કેટલાક ટૂલ્સમાં એક પ્રોજેક્ટમાંથી બીજામાં જવું એ કંટાળાજનક કામ જેવું લાગે છે. અનંત મેનુમાં ક્લિક કરતા રહેવું, સાચું બોર્ડ શોધવું, અને કયા કામની ડેડલાઈન ક્યારે છે તેનો ટ્રેક રાખવાની કોશિશ કરવી – આ બધું ઝડપથી માથાનો દુખાવો બની શકે છે. આ એવી પ્રક્રિયા છે જેમાં સમયનો બગાડ થાય છે અને તમારું ધ્યાન પણ ભટકી જાય છે.

પણ વિચારો, જો એક એવી સરળ રીત હોય જે આ બધું જ આસાન બનાવી દે? કલ્પના કરો કે તમે એક પ્રોજેક્ટમાંથી બીજામાં એકદમ સરળતાથી જઈ શકો, શું બાકી છે (due) તે ચકાસી શકો, નવા અપડેટ્સ જોઈ શકો, અથવા ફક્ત તમને સોંપાયેલા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો – અને આ બધું ફક્ત એક ક્લિકમાં! કોઈ ખલેલ નહીં, કોઈ માથાકૂટ નહીં, બસ વ્યવસ્થિત રહેવાની એક વધુ સ્માર્ટ અને સરળ રીત.

જાણવા માંગો છો કે આ તમારા કામ કરવાની રીત (workflow) ને કેવી રીતે બદલી શકે છે? ચાલો, તેને સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ.

સરળ પ્રોજેક્ટ સ્વિચિંગ (Seamless Project Switching):

શરૂ કરવા માટેના ઝડપી સ્ટેપ્સ:

1. ઉપરના મેનુમાં Open Boards (બોર્ડ ખોલો) બટન પર ક્લિક કરો.
2. તમારા બોર્ડ્સ જુઓ, જે એકાઉન્ટ પ્રમાણે સરસ રીતે ગોઠવાયેલા હશે અથવા ખાસ વ્યૂઝ (special views) માં સૉર્ટ થયેલા હશે.
3. તમારે જે બોર્ડની જરૂર છે તે પસંદ કરો, અને બસ તમે ત્યાં પહોંચી ગયા – કોઈ વધારાના સ્ટેપ્સ નહીં, કોઈ ગૂંચવણ નહીં.

આ વિકલ્પો કેવી રીતે કામ કરે છે (How The Options Work):

• મને શું સોંપેલું છે (What’s Assigned to Me): ફક્ત તમારા પોતાના કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે પરફેક્ટ.
• શું બાકી છે (What’s Due): ડેડલાઈન (સમયમર્યાદા) પર નજર રાખો અને સૌથી વધુ અગ્રતા (high-priority) વાળા કામને પહેલા હાથમાં લો.
• નવું અને અપડેટ થયેલું શું છે (What’s New & Updated): દરેક બોર્ડમાં જઈને શોધ્યા વગર તાજેતરના અપડેટ્સ પર ઝડપથી નજર નાખો.
• શેર કરેલા બોર્ડ એક નજરમાં જુઓ (See Shared Boards at a Glance): તમારા ટીમના સાથીઓ, ક્લાયન્ટ્સ અથવા સહયોગીઓ દ્વારા તમારી સાથે શેર કરાયેલા બોર્ડ્સ એકાઉન્ટ પ્રમાણે ગ્રુપ થયેલા હોય છે, જેથી તેમની વચ્ચે નેવિગેટ કરવું ખૂબ જ સરળ બની જાય છે.

આ તમને શા માટે ગમશે (Why You’ll Love It):

• તે તમારો સમય બચાવે છે: હવે સાચું બોર્ડ શોધવા માટે આમતેમ ભટકવાની જરૂર નથી. સીધા જ મહત્વના કામ પર પહોંચી જાઓ.
• તે તમને ફોકસ્ડ રાખે છે: “What’s Due” જેવા શોર્ટકટ્સ સાથે, તમે વિખરાયેલા (scattered) અનુભવ્યા વગર તમારા દિવસના કામને પ્રાથમિકતા (prioritize) આપી શકો છો.
• તે તમારા વર્કફ્લોને સરળ બનાવે છે: પ્રોજેક્ટ્સ વચ્ચે સ્વિચ કરવું એટલું સરળ છે કે તે એકદમ સ્વાભાવિક અને વગર મહેનતનું લાગે છે.

વાસ્તવિક સંજોગોમાં તે કેવી રીતે મદદ કરે છે (How It Helps in Real-Life Scenarios):

• એકસાથે ઘણી ટીમો સંભાળવી: જો તમે અલગ-અલગ ટીમોને મેનેજ કરી રહ્યા છો, તો તમે સરળતાથી તેમના બોર્ડ્સ વચ્ચે ફરીને તેમની પ્રગતિ (progress) ચકાસી શકો છો.
• દિવસની યોગ્ય શરૂઆત: તમારા દિવસની શરૂઆત એક સ્પષ્ટ પ્લાન સાથે કરવા માટે “What’s Assigned to Me” નો ઉપયોગ કરો.
• ફેરફારોથી અપડેટ રહેવું: શું નવું થયું છે તે જાણવાની જરૂર છે? “What’s New & Updated” જુઓ અને બધા લેટેસ્ટ ફેરફારો એક નજરમાં જોઈ લો.
• સરળ સહયોગ (Effortless Collaboration): ક્લાયન્ટ્સ અથવા અન્ય ટીમો સાથે સરળ અપડેટ્સ અને સહયોગ માટે શેર કરેલા બોર્ડ્સને ઝડપથી એક્સેસ કરો.

ટૂંકમાં (Wrap-Up)

સરળ નેવિગેશન ટૂલ્સ ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ્સ અને શેર કરેલા બોર્ડ્સનું સંચાલન સરળ અને કાર્યક્ષમ (efficient) બનાવે છે. ભલે તમે ડેડલાઈન ટ્રેક કરી રહ્યા હોવ, અપડેટ્સ જોઈ રહ્યા હોવ, કે પછી કોઈ શેર કરેલા વર્કસ્પેસમાં કામ કરી રહ્યા હોવ, તમારે જે જોઈએ તે બધું વ્યવસ્થિત અને સરળતાથી ઉપલબ્ધ રહે છે.

કામ કરતી વખતે ભૂલો થવી સ્વાભાવિક છે – અને ક્યારેક અગત્યના ટાસ્ક પણ ભૂલથી ડિલીટ થઈ જાય છે. એટલા માટે જ એક એવી સુરક્ષા વ્યવસ્થા (safeguard) હોવી જરૂરી છે જે ખાતરી કરે કે કોઈ મહત્વની વસ્તુ હંમેશ માટે ખોવાઈ ન જાય.

જ્યારે કોઈ ટાસ્ક ડિલીટ કરવામાં આવે છે, ત્યારે તે તરત જ કાયમ માટે ગાયબ નથી થઈ જતું; તેના બદલે, તે તમારા બોર્ડના એક ખાસ ‘ડિલીટ કરેલા’ (Deleted) કોલમ માં જતું રહે છે. આ એક સેફ્ટી નેટ (સુરક્ષા જાળ) જેવું કામ કરે છે, જેનાથી જરૂર પડ્યે ટાસ્કને ફરી જોઈ શકાય છે અથવા પાછું લાવી (restore) શકાય છે. જોકે, ટાસ્કને કાયમ માટે (permanently) ડિલીટ કરવાની સત્તા ફક્ત બોર્ડ એડમિન (Board Admins) પાસે જ હોય છે.

આ ગોઠવણ જવાબદારી (accountability) સુનિશ્ચિત કરે છે અને સાથે લવચીકતા (flexibility) પણ જાળવી રાખે છે. ટીમના સભ્યો ટાસ્ક ડિલીટ કરી શકે છે, એ જાણીને કે જરૂર પડ્યે તેને પાછું લાવી શકાશે, પરંતુ તેને કાયમ માટે હટાવવા માટે એડમિનની દેખરેખ (oversight) જરૂરી છે. આનાથી ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ સુરક્ષિત (secure) અને સમજી વિચારીને (deliberate) થાય છે.

ચાલો સમજીએ કે આ બધું કેવી રીતે કામ કરે છે:

આ કેવી રીતે કામ કરે છે (How It Works)

Click here to check out how this project management board works

૧. ડિલીટ થયેલા કાર્ડ્સ ‘ડિલીટ કરેલા’ કોલમમાં રહે છે (Trashed Cards Stay in the Deleted Column)

જ્યારે કોઈ ટાસ્ક ડિલીટ થાય છે, ત્યારે તે કાયમ માટે ગાયબ નથી થઈ જતું. તેના બદલે, તે Deleted Column માં ખસેડવામાં આવે છે, જ્યાં તે ત્યાં સુધી રહે છે જ્યાં સુધી તેના પર કોઈ આગળની કાર્યવાહી (action) ન થાય.

• ટાસ્ક ગમે ત્યારે પાછું લાવો (Recover Tasks Anytime): બોર્ડ પરનો કોઈપણ સભ્ય આ કોલમમાંથી ડિલીટ થયેલા ટાસ્કને પાછું લાવી શકે છે, જો તેમને લાગે કે ભૂલ થઈ છે.
• કોઈ ટેન્શન નહીં (No Pressure): તમારે ભૂલથી થયેલ ક્લિક કે ઉતાવળમાં લીધેલા નિર્ણય વિશે ચિંતા કરવાની જરૂર નથી – બધું જ પાછું મેળવી શકાય તેવું (recoverable) રહે છે.

૨. ફક્ત બોર્ડ એડમિન જ કાયમ માટે ડિલીટ કરી શકે છે (Only Board Admins Can Permanently Delete)

જ્યારે ‘ડિલીટ કરેલા’ કોલમને ખરેખર સાફ કરવાનો સમય આવે, ત્યારે ફક્ત બોર્ડ એડમિન જ ટાસ્કને કાયમ માટે હટાવી શકે છે.

• વધારાનું સુરક્ષા કવચ (Added Protection): આ અધિકાર ફક્ત એડમિન પૂરતો સીમિત રાખીને, તમે ખાતરી કરી શકો છો કે કોઈ પણ ટાસ્ક પૂરતા વિચાર-વિમર્શ વિના કાયમ માટે ડિલીટ ન થાય.
• સ્પષ્ટ જવાબદારી (Clear Accountability): આ સુવિધા નિયંત્રણનું એક સ્તર (layer of control) ઉમેરે છે, જે સુનિશ્ચિત કરે છે કે અજાણતા થયેલી ક્રિયાઓને (unintentional actions) કારણે મહત્વપૂર્ણ ટાસ્ક ખોવાઈ ન જાય.

આ શા માટે મહત્વનું છે (Why This Matters)

• મહત્વપૂર્ણ કામ ગુમાવવાનું ટાળો (Avoid Losing Important Work)
  ‘ડિલીટ કરેલા’ કોલમ એક સુરક્ષા જાળ (safety net) તરીકે કામ કરે છે, જે ટીમના સભ્યોને ટાસ્ક કાયમ માટે ગુમાવી દેવાના ડર વિના ડિલીટ કરવાની છૂટ આપે છે. ટાસ્ક ત્યાં સુધી પાછા મેળવી શકાય છે જ્યાં સુધી બોર્ડ એડમિન અન્યથા નક્કી ન કરે, જે લવચીકતા અને સુરક્ષા બંને પ્રદાન કરે છે.
• નિયંત્રણ જાળવી રાખો (Maintain Control)
  બોર્ડ એડમિન કાયમી ડિલીટ પર દેખરેખ રાખવાની સત્તા (authority) ધરાવે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે ફક્ત બિનજરૂરી અથવા ડુપ્લિકેટ ટાસ્ક જ દૂર કરવામાં આવે. આ રચના સ્પષ્ટતા જાળવવામાં મદદ કરે છે અને પ્રોજેક્ટ્સને સુવ્યવસ્થિત રાખે છે.
• જવાબદારીને પ્રોત્સાહન આપો (Promote Accountability)
  કાયમી ડિલીટના અધિકારોને સીમિત કરવાથી ટીમોને ટાસ્કનું સંચાલન કાળજીપૂર્વક કરવા પ્રોત્સાહિત કરે છે, જે ભૂલો ઘટાડે છે અને એક વિશ્વસનીય, પારદર્શક સિસ્ટમ (reliable, transparent system) ને પ્રોત્સાહન આપે છે. આ અભિગમ સમગ્ર બોર્ડમાં વિશ્વાસ અને જવાબદારી (trust and responsibility) ને ઉત્તેજન આપે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, ડિલીટ કરેલા ટાસ્ક ત્યાં સુધી પાછા મેળવી શકાય છે જ્યાં સુધી બોર્ડ એડમિન તેને કાયમ માટે હટાવવાનું નક્કી ન કરે. આ સુરક્ષા, જવાબદારી અને નિયંત્રણ સુનિશ્ચિત કરે છે. આ પદ્ધતિ ભૂલથી થતા નુકસાનને અટકાવે છે અને તમારા વર્કફ્લોને સુરક્ષિત અને વ્યવસ્થિત રાખે છે.

જ્યારે તમારું પ્રોજેક્ટ બોર્ડ ઘણા બધા ટાસ્કથી ભરેલું હોય, ત્યારે ક્યારેક તે ભૂલભૂલામણી જેવું લાગી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે અલગ-અલગ પ્રાયોરિટી (અગ્રતા) વાળા કામો એકસાથે સંભાળવાના હોય. હાઈલાઈટ ફીચર (Highlight Feature) આ બધી ગૂંચવણમાંથી રસ્તો કાઢવાનું સરળ બનાવે છે. તેનાથી તમે ચોક્કસ માપદંડો (criteria) ને આધારે ટાસ્ક ફિલ્ટર કરી શકો છો અને તેને સ્પષ્ટ રીતે હાઈલાઈટ (અલગ તારવી) કરી શકો છો.

ચાલો જોઈએ કે તમારા પ્રોજેક્ટ્સમાં હંમેશા ટોચ પર રહેવા માટે આ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો:

હાઈલાઈટ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?

૧. હાઈલાઈટ વિકલ્પ ખોલો (Access the Highlight Option)

• તમારા બોર્ડ પર દેખાતા Highlight Icon (હાઈલાઈટ આઈકોન) પર ક્લિક કરો.

૨. શું હાઈલાઈટ કરવું તે પસંદ કરો (Choose What to Highlight)

• પહેલેથી નક્કી કરેલા (predefined) વિકલ્પોમાંથી પસંદ કરો અથવા તમારા પોતાના કસ્ટમ ફિલ્ટર (Custom filters) બનાવો:
  • મને સોંપાયેલા ટાસ્ક (What’s assigned to me): તરત જ જુઓ કે કયા કયા કામ તમારા છે, જેથી તમે તમારી જવાબદારીઓ પર બરાબર ધ્યાન રાખી શકો.
  • જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે (What needs attention): આ એવા ટાસ્કને હાઈલાઈટ કરે છે જેના પર ફોલો-અપ લેવાની જરૂર હોય અથવા જેની ડેડલાઈન (સમયમર્યાદા) નજીક હોય, જેથી કોઈ કામ તમારી નજર હેઠળથી છટકી ન જાય.
  • ઉચ્ચ અગ્રતા (High Priority) અથવા ક્રિટિકલ (Critical) તરીકે માર્ક કરેલા ટાસ્ક: પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે અત્યંત જરૂરી હોય તેવા ટાસ્ક પર ફોકસ કરો.
  • સમયસીમા વીતી ગયેલા ટાસ્ક (What’s overdue): જે ટાસ્કની ડેડલાઈન પસાર થઈ ગઈ છે તેને સ્પષ્ટપણે ઓળખો, જેથી તમે થયેલા વિલંબને ઝડપથી દૂર કરવા માટે પગલાં લઈ શકો.
  • કસ્ટમ હાઈલાઈટ (Custom Highlight): તમારી જરૂરિયાત મુજબ ફિલ્ટર બનાવો. તમે એક સાથે ઘણા પેરામીટર્સ (જેમ કે કોને સોંપેલું છે – assignees, ટાસ્કનું સ્ટેટસ – task status, ડેડલાઈન – due dates, પ્રાયોરિટી – priorities, અને ટેગ્સ – tags) ભેગા કરીને ફિલ્ટર બનાવી શકો છો. આનાથી તમે બોર્ડ પર તમારા માટે સૌથી મહત્વનું શું છે તે સરળતાથી શોધી શકો છો.

આ શા માટે અસરકારક છે? (Why It Works)

• “મને સોંપાયેલા ટાસ્ક” (What’s Assigned to Me) વડે તમારા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો:
  તમને સોંપાયેલા ટાસ્કને ફિલ્ટર કરીને ફક્ત તમારી જવાબદારીઓ પર ધ્યાન આપો, જેથી બોર્ડ પરની બીજી બાબતોથી તમારું ધ્યાન ભટકે નહીં. આ તમારા પોતાના કામના ભારણને (workload) અસરકારક રીતે સંભાળવાની એક સ્માર્ટ રીત છે.
• “જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે” (What Needs Attention) વડે તાત્કાલિક કામ ઓળખો:
  જે ટાસ્ક પર તરત ધ્યાન આપવાની જરૂર છે તેને હાઈલાઈટ કરો, પછી ભલે તે નજીકની ડેડલાઈનને કારણે હોય કે અટકી ગયેલી પ્રગતિને (stalled progress) કારણે. આ ફિલ્ટર તમને પ્રોજેક્ટમાં આવતી અડચણો (bottlenecks) શોધવામાં અને પ્રોજેક્ટની ગતિ જાળવી રાખવામાં મદદ કરે છે.
• “ઉચ્ચ અગ્રતા કે ક્રિટિકલ” (High Priority or Critical) તરીકે માર્ક કરેલા કામ પર નજર રાખો:
  વધુ પ્રાયોરિટીવાળા ટાસ્ક પર સ્વાભાવિક રીતે વધુ ધ્યાન આપવું પડે છે. આ વિકલ્પ ખાતરી કરે છે કે સૌથી મહત્વના કામને યોગ્ય ફોકસ મળે, જે તમને પ્રોજેક્ટને સફળતા તરફ લઈ જવામાં મદદ કરે છે.
• “સમયસીમા વીતી ગયેલા” (Overdue) ટાસ્કનું નિરાકરણ લાવો:
  ડેડલાઈન ચૂકી ગયેલા ટાસ્કને ઝડપથી ઓળખો અને જરૂરી પગલાં લો – જેમ કે કામ બીજાને સોંપવું (reallocating resources) અથવા ટીમના સભ્યો સાથે ફોલો-અપ કરવું જેથી કામ પાછું સમયસર થઈ શકે.
• કસ્ટમ હાઈલાઈટ્સ (Custom Highlights) વડે તમારા વર્કફ્લોને કસ્ટમાઇઝ કરો:
  કસ્ટમ હાઈલાઈટ ફીચર તમને એક સાથે ઘણી શરતો (conditions) સેટ કરવાની સુવિધા આપે છે, જેમ કે – કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સોંપાયેલ, ‘Needs Review’ (રીવ્યુની જરૂર છે) તરીકે માર્ક થયેલ, અને એક અઠવાડિયામાં પૂરા થવાના હોય તેવા ટાસ્ક બતાવો. તમારી પોતાની કાર્યશૈલી (workflow) ને અનુરૂપ વ્યક્તિગત ફોકસ વ્યૂ (personalized focus view) બનાવવા માટે આ સેટિંગ્સને તમારી જરૂર મુજબ ગોઠવો.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, હાઈલાઈટ ફીચર તમને બિનજરૂરી ભટકાવ (distractions) દૂર કરીને જે ખરેખર અગત્યનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે, જેથી તમારો વર્કફ્લો સ્પષ્ટ અને વધુ કાર્યક્ષમ (efficient) બને. ભલે તમે તમારો પોતાનો વર્કલોડ મેનેજ કરતા હોવ કે પછી આખી ટીમની દેખરેખ રાખતા હોવ, હાઈલાઈટ્સ તમને પ્રોડક્ટિવ (productive) અને ફોકસ્ડ રહેવામાં ખૂબ જ મદદરૂપ થાય છે.

જ્યારે તમે ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ્સ એકસાથે સંભાળતા હો, ત્યારે તમારું વર્કસ્પેસ (કામ કરવાની જગ્યા) ઝડપથી ભરાઈ જવાની શક્યતા રહે છે. આના કારણે કયા કામ પર ધ્યાન આપવું તે નક્કી કરવું મુશ્કેલ બની શકે છે. આનો એક સરળ ઉપાય છે: બોર્ડ્સને આર્કાઇવ (Archive) કરવું! આનાથી પૂરા થઈ ગયેલા અથવા હાલ નિષ્ક્રિય (inactive) હોય તેવા પ્રોજેક્ટ્સને તમે નજર સામેથી દૂર કરી શકો છો, પણ ભવિષ્યમાં જરૂર પડે ત્યારે તેને પાછા જોઈ પણ શકો છો.

ચાલો, વધુ વિગતમાં જોઈએ કે બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમે કેવી રીતે વ્યવસ્થિત રહી શકો છો:

બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કેવી રીતે કરવા?

૧. બોર્ડને આર્કાઇવમાં ખસેડો (Move a Board to Archive)

• જે બોર્ડને તમે આર્કાઇવ કરવા માંગો છો તેના પર દેખાતા ત્રણ ટપકાં (…) પર ક્લિક કરો.
• ખુલતા ડ્રોપડાઉન મેનુમાંથી Move to Archive (આર્કાઇવમાં ખસેડો) વિકલ્પ પસંદ કરો. બસ, થઈ ગયું!

૨. આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ જુઓ (Access Archived Boards)

• તમારા Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) પર Include from Archive (આર્કાઇવમાંથી શામેલ કરો) ચેકબોક્સ પર ટીક કરો. આનાથી આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ પણ દેખાશે.
• તમે ગમે ત્યારે આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સને સંદર્ભ (reference) માટે અથવા ફરીથી ઉપયોગમાં લેવા (reuse) માટે જોઈ શકો છો.

બોર્ડ્સ ક્યારે આર્કાઇવ કરવા જોઈએ?

• જ્યારે પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય (Project Completion):
  એકવાર પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય અને તેના પર હવે સક્રિય રીતે કામ કરવાની જરૂર ન હોય, ત્યારે તમારા વર્કસ્પેસને ખાલી કરવા અને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે તેના બોર્ડને આર્કાઇવ કરી દો.
• નિષ્ક્રિય પ્રોજેક્ટ્સ (Inactive Projects):
  જે પ્રોજેક્ટ્સ હાલ પૂરતા અટકી ગયા હોય (on hold) અથવા કોઈ મંજૂરીની રાહ જોઈ રહ્યા હોય, તેના બોર્ડ્સને પણ કામચલાઉ ધોરણે આર્કાઇવ કરી શકાય છે.
• સક્રિય કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા (Focus on Active Tasks):
  બિનજરૂરી બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમારું Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) સુઘડ રહે છે, જેથી ફક્ત ચાલુ અને મહત્વના કાર્યો જ નજર સામે રહે.

આ શા માટે ફાયદાકારક છે? (Why It Works)

• તમારું વર્કસ્પેસ ક્લટર-ફ્રી (વ્યવસ્થિત) રહે છે: ફક્ત સક્રિય (active) બોર્ડ્સ અને કાર્યો પર જ ધ્યાન આપો.
• જૂના પ્રોજેક્ટ્સ સુધી ઝડપી પહોંચ: પૂર્ણ થયેલા અથવા અટકાવેલા (paused) બોર્ડ્સ ભવિષ્યના સંદર્ભ માટે સુરક્ષિત રીતે સચવાયેલા રહે છે.
• વ્યવસ્થિત કાર્યપ્રવાહ (Streamlined Workflow): તમારું Home વ્યૂ સુઘડ અને વ્યવસ્થિત રહે છે, જેનાથી કામ કરવાની ઝડપ અને ઉત્પાદકતા (productivity) વધે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવું એ તમારા વર્કસ્પેસને વ્યવસ્થિત રાખવાની એક સરળ પણ ખૂબ જ અસરકારક રીત છે. આનાથી તમે ખરેખર અગત્યના કામ પર ધ્યાન આપી શકો છો અને સાથે જ જૂના પ્રોજેક્ટ્સ પણ જરૂર પડ્યે સરળતાથી જોઈ શકો છો. ભલે તે પૂરા થઈ ગયેલા કામ હોય કે હાલ પૂરતા અટકાવેલા પ્રોજેક્ટ્સ, આર્કાઇવિંગ ખાતરી કરે છે કે તમારો કાર્યપ્રવાહ (workflow) કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ માહિતી ગુમાવ્યા વિના સરળ અને વ્યવસ્થિત રહે.

એક નક્કર વ્યવસાય મોડેલ એ કોઈપણ સમૃદ્ધ વ્યવસાયનો પાયાનો પથ્થર છે: તે તમારી કંપની ગ્રાહકો અને હિસ્સેદારો માટે સમાન મૂલ્ય કેવી રીતે બનાવે છે, પહોંચાડે છે અને ટકાવી રાખે છે તે દર્શાવે છે.

જો કે, મજબૂત બિઝનેસ મોડલ બનાવવું એ એક જટિલ પ્રક્રિયા છે. તેના માટે તમારા ગ્રાહકોને સમજવાની, તમારા મૂળ મૂલ્યની દરખાસ્તને વ્યાખ્યાયિત કરવાની, આવકના પ્રવાહોનું અન્વેષણ કરવાની અને ટીમો અને હિતધારકો સાથે સંકલન કરવાની જરૂર છે.

અમે આ અવરોધોને સમજીએ છીએ કારણ કે અમે પણ તેનો સામનો કર્યો છે, અને વર્ષોના અમારા અનુભવોના આધારે અમે એક સરળ, કાર્યક્ષમ મોડેલ બનાવ્યું છે જેનો તમે પણ લાભ લઈ શકો છો.

આ લેખમાં, અમે તમને કાર્ય કરે તેવું વ્યવસાય મોડલ બનાવવાના વ્યવહારુ પગલાંઓ દ્વારા માર્ગદર્શન આપીશું.

એક ટીમ તેમના વ્યવસાયનું મોડેલ કેવી રીતે બનાવી રહી છે તેનું ઉદાહરણ જોવા માટે આ છબી પર ક્લિક કરો.

નક્કર બિઝનેસ મોડલ બનાવવા માટેના આવશ્યક પગલાં:

1. ગ્રાહક વિભાગો ઓળખો

તમારા પ્રેક્ષકોને સમજીને પ્રારંભ કરો. તમારા સંભવિત ગ્રાહકોને વસ્તી વિષયક, વર્તણૂકો અને પસંદગીઓના આધારે ચોક્કસ સેગમેન્ટમાં વિભાજિત કરવાથી તમને એવી ઑફર ડિઝાઇન કરવામાં મદદ મળી શકે છે જે તમારા ઉત્પાદનનો ઉપયોગ કરી શકે તેવા લોકોના વિવિધ સમુદાયો સાથે ખરેખર પડઘો પાડે.

સંશોધન અહીં કી છે; સંભવિત ગ્રાહકોનું સર્વેક્ષણ કરો અથવા તમે કોને સેવા આપી રહ્યાં છો અને તેમને સૌથી વધુ શું જોઈએ છે તે નિર્ધારિત કરવા માટે હાલના ડેટાનું વિશ્લેષણ કરો. તમે ઉપલબ્ધ ડેટાનો ઉપયોગ કરી શકો છો સ્ટેટ્સમેન તમે કોની સેવા કરવા જઈ રહ્યા છો તે વધુ સારી રીતે સમજવા માટે.

વિશ્લેષણ Google Trends અને ઉપયોગ કરીને Google Analytics તમારા વિભાજનને વધુ વિશ્વસનીય અને સચોટ બનાવે છે.

2. ડ્રાફ્ટ મૂલ્ય દરખાસ્તો

એકવાર તમે જાણશો કે તમારા ગ્રાહકો કોણ છે, તે તમારા ઉત્પાદન અથવા સેવાને શું અલગ બનાવે છે તે શોધવાનો સમય છે. તમારા પ્રેક્ષકોને જે સમસ્યાઓનો સામનો કરવો પડે છે અને તમે તેને અન્ય કોઈ કરતાં વધુ સારી રીતે કેવી રીતે હલ કરો છો તે તમારા મૂલ્યના પ્રસ્તાવને સ્પષ્ટપણે સંબોધિત કરવું જોઈએ. જો તે પ્રથમ વખત સંપૂર્ણ ન હોય તો ચિંતા કરશો નહીં; આ પગલું પુનરાવૃત્તિ અને ગ્રાહક પ્રતિસાદથી લાભ મેળવે છે.

અહીં એક નમૂનો છે જે અમે તમને નક્કર મૂલ્ય પ્રસ્તાવના મુસદ્દામાં સારી શરૂઆત આપવા માટે બનાવ્યો છે. ડાઉનલોડ કરવા, સંશોધિત કરવા અને તેનું તમારું પોતાનું સંસ્કરણ બનાવવા માટે નિઃસંકોચ: મૂલ્ય દરખાસ્ત ટેમ્પલેટ

3. ચેનલ વિકલ્પોનું અન્વેષણ કરો

તમારા પ્રેક્ષકો સુધી કેવી રીતે પહોંચવું તે નક્કી કરવું એ તમે શું ઑફર કરો છો તે વ્યાખ્યાયિત કરવા જેટલું જ મહત્વપૂર્ણ છે. તમારા ગ્રાહકો સાથે કનેક્ટ થવા માટે કઈ શ્રેષ્ઠ કામ કરે છે તે જોવા માટે ઓનલાઈન અને ઓફલાઈન ચેનલોના મિશ્રણનું અન્વેષણ કરો. તમારા પ્રેક્ષકોની પસંદગીઓના આધારે, સોશિયલ મીડિયા, ઇમેઇલ ઝુંબેશ, ભાગીદારી અથવા વ્યક્તિગત ઇવેન્ટ્સ વિશે વિચારો.

સેમરુશ પાસે એક સરસ લેખ છે જે તમને તમારા વ્યવસાય માટે શ્રેષ્ઠ ચેનલ પસંદ કરવામાં મદદ કરી શકે છે: https://www.semrush.com/blog/digital-marketing-channels/

4. ગ્રાહક સંબંધના પ્રકારો પર સંશોધન કરો

ગ્રાહક સંબંધો માત્ર વ્યવહારો કરતાં વધુ છે; તેઓ સગાઈ અને વફાદારી વિશે છે. તમે તમારા પ્રેક્ષકો સાથે કેવી રીતે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરશો તે ધ્યાનમાં લો. શું તે વ્યક્તિગત અને હેન્ડ-ઓન, ઓટોમેટેડ અને સ્કેલેબલ અથવા સમુદાય-આધારિત હશે? યોગ્ય અભિગમ તમારા ઉત્પાદન અને ગ્રાહક અપેક્ષાઓ પર આધાર રાખે છે.

જો તમને ખાતરી ન હોય કે ક્યાંથી શરૂઆત કરવી, તો સંરચિત અભિગમ આ પ્રક્રિયાને સરળ બનાવી શકે છે. તમને પ્રારંભ કરવામાં મદદ કરવા માટે, અમે એક વિગતવાર માર્ગદર્શિકા બનાવી છે જે તમને ગ્રાહક સંબંધોના પ્રકારો પર અસરકારક રીતે સંશોધન કરવામાં મદદ કરે છે.

માર્ગદર્શિકા ડાઉનલોડ કરો: ગ્રાહક સંબંધના પ્રકારોનું સંશોધન કેવી રીતે કરવું

આ માર્ગદર્શિકા ગ્રાહક વ્યક્તિઓને ઓળખવાથી લઈને એનાલિટિક્સનો લાભ લેવા અને ગ્રાહકની મુસાફરીને મેપ કરવા સુધીની દરેક વસ્તુને આવરી લે છે. તમારી વ્યૂહરચનાઓ સુધારવા અને લાંબા ગાળાની વફાદારીને પ્રોત્સાહન આપતા અર્થપૂર્ણ જોડાણો બનાવવા માટે તેનો ઉપયોગ કરો.

5. આવક પેદા કરવાની પદ્ધતિઓનું અન્વેષણ કરો

આવકના પ્રવાહો એ કોઈપણ ટકાઉ બિઝનેસ મોડલનો પાયો છે. પછી ભલે તે સબ્સ્ક્રિપ્શન્સ, વન-ટાઇમ ખરીદી અથવા જાહેરાત દ્વારા હોય, તમારી ઑફર અને પ્રેક્ષકો સાથે શું સંરેખિત થાય છે તે જોવા માટે વિવિધ વિકલ્પોનું અન્વેષણ કરો. શ્રેષ્ઠ અભિગમને અંતિમ સ્વરૂપ આપતા પહેલા વિવિધ પદ્ધતિઓનું પરીક્ષણ કરવામાં ડરશો નહીં.

તમને આ પ્રક્રિયામાં વધુ ઊંડાણપૂર્વક ડૂબકી મારવામાં મદદ કરવા માટે, અમે એક વ્યાપક માર્ગદર્શિકા બનાવી છે જે તમારી આવક પેદા કરવાની પદ્ધતિઓનું અન્વેષણ કરવા, માન્ય કરવા અને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટેના પગલાં લેવા યોગ્ય પગલાંની રૂપરેખા આપે છે.

માર્ગદર્શિકા ડાઉનલોડ કરો: આવક જનરેશન પદ્ધતિઓનું અન્વેષણ કેવી રીતે કરવું

આ માર્ગદર્શિકા તમને તમારા મૂલ્ય વિનિમયને સમજવાથી લઈને એનાલિટિક્સનો લાભ ઉઠાવવા અને આવકના પ્રવાહમાં વૈવિધ્ય લાવવા સુધીની દરેક બાબતોમાં લઈ જશે. તમારા વ્યવસાય માટે ટકાઉ અને સ્કેલેબલ આવક વ્યૂહરચના બનાવવા માટે તેનો રોડમેપ તરીકે ઉપયોગ કરો.

6. મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન કરો

મૂલ્ય પહોંચાડવા માટે તમારા વ્યવસાયને જે મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓ કરવાની જરૂર છે તે વિશે વિચારો. આમાં ઉત્પાદન, માર્કેટિંગ, ગ્રાહક સમર્થન અથવા નવીનતા શામેલ હોઈ શકે છે. આ પ્રવૃત્તિઓને નાના, કાર્યક્ષમ પગલાઓમાં વિભાજીત કરવાથી તમને વ્યવસ્થિત રહેવામાં અને ખરેખર મહત્વની બાબતો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ મળશે.

7. મુખ્ય સંસાધનોને ઓળખો

દરેક વ્યવસાય માટે સંસાધનોની જરૂર હોય છે, પછી ભલે તે ભૌતિક, બૌદ્ધિક અથવા માનવીય હોય. તમારા મૂલ્ય પ્રસ્તાવને અસરકારક રીતે પહોંચાડવા માટે જરૂરી હોય તે ઓળખો. આમાં ટૂલ્સ, ટેક્નોલોજી અથવા કુશળ ટીમના સભ્યો શામેલ હોઈ શકે છે. તમારા સંસાધનની જરૂરિયાતોને વહેલા જાણવાથી સમય અને નાણાંની બચત થઈ શકે છે.

8. સંભવિત ભાગીદારીનું અન્વેષણ કરો

સહયોગ તમારી ક્ષમતાઓને વિસ્તૃત કરી શકે છે. ભાગીદારી શોધો જે તમારી શક્તિઓને પૂરક બનાવે અથવા ખાલી જગ્યાઓ ભરે. આ સપ્લાયર્સ, વિતરકો અથવા સમાન પ્રેક્ષકોને શેર કરતા અન્ય વ્યવસાયો સાથે પણ હોઈ શકે છે. ભાગીદારી ઘણીવાર સર્જનાત્મક ઉકેલો અને વિસ્તૃત તકો તરફ દોરી જાય છે.

9. મૂલ્ય દરખાસ્તોને રિફાઇન કરો

તમારી કિંમતની દરખાસ્ત પથ્થરમાં સુયોજિત નથી; તમે તમારા ગ્રાહકો અને બજારના વલણો વિશે વધુ શીખો ત્યારે તે વિકસિત થવું જોઈએ. તમારી ઓફરને સુસંગત અને સ્પર્ધાત્મક રાખવા માટે પ્રતિસાદ અને આંતરદૃષ્ટિનો સમાવેશ કરીને, આ પગલાની નિયમિતપણે ફરી મુલાકાત લો.

10. ચેનલ વ્યૂહરચના પસંદ કરો

એકવાર તમે વિવિધ ચેનલોનું પરીક્ષણ કરી લો તે પછી, શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરે છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. સાતત્યપૂર્ણ સંચાર અને મૂલ્યની ડિલિવરી માટે આ ચેનલોને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો. આનો અર્થ એ હોઈ શકે કે સોશિયલ મીડિયા પ્લેટફોર્મ પર બમણું થવું અથવા તમારી ઇમેઇલ આઉટરીચ વ્યૂહરચનાને શુદ્ધ કરવું.

11. ગ્રાહક સંબંધ વ્યૂહરચના વ્યાખ્યાયિત કરો

ગ્રાહક સંબંધો જ્યારે ઇરાદાપૂર્વક બાંધવામાં આવે છે ત્યારે વિકાસ પામે છે. ભલે તમે વ્યક્તિગત કરેલ ઇમેઇલ્સ, લોયલ્ટી પ્રોગ્રામ્સ અથવા સમુદાય ફોરમ દ્વારા સંલગ્ન હોવ, ખાતરી કરો કે તમારો અભિગમ તમારા બ્રાન્ડ મૂલ્યોને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને ગ્રાહકોને પાછા આવતા રાખે છે.

12. આવકના પ્રવાહોને અંતિમ સ્વરૂપ આપો

તમારી આવકની વ્યૂહરચનાઓનું પરીક્ષણ અને શુદ્ધિકરણ કર્યા પછી, તમારા વ્યવસાયના ધ્યેયો સાથે સંરેખિત હોય તેવા પર સમાધાન કરો. નક્કર આવક મોડલ ભવિષ્યની વૃદ્ધિને ટેકો આપતી વખતે નાણાકીય ટકાઉપણું સુનિશ્ચિત કરે છે.

13. મુખ્ય ભાગીદારી સ્થાપિત કરો

ઔપચારિક ભાગીદારી તમારા વ્યવસાયમાં નોંધપાત્ર મૂલ્ય ઉમેરી શકે છે. તમારા લક્ષ્યો સાથે સંરેખિત તકો શોધો, પછી ભલે તે સંસાધનોની વહેંચણી હોય, સહ-માર્કેટિંગ હોય અથવા વિતરણ કરાર હોય. મજબૂત ભાગીદારી ઘણીવાર નવા બજારો અથવા ક્ષમતાઓ માટે દરવાજા ખોલે છે.

14. ગ્રાહક વિભાગોને અંતિમ સ્વરૂપ આપો

આ તમારા સંશોધનની પરાકાષ્ઠા છે. તમારા લક્ષ્ય જૂથોને સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે બજાર વિશ્લેષણ, વસ્તી વિષયક અભ્યાસ અને ગ્રાહક પ્રતિસાદમાંથી ડેટાનું સંશ્લેષણ કરો. આ સેગમેન્ટ્સની અનન્ય જરૂરિયાતો અને પસંદગીઓને સમજીને, તમે મહત્તમ મૂલ્ય પહોંચાડવા માટે તમારા ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓને અનુરૂપ બનાવી શકો છો. આ પગલાને અંતિમ સ્વરૂપ આપવાથી તમારી ઓફરિંગ અને માર્કેટિંગ વ્યૂહરચનાઓમાં ચોકસાઈની ખાતરી થાય છે.

તમારા વ્યવસાયનું મોડેલ બનાવતી વખતે આ મુશ્કેલીઓ ટાળો

ત્યારે પણ વ્યાપાર મોડલ બનાવવા માટે જરૂરી પગલાંઓનું અનુસરણ કરવું નિર્ણાયક છે, પ્રક્રિયા ઘણીવાર છુપાયેલા પડકારો લાવે છે. નીચેની મુશ્કેલીઓનું નિરાકરણ સરળ અમલ માટે સ્ટેજ સેટ કરી શકે છે અને પ્રક્રિયાને સરળ બનાવવા અને વધારવાનો માર્ગ મોકળો કરી શકે છે.

1. અપૂર્ણ ગ્રાહક આંતરદૃષ્ટિ સાથે સંઘર્ષ

તમારા પ્રેક્ષકોને સમજવું એ મૂળભૂત છે, પરંતુ ખંડિત ડેટા ઘણીવાર અવિશ્વસનીય વિભાજન તરફ દોરી જાય છે. ગ્રાહકની આંતરદૃષ્ટિને એકીકૃત કરવાની કેન્દ્રિય રીત વિના, વ્યવસાયો મૂલ્યના પ્રસ્તાવો બનાવવાનું જોખમ લે છે જે નિશાન ચૂકી જાય છે. ડેટાને વ્યવસ્થિત અને પૃથ્થકરણ કરવા માટેના યોગ્ય સાધન વિના પ્રગતિ અટકી શકે છે અને ટીમોને માહિતગાર નિર્ણયો લેવાને બદલે અનુમાન કરવા છોડી દે છે.

2. સહયોગ વિના મૂલ્ય દરખાસ્તોનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો

મૂલ્ય દરખાસ્તો પુનરાવૃત્તિ અને પ્રતિસાદ પર ખીલે છે, તેમ છતાં ગેરસંચાર અથવા ડિસ્કનેક્ટ થયેલ ટીમો ઘણીવાર અપ્રિય પરિણામો તરફ દોરી જાય છે. એકીકૃત સહયોગ માટેના પ્લેટફોર્મ વિના, મૂલ્યવાન વિચારો ખોવાઈ જાય છે, અને તમારા પ્રસ્તાવને શુદ્ધ કરવું એ એક લાંબી, નિરાશાજનક પ્રક્રિયા બની જાય છે.

3. રીઅલ-ટાઇમ દૃશ્યતા વિના ચેનલો પસંદ કરવી

તમારા પ્રેક્ષકો સુધી પહોંચવાની રીતોની શોધ કરતી વખતે, વ્યવસાયો ઘણીવાર વિવિધ ચેનલોની અસરકારકતાને ટ્રૅક કરવા માટે સંઘર્ષ કરે છે. સિલોસમાં કામ કરતી ટીમો વિરોધાભાસી અભિગમો પસંદ કરી શકે છે, બિનકાર્યક્ષમતા સર્જે છે અને તકો ચૂકી જાય છે. ચેનલ વિકલ્પો સાથે પ્રયોગ અને મૂલ્યાંકન કરવાની સ્પષ્ટ, વિઝ્યુઅલ રીત મુખ્ય છે.

4. ખોટી રીતે સંલગ્ન ગ્રાહક સંબંધ વ્યૂહરચના

ગ્રાહક જોડાણ માટે ઇરાદાપૂર્વકની જરૂર છે, પરંતુ ડિસ્કનેક્ટ થયેલ વર્કફ્લો ખોટી રીતે અથવા નબળી રીતે અમલમાં મુકાયેલી વ્યૂહરચનાઓ તરફ દોરી શકે છે. ગ્રાહકની મુસાફરી અને સંબંધોના પ્રકારોને મેપ કરવા માટે સંરચિત સિસ્ટમ વિના, વ્યવસાયો વફાદારી બનાવવાને બદલે તેમના પ્રેક્ષકોને દૂર કરવાનું જોખમ લે છે.

5. આવકના પ્રવાહની માન્યતાને નજરઅંદાજ કરવી

આવકના પ્રવાહોનું પરીક્ષણ કરવું આવશ્યક છે, પરંતુ તે કેન્દ્રિય અભિગમ વિના ઝડપથી ખંડિત પ્રક્રિયા બની શકે છે. ફક્ત સ્પ્રેડશીટ્સ પર આધાર રાખવાથી ઘણીવાર સૌથી વધુ નફાકારક અને માપી શકાય તેવા વિકલ્પોને ઓળખવાની તકો ચૂકી જાય છે.

6. મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓ અને સંસાધનોનો ટ્રેક ગુમાવવો

મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓ અને આવશ્યક સંસાધનોને વ્યાખ્યાયિત કરવું એ સફળતા માટે મહત્વપૂર્ણ છે, તેમ છતાં ઘણી ટીમો પોતાને સંપૂર્ણ સંખ્યામાં કાર્યોથી ભરાઈ ગયેલી શોધે છે. આને વ્યવસ્થિત પગલાંઓમાં વિભાજિત કરવાના સાધન વિના, જે ખરેખર મહત્વનું છે તેના પર ધ્યાન ગુમાવવું સરળ છે.

7. ભાગીદારી સાથે સંકલન મુદ્દાઓ

ભાગીદારીનું અન્વેષણ અને સંચાલન કરવા માટે સ્પષ્ટતા અને જવાબદારીની જરૂર છે, પરંતુ નબળા સંચાર અને ખોટી અપેક્ષાઓ ઘણીવાર ઘર્ષણ તરફ દોરી જાય છે. ભાગીદારીની તકોને ટ્રૅક કરવા અને સહયોગને ઔપચારિક બનાવવા માટેની સિસ્ટમ સફળતા અને સ્થિરતા વચ્ચે તફાવત કરી શકે છે.

યોગ્ય સાધનોનો ઉપયોગ કરવો

બિઝનેસ મોડલ બનાવવાના પડકારોને દૂર કરવા માટે, તમારે એક વિશ્વસનીય સાધનની જરૂર છે જે પરિણામો આપવા માટે સાબિત થયું છે. એક મજબૂત કાર્ય વ્યવસ્થાપન સાધન તમારી આયોજન પ્રક્રિયાને સુવ્યવસ્થિત કરવામાં નોંધપાત્ર તફાવત લાવી શકે છે. આ ડેમો બોર્ડ સમજાવે છે કે કેવી રીતે આ કંપનીએ નક્કર બિઝનેસ મોડલ બનાવવા માટેની દરેક જરૂરિયાતોને પહોંચી વળવા માટે એક આદર્શ વર્ચ્યુઅલ વર્કસ્પેસ તૈયાર કર્યું છે.

તપાસો કે આ કંપની બિઝનેસ મોડેલિંગ પડકારોને કેવી રીતે દૂર કરે છે

વ્યવસાય મોડેલિંગ પ્રક્રિયાના દરેક પગલા માટે આ વર્ચ્યુઅલ વર્કસ્પેસ કેવી રીતે રચાયેલ છે તે તપાસો. ગ્રાહક વિભાગોને ઓળખવાથી માંડીને આવકના પ્રવાહોને અંતિમ સ્વરૂપ આપવા સુધી, આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે પ્રગતિને એક નજરમાં જોવાનું સરળ બનાવતી વખતે દરેક વિગતને ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે.

આ વર્કસ્પેસ સંપૂર્ણપણે કેરિકામાં બનાવવામાં આવ્યું છે. જેવા સાધનો ગ્રીસ એક સાહજિક માળખું પ્રદાન કરો જે તમારી વ્યૂહરચનાનું આયોજન, અમલ અને રિફાઇન કરવાનું સરળ બનાવે છે. 

બિઝનેસ મોડેલિંગ માટે આ વર્કસ્પેસ કેવી રીતે કામ કરે છે તે વિશે વધુ ઊંડાણપૂર્વક ડાઇવ કરવા તૈયાર છો? ચાલો પ્રારંભ કરીએ!

આ કંપનીના બિઝનેસ મોડલ બોર્ડ પર નજીકથી નજર નાખો

1. દરેક બિઝનેસ મોડલ સ્ટેપ માટે કાર્યો ઉમેરો

આ પ્રક્રિયાના મૂળમાં એવા કાર્યો છે જે તમારા વર્કફ્લોને બનાવે છે. આ તે છે જ્યાં “ગ્રાહક વિભાગોને ઓળખો” અથવા “ડ્રાફ્ટ મૂલ્ય દરખાસ્તો” જેવા નવા કાર્યો. દરેક પગલાને કાર્યક્ષમ કાર્યોમાં વિભાજીત કરવા માટે બનાવેલ છે તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે તમારા વ્યવસાય મોડેલના કોઈપણ ભાગને અવગણવામાં ન આવે.

2. તમારા વર્કફ્લોને મેચ કરવા માટે કૉલમ કસ્ટમાઇઝ કરો

દરેક કૉલમ બિઝનેસ મોડેલિંગ પ્રક્રિયાના તબક્કાનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. તમે નામ બદલી શકો છો, નવું ઉમેરી શકો છો અથવા તમારા વર્કફ્લોને અનુરૂપ તેમને ફરીથી ગોઠવી શકો છો. આ કસ્ટમાઇઝેશન તમારા બોર્ડને તમારા બિઝનેસ મોડલની અનન્ય આવશ્યકતાઓને અનુરૂપ થવા દે છે.

3. બોર્ડ એક્સેસ મેનેજ કરો

આ તમને પરવાનગી આપે છે બોર્ડના ઇન્ચાર્જ કોણ છે, કોણ ફેરફારો કરી શકે છે અને કોણ માત્ર બોર્ડ જોઈ શકે છે તે મેનેજ કરો. આ જવાબદારીઓના ઓવરલેપિંગને ટાળે છે અને ખાતરી કરે છે કે દરેક હિસ્સેદાર પ્રક્રિયામાં તેમની ભૂમિકા જાણે છે.

4. દરેક વ્યક્તિ સાથે વાતચીત કરો

નો ઉપયોગ કરો બોર્ડ ચેટ તમારી ટીમને સંબોધવા અને તેમને લક્ષ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરવા. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે દરેક વ્યક્તિ માહિતગાર અને સંરેખિત રહે છે, ખંડિત સંચાર ચેનલોને કારણે થતી મૂંઝવણને દૂર કરે છે.

5. સામૂહિક ફાઇલ-શેરિંગ

બોર્ડની એટેચમેન્ટ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને તમારી આખી ટીમ સાથે સીમલેસ રીતે ફાઇલો શેર કરો. ભલે તે હાલની ફાઇલો અપલોડ કરવા, નવા દસ્તાવેજો અથવા સ્લાઇડ્સ બનાવવા અથવા બાહ્ય સંસાધનોને લિંક કરવા, આ સાધન દરેક વસ્તુને કેન્દ્રિય અને સુલભ રાખે છે. પરવાનગીઓનો પીછો કરવા અથવા ઇમેઇલ્સ દ્વારા ખોદવાની હવે કોઈ જરૂર નથી, તમારી ટીમ તેમને એક સંગઠિત સ્થાન પર જરૂરી તમામ સામગ્રી સાથે કાર્યક્ષમ રીતે સહયોગ કરી શકે છે.

6. ખાતરી કરો કે કંઈપણ અવગણવામાં નહીં આવે

આ સુવિધા તમને તમારું ધ્યાન જ્યાં સૌથી વધુ મહત્વનું છે ત્યાં રાખવામાં મદદ કરે છે. તમને સોંપેલ કાર્યો, ધ્યાનની જરૂર હોય અથવા મુદતવીતી હોય તેવા કાર્યોને હાઇલાઇટ કરો. તમે પ્રાથમિકતા, નિયત તારીખ, સ્થિતિ અથવા ટૅગ્સ જેવા પરિબળોના આધારે હાઇલાઇટ્સને કસ્ટમાઇઝ પણ કરી શકો છો. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે તમારી ટીમને વ્યવસ્થિત રાખવામાં અને મહત્વપૂર્ણ શું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરીને કંઈપણ તિરાડમાંથી સરકી ન જાય. આ ફિલ્ટર્સ સાથે, જટિલ વર્કફ્લોનું સંચાલન કરવું ઘણું સરળ અને વધુ કાર્યક્ષમ બને છે.

7. તમારી જરૂરિયાતોને અનુરૂપ બોર્ડને સમાયોજિત કરો

તમારા બોર્ડના ઉપરના જમણા ખૂણામાં સેટિંગ્સ મેનૂ તમારા વર્કસ્પેસને ફાઇન-ટ્યુન કરવાના વિકલ્પોથી ભરેલું છે. અહીં તેની સાત મુખ્ય વિશેષતાઓ અને તે તમારી ટીમને કેવી રીતે મદદ કરી શકે છે તેના પર નજીકથી નજર છે.

• વિહંગાવલોકન

વિહંગાવલોકન ટેબ તમારા બોર્ડની સ્થિતિનો ઝડપી સારાંશ પ્રદાન કરે છે, જેમાં પૂર્ણ, ચાલુ અને મુદતવીતી કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે. તમે તમારા બોર્ડને નામ આપી શકો છો, ઉમેરેલા સંદર્ભ માટે વર્ણન લખી શકો છો અને અલગ-અલગ ભાષાઓમાં કામ કરતા ટીમના સભ્યોને સમાવવા માટે અનુવાદોનું સંચાલન પણ કરી શકો છો. જૂના બોર્ડને આર્કાઇવ કરવું અથવા એક્સેલમાં કાર્યોની નિકાસ માત્ર એક ક્લિક દૂર છે, જે તમારા વર્કફ્લોને વ્યવસ્થિત અને સુલભ રાખવાનું સરળ બનાવે છે.

• સેટિંગ્સ

સેટિંગ્સ ટેબ ગોપનીયતા અને કાર્યક્ષમતા પર નિયંત્રણ પ્રદાન કરે છે. તમે નક્કી કરી શકો છો કે બોર્ડ કોણ જોઈ શકે છે, તેને ટીમના સભ્યો સુધી મર્યાદિત કરી શકે છે, તેને લિંક ધરાવતા કોઈપણ માટે ખોલી શકે છે અથવા તેને ખાનગી રાખી શકે છે. વર્ક-ઇન-પ્રોગ્રેસ (WIP) મર્યાદા જેવી સુવિધાઓ દરેક કૉલમમાં કાર્યોની સંખ્યાને કેપ કરીને ફોકસ જાળવવામાં મદદ કરે છે, જ્યારે ઑટો-નંબરિંગ ટાસ્ક અથવા સક્ષમ ટૅગ્સ જેવા વિકલ્પો તમને તમારા વર્કફ્લોને વધુ શુદ્ધ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

• કૉલમ

કૉલમ્સ ટૅબમાં, તમે “બેકલોગ” અથવા “ઓન હોલ્ડ” જેવા વર્કફ્લો તબક્કાઓ માટે નવા કૉલમ ઉમેરીને તમારા બોર્ડનું માળખું કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો. તમે તમારી ટીમની પ્રક્રિયાને વધુ સારી રીતે પ્રતિબિંબિત કરવા માટે હાલની કૉલમનું નામ બદલી શકો છો અથવા તેમને ફરીથી ગોઠવી શકો છો. બિનજરૂરી કૉલમ કાઢી નાખવાથી બોર્ડ સ્વચ્છ અને કેન્દ્રિત રહે છે, ખાતરી કરો કે માત્ર સંબંધિત તબક્કાઓ જ દેખાય છે.

• ટૅગ્સ

ટૅગ્સ ટૅબ બહેતર સંગઠન માટે કાર્યોને વર્ગીકૃત કરવામાં મદદ કરે છે. કાર્યને અસરકારક રીતે સૉર્ટ કરવા માટે તમે “ક્રિટીકલ,” “ફીડબેક,” અથવા “માઇલસ્ટોન” જેવા નવા ટૅગ્સ બનાવી શકો છો. ટૅગ્સનું સંચાલન કરવું એટલું જ સરળ છે, કાર્યસ્થળને વ્યવસ્થિત અને નેવિગેટ કરવા માટે સરળ રાખવા માટે અસ્તિત્વમાં છે તે સંપાદિત કરો અથવા જે હવે સંબંધિત નથી તેને કાઢી નાખો.

મેનેજેબલ સ્ટેપ્સમાં કાર્યોને વિભાજીત કરો (ટાસ્ક કાર્ડનું ચિત્ર)

ટાસ્ક કાર્ડ્સ એ છે જ્યાં તમારી ટીમ તમારા વ્યવસાય મૉડલના ચોક્કસ પગલાં પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી તમામ વિગતો ગોઠવી શકે છે. તમે તેનો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકો તે અહીં છે:

• ઉદ્દેશ્ય, સંબોધવાના પ્રશ્નો અને કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટેની પદ્ધતિઓ જેવી મુખ્ય વિગતો ઉમેરો. ઉદાહરણ તરીકે, ગ્રાહક વિભાગોને વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે સંશોધન પદ્ધતિઓ અથવા વસ્તી વિષયક વિશ્લેષણની રૂપરેખા.
  
• દરેકને તેની વર્તમાન સ્થિતિ વિશે માહિતગાર રાખવા માટે તેને ચાલુ, સમીક્ષાની જરૂર છે અથવા પૂર્ણ તરીકે ચિહ્નિત કરીને કાર્યની પ્રગતિને અપડેટ કરો.
  
• કાર્યો ટ્રેક પર રહે તેની ખાતરી કરવા માટે સમયમર્યાદા સોંપો. ઉદાહરણ તરીકે, ગ્રાહક વિભાજન સંશોધન પૂર્ણ કરવા માટે નિયત તારીખ સેટ કરો.
  
• કાર્યોને નાના, કાર્યક્ષમ પગલાઓમાં વિભાજીત કરો. કંઈપણ અવગણવામાં ન આવે તેની ખાતરી કરવા માટે સર્વેક્ષણ કરવા, વલણોનું વિશ્લેષણ કરવા અથવા ડેટાની સમીક્ષા કરવા જેવા પેટા કાર્યો ઉમેરો.
  
• સહયોગ, દસ્તાવેજીકરણ અથવા ઉચ્ચ મહત્વ જેવી થીમ દ્વારા પ્રાથમિકતા આપવા અથવા જૂથબદ્ધ કરવા માટે લેબલનો ઉપયોગ કરીને કાર્યોને વર્ગીકૃત કરો.
  
• મહત્વપૂર્ણ ફાઇલોને સીધા જ કાર્યોમાં શેર કરો જેથી તમારી ટીમ અન્યત્ર શોધ્યા વિના રિપોર્ટ્સ અથવા પ્રસ્તુતિઓ જેવા સંસાધનોને ઍક્સેસ કરી શકે.
  
• સંદેશાવ્યવહાર સ્પષ્ટ અને વ્યવસ્થિત છે તેની ખાતરી કરીને, કાર્ય માટે વિશિષ્ટ ટિપ્પણીઓ અથવા અપડેટ્સ ઉમેરીને ચર્ચાઓને કેન્દ્રિત રાખો.
  
• ટીમના સાથીઓને કાર્યો સોંપો જેથી દરેકને ખબર પડે કે કોણ જવાબદાર છે, જવાબદારી અને કાર્યક્ષમતાને પ્રોત્સાહન આપે છે.

વ્યવસાય મોડેલિંગ પ્રક્રિયા, સુવ્યવસ્થિત સહયોગ, કેન્દ્રિય માહિતી અને કાર્યક્ષમ કાર્ય વ્યવસ્થાપનને સરળ બનાવવા માટે રચાયેલ આ તમામ સુવિધાઓ સાથે, કેરિકા તમને તમારી વ્યૂહરચના અસરકારક રીતે પ્લાન કરવા અને અમલમાં મૂકવા માટે જરૂરી બધું પ્રદાન કરે છે.

પ્રારંભ કરવા માટે તૈયાર છો? ચાલો તમારું કેરિકા એકાઉન્ટ સેટ કરવા અને તમારું પહેલું બોર્ડ બનાવીએ!

તમારું કેરિકા એકાઉન્ટ સેટ કરો

તમારું કેરિકા એકાઉન્ટ સેટ કરવું અને તમારું પહેલું બોર્ડ બનાવવું એ એક સીધી પ્રક્રિયા છે જે તમને તમારા બિઝનેસ મોડલની યોજના ઘડવા દે છે. કેવી રીતે પ્રારંભ કરવું તે અહીં છે:

1. સાઇન અપ કરવું મફત અને સરળ છે kerika.com:

2. જો તમે પહેલેથી જ Google Apps નો ઉપયોગ કરો છો, તો GOOGLE બટન સાથે સાઇન અપ કરો પર ક્લિક કરો.
3. જો તમે પહેલેથી જ Office 365 નો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તો MICROSOFT બટન પર ક્લિક કરો.

કોઈ વધારાના સેટઅપની જરૂર નથી, ફક્ત સંકેતોને અનુસરો અને તમે તૈયાર છો!

કેરિકા 38 ભાષાઓમાં આવે છે જેથી તમે અને અન્ય દરેક વ્યક્તિ તમને પસંદ હોય તે સૌથી આરામદાયક સેટઅપમાં કામ કરી શકે!

તમારું પ્રથમ બોર્ડ બનાવો

1. એકવાર લૉગ ઇન થઈ ગયા પછી, પર ક્લિક કરો નવું બોર્ડ બનાવો બટન
   
2. તમારી જરૂરિયાતોને શ્રેષ્ઠ રીતે બંધબેસતા બોર્ડનો પ્રકાર પસંદ કરો (દા.ત., ટાસ્ક બોર્ડ) અને તમારા બોર્ડને નામ આપો.

તમારી પાસે હવે એક વિઝ્યુઅલ વર્કસ્પેસ તૈયાર છે જે તમને કાર્યોને ગોઠવવામાં, પ્રગતિને ટ્રૅક કરવામાં અને તમારી ટીમ સાથે સહયોગ કરવામાં મદદ કરવા માટે તૈયાર છે, આગળનું પગલું એ કૉલમને કસ્ટમાઇઝ કરવા, કાર્યો ઉમેરવાનું અને તમારું પોતાનું બિઝનેસ મૉડલ બનાવવાનું શરૂ કરવાનું છે.

રેપિંગ અપ: બિઝનેસ સક્સેસ માટે તમારો રોડમેપ

બિઝનેસ મોડલ બનાવવું એ એક જટિલ સફર હોઈ શકે છે, પરંતુ સારી રીતે સંરચિત વર્કફ્લો અને યોગ્ય ટૂલ્સ સાથે, તમે પ્રક્રિયાને સરળ બનાવી શકો છો અને ખાતરી કરી શકો છો કે તિરાડોમાંથી કંઈ ન પડે. આ ડેમો બોર્ડ સમજાવે છે કે તમે તમારા વ્યવસાયના દરેક નિર્ણાયક પાસાને કેવી રીતે વ્યવસ્થિત કાર્યોમાં તોડી શકો છો. ગ્રાહક વિભાગોને ઓળખવાથી લઈને મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓ અને ભાગીદારીને વ્યાખ્યાયિત કરવા સુધી, દરેક કાર્ડ મજબૂત અને કાર્યક્ષમ વ્યવસાય વ્યૂહરચના બનાવવા માટે એક પગથિયું પ્રદાન કરે છે.

આ અભિગમને અનુસરીને, તમે વધુ સારા સહયોગને ઉત્તેજન આપી શકો છો, સંગઠનને વધારી શકો છો અને તમારા લક્ષ્યો પર સ્પષ્ટ ધ્યાન જાળવી શકો છો. ભલે તમે હાલની યોજનાઓને રિફાઇન કરી રહ્યાં હોવ અથવા શરૂઆતથી શરૂ કરી રહ્યાં હોવ, આ કાર્ડ્સ અને તેમની પદ્ધતિઓ તમારા પોતાના બિઝનેસ મોડલને અનુરૂપ બનાવવા માટે એક ફ્રેમવર્ક પ્રદાન કરે છે. આગળનું પગલું લેવા માટે તૈયાર છો? આ આંતરદૃષ્ટિને ક્રિયામાં ફેરવવાનું શરૂ કરો અને તમારા વ્યવસાયના વિઝનને જીવંત થતા જુઓ!

એક જ ફાઈલના ઘણા બધા વર્ઝન સાચવવા એ ઘણીવાર માથાનો દુખાવો બની જાય છે, નહીં? તમે પણ ક્યારેક ‘final’, ‘final-2’, કે પછી ‘final-really-this-time’ જેવી ફાઈલો સામે જોઈને વિચારમાં પડી ગયા હશો કે આમાંથી લેટેસ્ટ કઈ છે! પ્રોજેક્ટમાં સતત અપડેટ્સ આવતા હોય ત્યારે આવી ગૂંચવણ થવી સામાન્ય છે.

પણ જો એક એવી સિસ્ટમ હોય જે આ બધી માથાકૂટ જ ખતમ કરી દે તો? એક એવી સ્માર્ટ રીત જે આપમેળે જૂની ફાઈલને નવી ફાઈલથી બદલી નાખે અને તેનો રેકોર્ડ (history) પણ રાખે. આનાથી તમારી ટીમ હંમેશા લેટેસ્ટ ફાઈલ પર જ કામ કરે છે, અને ‘કઈ ફાઈલ સાચી?’ એ સવાલ જ ઊભો થતો નથી. કોઈ કન્ફ્યુઝન નહીં, કોઈ વધારાની ફાઈલોનો ઢગલો નહીં!

તો ચાલો, જોઈએ કે ટાસ્ક (ચોક્કસ કામ) અને બોર્ડ (આખા પ્રોજેક્ટ) લેવલ પર ફાઈલોને સરળતાથી કેવી રીતે ઓર્ગેનાઈઝ અને અપડેટ કરવી:

ટાસ્ક કાર્ડ એટેચમેન્ટ્સ (Task Card Attachments)

આ ટાસ્ક કાર્ડનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

કોઈ ચોક્કસ ટાસ્ક (કામ) સાથે જોડાયેલી ફાઈલોને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે ટાસ્ક કાર્ડ્સ જ મુખ્ય જગ્યા છે. અહીં ફાઈલ અપડેટ કરવાની રીત આપી છે:

1. તમારી ફાઈલ શોધો: જે ટાસ્ક કાર્ડમાં ફાઈલ જોડેલી (attached) હોય તેને ખોલો.
2. નવું વર્ઝન અપલોડ કરો: જૂની ફાઈલની બાજુમાં આપેલા Upload New Version (નવું વર્ઝન અપલોડ કરો) આઈકોન પર ક્લિક કરો. આનાથી જૂની ફાઈલ આપમેળે નવી ફાઈલથી બદલાઈ જશે અને જૂનો ઇતિહાસ (history) પણ સચવાઈ રહેશે. તમારે જૂની ફાઈલ ડિલીટ કરવાની કે ફાઈલનું નામ બદલવાની જરૂર નથી.
3. ફાયદા: અપડેટ થયેલી ફાઈલ તરત જ તે ટાસ્ક સાથે જોડાઈ જાય છે, જેથી તમારી ટીમ કોઈપણ અડચણ વગર તરત જ તેના પર કામ કરવાનું ચાલુ રાખી શકે છે.

ટાસ્ક કાર્ડ્સ ખાતરી કરે છે કે તમારી ફાઈલ અપડેટ્સ જે તે ટાસ્ક માટે સુસંગત (relevant) રહે, જેથી બધા એક જ પેજ પર રહે (everyone stays aligned).

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ (Board Attachments)

આ બોર્ડ એટેચમેન્ટનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ એવી ફાઈલો માટે ઉત્તમ છે જે આખા પ્રોજેક્ટને અસર કરે છે, જેમ કે પ્રોજેક્ટ ચાર્ટર (project charters) અથવા બધા માટે વપરાતા ટેમ્પલેટ્સ (shared templates). અહીં ફાઈલો અપડેટ કરવી પણ એટલી જ સરળ છે:

1. બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ પર જાઓ: બોર્ડ મેનુ પર Attachments (એટેચમેન્ટ્સ) આઈકોન પર ક્લિક કરો.
2. ફાઈલ અપડેટ કરો: જે ફાઈલને બદલવા માંગો છો તેને સિલેક્ટ કરો અને Upload New Version (નવું વર્ઝન અપલોડ કરો) બટન પર ક્લિક કરો. જૂનું વર્ઝન સરળતાથી બદલાઈ જશે, એટલે કયું વર્ઝન લેટેસ્ટ છે તે અંગે કોઈ ગૂંચવણ રહેશે નહીં.
3. ફાયદા: તમારી આખી ટીમને તરત જ લેટેસ્ટ વર્ઝન મળી જાય છે, પછી ભલે તેઓ ગમે ત્યાંથી કામ કરતા હોય.

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ ખાતરી કરે છે કે પ્રોજેક્ટ-વ્યાપી ફાઈલો ડુપ્લિકેટ બનાવ્યા વગર વ્યવસ્થિત અને અપ-ટુ-ડેટ રહે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, ફાઈલોનું યોગ્ય મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટના કામને સરળ બનાવે છે અને ટીમ વચ્ચે સહયોગ (collaboration) વધારે છે. ફાઈલ વર્ઝનની ગૂંચવણ દૂર કરીને, તમે તમારી ટીમને વ્યવસ્થિત રાખી શકો છો અને ખરેખર જે મહત્વનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો.