बहुत सारी फ़ाइल वर्ज़न संभालना मुश्किल हो सकता है। आपने शायद “final,” “final-2,” या “final-really-this-time” जैसे नाम वाली फ़ाइलें देखी होंगी, और सोचा होगा कि कौन सी सबसे नई है। प्रोजेक्ट अपडेट करते वक़्त ये बहुत आम परेशानी होती है।
एक बेहतर तरीका इस अंदाज़ेबाज़ी को ख़त्म कर देता है। पुरानी फ़ाइल वर्ज़न को अपने आप ट्रैक और बदलकर, आप यकीन कर सकते हैं कि आपकी टीम हमेशा सबसे नई फ़ाइल पर काम कर रही है, बिना किसी गड़बड़ या कन्फ़्यूज़न के।
यहाँ फ़ाइलों को आसानी से ऑर्गनाइज़ और अपडेट करने का तरीका है, टास्क के हिसाब से और पूरे बोर्ड के हिसाब से:
टास्क कार्ड अटैचमेंट्स
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टास्क कार्ड में ही सारा जादू होता है, जब बात ख़ास टास्क से जुड़ी फ़ाइलों को ऑर्गनाइज़ करने की हो। फ़ाइल अपडेट करने का तरीका ये है:
अपनी फ़ाइल ढूँढ़ें: उस टास्क कार्ड को खोलें जहाँ फ़ाइल अटैच है।
नया वर्ज़न अपलोड करें: मौजूदा फ़ाइल के पास “नया वर्ज़न अपलोड करें” (Upload New Version) वाले आइकॉन पर क्लिक करें। ये पुराने वर्ज़न को नए से अपने आप बदल देगा, इतिहास (history) बचाकर रखेगा। पुराने वर्ज़न को डिलीट करने या फ़ाइल का नाम बदलने की ज़रूरत नहीं है।
फ़ायदे: अपडेट हुई फ़ाइल तुरंत टास्क से जुड़ जाती है, इसलिए आपकी टीम बिना किसी रुकावट के काम करती रहेगी।
टास्क कार्ड से आपकी फ़ाइल अपडेट टास्क से जुड़ी रहती है, और सभी एक ही पेज पर रहते हैं।
बोर्ड अटैचमेंट्स
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बोर्ड अटैचमेंट उन फ़ाइलों के लिए बेहतरीन हैं जो पूरे प्रोजेक्ट को प्रभावित करती हैं, जैसे प्रोजेक्ट चार्टर या शेयर्ड टेम्पलेट्स। यहाँ फ़ाइल अपडेट करना भी उतना ही आसान है:
बोर्ड अटैचमेंट पर जाएँ: बोर्ड मेन्यू में अटैचमेंट (Attachments) आइकॉन पर क्लिक करें।
फ़ाइल अपडेट करें: जिस फ़ाइल को आप बदलना चाहते हैं उसे चुनें और “नया वर्ज़न अपलोड करें” (Upload New Version) बटन पर क्लिक करें। पुराना वर्ज़न अपने आप बदल जाएगा, इसलिए किसी वर्ज़न के बारे में कोई कन्फ़्यूज़न नहीं होगा।
फ़ायदे: आपकी पूरी टीम को सबसे नए वर्ज़न तक तुरंत पहुँच मिल जाती है, चाहे वो कहीं भी काम कर रहे हों।
बोर्ड अटैचमेंट से प्रोजेक्ट की फ़ाइलें ऑर्गनाइज़ और अप-टू-डेट रहती हैं, बिना डुप्लीकेट बनाए।
निष्कर्ष
अच्छी फ़ाइल मैनेजमेंट से प्रोजेक्ट का काम आसान हो जाता है और सब मिलकर काम करने में आसानी होती है। कई फ़ाइल वर्ज़न की उलझन ख़त्म करके, आप अपनी टीम को ऑर्गनाइज़ रख सकते हैं और वो उन कामों पर ध्यान दे सकती हैं जो ज़रूरी हैं।