Ваш радни простор треба да ради за вас, а не обрнуто. Опције прилагођавања вам омогућавају да прилагодите све, од боја позадине до обавештења и алата за белу таблу, помажући вам да останете организовани и продуктивни.
Да бисте почели да персонализујете свој радни простор, мораћете да приступите подешавањима подешавања на свом налогу. Ево како:
Кликните на икону вашег профила у горњем десном углу екрана.
Изаберите Ми Преференцес из падајућег менија.
Ова подешавања вам омогућавају да креирате искуство које одговара вашем јединственом стилу рада. Сада када знате како да приступите подешавањима, дозволите нам да вас водимо корак по корак како можете да користите сваку опцију прилагођавања.
Како то функционише: подешавање поставки
Преференце се обично групишу у три главне категорије: генерал, Обавештења, и Бела табла. Сваки одељак пружа једноставне опције дизајниране да побољшају ваш ток посла и оптимизују ваше искуство.
Ево ближег погледа како ова подешавања функционишу:
Општа подешавања: Нека ваш радни простор буде ваш
Боја позадине: ● Изаберите боју позадине која је лака за ваше очи и која одговара вашем стилу
● Изаберите неку од различитих опција како бисте свој радни простор учинили визуелно привлачним.
Користите ознаке за табеле задатака ● Омогућите ову функцију да аутоматски укључите ознаке на нове табле задатака и шаблоне које креирате.
● Помаже вам да останете организовани и категоризујете задатке без напора.
Предности: Прилагођавање визуелних аспеката вашег радног простора чини га интуитивнијим и мање затрпаним, помажући вам да останете фокусирани.
Обавештења: Останите у току без преоптерећења
Обавештења о ћаскању ● Примајте имејлове када постоји ћаскање на нивоу одбора или када неко ћаска о задатку у који сте укључени.
Ажурирања активности за администраторе ● Примајте обавештења када се нови задаци додају, заврше или поново додељују на таблама којима администрирате.
Дневни подсетници за задатке ● Одлучите се за дневни резиме е-поште који се шаље у 6 ујутро, са приказом закаснелих задатака и задатака који треба да буду доспели ове или следеће недеље.
● Групирајте задатке по датуму или табли ради лакшег праћења.
Предности: Уз флексибилна обавештења, можете остати информисани о томе шта је најважније, а да вас не бомбардују непотребна ажурирања.
Подешавања беле табле: Поједноставите свој креативни процес
Линије и облици ● Подесите подразумеване стилове линија, дебљину и боје да бисте креирали чисте, доследне визуелне слике.
Текст на платнима ● Одаберите жељени стил фонта, величину и боју за углађени изглед.
Опције мреже ● Омогућите спајање на мрежу и подесите величину мреже да би ваши дизајни били усклађени и професионални.
Предности:
Ова подешавања чине беле табле савршеним за размишљање, планирање или дизајн, обезбеђујући да ваш рад изгледа сјајно и да остане организован.
Врап Уп
Било да се ради о прилагођавању визуелних елемената, прилагођавању обавештења или поједностављењу креативних алата, ове опције су дизајниране да побољшају вашу продуктивност и одржавају ваше радно окружење организованим. Одвојите неколико тренутака за персонализацију подешавања може довести до ефикаснијег и пријатнијег искуства сваког дана.
Ефикасно управљање пројектима је окосница за постизање успешних резултата. Без обзира да ли дизајнирате веб локацију, покрећете производ или координирате сложене развојне активности, структурирани приступ осигурава да су сви задаци усклађени, да се испоштују временски рокови и да заинтересоване стране остану информисане.
Овај водич вас води кроз основне кораке за савладавање управљања пројектима, пружајући ефективне стратегије за поједностављење токова посла, подстицање сарадње и праћење напретка.
Када схватите основе, видећете како визуелни алат може да оживи ове принципе, помажући вашем тиму да остане фокусиран и продуктиван.
Основни кораци за изградњу ефикасног тока управљања пројектима
Снажан радни ток управљања пројектима осигурава да се задаци извршавају ефикасно, рокови испуњавају и да тимска сарадња тече глатко.
Ево кључних корака за изградњу поузданог процеса управљања пројектом:
1. Дефинишите јасне циљеве и циљеве
Сваки успешан пројекат почиње са јасним, добро дефинисаним циљевима. Разумевање онога што желите да постигнете одржава тим фокусираним и усклађеним током животног циклуса пројекта.
Кључне акције:
Одржавајте састанке заинтересованих страна како бисте се ускладили са циљевима пројекта.
Документујте ове циљеве на централизованој локацији како бисте осигурали видљивост тима.
2. Развити детаљан план пројекта
Свеобухватни план пројекта служи као путоказ, који приказује задатке, временске оквире и зависности. То осигурава да сваки члан тима разуме своју улогу и одговорности.
Кључне акције:
Користите Гантове графиконе за мапирање временских линија и зависности задатака.
Идентификујте прекретнице и рокове за ефикасно праћење напретка.
Доделите ресурсе на основу сложености задатка и стручности тима.
3. Доделите улоге и одговорности
Дефинисање улога осигурава одговорност и елиминише забуну око тога ко је одговоран за сваки задатак. РАЦИ матрица (одговоран, одговоран, консултован, информисан) може бити од помоћи.
Кључне акције:
Доделите улоге на основу индивидуалних вештина и потреба пројекта.
Јасно пренесите одговорности током састанака тима или почетних сесија.
Подстакните повратне информације како бисте осигурали да су одговорности праведно распоређене.
4. Одредите приоритете и раставите задатке
Разбијање пројекта на мање задатке којима се може управљати осигурава да се ниједан аспект посла не превиди. Одређивање приоритета помаже у фокусирању напора тима на оно што је најважније.
Кључне акције:
Категоризирајте задатке према хитности и важности користећи технике одређивања приоритета као што је Ајзенхауерова матрица.
Подијелите сложене задатке на мање подзадатке са јасним роковима.
Користите алатке да пратите напредак задатака и да сви буду у току.
5. Негујте сарадњу и комуникацију
Отворена и транспарентна комуникација је критична за ефикасно управљање пројектом. Помаже тимовима да остану усклађени, да решавају сукобе и осигурају да је напредак на правом путу.
Кључне акције:
Организујте редовне састанке (нпр. дневне устајање или недељне провере) да бисте прегледали напредак и решили проблеме на путу.
Подстакните чланове тима да деле ажурирања и повратне информације у реалном времену.
Користите алате за сарадњу да централизујете комуникацију и документујете одлуке.
6. Пратите напредак и прилагодите планове
Праћење напретка пројекта помаже да се идентификују потенцијални ризици и уска грла пре него што ескалирају. Редовно праћење омогућава прилагођавања како би се пројекат одржао у току.
Кључне акције:
Користите КПИ (кључне индикаторе учинка) као што су проценат завршетка пројекта, придржавање буџета и коришћење ресурса.
Спроведите периодичне прегледе да бисте поново проценили циљеве и временске рокове.
Направите планове за ванредне ситуације за решавање непредвиђених изазова.
7. Оцените и документујте сазнања
Након завршетка пројекта, процените његов успех мерењем исхода у односу на почетне циљеве. Документовање научених лекција помаже у побољшању будућих токова посла.
Кључне акције:
Одржите преглед након пројекта да бисте разговарали о томе шта је прошло добро и шта би се могло побољшати.
Прикупите повратне информације од свих заинтересованих страна да бисте идентификовали предности и слабости.
Ажурирајте стандардне оперативне процедуре (СОП) на основу налаза.
Коришћење правих алата за изградњу тока рада за управљање пројектима
Иако је савладавање основних корака управљања пројектима кључно, за ефикасну имплементацију тих корака су потребни прави алати. Поуздан систем управљања задацима може премостити јаз између теорије и извршења, обезбеђујући да пројекти нису само добро организовани већ и делотворни.
Права алатка поједностављује делегирање задатака, одређивање приоритета и сарадњу, омогућавајући вашем тиму да остане фокусиран и испоручи резултате на време.
Демо табла у наставку представља пример ефикасног процеса управљања пројектима у акцији. Ова табла визуелно представља задатке који напредују кроз фазе као што су „Стратегија пројекта“, „Дизајн пројекта“, „Развој“ и „Тестирање“, осигуравајући да ништа не пропадне.
Централизацијом информација, праћењем напретка на први поглед и идентификовањем уских грла, овај радни простор пружа јасан преглед вашег пројекта који се може применити.
Хајде сада да заронимо дубље у ову демо таблу и разумемо како сваки одељак функционише заједно да би креирао робустан систем управљања пројектима дизајниран за успех.
На слици изнад можете видети како овај тим организује свој радни ток користећи плочу која поједностављује управљање пројектима. Дизајниран је да обради сваку фазу процеса.
Хајде да ближе погледамо таблу овог тима да бисмо разумели како свака функција доприноси ефикасном систему управљања пројектима. Ево како се све то спаја.
Сваки пројекат почиње листом задатака, а ова табла чини невероватно једноставним њихово додавање. Кликом на „Додај нови задатак“ дугме (истакнуто у доњем левом углу табле), можете креирати нову картицу. Свака картица представља одређени задатак, као што је „Дизајн почетне странице“ или „Развој странице производа“. Ово осигурава да ваш ток посла остане јасан и да ништа не остане иза.
Требате да прилагодите како је ваша плоча постављена? Можете лако преименовати колоне, додати нове или преместити постојеће колоне како би одговарале вашем току посла. Једноставно кликните на мени колона (три тачке) на врху било које колоне да бисте приступили овим опцијама. На пример, ако се појави нова фаза вашег пројекта, можете додати колону као што је „Тестирање“ без ометања постојећих задатака.
Ефикасна сарадња почиње правим улогама. Користите Мени чланова тима за додавање или уклањање чланова из одбора. Свака особа може бити додељена као администратор, члан или посетилац на основу својих одговорности. На пример, доделите администраторска права водећим пројектима док клијентима дајете приступ посетиоцима да виде напредак.
Нека све дискусије буду релевантне за одбор користећи Функција ћаскања на форуму. Ово омогућава вашем тиму да дели ажурирања, поставља питања или решава изазове на једној централној локацији. На пример, дизајнер може да дели повратне информације о задатку „Дизајн логотипа“ директно у ћаскању како би сви остали на истој страници.
Сваки пројекат укључује приличну количину документације, а ова плоча се са тим одлично сналази. Са Одељак са прилозима, можете да отпремате датотеке, повежете Гоогле документе или чак креирате нове документе директно са табле. На пример, приложите стилске водиче или клијентске гаћице како бисте били сигурни да су сви потребни материјали доступни тиму.
Дајте приоритет ономе што је важно са Истакните функцију. Ово вам омогућава да филтрирате задатке на основу рокова, нивоа приоритета, ознака или специфичних задатака. Можете комбиновати ове филтере да бисте пронашли и задатке.
На пример, можете да истакнете задатке додељене одређеном саиграчу, означене као ‘мокапи’, заједно са њиховим статусом као ‘Спреман’. Ово вам штеди много ручног рада да пронађете оно што тражите.
7. Подешавање поставки приватности
Тхе Мени подешавања је место где овај тим фино подешава свој одбор за максималну ефикасност. Кликом на икону зупчаника у горњем десном углу откривају се четири картице: Преглед, Подешавања, Колумне, и Ознаке. Свака картица игра одређену улогу у оптимизацији тока посла. Хајде да их разложимо:
Контролише приватност одбора и дозволе за приступ, омогућавајући вам да бирате између приступа само за тим, приступа организације или јавног дељења путем везе. Такође управља дозволама за уређивање ради одржавања интегритета тока посла.
Омогућава прилагођавање структуре плоче додавањем, преименовањем или преуређивањем колона. Ово помаже да се ток посла усклади са специфичним пројектним захтевима тима.
Олакшава категоризацију задатака креирањем, управљањем и применом ознака. Ознаке олакшавају филтрирање задатака према приоритету, типу или другим прилагођеним ознакама, побољшавајући организацију задатака и њихово преузимање.
Сада, хајде да заронимо у то како тим користи ове картице задатака да разбије цео процес управљања пројектом на кораке којима се може управљати. Показаћемо вам како можете да користите ову функцију да раздвојите сваки задатак на ставку која се може применити.
Раставите задатке на кораке којима се може управљати
Картице са задацима служе као централно чвориште где ви и ваш тим можете да снимите и организујете све потребне детаље за завршетак задатка. Ево како да их ефикасно користите:
Почните тако што ћете јасно дефинисати циљеве задатка и све кораке потребне за завршетак. На пример, за задатак дизајна почетне странице, наведите захтеве за изглед и садржај.
Ажурирајте напредак задатка тако што ћете га означити као „У току“, „Потребан је преглед“ или „Завршен“ како би сви могли да буду информисани о његовом статусу.
Раставите сложене задатке на мање кораке којима се може управљати. На пример, „Креирајте садржај почетне странице“ може да обухвата подзадатке као што су писање копије, бирање слика и дизајнирање изгледа.
Користите ознаке за категоризацију задатака. Можете да одредите приоритете по хитности или групне задатке према темама као што су „Дизајн“, „Развој“ или „Тестирање“.
Држите све ресурсе пројекта организоване тако што ћете приложити датотеке директно на картицу задатка. Отпремите моделе дизајна, извештаје или ПДФ-ове, направите нове Гоогле документе или Керика платна или повежите спољне ресурсе – све на једном месту. Ово осигурава да ваш тим може брзо да приступи свему што им је потребно без губљења времена на претрагу е-поште или фасцикли.
Доделите сваки задатак одређеним члановима тима, тако да је јасно ко је за шта одговоран. Ово повећава одговорност и осигурава да се задаци ефикасно крећу напред.
Одређивање приоритета задатака је кључно за одржавање вашег пројекта на правом путу, и Поставите приоритет функција чини ово без напора. Сваком задатку можете доделити један од три нивоа:
нормално: За рутинске задатке који се могу одвијати без хитности.
Високи приоритет: За задатке који захтевају брзу акцију или повећан фокус тима.
критично: За временско осетљиве задатке или задатке са великим утицајем који захтевају тренутну пажњу.
Користећи ове функције, картице задатака помажу вашем тиму да остане организован, да неприметно сарађује и осигурава да се ниједан важан детаљ не превиди. Са овим корацима, управљање вашим пројектом постаје лакше и ефикасније.
Подесите Керика налог
Почетак рада са Керика-ом је брз, једноставан и поставља сцену за неприметно организовање тока посла на пројекту. Ево како можете да подесите свој налог и да почнете са правом ногом:
Регистрација је бесплатна и лака
Иди на керика.цом и кликните на Пријавите се дугме.
Изаберите тип налога који вам највише одговара:
Ако користите Гоогле Воркспаце, изаберите ПРИЈАВИТЕ СЕ КОД ГООГЛА опција.
Ако сте ан Оффице 365 корисник, одлучи се за ПРИЈАВИТЕ СЕ КОД МИЦРОСОФТ-а.
Такође можете бирати ПРИЈАВИТЕ СЕ СА БОКС-ом за интеграцију складиштења датотека.
Пратите упутства и бићете спремни за неколико тренутака – није потребна кредитна картица, а добићете бесплатну пробну верзију од 30 дана за свој тим.
Глобални радни простор за све
Герика подржава 38 језика, тако да ви и ваш тим можете да радите на језику који вам највише одговара, стварајући заиста инклузивно искуство.
Направите своју прву таблу
Када се региструјете, време је да направите своју прву таблу и оживите свој ток посла за управљање пројектима. Ево како:
Кликните на „Креирај нову таблу“: На Керика контролној табли изаберите опцију за креирање нове плоче.
Изаберите тип плоче: За управљање пројектима, изаберите Таск Боард шаблон. Ово долази са унапред учитаним колонама као што су „То До“, „Радити“ и „Завршено“.
Именујте свој одбор: Дајте својој табли име које одражава ваш пројекат, као што је „Редизајн веб странице“ или „Маркетинг план“.
Прилагодите свој радни простор: Додајте или преименујте колоне како би одговарале вашем току посла и почните да додајете задатке да би ваш тим био усклађен.
Сада имате потпуно функционалан, визуелни радни простор спреман да вам помогне да пратите напредак, управљате задацима и подстичете сарадњу унутар вашег тима.
Завршавање: Ваш план за успех пројекта
Савладавање управљања пројектима није само довршавање задатака; ради се о стварању система који држи ваш тим на истој страници, подстиче сарадњу и осигурава да се испуни свака прекретница. Уз детаљан ток посла и праве алате, можете остати организовани, продуктивни и фокусирани на постизање својих циљева.
Ова табла показује како се сваки аспект вашег пројекта може поделити на кораке који се могу применити. Одређивањем приоритета задатака, праћењем напретка и коришћењем функција као што су картице задатака за управљање детаљима, осигураћете да се ништа не превиди.
Kerika није само алат; то је оквир за поједностављење тимског рада, одржавање одговорности и оживљавање ваше визије пројекта. Спремни за следећи корак? Почните да правите своју таблу, организујте своје задатке и гледајте како ваши пројекти успевају са Кериком!
Заузета табла понекад може да се осећа као лавиринт, посебно када жонглирате задацима са различитим приоритетима. Тхе Истакните функцију олакшава уклањање буке, омогућавајући вам да филтрирате и визуелно нагласите задатке који испуњавају одређене критеријуме.
Ево како да користите ову функцију да бисте остали у току са својим пројектима:
Како користити функцију истицање
1. Приступите опцији за истицање
Кликните на Истакните икону на вашој табли.
2. Изаберите Шта да истакнете
Изаберите неку од унапред дефинисаних опција или креирајте прилагођене филтере:
Оно што ми је додељено: Одмах видите све задатке који су вам додељени, тако да можете да останете на врху својих обавеза.
Шта треба обратити пажњу: Истиче задатке који могу захтевати праћење или имају предстојеће рокове, обезбеђујући да ништа не прође кроз пукотине.
Шта је означено као високи приоритет или критично: Фокусирајте се на задатке који су од суштинског значаја за успех пројекта.
Шта је закаснило: Јасно идентификује задатке којима је истекао рок, што вам помаже да брзо решите кашњења.
Цустом Хигхлигхт: Креирајте прилагођене филтере комбиновањем параметара као што су примаоци, статус задатка, рокови, приоритети и ознаке. Можете користити један или више филтера истовремено да бисте сазнали шта вам је најважније на табли.
Зашто ради
Фокусирајте се на своје задатке уз „Оно што ми је додељено“ Филтрирајте задатке који су вам додељени да бисте се концентрисали на своје одговорности без да вас друге ставке на табли заобиђу. То је ефикасан начин да останете на врху свог личног посла.
Идентификујте хитан посао помоћу „Оно што захтева пажњу“ Истакните задатке који захтевају тренутни фокус, било због предстојећег рока или застоја напретка. Овај филтер вам помаже да уочите уска грла и одржите замах пројекта.
Будите у току са критичним радом са „Шта је означено као високи приоритет или критично“ Задаци високог приоритета захтевају пажњу. Ова опција осигурава да кључни посао добије фокус који заслужује, помажући вам да покренете пројекат ка успеху.
Адресирајте ставке које касне са „Шта је доспело“ Брзо идентификујте закаснеле задатке и предузмите мере прерасподелом ресурса или праћењем чланова тима како бисте их вратили на прави пут.
Прилагодите свој радни ток помоћу прилагођених истакнутих делова Функција Прилагођено истицање вам омогућава да поставите више услова, као што је приказивање задатака додељених одређеној особи, означених као „Потребан је преглед“ и рок за наплату у року од недељу дана. Прилагодите ова подешавања да бисте креирали персонализовани приказ фокуса који одговара вашем специфичном току посла.
Закључак
Са функцијом Истакнуте, можете да избегнете ометања и фокусирате се на оно што је важно, обезбеђујући јасан и ефикасан ток посла.Било да управљате својим послом или надгледате цео тим, истакнути детаљи вам помажу да останете продуктивни и фокусирани.
Управљање вишеструким пројектима може брзо довести до претрпаног радног простора, што чини изазовним да останете фокусирани на оно што је најважније. Архивирање плоча нуди једноставан начин да се завршени или неактивни пројекти померају ван видокруга, држећи их доступним за будућу употребу.
Ево детаљнијег погледа на то како плоче за архивирање могу да вам помогну да останете организовани:
Како архивирати плоче
1. Преместите таблу у архиву
Кликните на три тачке на табли коју желите да архивирате.
Изаберите Премести у архиву из падајућег менија.
2. Приступите архивираним плочама
Користите Укључи из архиве поље за потврду у вашем почетном приказу да бисте приказали архивиране плоче.
Преузмите архивиране плоче у било ком тренутку за референцу или поновну употребу.
Када да архивске табле
Завршетак пројекта: Када је пројекат завршен и не захтева активно управљање, архивирајте његову таблу да бисте очистили свој радни простор.
Неактивни пројекти: Привремено архивирајте плоче за пројекте који су на чекању или чекају одобрење.
Фокусирајте се на активне задатке: Архивирање чини приказ Почетне странице поједностављеним, осигуравајући да су видљиви само актуелни и релевантни задаци.
Зашто ради
Очистите свој радни простор: Фокусирајте се само на активне табле и задатке.
Брзи приступ прошлим пројектима: Безбедно чувајте завршене или паузиране плоче за будућу употребу.
Поједностављени радни ток: Одржавајте свој кућни приказ уредним и организованим ради боље продуктивности.
Закључак
Архивирање плоча је једноставан, али ефикасан начин да очистите свој радни простор, омогућавајући вам да се усредсредите на оно што је најважније, а да притом останете доступним прошлим пројектима. Било да се ради о завршеним задацима или паузираним иницијативама, архивирање осигурава да ваш ток посла остане поједностављен и организован без губитка драгоцених информација.
