Arhive categorii: Uncategorized

Executarea unui program de audit de succes: un ghid pas cu pas

Desfășurarea unui program de audit de succes necesită o planificare atentă, atenție la detalii și accent pe colaborare. Pașii esențiali, de la definirea domeniului și obiectivelor până la analiza datelor și implementarea îmbunătățirilor, formează coloana vertebrală a oricărui audit eficient. Acești pași asigură menținerea conformității, identificarea riscurilor și îmbunătățirea proceselor pentru a se alinia cu obiectivele organizaționale.

Cu toate acestea, calea către succes nu este lipsită de provocări. Capcanele obișnuite, cum ar fi obiectivele vagi, comunicarea slabă și fluxurile de lucru dezorganizate pot derai chiar și programele de audit cele mai bine intenționate. Aceste probleme pot duce la detalii trecute cu vederea, termene limită ratate și lipsa de informații utile.

Din fericire, cu instrumentele și strategiile potrivite, aceste provocări pot fi abordate direct. În acest ghid, vă vom oferi un cadru pas cu pas pentru executarea unui program eficient de audit. 

Pentru a ilustra acest proces, vă vom prezenta și un exemplu practic de flux de lucru bine structurat și vă vom partaja instrumente care vă pot ajuta să simplificați colaborarea, să organizați sarcinile și să vă mențineți auditul pe drumul cel bun. Să începem!

Executați cu succes programul dvs. de audit cu fluxul de lucru vizual structurat al Kerika. Acest exemplu arată cum să gestionați fiecare fază - inițiere, lucru pe teren, analiză, raportare și revizuire finală - asigurând conformitatea, identificarea riscurilor și îmbunătățirea proceselor. Încercați Kerika și eficientizați-vă procesul de audit cu o organizare și o colaborare mai bune

Faceți clic aici pentru a vedea cum funcționează acest program de audit

Pași esențiali pentru executarea unui program de audit de succes

Un program de audit de succes nu se întâmplă doar; este construit pe o bază de planificare strategică, execuție meticuloasă și evaluare continuă. Iată o foaie de parcurs detaliată pentru a vă ghida prin pașii cheie:

1. Definiți domeniul de aplicare și obiectivele

Începeți prin a sublinia scopul auditului dvs. Ce vrei să obții? Fie că este vorba despre asigurarea conformității cu reglementările, identificarea ineficiențelor procesului sau validarea acurateței financiare, a avea obiective clare dă tonul întregului program. Identificați departamentele, procesele sau sistemele care trebuie auditate.

Definiți indicatori de succes și stabiliți indicatori cheie de performanță (KPI). Click aici pentru a citi despre cele mai importante valori pe care ar trebui să le urmăriți conform Audiboard.com. Comunicați obiectivele părților interesate pentru a alinia așteptările.

Atenție la:

  • Obiective neclare care pot duce la pierderi de timp și la constatări incomplete sau irelevante.
  • Lipsa unor metrici clare de succes și KPI-uri.

2. Adunați echipa potrivită

O echipă de audit competentă și colaborativă este esențială pentru a obține rezultate precise și acționabile. Atribuiți roluri și responsabilități, asigurându-vă că fiecare membru al echipei are abilitățile necesare pentru sarcinile sale. Puteți afla mai multe despre responsabilitățile cheie ale membrilor echipei de audit de la Validworth în acest articol articol. Implicați atât personalul intern, cât și experții externi, în funcție de complexitatea auditului. Oferiți instruire privind procedurile de audit, instrumentele și standardele de raportare.

Atenție la:

  • Delegarea slabă a sarcinilor și claritatea rolurilor pot cauza confuzie, termene limită ratate sau eforturi dublate.
  • Instruire sau expertiză insuficientă în rândul membrilor echipei.

3. Elaborați un plan cuprinzător


Un plan eficient servește ca model pentru întregul proces de audit. Împărțiți auditul în faze, cum ar fi planificarea, execuția, analiza și raportarea. Stabiliți termene realiste pentru fiecare fază, asigurându-vă că termenele limită sunt realizabile. Identificați riscurile și provocările potențiale și pregătiți planuri de urgență pentru a le aborda.

Atenție la:

  • Colaborarea și comunicarea ineficientă poate duce la neînțelegeri, sarcini trecute cu vederea și raportare fragmentată.
  • Termene nerealiste sau evaluare inadecvată a riscurilor.

4. Adunați și analizați date

Calitatea auditului dvs. depinde de acuratețea și relevanța datelor pe care le colectați. Utilizați instrumente și metode standardizate pentru colectarea datelor, cum ar fi anchete, interviuri și jurnalele de sistem. Verificați fiabilitatea surselor dvs. pentru a minimiza erorile. Analizați sistematic datele pentru a descoperi modele, anomalii sau zone de îmbunătățire.

Atenție la:

  • Datele incomplete sau inexacte pot compromite validitatea constatărilor auditului.
  • Analiză sau interpretare inadecvată a datelor.

5. Implicați părțile interesate de-a lungul procesului

Comunicarea regulată cu părțile interesate asigură transparența și construiește încredere. Partajați actualizările de progres la etapele cheie pentru a-i ține pe toți informați. Abordați îngrijorările sau întrebările cu promptitudine pentru a menține alinierea cu obiectivele. Implicați părțile interesate în revizuirea constatărilor preliminare și în formularea recomandărilor acționabile.

Atenție la:

  • Vizibilitatea limitată pentru părțile interesate poate duce la neîncredere și nealiniere.
  • Comunicare inadecvată sau implicare a părților interesate.

6. Documentați constatările și furnizați recomandări

Modul în care vă prezentați constatările poate determina cât de eficient va fi auditul dvs. în stimularea schimbării.

Compilați rezultatele într-un raport structurat, subliniind perspectivele cheie și domeniile de îngrijorare. Oferiți recomandări clare, aplicabile, susținute de dovezi. Prioritizează recomandările pe baza impactului și fezabilității lor potențiale.

Atenție la:

  • Practicile proaste de documentare pot duce la constatări ale auditului lipsite de context sau claritate.
  • Recomandări inadecvate sau neclare.

7. Implementarea și monitorizarea modificărilor

Valoarea auditului constă în capacitatea sa de a conduce îmbunătățiri. Elaborați un plan pentru implementarea modificărilor recomandate, atribuirea sarcinilor și a termenelor limită. Monitorizați impactul acestor schimbări în timp pentru a măsura eficacitatea. Programați audituri ulterioare pentru a asigura conformitatea și progresul susținut.

Atenție la:

  • Rezistența la schimbare poate împiedica implementarea recomandărilor.
  • Monitorizare sau evaluare inadecvată a schimbărilor.

8. Evaluați și îmbunătățiți procesul de audit

Fiecare audit este o oportunitate de a vă rafina abordarea pentru următorul. Efectuați o revizuire post-audit pentru a identifica lecțiile învățate și domeniile de îmbunătățire. Actualizați-vă procesele de audit, șabloanele sau instrumentele pe baza feedback-ului. Recunoașteți și sărbătoriți succesele pentru a crea impuls pentru auditurile viitoare.

Atenție la:

  • Lipsa evaluării și îmbunătățirii continue.
  • Documentare inadecvată sau reținere a lecțiilor învățate

Urmând acești pași și fiind conștienți de potențialele preocupări, puteți crea un program de audit care nu numai că asigură conformitatea, ci și conduce la îmbunătățiri semnificative ale organizației.

Folosind instrumentele potrivite

Executarea unui program de audit de succes necesită mai mult decât o bună planificare – necesită un instrument care vă poate ajuta să depășiți capcanele comune pe care le-am discutat mai devreme. O soluție puternică de gestionare a sarcinilor poate face toată diferența în organizarea fluxului de lucru și a se asigura că nimic nu scapă prin fisuri. 

Următorul panou demonstrativ este un exemplu excelent al modului în care o echipă de audit a construit un spațiu de lucru structurat pentru a aborda fiecare fază a programului său de audit fără probleme.

Vedeți cum Kerika permite executarea fără întreruperi a programului de audit. Această imagine exemplifica un spațiu de lucru structurat conceput pentru a aborda fiecare fază a procesului de audit, cu atribuiri clare de sarcini și urmărire a progresului. Aflați cum Kerika ajută echipele să prioritizeze sarcinile, să comunice eficient și să mențină un program de audit raționalizat de la inițiere până la evaluarea finală

Verificați modul în care această echipă își execută programul de audit

Aruncă o privire mai atentă la modul în care această echipă de audit și-a proiectat spațiul de lucru pentru a aborda fiecare etapă a procesului de audit. De la desfășurarea întâlnirilor inițiale în Faza de inițiere la validarea conformității în Faza de lucru pe teren și înfășurarea în Revizuire finală, această placă asigură că fiecare pas este planificat, urmărit și executat cu meticulozitate.

Acest spațiu de lucru virtual permite echipei să prioritizeze sarcinile, să comunice eficient și să urmărească progresul, totul într-un singur loc. Să detaliem modul în care această echipă își folosește consiliul pentru a ne asigura că programul lor de audit rămâne pe drumul cel bun.

Aruncați o privire mai atentă la acest consiliu al programului de audit

Optimizați-vă fluxul de lucru de audit cu Kerika. Personalizați-vă tabloul Kanban pentru a simplifica procesul de audit cu funcții care vă permit să adăugați sarcini, să personalizați coloanele și să gestionați accesul echipei. Prioritizează responsabilitatea echipei, securizarea datelor și sarcinilor prin atribuirea celor mai bune roluri fiecărui membru cu doar câteva clicuri.

1. Capturarea pașilor critici de acțiune cu carduri de sarcini detaliate

Capturați toți pașii critici de acțiune în cadrul platformei Kerika folosind carduri de sarcini detaliate. Vedeți cum acest spațiu de lucru vizual organizează sfera obiectivelor cheie cu secțiuni structurate, creând o modalitate mai dinamică de a gestiona fiecare pas al planului de acțiune. Îmbunătățiți claritatea și sporiți eficiența echipei cu sistemul detaliat de gestionare a sarcinilor Kerika

Adăugarea sarcinilor este simplă și asigură că niciun pas din procesul de audit nu este trecut cu vederea. Folosind butonul „Adăugați o sarcină nouă” din partea de jos a fiecărei coloane, membrii echipei pot crea rapid sarcini, cum ar fi realizarea de interviuri cu părțile interesate sau validarea măsurilor de securitate. Acest lucru asigură că elementele de acțiune sunt capturate pe măsură ce apar.

2. Personalizare flexibilă a fluxului de lucru cu acțiuni pe coloane

Personalizați și eficientizați programul dvs. de audit folosind un flux de lucru flexibil cu Kerika. Utilizați această tablă în stil Kanban pentru a rămâne organizat și eficient, cu organizare și clasificare clară. Acest flux de lucru se adaptează cu ușurință la nevoile în evoluție ale oricărui audit. Asigurați un plan de acțiune bine organizat, bine documentat, cu coloane clar etichetate

Abilitatea de a personaliza coloanele asigură că fluxul de lucru se adaptează la nevoile în evoluție ale programului de audit. Această caracteristică permite echipelor să redenumească coloanele, să adauge altele noi sau să rearanjeze coloanele existente cu ușurință. 

De exemplu, mutarea sarcinilor de la „Faza de lucru pe teren” la „Analiză și validare” asigură o progresie adecvată a sarcinii, fără confuzie. Opțiunea de a ascunde sau șterge coloanele ajută la dezordinea spațiului de lucru, menținând placa concentrată și eficientă. Această personalizare permite echipelor să mențină un flux de lucru dinamic, asigurându-se în același timp că nicio sarcină nu este greșită. 

3. Atribuirea de roluri și permisiuni pentru a îmbunătăți colaborarea

Îmbunătățiți colaborarea în echipă în timpul programelor de audit prin atribuirea celor mai bune roluri membrilor și personalizarea permisiunilor în Kerika. Personalizați vizibilitatea și editați controlul pentru a menține planurile sensibile de acțiune de audit pe calea corectă și exacte. Asigurați-vă echipa și sarcinile prin atribuirea unor roluri precum Administrator al consiliului, Membru al echipei sau Vizitator

Gestionarea rolurilor asigură că membrii echipei sunt responsabili și înțeleg responsabilitățile lor în cadrul programului de audit. Această funcție vă permite să atribuiți roluri, cum ar fi Administrator, Membru al echipei sau Vizitator, în funcție de nivelul lor de implicare. 

De exemplu, auditorii responsabili pentru sarcinile cheie pot fi desemnați ca membri ai echipei, în timp ce părților interesate externe li se poate oferi acces la vizionare ca vizitatori. Această configurație promovează colaborarea structurată, minimizează confuzia și securizează datele sensibile ale proiectului prin controlul accesului. 

4. Comunicare centralizată folosind chatul de bord

Îmbunătățiți sinergia echipei utilizând chat-ul Kerika ca centru de comunicare centralizat. Spune la revedere lanțurilor nesfârșite de e-mail; în schimb, distribuiți actualizări, clarificați problemele și lăsați feedback într-un singur loc. Păstrați fără efort sarcinile aliniate, promovând în același timp un mediu de colaborare mai bun

În loc să se bazeze pe e-mailuri împrăștiate sau mesaje de chat, funcția de chat încorporată a forumului asigură că toate discuțiile legate de sarcini rămân accesibile într-un singur loc. Membrii echipei pot împărtăși actualizări, clarifica probleme și pot lăsa comentarii direct pe forum, permițând tuturor să rămână informați fără a fi nevoie să caute prin mai multe canale de comunicare. Această abordare reduce confuzia și menține conversațiile legate de sarcinile lor respective, făcând colaborarea mai fluidă și mai productivă. 

5. Gestionare centralizată a fișierelor pentru acces fără întreruperi

Păstrați toate documentele importante într-un singur loc cu gestionarea centralizată a fișierelor pentru un acces fără probleme. Simplificați auditurile cu încărcarea ușoară a fișierelor, conectarea documentelor și colaborarea rapidă

Caracteristica de atașare a plăcii oferă o modalitate simplificată de a gestiona și partaja fișiere relevante pentru fiecare sarcină. Fie că este vorba de ghiduri de audit, documentație de dovezi sau rapoarte ale părților interesate, toate fișierele pot fi încărcate, create sau legate direct pe panou. 

Acest lucru elimină nevoia de sisteme de stocare externe și se asigură că membrii echipei pot accesa cele mai actualizate documente fără întârzieri. Cu totul într-un singur loc, echipa ta se poate concentra pe executarea eficientă a sarcinilor.

6. Evidențiați și prioritizați sarcinile critice

Concentrați-vă pe ceea ce contează cel mai mult în timpul auditurilor dvs. gestionând evidențierea sarcinilor în cadrul Kerika. Evidențiați sarcinile urgente prin filtru și stare pentru a vă asigura că termenele limită sunt întotdeauna respectate. Aplicați fără efort etichete cu prioritate ridicată cu doar câteva clicuri pentru un flux de lucru eficient

Caracteristica de evidențiere a consiliului permite echipelor să identifice rapid sarcinile care necesită atenție imediată pe baza diferitelor criterii, cum ar fi utilizatorii alocați, starea sarcinilor, termenele limită și nivelurile de prioritate. Acest lucru asigură că auditurile cu prioritate ridicată, articolele restante sau sarcinile etichetate cu etichete specifice sunt ușor de identificat. 

Folosind acest filtru, echipele își pot eficientiza concentrarea, pot aborda sarcini urgente și pot evita ratarea termenelor limită; menținerea întregului program de audit pe drumul cel bun și bine coordonat.

7. Ajustați setările plăcii pentru un control optim

Asigurați-vă un audit simplificat cu setările Kerika’s Fine-Tune Board. Simplificați elementele de acțiune complexe, personalizați-vă locul de muncă vizual, mențineți volumul de lucru în echipă și îndepliniți obiectivele cu ușurință utilizând acțiuni de sarcină clar definite și simplificate

Auditul eficient necesită un consiliu care se adaptează nevoilor dumneavoastră în evoluție. Setările plăcii vă permit să controlați accesul cu opțiuni de confidențialitate, asigurându-vă că numai persoanele potrivite văd detaliile sensibile ale procesului de audit. Puteți seta limite WIP (Work-in-Progress) pentru a gestiona volumul de lucru în echipă și pentru a preveni blocajele. 

Sarcinile de numerotare automată asigură o urmărire consecventă, în timp ce etichetele ajută la organizarea sarcinilor pe departamente, faze sau categorii. În plus, prezentarea generală a consiliului oferă informații în timp real asupra stării programului de audit, facilitând identificarea sarcinilor care sunt finalizate, în așteptare sau întârziate. 

Cu opțiunile de export și arhivare, puteți face copii de rezervă sau întrerupeți sarcinile în timp ce vă păstrați fluxul de lucru de audit organizat și pregătit pentru viitor.

Împărțiți sarcinile în pași gestionați 

Atunci când gestionați un program de audit, asigurați-vă că nu treceți cu vederea niciun detaliu! Această placă demonstrativă arată cum puteți lua măsuri eficiente în pași clar definiți. Aceasta include descrieri și obiective detaliate ale sarcinilor, liste de verificare pentru un progres ușor de acționat, abilitatea de a partaja fișiere, comunicare specifică sarcinii și, cel mai important, stabilirea de priorități clare.

Atunci când gestionați un program de audit, defalcarea sarcinilor este cheia pentru a vă asigura că niciun detaliu critic nu este trecut cu vederea. Această placă demonstrativă exemplifica modul în care fiecare sarcină este împărțită în pași acționabili și urmăribili pentru o mai bună claritate și colaborare. 

Iată cum această echipă abordează eficient segmentarea sarcinilor:

  1. Fila Detalii pentru Descrierile sarcinilor: The Detalii fila permite echipelor să documenteze descrieri complete ale sarcinilor, cerințele și obiectivele cheie. Acest lucru asigură că toți cei implicați înțeleg domeniul de aplicare al sarcinii fără a avea nevoie de clarificări constante.
  2. Setarea stării sarcinii pentru urmărirea progresului: Atribuirea unui statut precum Gata, În curs, sau Necesită revizuire permite o vizibilitate clară asupra progresului sarcinilor. Cu stările actualizate, membrii echipei pot urmări cu ușurință finalizarea sau pot identifica blocajele.
  3. Fila Lista de verificare pentru subsarcini: Sarcinile complexe pot fi împărțite în subsarcini mai mici, acționabile folosind Lista de verificare fila. Fiecare subsarcină poate fi bifată la finalizare, ajutând echipele să rămână organizate și să evite trecerea cu vederea pașilor esențiali.
  4. Date limită pentru menținerea termenelor limită: Stabilirea termenelor limită asigură ca sarcinile să rămână conform programului, în timp ce vizibilitatea asupra termenelor viitoare ajută echipa să prioritizeze munca și să evite termenele ratate.
  5. Etichete pentru categorizare: Prin atribuirea de etichete relevante, cum ar fi audit de conformitate sau recuperare în caz de dezastru, sarcinile pot fi clasificate și filtrate eficient. Această caracteristică facilitează localizarea sarcinilor conexe și asigură fluxuri de lucru simplificate.
  6. Fila Chat pentru discuții specifice unei sarcini: În loc de mesaje împrăștiate pe diferite platforme, Chat fila centralizează toate conversațiile legate de sarcini. Echipele pot colabora, pot oferi actualizări și pot rezolva întrebări direct în cardul de sarcini.
  7. Atribuții de sarcini pentru calitatea de proprietar clară: Atribuirea sarcinilor anumitor membri ai echipei asigură responsabilitatea. Fiecare membru al echipei își cunoaște responsabilitățile și se poate concentra pe sarcinile care îi sunt atribuite fără confuzie.
  8. Fila Atașamente pentru stocarea fișierelor relevante: Documentele importante, fișierele de referință sau dovezile pot fi atașate direct sarcinii prin intermediul Atasamente fila. Acest lucru păstrează totul specific sarcinii și evită căutarea prin sistemele de stocare externe.

Cu sarcinile împărțite în pași gestionați, acest panou demonstrează modul în care auditurile complexe pot fi simplificate, facilitând urmărirea progresului, identificarea blocanților și asigurarea faptului că toate obiectivele sunt îndeplinite fără probleme.

Concluzie: Construirea unui program de audit eficient și scalabil

Un program de audit bine executat este coloana vertebrală a conformității organizaționale, managementului riscurilor și optimizării proceselor. Împărțind sarcinile în pași gestionați, asigurând o clasificare adecvată și promovând o comunicare clară în echipă, creați un flux de lucru care este structurat, dar suficient de flexibil pentru a face față provocărilor neașteptate. 

Planificarea și execuția corectă vă vor ajuta să rămâneți la curent cu termenele limită, să îmbunătățiți colaborarea și, în cele din urmă, să obțineți succesul auditului cu încredere.

Personalizați-vă experiența: personalizarea preferințelor

Spațiul tău de lucru ar trebui să funcționeze pentru tine, nu invers. Opțiunile de personalizare vă permit să personalizați totul, de la culorile de fundal la notificări și instrumente de tablă albă, ajutându-vă să rămâneți organizat și productiv.

Pentru a începe să vă personalizați spațiul de lucru, va trebui să accesați Setările de preferințe din contul dvs. Iată cum:

  1. Faceți clic pe pictograma dvs. de profil din colțul din dreapta sus al ecranului.
  2. Selecta Preferințele mele din meniul drop-down.
Captură de ecran care arată cât de ușor își pot accesa utilizatorii setările personale în Kerika. O săgeată indică de la pictograma profilului utilizatorului din colțul din dreapta sus către meniul drop-down, evidențiind opțiunea „Preferințele mele”. Această navigare intuitivă facilitează utilizatorilor să înceapă să-și personalizeze spațiul de lucru pentru o experiență mai productivă și personalizată.

Aceste setări vă permit să creați o experiență care se potrivește stilului dvs. unic de lucru. Acum că știți cum să accesați setările, lăsați-ne să vă ghidăm pas cu pas cum puteți utiliza fiecare opțiune de personalizare.

Cum funcționează: ajustarea preferințelor

Preferințele sunt de obicei grupate în trei categorii principale: General, Notificări, și Tablă albă. Fiecare secțiune oferă opțiuni simple concepute pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru și pentru a vă optimiza experiența.

Iată o privire mai atentă asupra modului în care funcționează aceste setări:

Setări generale: faceți-vă spațiul de lucru al dvs

Captură de ecran a filei de preferințe „General” a lui Kerika, care demonstrează modul în care utilizatorii își pot personaliza spațiul de lucru vizual. Opțiunile afișate includ selectarea unei „culori de fundal” personalizată dintr-o paletă și comutarea „Utilizați etichete pentru panourile de activități”. Aceste setări permit utilizatorilor să creeze un mediu confortabil din punct de vedere vizual și să simplifice organizarea sarcinilor prin activarea etichetelor în mod implicit, arătând flexibilitatea Kerika în adaptarea la stilurile individuale de lucru.
  1. Culoare de fundal:

    Alegeți o culoare de fundal care este ușor pentru ochi și care se potrivește stilului dvs

    ● Alegeți dintr-o varietate de opțiuni pentru a face spațiul dvs. de lucru atrăgător din punct de vedere vizual.
  2. Utilizați etichete pentru Task Boards

    ● Activați această funcție pentru a include automat etichete pe noi panouri de activități și șabloane pe care le creați.

    ● Vă ajută să rămâneți organizat și să clasificați sarcinile fără efort.

Beneficiile:

Personalizarea aspectelor vizuale ale spațiului de lucru îl face să se simtă mai intuitiv și mai puțin aglomerat, ajutându-vă să rămâneți concentrat.

Notificări: Rămâneți la curent fără supraîncărcare

Captură de ecran care afișează preferințele granulare „Notificări” ale Kerika. Utilizatorii pot comuta cu ușurință notificările prin e-mail pentru chat, activitățile de administrare a forumului (cum ar fi adăugarea sau finalizarea sarcinilor) și pot opta pentru un rezumat zilnic de memento al sarcinilor. Acest nivel de control le permite utilizatorilor să rămână informați cu privire la actualizările esențiale de colaborare fără a suferi suprasolicitarea notificărilor, asigurându-se că primesc numai informații relevante pentru fluxul lor de lucru.
  1. Notificări prin chat

    ● Primiți e-mailuri atunci când există chat la nivel de consiliu sau când cineva discută cu o sarcină în care sunteți implicat.
  2. Actualizări de activitate pentru administratori

    ● Primiți notificări când sarcini noi sunt adăugate, finalizate sau reatribuite pe forumurile pe care le administrați.
  3. Memento-uri zilnice de sarcini

    ● Optați pentru un rezumat zilnic prin e-mail trimis la ora 6:00, care să arate sarcinile restante și cele scadente săptămâna aceasta sau următoare.

    ● Grupați sarcinile după dată sau bord pentru o urmărire ușoară.

Beneficiile:

Cu notificări flexibile, puteți rămâne informat despre ceea ce contează cel mai mult fără a fi bombardat de actualizări inutile.

Setări pentru tablă albă: eficientizați-vă procesul creativ

Captură de ecran a preferințelor „Whiteboard” ale Kerika, permițând utilizatorilor să-și simplifice procesul creativ. Opțiunile permit setarea setărilor implicite pentru „Linii și forme” (stil, grosime, culoare), „Text pe pânze” (font, dimensiune, culoare) și activarea „Grilă pe pânză” cu dimensiune personalizată. Această personalizare asigură coerență și profesionalism în colaborarea vizuală, permițând echipelor să-și configureze tablele albe pentru a se potrivi perfect cu fluxurile de lucru de planificare sau brainstorming.
  1. Linii și Forme

    ● Setați stiluri de linii, grosimea și culorile implicite pentru a crea imagini curate și coerente.
  2. Text pe pânze

    ● Alegeți stilul, dimensiunea și culoarea fontului preferat pentru un aspect șlefuit.
  3. Opțiuni grilă

    ● Activați fixarea la grilă și setați dimensiunea grilei pentru a vă menține desenele aliniate și profesionale.

Beneficiile:

Aceste setări fac tablele albe perfecte pentru brainstorming, planificare sau proiectare, asigurându-vă că munca dvs. arată grozav și rămâne organizată.

Învelire

Fie că este vorba de ajustarea elementelor vizuale, de personalizarea notificărilor sau de eficientizarea instrumentelor creative, aceste opțiuni sunt concepute pentru a vă îmbunătăți productivitatea și pentru a vă menține organizat mediul de lucru. Alocarea de câteva momente pentru a vă personaliza setările poate duce la o experiență mai eficientă și mai plăcută în fiecare zi.

Personalizați-vă experiența: Personalizarea preferințelor

Spațiul dvs. de lucru ar trebui să lucreze pentru dvs., nu invers. Opțiunile de personalizare vă permit să personalizați totul, de la culorile de fundal la notificări și instrumente de tablă albă, ajutându-vă să rămâneți organizat și productiv.

Pentru a începe să vă personalizați spațiul de lucru, va trebui să accesați Setările de preferințe din contul dvs. Iată cum:

  1. Faceți clic pe Pictograma profilului dvs. din colțul din dreapta sus al ecranului.
  2. Selectați Preferințele mele din meniul derulant.
Captură de ecran care arată cât de ușor își pot accesa utilizatorii setările personale în Kerika. O săgeată indică de la pictograma profilului utilizatorului din colțul din dreapta sus la meniul derulant, evidențiind opțiunea "Preferințele mele". Această navigare intuitivă simplifică pentru utilizatori începerea personalizării spațiului lor de lucru pentru o experiență mai productivă și mai personalizată.

Aceste setări vă permit să creați o experiență care se potrivește stilului dvs. unic de lucru. Acum că știți cum să accesați setările, permiteți-ne să vă ghidăm pas cu pas cum puteți utiliza fiecare opțiune de personalizare.

Cum funcționează: Ajustarea preferințelor

Preferințele sunt de obicei grupate în trei categorii principale: General, Notificări și Whiteboard. Fiecare secțiune oferă opțiuni simple menite să vă îmbunătățească fluxul de lucru și să vă optimizeze experiența.

Iată o privire mai atentă la modul în care funcționează aceste setări:

Setări generale: Faceți ca spațiul dvs. de lucru să fie al dvs.

Captură de ecran din fila de preferințe "General" a Kerika, care demonstrează modul în care utilizatorii își pot personaliza spațiul vizual de lucru. Opțiunile afișate includ selectarea unei "Culori de fundal" personalizate dintr-o paletă și activarea "Utilizare etichete pentru tablourile de sarcini". Aceste setări permit utilizatorilor să creeze un mediu vizual confortabil și să eficientizeze organizarea sarcinilor prin activarea implicită a etichetelor, demonstrând flexibilitatea Kerika în adaptarea la stilurile individuale de lucru.
  1. Culoarea fundalului:

    Alegeți o culoare de fundal care este plăcută pentru ochi și se potrivește stilului dvs.

    ● Alegeți dintr-o varietate de opțiuni pentru a vă face spațiul de lucru atractiv din punct de vedere vizual.
  2. Utilizarea etichetelor pentru tablourile de sarcini

    ● Activați această caracteristică pentru a include automat etichete pe noile panouri de sarcini și șabloane pe care le creați.

    ● Vă ajută să rămâneți organizat și să clasificați sarcinile fără efort.

Beneficii:

Personalizarea aspectelor vizuale ale spațiului dvs. de lucru îl face să pară mai intuitiv și mai puțin aglomerat, ajutându-vă să rămâneți concentrat.

Notificări: Rămâneți în buclă fără supraîncărcare

Captură de ecran care afișează preferințele granulare "Notificări" ale Kerika. Utilizatorii pot comuta cu ușurință notificările prin e-mail pentru chat, activitățile de administrare a consiliului (cum ar fi adăugarea sau finalizarea sarcinilor) și pot opta pentru un rezumat zilnic de reamintire a sarcinilor. Acest nivel de control le permite utilizatorilor să rămână informați cu privire la actualizările esențiale ale colaborării fără a suferi o suprasolicitare de notificări, asigurându-se că primesc doar informațiile relevante pentru fluxul lor de lucru.
  1. Notificări de chat

    ● Primiți e-mailuri atunci când există o discuție la nivel de consiliu sau când cineva discută pe chat despre o sarcină în care sunteți implicat.
  2. Actualizări ale activității pentru administratori

    ● Primiți notificări atunci când sunt adăugate, finalizate sau realocate sarcini noi pe forumurile pe care le administrați.
  3. Memento-uri zilnice pentru sarcini

    ● Optați pentru un rezumat zilnic trimis prin e-mail la ora 6 dimineața, care afișează sarcinile întârziate și cele scadente săptămâna aceasta sau săptămâna viitoare.

    ● Grupați sarcinile după dată sau tablă pentru o urmărire ușoară.

Beneficiile:

Cu ajutorul notificărilor flexibile, puteți rămâne informat cu privire la ceea ce contează cel mai mult, fără a fi bombardat de actualizări inutile.

Setări Whiteboard: Simplificați-vă procesul creativ

Captură de ecran a preferințelor "Whiteboard" de la Kerika, care permit utilizatorilor să își eficientizeze procesul creativ. Opțiunile permit setarea valorilor implicite pentru "Linii și forme" (stil, grosime, culoare), "Text pe pânze" (font, dimensiune, culoare) și activarea "Grilă pe pânză" cu dimensionare personalizată. Această personalizare asigură coerență și profesionalism în colaborarea vizuală, permițând echipelor să își configureze whiteboard-urile pentru a se potrivi perfect cu fluxurile lor de lucru de planificare sau brainstorming.
  1. Linii și forme

    ● Setați stiluri de linii, grosimi și culori implicite pentru a crea imagini curate și coerente.
  2. Text pe pânze

    ● Alegeți stilul, dimensiunea și culoarea fontului preferat pentru un aspect îngrijit.
  3. Opțiuni grilă

    ● Activați atașarea la grilă și setați dimensiunea grilei pentru a vă menține desenele aliniate și profesionale.

Beneficiile:

Aceste setări fac ca tablourile albe să fie perfecte pentru brainstorming, planificare sau proiectare, asigurându-vă că munca dvs. arată bine și rămâne organizată.

Încheiere

Fie că este vorba despre ajustarea elementelor vizuale, personalizarea notificărilor sau eficientizarea instrumentelor creative, aceste opțiuni sunt concepute pentru a vă spori productivitatea și pentru a vă menține organizat mediul de lucru. Acordându-vă câteva momente pentru a vă personaliza setările, puteți obține o experiență mai eficientă și mai plăcută în fiecare zi.

Ascunderea și afișarea coloanelor

Dacă lucrați pe un tablou de sarcini, fila Coloană din fereastra de dialog Setări tab lou vă permite acum să ascundeți sau să afișați coloanele.

Pentru a utiliza această caracteristică, deschideți fereastra de dialog Setări tablă făcând clic pe butonul de angrenaj care apare în colțul din dreapta sus atunci când vizualizați o tablă de sarcini, apoi treceți la fila COLUMNE.

Atunci când treceți cu mouse-ul peste orice coloană din listă, va apărea un buton de opțiuni (trei puncte):

Captură de ecran care prezintă butonul de opțiuni care apare atunci când utilizatorul trece pe o coloană din fila Coloane a ferestrei de dialog Board Settings.

Faceți clic pe acesta și veți vedea meniul Acțiuni.:

Captură de ecran care prezintă fila Coloane din fereastra de dialog Board Settings pentru Task Boards.  Făcând clic pe orice coloană, se va afișa un meniu Acțiuni, inclusiv opțiunea Ascunde/Află coloana.
Tab-ul Coloane din fereastra de dialog Setări tablou pentru tablouri de sarcini

Acest lucru facilitează gestionarea planșelor cu un număr mare de coloane.

Termenele limită simplificate: cum să stabiliți termenele scadente

Termenele limită sunt firele invizibile care leagă proiectele, asigurându-se că sarcinile sunt finalizate la timp și echipele rămân aliniate. Indiferent dacă lucrați la o singură sarcină sau împărțiți un proiect în pași mai mici, realizabili, termenele clare de scadență fac toată diferența.

Cum să setați și să gestionați datele scadente

Acest card de sarcini Kerika arată cât de ușor este să stabiliți termenele scadente. Cu un simplu clic pe butonul „Due”, puteți accesa calendarul și aloca termene limită, asigurându-vă că toată lumea rămâne pe drumul cel bun și proiectele avansează fără probleme.

Faceți clic aici pentru a consulta acest panou de management al proiectului

Gestionarea eficientă a termenelor limită începe cu abilitatea de a stabili termene limită pentru sarcini și componentele acestora. Iată cum funcționează:

  1. Setați termene limită pe cardurile de sarcini
    • Deschideți cardul de activități la care lucrați.
    • Faceți clic pe „Datorită” butonul pentru a accesa vizualizarea calendarului.
    • Selectați o dată limită sau ajustați-le pe cele existente după cum este necesar.

Acest lucru asigură că sarcina este ancorată în cronologia proiectului și îi menține pe toți la curent.

  1. Defalcați sarcinile mai mari cu liste de verificare
    • Utilizați Lista de verificare caracteristică pentru a împărți o sarcină mare în elemente mai mici, mai ușor de gestionat.
    • Fiecare element din lista de verificare poate avea propria sa dată limită, ceea ce face ușoară urmărirea progresului la un nivel granular.
    • Atribuiți elemente specifice listei de verificare diferiților colegi de echipă, clarificând rolurile individuale, rămânând în același timp în contextul sarcinii mai mari.

Cele mai bune practici pentru managementul termenelor limită

  • Fii specific: Evitați termenele vagi, setați datele exacte pentru a evita confuzia.
  • Prioritizează realist: echilibrați sarcinile de lucru prin atribuirea unor date scadente care reflectă complexitatea sarcinilor.
  • Revizuiește în mod regulat: Actualizați termenele limită pe măsură ce domeniile proiectului evoluează pentru a menține așteptările realiste.

Concluzie

Integrarea termenelor limită în gestionarea sarcinilor, fie pentru sarcini complete sau elemente individuale din lista de verificare, ajută echipele să mențină claritatea, concentrarea și productivitatea. Prin stabilirea și gestionarea atentă a termenelor limită, creați un flux de lucru care se adaptează nevoilor echipei dvs., asigurându-vă în același timp că nimic nu trece prin fisuri.

Categorizarea sarcinilor: Folosirea etichetelor pentru a rămâne organizat 

Când jonglați cu mai multe sarcini în diferite etape ale unui proiect, rămâneți organizat este esentiala. Etichetele sunt un instrument puternic care poate aduce structura fluxului de lucru, ajutându-vă să identificați, să clasificați și să prioritizați rapid sarcinile. Indiferent dacă gestionați machetele de design, dezvoltarea backend-ului sau etapele de testare, etichetele vă ajută să vă concentrați pe ceea ce contează cel mai mult.

Iată cum puteți utiliza etichetele pentru a vă simplifica gestionarea proiectelor:

Cum funcționează etichetele în cardurile de sarcini

Acest card de activitate Kerika arată cât de ușor pot fi aplicate etichete precum „backend” și „design” pentru clasificarea vizuală. Vedeți cum aceste etichete colorate oferă o înțelegere instantanee a naturii sarcinii, ajutând echipele să rămână organizate și concentrate pe ceea ce contează cel mai mult.

Faceți clic aici pentru a consulta acest panou de management al proiectului

Etichetele acționează ca niște markeri vizuali, oferindu-vă informații instantanee asupra categoriei sau stării unei sarcini. Iată cum le puteți aplica pe carduri de sarcini individuale:

  1. Deschideți Task Card
    Selectați cardul de activitate pe care doriți să îl clasificați.
  2. Setați etichete
    Faceți clic pe Etichete secțiunea din detaliile cardului. De aici, puteți alege dintre etichetele existente sau puteți crea una nouă.
  3. Indicații vizuale
    Odată aplicată, eticheta apare în partea de sus a cardului de sarcini, oferind un indicator rapid al categoriei sau priorității sale.

Pro Sfat: Utilizați coduri de culori consecvente pentru etichete pentru a face diferența între categorii cu ușurință, cum ar fi verde pentru sarcinile „backend” sau albastru pentru „design”.

Cum se creează etichete personalizate

Acest panou de setări Kerika ilustrează procesul simplu de creare a etichetelor personalizate. Vedeți cât de ușor puteți adăuga un nou nume de etichetă și selectați o culoare pentru a vă clasifica vizual sarcinile în funcție de nevoile specifice ale echipei dvs.

Faceți clic aici pentru a consulta acest panou de management al proiectului

Etichetele personalizate vă permit să personalizați clasificarea la nevoile echipei dvs. Iată cum puteți crea etichete:

  1. Accesați Setările etichetei
    Du-te la Setări fila din panoul dvs. și selectați Etichete.
  2. Adăugați o etichetă nouă
    Faceți clic pe + Adăugați o etichetă nouă opţiune. Dați etichetei un nume care să reflecte scopul acesteia, cum ar fi „urgent”, „modele” sau „în așteptare”.
  3. Alegeți o culoare
    Alegeți o culoare pentru a vă face eticheta distinctă vizual.
  4. Salvați și aplicați
    Salvați eticheta și este gata pentru a fi folosită pe toate planurile dvs.

Sfat pro: Păstrați numele etichetelor scurte și intuitive. Acest lucru asigură că toți membrii echipei dvs. le pot înțelege și utiliza cu ușurință în mod eficient.

Avantajele utilizării etichetelor

  • Categorizare fără efort a sarcinilor: Etichetele vă ajută să grupați sarcinile asociate, facilitând filtrarea și localizarea acestora.
  • Focalizare îmbunătățită: Evidențiați sarcinile care necesită atenție imediată sau aparțin unei anumite categorii.
  • Claritatea echipei: Asigurați-vă că toată lumea din echipă înțelege scopul sarcinii dintr-o privire.

Învelire

Etichetele sunt mai mult decât simple etichete, sunt o modalitate de a simplifica și îmbunătăți gestionarea sarcinilor. Folosind eficient etichetele, puteți clasifica, prioritiza și vă concentrați asupra sarcinilor cu ușurință, menținând echipa aliniată și productivă. 

Organizarea fluxului de lucru: Configurarea coloanelor pentru o eficiență maximă

Gestionarea eficientă a proiectelor începe cu un flux de lucru bine organizat. Împărțirea sarcinilor în etape clar definite vă poate ajuta pe dvs. și echipa să rămâneți aliniați și productivi. Un flux de lucru structurat facilitează urmărirea progresului, identificarea blocajelor și prioritizarea eficientă a sarcinilor.

Să vedem cum puteți configura coloane în panoul de sarcini pentru a maximiza eficiența folosind exemplul de panou furnizat.

De ce contează coloanele în managementul sarcinilor

Acest panou de proiect Kerika prezintă un flux de lucru bine definit, folosind coloane precum „Strategia proiectului”, „Design proiect”, „Dezvoltare proiect”, „Testare” și „Finalizat”. Vedeți cum organizarea vizuală a sarcinilor în etape clare, așa cum este descris aici, îmbunătățește alinierea echipei și productivitatea pentru un management eficient al proiectelor.

Faceți clic aici pentru a verifica acest panou

Coloanele sunt coloana vertebrală a fluxului dvs. de lucru. Fiecare coloană reprezintă o etapă a proiectului dumneavoastră, ajutându-vă să vizualizați fluxul sarcinilor de la început până la sfârșit. Cheia este să vă asigurați că coloanele dvs. se aliniază cu natura proiectului și cu modul în care lucrează echipa.

Pași pentru configurarea coloanelor fluxului de lucru

1. Definiți etapele fluxului de lucru

În timp ce definiți etapele fluxului de lucru. gândiți-vă la progresul natural al sarcinilor dvs.

De exemplu:

  1. Strategia proiectului: Pentru etapele inițiale de planificare, cum ar fi definirea cerințelor sau stabilirea obiectivelor.
  2. Design proiect: Sarcini legate de planificarea vizuală și structurală, cum ar fi proiectarea logo-ului sau crearea aspectului.
  3. Dezvoltarea proiectului: Pentru fazele de execuție precum codificarea sau crearea de funcționalități.
  4. Testare: Pentru a vă asigura că totul funcționează conform așteptărilor înainte de lansare.
  5. Finalizat: O etapă finală pentru a trimite sarcini care sunt complet finalizate.

2. Traduceți etapele în coloane

Odată ce etapele fluxului de lucru sunt definite, transformați-le în coloane pe panoul de activități. Începeți cu categorii largi și rafinați-le pe măsură ce înțelegeți mai bine nevoile echipei dvs.

De exemplu:

  • Puteți începe cu coloane esențiale, cum ar fi „De făcut”, „În curs”, şi „Terminat” pentru a stabili fluxul de bază.
  • Extindeți-le treptat în coloane mai specifice, aliniate cu etapele fluxului dvs. de lucru, cum ar fi „Strategia de proiect”, „Design de proiect”, „Dezvoltare de proiect”, şi „Testare”.

Această abordare asigură că coloanele dvs. sunt intuitive, adaptabile și adaptate la progresul natural al sarcinilor dvs

3. Folosiți coloane pentru nevoi specializate

Luați în considerare crearea de coloane care adaugă valoare fluxului dvs. de lucru:

  • Restante: Un spațiu pentru sarcini care sunt planificate, dar nu sunt încă pregătite pentru a intra în fluxul de lucru principal. Acest lucru ajută la prioritizarea sarcinilor atunci când echipa este pregătită să lucreze mai mult, păstrând în același timp coloanele active curate și concentrate.
  • Resurse: O coloană pentru a stoca linkuri, documente sau alte materiale care vă sprijină sarcinile. Acest lucru facilitează accesul echipei la tot ce are nevoie, fără a aglomera cardurile de sarcini individuale.

4. Amintiți-vă să păstrați totul simplu și intuitiv

  • Evitați supraîncărcarea tablei cu prea multe coloane. Urmărește claritate și simplitate, astfel încât echipa ta să poată urmări cu ușurință fluxul de lucru.

Concluzie

Un flux de lucru bine organizat începe cu o configurare atentă a coloanei. Adaptându-vă coloanele pentru a reflecta etapele naturale ale proiectului și incluzând coloane de susținere, puteți îmbunătăți eficiența echipei și puteți menține claritatea în procesul dumneavoastră. Începeți să vă organizați fluxul de lucru astăzi și experimentați beneficiile!

Rămâneți organizat cu numerotarea automată a sarcinilor

Menținerea sarcinilor organizate este esențială pentru fluxuri de lucru fluide, mai ales atunci când gestionați un volum mare de articole. Numerotarea sarcinilor poate adăuga claritate și poate face mai eficientă referirea sarcinilor specifice. Dar numerotarea manuală a sarcinilor? Este consumator de timp și este predispus la erori.

Aici este locul Numerotare automată Cu această caracteristică, fiecărei carduri de activitate i se atribuie automat un număr unic de îndată ce este creată, asigurându-se că fiecare sarcină este identificabilă dintr-o privire.

Să vedem cum funcționează numerotarea automată și cum o puteți activa pentru a vă eficientiza proiectele.

Ce este numerotarea automată?

Acest panou de setări Kerika demonstrează ușurința de a activa numerotarea automată pentru sarcini, o caracteristică concepută pentru a vă menține proiectele organizate și eficiente. Vedeți cum atribuirea automată a numerelor unice fiecărei sarcini, așa cum se arată aici, simplifică referirea și urmărirea.

Faceți clic aici pentru a-l verifica pe acesta pe o singură ședință

Numerotarea automată atribuie un număr secvenţial fiecărei cărţi de sarcini noi de pe un panou. Această numerotare este unică pentru bord și ajută echipele să se refere rapid la sarcini în discuții, rapoarte sau actualizări, fără confuzie.

Cum să activați numerotarea automată

  1. Accesați Setările bordului: Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tablei pentru a deschide meniul de setări.
  2. Activați opțiunea: Sub Setări fila, comutați Numerotarea automată a sarcinilor opțiunea de activare.
  3. Vedeți-l în acțiune: De acum înainte, fiecare card nou de sarcină creat pe tablă va afișa automat un număr unic în zona de titlu.

De ce contează numerotarea automată

  1. Referință rapidă pentru sarcini: Numerele facilitează referirea la anumite sarcini în timpul întâlnirilor sau în timpul colaborării cu colegii de echipă.
  2. Comunicare clară: În loc să descrieți sarcinile în detaliu, faceți referire la ele după numărul atribuit pentru o comunicare mai rapidă.
  3. Organizare eficientă: numerotarea sarcinilor adaugă un strat suplimentar de structură tabloului dvs., făcându-l mai ușor de urmărit și gestionat.

Aplicații din viața reală

  • Raportarea proiectului: enumerați rapid numerele sarcinilor în actualizări sau documentație pentru claritate.
  • Discuții în echipă: Faceți referire la sarcini după numărul lor în timpul întâlnirilor de echipă pentru a evita confuzia.
  • Urmărirea progresului: Identificați cu ușurință ce sarcini numerotate sunt finalizate sau încă în curs.

Concluzie

Numerotarea automată aduce simplitate și ordine în gestionarea sarcinilor, eliminând necazul de a ține evidența manuală a identificatorilor sarcinilor. Indiferent dacă gestionați un proiect complex sau un flux de lucru mic, această caracteristică asigură că fiecare sarcină este ușor de recunoscut și de urmărit.

Setarea limitelor sarcinilor: WIP (Work-in-Progress) Explicat

Atunci când gestionați sarcinile din orice proiect, blocajele pot încetini progresul și pot face dificilă identificarea locurilor în care este nevoie cel mai mult de atenție. Acolo Limite de lucru în curs (WIP). Intrați. 

Prin stabilirea unor limite clare cu privire la câte sarcini pot fi în desfășurare la un moment dat, WIP Limits vă ajută să gestionați eficient volumul de lucru, asigurând un flux fluid al sarcinilor în cadrul proiectelor dvs.

Să dezvăluim cum funcționează Limitele WIP și cum pot îmbunătăți eficiența echipei tale.

Ce sunt limitele WIP?

Faceți clic aici pentru a verifica acest panou

Această vizualizare a setărilor plăcii Kerika ilustrează ușurința de a activa și utiliza Limitele WIP pentru a crea un volum de lucru echilibrat. Puteți vedea cum setarea limitelor pentru sarcinile „În desfășurare”, așa cum este descris aici, îmbunătățește fluxul de sarcini și previne supraîncărcarea echipei, ceea ce duce la un management de proiect mai productiv.

Limitele WIP stabilesc un plafon pentru numărul de sarcini permise în anumite coloane de pe forumul dvs. De exemplu, dacă o coloană este intitulată „În desfășurare”, puteți seta o limită de 5 sarcini, asigurându-vă că echipa nu se supraîncărcă sau își pierde concentrarea.

Această metodă se aliniază cu practicile lean de management de proiect, ajutând echipele să echilibreze capacitatea și să evite întârzierile inutile.

De ce funcționează limitele WIP

  1. Preveniți supraîncărcarea: Limitarea sarcinilor asigură că echipa dvs. se concentrează pe ceea ce este deja în desfășurare înainte de a începe altele noi.
  2. Identificați blocajele: Când o coloană atinge Limita WIP, este un semnal că sarcinile necesită atenție înainte de a putea fi adăugate altele.
  3. Îmbunătățiți fluxul de sarcini: Limitele WIP vă ajută echipa să lucreze eficient, deplasând sarcinile prin conductă fără a copleși nicio etapă a procesului.

Beneficii din lumea reală

  • Sarcina de lucru echilibrată: Echipele rămân concentrate și productive, fără ca stresul cauzat de prea multe sarcini să se acumuleze.
  • Colaborare îmbunătățită: limitele clare încurajează echipele să finalizeze sarcini în colaborare înainte de a începe altele noi.
  • O mai bună prioritizare a sarcinilor: Focalizarea se schimbă în mod natural către sarcinile cu prioritate ridicată pentru a menține fluxul de lucru în mișcare.

Cum să setați limitele WIP

  1. Deschideți setările plăcii: Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tablei pentru a accesa setările plăcii.
  2. Activați Limitele WIP: Sub Setări fila, comutați opțiunea „Limite de lucru în curs (WIP)” pentru a o activa.
  3. Setați limite specifice coloanei: Du-te la Coloane fila și atribuiți limite WIP specifice fiecărei coloane în funcție de volumul de lucru al echipei dvs.

Concluzie

Limitele de lucru în curs aduc structură și claritate gestionării sarcinilor, facilitând identificarea blocajelor și menținerea unui flux de lucru constant. 

Setările de confidențialitate explicate: Decizi cine poate accesa consiliul tău

Gestionarea accesului la panourile de proiect este o parte cheie a menținerii activității organizate și în siguranță. Indiferent dacă lucrați la un proiect privat de echipă sau la ceva destinat unei colaborări mai ample, setările de confidențialitate vă permit să controlați cine vă poate vedea și utiliza panourile. 

Iată cum funcționează:

Acest panou de setări ale panoului Kerika prezintă comenzile intuitive de confidențialitate, ceea ce face ușor să decideți exact cine poate vizualiza și colabora la proiectele dvs. Vedeți cât de simplu este să gestionați accesul și să vă asigurați că echipa dvs. are nivelul potrivit de vizibilitate, promovând munca în echipă fără întreruperi și sigură.

Faceți clic aici pentru a verifica această placă

Opțiuni de confidențialitate:

  1. Doar oameni din echipă:

    Această setare asigură că numai persoanele adăugate în mod explicit la tablă pot vedea sau interacționa cu aceasta. Este perfect pentru proiectele în care confidențialitatea este esențială, cum ar fi fluxurile de lucru interne sensibile sau proiectele client restricționate.
  2. Toți cei din echipa de cont:

    Ai nevoie de puțin mai multă vizibilitate fără a o deschide către întreaga lume? Cu această setare, toți membrii echipei de cont pot vizualiza panoul. Este ideal pentru proiectele interne în care transparența la nivelul întregii echipe este utilă, dar controlul este încă important.
  3. Oricine are linkul:

    Vrei accesibilitate maximă? Această opțiune permite oricui care are linkul la forum să îl vadă – chiar dacă nu are un cont Kerika. Cu toate acestea, rețineți că, deși pot vedea tabloul, nu vor putea face modificări decât dacă sunt adăugați în mod explicit ca membru al echipei sau administrator.

Lucruri cheie de știut:

  • Consiliile publice și vizibilitatea fișierelor:

    Când setați un panou la „Oricine cu linkul”, toate fișierele atașate la panou devin accesibile public. Dacă utilizați integrări precum Google Drive, aceasta înseamnă că acele documente vor fi deschise și pentru oricine are linkul.
  • Restricții specifice contului:

    Dacă utilizați un cont Google Workspace plătit, politicile Google vă pot împiedica să setați un panou la „Oricine are linkul”. Acest lucru asigură conformitatea cu protocoalele de securitate organizaționale.

Cum să ajustați setările de confidențialitate:

  1. Deschide-ți placa și mergi la Setări.
  2. Sub Confidențialitate secțiunea, alegeți nivelul de acces care se potrivește nevoilor dvs.
  3. Salvați modificările și sunteți gata!

Concluzie:

Setările de confidențialitate vă oferă flexibilitatea de a gestiona cine vă poate vedea și interacționa cu panourile dvs., făcând colaborarea sigură și fără întreruperi. Indiferent dacă partajați cu o echipă mică sau deschideți un panou pentru vizionare publică, aveți controlul deplin.