Gestionarea eficientă a proiectelor începe cu un flux de lucru bine organizat. Împărțirea sarcinilor în etape clar definite vă poate ajuta pe dvs. și echipa să rămâneți aliniați și productivi. Un flux de lucru structurat facilitează urmărirea progresului, identificarea blocajelor și prioritizarea eficientă a sarcinilor.

Să vedem cum puteți configura coloane în panoul de sarcini pentru a maximiza eficiența folosind exemplul de panou furnizat.

De ce contează coloanele în managementul sarcinilor

Faceți clic aici pentru a verifica acest panou

Coloanele sunt coloana vertebrală a fluxului dvs. de lucru. Fiecare coloană reprezintă o etapă a proiectului dumneavoastră, ajutându-vă să vizualizați fluxul sarcinilor de la început până la sfârșit. Cheia este să vă asigurați că coloanele dvs. se aliniază cu natura proiectului și cu modul în care lucrează echipa.

Pași pentru configurarea coloanelor fluxului de lucru

1. Definiți etapele fluxului de lucru

În timp ce definiți etapele fluxului de lucru. gândiți-vă la progresul natural al sarcinilor dvs.

De exemplu:

1. Strategia proiectului: Pentru etapele inițiale de planificare, cum ar fi definirea cerințelor sau stabilirea obiectivelor.
2. Design proiect: Sarcini legate de planificarea vizuală și structurală, cum ar fi proiectarea logo-ului sau crearea aspectului.
3. Dezvoltarea proiectului: Pentru fazele de execuție precum codificarea sau crearea de funcționalități.
4. Testare: Pentru a vă asigura că totul funcționează conform așteptărilor înainte de lansare.
5. Finalizat: O etapă finală pentru a trimite sarcini care sunt complet finalizate.

2. Traduceți etapele în coloane

Odată ce etapele fluxului de lucru sunt definite, transformați-le în coloane pe panoul de activități. Începeți cu categorii largi și rafinați-le pe măsură ce înțelegeți mai bine nevoile echipei dvs.

De exemplu:

• Puteți începe cu coloane esențiale, cum ar fi „De făcut”, „În curs”, şi „Terminat” pentru a stabili fluxul de bază.
• Extindeți-le treptat în coloane mai specifice, aliniate cu etapele fluxului dvs. de lucru, cum ar fi „Strategia de proiect”, „Design de proiect”, „Dezvoltare de proiect”, şi „Testare”.

Această abordare asigură că coloanele dvs. sunt intuitive, adaptabile și adaptate la progresul natural al sarcinilor dvs

3. Folosiți coloane pentru nevoi specializate

Luați în considerare crearea de coloane care adaugă valoare fluxului dvs. de lucru:

• Restante: Un spațiu pentru sarcini care sunt planificate, dar nu sunt încă pregătite pentru a intra în fluxul de lucru principal. Acest lucru ajută la prioritizarea sarcinilor atunci când echipa este pregătită să lucreze mai mult, păstrând în același timp coloanele active curate și concentrate.
• Resurse: O coloană pentru a stoca linkuri, documente sau alte materiale care vă sprijină sarcinile. Acest lucru facilitează accesul echipei la tot ce are nevoie, fără a aglomera cardurile de sarcini individuale.

4. Amintiți-vă să păstrați totul simplu și intuitiv

• Evitați supraîncărcarea tablei cu prea multe coloane. Urmărește claritate și simplitate, astfel încât echipa ta să poată urmări cu ușurință fluxul de lucru.

Concluzie

Un flux de lucru bine organizat începe cu o configurare atentă a coloanei. Adaptându-vă coloanele pentru a reflecta etapele naturale ale proiectului și incluzând coloane de susținere, puteți îmbunătăți eficiența echipei și puteți menține claritatea în procesul dumneavoastră. Începeți să vă organizați fluxul de lucru astăzi și experimentați beneficiile!

Menținerea sarcinilor organizate este esențială pentru fluxuri de lucru fluide, mai ales atunci când gestionați un volum mare de articole. Numerotarea sarcinilor poate adăuga claritate și poate face mai eficientă referirea sarcinilor specifice. Dar numerotarea manuală a sarcinilor? Este consumator de timp și este predispus la erori.

Aici este locul Numerotare automată Cu această caracteristică, fiecărei carduri de activitate i se atribuie automat un număr unic de îndată ce este creată, asigurându-se că fiecare sarcină este identificabilă dintr-o privire.

Să vedem cum funcționează numerotarea automată și cum o puteți activa pentru a vă eficientiza proiectele.

Ce este numerotarea automată?

Faceți clic aici pentru a-l verifica pe acesta pe o singură ședință

Numerotarea automată atribuie un număr secvenţial fiecărei cărţi de sarcini noi de pe un panou. Această numerotare este unică pentru bord și ajută echipele să se refere rapid la sarcini în discuții, rapoarte sau actualizări, fără confuzie.

Cum să activați numerotarea automată

1. Accesați Setările bordului: Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tablei pentru a deschide meniul de setări.
   
2. Activați opțiunea: Sub Setări fila, comutați Numerotarea automată a sarcinilor opțiunea de activare.
   
3. Vedeți-l în acțiune: De acum înainte, fiecare card nou de sarcină creat pe tablă va afișa automat un număr unic în zona de titlu.
   

De ce contează numerotarea automată

1. Referință rapidă pentru sarcini: Numerele facilitează referirea la anumite sarcini în timpul întâlnirilor sau în timpul colaborării cu colegii de echipă.
   
2. Comunicare clară: În loc să descrieți sarcinile în detaliu, faceți referire la ele după numărul atribuit pentru o comunicare mai rapidă.
   
3. Organizare eficientă: numerotarea sarcinilor adaugă un strat suplimentar de structură tabloului dvs., făcându-l mai ușor de urmărit și gestionat.

Aplicații din viața reală

• Raportarea proiectului: enumerați rapid numerele sarcinilor în actualizări sau documentație pentru claritate.
  
• Discuții în echipă: Faceți referire la sarcini după numărul lor în timpul întâlnirilor de echipă pentru a evita confuzia.
  
• Urmărirea progresului: Identificați cu ușurință ce sarcini numerotate sunt finalizate sau încă în curs.

Concluzie

Numerotarea automată aduce simplitate și ordine în gestionarea sarcinilor, eliminând necazul de a ține evidența manuală a identificatorilor sarcinilor. Indiferent dacă gestionați un proiect complex sau un flux de lucru mic, această caracteristică asigură că fiecare sarcină este ușor de recunoscut și de urmărit.

Atunci când gestionați sarcinile din orice proiect, blocajele pot încetini progresul și pot face dificilă identificarea locurilor în care este nevoie cel mai mult de atenție. Acolo Limite de lucru în curs (WIP). Intrați. 

Prin stabilirea unor limite clare cu privire la câte sarcini pot fi în desfășurare la un moment dat, WIP Limits vă ajută să gestionați eficient volumul de lucru, asigurând un flux fluid al sarcinilor în cadrul proiectelor dvs.

Să dezvăluim cum funcționează Limitele WIP și cum pot îmbunătăți eficiența echipei tale.

Ce sunt limitele WIP?

Faceți clic aici pentru a verifica acest panou

Această vizualizare a setărilor plăcii Kerika ilustrează ușurința de a activa și utiliza Limitele WIP pentru a crea un volum de lucru echilibrat. Puteți vedea cum setarea limitelor pentru sarcinile „În desfășurare”, așa cum este descris aici, îmbunătățește fluxul de sarcini și previne supraîncărcarea echipei, ceea ce duce la un management de proiect mai productiv.

Limitele WIP stabilesc un plafon pentru numărul de sarcini permise în anumite coloane de pe forumul dvs. De exemplu, dacă o coloană este intitulată „În desfășurare”, puteți seta o limită de 5 sarcini, asigurându-vă că echipa nu se supraîncărcă sau își pierde concentrarea.

Această metodă se aliniază cu practicile lean de management de proiect, ajutând echipele să echilibreze capacitatea și să evite întârzierile inutile.

De ce funcționează limitele WIP

1. Preveniți supraîncărcarea: Limitarea sarcinilor asigură că echipa dvs. se concentrează pe ceea ce este deja în desfășurare înainte de a începe altele noi.
   
2. Identificați blocajele: Când o coloană atinge Limita WIP, este un semnal că sarcinile necesită atenție înainte de a putea fi adăugate altele.
   
3. Îmbunătățiți fluxul de sarcini: Limitele WIP vă ajută echipa să lucreze eficient, deplasând sarcinile prin conductă fără a copleși nicio etapă a procesului.

Beneficii din lumea reală

• Sarcina de lucru echilibrată: Echipele rămân concentrate și productive, fără ca stresul cauzat de prea multe sarcini să se acumuleze.
  
• Colaborare îmbunătățită: limitele clare încurajează echipele să finalizeze sarcini în colaborare înainte de a începe altele noi.
  
• O mai bună prioritizare a sarcinilor: Focalizarea se schimbă în mod natural către sarcinile cu prioritate ridicată pentru a menține fluxul de lucru în mișcare.

Cum să setați limitele WIP

1. Deschideți setările plăcii: Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tablei pentru a accesa setările plăcii.
   
2. Activați Limitele WIP: Sub Setări fila, comutați opțiunea „Limite de lucru în curs (WIP)” pentru a o activa.
   
3. Setați limite specifice coloanei: Du-te la Coloane fila și atribuiți limite WIP specifice fiecărei coloane în funcție de volumul de lucru al echipei dvs.

Concluzie

Limitele de lucru în curs aduc structură și claritate gestionării sarcinilor, facilitând identificarea blocajelor și menținerea unui flux de lucru constant. 

Gestionarea accesului la panourile de proiect este o parte cheie a menținerii activității organizate și în siguranță. Indiferent dacă lucrați la un proiect privat de echipă sau la ceva destinat unei colaborări mai ample, setările de confidențialitate vă permit să controlați cine vă poate vedea și utiliza panourile. 

Iată cum funcționează:

Faceți clic aici pentru a verifica această placă

Opțiuni de confidențialitate:

1. Doar oameni din echipă:
   
   Această setare asigură că numai persoanele adăugate în mod explicit la tablă pot vedea sau interacționa cu aceasta. Este perfect pentru proiectele în care confidențialitatea este esențială, cum ar fi fluxurile de lucru interne sensibile sau proiectele client restricționate.
   
2. Toți cei din echipa de cont:
   
   Ai nevoie de puțin mai multă vizibilitate fără a o deschide către întreaga lume? Cu această setare, toți membrii echipei de cont pot vizualiza panoul. Este ideal pentru proiectele interne în care transparența la nivelul întregii echipe este utilă, dar controlul este încă important.
   
3. Oricine are linkul:
   
   Vrei accesibilitate maximă? Această opțiune permite oricui care are linkul la forum să îl vadă – chiar dacă nu are un cont Kerika. Cu toate acestea, rețineți că, deși pot vedea tabloul, nu vor putea face modificări decât dacă sunt adăugați în mod explicit ca membru al echipei sau administrator.

Lucruri cheie de știut:

• Consiliile publice și vizibilitatea fișierelor:
  
  Când setați un panou la „Oricine cu linkul”, toate fișierele atașate la panou devin accesibile public. Dacă utilizați integrări precum Google Drive, aceasta înseamnă că acele documente vor fi deschise și pentru oricine are linkul.
  
• Restricții specifice contului:
  
  Dacă utilizați un cont Google Workspace plătit, politicile Google vă pot împiedica să setați un panou la „Oricine are linkul”. Acest lucru asigură conformitatea cu protocoalele de securitate organizaționale.

Cum să ajustați setările de confidențialitate:

1. Deschide-ți placa și mergi la Setări.
2. Sub Confidențialitate secțiunea, alegeți nivelul de acces care se potrivește nevoilor dvs.
3. Salvați modificările și sunteți gata!

Concluzie:

Setările de confidențialitate vă oferă flexibilitatea de a gestiona cine vă poate vedea și interacționa cu panourile dvs., făcând colaborarea sigură și fără întreruperi. Indiferent dacă partajați cu o echipă mică sau deschideți un panou pentru vizionare publică, aveți controlul deplin.

Atribuirea sarcinilor în mod clar și eficient este piatra de temelie a muncii în echipă eficientă. Dar iată problema: nu toate instrumentele facilitează atribuirea sarcinilor mai multor persoane. Și să recunoaștem, multe sarcini necesită adesea colaborarea mai multor persoane pentru a fi realizate corect.

Unele instrumente vă permit să atribui sarcini unei singure persoane, ceea ce poate lăsa echipele să-și dea seama de responsabilități. Cu toate acestea, există o modalitate de a atribui sarcini mai multor membri ai echipei fără efort, asigurându-se că toată lumea rămâne sincronizată și colaborarea curge în mod natural.

Iată cum funcționează atribuirea sarcinilor și cum puteți împărți sarcinile mari în bucăți mai mici și ușor de gestionat folosind liste de verificare:

Atribuiți sarcini colegilor dvs. de echipă

Faceți clic aici pentru a previzualiza acest card de activitate

Iată cum puteți atribui o sarcină unuia sau mai multor colegi de echipă, făcându-l perfect pentru responsabilitățile bazate pe echipă:

1. Deschideți Sarcina: Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o atribuiți.
   
2. Selectați Membrii echipei: Folosiți Atribuiți această sarcină opțiunea de a alege unul sau mai mulți coechipieri.
   
3. Aplicați sarcina: Sarcina va apărea acum pe tabloul de bord al tuturor celor care îi sunt atribuiți, asigurând claritate și responsabilitate.

De ce funcționează:

• Perfect pentru sarcini de colaborare care necesită contribuții din partea mai multor membri ai echipei.
  
• Îi ține pe toți informați și aliniați cu privire la responsabilitățile lor.

Utilizați liste de verificare pentru a atribui subsarcini

Faceți clic aici pentru a previzualiza acest card de activitate

Pentru sarcini mai mari care trebuie împărțite în pași mai mici, folosind liste de verificare, puteți atribui sarcini secundare anumitor membri ai echipei, asigurându-vă că fiecare detaliu este tratat:

1. Adăugați o listă de verificare la sarcină: Deschideți sarcina și navigați la Lista de verificare fila.
   
2. Defalcă-l: Adăugați fiecare subsarcină ca element din lista de verificare.
   
3. Atribuiți subsarcini: Atribuiți elemente individuale ale listei de verificare unuia sau mai multor membri ai echipei, asigurându-vă că fiecare pas are un proprietar clar.

De ce funcționează:

• Simplifica sarcinile mari, organizându-le în pași mai mici și acționați.
  
• Asigură responsabilitatea la fiecare nivel al sarcinii.

Încheierea

Atribuirea eficientă a sarcinilor este cheia pentru a stimula colaborarea și pentru a asigura responsabilitatea în cadrul unei echipe. Atribuind sarcini mai multor colegi de echipă sau împărțindu-le în subsarcini mai mici cu liste de verificare, creați claritate și simplificați fluxurile de lucru. Aceste caracteristici permit echipelor să rămână organizate, să își alinieze responsabilitățile și să lucreze împreună fără probleme pentru a-și atinge obiectivele.

Colaborarea prosperă atunci când toată lumea are roluri clare și nivelul potrivit de acces. Invitarea colegilor de echipă în consiliul dvs. de conducere poate fi un proces simplu, asigurând că toată lumea – de la manageri de proiect la designeri și părți interesate externe, poate contribui eficient.

Iată cum puteți să adăugați colegi de echipă și să le gestionați cu ușurință rolurile: 

Adăugarea colegilor de echipă la bordul dvs

Faceți clic aici pentru a vedea cum funcționează

Pasul 1: Invitați colegii de echipă

1. Deschideți panoul și faceți clic pe Pictograma echipei în bara de instrumente.
2. Introduceți adresa de e-mail a persoanei pe care doriți să o invitați.
3. Alegeți un rol pentru ei: Administrator consiliu, Membru al echipei, sau Vizitator.

Pasul 2: Atribuiți roluri

• Administrator consiliu: Dacă ați creat forumul, atunci în mod implicit sunteți administrator al consiliului. Dar puteți acorda cuiva control deplin asupra consiliului, ceea ce include gestionarea membrilor echipei și a setărilor.
  
• Membru al echipei: poate colabora la sarcini, poate încărca fișiere și poate contribui la forum. Ideal pentru designeri, dezvoltatori și alți contribuitori.
  
• Vizitator: Acces numai pentru vizualizare. Excelent pentru părțile interesate externe sau clienții care trebuie doar să monitorizeze progresul.

Pasul 3: Adăugați-i în echipă

Clic Adăuga, iar coechipierul tău face instantaneu parte din consiliu cu rolul pe care l-ai atribuit.

Beneficiile accesului bazat pe roluri:

Administrator: control total pentru liderii de echipă

În mod implicit, creatorul forumului devine administrator, dar puteți atribui drepturi de administrator altora, după cum este necesar.

Beneficii cheie:

• Gestionați membrii echipei, actualizați setările consiliului și mențineți controlul asupra structurii consiliului.
• Ideal pentru proiecte cu clienți potențiali multipli sau manageri de proiect care au nevoie de control egal.
• Previne blocajele în cazul în care un singur administrator nu este disponibil, cum ar fi în vacanțe sau alte absențe.

Administratorii joacă un rol crucial în menținerea consiliului de administrație organizat, funcțional și colaborativ, asigurându-se că sarcinile de conducere sunt gestionate fără probleme.

Membru al echipei: Împuterniciți-vă colaboratorii

Membrii echipei au toate instrumentele de care au nevoie pentru a duce treaba la bun sfârșit. Ei pot colabora la sarcini, pot încărca fișiere și pot contribui la progresul consiliului.

Beneficii cheie:

• Ideal pentru designeri, dezvoltatori și alți contribuitori activi.
  
• Păstrează dinamica consiliului, permițând colaborarea practică, menținând în același timp supravegherea administratorului.

Membrii echipei conduc proiectul înainte, făcându-i coloana vertebrală a muncii productive în echipă.

Vizitator: Păstrați părțile interesate la curent

Vizitatorii au acces numai pentru vizualizare, ceea ce înseamnă că pot monitoriza progresul forumului fără a face modificări.

Beneficii cheie:

• Perfect pentru părțile interesate externe sau clienții care trebuie doar să vadă actualizări.
  
• Asigură transparență fără a compromite structura sau fluxul de lucru al consiliului.

Vizitatorii sunt ideali pentru a-i informa pe toată lumea, fără a adăuga complexitate.

Concluzie

Adăugarea colegilor de echipă ar trebui să fie simplă și adaptabilă la nevoile echipei tale. Un sistem bine conceput, bazat pe roluri, asigură o colaborare fără probleme, indiferent dacă lucrați cu o echipă strânsă sau coordonați cu părțile interesate externe. Prin atribuirea rolurilor potrivite, puteți crea un flux de lucru mai eficient și mai uniform pentru toți cei implicați.

Partajarea fișierelor într-o echipă – fie că este vorba de machete de design, materiale de campanie sau documente tehnice – poate deveni rapid un proces complicat. A te asigura că toată lumea are fișierele potrivite la momentul potrivit este adesea ca un act de jonglerie.

Vestea bună este că partajarea fișierelor nu trebuie să fie o bătaie de cap. Prin organizarea și partajarea corectă a fișierelor, puteți face colaborarea perfectă, fie că este vorba de trimiterea unui fișier de design echipei dvs. de creație sau de furnizarea unei foi de parcurs a proiectului părților interesate.

Iată cum puteți eficientiza partajarea fișierelor pentru a vă menține echipa conectată și productivă:

Atașamente carduri de activitate

Vedeți cum funcționează acest card de sarcini

Cardurile de activitate sunt perfecte pentru partajarea fișierelor care sunt legate de o anumită sarcină. 

Iată cum funcționează partajarea fișierelor în Task Cards:

1. Atașați fișiere direct la sarcină: Încărcați fișiere sau conectați resurse direct la cardul de activități. Coechipierii dvs. pot accesa aceste fișiere fără a căuta prin e-mailuri sau dosare separate.
   
2. Acces instantaneu pentru toți cei implicați: Oricine din bord are acces imediat la fișierele atașate, menținând colaborarea lină și eficientă.
   
3. Beneficii de partajare a fișierelor
   
   • Fără confuzie cu privire la fișierele relevante pentru sarcină.
     
   • Toate materialele legate de sarcini rămân împreună, astfel încât echipa ta să știe întotdeauna unde să caute.

Cardurile de activitate fac partajarea fișierelor concentrată, relevantă și organizată fără efort.

Atașamente pentru bord

Vezi cum funcționează acest atașament de placă

Pentru fișierele care afectează întregul proiect, Atașamente pentru bord sunt calea de urmat. Iată cum funcționează partajarea fișierelor la nivel de forum:

1. Încărcați sau conectați fișiere pentru întreaga echipă: Adăugați fișiere sau link-uri externe la forum pe care toată lumea le poate accesa, cum ar fi charte de proiect, șabloane partajate sau rapoarte.
   
2. Partajarea centralizată a fișierelor: Toți membrii consiliului de administrație pot accesa aceste fișiere instantaneu, asigurându-se că resursele cheie ale proiectului sunt întotdeauna la îndemână.
   
3. Beneficii de partajare a fișierelor
   • Perfect pentru actualizări sau resurse la nivel de echipă.
   • Vă menține proiectul să funcționeze fără probleme, asigurându-vă că toată lumea are acces la aceleași informații.

Atașamentele la bord facilitează partajarea fișierelor care contează în întreaga echipă. 

Concluzie:

Partajarea eficientă a fișierelor este esențială pentru o colaborare fără probleme. Prin atașarea fișierelor la sarcini specifice sau prin centralizarea resurselor la nivelul întregului proiect, echipa dvs. poate rămâne organizată și conectată fără confuzia sau întârzierile obișnuite. Indiferent dacă vă concentrați pe detalii specifice unei sarcini sau pe partajarea resurselor cheie într-un proiect, dacă aveți sistemul potrivit, vă asigură că fiecare are ceea ce are nevoie atunci când are nevoie.

Simplificați-vă fluxul de lucru menținând fișierele accesibile și organizate și faceți munca în echipă la fel de eficientă pe cât ar trebui să fie.