बहुत सारे कामों वाले बोर्ड पर कभी-कभी रास्ता भूल जाने जैसा लगता है, खासकर जब आपके पास अलग-अलग ज़रूरी काम हों। हाइलाइट फ़ीचर (यानी खास कामों को अलग से दिखाने वाला फ़ीचर) से आप आसानी से ज़रूरी कामों को छांट सकते हैं और उन्हें अलग से दिखा सकते हैं।
यहाँ बताया गया है कि इस फ़ीचर का इस्तेमाल कैसे करें:
हाइलाइट फ़ीचर का इस्तेमाल कैसे करें
केरिका (Kerika) के हाइलाइट फ़ीचर का स्क्रीनशॉट, जिसे बोर्ड मेन्यू पर हाइलाइट आइकॉन से देखा जा सकता है। तस्वीर में ‘इस बोर्ड पर टास्क हाइलाइट करें’ पैनल दिख रहा है, जिसमें पहले से बने फ़िल्टर (‘मुझे क्या दिया गया है’, ‘किस पर ध्यान देना है’, ‘क्या लेट हो गया है’ वगैरह) और ‘कस्टम हाइलाइट’ (यानी अपने हिसाब से हाइलाइट करने के) विकल्प (किसे दिया गया है, स्टेटस, आखिरी तारीख, प्रायोरिटी, टैग्स के हिसाब से) दिख रहे हैं। इससे यूज़र्स (यानी इस्तेमाल करने वाले) ज़्यादा कामों वाले प्रोजेक्ट बोर्ड पर आसानी से ज़रूरी कामों पर ध्यान दे सकते हैं, जिससे उनकी पर्सनल प्रोडक्टिविटी (यानी काम करने की क्षमता) और वर्कफ़्लो (यानी काम करने का तरीका) बेहतर होता है। कस्टमाइज़ेबिलिटी (यानी अपने हिसाब से बदलने की सुविधा) से यूज़र्स अपने काम करने के तरीके के हिसाब से इसे बदल सकते हैं।
1. हाइलाइट ऑप्शन पर जाएँ
अपने बोर्ड पर हाइलाइट आइकॉन पर क्लिक करें।
2. क्या हाइलाइट करना है चुनें
पहले से बने विकल्पों में से चुनें या कस्टम फ़िल्टर बनाएँ:
मुझे क्या दिया गया है: आपको दिए गए सभी काम तुरंत देखें, ताकि आप अपनी ज़िम्मेदारियों पर ध्यान दे सकें।
किस पर ध्यान देना है: उन कामों को हाइलाइट करता है जिन पर फ़ॉलो-अप (यानी आगे क्या करना है, देखना) की ज़रूरत हो सकती है या जिनकी आखिरी तारीख नज़दीक है, ताकि कोई काम छूटे नहीं।
हाई प्रायोरिटी या क्रिटिकल के रूप में क्या चिह्नित है: उन कामों पर ध्यान दें जो प्रोजेक्ट की सफलता के लिए ज़रूरी हैं।
क्या लेट हो गया है: उन कामों को स्पष्ट रूप से पहचानता है जो अपनी आखिरी तारीख से आगे बढ़ गए हैं, जिससे आपको देरी को जल्दी से दूर करने में मदद मिलती है।
कस्टम हाइलाइट: असाइनी (किसे दिया गया है), टास्क स्टेटस (काम की स्थिति), आखिरी तारीख, प्रायोरिटी (ज़रूरत के हिसाब से) और टैग्स जैसे पैरामीटर (यानी चीज़ें) को मिलाकर अपने हिसाब से फ़िल्टर बनाएँ। बोर्ड पर आपको सबसे ज़्यादा क्या मायने रखता है, यह जानने के लिए आप एक बार में एक या कई फ़िल्टर का इस्तेमाल कर सकते हैं।
यह कैसे काम करता है
“मुझे क्या दिया गया है” के साथ अपने कामों पर ध्यान दें
आपको दिए गए कामों को फ़िल्टर करें ताकि आप बोर्ड पर अन्य चीज़ों से विचलित हुए बिना अपनी ज़िम्मेदारियों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। यह आपके पर्सनल वर्कलोड (यानी आपके काम का बोझ) पर ध्यान देने का एक अच्छा तरीका है।
“किस पर ध्यान देना है” के साथ ज़रूरी काम की पहचान करें
उन कामों को हाइलाइट करें जिन पर तुरंत ध्यान देने की ज़रूरत है, चाहे आखिरी तारीख नज़दीक हो या काम रुका हुआ हो। यह फ़िल्टर आपको रुकावटों को पहचानने और प्रोजेक्ट को गतिमान रखने में मदद करता है।
“हाई प्रायोरिटी या क्रिटिकल के रूप में क्या चिह्नित है” के साथ ज़रूरी काम पर ध्यान दें
हाई-प्रायोरिटी वाले कामों पर ध्यान देने की ज़रूरत होती है। यह विकल्प सुनिश्चित करता है कि ज़रूरी काम पर ध्यान दिया जाए, जिससे आपको प्रोजेक्ट को सफलता की ओर ले जाने में मदद मिलती है।
“क्या लेट हो गया है” के साथ लेट हुए कामों पर ध्यान दें
लेट हुए कामों को जल्दी से पहचानें और संसाधनों को फिर से आवंटित करके या टीम के सदस्यों के साथ फ़ॉलो-अप (यानी आगे क्या करना है, देखना) करके उन्हें वापस ट्रैक पर लाने के लिए कार्रवाई करें।
कस्टम हाइलाइट के साथ अपने वर्कफ़्लो को कस्टमाइज़ करें
कस्टम हाइलाइट फ़ीचर आपको कई कंडीशन (यानी शर्तें) सेट करने की अनुमति देता है, जैसे किसी खास व्यक्ति को दिए गए काम, “रिव्यू की ज़रूरत है” के रूप में चिह्नित और एक हफ्ते के भीतर होने वाले काम दिखाना। अपने खास वर्कफ़्लो के हिसाब से पर्सनलाइज़्ड फ़ोकस व्यू (यानी अपने हिसाब से ज़रूरी काम देखने का तरीका) बनाने के लिए इन सेटिंग्स को बदलें।
निष्कर्ष
हाइलाइट फ़ीचर से, आप ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को दूर कर सकते हैं और ज़रूरी चीज़ों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जिससे एक स्पष्ट और कुशल वर्कफ़्लो सुनिश्चित होता है। चाहे आप अपने वर्कलोड का प्रबंधन कर रहे हों या पूरी टीम की देखरेख कर रहे हों, हाइलाइट आपको प्रोडक्टिव (यानी काम करने में कुशल) और फ़ोकस्ड (यानी ध्यान केंद्रित) रहने में मदद करते हैं।
बहुत सारे काम और प्रोजेक्ट साथ में करने से, खास तरह के काम जैसे डिज़ाइन या रिसर्च वाले काम, पर ध्यान देना मुश्किल हो जाता है। पूरे प्रोजेक्ट बोर्ड में ढूँढना पड़ता है। इसमें बहुत समय लगता है और काम की डेडलाइन भी छूट सकती है। टैग्स इससे बचने का आसान तरीका हैं।
टैग्स काम में दिखने वाले निशान जैसे होते हैं, जिन्हें काम में जोड़ा जा सकता है। इनसे आप काम को विषय, टीम, प्राथमिकता या किसी भी चीज़ के हिसाब से अलग कर सकते हैं, जो आपके काम करने के तरीके के हिसाब से सही हो। और सबसे अच्छी बात? ये पूरी तरह से बदले जा सकते हैं।
ये देखिये कैसे Kerika के टैग्स ‘Highlight Tasks’ फ़ीचर से काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं। (यहाँ स्क्रीनशॉट होगा) देखिये, ‘Custom highlight’ में ‘admin’ टैग चुनने से, बोर्ड में सिर्फ़ वही काम दिखेंगे जिनमें ये टैग लगा है। इससे आप आसानी से ज़रूरी कामों पर ध्यान दे सकते हैं, समय बचता है और काम तेज़ी से होता है। टैग्स को दूसरे फ़िल्टर के साथ मिलाकर काम को और भी बेहतर तरीके से मैनेज कर सकते हैं।
टैग्स सिर्फ़ दिखने के लिए नहीं हैं – ये काम छानने के आपके सबसे अच्छे हथियार हैं:
हाइलाइट ऑप्शन का इस्तेमाल करें: बोर्ड के मेनू में, “Highlight Tasks on This Board” पर क्लिक करें।
एक टैग चुनें: जिस टैग पर ध्यान देना चाहते हैं उसे चुनें। बस, उसी टैग वाले काम हाइलाइट हो जाएँगे।
दूसरे फ़िल्टर के साथ मिलाएँ: तारीख, प्राथमिकता या स्थिति मिलाकर अपनी खोज को और भी सटीक बनाएँ।
आपको टैग्स पसंद क्यों आएंगे
ध्यान केंद्रित करने में आसानी: चाहे “Urgent,” “Research,” या “Collaboration” जैसा टैग हो, टैग से खास कामों पर ध्यान देना आसान हो जाता है।
व्यवस्थित करने में लचीलापन: हर प्रोजेक्ट अलग होता है, तो टैग्स भी अलग होने चाहिए। अपने काम करने के तरीके के हिसाब से उन्हें बदलें।
समय की बचत: टैग्स और हाइलाइट्स से आपको कभी काम ढूँढने में समय नहीं लगेगा।
काम खत्म करने का तरीका
टैग सिर्फ़ नाम नहीं होते हैं, ये काम को आसान और समझने में मदद करने वाले अच्छे औज़ार हैं। (टैग मतलब नाम या पहचान चिन्ह) टैग लगाकर, उनका इस्तेमाल करके और फ़िल्टर करके, आप अपने काम को आसान और व्यवस्थित रख सकते हैं, चाहे काम कितना ही मुश्किल क्यों न हो।
बड़े प्रोजेक्ट्स में कई काम और टीम के लोग अलग-अलग काम करते हैं, जिससे सब कुछ बहुत मुश्किल लगता है। यहीं पर चेकलिस्ट काम आती है। ये मुश्किल कामों को छोटे-छोटे कामों में बाँटने का आसान तरीका है।
क्यों चेकलिस्ट इस्तेमाल करें?
साधारणता से स्पष्टता: चेकलिस्ट मुश्किल कामों को छोटे-छोटे कामों में बदल देती है, जिससे आपकी टीम को समझ आता है कि क्या करना है।
बेहतर सहयोग: टीम के अलग-अलग लोगों को चेकलिस्ट के अलग-अलग काम देने से सबको पता चलता है कि किसको क्या करना है।
काम की प्रगति पर नज़र: चेकलिस्ट से छोटे कामों के पूरे होने पर नज़र रखना आसान हो जाता है, जिससे बड़ा प्रोजेक्ट समय पर पूरा होता है।
कैसे काम करती हैं चेकलिस्ट
चेकलिस्ट काम के प्रबंधन में बहुत मदद करती हैं, और लचीलापन भी देती हैं। इसे आप ऐसे इस्तेमाल कर सकते हैं:
टास्क कार्ड में चेकलिस्ट बनाएँ
टास्क कार्ड खोलें और “चेकलिस्ट” टैब पर जाएँ।
बड़े काम को पूरा करने के लिए छोटे-छोटे काम लिखें।
चेकलिस्ट के कामों की तारीख तय करें
हर छोटे काम के लिए तारीख तय करें। इससे हर काम समय पर पूरा होगा और बड़े काम की डेडलाइन भी नहीं छूटेगी।
काम टीम के लोगों को दें
आसानी से हर छोटे काम को टीम के किसी एक शख्स को दें। इससे सबको पता चलेगा कि किसको क्या काम करना है। इससे किसी भी तरह की गलतफ़हमी नहीं होगी।
चेकलिस्ट के उपयोग
कामों को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटना: वेबसाइट का नया डिज़ाइन जैसे बड़े काम को छोटे-छोटे कामों में बाँटें, जैसे वायरफ्रेम बनाना, कंटेंट लिखना, और जाँच करना।
कामों के क्रम पर नज़र: तारीखें तय करके और सही लोगों को काम देकर सब काम सही क्रम में पूरे होंगे।
साझे लक्ष्यों पर सहयोग: टीम के कामों में, अलग-अलग लोगों को अलग-अलग काम दें ताकि सबकी ताकत का इस्तेमाल हो और सब जिम्मेदार रहें।
चेकलिस्ट इस्तेमाल करने के फ़ायदे
बेहतर व्यवस्था: मुश्किल कामों को व्यवस्थित तरीके से दिखाती है।
बेहतर दक्षता: छोटे काम छूटते नहीं हैं, जिससे सारा काम जल्दी पूरा होता है।
बेहतर संवाद: किसी को कौन सा काम करना है और उसकी प्रगति कैसे है, यह सब स्पष्ट हो जाता है।
काम में
तारीखें तय करने और टीम के लोगों को काम देने से सब कुछ आसान हो जाता है। जैसे, “होम पेज डेवलपमेंट” काम में, “होमपेज बनाएँ” जैसे छोटे कामों के लिए तारीखें तय की जाती हैं, जिससे सबको पता चलता है कि उनका काम क्या है और कब तक करना है।
निष्कर्ष
चेकलिस्ट सिर्फ़ कामों की लिस्ट नहीं है, बल्कि मुश्किल कामों को आसान बनाने, सहयोग बढ़ाने और हर छोटी बात पर ध्यान देने का तरीका है। चाहे छोटा प्रोजेक्ट हो या बड़ी टीम, चेकलिस्ट से आप व्यवस्थित, कुशल और ध्यान केंद्रित रह सकते हैं।
एक सफल ऑडिट कार्यक्रम चलाने के लिए सावधानीपूर्वक योजना, विस्तार पर ध्यान और सहयोग पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। दायरे और उद्देश्यों को परिभाषित करने से लेकर डेटा का विश्लेषण करने और सुधार लागू करने तक के आवश्यक कदम, किसी भी प्रभावी ऑडिट की रीढ़ बनते हैं। ये कदम सुनिश्चित करते हैं कि अनुपालन बनाए रखा जाए, जोखिमों की पहचान की जाए और संगठनात्मक लक्ष्यों के अनुरूप प्रक्रियाओं में सुधार किया जाए।
हालाँकि, सफलता की राह चुनौतियों से रहित नहीं है। अस्पष्ट उद्देश्य, खराब संचार और अव्यवस्थित वर्कफ़्लो जैसी सामान्य कमियाँ सबसे अच्छे इरादे वाले ऑडिट कार्यक्रमों को भी पटरी से उतार सकती हैं। इन मुद्दों के कारण विवरणों की अनदेखी हो सकती है, समय सीमा छूट सकती है और कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि की कमी हो सकती है।
सौभाग्य से, सही उपकरणों और रणनीतियों के साथ, इन चुनौतियों से सीधे निपटा जा सकता है। इस गाइड में, हम आपको एक प्रभावी ऑडिट कार्यक्रम निष्पादित करने के लिए चरण-दर-चरण रूपरेखा प्रदान करेंगे।
इस प्रक्रिया को स्पष्ट करने के लिए, हम आपको एक अच्छी तरह से संरचित वर्कफ़्लो और साझा टूल का एक व्यावहारिक उदाहरण भी दिखाएंगे जो सहयोग को सुव्यवस्थित करने, कार्यों को व्यवस्थित करने और आपके ऑडिट को ट्रैक पर रखने में आपकी सहायता कर सकता है। आएँ शुरू करें!
एक सफल लेखापरीक्षा कार्यक्रम निष्पादित करने के लिए आवश्यक कदम
एक सफल ऑडिट कार्यक्रम यूं ही नहीं बन जाता; यह रणनीतिक योजना, सावधानीपूर्वक निष्पादन और निरंतर मूल्यांकन की नींव पर बनाया गया है। मुख्य चरणों में आपका मार्गदर्शन करने के लिए यहां एक विस्तृत रोडमैप दिया गया है:
1. कार्यक्षेत्र और उद्देश्यों को परिभाषित करें
अपने ऑडिट के उद्देश्य को रेखांकित करके प्रारंभ करें। आपका लक्ष्य क्या हासिल करना है? चाहे वह नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना हो, प्रक्रिया की अक्षमताओं की पहचान करना हो, या वित्तीय सटीकता को मान्य करना हो, स्पष्ट उद्देश्य पूरे कार्यक्रम के लिए दिशा निर्धारित करते हैं। ऑडिट किए जाने वाले विभागों, प्रक्रियाओं या प्रणालियों की पहचान करें।
सफलता मेट्रिक्स को परिभाषित करें और प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPIs) स्थापित करें। यहाँ क्लिक करें ऑडीबोर्ड.कॉम के अनुसार उन शीर्ष मेट्रिक्स के बारे में पढ़ने के लिए जिन पर आपको ध्यान देना चाहिए, अपेक्षाओं को संरेखित करने के लिए हितधारकों को उद्देश्यों के बारे में बताएं।
कड़ी निगाह रखो:
अस्पष्ट उद्देश्य जिनके कारण समय बर्बाद हो सकता है और अपूर्ण या अप्रासंगिक निष्कर्ष निकल सकते हैं।
स्पष्ट सफलता मेट्रिक्स और KPI का अभाव।
2. सही टीम को इकट्ठा करें
सटीक और कार्रवाई योग्य परिणाम देने के लिए एक सक्षम और सहयोगी ऑडिट टीम आवश्यक है। यह सुनिश्चित करते हुए भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ सौंपें कि टीम के प्रत्येक सदस्य के पास अपने कार्यों के लिए आवश्यक कौशल हैं। आप इसमें वैलिडवर्थ से ऑडिट टीम के सदस्यों की प्रमुख जिम्मेदारियों के बारे में अधिक जान सकते हैं लेख. ऑडिट की जटिलता के आधार पर, आंतरिक कर्मचारियों और बाहरी विशेषज्ञों दोनों को शामिल करें। ऑडिट प्रक्रियाओं, उपकरणों और रिपोर्टिंग मानकों पर प्रशिक्षण प्रदान करें।
कड़ी निगाह रखो:
ख़राब कार्य प्रत्यायोजन और भूमिका स्पष्टता के कारण भ्रम, समय-सीमा चूकना या दोहराए गए प्रयास हो सकते हैं।
टीम के सदस्यों के बीच अपर्याप्त प्रशिक्षण या विशेषज्ञता।
3. एक व्यापक योजना विकसित करें
एक प्रभावी योजना संपूर्ण ऑडिट प्रक्रिया के लिए एक ब्लूप्रिंट के रूप में कार्य करती है। ऑडिट को योजना, निष्पादन, विश्लेषण और रिपोर्टिंग जैसे चरणों में विभाजित करें। प्रत्येक चरण के लिए यथार्थवादी समय-सीमा निर्धारित करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि समय-सीमा प्राप्त की जा सके। संभावित जोखिमों और चुनौतियों की पहचान करें और उनसे निपटने के लिए आकस्मिक योजनाएँ तैयार करें।
कड़ी निगाह रखो:
अकुशल सहयोग और संचार के परिणामस्वरूप गलतफहमी, कार्यों की अनदेखी और खंडित रिपोर्टिंग हो सकती है।
अवास्तविक समयसीमा या अपर्याप्त जोखिम मूल्यांकन।
4. डेटा इकट्ठा करें और उसका विश्लेषण करें
आपके ऑडिट की गुणवत्ता आपके द्वारा एकत्र किए गए डेटा की सटीकता और प्रासंगिकता पर निर्भर करती है। डेटा संग्रह के लिए मानकीकृत टूल और तरीकों का उपयोग करें, जैसे सर्वेक्षण, साक्षात्कार और सिस्टम लॉग। त्रुटियों को कम करने के लिए अपने स्रोतों की विश्वसनीयता सत्यापित करें। पैटर्न, विसंगतियों या सुधार के क्षेत्रों को उजागर करने के लिए डेटा का व्यवस्थित रूप से विश्लेषण करें।
कड़ी निगाह रखो:
अधूरा या गलत डेटा ऑडिट निष्कर्षों की वैधता से समझौता कर सकता है।
अपर्याप्त डेटा विश्लेषण या व्याख्या।
5. पूरी प्रक्रिया के दौरान हितधारकों को शामिल करें
हितधारकों के साथ नियमित संचार पारदर्शिता सुनिश्चित करता है और विश्वास बनाता है। सभी को सूचित रखने के लिए प्रमुख मील के पत्थर पर प्रगति अपडेट साझा करें। उद्देश्यों के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए चिंताओं या प्रश्नों का तुरंत समाधान करें। प्रारंभिक निष्कर्षों की समीक्षा करने और कार्रवाई योग्य सिफ़ारिशों को आकार देने में हितधारकों को शामिल करें।
कड़ी निगाह रखो:
हितधारकों के लिए सीमित दृश्यता अविश्वास और ग़लत संरेखण को जन्म दे सकती है।
अपर्याप्त संचार या हितधारक जुड़ाव।
6. दस्तावेज़ निष्कर्ष और सिफ़ारिशें प्रदान करें
जिस तरह से आप अपने निष्कर्ष प्रस्तुत करते हैं वह यह निर्धारित कर सकता है कि परिवर्तन लाने में आपका ऑडिट कितना प्रभावी होगा।
प्रमुख जानकारियों और चिंता के क्षेत्रों पर प्रकाश डालते हुए परिणामों को एक संरचित रिपोर्ट में संकलित करें। साक्ष्य द्वारा समर्थित स्पष्ट, कार्रवाई योग्य अनुशंसाएँ प्रदान करें। उनके संभावित प्रभाव और व्यवहार्यता के आधार पर सिफारिशों को प्राथमिकता दें।
कड़ी निगाह रखो:
खराब दस्तावेज़ीकरण प्रथाओं के परिणामस्वरूप ऑडिट निष्कर्ष निकल सकते हैं जिनमें संदर्भ या स्पष्टता का अभाव है।
अपर्याप्त या अस्पष्ट सिफ़ारिशें.
7. परिवर्तनों को लागू करें और निगरानी करें
ऑडिट का मूल्य उसकी सुधार लाने की क्षमता में निहित है। अनुशंसित परिवर्तनों को लागू करने, कार्य और समय सीमा निर्धारित करने के लिए एक योजना विकसित करें। प्रभावशीलता को मापने के लिए समय के साथ इन परिवर्तनों के प्रभाव की निगरानी करें। निरंतर अनुपालन और प्रगति सुनिश्चित करने के लिए अनुवर्ती ऑडिट शेड्यूल करें।
कड़ी निगाह रखो:
परिवर्तन का विरोध सिफ़ारिशों के कार्यान्वयन में बाधा उत्पन्न कर सकता है।
परिवर्तनों की अपर्याप्त निगरानी या मूल्यांकन।
8. ऑडिट प्रक्रिया का मूल्यांकन और सुधार करें
प्रत्येक ऑडिट अगले ऑडिट के लिए आपके दृष्टिकोण को परिष्कृत करने का एक अवसर है। सीखे गए सबक और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने के लिए ऑडिट के बाद समीक्षा करें। फीडबैक के आधार पर अपनी ऑडिट प्रक्रियाओं, टेम्प्लेट या टूल को अपडेट करें। भविष्य के ऑडिट के लिए गति बनाने के लिए सफलताओं को पहचानें और उनका जश्न मनाएं।
कड़ी निगाह रखो:
सतत मूल्यांकन एवं सुधार का अभाव।
अपर्याप्त दस्तावेज़ीकरण या सीखे गए पाठों को याद रखना
इन चरणों का पालन करके और संभावित चिंताओं से अवगत होकर, आप एक ऑडिट कार्यक्रम बना सकते हैं जो न केवल अनुपालन सुनिश्चित करता है बल्कि सार्थक संगठनात्मक सुधार भी लाता है।
सही उपकरण का उपयोग करना
एक सफल ऑडिट कार्यक्रम को क्रियान्वित करने के लिए न केवल अच्छी योजना की आवश्यकता होती है – इसके लिए एक ऐसे उपकरण की आवश्यकता होती है जो आपको उन सामान्य कमियों को दूर करने में मदद कर सके जिनकी हमने पहले चर्चा की थी। एक शक्तिशाली कार्य प्रबंधन समाधान आपके वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने और यह सुनिश्चित करने में बहुत अंतर ला सकता है कि कोई भी गड़बड़ी न हो।
निम्नलिखित डेमो बोर्ड इस बात का एक प्रमुख उदाहरण है कि कैसे एक ऑडिट टीम ने अपने ऑडिट कार्यक्रम के प्रत्येक चरण को निर्बाध रूप से निपटाने के लिए एक संरचित कार्यक्षेत्र बनाया है।
इस बात पर करीब से नज़र डालें कि इस ऑडिट टीम ने ऑडिट प्रक्रिया के हर चरण को संबोधित करने के लिए अपने कार्यक्षेत्र को कैसे डिज़ाइन किया है। में आरंभिक बैठकें आयोजित करने से लेकर दीक्षा चरण में अनुपालन को मान्य करने के लिए फील्डवर्क चरण और में लपेटना अंतिम समीक्षा, यह बोर्ड सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक चरण की सावधानीपूर्वक योजना बनाई जाए, ट्रैक किया जाए और क्रियान्वित किया जाए।
यह वर्चुअल कार्यक्षेत्र टीम को कार्यों को प्राथमिकता देने, प्रभावी ढंग से संवाद करने और प्रगति को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है, सभी एक ही स्थान पर। आइए देखें कि यह टीम अपने बोर्ड का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए कैसे करती है कि उनका ऑडिट कार्यक्रम पटरी पर बना रहे।
इस ऑडिट प्रोग्राम बोर्ड पर करीब से नज़र डालें
1. विस्तृत कार्य कार्डों के साथ महत्वपूर्ण कार्रवाई चरणों को कैप्चर करना
कार्यों को जोड़ना सीधा है और यह सुनिश्चित करता है कि ऑडिट प्रक्रिया में कोई भी कदम अनदेखा न हो। प्रत्येक कॉलम के नीचे “नया कार्य जोड़ें” बटन का उपयोग करके, टीम के सदस्य जल्दी से कार्य बना सकते हैं, जैसे हितधारक साक्षात्कार आयोजित करना या सुरक्षा उपायों को मान्य करना। यह सुनिश्चित करता है कि एक्शन आइटम सामने आते ही कैप्चर कर लिए जाएं।
2. कॉलम क्रियाओं के साथ लचीला वर्कफ़्लो अनुकूलन
कॉलम को अनुकूलित करने की क्षमता यह सुनिश्चित करती है कि वर्कफ़्लो ऑडिट प्रोग्राम की उभरती ज़रूरतों के अनुकूल हो। यह सुविधा टीमों को आसानी से कॉलम का नाम बदलने, नए जोड़ने या मौजूदा कॉलम को पुनर्व्यवस्थित करने की अनुमति देती है।
उदाहरण के लिए, कार्यों को “फ़ील्डवर्क चरण” से “विश्लेषण और सत्यापन” में ले जाना बिना किसी भ्रम के उचित कार्य प्रगति सुनिश्चित करता है। कॉलम को छिपाने या हटाने का विकल्प कार्यक्षेत्र को अव्यवस्थित करने में मदद करता है, जिससे बोर्ड केंद्रित और कुशल रहता है। यह अनुकूलन टीमों को एक गतिशील वर्कफ़्लो बनाए रखने में सक्षम बनाता है जबकि यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी कार्य ग़लत न हो।
3. सहयोग बढ़ाने के लिए भूमिकाएँ और अनुमतियाँ सौंपना
भूमिकाओं का प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि टीम के सदस्य जवाबदेह हैं और ऑडिट कार्यक्रम के भीतर अपनी जिम्मेदारियों को समझते हैं। यह सुविधा आपको उनकी भागीदारी के स्तर के आधार पर बोर्ड एडमिन, टीम सदस्य या विज़िटर जैसी भूमिकाएँ आवंटित करने देती है।
उदाहरण के लिए, प्रमुख कार्यों के लिए जिम्मेदार लेखा परीक्षकों को टीम के सदस्यों के रूप में नियुक्त किया जा सकता है, जबकि बाहरी हितधारकों को आगंतुकों के रूप में देखने की सुविधा दी जा सकती है। यह सेटअप संरचित सहयोग को बढ़ावा देता है, भ्रम को कम करता है और पहुंच को नियंत्रित करके संवेदनशील प्रोजेक्ट डेटा को सुरक्षित करता है।
4. बोर्ड चैट का उपयोग करके केंद्रीकृत संचार
बिखरे हुए ईमेल या चैट संदेशों पर भरोसा करने के बजाय, बोर्ड की अंतर्निहित चैट सुविधा यह सुनिश्चित करती है कि कार्यों से संबंधित सभी चर्चाएँ एक ही स्थान पर सुलभ रहें। टीम के सदस्य अपडेट साझा कर सकते हैं, मुद्दों को स्पष्ट कर सकते हैं और सीधे बोर्ड पर टिप्पणियाँ छोड़ सकते हैं, जिससे सभी को कई संचार चैनलों के माध्यम से खोज करने की आवश्यकता के बिना सूचित रहने की अनुमति मिलती है। यह दृष्टिकोण भ्रम को कम करता है और बातचीत को उनके संबंधित कार्यों से जोड़े रखता है, जिससे सहयोग अधिक सहज और उत्पादक बन जाता है।
5. निर्बाध पहुंच के लिए केंद्रीकृत फ़ाइल प्रबंधन
बोर्ड की अनुलग्नक सुविधा प्रत्येक कार्य से संबंधित फ़ाइलों को प्रबंधित और साझा करने का एक सुव्यवस्थित तरीका प्रदान करती है। चाहे वह ऑडिट दिशानिर्देश हों, साक्ष्य दस्तावेज हों, या हितधारक रिपोर्ट हों, सभी फाइलें सीधे बोर्ड पर अपलोड, बनाई या लिंक की जा सकती हैं।
यह बाहरी भंडारण प्रणालियों की आवश्यकता को समाप्त करता है और यह सुनिश्चित करता है कि टीम के सदस्य बिना किसी देरी के नवीनतम दस्तावेजों तक पहुंच सकें। सब कुछ एक ही स्थान पर होने से, आपकी टीम कार्यों को कुशलतापूर्वक निष्पादित करने पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
6. महत्वपूर्ण कार्यों को हाइलाइट करें और प्राथमिकता दें
बोर्ड की मुख्य विशेषता टीमों को उन कार्यों की तुरंत पहचान करने की अनुमति देती है जिन पर विभिन्न मानदंडों के आधार पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है, जैसे कि निर्दिष्ट उपयोगकर्ता, कार्य की स्थिति, नियत तिथियां और प्राथमिकता स्तर। यह सुनिश्चित करता है कि उच्च-प्राथमिकता वाले ऑडिट, अतिदेय आइटम, या विशिष्ट लेबल के साथ टैग किए गए कार्यों का पता लगाना आसान है।
इस फ़िल्टर का उपयोग करके, टीमें अपना ध्यान सुव्यवस्थित कर सकती हैं, अत्यावश्यक कार्यों से निपट सकती हैं, और समय सीमा छूटने से बच सकती हैं; संपूर्ण लेखापरीक्षा कार्यक्रम को पटरी पर और अच्छी तरह से समन्वित रखना।
7. इष्टतम नियंत्रण के लिए फाइन-ट्यून बोर्ड सेटिंग्स
कुशल ऑडिटिंग के लिए एक ऐसे बोर्ड की आवश्यकता होती है जो आपकी उभरती जरूरतों के अनुकूल हो। बोर्ड सेटिंग्स आपको गोपनीयता विकल्पों के साथ पहुंच को नियंत्रित करने देती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि केवल सही लोग ही ऑडिट प्रक्रिया के संवेदनशील विवरण देख सकें। आप टीम के कार्यभार को प्रबंधित करने और बाधाओं को रोकने के लिए WIP (वर्क-इन-प्रोग्रेस) सीमाएँ निर्धारित कर सकते हैं।
ऑटो-नंबरिंग कार्य लगातार ट्रैकिंग सुनिश्चित करते हैं, जबकि टैग विभिन्न विभागों, चरणों या श्रेणियों में कार्यों को व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। इसके अतिरिक्त, बोर्ड अवलोकन ऑडिट कार्यक्रम की स्थिति में वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करता है, जिससे पूर्ण, लंबित या अतिदेय कार्यों की पहचान करना आसान हो जाता है।
निर्यात और संग्रह विकल्पों के साथ, आप अपने ऑडिट वर्कफ़्लो को व्यवस्थित और भविष्य के लिए तैयार रखते हुए कार्यों का बैकअप ले सकते हैं या रोक सकते हैं।
कार्यों को प्रबंधनीय चरणों में बाँटें
ऑडिट कार्यक्रम का प्रबंधन करते समय, कार्यों को विभाजित करना यह सुनिश्चित करने की कुंजी है कि कोई भी महत्वपूर्ण विवरण अनदेखा न हो। यह डेमो बोर्ड उदाहरण देता है कि कैसे प्रत्येक कार्य को बेहतर स्पष्टता और सहयोग के लिए कार्रवाई योग्य, ट्रैक करने योग्य चरणों में विभाजित किया गया है।
यहां बताया गया है कि यह टीम कार्य विभाजन को प्रभावी ढंग से कैसे पूरा करती है:
कार्य विवरण के लिए विवरण टैब:विवरण टैब टीमों को व्यापक कार्य विवरण, आवश्यकताओं और मुख्य उद्देश्यों का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करता है कि इसमें शामिल प्रत्येक व्यक्ति निरंतर स्पष्टीकरण की आवश्यकता के बिना कार्य के दायरे को समझता है।
प्रगति ट्रैकिंग के लिए कार्य स्थिति निर्धारित करना: जैसी स्थिति निर्दिष्ट करना तैयार,प्रगति पर है, या समीक्षा की आवश्यकता है कार्यों की प्रगति को स्पष्ट रूप से देखने में सक्षम बनाता है। अद्यतन स्थितियों के साथ, टीम के सदस्य आसानी से पूर्णता को ट्रैक कर सकते हैं या बाधाओं की पहचान कर सकते हैं।
उपकार्यों के लिए चेकलिस्ट टैब: का उपयोग करके जटिल कार्यों को छोटे, कार्रवाई योग्य उप-कार्यों में विभाजित किया जा सकता है जांच सूची टैब. प्रत्येक उपकार्य के पूरा होने पर उस पर निशान लगाया जा सकता है, जिससे टीमों को व्यवस्थित रहने और आवश्यक चरणों को नज़रअंदाज़ करने से बचने में मदद मिलेगी।
समय सीमा बनाए रखने के लिए नियत तिथियां: समय सीमा निर्धारित करने से यह सुनिश्चित होता है कि कार्य निर्धारित समय पर बने रहें, जबकि आगामी नियत तारीखों की दृश्यता से टीम को काम को प्राथमिकता देने और छूटी हुई समयसीमा से बचने में मदद मिलती है।
वर्गीकरण के लिए टैग: प्रासंगिक टैग निर्दिष्ट करके, जैसे अनुरूपता का परीक्षण या आपदा पुनर्प्राप्ति, कार्यों को कुशलतापूर्वक वर्गीकृत और फ़िल्टर किया जा सकता है। यह सुविधा संबंधित कार्यों का पता लगाना और सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो सुनिश्चित करना आसान बनाती है।
कार्य-विशिष्ट चर्चाओं के लिए चैट टैब: विभिन्न प्लेटफार्मों पर बिखरे हुए संदेशों के बजाय, बात करना टैब कार्य-संबंधी सभी वार्तालापों को केंद्रीकृत करता है। टीमें सीधे कार्य कार्ड के भीतर सहयोग कर सकती हैं, अपडेट प्रदान कर सकती हैं और प्रश्नों का समाधान कर सकती हैं।
स्पष्ट स्वामित्व के लिए कार्य असाइनमेंट: विशिष्ट टीम के सदस्यों को कार्य सौंपना जवाबदेही सुनिश्चित करता है। टीम का प्रत्येक सदस्य अपनी जिम्मेदारियों को जानता है और बिना किसी भ्रम के अपने निर्धारित कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है।
प्रासंगिक फ़ाइलें संग्रहीत करने के लिए अनुलग्नक टैब: महत्वपूर्ण दस्तावेज़, संदर्भ फ़ाइलें, या साक्ष्य सीधे कार्य के माध्यम से संलग्न किए जा सकते हैं संलग्नक टैब. यह हर चीज़ को कार्य-विशिष्ट रखता है और बाहरी भंडारण प्रणालियों के माध्यम से खोज करने से बचाता है।
कार्यों को प्रबंधनीय चरणों में विभाजित करके, यह बोर्ड दर्शाता है कि कैसे जटिल ऑडिट को सरल बनाया जा सकता है, जिससे प्रगति को ट्रैक करना, अवरोधकों की पहचान करना और यह सुनिश्चित करना आसान हो जाता है कि सभी उद्देश्य निर्बाध रूप से पूरे हो जाएं।
निष्कर्ष: एक प्रभावी और स्केलेबल ऑडिट कार्यक्रम का निर्माण
एक अच्छी तरह से निष्पादित ऑडिट कार्यक्रम संगठनात्मक अनुपालन, जोखिम प्रबंधन और प्रक्रिया अनुकूलन की रीढ़ है। कार्यों को प्रबंधनीय चरणों में विभाजित करके, उचित वर्गीकरण सुनिश्चित करके, और स्पष्ट टीम संचार को बढ़ावा देकर, आप एक ऐसा वर्कफ़्लो बनाते हैं जो अप्रत्याशित चुनौतियों को संभालने के लिए संरचित और लचीला है।
सही योजना और कार्यान्वयन आपको समय सीमा के शीर्ष पर बने रहने, सहयोग में सुधार करने और अंततः आत्मविश्वास के साथ ऑडिट सफलता प्राप्त करने में मदद करेगा।
आपका काम करने का तरीका आपके हिसाब से होना चाहिए, न कि आपको उसके हिसाब से बदलना पड़े। कस्टमाइज़ेशन ऑप्शन (अपनी पसंद के हिसाब से चीज़ें बदलने के विकल्प) आपको बैकग्राउंड कलर (पीछे का रंग) से लेकर नोटिफिकेशन (सूचनाएँ) और व्हाइटबोर्ड टूल (व्हाइटबोर्ड पर काम करने वाले उपकरण) तक, सब कुछ अपनी पसंद के हिसाब से बदलने की सुविधा देते हैं। इससे आप व्यवस्थित और ज़्यादा काम कर पाते हैं।
अपने वर्कस्पेस (काम करने की जगह) को अपनी पसंद के हिसाब से बनाने के लिए, आपको अपने अकाउंट (खाते) में प्रेफरेंस सेटिंग्स (पसंद की सेटिंग) में जाना होगा। कैसे, चलिए देखते हैं:
स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर अपने प्रोफ़ाइल आइकॉन (प्रोफ़ाइल का चित्र) पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन मेनू (नीचे आने वाला मेनू) से माई प्रेफरेंसेस (मेरी पसंद) चुनें।
ये सेटिंग्स आपको ऐसा अनुभव बनाने देती हैं जो आपके काम करने के खास तरीके के हिसाब से हो। अब जब आप जानते हैं कि सेटिंग्स तक कैसे पहुँचना है, तो चलिए हम आपको स्टेप बाय स्टेप (कदम दर कदम) बताते हैं कि आप हर कस्टमाइज़ेशन ऑप्शन का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं।
यह कैसे काम करता है: पसंद बदलना
पसंद आमतौर पर तीन मुख्य श्रेणियों में बँटी होती हैं: जनरल (सामान्य), नोटिफिकेशन (सूचनाएँ), और व्हाइटबोर्ड। हर सेक्शन (भाग) में आसान विकल्प दिए गए हैं जो आपके वर्कफ़्लो (काम करने के तरीके) को बेहतर बनाने और आपके अनुभव को अच्छा बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
चलिए इन सेटिंग्स के काम करने के तरीके पर करीब से नज़र डालते हैं:
जनरल सेटिंग्स: अपना वर्कस्पेस, अपने हिसाब से
बैकग्राउंड कलर
ऐसा बैकग्राउंड कलर चुनें जो आपकी आँखों के लिए आरामदायक हो और आपकी पसंद के हिसाब से हो।
अपने वर्कस्पेस को देखने में अच्छा बनाने के लिए कई विकल्पों में से चुनें।
यूज़ टैग्स फॉर टास्क बोर्ड्स
आपके द्वारा बनाए गए नए टास्क बोर्ड और टेम्प्लेट (नमूने) पर अपने आप टैग शामिल करने के लिए इस फ़ीचर (सुविधा) को चालू करें।
आपको व्यवस्थित रहने और कामों को आसानी से श्रेणियों में बाँटने में मदद करता है।
फ़ायदे: अपने वर्कस्पेस के विज़ुअल पहलुओं (दिखने वाले हिस्सों) को अपनी पसंद के हिसाब से बदलने से यह ज़्यादा आसान और कम अव्यवस्थित लगता है, जिससे आप अपना ध्यान केंद्रित रख पाते हैं।
नोटिफिकेशन: जानकारी पाते रहें, बिना ज़्यादा परेशान हुए
चैट नोटिफिकेशन
जब बोर्ड-लेवल चैट हो या कोई उस टास्क पर चैट करे जिसमें आप शामिल हैं, तो ईमेल प्राप्त करें।
एक्टिविटी अपडेट्स फॉर एडमिन्स
जब आपके द्वारा प्रबंधित बोर्ड पर नए टास्क जोड़े जाते हैं, पूरे होते हैं, या फिर से असाइन (सौंपे) किए जाते हैं, तो नोटिफिकेशन प्राप्त करें।
डेली टास्क रिमाइंडर्स
सुबह 6 बजे भेजे जाने वाले डेली ईमेल समरी का विकल्प चुनें, जिसमें पिछले और इस हफ़्ते या अगले हफ़्ते के काम दिखाए जाते हैं।
आसान ट्रैकिंग (जानकारी रखने) के लिए टास्क को तारीख या बोर्ड के हिसाब से समूहबद्ध करें।
फ़ायदे: लचीले नोटिफिकेशन के साथ, आप बिना ज़रूरत के अपडेट से परेशान हुए, सबसे ज़रूरी चीज़ों के बारे में जानकारी पाते रह सकते हैं।
व्हाइटबोर्ड सेटिंग्स: अपनी रचनात्मक प्रक्रिया को सरल बनाएँ
लाइन्स एंड शेप्स
साफ़, एक जैसे विज़ुअल (दिखने वाले) बनाने के लिए डिफ़ॉल्ट लाइन स्टाइल, मोटाई और रंग सेट करें।
टेक्स्ट ऑन कैनवसेस
आप अपनी पसंद का फ़ॉन्ट स्टाइल (अक्षरों का रूप), साइज़ (आकार), और कलर (रंग) चुन सकते हैं, जिससे आपका काम अच्छा दिखे।
ग्रिड ऑप्शन्स (जालीदार विकल्प)
आप ग्रिड (जाली) पर स्नैपिंग (चिपकाना) चालू कर सकते हैं और ग्रिड का साइज़ सेट कर सकते हैं। इससे आपका डिज़ाइन (बनाया हुआ चित्र) सही और प्रोफ़ेशनल (पेशेवर) दिखेगा।
फ़ायदे: इन सेटिंग्स (विकल्पों) से व्हाइटबोर्ड (सफ़ेद बोर्ड) ब्रेनस्टॉर्मिंग (विचार-मंथन), प्लानिंग (योजना बनाना), या डिज़ाइनिंग (चित्र बनाना) के लिए बहुत अच्छे हो जाते हैं। इससे आपका काम अच्छा दिखता है और व्यवस्थित रहता है।
सारांश
चाहे विज़ुअल एलिमेंट्स (दिखने वाले तत्व) को बदलना हो, नोटिफ़िकेशन्स (सूचनाएं) को अपने हिसाब से करना हो, या क्रिएटिव टूल्स (रचनात्मक उपकरण) को आसान बनाना हो, ये ऑप्शन्स (विकल्प) आपके काम को तेज़ और आपके काम करने की जगह को व्यवस्थित बनाने के लिए हैं। अपनी सेटिंग्स को थोड़ा सा बदलकर आप हर दिन ज़्यादा अच्छा और मज़ेदार अनुभव पा सकते हैं।
हमने चीनी स्पैमर्स द्वारा केरिका का फायदा उठाने के प्रयासों को देखा है, और हम इस परेशानी को कम करने के लिए कुछ उपाय कर रहे हैं। हम इन स्पैमर्स को एक-एक करके ब्लॉक करते थे, लेकिन यह स्पष्ट रूप से समय लेने वाला है, खासकर जब उनमें से कई लोग एक ही चाल आजमाते हैं, जो लोगों को उनके केरिका बोर्ड में शामिल होने के लिए दर्जनों या सैकड़ों निमंत्रण भेजना है।
ये स्पैमर्स VPN का उपयोग करके ऐसा दिखा रहे हैं जैसे कि वे दूसरे देशों से हैं, लेकिन केरिका के उनके उपयोग का एक पैटर्न था: उनके द्वारा भेजे गए सभी टीम आमंत्रण एक ही गंतव्य को शामिल करते हैं: qq.com, जो Tencent द्वारा संचालित एक प्रमुख चीनी वेब पोर्टल है, जो मुख्य रूप से अपनी त्वरित संदेश सेवा, QQ के लिए जाना जाता है।
जबकि हम एक भाषा के रूप में चीनी का समर्थन करते हैं, हमारे पास चीन में कोई वैध उपयोगकर्ता नहीं है क्योंकि चीन Google और कई अन्य सेवाओं को ब्लॉक करता है। जिसका अर्थ है कि qq.com डोमेन से लोगों को केरिका बोर्ड में जोड़ने का कोई वैध उपयोग कभी नहीं होगा।
हम एक सरल अवरोध शुरू कर रहे हैं: हम qq.com सहित डोमेन की एक ब्लैकलिस्ट रखेंगे, जहाँ सिस्टम आपको टीम के सदस्यों को जोड़ने से रोक देगा। इससे चीनी स्पैमर्स को रोकने में मदद मिलेगी जो चीन से अन्य लोगों को लक्षित कर रहे हैं।
हम लंबे समय से नए उपयोगकर्ताओं के लिए 30-दिन की निःशुल्क परीक्षण अवधि की सुविधा दे रहे हैं, लेकिन हमने देखा है कि लोगों को यह तय करने के लिए पूरे 4 हफ़्तों की ज़रूरत नहीं होती कि केरिका उनकी ज़रूरत है या नहीं।
दरअसल, परीक्षण अवधि का एक नुकसान यह है कि लोग तब तक भूल जाते हैं कि वे निःशुल्क परीक्षण में हैं जब तक उन्हें यह रिमाइंडर नहीं मिलने लगते कि परीक्षण समाप्त होने वाला है!
एक ज़्यादा व्यावहारिक — और उद्योग-मानक — तरीका यह है कि अब से 14-दिन का निःशुल्क परीक्षण दिया जाए। इससे आपको यह तय करने के लिए पर्याप्त समय मिल जाएगा कि क्या केरिका आपकी दूरस्थ टीम के लिए ज़्यादा काम करने का सबसे अच्छा तरीका है!
