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성공적인 감사 프로그램 운영: 단계별 안내서

성공적인 감사 프로그램을 위해서는 치밀한 계획, 세부 사항에 대한 관심, 협력에 대한 집중이 필요하다. 범위와 목적의 정의부터 데이터 분석, 개선 실행에 이르기까지 필수적인 단계가 효과적인 감사의 골격을 이룬다. 이러한 단계는 컴플라이언스를 유지하고, 위험을 식별하고, 조직의 목표에 따라 프로세스를 개선할 수 있도록 보장한다.

하지만 성공으로 가는 길에 어려움이 없는 것은 아니다. 모호한 목표, 불충분한 커뮤니케이션, 무질서한 워크플로우와 같은 흔한 함정은 아무리 좋은 의도를 가진 검토 프로그램도 좌절시킬 수 있다. 이러한 문제는 세부 사항을 소홀히 하거나, 기한을 지키지 못하거나, 유용한 정보를 놓치는 결과를 초래할 수 있다.

다행히도, 적절한 도구와 전략이 있다면 이러한 도전에 정면으로 맞설 수 있다. 이 가이드는 효과적인 감사 프로그램을 운영하기 위한 단계별 프레임워크를 제공한다.

이 과정을 설명하기 위해 잘 짜여진 워크플로우의 실제 사례와 공동 작업을 간소화하고, 작업을 정리하고, 리비전을 관리하는 데 도움이 되는 도구를 공유해 드리겠습니다. 지금 바로 시작하겠습니다!

Kerika의 구조화된 시각적 워크플로우로 성공적인 감사 프로그램을 운영하세요. 이 사례는 컴플라이언스를 보장하고, 위험을 식별하고, 프로세스를 개선하기 위해 각 단계(시작, 현장 조사, 분석, 보고, 최종 검토)를 관리하는 방법을 보여 줍니다. Kerika를 사용해보고 더 나은 조직과 협업으로 감사 프로세스를 최적화하고 최적화할 수 있습니다.

감사 프로그램 패널을 확인하려면 여기를 클릭하세요.

성공적인 감사 프로그램을 위한 필수 단계

성공적인 감사 프로그램은 우연히 만들어지는 것이 아니라 전략적 계획, 면밀한 실행 및 지속적인 평가를 기반으로 한다. 여기서는 중요한 단계를 안내하는 상세한 로드맵을 소개하고자 한다:

1. 범위와 목적을 명확히 한다

먼저 감사의 목적을 개괄적으로 설명하는 것으로 시작합시다. 무엇을 달성하고자 하는가? 법규 준수, 프로세스 비효율성 파악, 재무 정확성 검증 등 목적을 명확히 하면 전체 프로그램의 방향이 정해집니다. 감사할 부서, 프로세스, 시스템을 식별합니다.

성공 지표를 정의하고 핵심성과지표(KPI)를 설정한다. Audiboard.com의 주목할 만한 주요 지표는 여기에서 확인할 수 있다. 이해관계자에게 목적을 전달하고 기대에 부합하도록 한다.

주목해 달라:

  • 목적이 불분명하면 시간 낭비나 불완전한 결과, 혹은 무의미한 결과를 초래할 수 있다.
  • 명확한 성공 지표와 KPI가 부족하다.

2. 적절한 팀 구성

정확하고 실용적인 결과를 얻기 위해서는 유능하고 협력적인 감사 팀이 필수적입니다. 역할과 책임을 할당하고 각 구성원이 각자의 업무에 필요한 기술을 갖출 수 있도록 한다. 감사팀 구성원의 주요 책임에 대한 자세한 내용은 Validworth의 기사에서 확인할 수 있다. 감사의 복잡성에 따라 내부 직원과 외부 전문가를 모두 참여시킨다. 감사 절차, 도구 및 보고 기준에 대한 교육을 제공한다.

주목해 달라:

  • 업무 위임이 제대로 이루어지지 않고 역할이 불분명하면 혼란과 납기 지연, 노력의 중복으로 이어질 수 있다.
  • 팀원들의 훈련이 부족하거나 능력이 부족하다.

3. 종합계획 수립

효과적인 계획은 전체 감사 프로세스의 템플릿이 된다. 감사를 계획, 실행, 분석, 보고 등의 단계로 나눈다. 각 단계에 현실적인 시간 프레임을 설정하고 기한을 달성할 수 있는지 확인한다. 잠재적 위험과 과제를 식별하고 이를 해결하기 위한 컨틴전시 플랜을 준비한다.

주목해 달라:

  • 비효율적인 협업과 소통은 오해와 업무 태만, 인간관계의 단절로 이어진다.
  • 비현실적인 타이밍 또는 불충분한 위험 평가.

4. 데이터 수집 및 분석

감사의 품질은 수집된 데이터의 정확성과 타당성에 따라 달라진다. 설문 조사, 인터뷰, 시스템 로그 등 데이터 수집을 위한 표준화된 도구와 방법을 사용한다. 오류를 최소화하기 위해 정보 출처의 신뢰성을 확인한다. 데이터를 체계적으로 분석하여 패턴, 이상 또는 개선해야 할 영역을 식별한다.

주목해 달라:

  • 불완전하거나 부정확한 데이터는 감사 결과의 타당성을 훼손할 수 있다.
  • 불충분한 데이터 분석 또는 해석.

5. 프로세스 전반에 걸쳐 이해관계자를 참여시킨다.

이해관계자와의 정기적인 소통을 통해 투명성을 확보하고 신뢰를 구축한다. 이정표마다 진행 상황을 공유하고 모든 사람에게 정보를 제공한다. 목표와의 일관성을 유지하기 위해 우려 사항이나 질문에 신속하게 대응한다. 예비 조사 결과를 검토하고 실행 가능한 권고안을 수립할 때 이해관계자를 참여시킨다.

주목해 달라:

  • 이해관계자의 시야가 좁으면 불신과 불협화음을 초래할 수 있다.
  • 이해관계자의 소통과 참여가 부족하다.

6. 결과 문서화 및 제안

결과를 어떻게 제시하느냐에 따라 변화를 촉진하는 데 있어 감사의 효과가 결정된다.

결과를 구조화된 보고서로 요약하고, 핵심 사항과 우려 사항을 강조한다. 증거에 근거한 명확하고 실행 가능한 권고안을 제시한다. 잠재적 영향과 실현 가능성에 따라 권고안의 우선순위를 정한다.

주목해 달라:

  • 부적절한 문서화는 감사 결과의 맥락과 명확성이 결여된 감사 결과를 초래할 수 있다.
  • 부적절하거나 불분명한 권고.

7. 변경사항 이행 및 모니터링

감사의 가치는 개선을 촉진하는 능력에 있다. 권장된 변경 사항을 실행할 계획을 세우고 작업과 기한을 할당한다. 이러한 변화의 효과를 측정하기 위해 장기적으로 그 영향을 모니터링한다. 컴플라이언스와 지속적인 진전을 보장하기 위해 후속 감사를 계획한다.

주목해 달라:

  • 변화에 대한 저항으로 인해 권고안의 실행을 방해하는 경우도 있다.
  • 변화의 불충분한 모니터링 또는 평가.

8. 감사 프로세스 평가 및 개선

각 감사는 다음 감사를 위해 접근 방식을 개선할 수 있는 기회이다. 감사 후 검토를 실시하여 교훈과 개선점을 파악한다. 피드백을 바탕으로 감사 프로세스, 템플릿 및 도구를 업데이트한다. 성공을 인정하고 축하하여 향후 감사를 위한 모멘텀을 강화한다.

주목해 달라:

  • 지속적인 평가와 개선의 부족.
  • 교훈의 문서화 및 보존이 미흡하다.

이러한 단계에 따라 잠재적인 문제를 인식하고 이를 준수할 수 있는 감사 프로그램을 만들어 컴플라이언스를 보장할 뿐만 아니라 조직을 크게 개선할 수 있다.

적절한 도구 사용

성공적인 감사 프로그램을 위해서는 훌륭한 계획뿐만 아니라 앞서 언급한 일반적인 함정을 극복할 수 있는 도구가 필요합니다. 강력한 작업 관리 솔루션은 워크플로우를 정리하고 누수를 방지하는 데 큰 도움이 될 수 있다.

다음 데모 패널은 검토 팀이 검토 프로그램의 각 단계에 원활하게 대응할 수 있도록 구조화된 작업 영역을 구축한 사례이다.

Kerika가 어떻게 감사 프로그램을 원활하게 실행할 수 있도록 지원하는지 알아보십시오. 이 이미지는 감사 프로세스의 각 단계에 맞게 설계된 구조화된 작업 영역의 예시로, 명확한 작업 할당과 진행 상황을 모니터링할 수 있도록 설계되었으며, Kerika가 어떻게 팀의 작업 우선순위를 정하고, 효과적인 커뮤니케이션을 지원하며, 감사 프로그램의 시작과 최종 검토를 간소화하는 방법을 확인할 수 있습니다. 시작부터 최종 검토까지 간소화된 감사 프로그램을 유지하도록 지원하는 방법을 알아보세요.

이 팀이 어떻게 감사 프로그램을 수행하고 있는지 확인합니다.

이 감사팀이 감사 프로세스의 각 단계에 대응하기 위해 어떻게 작업 공간을 설계했는지 알아보십시오. 이 패널은 시작 단계의 첫 번째 회의부터 현장 작업 단계의 컴플라이언스 검증, 그리고 최종 감사 완료까지 각 단계가 면밀히 계획, 모니터링 및 실행되도록 보장합니다.

이 가상 작업 공간을 통해 팀은 한 곳에서 작업의 우선순위를 정하고, 효과적으로 소통하며, 진행 상황을 모니터링할 수 있다. 이 팀이 어떻게 화이트보드를 사용하여 감사 프로그램을 제대로 운영하고 있는지 살펴보자.

이 감사 프로그램 시트를 자세히 살펴보자

Kerika로 감사 워크플로우를 최적화하세요. 칸반 보드를 커스터마이징하여 작업을 추가하고, 열을 커스터마이징하고, 팀 액세스를 관리할 수 있는 기능으로 감사 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 각 구성원에게 최적의 역할을 할당하여 팀의 책임을 우선순위에 두고 데이터와 활동을 보호할 수 있습니다.

1. 중요한 행동 단계를 세부적인 카드로 파악한다.

상세한 활동 시트를 사용하여 Kerika 플랫폼 내에서 모든 중요한 행동 단계를 기록할 수 있습니다. 이 시각적 워크스페이스가 어떻게 구조화된 섹션으로 중요한 목표 범위를 정리하고 실행 계획의 각 단계를 보다 역동적으로 관리할 수 있는지 알아보고, Kerika의 상세한 작업 관리 시스템을 통해 팀의 투명성과 효율성을 향상시키세요.

활동 추가는 간단하며, 감사 프로세스의 어떤 단계도 놓치지 않도록 도와줍니다. 각 열 하단에 있는 ‘새 작업 추가’ 버튼을 통해 팀원들은 이해관계자 인터뷰, 보안 조치 확인 등의 작업을 빠르게 생성할 수 있다. 이를 통해 조치 항목이 발생했을 때 이를 확실히 파악할 수 있습니다.

2. 컬럼 액션을 통한 유연한 워크플로우 사용자 정의

Kerika의 유연한 워크플로우로 감사 프로그램을 사용자 정의하고 간소화하세요. 이 캔버스 스타일의 화이트보드를 사용하면 명확한 정리와 분류를 통해 체계적이고 효율적인 상태를 유지할 수 있습니다. 이 워크플로는 모든 감사의 진화하는 요구에 쉽게 적응할 수 있습니다. 명확하게 라벨이 지정된 열은 잘 정리되고 문서화된 실행 계획을 보장합니다.

열 사용자 지정 기능을 통해 워크플로우가 감사 프로그램의 진화하는 요구에 맞게 조정할 수 있다. 이 기능을 통해 팀은 쉽게 열의 이름을 변경하고, 새로운 열을 추가하거나 기존 열을 재구성할 수 있습니다.

예를 들어, 작업을 ‘현장 작업 단계’에서 ‘분석 및 검증’으로 이동하여 혼란 없이 적절한 작업 진행을 보장할 수 있습니다. 열을 숨기거나 삭제하는 옵션은 워크스페이스를 깔끔하게 정리하고 보드를 집중적이고 효율적으로 유지하는 데 도움이 된다. 이러한 커스터마이징을 통해 팀은 역동적인 워크플로우를 유지하면서 작업의 잘못된 배치를 방지할 수 있다.

3. 협업 향상을 위한 역할 및 권한 할당

Kerika에서 구성원에게 더 나은 역할을 할당하고 권한을 사용자 지정하여 감사 프로그램 중 팀 협업을 개선합니다. 감사 실행 계획의 기밀성과 정확성을 유지하기 위해 가시성 및 변경 관리를 사용자 정의할 수 있습니다. 이사회 관리자, 팀원 또는 방문자로 역할을 할당하여 팀과 자산을 보호합니다.

역할 관리는 팀원들이 감사 프로그램 내에서 책임을 다하고 책임을 이해하도록 보장합니다. 이 기능을 통해 이사회 관리자, 팀원, 방문자 등 참여 수준에 따라 역할을 할당할 수 있습니다.

예를 들어, 중요한 업무를 담당하는 감사인을 팀원으로 지정하고 외부 이해관계자는 방문자로 접근할 수 있다. 이러한 구성은 구조화된 협업을 촉진하고, 혼란을 최소화하며, 액세스 제어를 통해 민감한 프로젝트 데이터를 보호할 수 있다.

4. 화이트보드 채팅을 통한 커뮤니케이션의 일원화

케리카의 온보드 채팅을 중앙 집중식 커뮤니케이션 센터로 사용하여 팀의 시너지를 높일 수 있습니다. 끝없는 이메일의 연쇄에 작별을 고하고, 한 곳에서 최신 정보를 공유하고, 문제를 명확히 하고, 피드백을 남길 수 있습니다. 업무 조정을 용이하게 하고 더 나은 협업 환경을 조성할 수 있습니다.

분산된 이메일과 채팅 메시지에 의존하는 대신 화이트보드에 통합된 채팅 기능을 통해 작업과 관련된 모든 토론에 한 곳에서 액세스 할 수 있습니다. 팀원들은 최신 정보를 공유하고, 문제를 명확히 하고, 화이트보드에 직접 댓글을 남길 수 있다. 이러한 접근 방식은 혼란을 줄이고 대화를 서로의 활동과 연결하여 협업을 보다 원활하고 생산적으로 만듭니다.

5. 원활한 액세스를 위한 중앙 집중식 파일 관리

중앙 집중식 파일 관리로 모든 중요한 문서를 한 곳에 보관하고 원활하게 액세스할 수 있습니다. 손쉬운 파일 업로드, 문서 링크, 빠른 협업을 통해 문서 개정을 간소화할 수 있습니다.

화이트보드의 첨부파일 기능은 각 활동과 관련된 파일을 관리하고 공유할 수 있는 편리한 방법을 제공한다. 감사 가이드라인, 증빙 서류, 이해관계자 보고서 등 모든 파일을 화이트보드에 직접 업로드, 작성, 링크할 수 있다.

이를 통해 외부 스토리지 시스템이 필요 없어지고, 팀원들이 최신 문서에 지체 없이 액세스할 수 있습니다. 모든 것이 한 곳에 집중되어 있어 팀원들은 효율적인 업무 수행에 집중할 수 있다.

6. 중요한 작업의 하이라이트 및 우선순위 지정

Kerika로 작업 하이라이트를 관리하면 감사 중에 가장 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 긴급한 작업을 필터와 상태로 강조 표시하여 기한을 항상 준수할 수 있도록 도와줍니다. 몇 번의 클릭만으로 우선순위가 높은 태그를 쉽게 적용하여 효율적인 워크플로우를 구현할 수 있습니다.

화이트보드의 하이라이트 기능을 통해 팀은 할당된 사용자, 작업 상태, 마감일, 우선순위 등 다양한 조건에 따라 즉각적인 주의가 필요한 작업을 빠르게 파악할 수 있습니다. 이를 통해 우선순위가 높은 체크 항목, 기한이 지난 항목, 특정 라벨이 붙은 작업을 쉽게 식별할 수 있다.

이 필터를 통해 팀은 집중력을 최적화하고, 가장 시급한 작업에 집중하고, 기한이 만료되는 것을 방지하고, 전체 감사 프로그램을 정상 궤도에 올려놓고 잘 조정할 수 있다.

7. 최적의 제어를 위한 보드 설정 미세 조정

Kerika의 Fine-Tune 화이트보드 설정으로 간단한 수정을 보장합니다. 복잡한 작업 항목을 단순화하고, 시각적 작업 환경을 사용자 정의하고, 팀워크를 유지하고, 명확하고 단순화된 작업을 사용하여 목표를 쉽게 달성할 수 있습니다.

효율적인 감사를 위해서는 변화하는 요구사항에 적응할 수 있는 보드가 필요합니다. 보드 설정을 통해 프라이버시 옵션으로 액세스를 제어하고 적절한 사람만 감사 프로세스의 기밀 세부 정보를 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 진행 중인 작업(WIP) 제한을 설정하여 팀의 작업량을 관리하고 병목 현상을 방지할 수 있습니다.

자동화된 작업 번호 매기기는 일관된 추적성을 보장하고, 태그는 부서 간, 단계 간, 카테고리 간 작업을 정리할 수 있도록 도와줍니다. 또한, 카드의 개요는 감사 프로그램 상태에 대한 실시간 정보를 제공하여 완료된 활동, 보류 중인 활동 또는 만료된 활동을 쉽게 식별할 수 있도록 도와준다.

내보내기 및 보관 옵션을 통해 작업을 백업하거나 일시 중지할 수 있어 감사 워크플로우를 정리하고 미래에 대비할 수 있습니다.

작업을 관리하기 쉬운 단계로 나누기

감사 프로그램을 관리할 때, 작은 부분까지 놓치지 말고 꼼꼼하게 관리해야 합니다! 이 데모 시트는 명확하게 정의된 단계를 통해 효과적인 조치를 취하는 방법을 보여줍니다. 여기에는 작업과 목표에 대한 자세한 설명, 쉽게 실행 가능한 진행 상황을 위한 체크리스트, 파일 공유, 작업별 커뮤니케이션, 그리고 무엇보다도 명확한 우선순위 설정이 포함됩니다.

감사 프로그램을 관리할 때 중요한 세부 사항을 간과하지 않기 위해서는 작업 분할이 핵심이다. 이 데모 시트는 각 작업을 실행 가능하고 추적 가능한 단계로 나누어 보다 명확하고 협력적인 작업을 수행하는 방법을 보여줍니다.

여기서는 이 팀이 어떻게 업무 세분화에 효과적으로 대처하고 있는지 소개하고자 한다:

  1. 작업 설명을 위한 상세 탭 상세 탭에서는 팀이 포괄적인 작업 설명, 요구사항, 주요 목표를 문서화할 수 있다. 이를 통해 모든 참가자가 작업의 범위를 이해할 수 있다.
  2. 진행 상황 모니터링을 위한 작업 상태 설정:준비 완료’, ‘ 진행 중 ‘, ‘ 확인 중 ‘ 등의 상태를 지정하여 작업의 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있습니다. 업데이트되는 상태를 통해 팀원들은 완료 여부를 쉽게 모니터링하고 병목현상을 파악할 수 있다.
  3. 하위 작업용 체크리스트 탭: 보다 복잡한 작업은 체크리스트 탭을 사용하여 실행 가능한 작은 하위 작업으로 나눌 수 있습니다. 각 하위 작업은 완료되면 체크할 수 있어 팀이 체계적으로 정리된 상태를 유지하고 중요한 단계를 간과하지 않도록 도와줍니다.
  4. 마감일을 지키기 위한 마감일 : 마감일을 설정하면 마감일을 확실히 지킬 수 있다. 또한, 마감일이 임박했음을 가시화함으로써 팀원들은 업무의 우선순위를 정하고, 마감일을 놓치는 것을 방지할 수 있다.
  5. 태그별 분류: 컴플라이언스 감사, 재해복구 등 관련 태그를 지정하여 활동을 분류하고 효율적으로 필터링할 수 있습니다. 이 기능을 통해 관련 활동을 쉽게 식별하고 합리적인 워크플로우를 구현할 수 있다.
  6. 활동별 토론을 위한 채팅 탭: 채팅 탭은 작업과 관련된 모든 대화를 중앙에서 관리한다. 팀원들은 활동 탭에서 직접 협업하고, 최신 정보를 제공하고, 질문을 해결하고, 협업할 수 있다.
  7. 명확한 책임을 위한 작업 할당: 특정 팀원에게 작업을 할당하여 책임 소재를 명확히 한다. 각 구성원은 자신의 책임을 이해하고 혼란 없이 할당된 업무에 집중할 수 있습니다.
  8. 관련 파일을 보관할 수 있는 첨부 파일 탭: 중요한 문서, 참조 파일 및 증거는 첨부 파일 탭을 통해 작업에 직접 첨부할 수 있다. 이렇게 하면 작업별로 모든 것을 관리하고 외부 파일링 시스템에서 검색하는 번거로움을 줄일 수 있다.

이 시트는 작업을 관리하기 쉬운 단계로 나누어 복잡한 감사를 단순화하여 진행 상황을 모니터링하고, 장애를 식별하고, 모든 목표를 원활하게 달성할 수 있도록 도와주는 방법을 보여준다.

결론 효과적이고 확장 가능한 감사 프로그램 구축

잘 실행된 감사 프로그램은 조직의 컴플라이언스, 리스크 관리 및 프로세스 최적화의 근간이 된다. 작업을 관리하기 쉬운 단계로 나누고, 적절하게 분류하고, 팀 간의 명확한 의사소통을 촉진하여 구조화된 워크플로우를 구축한다.

적절한 계획과 실행은 기한을 지키고, 협업을 개선하고, 궁극적으로 감사를 성공적으로 이끄는 데 도움이 된다.

간단한 기한: 기한 설정 방법

마감일은 프로젝트를 정리하고, 기한 내에 작업을 완료하고, 팀을 하나로 묶어주는 보이지 않는 실타래입니다. 하나의 작업이든, 프로젝트를 달성 가능한 작은 단계로 나누는 것이든, 명확한 기한은 중요합니다.

마감일 설정 및 관리

케리카의 이 작업 시트는 마감일을 설정하는 것이 얼마나 쉬운지 보여준다. '마감일' 버튼을 클릭하기만 하면 캘린더에 접속하여 마감일을 설정할 수 있다.

표를 보려면 여기를 클릭

효과적인 기한 관리는 작업이나 작업의 일부에 기한을 설정하는 능력에서 시작된다. 그것은 다음과 같다:

  1. 워크시트 제출 기한 설정
    • 작업 중인 테이블을 열어본다.
    • 캘린더 보기를 열려면 ‘특별한 날’ 버튼을 클릭한다.
    • 유효기간을 선택하거나 필요에 따라 기존 정보를 변경합니다.

프로젝트 계획에서 작업을 고정하고 모든 관계자에게 정보를 제공한다.

  1. 체크리스트를 사용하여 가장 중요한 작업을 구분한다.
    • 체크리스트 기능은 큰 작업을 관리하기 쉬운 작은 작업으로 나누고 싶을 때 사용합니다.
    • 체크리스트의 각 항목에 기한을 설정할 수 있어 세부적인 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있다.
    • 팀원별로 구체적인 체크리스트 항목을 지정하여 전체 작업을 놓치지 않고 참여자 모두의 역할을 명확히 한다.

납기 관리 모범 사례

  • 정확성: 혼란을 피하기 위해 모호한 용어를 피하고 정확한 날짜를 설정한다.
  • 현실적인 우선순위 설정: 업무의 복잡성에 맞는 기한을 설정하여 업무량의 균형을 맞춘다.
  • 정기적인 검토: 프로젝트 범위가 진행됨에 따라 기한을 업데이트하고 기대치를 현실적으로 유지한다.

결론

전체 작업 또는 개별 체크리스트 항목에 대한 일괄 처리 날짜를 작업 관리에 통합하면 팀이 체계적이고 집중력을 유지하며 생산성을 유지할 수 있습니다. 기한을 신중하게 설정하고 관리하면 팀의 필요에 맞는 워크플로우를 구축할 수 있고, 누락을 방지할 수 있다.

작업 분류: 태그를 사용해 체계적으로 정리하기

프로젝트의 여러 단계에 걸쳐 여러 작업을 처리할 때는 체계적으로 정리하는 것이 필수적입니다. 태그는 워크플로우에 구조를 부여하여 작업을 빠르게 식별하고, 분류하고, 우선순위를 정할 수 있도록 도와주는 강력한 도구입니다.

디자인 목업, 백엔드 개발, 테스트 단계 등 어떤 작업을 관리하든 태그를 사용하면 가장 중요한 작업에 더 쉽게 집중할 수 있습니다.

태그를 사용하여 프로젝트 관리를 간소화하는 방법은 다음과 같습니다:

작업 카드에서 태그가 작동하는 방식

 

이 Kerika 작업 카드는 '백엔드', '디자인' 등의 태그를 시각적 분류에 얼마나 쉽게 적용할 수 있는지 보여줍니다. 이 다채로운 라벨을 통해 작업의 성격을 즉각적으로 파악하여 팀이 가장 중요한 업무에 집중하고 체계적으로 정리할 수 있는 방법을 살펴보세요.

이 태그를 미리 보려면 여기를 클릭하세요.

태그는 시각적 마커처럼 작동하여 작업의 카테고리나 상태에 대한 즉각적인 인사이트를 제공합니다. 개별 작업 카드에 태그를 적용하는 방법은 다음과 같습니다:

  1. 작업 카드를 엽니다: 분류하려는 작업 카드를 선택합니다.
  2. 태그 설정: 카드 세부 정보에서 태그 섹션을 클릭합니다. 여기에서 기존 태그 중에서 선택하거나 새 태그를 만들 수 있습니다.
  3. 시각적 단서: 태그가 적용되면 작업 카드 상단에 태그가 표시되어 카테고리나 우선순위를 한눈에 파악할 수 있습니다.

전문가 팁: 태그에 일관된 색상 코딩을 사용하여 “백엔드” 작업은 녹색, “디자인”은 파란색과 같이 카테고리를 쉽게 구분할 수 있도록 하세요.

사용자 지정 태그를 만드는 방법

이 Kerika 설정 패널은 사용자 지정 태그를 만드는 간단한 프로세스를 보여줍니다. 새 태그 이름을 얼마나 쉽게 추가하고 색상을 선택하여 팀의 특정 요구에 따라 작업을 시각적으로 분류할 수 있는지 살펴보세요.

사용자 지정 태그를 사용하면 팀의 필요에 맞게 분류를 조정할 수 있습니다. 태그를 만드는 방법은 다음과 같습니다:

  1. 태그 설정에 액세스합니다: 게시판의 설정 탭으로 이동하여 태그를 선택합니다.
  2. 새 태그 추가하기: 새 태그 추가: + 새 태그 추가 옵션을 클릭합니다. 태그에 “긴급”, “목업” 또는 “보류 중”과 같이 태그의 목적을 반영하는 이름을 지정합니다.
  3. 색상 선택: 태그를 시각적으로 구분할 수 있는 색상을 선택합니다.
  4. 저장하고 적용합니다: 태그를 저장하면 전반적으로 사용할 수 있습니다.

전문가 팁: 태그 이름은 짧고 직관적으로 만드세요. 이렇게 하면 팀원 모두가 쉽게 이해하고 효과적으로 사용할 수 있습니다.

태그 사용의 이점

  • 손쉬운 작업 분류: 태그를 사용하면 관련 작업을 그룹화하여 필터링하고 쉽게 찾을 수 있습니다.
  • 집중력 향상: 즉각적인 주의가 필요하거나 특정 카테고리에 속하는 작업을 강조 표시합니다.
  • 팀 명확성: 팀원 모두가 작업의 목적을 한눈에 파악할 수 있도록 하세요.

마무리

태그는 단순한 라벨이 아니라 작업 관리를 간소화하고 향상시키는 방법입니다. 태그를 효과적으로 사용하면 작업을 쉽게 분류하고, 우선순위를 정하고, 집중할 수 있어 팀의 일관성과 생산성을 유지할 수 있습니다.

워크플로 구성하기: 효율성을 극대화하기 위한 열 설정하기

효율적인 프로젝트 관리는 잘 정리된 워크플로우에서 시작됩니다. 작업을 명확하게 정의된 단계로 나누면 팀원들이 서로 협력하고 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 체계적인 워크플로를 사용하면 진행 상황을 쉽게 추적하고, 병목 현상을 파악하고, 작업의 우선순위를 효과적으로 정할 수 있습니다.

제공된 예제 보드를 사용하여 작업 보드에서 열을 설정하여 효율성을 극대화하는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.

작업 관리에서 열이 중요한 이유

이 Kerika 프로젝트 보드는 "프로젝트 전략", "프로젝트 디자인", "프로젝트 개발", "테스트", "완료" 등의 열을 사용해 잘 정의된 워크플로우를 보여줍니다. 여기에 표시된 것처럼 작업을 명확한 단계로 시각적으로 정리하는 것이 어떻게 효율적인 프로젝트 관리를 위해 팀의 조율과 생산성을 향상시키는지 알아보세요.

이 게시판을 확인하려면 여기를 클릭하세요.

열은 워크플로우의 중추입니다. 각 열은 프로젝트의 단계를 나타내며, 작업의 시작부터 끝까지 흐름을 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 중요한 것은 열이 프로젝트의 성격과 팀의 작업 방식에 맞게 정렬되는지 확인하는 것입니다.

워크플로 열을 설정하는 단계

1. 워크플로 단계 정의

워크플로 단계를 정의하는 동안 작업의 자연스러운 진행을 생각하세요.

예를 들어

  1. 프로젝트 전략: 요구 사항을 정의하거나 목표를 설정하는 등 초기 계획 단계에 사용합니다.
  2. 프로젝트 디자인: 로고 디자인이나 레이아웃 제작과 같은 시각적 및 구조적 계획과 관련된 작업입니다.
  3. 프로젝트 개발: 코딩 또는 기능 생성과 같은 실행 단계에 사용됩니다.
  4. 테스트: 테스트: 출시 전에 모든 것이 예상대로 작동하는지 확인하기 위한 것입니다.
  5. 완료됨: 완료: 완전히 완료된 작업을 전송하는 마지막 단계입니다.

2. 스테이지를 열로 변환

워크플로 단계가 정의되면 이를 작업 보드의 열로 전환하세요. 광범위한 카테고리로 시작하여 팀의 요구 사항을 더 잘 이해하면서 카테고리를 세분화하세요.

예를 들어

  • ‘할 일’, ‘진행 중 ‘, ‘완료’ 와 같은 필수 열로 시작하여 기본 흐름을 설정할 수 있습니다.
  • ‘프로젝트 전략’, ‘프로젝트 디자인’, ‘프로젝트 개발’, ‘테스트’ 등 워크플로 단계에 맞춰 점차적으로 더 구체적인 열로 확장해 나가세요.

이 접근 방식은 열이 직관적이고 적응력이 뛰어나며 작업의 자연스러운 진행에 맞게 조정되도록 보장합니다.

3. 특수한 요구 사항에 열 사용

워크플로에 가치를 더하는 열을 만드는 것을 고려해 보세요:

  • 백로그: 백로그: 계획되어 있지만 아직 메인 워크플로에 들어갈 준비가 되지 않은 작업을 위한 공간입니다. 이렇게 하면 팀이 더 많은 작업을 수행할 준비가 되었을 때 작업의 우선순위를 정하고 활성 열을 깔끔하게 유지하면서 집중할 수 있습니다.
  • 리소스: 링크, 문서 또는 작업을 지원하는 기타 자료를 저장하는 열입니다. 이렇게 하면 팀원들이 개별 작업 카드를 어지럽히지 않고 필요한 모든 것에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

4. 단순하고 직관적으로 유지하는 것을 잊지 마세요.

  • 너무 많은 열로 보드에 과부하가 걸리지 않도록 하세요. 팀이 워크플로우를 쉽게 따라갈 수 있도록 명확성과 단순성을 목표로 하세요.

결론

체계적인 워크플로는 사려 깊은 열 설정에서 시작됩니다. 프로젝트의 자연스러운 단계를 반영하도록 열을 조정하고 지원 열을 포함하면 팀 효율성을 개선하고 프로세스를 명확하게 유지할 수 있습니다. 지금 바로 워크플로우 정리를 시작하고 그 혜택을 경험해 보세요!

자동 작업 번호 지정으로 체계적 관리

특히 많은 수의 항목을 관리할 때 원활한 워크플로우를 위해서는 작업 정리가 필수적입니다. 작업에 번호를 매기면 명확성을 제공하고 특정 작업을 더 효율적으로 참조할 수 있습니다. 하지만 수동으로 작업에 번호를 매기시나요? 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.

바로 이 부분에서 자동 번호 지정 기능이 유용합니다. 이 기능 덕분에 각 작업 시트는 생성되는 즉시 자동으로 고유 번호가 부여되어 각 작업을 한눈에 식별할 수 있습니다.

자동 번호 매기기의 작동 방식과 이를 활성화하여 프로젝트를 간소화하는 방법을 살펴보세요.

자동 다이얼링이란 무엇인가요?

이 Kerika 제어판은 프로젝트를 체계적이고 효율적으로 관리할 수 있도록 설계된 자동 작업 번호 지정 기능을 얼마나 쉽게 활성화할 수 있는지 보여줍니다. 여기에 표시된 것처럼 각 작업에 고유 번호를 자동으로 할당하면 어떻게 참조와 추적이 간소화되는지 살펴보세요.

이 표를 참조하려면 여기를 클릭하세요.

자동 번호 매기기는 보드의 새 작업 카드마다 순차 번호를 할당합니다. 이 번호는 보드에 고유한 것으로, 팀원들이 토론, 보고서 또는 업데이트에서 혼동 없이 작업을 빠르게 참조할 수 있도록 해줍니다.

자동 다이얼링 활성화 방법

  1. 패널 설정에액세스: 패널 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 설정 메뉴를 엽니다.
  2. 옵션 활성화: 설정 탭에서 자동 작업 번호 지정 옵션을 체크하여 활성화합니다.
  3. 이제부터 보드에 새로 생성되는 각 작업 카드에는 제목 영역에 고유 번호가 자동으로표시됩니다.

자동 번호 매기기의 중요성

  • 빠른 작업 참조: 회의 중이나 팀원들과 함께 작업할 때 숫자를 사용하면 특정 작업을 쉽게 참조할 수 있습니다.
  • 명확한 커뮤니케이션: 작업을 자세히 설명하는 대신 작업에 할당된 번호로 간단히 참조하면 더 빠르게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
  • 효율적인 정리: 작업 번호 매기기는 표에 구조를 한 층 더 추가하여 모니터링과 관리가 더욱 쉬워집니다.

실제 애플리케이션

  • 프로젝트 보고서: 업데이트나 문서에 작업 번호를 빠르게 나열하여 명확성을 높입니다.
  • 팀 토론: 팀 회의에서는 혼동을 피하기 위해 작업 번호로 작업을 참조하세요.
  • 진행 상황 추적: 완료되었거나 진행 중인 번호가 매겨진 작업을 쉽게 식별할 수 있습니다.

결론

자동 번호 지정 기능은 작업 관리에 단순함과 질서를 부여해 작업 식별자를 수동으로 추적하는 데 따르는 어려움을 없애줍니다. 복잡한 프로젝트를 관리하든 소규모 워크플로우를 관리하든, 이 기능을 사용하면 모든 작업을 쉽게 인식하고 추적할 수 있습니다.

작업 제한 설정하기: WIP(진행 중 작업) 설명

프로젝트에서 작업을 관리할 때 병목 현상으로 인해 진행 속도가 느려지고 가장 주의가 필요한 부분을 파악하기 어려워질 수 있습니다. 바로 이때 WIP(작업 진행 중) 제한이 유용합니다.

WIP 제한은 한 번에 진행할 수 있는 작업 수에 대한 명확한 제한을 설정하여 작업량을 효과적으로 관리하고 프로젝트 전반에서 원활한 작업 흐름을 보장합니다.

WIP 제한의 작동 방식과 이를 통해 팀의 효율성을 향상시킬 수 있는 방법을 자세히 알아보세요.

WIP 한도란 무엇인가요?

이 Kerika 보드 설정 보기는 균형 잡힌 작업량을 만들기 위해 WIP 제한을 활성화하고 활용하는 것이 얼마나 쉬운지 보여줍니다. 여기에 표시된 것처럼 '진행 중' 작업에 제한을 설정하면 작업 흐름이 개선되고 팀 과부하를 방지하여 보다 생산적인 프로젝트 관리로 이어지는 것을 확인할 수 있습니다.

이 게시판을 확인하려면 여기를 클릭하세요.

WIP 제한은 보드의 특정 열에 허용되는 작업 수에 제한을 설정합니다. 예를 들어, 열의 제목이 “진행 중”인 경우, 5개의 작업으로 제한을 설정하여 팀이 과부하가 걸리거나 집중력을 잃지 않도록 방지할 수 있습니다.

이 방법은 린 프로젝트 관리 관행에 부합하며, 팀의 역량 균형을 맞추고 불필요한 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다.

WIP 한도 설정 방법

  1. 보드 설정을 엽니다: 보드의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 보드 설정에 액세스합니다.
  2. WIP 제한을 활성화합니다: 설정 탭에서 ‘진행 중인 작업(WIP) 제한’ 옵션을 토글하여 활성화합니다.
  3. 열별 제한을 설정합니다: 탭으로 이동하여 팀의 업무량에 따라 각 열에 특정 WIP 제한을 할당합니다.

WIP 제한이 작동하는 이유

  1. 과부하 방지: 작업을 제한하면 팀이 새로운 작업을 시작하기 전에 이미 진행 중인 작업에 집중할 수 있습니다.
  2. 병목현상 파악: 열이 WIP 한도에 도달하면 작업을 더 추가하기 전에 주의가 필요하다는 신호입니다.
  3. 작업 흐름 개선: WIP 제한은 팀이 효율적으로 작업할 수 있도록 도와주며, 프로세스의 어떤 단계에도 부담을 주지 않고 작업을 파이프라인을 통해 이동시킵니다.

실제 혜택

  • 균형 잡힌 워크로드: 팀원들은 업무가 너무 많이 쌓여도 스트레스를 받지 않고 집중력과 생산성을 유지할 수 있습니다.
  • 향상된 협업: 명확한 제한을 두어 팀이 새 작업을 시작하기 전에 공동으로 작업을 완료하도록 장려합니다.
  • 더 나은 작업 우선순위 지정: 우선순위가 높은 작업으로 자연스럽게 집중력이 이동하여 워크플로우를 원활하게 진행할 수 있습니다.

결론

진행 중인 작업 제한은 작업 관리에 구조와 명확성을 부여하여 병목 현상을 쉽게 파악하고 안정적인 워크플로우를 유지할 수 있도록 도와줍니다.

개인정보 설정 설명: 보드에 액세스할 수 있는 사람 결정하기

프로젝트 보드에 대한 액세스 권한 관리는 작업을 체계적이고 안전하게 유지하는 데 있어 핵심적인 부분입니다. 비공개 팀 프로젝트에서 작업하든, 더 넓은 범위의 공동 작업을 위한 프로젝트에서 작업하든, 개인정보 설정을 통해 누가 보드를 보고 사용할 수 있는지 제어할 수 있습니다.

작동 방식은 다음과 같습니다:

Kerika 보드 설정 패널에는 직관적인 개인정보 보호 컨트롤이 있어 누가 프로젝트를 보고 공동 작업할 수 있는지 쉽게 결정할 수 있습니다. 액세스를 관리하고 팀에 적절한 수준의 가시성을 보장하여 원활하고 안전한 팀워크를 촉진하는 것이 얼마나 간단한지 알아보세요.

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개인정보 보호 옵션:

  • 팀의 사람들만:이 설정은 명시적으로 보드에 추가된 사람들만 보드를 보거나 상호 작용할 수 있도록 합니다. 민감한 내부 워크플로 또는 제한된 고객 프로젝트와 같이 기밀 유지가 중요한 프로젝트에 적합합니다.
  • 계정 팀의 모든 사람:전 세계에 공개하지 않고 더 많은 가시성을 확보하고 싶으신가요? 이 설정을 사용하면 계정 팀 내의 모든 팀원이 게시판을 볼 수 있습니다. 팀 전체의 투명성이 도움이 되지만 통제는 여전히 중요한 내부 프로젝트에 이상적입니다.
  • 링크가 있는 모든 사람:접근성을 극대화하고 싶으신가요? 이 옵션을 선택하면 Kerika 계정이 없더라도 보드의 링크가 있는 사람은 누구나 게시판을 볼 수 있습니다. 하지만 보드를 볼 수는 있지만 팀원이나 관리자로 명시적으로 추가되지 않는 한 변경할 수 없다는 점에 유의하세요.

알아야 할 주요 사항:

  • 공개 게시판 및 파일 공개:게시판을 ‘링크가 있는 모든 사람’으로 설정하면 게시판에 첨부된 모든 파일에 공개적으로 액세스할 수 있게 됩니다. Google 드라이브와 같은 연동 기능을 사용하는 경우 해당 문서도 링크가 있는 모든 사람에게 공개됩니다.
  • 계정별 제한 사항:유료 Google Workspace 계정을 사용하는 경우 Google 정책에 따라 게시판을 “링크가 있는 모든 사람”으로 설정하지 못할 수 있습니다. 이렇게 하면 조직의 보안 프로토콜을 준수할 수 있습니다.

개인정보 보호 설정을 조정하는 방법:

  1. 게시판을 열고 설정으로 이동합니다.
  2. 개인정보 섹션에서 필요에 맞는 액세스 수준을 선택합니다.
  3. 변경 사항을 저장하면 바로 사용할 수 있습니다!

결론
개인정보 설정을 통해 보드를 보고 상호 작용할 수 있는 사용자를 유연하게 관리할 수 있어 안전하고 원활한 협업이 가능합니다. 소규모 팀과 공유하든, 모든 사람이 볼 수 있도록 보드를 열든, 모든 권한을 관리할 수 있습니다.

팀원에게 간편하게 작업 할당하기

작업을 명확하고 효율적으로 할당하는 것은 효과적인 팀워크의 초석입니다. 하지만 모든 도구가 한 명 이상의 사람에게 작업을 쉽게 할당할 수 있는 것은 아닙니다. 그리고 많은 작업이 제대로 수행되기 위해서는 여러 사람의 협업이 필요한 경우가 많습니다.

일부 도구는 한 사람에게만 작업을 할당할 수 있기 때문에 팀원들이 책임 소재를 파악하느라 정신이 없을 수 있습니다. 하지만 여러 팀원에게 손쉽게 작업을 할당하여 모두가 동기화 상태를 유지하고 자연스럽게 협업이 이루어지도록 하는 방법이 있습니다.

작업 할당 방식과 체크리스트를 사용하여 큰 작업을 관리하기 쉬운 작은 작업으로 나누는 방법은 다음과 같습니다:

팀원에게 작업 할당하기

공동 작업에 이상적인 Kerika의 유연한 작업 할당 기능을 보여주는 스크린샷입니다. 이 이미지는 '디자인 사용자 인터페이스' 작업 카드에서 할당 아이콘을 클릭하면 직관적인 '이 작업 할당' 팝업이 열리는 것을 강조합니다. 확인란을 통해 여러 팀원(존 코헨, 미셸 타운센드, 로쉬)을 쉽게 선택할 수 있으며, 여러 사람에게 동시에 작업을 할당하여 책임을 명확히 하고 모두가 각자의 책임에 집중할 수 있도록 함으로써 Kerika가 공동 책임을 단순화하고 팀 협업을 향상시키는 방법을 보여줍니다.

이 작업 카드를 미리 보려면 여기를 클릭하세요.

이렇게 하면 한 명 이상의 팀원에게 작업을 할당할 수 있으므로 팀 단위의 책임 업무에 적합합니다:

  1. 작업을 엽니다: 할당하려는 작업을 클릭합니다.
  2. 팀원을 선택합니다: 이 작업 할당 옵션을 사용하여 한 명 이상의 팀원을 선택합니다.
  3. 과제를 적용합니다: 이제 과제가 할당된 모든 사람의 대시보드에 표시되어 명확성과 책임성을 확보할 수 있습니다.

작동하는 이유:

  • 여러 팀원의 의견이 필요한 공동 작업에 적합합니다.
  • 모든 사람에게 정보를 제공하고 각자의 책임에 맞게 조정합니다.

체크리스트를 사용하여 하위 작업 할당하기

하위 작업을 할당하고 팀 협업을 촉진하는 Kerika의 강력한 체크리스트 기능을 보여주는 스크린샷입니다. 작업 카드의 '체크리스트' 탭('디자인 사용자 인터페이스')에서 특정 하위 작업(체크리스트 항목)을 얼마나 쉽게 할당할 수 있는지 강조한 이미지로, 체크리스트 항목 옆의 할당 아이콘에서 팀원 '미셸 타운센드'가 선택된 팝업 목록('이것 할당')을 가리키는 화살표가 강조되어 있습니다. 이 직관적인 기능은 복잡한 작업을 관리 가능한 단계로 세분화하여 워크플로우의 유연성을 높이고 작업의 모든 부분에 대한 명확한 소유권과 책임을 보장함으로써 협업을 향상시킵니다.

이 작업 카드를 미리 보려면 여기를 클릭하세요.

더 작은 단계로 나누어야 하는 큰 작업의 경우, 체크리스트를 사용하여 특정 팀원에게 하위 작업을 할당하여 모든 세부 사항을 처리할 수 있습니다:

  1. 작업에 체크리스트를 추가합니다: 작업을 열고 체크리스트 탭으로 이동합니다.
  2. 세분화: 각 하위 작업을 체크리스트 항목으로 추가합니다.
  3. 하위 작업 할당하기: 개별 체크리스트 항목을 한 명 이상의 팀원에게 할당하여 모든 단계에 명확한 소유자가 있는지 확인하세요.

작동하는 이유:

  • 큰 작업을 실행 가능한 작은 단계로 정리하여 단순화합니다.
  • 업무의 모든 수준에서 책임감을 보장합니다.

마무리

효율적인 업무 배정은 팀 내 협업을 촉진하고 책임감을 확보하는 데 있어 핵심입니다. 여러 팀원에게 작업을 할당하거나 체크리스트를 사용하여 작업을 더 작은 하위 작업으로 나누면 명확성을 확보하고 워크플로를 간소화할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 팀은 조직을 체계적으로 유지하고, 책임을 조정하고, 원활하게 협력하여 목표를 달성할 수 있습니다.

팀원 추가 및 역할 관리하기

모든 사람이 명확한 역할과 적절한 수준의 액세스 권한을 가질 때 협업이 원활하게 이루어집니다. 팀원을 보드에 초대하면 프로젝트 관리자부터 디자이너, 외부 이해관계자까지 모든 사람이 효과적으로 기여할 수 있는 간단한 프로세스가 될 수 있습니다.

팀원을 추가하고 팀원의 역할을 쉽게 관리하는 방법은 다음과 같습니다:

보드에 팀원 추가하기

팀원을 추가하고 역할을 관리하여 협업을 강화하는 Kerika의 간단하고 직관적인 프로세스를 보여주는 스크린샷입니다. 이 이미지는 상단 도구 모음에 명확하게 표시된 팀 아이콘을 통해 '보드 팀' 패널에 액세스하는 방법을 강조하고 있습니다. 이메일을 입력하고 '역할 선택' 팝업에서 '팀원'을 선택하면 '보드 관리자'와 '방문자'도 표시되어 새 팀원을 쉽게 초대할 수 있음을 보여줍니다. 이는 핵심 기여자를 추가하거나 이해관계자에게 보기 전용 액세스 권한을 부여하는 등 프로젝트의 필요에 따라 원활한 온보딩과 효율적인 협업을 가능하게 하는 Kerika의 유연한 역할 기반 액세스 제어를 보여줍니다.

작동 방식을 보려면 여기를 클릭하세요.

1단계: 팀원 초대하기

  1. 보드를 열고 도구 모음에서 팀 아이콘을 클릭합니다.
  2. 초대하려는 사람의 이메일 주소를 입력합니다.
  3. 역할을 선택합니다: 보드 관리자, 팀원 또는 방문자 중에서 선택합니다.

2단계: 역할 할당

  • 게시판 관리자입니다: 보드를 만든 경우 기본적으로 보드 관리자가 됩니다. 하지만 팀원 및 설정 관리를 포함하여 다른 사람에게 보드에 대한 모든 권한을 부여할 수 있습니다.
  • 팀원: 작업을 공동 작업하고, 파일을 업로드하고, 보드에 기여할 수 있습니다. 디자이너, 개발자 및 기타 기여자에게 이상적입니다.
  • 방문자: 보기 전용 액세스. 진행 상황만 모니터링해야 하는 외부 이해관계자나 고객에게 적합합니다.

3단계: 팀에 추가하기

추가를 클릭하면 팀원이 즉시 할당된 역할로 보드에 참여하게 됩니다.

역할 기반 액세스의 이점:

보드 관리자: 팀 리더를 위한 모든 권한

기본적으로 게시판 작성자가 관리자가 되지만 필요에 따라 다른 사람에게 관리자 권한을 할당할 수 있습니다.

주요 혜택:

  • 팀원을 관리하고, 보드 설정을 업데이트하고, 보드 구조를 제어할 수 있습니다.
  • 여러 명의 리드가 있는 프로젝트나 동등한 제어 권한이 필요한 프로젝트 관리자에게 적합합니다.
  • 휴가나 기타 부재 중 등 관리자 한 명이 부재 중일 때 병목 현상을 방지할 수 있습니다.

관리자는 이사회를 조직적이고 기능적이며 협력적으로 유지하여 리더십 업무가 원활하게 처리되도록 하는 데 중요한 역할을 합니다.

팀원: 기여자 역량 강화

팀원들은 작업을 완료하는 데 필요한 모든 도구를 사용할 수 있습니다. 팀원들은 작업을 공동 작업하고, 파일을 업로드하고, 보드의 진행 상황에 기여할 수 있습니다.

주요 혜택:

  • 디자이너, 개발자 및 기타 활동적인 기여자에게 이상적입니다.
  • 관리자의 감독을 유지하면서 실질적인 협업을 가능하게 하여 역동적인 이사회를 유지합니다.

팀원들은 프로젝트 진행을 주도하며 생산적인 팀워크의 중추적인 역할을 합니다.

방문자 이해관계자와의 지속적인 소통

방문자는 보기 전용 액세스 권한이 있으므로 변경하지 않고도 게시판의 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

주요 혜택:

  • 업데이트만 확인해야 하는 외부 이해관계자나 고객에게 적합합니다.
  • 보드의 구조나 워크플로우를 손상시키지 않으면서 투명성을 보장합니다.

방문자는 복잡성을 더하지 않고 모든 사람에게 정보를 제공하는 데 이상적입니다.

결론

팀원을 추가하는 것은 간단하고 팀의 필요에 맞게 조정할 수 있어야 합니다. 잘 설계된 역할 기반 시스템은 긴밀한 팀과 함께 일하든 외부 이해관계자와 협력하든 원활한 협업을 보장합니다. 적절한 역할을 할당하면 관련된 모든 사람에게 보다 효율적이고 원활한 워크플로우를 제공할 수 있습니다.

팀과의 파일 공유 간소화

디자인 목업, 캠페인 에셋, 기술 문서 등 팀 전체에서 파일을 공유하는 것은 금방 복잡한 프로세스가 될 수 있습니다. 모든 사람이 적시에 올바른 파일을 갖도록 하는 것은 종종 저글링을 하는 것처럼 느껴질 수 있습니다.

좋은 소식은 파일 공유가 번거로울 필요는 없다는 것입니다. 올바른 방법으로 파일을 정리하고 공유하면 크리에이티브 팀에 디자인 파일을 보내거나 이해관계자에게 프로젝트 로드맵을 제공하는 등 원활한 협업을 진행할 수 있습니다.

파일 공유를 간소화하여 팀의 연결성과 생산성을 유지하는 방법은 다음과 같습니다:

작업 카드 첨부 파일

간소화된 협업을 위해 설계된 Kerika의 다용도 작업 카드 첨부파일 기능을 보여주는 스크린샷입니다. 이 이미지는 작업 카드 내의 '첨부파일' 탭('디자인 사용자 인터페이스')을 강조하여 파일을 손쉽게 관리할 수 있는 옵션을 표시합니다: 로컬 파일 업로드, 원활한 Google 스페이스 통합을 통해 새 Google 문서, 스프레드시트, 슬라이드, 양식 또는 케리카 캔버스를 직접 만들거나 외부 리소스에 링크할 수 있습니다. 기존 첨부파일에는 업데이트, 다운로드, 이름 변경, 링크 공유를 위한 직관적인 아이콘이 표시됩니다. 이 강력한 기능은 모든 관련 자료를 특정 작업과 맥락에 맞게 연결하여 쉽게 액세스하고 팀 구성과 생산성을 높여줍니다.

이 작업 카드의 작동 방식을 확인하세요.

작업 카드는 특정 작업에 연결된 파일을 공유할 때 유용합니다. 작업 카드에서 파일 공유가 작동하는 방식은 다음과 같습니다:

  1. 작업에 직접 파일 첨부하기: 파일을 업로드하거나 리소스를 작업 카드에 바로 연결하세요. 팀원들은 이메일이나 별도의 폴더를 검색할 필요 없이 이러한 파일에 액세스할 수 있습니다.
  2. 모든 참여자가 즉시 액세스할 수 있습니다: 보드 내부의 모든 사람이 첨부 파일에 즉시 액세스하여 원활하고 효율적인 협업을 유지할 수 있습니다.
  3. 파일 공유의 장점: 어떤 파일이 작업과 관련이 있는지 혼동할 필요가 없습니다. 모든 작업 관련 자료가 한 곳에 보관되므로 팀원들은 항상 어디를 찾아야 할지 알 수 있습니다.

작업 카드는 파일 공유에 집중하고 관련성을 높이며 손쉽게 정리할 수 있도록 도와줍니다.

보드 첨부 파일

이 보드 어태치먼트의 작동 방식을 확인하세요.

전체 프로젝트에 영향을 미치는 파일의 경우, 보드 첨부 파일을 사용하는 것이 좋습니다. 보드 수준에서 파일 공유가 작동하는 방식은 다음과 같습니다:

  1. 팀 전체를 위한 파일 업로드 또는 링크: 프로젝트 헌장, 공유 템플릿, 보고서 등 모든 사람이 액세스할 수 있는 파일이나 외부 링크를 보드에 추가하세요.
  2. 중앙 집중식 파일 공유: 모든 이사회 구성원이 이러한 파일에 즉시 액세스할 수 있으므로 주요 프로젝트 리소스에 항상 액세스할 수 있습니다.
  3. 파일 공유의 장점: 팀 전체의 업데이트나 리소스에 적합합니다. 모든 사람이 동일한 정보에 액세스할 수 있도록 하여 프로젝트를 원활하게 운영할 수 있습니다.

보드 첨부 파일을 사용하면 팀 전체에서 중요한 파일을 쉽게 공유할 수 있습니다.

결론:

원활한 협업을 위해서는 효과적인 파일 공유가 필수적입니다. 특정 작업에 파일을 첨부하거나 프로젝트 전반의 리소스를 중앙 집중화하면 팀은 일반적인 혼란이나 지연 없이 체계적이고 연결된 상태를 유지할 수 있습니다. 작업별 세부 사항에 집중하든 프로젝트 전체에서 주요 리소스를 공유하든, 올바른 시스템을 갖추면 모두가 필요할 때 필요한 것을 확보할 수 있습니다.

파일을 액세스 가능하고 체계적으로 정리하여 워크플로우를 간소화하고 팀워크를 최대한 효율적으로 만드세요.