효율적인 프로젝트 관리는 잘 정리된 워크플로우에서 시작됩니다. 작업을 명확하게 정의된 단계로 나누면 팀원들이 서로 협력하고 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 체계적인 워크플로를 사용하면 진행 상황을 쉽게 추적하고, 병목 현상을 파악하고, 작업의 우선순위를 효과적으로 정할 수 있습니다.
제공된 예제 보드를 사용하여 작업 보드에서 열을 설정하여 효율성을 극대화하는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.
프로젝트 보드에 대한 액세스 권한 관리는 작업을 체계적이고 안전하게 유지하는 데 있어 핵심적인 부분입니다. 비공개 팀 프로젝트에서 작업하든, 더 넓은 범위의 공동 작업을 위한 프로젝트에서 작업하든, 개인정보 설정을 통해 누가 보드를 보고 사용할 수 있는지 제어할 수 있습니다.
팀의 사람들만:이 설정은 명시적으로 보드에 추가된 사람들만 보드를 보거나 상호 작용할 수 있도록 합니다. 민감한 내부 워크플로 또는 제한된 고객 프로젝트와 같이 기밀 유지가 중요한 프로젝트에 적합합니다.
계정 팀의 모든 사람:전 세계에 공개하지 않고 더 많은 가시성을 확보하고 싶으신가요? 이 설정을 사용하면 계정 팀 내의 모든 팀원이 게시판을 볼 수 있습니다. 팀 전체의 투명성이 도움이 되지만 통제는 여전히 중요한 내부 프로젝트에 이상적입니다.
링크가 있는 모든 사람:접근성을 극대화하고 싶으신가요? 이 옵션을 선택하면 Kerika 계정이 없더라도 보드의 링크가 있는 사람은 누구나 게시판을 볼 수 있습니다. 하지만 보드를 볼 수는 있지만 팀원이나 관리자로 명시적으로 추가되지 않는 한 변경할 수 없다는 점에 유의하세요.
알아야 할 주요 사항:
공개 게시판 및 파일 공개:게시판을 ‘링크가 있는 모든 사람’으로 설정하면 게시판에 첨부된 모든 파일에 공개적으로 액세스할 수 있게 됩니다. Google 드라이브와 같은 연동 기능을 사용하는 경우 해당 문서도 링크가 있는 모든 사람에게 공개됩니다.
계정별 제한 사항:유료 Google Workspace 계정을 사용하는 경우 Google 정책에 따라 게시판을 “링크가 있는 모든 사람”으로 설정하지 못할 수 있습니다. 이렇게 하면 조직의 보안 프로토콜을 준수할 수 있습니다.
개인정보 보호 설정을 조정하는 방법:
게시판을 열고 설정으로 이동합니다.
개인정보 섹션에서 필요에 맞는 액세스 수준을 선택합니다.
변경 사항을 저장하면 바로 사용할 수 있습니다!
결론 개인정보 설정을 통해 보드를 보고 상호 작용할 수 있는 사용자를 유연하게 관리할 수 있어 안전하고 원활한 협업이 가능합니다. 소규모 팀과 공유하든, 모든 사람이 볼 수 있도록 보드를 열든, 모든 권한을 관리할 수 있습니다.
더 작은 단계로 나누어야 하는 큰 작업의 경우, 체크리스트를 사용하여 특정 팀원에게 하위 작업을 할당하여 모든 세부 사항을 처리할 수 있습니다:
작업에 체크리스트를 추가합니다: 작업을 열고 체크리스트 탭으로 이동합니다.
세분화: 각 하위 작업을 체크리스트 항목으로 추가합니다.
하위 작업 할당하기: 개별 체크리스트 항목을 한 명 이상의 팀원에게 할당하여 모든 단계에 명확한 소유자가 있는지 확인하세요.
작동하는 이유:
큰 작업을 실행 가능한 작은 단계로 정리하여 단순화합니다.
업무의 모든 수준에서 책임감을 보장합니다.
마무리
효율적인 업무 배정은 팀 내 협업을 촉진하고 책임감을 확보하는 데 있어 핵심입니다. 여러 팀원에게 작업을 할당하거나 체크리스트를 사용하여 작업을 더 작은 하위 작업으로 나누면 명확성을 확보하고 워크플로를 간소화할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 팀은 조직을 체계적으로 유지하고, 책임을 조정하고, 원활하게 협력하여 목표를 달성할 수 있습니다.
게시판 관리자입니다: 보드를 만든 경우 기본적으로 보드 관리자가 됩니다. 하지만 팀원 및 설정 관리를 포함하여 다른 사람에게 보드에 대한 모든 권한을 부여할 수 있습니다.
팀원: 작업을 공동 작업하고, 파일을 업로드하고, 보드에 기여할 수 있습니다. 디자이너, 개발자 및 기타 기여자에게 이상적입니다.
방문자: 보기 전용 액세스. 진행 상황만 모니터링해야 하는 외부 이해관계자나 고객에게 적합합니다.
3단계: 팀에 추가하기
추가를 클릭하면 팀원이 즉시 할당된 역할로 보드에 참여하게 됩니다.
역할 기반 액세스의 이점:
보드 관리자: 팀 리더를 위한 모든 권한
기본적으로 게시판 작성자가 관리자가 되지만 필요에 따라 다른 사람에게 관리자 권한을 할당할 수 있습니다.
주요 혜택:
팀원을 관리하고, 보드 설정을 업데이트하고, 보드 구조를 제어할 수 있습니다.
여러 명의 리드가 있는 프로젝트나 동등한 제어 권한이 필요한 프로젝트 관리자에게 적합합니다.
휴가나 기타 부재 중 등 관리자 한 명이 부재 중일 때 병목 현상을 방지할 수 있습니다.
관리자는 이사회를 조직적이고 기능적이며 협력적으로 유지하여 리더십 업무가 원활하게 처리되도록 하는 데 중요한 역할을 합니다.
팀원: 기여자 역량 강화
팀원들은 작업을 완료하는 데 필요한 모든 도구를 사용할 수 있습니다. 팀원들은 작업을 공동 작업하고, 파일을 업로드하고, 보드의 진행 상황에 기여할 수 있습니다.
주요 혜택:
디자이너, 개발자 및 기타 활동적인 기여자에게 이상적입니다.
관리자의 감독을 유지하면서 실질적인 협업을 가능하게 하여 역동적인 이사회를 유지합니다.
팀원들은 프로젝트 진행을 주도하며 생산적인 팀워크의 중추적인 역할을 합니다.
방문자 이해관계자와의 지속적인 소통
방문자는 보기 전용 액세스 권한이 있으므로 변경하지 않고도 게시판의 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.
주요 혜택:
업데이트만 확인해야 하는 외부 이해관계자나 고객에게 적합합니다.
보드의 구조나 워크플로우를 손상시키지 않으면서 투명성을 보장합니다.
방문자는 복잡성을 더하지 않고 모든 사람에게 정보를 제공하는 데 이상적입니다.
결론
팀원을 추가하는 것은 간단하고 팀의 필요에 맞게 조정할 수 있어야 합니다. 잘 설계된 역할 기반 시스템은 긴밀한 팀과 함께 일하든 외부 이해관계자와 협력하든 원활한 협업을 보장합니다. 적절한 역할을 할당하면 관련된 모든 사람에게 보다 효율적이고 원활한 워크플로우를 제공할 수 있습니다.
전체 프로젝트에 영향을 미치는 파일의 경우, 보드 첨부 파일을 사용하는 것이 좋습니다. 보드 수준에서 파일 공유가 작동하는 방식은 다음과 같습니다:
팀 전체를 위한 파일 업로드 또는 링크: 프로젝트 헌장, 공유 템플릿, 보고서 등 모든 사람이 액세스할 수 있는 파일이나 외부 링크를 보드에 추가하세요.
중앙 집중식 파일 공유: 모든 이사회 구성원이 이러한 파일에 즉시 액세스할 수 있으므로 주요 프로젝트 리소스에 항상 액세스할 수 있습니다.
파일 공유의 장점: 팀 전체의 업데이트나 리소스에 적합합니다. 모든 사람이 동일한 정보에 액세스할 수 있도록 하여 프로젝트를 원활하게 운영할 수 있습니다.
보드 첨부 파일을 사용하면 팀 전체에서 중요한 파일을 쉽게 공유할 수 있습니다.
결론:
원활한 협업을 위해서는 효과적인 파일 공유가 필수적입니다. 특정 작업에 파일을 첨부하거나 프로젝트 전반의 리소스를 중앙 집중화하면 팀은 일반적인 혼란이나 지연 없이 체계적이고 연결된 상태를 유지할 수 있습니다. 작업별 세부 사항에 집중하든 프로젝트 전체에서 주요 리소스를 공유하든, 올바른 시스템을 갖추면 모두가 필요할 때 필요한 것을 확보할 수 있습니다.
파일을 액세스 가능하고 체계적으로 정리하여 워크플로우를 간소화하고 팀워크를 최대한 효율적으로 만드세요.