La gestión eficaz de los proyectos comienza con un flujo de trabajo bien organizado. Desglosar las tareas en fases claramente definidas puede ayudarte a ti y a tu equipo a manteneros alineados y productivos. Un flujo de trabajo estructurado facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la priorización eficaz de las tareas.

Veamos cómo puedes configurar las columnas de tu tablero de tareas para maximizar la eficacia utilizando el tablero de ejemplo que te proporcionamos.

Por qué son importantes las columnas en la gestión de tareas

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Las columnas son la columna vertebral de tu flujo de trabajo. Cada columna representa una fase del proyecto y te ayuda a visualizar el flujo de tareas de principio a fin. La clave está en asegurarse de que tus columnas se ajustan a la naturaleza de tu proyecto y a la forma de trabajar de tu equipo.

Pasos para configurar columnas de flujo de trabajo

1. Defina las etapas de su flujo de trabajo

Al definir las Etapas del flujo de trabajo, piense en la progresión natural de sus tareas.

Por ejemplo:

1. Estrategia del proyecto: Para las fases iniciales de planificación, como la definición de requisitos o el establecimiento de objetivos.
2. Diseño de proyectos: Tareas relacionadas con la planificación visual y estructural, como el diseño de logotipos o la creación de maquetas.
3. Desarrollo de proyectos: Para fases de ejecución como la codificación o la creación de funcionalidades.
4. Pruebas: Para asegurarse de que todo funciona como se espera antes del lanzamiento.
5. Completadas: Una etapa final para enviar tareas que están completamente hechas.

2. Traducir las etapas en columnas

Una vez definidas las fases del flujo de trabajo, conviértelas en columnas en el tablón de tareas. Empieza con categorías amplias y ve afinándolas a medida que conozcas mejor las necesidades de tu equipo.

Por ejemplo:

• Puedes empezar con columnas esenciales como «Por hacer», «En curso» y «Completado » para establecer el flujo básico.
• Amplíelas gradualmente en columnas más específicas alineadas con las fases de su flujo de trabajo, como «Estrategia del proyecto», «Diseño del proyecto», «Desarrollo del proyecto» y «Pruebas».

Este enfoque garantiza que sus columnas sean intuitivas, adaptables y se ajusten a la progresión natural de sus tareas.

3. Utilizar columnas para necesidades especializadas

Considere la posibilidad de crear columnas que añadan valor a su flujo de trabajo:

• Backlog: Un espacio para las tareas planificadas pero que aún no están listas para entrar en el flujo de trabajo principal. Esto ayuda a priorizar las tareas cuando el equipo está listo para asumir más trabajo, al tiempo que mantiene las columnas activas limpias y centradas.
• Recursos: Una columna para almacenar enlaces, documentos u otros materiales que apoyen sus tareas. Esto facilita al equipo el acceso a todo lo que necesita sin saturar las fichas de tareas individuales.

4. Recuerde que debe ser sencillo e intuitivo

• Evite sobrecargar el tablero con demasiadas columnas. Busca la claridad y la sencillez para que tu equipo pueda seguir fácilmente el flujo de trabajo.

Conclusión

Un flujo de trabajo bien organizado comienza con una cuidadosa configuración de las columnas. Al adaptar sus columnas para reflejar las etapas naturales de su proyecto e incluir columnas de apoyo, puede mejorar la eficiencia del equipo y mantener la claridad en su proceso. Empiece a organizar su flujo de trabajo hoy mismo y experimente las ventajas.