem einzurichten, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges für immer verloren geht.

Wenn Aufgaben gelöscht werden, verschwinden sie nicht endgültig, sondern werden in die Spalte „Gelöscht“ auf der Pinnwand verschoben. Dies bietet ein Sicherheitsnetz, damit Aufgaben bei Bedarf überprüft oder wiederhergestellt werden können. Die Möglichkeit, Aufgaben dauerhaft zu löschen, ist jedoch auf den Administrator des Forums beschränkt.

Diese Einrichtung gewährleistet Verantwortlichkeit bei gleichzeitiger Flexibilität. Teammitglieder können Aufgaben löschen, da sie wissen, dass sie bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Das dauerhafte Löschen erfordert jedoch die Aufsicht eines Administrators, sodass die Aufgabenverwaltung sicher und gut durchdacht ist.

Lassen Sie uns erklären, wie das Ganze funktioniert:

Wie es funktioniert

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie diese Projektmanagementberatung funktioniert.

1. Abgelegte Karten bleiben in der Ablegespalte

Wenn eine Aufgabe gelöscht wird, verschwindet sie nicht für immer. Stattdessen wird sie in die Spalte „Gelöscht“ verschoben, wo sie bis zur nächsten Aktion verbleibt.

• Aufgaben jederzeit wiederherstellen: Jeder im Vorstand kann über diese Spalte gelöschte Aufgaben wiederherstellen, wenn er einen Fehler bemerkt.
  
• Kein Druck: Sie müssen sich keine Sorgen über versehentliche Klicks oder übereilte Entscheidungen machen – alles ist wiederherstellbar.

2. Nur die Administratoren des Forums können dauerhaft löschen

Wenn es an der Zeit ist, die Spalte Gelöscht für immer zu löschen, können nur die Board-Administratoren eingreifen und Aufgaben dauerhaft löschen.

• Zusätzlicher Schutz: Indem Sie diese Befugnis auf Administratoren beschränken, können Sie sicherstellen, dass kein Auftrag ohne sorgfältige Prüfung dauerhaft gelöscht wird.
  
• Klare Verantwortlichkeit: Diese Funktion bietet eine zusätzliche Kontrollebene und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben nicht durch unbeabsichtigte Aktionen verloren gehen.

Warum es wichtig ist

1. Vermeiden Sie den Verlust wichtiger Arbeit
   
   Die Spalte „Gelöscht“ dient als Sicherheitsnetz, das es Teammitgliedern ermöglicht, Aufgaben zu löschen, ohne befürchten zu müssen, dass sie dauerhaft verloren gehen. Aufgaben können neu erstellt werden, bis der Korpsadministrator anders entscheidet, was sowohl Flexibilität als auch Sicherheit bietet.
   
2. Aufrechterhaltung der Kontrolle
   
   Die Administratoren des Schwarzen Bretts haben die Befugnis, das permanente Löschen zu überwachen und sicherzustellen, dass nur unnötige oder doppelte Aufgaben entfernt werden. Diese Struktur trägt dazu bei, die Übersichtlichkeit zu wahren und die Projekte gut zu organisieren.
   
3. Förderung der Verantwortlichkeit
   
   Die Begrenzung der dauerhaften Löschrechte ermutigt die Teams, Aufgaben sorgfältig zu erledigen, reduziert Fehler und fördert ein zuverlässiges und transparentes System. Dieser Ansatz fördert das Vertrauen und die Rechenschaftspflicht in allen Bereichen.

Schlussfolgerung

Gelöschte Aufträge können wiederhergestellt werden, bis der Board-Administrator eingreift, was Sicherheit, Verantwortlichkeit und Kontrolle gewährleistet. Dieser Ansatz verhindert versehentliche Verluste und sorgt für einen sicheren und organisierten Arbeitsablauf.

Ein geschäftiges Board kann sich manchmal wie ein Labyrinth anfühlen, besonders wenn Sie Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten jonglieren müssen. Mit der Hervorhebungsfunktion können Sie Aufgaben, die bestimmten Kriterien entsprechen, herausfiltern und visuell hervorheben, um den Überblick zu behalten.

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Funktion nutzen können, um den Überblick über Ihre Projekte zu behalten:

So verwenden Sie die Highlight-Funktion

1. Öffnen Sie die Option „Hervorheben

Klicken Sie auf das Markierungssymbol auf Ihrer Tafel.

2. Auswählen, was hervorgehoben werden soll

Wählen Sie aus vordefinierten Optionen oder erstellen Sie eigene Filter:

• Was ist mir zugewiesen: Sehen Sie sofort alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben, damit Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten.
• Was Aufmerksamkeit erfordert: Heben Sie Aufgaben hervor, die möglicherweise weiterverfolgt werden müssen oder bei denen Fristen anstehen, damit nichts unter den Tisch fällt.
• Was ist als „Hohe Priorität“ oder „Kritisch“ gekennzeichnet: Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die für den Erfolg des Projekts wesentlich sind.
• Was ist überfällig: Aufgaben, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben, werden deutlich gekennzeichnet, so dass Sie Verzögerungen schnell beheben können.
• Benutzerdefinierte Hervorhebung: Erstellen Sie maßgeschneiderte Filter, indem Sie Parameter wie Verantwortliche, Aufgabenstatus, Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Tags kombinieren. Sie können einen oder mehrere Filter auf einmal verwenden, um herauszufinden, was für Sie auf dem Board am wichtigsten ist.

Warum es funktioniert

• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgaben mit „Was mir zugewiesen wurde „Filtern Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, ohne von anderen Elementen auf der Tafel abgelenkt zu werden. So behalten Sie effizient den Überblick über Ihr persönliches Arbeitspensum.
• Identifizieren Sie dringende Arbeiten mit „Was muss beachtet werden „Heben Sie Aufgaben hervor, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, sei es aufgrund eines bevorstehenden Termins oder eines stockenden Fortschritts. Dieser Filter hilft Ihnen, Engpässe zu erkennen und die Projektdynamik aufrechtzuerhalten.
• Behalten Sie den Überblick über kritische Arbeiten mit „Was als hohe Priorität oder kritisch markiert ist „Aufgaben mit hoher Priorität erfordern Aufmerksamkeit. Mit dieser Option können Sie sicherstellen, dass wichtige Arbeiten die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen, und so das Projekt zum Erfolg führen.
• Überfällige Aufgaben mit der Funktion „Was ist überfällig?“schnell identifizieren und Maßnahmen ergreifen, indem Sie Ressourcen neu zuweisen oder mit Teammitgliedern Kontakt aufnehmen, um sie wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
• Passen Sie Ihren Workflow mit benutzerdefinierten Hervorhebungen anDieFunktion „Benutzerdefinierte Hervorhebung“ ermöglicht es Ihnen, mehrere Bedingungen festzulegen, wie z. B. die Anzeige von Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, als „Überprüfung erforderlich“ markiert sind und innerhalb einer Woche fällig sind. Passen Sie diese Einstellungen an, um eine personalisierte Fokusansicht zu erstellen, die zu Ihrem spezifischen Workflow passt.

Schlussfolgerung

Mit der Highlight-Funktion können Sie Ablenkungen ausschalten und sich auf das Wesentliche konzentrieren, um einen klaren und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten. Egal, ob Sie Ihr Arbeitspensum bewältigen oder ein ganzes Team beaufsichtigen, die Hervorhebungen helfen Ihnen, produktiv und konzentriert zu bleiben.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann schnell zu einem unübersichtlichen Arbeitsbereich führen, so dass es schwierig wird, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Archivierung von Pinnwänden bietet eine einfache Möglichkeit, abgeschlossene oder inaktive Projekte aus dem Blickfeld zu rücken, während sie gleichzeitig für zukünftige Referenzen zugänglich bleiben.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die Archivierung von Tafeln Ihnen helfen kann, den Überblick zu behalten:

Wie man Boards archiviert

1. Verschieben einer Karte ins Archiv

• Klicken Sie auf die drei Punkte auf dem Brett, das Sie archivieren möchten.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Ins Archiv verschieben.

2. Zugriff auf archivierte Boards

• Verwenden Sie das Kontrollkästchen Aus dem Archiv einschließen in Ihrer Startansicht, um archivierte Boards anzuzeigen.
• Sie können jederzeit auf archivierte Tafeln zugreifen, um sie nachzuschlagen oder wiederzuverwenden.

Wann werden Boards archiviert?

• Projekt abschließen: Sobald ein Projekt abgeschlossen ist und nicht mehr aktiv verwaltet werden muss, archivieren Sie das Board, um Ihren Arbeitsbereich zu leeren.
• Inaktive Projekte: Archivieren Sie vorübergehend Tafeln für Projekte, die in der Warteschleife sind oder auf ihre Genehmigung warten.
• Konzentration auf aktive Aufgaben: Die Archivierung sorgt dafür, dass Ihre Startansicht übersichtlich bleibt und nur aktuelle und relevante Aufgaben sichtbar sind.

Warum es funktioniert

• Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsbereich: Konzentrieren Sie sich nur auf aktive Boards und Aufgaben.
• Schneller Zugriff auf frühere Projekte: Bewahren Sie abgeschlossene oder pausierte Tafeln für spätere Referenzzwecke sicher auf.
• Optimierter Arbeitsablauf: Halten Sie Ihre Home-Ansicht ordentlich und organisiert, um Ihre Produktivität zu steigern.

Schlussfolgerung

Die Archivierung von Tafeln ist ein einfaches, aber effektives Mittel, um Ihren Arbeitsbereich zu entrümpeln, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und gleichzeitig Zugriff auf frühere Projekte haben. Egal, ob es sich um abgeschlossene Aufgaben oder pausierte Initiativen handelt, die Archivierung stellt sicher, dass Ihr Arbeitsablauf rationalisiert und organisiert bleibt, ohne dass wertvolle Informationen verloren gehen.