성공적인 모금 캠페인을 실행하려면 세심한 계획, 전략적인 실행, 지속적인 평가가 필요합니다. 다음은 그 과정을 안내하는 필수 단계입니다:
1. 명확한 목표 정의
캠페인의 구체적이고, 측정 가능하며, 달성 가능하고, 관련성 있고, 시간 제한적인(SMART) 목표를 설정하는 것부터 시작하세요. 특정 프로젝트에 대한 자금 지원, 서비스 확장, 운영 비용 충당 등 달성하고자 하는 목표를 결정하세요. 명확한 목표는 성공의 방향과 기준을 제공합니다.
스마트 인사이트에 따르면, SMART 프레임워크를 마케팅 목표에 적용하면 목표를 명확하게 정의하고 달성할 수 있어 보다 효과적인 캠페인으로 이어질 수 있습니다.
주의 사항: 목표가 모호하거나 우선 순위가 바뀌어 진행 상황을 추적하기 어려울 수 있습니다.
2. 전담 팀 구성
대의에 열정적인 직원, 자원봉사자, 이해관계자로 구성된 위원회를 구성합니다. 기부자 지원, 이벤트 기획, 마케팅 등 각자의 강점에 따라 역할을 할당합니다. 헌신적인 팀은 업무를 효율적으로 관리하고 공동의 목적 의식을 함양할 수 있습니다.
주의 사항: 팀원들이 자신의 책임에 대해 부담감을 느끼거나 혼란스러워하여 마감일이 지연되거나 놓치는 경우가 발생할 수 있습니다.
3. 타당성 조사 수행
캠페인을 시작하기 전에 캠페인의 실행 가능성을 평가하세요. CampaignCounsel.org에 따르면 타당성 조사를 실시하는 것은 대규모 모금 이니셔티브의 성공 가능성을 판단하는 데 매우 중요합니다. 이를 통해 기부자의 관심을 측정하고, 커뮤니티의 지원을 평가하고, 달성 가능한 캠페인 목표를 설정할 수 있습니다.
주의해야 할사항: 지나치게 야심찬 목표나 준비가 부족한 팀으로 이어질 수 있는 연구 공백.
4. 종합적인 계획 수립
전략, 일정, 필요한 자원을 설명하는 상세한 로드맵을 작성합니다. 이벤트, 온라인 캠페인, 보조금 신청 등 다양한 모금 방법을 통합합니다. 잘 짜여진 계획은 캠페인의 각 단계에서 팀을 안내하는 청사진 역할을 합니다.
주의해야 할 사항 예상치 못한 변경 사항을 고려하지 않는 고정 요금제에 지나치게 의존하는 경우.
5. 설득력 있는 내러티브 제작
잠재적 기부자의 공감을 불러일으킬 수 있는 이야기를 들려주세요. 문제와 해결책, 기부의 영향력을 강조하세요. 감성적이고 공감할 수 있는 이야기는 기부자의 참여와 동기를 크게 향상시킬 수 있습니다.
주의 사항: 여러 플랫폼에서 일관성 없는 메시징으로 인해 참여도가 약화될 수 있습니다.
6. 잠재 고객 식별 및 세분화
기부자 기반을 분석하여 개인, 기업 또는 재단과 같은 주요 세그먼트를 파악하세요. 각 그룹의 관심사와 기부 능력에 맞게 메시지와 접근 방식을 맞춤화하세요. 개인화된 커뮤니케이션은 성공적인 모금의 가능성을 높입니다. 본테라테크가 강조하듯이 기부자 세분화를 통해 조직은 기부자의 공감을 불러일으키는 맞춤형 메시지를 전달하여 참여도와 장기적인 지원을 높일 수 있습니다.
주의해야 할 사항: 오래된 기부자 데이터에 의존하거나 지원 활동을 개인화하지 못하는 경우.
7. 소프트 런치 구현
충성도 높은 지지자를 대상으로 소프트 런칭을 시작하여 초기 모멘텀을 구축하세요. 이 단계에서는 피드백을 수집하고, 문제를 해결하고, 공개 출시 전에 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 초기 성공은 사회적 증거를 활용하여 추가 기부자를 유치하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.
주의 사항 초기 피드백 수집의 중요성을 간과하면 공개 단계에서 해결되지 않은 문제가 발생할 수 있습니다.
8. 멀티채널 마케팅 활용
소셜 미디어, 이메일 뉴스레터, 기존 미디어 등 다양한 플랫폼에서 캠페인을 홍보하세요. 여러 채널에서 일관된 메시지를 전달하면 도달 범위를 극대화하고 캠페인의 존재감을 강화할 수 있습니다.
주의 사항: 커뮤니케이션을 동기화하지 못하는 단절된 캠페인으로 기부자에게 혼란을 주거나 소외감을 줄 수 있습니다.
9. 기부자 참여 및 인정
캠페인 기간 내내 기부자들과 열린 소통을 유지하세요. 진행 상황에 대한 업데이트를 제공하고, 감사를 표하고, 기부자의 기부 영향력을 보여주세요. 기부자를 인정하면 충성도를 높이고 향후 지원을 장려할 수 있습니다.
주의해야 할사항: 시기적절한 커뮤니케이션이 부족하거나 개인적인 느낌이 들지 않는 일반적인 후속 조치.
10. 진행 상황 모니터링 및 적응
설정된 마일스톤을 기준으로 캠페인의 성과를 정기적으로 검토하세요. 데이터 분석을 통해 어떤 전략이 효과적이고 어떤 전략을 조정해야 하는지 평가하세요. 유연하고 신속하게 대응하면 캠페인이 순조롭게 진행되고 목표를 달성할 수 있습니다.
주의해야 할사항: 조정으로 더 나은 결과를 얻을 수 있는데도 초기 계획만 고수하는 팀.
성공적인 모금 캠페인을 실행하려면 올바른 절차를 따르는 것 이상의 것이 필요합니다. 적절한 조정, 추적, 협업이 없으면 아무리 잘 계획된 노력도 추진력을 잃을 수 있습니다. 캠페인이 진행됨에 따라 기부자 지원 범위가 넓어지고 업무가 늘어나며 마감일이 겹칠 수 있으므로 기부자 및 내부 팀과 명확한 커뮤니케이션을 유지하는 것이 매우 중요합니다.
그렇기 때문에 올바른 도구가 필수적입니다. 이러한 도구는 기부자 관계를 관리하고, 주요 활동의 우선순위를 정하고, 진행 상황을 효과적으로 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 이러한 도구를 사용하면 기부자 정보를 간소화하고, 기회를 놓치지 않으며, 모금 잠재력을 극대화하는 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
올바른 도구 사용
캠페인 계획이 수립되었다면 다음 단계는 앞서 논의한 일반적인 문제 없이 모든 것이 원활하게 진행되도록 하는 것입니다. 이 단계에서는 체계적인 작업 관리 도구가 큰 차이를 만들 수 있습니다.
이 게시판을 살펴보세요. 팀이 모금 캠페인의 모든 단계를 효율적으로 관리하면서 체계적이고 계획대로 진행할 수 있는 방법을 보여주는 예시입니다.
이 보드는 팀이 복잡한 모금 캠페인을 간소화하는 방법을 보여주는 예시입니다. 이벤트 계획, 기부자 후속 조치, 예산 승인과 같은 작업은 명확한 카테고리로 분류되어 진행 중인 작업, 즉각적인 주의가 필요한 작업, 완료된 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.
마감일이 겹치거나 팀원들이 여러 가지 책임을 맡고 있는 경우, 이사회는 주요 모금 활동의 우선순위를 정하여 중요한 업무가 간과되지 않도록 지원합니다. 이 구조는 기부자 지원, 제안서 제출 또는 캠페인 검토와 관련된 업무를 명확하게 할당하여 일반적인 모금 문제를 해결합니다.
각 팀원은 자신이 담당하고 있는 업무를 정확히 알고 있으므로 협업이 원활해집니다. 팀 전체가 업데이트를 쫓거나 이메일을 통해 정보를 검색하는 대신 실시간으로 진행 상황을 확인하고 혼동 없이 필요한 조정을 할 수 있습니다.
이는 단순히 마감일을 지키는 데만 도움이 되는 것이 아닙니다. 모든 사람이 작업 상태를 볼 수 있도록 하여 병목 현상을 제거합니다. 한 걸음 더 나아가 이 보드가 어떻게 더 나은 의사 결정을 지원하고 팀이 변화에 빠르게 적응할 수 있도록 지원하는지 살펴봅시다.
모금 캠페인 게시판 자세히 살펴보기
이 보드가 팀이 모금 캠페인의 모든 세부 사항을 관리하면서 작업과 목표를 명확하게 집중하는 데 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보세요. 이 보드의 효과의 핵심은 단순함과 캠페인의 발전에 따라 적응할 수 있는 능력에 있습니다. 진행 상황을 시각화하고, 작업을 정리하고, 팀 협업을 간소화함으로써 팀이 진행 상황을 파악하고 필요할 때 신속하게 조정할 수 있도록 도와줍니다.
아래에서 각 기능을 예시와 함께 살펴보고 이 보드를 통해 모금 캠페인을 더 효율적이고 생산적이며 스트레스 없이 진행할 수 있는 방법을 보여드리겠습니다.
1. 모든 모금 활동에 대한 자세한 작업 카드 만들기
이 작업 카드에 표시된 것처럼 각 활동은 목표, 팀 과제, 마감일, 완료에 필요한 구체적인 단계와 같은 필수 세부 사항으로 구성되어 있습니다. 또한 이 카드에는 파일, 토론, 업데이트 등의 리소스가 통합되어 있어 작업과 관련된 모든 것을 위한 중앙 허브 역할을 합니다.
이러한 작업 카드는 모든 주요 정보를 한 곳에 보관하여 혼란을 줄이고 커뮤니케이션을 주고받을 필요성을 줄여 모금 효율성을 향상시킵니다. 팀원들은 여러 플랫폼에서 문서나 업데이트를 검색하느라 시간을 낭비할 필요 없이 협업하고, 진행 상황을 모니터링하고, 마감일을 놓치지 않고 파악할 수 있습니다.
2. 모금 워크플로에 맞게 열 사용자 지정하기
이 보드에서는 “모금 아이디어”, “계획”, “활성 캠페인” 등 모금 프로세스의 여러 단계를 나타내기 위해 각 열이 어떻게 설정되어 있는지 확인할 수 있습니다. 사용자 지정 가능한 설정을 통해 열을 쉽게 추가, 이름 변경 또는 이동하여 팀의 고유한 요구사항에 맞게 워크플로우를 조정할 수 있습니다.
이 열은 각 작업의 진행 상황과 다음에 해야 할 일을 명확하게 표시해 진행 과정을 간소화하는 데 도움이 됩니다. 아이디어를 브레인스토밍하든 승인을 구하든, 단계별로 작업을 정리해 놓으면 어떤 일도 막히거나 잊어버리지 않습니다.
이러한 유연성을 통해 변화하는 우선순위를 쉽게 관리하고 캠페인 전반에 걸쳐 원활하고 효율적인 흐름을 유지할 수 있습니다.
3. 축소하여 빠르게 스캔하고 작업 찾기
이미지에 표시된 축소 옵션은 작업 세부 정보를 숨기고 작업 이름만 표시합니다. 이 보기는 전체 보드를 한 눈에 스캔하고 광범위한 세부 정보를 스크롤하지 않고도 특정 작업을 찾는 데 이상적입니다. 특히 여러 단계에서 어떤 일이 일어나고 있는지 빠르게 파악해야 할 때 유용합니다.
작업을 쉽게 찾고, 진행 상황을 확인하고, 보류 중인 활동을 파악할 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다. 승인을 추적하든 캠페인의 상태를 확인하든, 이 간소화된 보기를 사용하면 모든 항목에 액세스하고 쉽게 탐색할 수 있습니다.
4. 팀원 관리 및 액세스 권한 공유
여기에서 팀원을 초대하고 보드 관리자, 팀원 또는 방문자와 같은 역할을 할당하는 옵션을 볼 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 모금 캠페인에 참여하는 모든 사람이 캠페인을 주도하거나 가끔 의견을 제공하는 등 역할에 따라 적절한 수준의 액세스 권한을 갖도록 할 수 있습니다.
역할을 명확하게 정의하면 혼란을 피하고 민감한 정보를 제어할 수 있습니다. 보드 관리자는 작업과 팀 권한을 관리하고, 팀원은 협업하고 진행 상황을 업데이트할 수 있으며, 방문자는 변경 없이 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 이러한 구조는 캠페인을 안전하고 체계적으로 관리하면서 원활한 협업과 책임을 보장합니다.
5. 팀 전체 토론에 보드 채팅 사용
보드 채팅 기능은 팀 전체가 참여하는 일반적인 토론을 위해 고안된 기능입니다. 개별 작업에 초점을 맞춘 작업별 채팅과 달리 보드 채팅에서는 모든 사람이 확인해야 하는 업데이트, 공지사항 또는 피드백을 공유할 수 있습니다.
이 기능은 일반적인 대화와 업무 관련 세부 정보를 분리하여 혼란을 줄이고 중요한 업데이트를 쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다. 캠페인 마일스톤을 공유하든, 팀 전체의 우려 사항을 해결하든, 새로운 아이디어를 브레인스토밍하든, 보드 채팅을 사용하면 팀 전체가 동기화 상태를 유지할 수 있습니다.
6. 팀 전체에서 파일 및 첨부 파일 공유
보드 첨부 파일 옵션을 사용하면 팀 전체에 유용한 중요한 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 또는 온라인 리소스를 업로드하거나 링크할 수 있습니다. 이 옵션은 모든 사람이 사용할 수 있고 특정 업무에 국한되지 않는 파일에 유용합니다.
이 기능을 사용하면 모금 계획, 기부자 목록, 캠페인 보고서와 같은 필수 문서를 모든 팀원이 한 곳에서 쉽게 액세스할 수 있습니다. 여러 플랫폼을 검색할 필요가 없으므로 팀원들에게 최신 정보를 제공하고 협업을 더욱 원활하게 할 수 있습니다.
7. 사용자 지정 필터로 작업 강조 표시
하이라이트 옵션을 사용하면 사용자 지정 필터를 사용해 작업을 빠르게 찾을 수 있습니다. 할당된 팀원, 작업 상태, 마감일, 우선순위, 태그 등의 기준으로 필터링할 수 있습니다. 기한이 지난 작업이나 우선순위가 높은 작업을 찾고 싶을 때 이 기능을 사용하면 원하는 작업의 범위를 정확하게 좁힐 수 있습니다.
이 옵션을 사용하면 수동으로 작업을 검색할 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다. 대신 즉각적인 주의가 필요한 항목을 즉시 강조 표시하여 팀이 주요 작업의 우선순위를 정하고 병목 현상을 해결하며 모금 캠페인을 원활하게 운영할 수 있도록 도울 수 있습니다.
8. 전체 제어를 위한 보드 설정 관리
설정 옵션은 특정 모금 요구 사항에 맞게 게시판을 조정하는 데 도움이 되는 다양한 사용자 지정 기능을 제공합니다. 각 기능을 자세히 살펴보세요:
개요: 완료된 작업 수, 기한이 지난 항목, 예정된 마감일 등 보드의 현재 상태를 요약해 볼 수 있습니다. 이 빠른 스냅샷은 전반적인 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 됩니다.
개인정보 설정: 팀 전용 액세스, 계정 전체 액세스 또는 링크를 통한 액세스 허용 중에서 선택하여 누가 게시판에 액세스할 수 있는지 제어합니다.
진행 중인 작업(WIP) 제한: 각 열에 허용되는 작업 수를 제한하여 팀원들의 과부하를 방지하고 관리 가능한 작업량을 보장하세요.
태그 관리: 태그를 만들고, 편집하고, 정리하여 작업을 분류하고 우선순위를 정할 수 있습니다. ‘규정 준수’ 또는 ‘마무리’와 같은 태그를 사용하면 쉽게 필터링할 수 있습니다.
열 설정: 워크플로에 맞게 열을 추가하거나 조정합니다. 이러한 유연성을 통해 모금 캠페인이 발전함에 따라 조정할 수 있으므로 보드에 항상 현재 요구사항을 반영할 수 있습니다.
작업 자동 번호 지정: 이 옵션을 활성화하면 작업 번호가 자동으로 지정되어 토론 중에 특정 작업을 쉽게 참조할 수 있습니다.
내보내기 및 보관: 외부 보고를 위해 보드 데이터를 Excel 형식으로 내보내거나 캠페인이 완료되면 보드를 보관하여 모든 진행 상황과 토론 내용을 보존할 수 있습니다.
보드가 완전히 설정되고 정리된 상태에서 작업 카드를 통해 복잡한 활동을 관리 가능한 단계로 세분화하여 모금 캠페인의 모든 부분이 원활하게 진행될 수 있도록 지원하는 방법을 자세히 살펴보세요.
관리 가능한 단계로 작업 세분화하기
모금 캠페인에서 작업을 실행 가능한 작은 단계로 나누는 것은 원활한 실행을 보장하고 중요한 세부 사항이 누락되는 것을 방지하는 데 매우 중요합니다.
이 데모 보드는 더 나은 협업과 진행 상황 추적을 위해 각 작업이 어떻게 세밀하게 세분화되어 있는지 보여줍니다.
팀에서 작업 카드를 사용하여 업무를 효과적으로 세분화하는 방법은 다음과 같습니다:
종합적인 작업 설명을 위한 세부 사항 탭입니다: 세부정보 탭에는 작업의 목표, 요구사항, 배경과 같은 중요한 정보가 저장됩니다. 이렇게 하면 팀원들이 반복적으로 설명을 요청하지 않고도 필요한 맥락을 파악할 수 있습니다.
진행률 업데이트를 위한 작업 상태: 각 작업에 진행 중, 검토 필요 또는 준비됨과 같은 상태를 지정할 수 있어 진행 상황을 쉽게 추적하고 주의가 필요한 작업을 식별할 수 있습니다.
하위 작업의 체크리스트 탭: 체크리스트 기능을 사용해 큰 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 하위 작업으로 나눌 수 있습니다. 각 하위 작업은 완료된 것으로 체크 표시할 수 있어 팀이 체계적으로 관리하고 점진적인 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다.
마감일을 지키기 위한 마감일: 마감일은 작업이 일정대로 진행되도록 보장하며, 다가오는 마감일을 파악할 수 있어 팀에서 작업의 우선순위를 정하고 지연을 방지할 수 있습니다.
손쉬운 분류를 위한 태그: ‘규정 준수’ 또는 ‘기부자 지원’과 같은 태그를 지정하면 작업을 분류하는 데 도움이 되어 관련 작업을 쉽게 필터링하고 빠르게 찾을 수 있습니다.
작업별 토론을 위한 채팅 탭: 모든 작업 관련 토론은 채팅 탭에 보관되어 여러 플랫폼에 흩어져 있는 커뮤니케이션을 방지하고 지난 대화를 쉽게 참조할 수 있습니다.
명확한 소유권을 위한 업무 할당: 특정 팀원에게 작업을 할당함으로써 이사회는 각 작업에 대한 책임 소재를 명확히 하고 책임 소재를 명확히 하여 혼란을 방지합니다.
파일 저장을 위한 첨부파일 탭: 작업별 문서, 기부자 목록, 이벤트 계획 파일을 작업 카드에 바로 첨부할 수 있어 공유 드라이브나 이메일을 검색하는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.
작업을 실행 가능한 단계로 나누고 모든 것을 중앙 집중화함으로써 팀은 효율적으로 작업하고 진행 상황을 쉽게 추적하며 모금 캠페인의 각 단계가 성공적으로 실행되도록 할 수 있습니다.
결론 성공을 위한 모금 캠페인 설정하기
체계적인 모금 캠페인은 단순히 목표를 달성하는 것 이상의 의미를 지니며, 팀의 집중력을 유지하고 업무를 체계적으로 관리하며 마일스톤을 순조롭게 진행할 수 있는 간소화된 프로세스를 만드는 것입니다. 올바른 전략을 구현하고 효과적인 시스템을 사용하면 일반적인 함정을 피하고 캠페인 기간 내내 추진력을 유지할 수 있습니다.
기부자 지원, 승인, 이벤트 등 어떤 업무를 관리하든 작업 관리 기능이 있는 중앙 집중식 보드를 사용하면 팀이 효율적으로 협업하고 변화에 적응하며 자신 있게 모금 목표를 달성할 수 있습니다. 올바른 접근 방식을 통해 캠페인은 지속적인 관계를 구축하고, 중요한 자금을 확보하고, 의미 있는 영향력을 발휘할 수 있습니다.
고객 만족이 비즈니스의 성패를 좌우하는 세상에서 체계적이고 결과에 초점을 맞춘 고객 만족 프로그램의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 그것은 문제가 발생했을 때 해결하는 것만이 아니다. 문제 발생을 예측하고, 고객의 여정을 안내하고, 고객이 의미 있는 결과를 얻을 수 있도록 하는 것이다. 하지만 올바른 전략이 없다면 아무리 열성적인 팀이라도 실패할 수 있다는 것이 문제다.
고객 지원팀이 고객과의 적극적인 소통을 유지하면서 수많은 티켓, 기능 요청, 버그 리포트를 관리하고 있다고 상상해보자. 이러한 균형 잡기에는 선의 이상의 것이 필요합니다. 구조화, 명확화, 그리고 모든 것을 통합할 수 있는 도구가 필요합니다.
이 가이드는 그 균형을 관리하는 데 도움이 될 것입니다. 성장 중인 스타트업이든, 경험이 풍부한 기업이든, 고객 서비스를 개선하기 위한 단계별 가이드를 제공합니다. 인바운드 티켓 관리부터 응답 시간 및 고객 참여도 개선에 이르기까지 실용적인 조언을 얻을 수 있습니다.
문제 해결뿐만 아니라 지속적인 성과를 창출하는 고객 대응 프로그램을 도입하기 위해 필요한 것들을 살펴보자.
탄탄한 고객 성공 프로그램을 구축하기 위해서는 장기적으로 확장하고 적응할 수 있는 구조적 접근이 필요하다. 다음은 업계 모범 사례와 연구를 바탕으로 따라야 할 기본 단계를 소개한다.
1. 명확한 목표와 성공지표를 설정한다.
고객 성공 프로그램을 통해 달성하고자 하는 목표를 명확히 하는 것부터 시작하자. 고객 유지율을 높이고 싶은지, 매출을 늘리고 싶은지, 고객 만족도를 향상시키고 싶은지. 명확한 목표와 그에 따른 성공 척도를 정의하면 팀에게 명확한 목표를 부여할 수 있습니다.
HubSpot의 조사에 따르면, 명확한 성공 지표를 설정한 기업일수록 고객 충성도 측면에서 좋은 결과를 얻을 가능성이 높다고 한다. 명확한 목적과 성공 지표는 팀에 명확한 목표를 부여하고, 커뮤니케이션을 개선하며, 고객 만족도와 충성도를 높인다.
주의: 모호하거나 측정할 수 없는 목표를 설정하면 혼란과 초점이 흐려질 수 있습니다 . 모든 목표가 SMART(구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 적절하고, 기한이 있는)인지 확인해야 합니다.
2. 고객 여정의 전체 지도를 작성합니다.
고객 여정의 각 단계를 이해하는 것은 필수적이다. 계약 시작부터 갱신까지 일반적인 고객 여정을 매핑하고 팀이 부가가치를 제공할 수 있는 주요 접점을 파악한다. 매핑에는 잠재적인 문제점과 고객 경험을 개선할 수 있는 기회를 포함해야 한다. 고객경험전문가협회(Association of Customer Experience Experts )의 조사에 따르면, 여정지도는 부서 간 팀 조율과 고객 중심 의사결정을 개선하는 데 도움이 된다고 한다.
주의: 숨겨진 페인 포인트를 무시하거나 제품 및 서비스의 진화에 따라 로드맵을 업데이트하지 않으면 고객의 기대에 어긋날 수 있다.
3. 적극적인 커뮤니케이션 전략 실행
문제를 미연에 방지하고 고객의 신뢰를 얻기 위해서는 적극적인 커뮤니케이션이 중요합니다. 문제가 발생하기 전에 팀이 중요한 시점에 고객과 연락할 수 있도록 커뮤니케이션 프로토콜을 수립하여 문제가 발생하기 전에 미리 대응할 수 있도록 한다. 갤럽의 조사에 따르면, 완전히 관여한 고객은 평균 고객보다 더 높은 지갑 점유율, 수익성 및 회전율을 달성하는 것으로 나타났다.
주의해야 할 점은 너무 많은 커뮤니케이션은 고객을 압도할 수 있고, 너무 적으면 소홀히 대접받는다고 느낄 수 있다는 점이다. 고객의 선호도와 피드백을 바탕으로 적절한 균형을 찾아야 한다.
4. 팀을 정기적으로 훈련시킨다
고객 서비스 팀의 역량과 효율성을 유지하기 위해서는 지속적인 교육과 역량 개발이 필수적이다. 제품 업데이트, 고객 관리 기술, 고급 커뮤니케이션 기술에 대한 정기적인 교육 세션을 통해 팀은 우수한 서비스를 제공하고 복잡한 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.
경고: 실제 적용과 피드백이 없는 교육은 효과가 없을 수 있다. 교육 세션은 양방향으로 진행되어야 하며, 역할극을 할 수 있도록 하고, 개념을 이해하고 적용할 수 있도록 피드백을 제공해야 한다.
5. 피드백 분석 및 적응
고객의 피드백을 정기적으로 수집하고 분석하여 고객의 요구, 기대, 만족도를 파악한다. 이 피드백은 제품 및 서비스를 개선하고 고객 만족 프로세스의 개선점을 파악하는 데 도움이 된다.
주의: 피드백은 사용 가능한 것이어야 한다. 단순히 데이터를 수집하는 것만으로는 충분하지 않으며, 고객 만족도와 회사의 성과를 향상시킬 수 있는 구체적인 변화로 이어질 수 있는 정보여야 한다.
6. 성공을 축하하고 과제를 인식한다.
성공을 축하하고 어려움을 인정하는 문화를 만든다. 팀의 노력을 인정하고 실패로부터 배우는 것은 긍정적인 업무 환경을 조성하고 지속적인 개선을 촉진한다.
경고: 포상은 공정하고 포괄적으로 이루어져야 한다. 특정 성과나 특정 팀원에게만 초점을 맞출 경우, 불만을 불러일으키고 팀의 사기를 떨어뜨릴 수 있습니다.
7. 올바른 도구 사용
효과적인 고객 성공 전략을 수립하기 위해서는 고급 작업 관리 도구를 사용하는 것이 필수적이다. 이러한 도구는 고객과의 상호 작용을 체계화하고, 워크플로우를 간소화하며, 신속한 솔루션을 보장함으로써 고객 서비스 팀을 지원한다. 실시간 업데이트 및 협업 기능은 고객 관리에 대한 사전 예방적 접근 방식을 촉진하여 팀이 고객의 요구에 신속하게 대응하고 서비스 경험을 향상시킬 수 있도록 돕는다.
주의: 팀에 과도한 복잡성과 비용을 추가하지 않으면서 직관적이고 비용 효율적이며 유연한 도구를 선택하는 것이 중요하다. 적절한 도구는 기존 프로세스와 원활하게 통합되어 워크플로우를 방해하지 않으면서도 효율성을 높일 수 있어야 한다.
올바른 도구를 사용하여 고객 서비스를 크게 효율화할 수 있는 방법을 자세히 살펴보자. 강력한 작업 관리 시스템을 통합하면 팀의 워크플로우 관리 능력을 향상시키고 고객의 요구에 신속하게 대응할 수 있습니다. 이 실용적인 개요는 이러한 도구가 일상적인 고객 성공 상황에 가져다주는 구체적인 이점을 이해하는 데 도움이 될 것이다.
적절한 도구 사용
활동 관리 도구의 실용적인 활용법을 분석하고, 한 팀이 고객 성공 프로그램을 개선하기 위해 이 시스템을 어떻게 활용하고 있는지 소개한다.
구조화된 활동 관리 대시보드의 개요는 고객 성공 성과를 최적화하기 위해 설계된 시스템을 보여줍니다. 대시보드는 ‘신규 티켓’, ‘기능 요청’, ‘오류’ 등 여러 섹션으로 나뉘어져 있으며, 각 섹션은 각기 다른 유형의 고객과의 상호 작용을 추적하고 관리하기 위한 전용 섹션입니다.
이러한 구조화된 접근 방식을 통해 고객의 모든 질문과 문제가 기록되고 신속하게 처리되기 때문에 응답 시간이 단축되고 전반적인 고객 만족도가 향상됩니다.
팀은 스프레드시트를 사용하여 현재 활동을 명확하게 파악하고 우선순위와 리소스를 효과적으로 관리하고 있다. 예를 들어, 새로운 티켓은 신속하게 할당되어 요청이 간과되지 않도록 하고, 기능 요청은 고객의 요구를 충족하는 제품 업데이트를 구현하기 위해 주의 깊게 모니터링됩니다.
이는 워크플로우의 효율성을 높일 뿐만 아니라 고객 서비스에 대한 적극적인 접근 방식을 촉진하고, 각 요소가 팀의 성공에 어떻게 기여하는지 자세히 살펴보는 다음 섹션의 토대를 마련한다.
신규 고객 요청의 효율적인 처리는 각 신규 티켓에 대한 활동 시트를 작성하는 것부터 시작된다. 예를 들어, “그룹 할인”과 같은 양식은 특별한 요청을 처리하는 데 사용되며, 고객의 질문이나 연락처 정보와 같은 필수 정보를 포함한다.
이러한 접근 방식을 통해 팀은 이러한 요청을 추적하고 접수부터 해결까지 우선순위를 정할 수 있어 신속한 대응과 높은 고객 만족도를 유지할 수 있다.
2. 컬럼을 사용하여 워크플로우 사용자 정의하기
고객과의 상호 작용을 효과적으로 관리하기 위해서는 워크플로우 열을 조정하는 것이 필수적입니다. ‘ 신규 티켓 ‘이나 ‘ 오픈 티켓 ‘과 같은 특정 열을 정의함으로써 팀은 최초 문의부터 해결까지의 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
이러한 적응성은 워크플로우를 구성하고, 변화하는 우선순위에 대응하고, 고객의 요구를 효과적으로 관리하기 위해 열을 추가, 삭제 및 재구성할 수 있다는 것을 의미한다.
워크플로우 축소 기능 검증하기
작업 카드의 크기를 줄여 제목만 보이도록 함으로써 팀원들이 세부적인 내용을 놓치지 않고 카드의 개요를 파악할 수 있도록 했다.
이 오버뷰는 전반적인 진행 상황을 모니터링하고 병목 현상을 파악하며, 관리 부서가 업무에 과부하가 걸리지 않도록 하는 데 특히 유용하다. 워크플로우의 균형과 효율성을 유지하기 위해 신속하게 평가하고 필요에 따라 리소스를 재분배할 수 있다.
4. 이사회에서 팀원들의 리더십
효과적인 팀 관리는 고객 성공을 촉진하는 관리의 기본입니다. 팀원을 추가하고 관리자, 팀원, 방문자 등 특정 역할을 정의하는 기능을 통해 모든 사람이 자신의 책임을 이해하고 작업을 완료하는 데 필요한 정보에만 액세스 할 수 있습니다.
이 기능은 역할을 명확하게 정의하여 협업을 촉진하고 적절한 액세스 제어를 통해 기밀 데이터를 보호합니다.
예를 들어, 팀원에게는 일상적인 작업을 할당하고, 방문자에게는 열람만 할 수 있는 권한을 부여할 수 있다. 이는 정보가 필요하지만 변경할 수 없는 외부 이해관계자나 감사인에게 이상적이다.
5. 차내 채팅을 통한 커뮤니케이션의 일원화
이를 통해 팀원들은 플랫폼을 떠나지 않고도 신속하게 정보를 교환하고, 도움을 주고받으며, 서로의 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 포럼의 일반적인 활동과 관련된 모든 커뮤니케이션을 동일한 워크스페이스에서 관리할 수 있어 명확성이 향상되고 다양한 채널에서 정보를 찾는 시간을 줄일 수 있다.
이러한 중앙 집중식 접근 방식은 상호 작용을 개선하고 팀이 작업과 목표에 계속 집중할 수 있도록 도와준다.
6. 투명한 접근을 위한 중앙 집중식 파일 관리
협의회 파일 관리 시스템은 팀원들이 직접 문서를 업로드, 작성, 링크할 수 있으며, 구글 문서, 스프레드시트 등 다양한 종류의 문서를 지원한다. 파일은 전용 드라이브에 안전하게 저장되어 쉽게 접근할 수 있고, 보안이 유지된다.
이 솔루션은 외부 스토리지 솔루션이 필요하지 않으며, 프로젝트 생태계 내에서 필요한 모든 자료를 쉽게 접근하고 보호할 수 있다.
7.중요한 일을 강조하고 우선순위를 정한다.
회의실에서 중요한 작업을 강조하고 우선순위를 지정하는 기능은 업무 효율성을 유지하는 데 필수적입니다. 긴급한 작업을 바로 확인할 수 있어 효과적으로 관리하고 제시간에 완료할 수 있습니다.
예를 들어, 기한이 만료된 작업, 우선순위가 높은 작업, 특정 팀원에게 할당된 작업만 표시하도록 필터링할 수 있어 워크로드를 관리하고 중요한 작업을 기한 내에 완료할 수 있도록 도와줍니다.
8. 디스크 매개변수 미세 조정을 통한 최적의 제어
스프레드시트 설정을 미세 조정하는 것은 팀의 워크플로우를 관리하는 데 필수적이다. 이러한 요소들을 조정하여 체계적인 작업 공간을 만들고, 화이트보드를 볼 수 있는 사람을 제어하고, 작업 흐름을 효과적으로 관리하기 위해 진행 중인 작업을 제한하고, 더 나은 추적을 위해 작업의 자동 번호 매기기를 활성화할 수 있습니다.
또한, 화이트보드의 라벨과 열을 관리할 수 있기 때문에 팀은 각자의 프로세스와 필요에 맞게 환경을 사용자 정의할 수 있다.
이 고객 서비스 성공 팁은 고객의 요구를 구체적이고 달성 가능한 단계로 세분화하여 각 고객과의 상호 작용을 철저하게 수행하는 데 탁월합니다. 이러한 구조화된 접근 방식은 고객 서비스 워크플로우를 간소화한다:
티켓 설명 상세 탭: ‘팀 인수인계’와 같은 보드의 각 티켓에는 상세 탭이 있습니다. 이 탭은 문제 또는 고객 요청에 대한 완전한 설명을 제공하고 필요한 조치와 목표를 지정합니다. 이를 통해 모든 팀원이 고객 요구사항의 범위를 명확하게 이해할 수 있습니다.
진행 상황을 추적하기 위한 라벨 상태 결정: 테이블을 사용하여 각 라벨의 상태를 표시할 수 있다. 이를 통해 고객 과제의 상태를 명확하게 파악하여 팀원들이 지연이나 복잡한 상황을 추적하고 효과적으로 대처할 수 있다.
액션 체크리스트: 복잡한 고객 문제는 체크리스트의 하위 활동으로 세분화된다. 이 방법은 티켓의 모든 요소를 체계적으로 처리하여 완벽한 해결과 고객 만족을 보장합니다.
서비스 수준 유지를 위한 시간 프레임: 각 티켓에 시간 프레임을 설정하여 답변과 솔루션이 기한 내에 제공될 수 있도록 한다. 이를 통해 팀은 효과적으로 활동의 우선순위를 정하고 고객과의 서비스 수준 계약을 이행할 수 있다.
태그에 의한 손쉬운 분류: 티켓에는 우선순위가 높은 문제, 일반적인 문제 등 관련 태그가 부여되어 워크플로우를 정리하고 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 이 기능을 통해 빠른 대응이 필요한 티켓이나 특정 카테고리로 분류된 티켓을 필터링하여 중앙에서 관리할 수 있다.
특정 티켓에 대한 토론을 위한 “채팅” 탭: “채팅” 탭은 특정 티켓에 연결된 모든 토론을 중앙 집중화하여 팀원들이 문제에 대해 직접 협업할 수 있도록 합니다. 이 기능은 커뮤니케이션을 간소화하고 문제 해결 속도를 높인다.
책임 소재를 명확히 하기 위한 작업 할당: 특정 팀원에게 라벨을 할당하면 각 문제에 대한 책임이 누구에게 있는지를 명확하게 알 수 있다. 명확한 업무 배분은 중복을 피하고 팀의 책임감을 보장한다.
관련 문서 첨부 탭: 첨부 탭을 통해 팀원들은 모든 관련 문서를 Tiket에 직접 저장할 수 있다. 이렇게 파일을 중앙에 저장하면 모든 관련 정보에 쉽게 액세스하고 해당 고객 파일에 연결할 수 있습니다.
이러한 역량을 구축함으로써 정부는 고객 부정 관리를 효과적으로 조직하고 고객 서비스 워크플로우를 체계적이고 효율적으로 관리할 수 있는 팀의 능력을 향상시킬 수 있다.
결론
고객 성공 보드에서 입증된 기능은 기술이 전략적 워크플로우 관리와 결합하여 팀의 효율성과 효율성을 크게 향상시킬 수 있다는 것을 증명하고 있다. 작업 분할, 커뮤니케이션 관리, 작업 우선순위 지정 및 파일 관리와 같은 고급 기능을 활용하여 팀은 이전과는 다른 방식으로 고객 서비스를 제공할 수 있다.
이러한 전략을 실행하면 업무 효율성이 향상될 뿐만 아니라 고객 경험을 개선하고 충성도를 높여 오늘날의 경쟁 환경에서 성공을 촉진할 수 있다.
특히 다양한 우선순위를 가진 작업들을 처리할 때는 바쁜 보드가 미로처럼 느껴질 때가 있습니다. 하이라이트 기능을 사용하면 특정 기준에 맞는 작업을 필터링하고 시각적으로 강조할 수 있어 잡음을 쉽게 정리할 수 있습니다.
이 기능을 사용하여 프로젝트를 최신 상태로 유지하는 방법은 다음과 같습니다:
하이라이트 기능 사용 방법
1. 하이라이트 옵션에 액세스합니다.
보드에서 하이라이트 아이콘을 클릭합니다.
2. 강조 표시할 항목 선택
미리 정의된 옵션 중에서 선택하거나 사용자 지정 필터를 만듭니다:
내게 할당된 업무: 나에게 할당된 모든 작업을 즉시 확인할 수 있으므로 책임을 놓치지 않고 파악할 수 있습니다.
주의가 필요한 사항: 후속 조치가 필요하거나 마감일이 다가올 수 있는 작업을 강조 표시하여 놓치는 일이 없도록 합니다.
우선 순위가 높거나 중요한 것으로 표시된 항목: 프로젝트의 성공에 필수적인 작업에 집중하세요.
기한이 지난 작업: 기한이 지난 작업을 명확하게 식별하여 지연을 신속하게 해결할 수 있도록 도와줍니다.
사용자 지정 하이라이트: 담당자, 작업 상태, 마감일, 우선순위, 태그 등의 매개변수를 조합해 맞춤형 필터를 만들 수 있습니다. 한 번에 하나 또는 여러 개의 필터를 사용해 보드에서 가장 중요한 내용을 찾을 수 있습니다.
작동하는 이유
“내게 할당된 작업”으로 업무에 집중하기보드의다른 항목에 방해받지 않고 내게 할당된 작업을 필터링해 맡은 업무에 집중하세요. 개인 업무량을 효율적으로 파악할 수 있는 방법입니다.
“주의가 필요한 작업”으로 긴급한 작업 식별마감이임박했거나 진행이 더딘 등 즉각적인 집중이 필요한 작업을 강조 표시하세요. 이 필터를 사용하면 병목 현상을 파악하고 프로젝트 추진력을 유지할 수 있습니다.
“우선순위가 높거나 중요하다고 표시된 항목”으로 중요한작업을 파악하세요우선순위가 높은 작업은 주의가 필요합니다. 이 옵션을 사용하면 중요한 작업에 집중할 수 있어 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 도움이 됩니다.
“기한이 지난 항목”으로기한이 지난 작업을 빠르게 파악하고 리소스를 재할당하거나 팀원들과 후속 조치를 취하여 작업을 정상 궤도에 올려놓으세요.
사용자지정 하이라이트로 워크플로우사용자 지정 하이라이트 기능을 사용하면 특정 사용자에게 할당된 작업, ‘검토 필요’로 표시된 작업, 일주일 내 마감일 표시 등 여러 가지 조건을 설정할 수 있습니다. 이러한 설정을 조정하여 특정 워크플로우에 맞는 맞춤형 포커스 보기를 만들 수 있습니다.
결론
하이라이트 기능을 사용하면 방해 요소를 차단하고 중요한 업무에 집중할 수 있어 명확하고 효율적인 워크플로우를 유지할 수 있습니다. 업무량을 관리하든 팀 전체를 감독하든 하이라이트 기능은 생산성과 집중력을 유지하는 데 도움이 됩니다.
잘 설계된 헬프 데스크 워크플로우는 탁월한 고객 지원의 근간입니다. 원활한 커뮤니케이션, 더 빠른 문제 해결, 더 높은 사용자 만족도를 보장합니다. 내부 요청을 처리하든 외부 고객 문의를 처리하든 효율적인 워크플로를 통해 팀은 체계적으로 조직을 유지하고 원활한 지원 경험을 제공하는 데 집중할 수 있습니다.
하지만 효과적인 워크플로를 만드는 데 어려움이 없는 것은 아닙니다. 팀들은 종종 티켓 분실, 불명확한 작업 우선순위 지정, 커뮤니케이션 병목 현상과 같은 문제로 어려움을 겪습니다. 체계적인 시스템이 없으면 고객 문제를 신속하게 해결하는 것이 부담스럽게 느껴져 사용자와 팀의 불만을 초래할 수 있습니다.
이 문서에서는 헬프 데스크 워크플로우를 구축하기 위한 필수 단계를 안내하고, 성공을 방해할 수 있는 잠재적인 문제를 해결하며, 제대로 작동하는 워크플로우를 만드는 데 적합한 툴을 소개합니다:
원활한 지원 운영, 응답 시간 단축, 탁월한 사용자 만족도를 위해서는 잘 정의된 헬프 데스크 워크플로우가 매우 중요합니다. 강력하고 효율적인 헬프 데스크 워크플로우를 구축하려면 다음 주요 단계를 따르세요:
1. 명확한 목표와 범위 정의
워크플로우의 주된 목적을 파악하세요. 내부 문제를 해결하나요, 외부 지원을 해결하나요, 아니면 둘 다 해결하나요? 범위를 명확히 정의하여 우선순위를 조정하고 현실적인 목표를 설정하세요. 서비스 수준 계약(SLA)을 수립하여 응답 및 해결 시간에 대한 기대치를 설정하세요.
주의: 불명확한 목표는 비효율적인 워크플로와 사용자 만족도 저하로 이어질 수 있습니다.
2. 종합적인 지식 기반 구축
반복되는 문제를 분석하고 FAQ, 단계별 가이드, 문제 해결 팁과 같이 명확하고 검색 가능한 콘텐츠를 개발하여 팀과 사용자를 위한 귀중한 리소스를 만드세요.
주의: 비효율적인 지식 공유는 해결 시간이 길어지고 불만을 초래할 수 있습니다.
3. 요청 처리 중앙 집중화
수신되는 모든 요청을 관리하는 단일 리포지토리를 만들어 어떤 이슈도 놓치지 마세요. 이 중앙 집중식 시스템은 데이터가 흩어질 위험을 없애고 체계적인 문제 해결 방식을 유지하도록 도와줍니다.
주의해야 할 사항: 중앙 집중식 시스템이 없는 혼란스러운 요청 처리로 인해 누락되거나 중복되는 작업이 발생할 수 있습니다.
4. 작업 분류 및 우선순위 지정
긴급성, 유형 또는 부서별로 요청을 분류하세요. 작업을 분류하면 팀이 우선순위가 높은 문제에 집중하는 동시에 우선순위가 낮은 요청은 눈에 잘 띄고 추적할 수 있습니다.
주의: 수동 분류는 오류가 발생하기 쉽고 일관성이 없어 중요한 문제를 해결하는 데 지연을 초래할 수 있습니다.
5. 명확한 책임과 역할 설정
팀원에게 구체적인 역할을 배정하여 책임감을 갖도록 하세요. 일선 문의를 처리하는 사람, 복잡한 문제를 에스컬레이션하고 해결하는 사람, 지식창고 업데이트를 담당하는 사람을 정의하세요.
역할과 책임이 모호하면 혼란과 지연이 발생할 수 있다는 점을 명심하세요.
6. 성능 모니터링 및 평가
해결 시간, 응답 시간, 고객 만족도와 같은 주요 지표를 추적하세요. 팀의 성과를 정기적으로 평가하고 사용자로부터 피드백을 수집하여 개선이 필요한 부분을 파악하세요.
워크플로 성능에 대한 가시성이 제한되면 병목 현상을 파악하고 해결하기가 어려울 수 있습니다.
올바른 도구를 사용하여 헬프 데스크 문제 극복하기
명확하고 체계적인 헬프 데스크 시스템은 효율적인 문제 해결을 보장하는 데 필수적이며, 이 시각적 작업 공간은 문제를 정면으로 해결하는 방법을 보여줍니다. 이 팀이 앞서 나가기 위해 워크플로를 어떻게 관리하고 있는지 간단히 살펴보세요.
이 보드에서는 여러 단계의 작업을 한눈에 볼 수 있습니다. 요청은 ‘할 일’에 기록되며, 긴급도에 따라 분류되고 우선순위가 정해집니다.
진행 중인 작업은 ‘작업 중’ 열로 원활하게 이동하여 팀이 다음 작업을 놓치지 않고 진행 중인 이슈에 집중할 수 있습니다. 완료된 작업은 ‘완료됨’ 섹션에 보관되어 작업 공간을 깔끔하게 유지하면서 진행 상황을 파악할 수 있습니다.
‘검토 필요’, ‘진행 중’, ‘재작업 필요’와 같은 시각적 라벨을 통해 즉각적인 조치가 필요한 작업을 쉽게 파악할 수 있으며, 마감일을 통해 어떤 작업도 놓치지 않고 처리할 수 있습니다. 요청을 중앙 집중화하고, 효과적으로 정리하며, 명확한 워크플로를 만들어 이메일이나 채팅과 같이 흩어져 있는 커뮤니케이션 도구로 인한 혼란을 방지할 수 있습니다.
다음에서는 이 워크스페이스의 작동 방식을 자세히 살펴보고, 그 기능을 세분화하여 팀을 위한 효과적인 헬프 데스크 시스템을 구축하는 방법을 보여드리겠습니다:
이 헬프 데스크 워크플로 보드는 체계적인 조직과 명확한 레이아웃이 어떻게 지원 작업 관리를 간소화할 수 있는지를 보여주는 대표적인 예입니다. 각 섹션은 책임감과 협업을 촉진하면서 요청을 원활하게 처리할 수 있도록 의도적으로 설계되었습니다.
1. 모든 요청 캡처 및 정리
‘할 일’ 열은 모든 수신 요청이 캡처되는 시작점입니다. 비밀번호 재설정부터 연결 문제 해결까지, 모든 작업이 하나의 실행 가능한 항목으로 정리되어 있어 어떤 요청도 놓치지 않고 처리할 수 있습니다. 이러한 중앙 집중식 접근 방식은 명확성을 제공하고 팀에서 효과적으로 우선순위를 정할 수 있게 해줍니다.
2. 필요에 따라 워크플로 단계 조정하기
열은 “할 일”, “수행 중”, “완료” 등 다양한 작업 진행 단계를 나타냅니다. 팀의 특정 워크플로에 맞게 이름을 바꾸거나 순서를 바꾸거나 사용자 지정할 수 있어 단계 간에 직관적이고 효율적으로 전환할 수 있습니다.
3. 액세스 및 권한 제어
역할을 할당하여 보드를 보고 편집할 수 있는 사람을 관리하세요. 팀원에게는 작업 업데이트를 위한 편집 권한을 부여하고, 이해관계자는 진행 상황만 볼 수 있도록 제한할 수 있습니다. 이렇게 하면 혼란을 없애고 책임 소재를 명확히 하며 워크플로우를 안전하게 유지할 수 있습니다.
4. 커뮤니케이션 중앙 집중화
팀 토론은 보드 내에서 바로 이루어집니다. 이메일이나 채팅 도구 대신 특정 작업에 댓글을 달아 세부 사항을 명확히 하거나 업데이트를 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 커뮤니케이션이 관련성 있고, 접근 가능하며, 적절한 작업과 연결됩니다.
5. 리소스 공유 간소화
파일 업로드 기능을 사용하면 사용자 설명서, 문제 해결 가이드 및 기타 리소스를 작업에 첨부할 수 있습니다. 이렇게 하면 흩어져 있는 문서를 검색하는 데 낭비되는 시간을 없애고 모든 사람이 필요한 자료에 액세스할 수 있습니다.
6. 명확한 우선순위 지정
긴급성을 나타내는 기본 제공 레이블을 사용해 작업의 우선순위를 쉽게 지정할 수 있습니다. 작업을 ‘중요’, ‘우선순위 높음’, ‘보통’으로 표시하든, 이러한 시각적 표시를 통해 팀은 어떤 작업을 먼저 처리해야 할지 알 수 있어 워크플로우를 순조롭게 진행할 수 있습니다.
7. 필터로 집중력 유지
필터를 사용하면 즉각적인 주의가 필요한 작업을 빠르게 분류하고 식별할 수 있습니다. 기한이 지난 작업, 할당되지 않은 항목 또는 검토를 위해 플래그가 지정된 이슈를 찾고 있든, 이러한 필터를 사용하면 중요한 것을 놓치는 일이 없도록 할 수 있습니다.
여러 프로젝트를 관리하다 보면 작업 공간이 금방 어수선해져 가장 중요한 일에 집중하기 어려워질 수 있습니다. 보관 보드를 사용하면 완료되었거나 비활성화된 프로젝트를 보이지 않는 곳으로 쉽게 옮기면서도 나중에 참조할 수 있도록 계속 액세스할 수 있습니다.
아카이빙 보드가 어떻게 정리 정돈에 도움이 되는지 자세히 살펴보세요:
게시판을 보관하는 방법
1. 보드를 아카이브로 이동
보관하려는 보드의 점 3개를 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 아카이브로 이동을 선택합니다.
2. 보관된 게시판에 액세스
홈 보기에서 아카이브에서 포함 확인란을 사용하여 아카이브된 게시판을 표시합니다.
보관된 보드를 언제든지 검색하여 참조하거나 재사용할 수 있습니다.
게시판을 보관하는 시기
프로젝트 완료: 프로젝트가 완료되어 적극적인 관리가 필요하지 않은 경우, 보드를 보관하여 작업 공간을 정리하세요.
비활성 프로젝트: 보류 중이거나 승인을 기다리는 프로젝트의 게시판을 일시적으로 보관합니다.
활성 작업에 집중하세요: 보관 기능은 홈 보기를 간소화하여 현재 진행 중인 작업과 관련성 있는 작업만 표시되도록 합니다.
작동하는 이유
작업 공간을 깔끔하게 정리하세요: 활성 보드와 작업에만 집중하세요.
과거 프로젝트에 빠르게 액세스: 완료되거나 일시 중지된 보드를 나중에 참조할 수 있도록 안전하게 저장하세요.
간소화된 워크플로: 생산성 향상을 위해 홈 화면을 깔끔하고 체계적으로 정리하세요.
결론
보드를 보관하는 것은 작업 공간을 깔끔하게 정리하는 간단하면서도 효과적인 방법으로, 과거 프로젝트에 계속 액세스하면서 가장 중요한 일에 집중할 수 있게 해줍니다. 완료된 작업이든 일시 중지된 이니셔티브이든, 보관을 통해 중요한 정보를 잃지 않고 워크플로우를 간소화하고 체계적으로 유지할 수 있습니다.
