프로젝트의 여러 단계에 걸쳐 여러 작업을 처리할 때는 체계적으로 정리하는 것이 필수적입니다. 태그는 워크플로우에 구조를 부여하여 작업을 빠르게 식별하고, 분류하고, 우선순위를 정할 수 있도록 도와주는 강력한 도구입니다.

디자인 목업, 백엔드 개발, 테스트 단계 등 어떤 작업을 관리하든 태그를 사용하면 가장 중요한 작업에 더 쉽게 집중할 수 있습니다.

태그를 사용하여 프로젝트 관리를 간소화하는 방법은 다음과 같습니다:

작업 카드에서 태그가 작동하는 방식

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태그는 시각적 마커처럼 작동하여 작업의 카테고리나 상태에 대한 즉각적인 인사이트를 제공합니다. 개별 작업 카드에 태그를 적용하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 작업 카드를 엽니다: 분류하려는 작업 카드를 선택합니다.
2. 태그 설정: 카드 세부 정보에서 태그 섹션을 클릭합니다. 여기에서 기존 태그 중에서 선택하거나 새 태그를 만들 수 있습니다.
3. 시각적 단서: 태그가 적용되면 작업 카드 상단에 태그가 표시되어 카테고리나 우선순위를 한눈에 파악할 수 있습니다.

전문가 팁: 태그에 일관된 색상 코딩을 사용하여 “백엔드” 작업은 녹색, “디자인”은 파란색과 같이 카테고리를 쉽게 구분할 수 있도록 하세요.

사용자 지정 태그를 만드는 방법

사용자 지정 태그를 사용하면 팀의 필요에 맞게 분류를 조정할 수 있습니다. 태그를 만드는 방법은 다음과 같습니다:

1. 태그 설정에 액세스합니다: 게시판의 설정 탭으로 이동하여 태그를 선택합니다.
2. 새 태그 추가하기: 새 태그 추가: + 새 태그 추가 옵션을 클릭합니다. 태그에 “긴급”, “목업” 또는 “보류 중”과 같이 태그의 목적을 반영하는 이름을 지정합니다.
3. 색상 선택: 태그를 시각적으로 구분할 수 있는 색상을 선택합니다.
4. 저장하고 적용합니다: 태그를 저장하면 전반적으로 사용할 수 있습니다.

전문가 팁: 태그 이름은 짧고 직관적으로 만드세요. 이렇게 하면 팀원 모두가 쉽게 이해하고 효과적으로 사용할 수 있습니다.

태그 사용의 이점

• 손쉬운 작업 분류: 태그를 사용하면 관련 작업을 그룹화하여 필터링하고 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 집중력 향상: 즉각적인 주의가 필요하거나 특정 카테고리에 속하는 작업을 강조 표시합니다.
• 팀 명확성: 팀원 모두가 작업의 목적을 한눈에 파악할 수 있도록 하세요.

마무리

태그는 단순한 라벨이 아니라 작업 관리를 간소화하고 향상시키는 방법입니다. 태그를 효과적으로 사용하면 작업을 쉽게 분류하고, 우선순위를 정하고, 집중할 수 있어 팀의 일관성과 생산성을 유지할 수 있습니다.

효율적인 프로젝트 관리는 잘 정리된 워크플로우에서 시작됩니다. 작업을 명확하게 정의된 단계로 나누면 팀원들이 서로 협력하고 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 체계적인 워크플로를 사용하면 진행 상황을 쉽게 추적하고, 병목 현상을 파악하고, 작업의 우선순위를 효과적으로 정할 수 있습니다.

제공된 예제 보드를 사용하여 작업 보드에서 열을 설정하여 효율성을 극대화하는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.

작업 관리에서 열이 중요한 이유

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열은 워크플로우의 중추입니다. 각 열은 프로젝트의 단계를 나타내며, 작업의 시작부터 끝까지 흐름을 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 중요한 것은 열이 프로젝트의 성격과 팀의 작업 방식에 맞게 정렬되는지 확인하는 것입니다.

워크플로 열을 설정하는 단계

1. 워크플로 단계 정의

워크플로 단계를 정의하는 동안 작업의 자연스러운 진행을 생각하세요.

예를 들어

1. 프로젝트 전략: 요구 사항을 정의하거나 목표를 설정하는 등 초기 계획 단계에 사용합니다.
2. 프로젝트 디자인: 로고 디자인이나 레이아웃 제작과 같은 시각적 및 구조적 계획과 관련된 작업입니다.
3. 프로젝트 개발: 코딩 또는 기능 생성과 같은 실행 단계에 사용됩니다.
4. 테스트: 테스트: 출시 전에 모든 것이 예상대로 작동하는지 확인하기 위한 것입니다.
5. 완료됨: 완료: 완전히 완료된 작업을 전송하는 마지막 단계입니다.

2. 스테이지를 열로 변환

워크플로 단계가 정의되면 이를 작업 보드의 열로 전환하세요. 광범위한 카테고리로 시작하여 팀의 요구 사항을 더 잘 이해하면서 카테고리를 세분화하세요.

예를 들어

• ‘할 일’, ‘진행 중 ‘, ‘완료’ 와 같은 필수 열로 시작하여 기본 흐름을 설정할 수 있습니다.
• ‘프로젝트 전략’, ‘프로젝트 디자인’, ‘프로젝트 개발’, ‘테스트’ 등 워크플로 단계에 맞춰 점차적으로 더 구체적인 열로 확장해 나가세요.

이 접근 방식은 열이 직관적이고 적응력이 뛰어나며 작업의 자연스러운 진행에 맞게 조정되도록 보장합니다.

3. 특수한 요구 사항에 열 사용

워크플로에 가치를 더하는 열을 만드는 것을 고려해 보세요:

• 백로그: 백로그: 계획되어 있지만 아직 메인 워크플로에 들어갈 준비가 되지 않은 작업을 위한 공간입니다. 이렇게 하면 팀이 더 많은 작업을 수행할 준비가 되었을 때 작업의 우선순위를 정하고 활성 열을 깔끔하게 유지하면서 집중할 수 있습니다.
• 리소스: 링크, 문서 또는 작업을 지원하는 기타 자료를 저장하는 열입니다. 이렇게 하면 팀원들이 개별 작업 카드를 어지럽히지 않고 필요한 모든 것에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

4. 단순하고 직관적으로 유지하는 것을 잊지 마세요.

• 너무 많은 열로 보드에 과부하가 걸리지 않도록 하세요. 팀이 워크플로우를 쉽게 따라갈 수 있도록 명확성과 단순성을 목표로 하세요.

결론

체계적인 워크플로는 사려 깊은 열 설정에서 시작됩니다. 프로젝트의 자연스러운 단계를 반영하도록 열을 조정하고 지원 열을 포함하면 팀 효율성을 개선하고 프로세스를 명확하게 유지할 수 있습니다. 지금 바로 워크플로우 정리를 시작하고 그 혜택을 경험해 보세요!

특히 많은 수의 항목을 관리할 때 원활한 워크플로우를 위해서는 작업 정리가 필수적입니다. 작업에 번호를 매기면 명확성을 제공하고 특정 작업을 더 효율적으로 참조할 수 있습니다. 하지만 수동으로 작업에 번호를 매기시나요? 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.

바로 이 부분에서 자동 번호 지정 기능이 유용합니다. 이 기능 덕분에 각 작업 시트는 생성되는 즉시 자동으로 고유 번호가 부여되어 각 작업을 한눈에 식별할 수 있습니다.

자동 번호 매기기의 작동 방식과 이를 활성화하여 프로젝트를 간소화하는 방법을 살펴보세요.

자동 다이얼링이란 무엇인가요?

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자동 번호 매기기는 보드의 새 작업 카드마다 순차 번호를 할당합니다. 이 번호는 보드에 고유한 것으로, 팀원들이 토론, 보고서 또는 업데이트에서 혼동 없이 작업을 빠르게 참조할 수 있도록 해줍니다.

자동 다이얼링 활성화 방법

1. 패널 설정에액세스: 패널 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 설정 메뉴를 엽니다.
2. 옵션 활성화: 설정 탭에서 자동 작업 번호 지정 옵션을 체크하여 활성화합니다.
3. 이제부터 보드에 새로 생성되는 각 작업 카드에는 제목 영역에 고유 번호가 자동으로표시됩니다.

자동 번호 매기기의 중요성

• 빠른 작업 참조: 회의 중이나 팀원들과 함께 작업할 때 숫자를 사용하면 특정 작업을 쉽게 참조할 수 있습니다.
• 명확한 커뮤니케이션: 작업을 자세히 설명하는 대신 작업에 할당된 번호로 간단히 참조하면 더 빠르게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
• 효율적인 정리: 작업 번호 매기기는 표에 구조를 한 층 더 추가하여 모니터링과 관리가 더욱 쉬워집니다.

실제 애플리케이션

• 프로젝트 보고서: 업데이트나 문서에 작업 번호를 빠르게 나열하여 명확성을 높입니다.
• 팀 토론: 팀 회의에서는 혼동을 피하기 위해 작업 번호로 작업을 참조하세요.
• 진행 상황 추적: 완료되었거나 진행 중인 번호가 매겨진 작업을 쉽게 식별할 수 있습니다.

결론

자동 번호 지정 기능은 작업 관리에 단순함과 질서를 부여해 작업 식별자를 수동으로 추적하는 데 따르는 어려움을 없애줍니다. 복잡한 프로젝트를 관리하든 소규모 워크플로우를 관리하든, 이 기능을 사용하면 모든 작업을 쉽게 인식하고 추적할 수 있습니다.

프로젝트에서 작업을 관리할 때 병목 현상으로 인해 진행 속도가 느려지고 가장 주의가 필요한 부분을 파악하기 어려워질 수 있습니다. 바로 이때 WIP(작업 진행 중) 제한이 유용합니다.

WIP 제한은 한 번에 진행할 수 있는 작업 수에 대한 명확한 제한을 설정하여 작업량을 효과적으로 관리하고 프로젝트 전반에서 원활한 작업 흐름을 보장합니다.

WIP 제한의 작동 방식과 이를 통해 팀의 효율성을 향상시킬 수 있는 방법을 자세히 알아보세요.

WIP 한도란 무엇인가요?

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WIP 제한은 보드의 특정 열에 허용되는 작업 수에 제한을 설정합니다. 예를 들어, 열의 제목이 “진행 중”인 경우, 5개의 작업으로 제한을 설정하여 팀이 과부하가 걸리거나 집중력을 잃지 않도록 방지할 수 있습니다.

이 방법은 린 프로젝트 관리 관행에 부합하며, 팀의 역량 균형을 맞추고 불필요한 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다.

WIP 한도 설정 방법

1. 보드 설정을 엽니다: 보드의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 보드 설정에 액세스합니다.
2. WIP 제한을 활성화합니다: 설정 탭에서 ‘진행 중인 작업(WIP) 제한’ 옵션을 토글하여 활성화합니다.
3. 열별 제한을 설정합니다: 열 탭으로 이동하여 팀의 업무량에 따라 각 열에 특정 WIP 제한을 할당합니다.

WIP 제한이 작동하는 이유

1. 과부하 방지: 작업을 제한하면 팀이 새로운 작업을 시작하기 전에 이미 진행 중인 작업에 집중할 수 있습니다.
2. 병목현상 파악: 열이 WIP 한도에 도달하면 작업을 더 추가하기 전에 주의가 필요하다는 신호입니다.
3. 작업 흐름 개선: WIP 제한은 팀이 효율적으로 작업할 수 있도록 도와주며, 프로세스의 어떤 단계에도 부담을 주지 않고 작업을 파이프라인을 통해 이동시킵니다.

실제 혜택

• 균형 잡힌 워크로드: 팀원들은 업무가 너무 많이 쌓여도 스트레스를 받지 않고 집중력과 생산성을 유지할 수 있습니다.
• 향상된 협업: 명확한 제한을 두어 팀이 새 작업을 시작하기 전에 공동으로 작업을 완료하도록 장려합니다.
• 더 나은 작업 우선순위 지정: 우선순위가 높은 작업으로 자연스럽게 집중력이 이동하여 워크플로우를 원활하게 진행할 수 있습니다.

결론

진행 중인 작업 제한은 작업 관리에 구조와 명확성을 부여하여 병목 현상을 쉽게 파악하고 안정적인 워크플로우를 유지할 수 있도록 도와줍니다.

프로젝트 보드에 대한 액세스 권한 관리는 작업을 체계적이고 안전하게 유지하는 데 있어 핵심적인 부분입니다. 비공개 팀 프로젝트에서 작업하든, 더 넓은 범위의 공동 작업을 위한 프로젝트에서 작업하든, 개인정보 설정을 통해 누가 보드를 보고 사용할 수 있는지 제어할 수 있습니다.

작동 방식은 다음과 같습니다:

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개인정보 보호 옵션:

• 팀의 사람들만:이 설정은 명시적으로 보드에 추가된 사람들만 보드를 보거나 상호 작용할 수 있도록 합니다. 민감한 내부 워크플로 또는 제한된 고객 프로젝트와 같이 기밀 유지가 중요한 프로젝트에 적합합니다.
• 계정 팀의 모든 사람:전 세계에 공개하지 않고 더 많은 가시성을 확보하고 싶으신가요? 이 설정을 사용하면 계정 팀 내의 모든 팀원이 게시판을 볼 수 있습니다. 팀 전체의 투명성이 도움이 되지만 통제는 여전히 중요한 내부 프로젝트에 이상적입니다.
• 링크가 있는 모든 사람:접근성을 극대화하고 싶으신가요? 이 옵션을 선택하면 Kerika 계정이 없더라도 보드의 링크가 있는 사람은 누구나 게시판을 볼 수 있습니다. 하지만 보드를 볼 수는 있지만 팀원이나 관리자로 명시적으로 추가되지 않는 한 변경할 수 없다는 점에 유의하세요.

알아야 할 주요 사항:

• 공개 게시판 및 파일 공개:게시판을 ‘링크가 있는 모든 사람’으로 설정하면 게시판에 첨부된 모든 파일에 공개적으로 액세스할 수 있게 됩니다. Google 드라이브와 같은 연동 기능을 사용하는 경우 해당 문서도 링크가 있는 모든 사람에게 공개됩니다.
• 계정별 제한 사항:유료 Google Workspace 계정을 사용하는 경우 Google 정책에 따라 게시판을 “링크가 있는 모든 사람”으로 설정하지 못할 수 있습니다. 이렇게 하면 조직의 보안 프로토콜을 준수할 수 있습니다.

개인정보 보호 설정을 조정하는 방법:

1. 게시판을 열고 설정으로 이동합니다.
2. 개인정보 섹션에서 필요에 맞는 액세스 수준을 선택합니다.
3. 변경 사항을 저장하면 바로 사용할 수 있습니다!

결론
개인정보 설정을 통해 보드를 보고 상호 작용할 수 있는 사용자를 유연하게 관리할 수 있어 안전하고 원활한 협업이 가능합니다. 소규모 팀과 공유하든, 모든 사람이 볼 수 있도록 보드를 열든, 모든 권한을 관리할 수 있습니다.

작업을 명확하고 효율적으로 할당하는 것은 효과적인 팀워크의 초석입니다. 하지만 모든 도구가 한 명 이상의 사람에게 작업을 쉽게 할당할 수 있는 것은 아닙니다. 그리고 많은 작업이 제대로 수행되기 위해서는 여러 사람의 협업이 필요한 경우가 많습니다.

일부 도구는 한 사람에게만 작업을 할당할 수 있기 때문에 팀원들이 책임 소재를 파악하느라 정신이 없을 수 있습니다. 하지만 여러 팀원에게 손쉽게 작업을 할당하여 모두가 동기화 상태를 유지하고 자연스럽게 협업이 이루어지도록 하는 방법이 있습니다.

작업 할당 방식과 체크리스트를 사용하여 큰 작업을 관리하기 쉬운 작은 작업으로 나누는 방법은 다음과 같습니다:

팀원에게 작업 할당하기

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이렇게 하면 한 명 이상의 팀원에게 작업을 할당할 수 있으므로 팀 단위의 책임 업무에 적합합니다:

1. 작업을 엽니다: 할당하려는 작업을 클릭합니다.
2. 팀원을 선택합니다: 이 작업 할당 옵션을 사용하여 한 명 이상의 팀원을 선택합니다.
3. 과제를 적용합니다: 이제 과제가 할당된 모든 사람의 대시보드에 표시되어 명확성과 책임성을 확보할 수 있습니다.

작동하는 이유:

• 여러 팀원의 의견이 필요한 공동 작업에 적합합니다.
• 모든 사람에게 정보를 제공하고 각자의 책임에 맞게 조정합니다.

체크리스트를 사용하여 하위 작업 할당하기

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더 작은 단계로 나누어야 하는 큰 작업의 경우, 체크리스트를 사용하여 특정 팀원에게 하위 작업을 할당하여 모든 세부 사항을 처리할 수 있습니다:

1. 작업에 체크리스트를 추가합니다: 작업을 열고 체크리스트 탭으로 이동합니다.
2. 세분화: 각 하위 작업을 체크리스트 항목으로 추가합니다.
3. 하위 작업 할당하기: 개별 체크리스트 항목을 한 명 이상의 팀원에게 할당하여 모든 단계에 명확한 소유자가 있는지 확인하세요.

작동하는 이유:

• 큰 작업을 실행 가능한 작은 단계로 정리하여 단순화합니다.
• 업무의 모든 수준에서 책임감을 보장합니다.

마무리

효율적인 업무 배정은 팀 내 협업을 촉진하고 책임감을 확보하는 데 있어 핵심입니다. 여러 팀원에게 작업을 할당하거나 체크리스트를 사용하여 작업을 더 작은 하위 작업으로 나누면 명확성을 확보하고 워크플로를 간소화할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 팀은 조직을 체계적으로 유지하고, 책임을 조정하고, 원활하게 협력하여 목표를 달성할 수 있습니다.