タスクボードで作業している場合、ボード設定ダイアログの列タブで列を非表示または表示できるようになりました。
この機能を使用するには、タスクボードを表示しているときに右上に表示される歯車ボタンをクリックして、ボード設定ダイアログを開き、COLUMNSタブに切り替えます。
リストの列にカーソルを合わせると、オプションボタン（3つの点）が表示されます：
それをクリックすると、アクションメニューが表示される：
これにより、多数の列を持つボードの管理が容易になる。
列の非表示と表示
アカウント管理：ケリカの新機能
アカウント所有者は、アカウントチームの他のメンバーをアカウント管理者に指定することができるようになりました。 これは、ケリカアカウントの実際の所有者が購買部門のようなユーザーコミュニティ外の人物である場合に役立ちます。
アカウント管理者の管理は、アカウント管理画面からアカウント所有者が行うことができます：
Manage Users “画面に入ったら、アカウントにいるチームメンバーの一人を選択します：
チームメンバーの詳細ダイアログで、TAKE ACTIONをクリックします：
アカウント管理者は、そのアカウントの他のチームメンバーをアカウント管理者に設定することができます。
アカウント管理者はアカウントに対して多くの権限を持っています：
- すべての掲示板にアクセスする。
- どの掲示板にもアクセスできる。
- どのボードでも人々の役割を変更する。
- アカウントに人を追加し、購読を購入する。
- 購読プランの変更
アカウント管理者として誰を追加するか注意してください！
シンプルな期限：期限の設定方法
期限は、プロジェクトをまとめ、期限内にタスクを完了させ、チームが団結するための目に見えない糸です。ひとつのタスクであれ、プロジェクトを達成可能な小さな段階に分割することであれ、明確な締め切りは重要です。
締め切りの設定と管理
効果的な期限管理は、タスクやタスクの一部に期限を設定する能力から始まる。それは次のようなものだ：
- ワークシート提出期限の設定
- 作業中のテーブルを開く。
- カレンダービューを開くには、「特別な日」ボタンをクリックする。
- 有効期限を選択するか、必要に応じて既存の情報を変更します。
プロジェクト計画の中でタスクを固定し、すべての関係者に情報を提供する。
- チェックリストを使って、最も重要なタスクを分割する。
- チェックリスト機能は、大きなタスクを小さく、管理しやすいタスクに分割したいときに使います。
- チェックリストの各項目には期限を設定できるので、詳細レベルでの進捗状況の把握が容易になる。
- タスク全体を見失うことなく、参加者全員の役割を明確にするために、チームメンバーごとに具体的なチェックリスト項目を特定する。
- チェックリスト機能は、大きなタスクを小さく、管理しやすいタスクに分割したいときに使います。
納期管理のベストプラクティス
- 正確に：混乱を避けるため、曖昧な用語を避け、正確な日付を設定する。
- 現実的な優先順位を設定する：仕事の複雑さに見合った期限を設定することで、仕事量のバランスをとる。
- 定期的な見直し：プロジェクトのスコープが進展するにつれて期限を更新し、期待を現実的なものに保つ。
結論
タスク全体であれ、個々のチェックリスト項目であれ、タスク管理にバッチ日を組み込むことで、チームは整理され、集中し、生産性を維持することができます。期限を慎重に設定・管理することで、チームのニーズに適応したワークフローを構築し、取りこぼしをなくすことができます。
タスクの分類：タグを使って整理整頓
プロジェクトのさまざまなステージで複数のタスクをこなすには、整理整頓が欠かせません。タグはワークフローに構造をもたらし、タスクを素早く特定、分類、優先順位付けするのに役立つ強力なツールです。
デザインモックアップ、バックエンド開発、テスト段階のいずれを管理する場合でも、タグがあれば最も重要なことに集中しやすくなります。
タグを使ってプロジェクト管理を効率化する方法をご紹介します：
タスクカードのタグの仕組み
タグは視覚的な目印のようなもので、タスクのカテゴリーやステータスを即座に知ることができます。個々のタスクカードにタグを適用する方法を説明します：
- タスクカードを開く：分類したいタスクカードを選択します。
- タグを設定します： カード詳細のタグセクションをクリックします。ここから、既存のタグから選択するか、新しいタグを作成することができます。
- 視覚的な手がかり：タグが適用されると、タスクカードの上部に表示され、カテゴリーや優先度が一目でわかる。
プロのアドバイスバックエンド “は緑、”デザイン “は青といったように、タグの色分けを統一することで、カテゴリー間の区別がつきやすくなります。
カスタムタグの作成方法
カスタムタグを使用すると、チームのニーズに合わせて分類することができます。タグの作成方法は以下の通りです：
- タグ設定にアクセスする：ボードの設定タブに移動し、タグを選択します。
- 新しいタグを追加する： 新しいタグを追加]オプションをクリックします。タグには、”緊急”、”モックアップ”、”保留中 “など、目的を反映した名前を付けましょう。
- 色を選ぶ：タグを視覚的に際立たせる色を選びましょう。
- 保存して適用する：タグを保存すると、ボード全体で使用できるようになります。
プロのヒントタグ名は短く、直感的なものにしましょう。こうすることで、チーム全員がタグを簡単に理解し、効果的に使うことができます。
タグを使うメリット
- 簡単なタスク分類：タグによって関連するタスクをグループ化し、フィルタリングして見つけやすくします。
- フォーカスの強化：早急な対応が必要なタスクや特定のカテゴリーに属するタスクをハイライト表示します。
- チームの明確化：チーム全員が一目でタスクの目的を理解できるようにする。
まとめ
タグは単なるラベルではなく、タスク管理を簡素化し、強化する方法です。タグを効果的に使うことで、タスクを簡単に分類し、優先順位をつけ、集中させることができます。
ワークフローの整理：効率を最大化するカラムの設定
プロジェクトの効率的な管理は、ワークフローをきちんと整理することから始まります。タスクを明確に定義された段階に分けることで、あなたとチームの連携と生産性を維持することができます。構造化されたワークフローは、進捗状況の把握、ボトルネックの特定、タスクの優先順位付けを容易にします。
タスクボードのカラムをどのように設定すれば効率が最大になるのか、ボードの例を見ながら考えてみよう。
タスク管理でカラムが重要な理由
カラムはワークフローのバックボーンです。各列はプロジェクトのステージを表し、開始から終了までのタスクの流れを視覚化するのに役立ちます。重要なのは、カラムをプロジェクトの性質やチームの働き方に沿ったものにすることです。
ワークフロー列の設定手順
1.ワークフローの段階を定義する
ワークフロー・ステージを定義しながら、タスクの自然な進行を考える。
例えば、こうだ：
- プロジェクト戦略： 要件定義や目標設定などの初期計画段階。
- プロジェクトデザイン：ロゴデザインやレイアウト作成など、視覚的・構造的なプランニングに関する業務。
- プロジェクト開発： コーディングや機能性の作成などの実行フェーズ。
- テスト： ローンチする前に、すべてが期待通りに動作することを確認する。
- 完了：完全に完了したタスクを送信する最終段階。
2.段階を列に変換する
ワークフローのステージが決まったら、それをタスクボードのカラムにします。まずは大まかなカテゴリーから始め、チームのニーズを理解するにつれてカテゴリーを絞り込んでいきましょう。
例えば、こうだ：
- To Do”、”In Progress”、”Completed “といった、基本的な流れを確立するために必要不可欠な列から始めることができる。
- プロジェクト戦略”、”プロジェクト設計”、”プロジェクト開発”、” テスト “など、ワークフローのステージに沿ったより具体的なカラムに徐々に広げていく。
このアプローチにより、カラムは直感的で、適応性があり、タスクの自然な進行に合わせて調整されます。
3.専門的なニーズにはコラムを使おう
ワークフローに付加価値を与えるカラムの作成を検討する：
- バックログ：予定されているが、まだメインのワークフローに入る準備ができていないタスクのためのスペース。これは、アクティブなカラムをすっきりと集中させながら、チームがより多くの仕事を引き受ける準備ができたときに、タスクの優先順位を決めるのに役立つ。
- リソースタスクをサポートするリンク、ドキュメント、その他の資料を保存する欄です。これにより、個々のタスクカードが散らかることなく、チームが必要なものすべてに簡単にアクセスできるようになります。
4.シンプルで直感的であることを忘れない
- ボードの列を増やしすぎないようにしましょう。チームが簡単にワークフローに従うことができるように、明快さとシンプルさを目指しましょう。
結論
整理されたワークフローは、熟考されたカラムの設定から始まります。プロジェクトの自然な段階を反映するように列を調整し、補助的な列を含めることで、チームの効率を向上させ、プロセスを明確に保つことができます。今すぐワークフローの整理を始め、そのメリットを実感してください！
タスクの自動ナンバリングで整理整頓
タスクの整理整頓は、特に大量のアイテムを管理する場合、スムーズなワークフローに欠かせません。タスクにナンバリングすることで、わかりやすくなり、特定のタスクの参照も効率的になります。しかし、手作業でナンバリングするのは時間がかかり、ミスも起こりがちです。時間がかかり、ミスも起こりがちです。
そこで、オートナンバリングの出番です。この機能により、各タスクカードは作成と同時に自動的にユニークな番号が割り当てられ、すべてのタスクが一目で識別できるようになります。
自動ナンバリングの仕組みと、プロジェクトを効率化するために自動ナンバリングを有効にする方法について説明しよう。
オートナンバーとは？
オートナンバリングは、ボード上の各新しいタスクカードに連番を割り当てます。この番号付けは、ボードに固有であり、チームが混乱することなく、ディスカッション、レポート、または更新でタスクをすばやく参照するのに役立ちます。
オートナンバーを有効にする方法
- ボードの設定にアクセスします：ボードの右上にある歯車のアイコンをクリックして、設定メニューを開きます。
- オプションを有効にします： 設定]タブで、[タスクの自動ナンバリング]オプションを切り替えて有効にします。
- 実際に見てみましょう：今後、ボード上で作成された新しいタスクカードには、タイトルエリアに自動的にユニークな番号が表示されます。
オートナンバーが重要な理由
- クイックタスクリファレンス：会議中やチームメイトとの共同作業中に、数字を使って特定のタスクを簡単に参照できます。
- 明確なコミュニケーション：タスクを詳細に説明する代わりに、割り当てられた番号で参照するだけで、より迅速なコミュニケーションが可能になる。
- 効率的な整理：タスクのナンバリングは、ボードに構造を追加し、追跡と管理を容易にします。
実生活への応用
- プロジェクト報告：更新やドキュメンテーションのタスク番号を素早くリストアップし、わかりやすくします。
- チームでの話し合いチームミーティングでは、混乱を避けるため、タスクを番号で呼ぶ。
- 進捗管理：どの番号のタスクが完了したか、またはまだ進行中かを簡単に識別できます。
結論
自動ナンバリングはタスク管理にシンプルさと秩序をもたらし、タスク識別子を手動で追跡する手間を省きます。複雑なプロジェクトでも小規模なワークフローでも、この機能ですべてのタスクが簡単に認識でき、追跡可能になります。
新規ユーザーを対象に14日間の無料トライアルを実施します。
私たちは長い間、新規ユーザー向けに30日間の無料トライアル期間を設けてきましたが、ケリカが自分の求めているものなのか、そうでないのかを判断するのに4週間という長い期間は必要ないと考えてきました。
実際、トライアル期間には、トライアル終了のお知らせが届くまで、無料トライアル中であることを忘れてしまうという欠点がある！
より現実的な、そして業界標準のアプローチは、14日間の無料トライアルを提供することです。これにより、Kerikaがリモートチームにとってより多くの仕事をこなすための最良の方法であるかどうかを判断するのに十分な時間が得られるはずです！
タスクの上限を設定する：WIP（仕掛品）の説明
どのようなプロジェクトでも、タスクを管理する際にボトルネックがあると進捗が遅くなり、どこに最も注意が必要かを特定するのが難しくなります。そこで、仕掛品（WIP）リミットの出番となる。
WIPリミットは、常に進行中のタスク数に明確な制限を設定することで、作業量を効果的に管理し、プロジェクト全体のスムーズなタスクフローを実現します。
WIPリミットの仕組みと、WIPリミットがチームの効率を向上させる方法について説明しよう。
WIPリミットとは何か？
WIPリミットは、ボード上の特定の列に許されるタスク数の上限を設定します。例えば、”In Progress”（進行中）というタイトルの列がある場合、タスクの上限を5個に設定することで、チームに負荷がかかりすぎたり、集中力が途切れたりするのを防ぐことができます。
この方法はリーンプロジェクトマネジメントのプラクティスに合致しており、チームがキャパシティのバランスをとり、不必要な遅延を避けるのに役立つ。
WIPリミットの設定方法
- ボード設定を開きます：ボードの右上にある歯車アイコンをクリックして、ボード設定にアクセスします。
- WIPリミットを有効にする： 設定]タブで、[仕掛品（WIP）制限]オプションを切り替えて有効にします。
- 列ごとに制限を設定する： 列]タブに移動し、チームの作業量に基づいて各列に特定のWIP制限を割り当てます。
WIPリミットが機能する理由
- 過負荷を防ぐ：タスクを制限することで、チームは新しいタスクを始める前に、すでに進行中のタスクに集中できる。
- ボトルネックの特定：あるカラムがWIPリミットに達すると、タスクを追加する前に注意を払う必要があることを知らせる。
- タスクフローの改善：WIP Limitsは、プロセスのどの段階にも負担をかけることなく、パイプラインを通じてタスクを移動させ、チームの効率的な作業を支援します。
実世界でのメリット
- バランスのとれたワークロード：タスクが山積みになるストレスを感じることなく、チームは集中力と生産性を維持できます。
- コラボレーションの向上：明確な制限を設けることで、チームが共同でタスクを完了させてから新しいタスクを開始するように促す。
- より良いタスクの優先順位付け：ワークフローを円滑に進めるため、優先順位の高いタスクに自然にフォーカスが移ります。
結論
ワークインプログレス・リミットは、タスク管理に構造と明快さをもたらし、ボトルネックの特定と安定したワークフローの維持を容易にします。
プライバシー設定の説明：あなたの掲示板にアクセスできる人を決める
プロジェクトボードへのアクセスを管理することは、仕事を整理して安全に保つための重要な要素です。プライベートなチームプロジェクトであれ、より広いコラボレーションであれ、プライバシー設定によって、あなたのボードを誰が見たり使ったりできるかをコントロールできます。
仕組みはこうだ：
プライバシーオプション：
- チーム内の人のみ:この設定は、ボードに明示的に追加された人だけが、ボードを見たり、対話できるようにします。機密性の高い社内ワークフローや制限のあるクライアントプロジェクトなど、機密性が重要なプロジェクトに最適です。
- Everyone in Account Team:全世界に公開せずに、もう少し見やすくしたいですか？この設定では、アカウントチーム内のすべてのメンバーがボードを見ることができます。チーム全体の透明性が役立つが、コントロールが重要な内部プロジェクトに最適です。
- リンクをお持ちの方:最大限のアクセシビリティをご希望ですか？このオプションは、Kerikaのアカウントを持っていなくても、ボードのリンクがあれば誰でも閲覧することができます。ただし、チームメンバーまたは管理者として明示的に追加されない限り、ボードを見ることはできますが、変更を加えることはできません。
知っておくべきこと
- パブリックボードとファイルの可視性:ボードを “リンクを持つ誰でも “に設定すると、ボードに添付されたすべてのファイルがパブリックにアクセス可能になります。Google Driveのような統合を使用している場合、これらのドキュメントもリンクを持つ人に公開されることを意味します。
- アカウント固有の制限:有料のGoogle Workspaceアカウントを使用している場合、Googleのポリシーにより、ボードを “リンクを持つ誰でも “に設定することができない場合があります。これにより、組織のセキュリティプロトコルに準拠することができます。
プライバシー設定の調整方法：
- ボードを開き、「設定」に進む。
- プライバシー」セクションで、ニーズに合ったアクセスレベルを選択します。
- 変更を保存すれば完了です！
結論
プライバシー設定により、誰があなたのボードを閲覧し、やり取りできるかを柔軟に管理できるため、安全でシームレスなコラボレーションを実現できます。少人数のチームで共有する場合でも、一般公開する場合でも、完全にコントロールすることができます。
チームメイトへのタスク割り当てが簡単に
タスクを明確かつ効率的に割り当てることは、効果的なチームワークの要です。しかし、すべてのツールで複数の人にタスクを割り当てることが簡単にできるわけではありません。現実問題として、多くのタスクは複数人の協力がないとうまくいかないことが多い。
一部のツールでは、タスクを一人にしか割り当てられないため、チームは責任の所在を把握するのに奔走することになります。しかし、複数のチームメンバーにタスクを簡単に割り当てることで、全員が同期し、コラボレーションが自然に行われるようにする方法があります。
ここでは、タスク割り当ての仕組みと、チェックリストを使って大きなタスクを小さく、管理しやすい断片に分割する方法を紹介する：
チームメイトに仕事を割り当てる
このように、1人または複数のチームメイトにタスクを割り当てることができるので、チームベースの責任に最適です：
- タスクを開きます：割り当てたいタスクをクリックする。
- チームメンバーを選択します： このタスクを割り当てる]オプションを使用して、1人または複数のチームメイトを選択します。
- 割り当てを適用します：タスクが割り当てられた全員のダッシュボードに表示され、明確性と説明責任が確保されます。
なぜうまくいくのか：
- 複数のチームメンバーからの入力が必要な共同作業に最適です。
- 全員に情報を提供し、各自の責任を明確にする。
チェックリストを使ってサブタスクを割り当てる
大きなタスクを小さなステップに分割する必要がある場合、チェックリストを使えば、サブタスクを特定のチームメンバーに割り当てることができ、細部まで確実に処理できる：
- タスクにチェックリストを追加する：タスクを開いて、チェックリスト・タブに移動する。
- 分解する：各サブタスクをチェックリスト項目として追加する。
- サブタスクを割り当てる：個々のチェックリスト項目を1人または複数のチームメンバーに割り当て、すべてのステップに明確なオーナーがいるようにする。
なぜうまくいくのか：
- 実行可能な小さなステップに整理することで、大きなタスクを単純化する。
- タスクのあらゆるレベルで説明責任を果たす。
まとめ
効率的なタスクの割り振りは、チーム内のコラボレーションを促進し、アカウンタビリティを確保する鍵です。複数のチームメイトにタスクを割り当てたり、チェックリストを使ってタスクを小さなサブタスクに分割したりすることで、ワークフローを明確にし、効率化することができます。これらの機能により、チームは整理された状態を維持し、責任を調整し、目標達成に向けてシームレスに協力し合うことができます。