अच्छे से काम करने के लिए सबसे पहले काम करने का तरीका ठीक से व्यवस्थित करना होता है। अपने काम को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटने से आपको और आपकी टीम को काम करने में आसानी होगी। व्यवस्थित तरीके से काम करने से काम की प्रगति देखना, रुकावटों को पहचानना और कामों को सही क्रम में करना आसान हो जाता है। चलिए देखते हैं कि आप दिए गए उदाहरण बोर्ड की मदद से अपने काम के बोर्ड में कॉलम कैसे बना सकते हैं जिससे काम करने में आसानी हो।

काम के प्रबंधन में कॉलम क्यों जरूरी हैं

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कॉलम आपके काम करने के तरीके की आधारशिला हैं। हर कॉलम आपके प्रोजेक्ट के एक हिस्से को दिखाता है, जिससे आपको काम की शुरुआत से अंत तक की प्रगति दिखाई देती है। सबसे जरूरी है कि आपके कॉलम आपके प्रोजेक्ट के तरीके और आपकी टीम के काम करने के तरीके से मेल खाते हों।

काम करने के तरीके के कॉलम बनाने के तरीके

1. अपने काम के अलग-अलग हिस्सों को तय करें

काम के अलग-अलग हिस्सों को तय करते समय, सोचिये कि आपके काम कैसे आगे बढ़ते हैं। जैसे:

• प्रोजेक्ट स्ट्रेटजी (योजना बनाना): शुरुआती योजना बनाने के लिए, जैसे ज़रूरतें तय करना या लक्ष्य बनाना।
• प्रोजेक्ट डिज़ाइन (डिज़ाइन करना): दिखने और ढाँचे की योजना बनाने के काम, जैसे लोगो डिज़ाइन या लेआउट बनाना।
• प्रोजेक्ट डेवलपमेंट (विकास करना): काम को पूरा करने के चरण, जैसे कोडिंग या काम करने के तरीके बनाना।
• टेस्टिंग (जाँच करना): यह देखने के लिए कि सब कुछ सही काम कर रहा है या नहीं, इससे पहले कि उसे शुरू किया जाए।
• कम्प्लीटेड (पूरा हुआ): काम के उन हिस्सों को यहाँ रखने के लिए जो पूरी तरह से पूरे हो गए हैं।

2. काम के अलग-अलग हिस्सों को कॉलम में बदलें

जब आपके काम के अलग-अलग हिस्से तय हो जाएँ, तो उन्हें अपने काम के बोर्ड पर कॉलम में बदल दें। बड़े हिस्सों से शुरुआत करें और धीरे-धीरे उन्हें छोटे हिस्सों में बाँटें जैसे आपकी टीम की ज़रूरत हो।

जैसे:

• आप “करना है”, “काम चल रहा है”, और “पूरा हुआ” जैसे कॉलम से शुरुआत कर सकते हैं।
• धीरे-धीरे इन्हें और ज़्यादा स्पष्ट कॉलम में बाँटें, जैसे “प्रोजेक्ट स्ट्रेटजी”, “प्रोजेक्ट डिज़ाइन”, “प्रोजेक्ट डेवलपमेंट”, और “टेस्टिंग”।

इससे आपके कॉलम आसान, बदलने लायक और आपके काम के तरीके के हिसाब से बनेंगे।

3. खास ज़रूरतों के लिए कॉलम का इस्तेमाल करें

ऐसे कॉलम बनाएँ जो आपके काम करने के तरीके में मदद करें:

• बैकलाॅग (बाद में करने के काम): उन कामों के लिए जगह जो योजना में हैं लेकिन अभी शुरू नहीं हुए हैं। यह तब काम आता है जब टीम को और काम करने का समय मिलता है।
• रिसोर्सेज (सामग्री): लिंक, दस्तावेज़, या दूसरी सामग्री रखने के लिए कॉलम। इससे टीम को ज़रूरी चीज़ें आसानी से मिल जाएँगी।

4. याद रखें कि इसे समझने में आसान रखें

अपने बोर्ड में बहुत ज़्यादा कॉलम न बनाएँ। साफ़ और आसान रखें ताकि आपकी टीम काम करने के तरीके को आसानी से समझ सके।

निष्कर्ष

अच्छे से काम करने का तरीका कॉलम को सही से बनाने से शुरू होता है। अपने प्रोजेक्ट के तरीके के हिसाब से कॉलम बनाकर आप अपनी टीम की काम करने की क्षमता बढ़ा सकते हैं और काम को आसान बना सकते हैं। आज ही अपने काम करने के तरीके को व्यवस्थित करना शुरू करें और इसके फायदे देखें!

कामों को व्यवस्थित रखना बहुत ज़रूरी है, खासकर जब बहुत सारे काम हों। कामों को नंबर देना समझने में आसानी करता है और किसी खास काम का जिक्र करना आसान बनाता है। लेकिन, हाथ से कामों को नंबर देना? ये बहुत समय लेता है और गलतियाँ भी हो सकती हैं।

इसलिए ऑटो-नंबरिंग है।  इस फ़ीचर से, हर काम के कार्ड को एक अलग नंबर मिल जाता है, जैसे ही वो बनता है। इससे हर काम तुरंत पहचान में आ जाता है।

चलिए देखते हैं ऑटो-नंबरिंग कैसे काम करती है और आप इसे कैसे चालू कर सकते हैं।

ऑटो-नंबरिंग क्या है?

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ऑटो-नंबरिंग हर नए काम के कार्ड को एक क्रम में नंबर देती है। ये नंबर सिर्फ़ उस बोर्ड (जहाँ काम दिखते हैं) के लिए ही होते हैं। इससे टीम के लोग कामों का जिक्र आसानी से कर सकते हैं, चाहे वो बातचीत में हो, रिपोर्ट में हो या अपडेट में।

ऑटो-नंबरिंग कैसे चालू करें

1. बोर्ड सेटिंग्स खोलें: बोर्ड के ऊपर दाहिने कोने में गियर के निशान (⚙️) पर क्लिक करें।  सेटिंग्स का मेनू खुल जाएगा।
2. विकल्प चालू करें: सेटिंग्स में, “कामों की ऑटो-नंबरिंग” को चालू कर दें।
3. देखें कैसे काम करता है: अब से, हर नया काम कार्ड बोर्ड पर अपने आप एक अलग नंबर दिखाएगा।

क्यों ज़रूरी है ऑटो-नंबरिंग

1. कामों का जल्दी जिक्र: नंबरों से किसी खास काम का जिक्र मीटिंग में या टीम के साथ काम करते समय आसान हो जाता है।
2. साफ़-साफ़ बात: कामों का पूरा ब्यौरा बताने की बजाय, सिर्फ़ नंबर बताकर जल्दी बात हो जाती है।
3. कामों का बेहतर प्रबंधन: नंबर लगने से कामों का प्रबंधन आसान हो जाता है।

असली ज़िन्दगी में कैसे काम आती है

1. प्रोजेक्ट रिपोर्ट: अपडेट या डॉक्यूमेंट में कामों के नंबर लिखने से सब कुछ साफ़ दिखता है।
2. टीम की बातचीत: मीटिंग में कामों के नंबर बताने से कोई ग़लतफ़हमी नहीं होती।
3. काम की प्रगति देखना: आसानी से पता चल जाता है कि कौन-सा काम पूरा हुआ है और कौन-सा अभी बाकी है।

निष्कर्ष

ऑटो-नंबरिंग से कामों का प्रबंधन आसान और व्यवस्थित हो जाता है। अब हाथ से नंबर लगाने की ज़रूरत नहीं। चाहे बड़ा प्रोजेक्ट हो या छोटा काम, हर काम आसानी से दिखेगा और उसका पता चलेगा।

किसी भी प्रोजेक्ट में कामों को मैनेज करते वक़्त, कई बार काम रुक जाता है, और पता नहीं चलता कि कहाँ ध्यान देना चाहिए।  यहीं पर Work-in-Progress (WIP) लिमिट काम आती है। (WIP लिमिट का मतलब है कि एक वक़्त में कितने काम चल सकते हैं, इसकी सीमा।)

साफ़ सीमा तय करने से कि एक वक़्त में कितने काम चल सकते हैं, WIP लिमिट आपको काम का बोझ अच्छे से मैनेज करने में मदद करती है, जिससे आपके प्रोजेक्ट में काम आसानी से चलता रहेगा।

चलिए समझते हैं कि WIP लिमिट कैसे काम करती है और ये आपकी टीम की काम करने की  क्षमता कैसे बढ़ाती है।

WIP लिमिट क्या होती है?

WIP लिमिट आपके बोर्ड के खास कॉलम में कामों की संख्या पर सीमा लगाती है।  मान लीजिये, एक कॉलम का नाम है “In Progress” (जो काम चल रहे हैं), तो आप 5 कामों की लिमिट तय कर सकते हैं, ताकि टीम पर ज़्यादा काम का बोझ न हो और ध्यान भंग न हो।

ये तरीका कम काम और ज़्यादा असर वाले प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के तरीके से मिलता-जुलता है, जिससे टीम काम करने की अपनी क्षमता के हिसाब से काम करती है और काम में देरी नहीं होती।

क्यों काम करती है WIP लिमिट

1. ज़्यादा काम का बोझ नहीं: कामों की लिमिट तय करने से आपकी टीम पहले से चल रहे कामों पर ध्यान देती है, नए काम शुरू करने से पहले।
2. कमज़ोर जगहों का पता चलना: जब किसी कॉलम में WIP लिमिट पूरी हो जाती है, तो ये संकेत मिलता है कि पहले से चल रहे कामों पर ध्यान देने की ज़रूरत है, नए काम शुरू करने से पहले।
3. काम का बेहतर प्रवाह: WIP लिमिट आपकी टीम को बेहतर तरीके से काम करने में मदद करती है, काम को आसानी से आगे बढ़ाती है और किसी भी स्टेज पर काम का बोझ ज़्यादा नहीं होता।

 असल ज़िन्दगी में फायदे

1. संतुलित काम का बोझ: टीम ध्यान केंद्रित करके काम करती है और बहुत सारे कामों के बोझ से तनाव नहीं होता।
2. बेहतर साथ मिलकर काम करना: साफ़ सीमा होने से टीम साथ मिलकर काम ख़त्म करती है, नए काम शुरू करने से पहले।
3. ज़्यादा ज़रूरी कामों को पहले करना: ध्यान अपने आप ही ज़्यादा ज़रूरी कामों पर जाता है, ताकि काम चलता रहे। 

WIP लिमिट कैसे तय करें

1. बोर्ड सेटिंग्स खोलें: अपने बोर्ड के ऊपर दाहिने कोने में गियर के निशान पर क्लिक करें, बोर्ड सेटिंग्स खुल जायेंगी।
2. WIP लिमिट चालू करें: सेटिंग्स टैब में, “Work-in-Progress (WIP) Limits” ऑप्शन को चालू कर दें।
3. हर कॉलम के लिए लिमिट तय करें: कॉलम टैब में जाकर, अपनी टीम के काम के बोझ के हिसाब से हर कॉलम के लिए WIP लिमिट तय करें।

निष्कर्ष

Work-in-Progress लिमिट काम को मैनेज करने में व्यवस्था और स्पष्टता लाती है, जिससे काम में रुकावट का पता लगाना और काम को लगातार चलते रहना आसान हो जाता है।

अपने बोर्ड तक पहुँच कैसे मैनेज करें

अपने प्रोजेक्ट बोर्ड्स तक पहुँच मैनेज करना, आपके काम को व्यवस्थित और सुरक्षित रखने का एक अहम हिस्सा है। चाहे आप प्राइवेट टीम प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों या फिर सबके साथ मिलकर काम करने वाला प्रोजेक्ट हो, प्राइवेसी सेटिंग्स से आप ये तय कर सकते हैं कि कौन आपके बोर्ड को देख सकता है और इस्तेमाल कर सकता है।

चलिए देखते हैं कैसे काम करता है ये:

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प्राइवेसी ऑप्शन्स:

1. सिर्फ़ टीम के लोग:

इस सेटिंग से सिर्फ़ वही लोग बोर्ड देख या इस्तेमाल कर पाएँगे जिन्हें आपने बोर्ड में जोड़ा है। ये उन प्रोजेक्ट्स के लिए बहुत अच्छा है जहाँ गोपनीयता बहुत ज़रूरी है, जैसे कि अंदरूनी काम या खास क्लाइंट्स के प्रोजेक्ट्स।

2. अकाउंट टीम के सभी लोग:

थोड़ी ज़्यादा जानकारी सबको चाहिए, लेकिन सबको नहीं? इस सेटिंग से आपकी अकाउंट टीम के सभी मेंबर बोर्ड देख पाएँगे। ये उन अंदरूनी प्रोजेक्ट्स के लिए सही है जहाँ सबको जानकारी होना ज़रूरी है, लेकिन कंट्रोल भी ज़रूरी है।

3. लिंक वाले कोई भी:

ज़्यादा से ज़्यादा लोगों तक पहुँच चाहिए? इस ऑप्शन से बोर्ड का लिंक जिसके पास होगा, वो इसे देख पाएगा – चाहे उसका Kerika अकाउंट हो या नहीं। लेकिन याद रखिये, वो बोर्ड तो देख पाएँगे, लेकिन बदलाव नहीं कर पाएँगे जब तक आप उन्हें टीम मेंबर या एडमिन नहीं बनाते।

ज़रूरी बातें:

• पब्लिक बोर्ड और फ़ाइल विज़िबिलिटी:

जब आप बोर्ड को “लिंक वाले कोई भी” पर सेट करते हैं, तो बोर्ड से जुड़ी सारी फ़ाइलें पब्लिक हो जाती हैं। अगर आप Google Drive जैसे टूल्स इस्तेमाल कर रहे हैं, तो इसका मतलब है कि वो डॉक्यूमेंट्स भी सबके लिए खुल जाएँगे जिनके पास लिंक है। 

• अकाउंट-स्पेसिफिक रिस्ट्रिक्शन्स:

अगर आप पेड Google Workspace अकाउंट इस्तेमाल कर रहे हैं, तो Google की पॉलिसी आपको बोर्ड को “लिंक वाले कोई भी” पर सेट करने से रोक सकती है। ये उनकी सिक्योरिटी पॉलिसी के हिसाब से है।

प्राइवेसी सेटिंग्स कैसे बदलें:

1. अपना बोर्ड खोलें और सेटिंग्स में जाएँ।
2. प्राइवेसी सेक्शन में, अपनी ज़रूरत के हिसाब से पहुँच का स्तर चुनें।
3. अपने बदलाव सेव करें, और हो गया!

निष्कर्ष:

प्राइवेसी सेटिंग्स से आप ये तय कर सकते हैं कि कौन आपके बोर्ड को देख सकता है और इस्तेमाल कर सकता है, जिससे टीम का काम सुरक्षित और आसान रहता है। चाहे आप छोटी टीम के साथ शेयर कर रहे हों या फिर बोर्ड सबके लिए खोल रहे हों, आप पूरे कंट्रोल में हैं।

काम को साफ़ और आसानी से बाँटना

टीम का काम अच्छे से चलने के लिए काम को साफ़-साफ़ और सही तरीके से बाँटना बहुत ज़रूरी है।  लेकिन बात ये है कि हर टूल (सामान) से ये काम आसान नहीं होता, खासकर जब एक से ज़्यादा लोगों को काम देना हो। और सच कहें तो, बहुत सारे कामों में कई लोगों का साथ चाहिए होता है।

कुछ टूल (सामान) में सिर्फ़ एक ही शख्स को काम दिया जा सकता है, जिससे टीम में काम बँटने में दिक्कत होती है।  लेकिन एक तरीका है जिससे आप आसानी से कई लोगों को काम दे सकते हैं, ताकि सबको पता रहे कि क्या करना है और काम अच्छे से हो।

चलिए देखते हैं कैसे काम बाँटा जाता है और बड़े काम को छोटे-छोटे हिस्सों में कैसे बाँटा जाता है, चेकलिस्ट (सूची) की मदद से:

अपने टीम के साथियों को काम दें

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ये देखिये कैसे एक या उससे ज़्यादा साथियों को काम दिया जा सकता है, जो टीम के काम के लिए बहुत अच्छा है:

1. काम खोलें: जिस काम को देना है, उस पर क्लिक करें।
2. टीम के साथियों को चुनें:  “इस काम को दें” (Assign This Task)  वाले ऑप्शन से एक या ज़्यादा साथियों को चुनें।
3. काम दें: अब ये काम सबके डैशबोर्ड (मुख्य पेज) पर दिखेगा, जिससे सबको पता रहेगा कि उन्हें क्या करना है।

क्यों ये काम करता है:

• ये कई लोगों के काम के लिए बहुत अच्छा है।
• सबको पता रहता है कि उन्हें क्या करना है।

चेकलिस्ट से छोटे-छोटे काम बाँटें

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बड़े काम को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटने के लिए, चेकलिस्ट (सूची) की मदद से आप छोटे-छोटे काम अलग-अलग लोगों को दे सकते हैं:

1. काम में चेकलिस्ट जोड़ें: काम खोलें और चेकलिस्ट (सूची) वाले हिस्से में जाएँ।
2. छोटे-छोटे काम बनाएँ: हर छोटे काम को चेकलिस्ट (सूची) में लिखें।
3. छोटे काम बाँटें:  हर छोटे काम को एक या ज़्यादा लोगों को दें, ताकि हर हिस्से का ज़िम्मा किसी के पास हो।

क्यों ये काम करता है:

• बड़े काम को छोटे-छोटे कामों में बाँटकर आसान बना देता है।
• हर छोटे काम के लिए ज़िम्मेदारी तय हो जाती है।

खत्म करते हुए

काम को सही तरीके से बाँटना टीम में साथ मिलकर काम करने और ज़िम्मेदारी निभाने के लिए बहुत ज़रूरी है। कई लोगों को काम देकर या चेकलिस्ट (सूची) से छोटे-छोटे काम बनाकर आप काम को आसान और साफ़ बना सकते हैं।  इससे टीम व्यवस्थित रहती है, सबको पता रहता है कि क्या करना है, और सब मिलकर काम करके अपने लक्ष्य (गोल) को पाते हैं।

टीम के साथ काम करना आसान कैसे बनाएँ

सबको अपनी-अपनी भूमिका पता हो और सबके पास सही तरह का पहुँच हो, तो मिलकर काम करना बहुत अच्छा होता है।  अपने बोर्ड में टीम के साथियों को जोड़ना बहुत आसान है।  प्रोजेक्ट मैनेजर से लेकर डिज़ाइनर और बाहर के लोगों तक, सब मिलकर काम कर सकते हैं। चलिए देखते हैं कैसे आप आसानी से टीम के साथियों को जोड़ सकते हैं और उनकी भूमिकाएँ मैनेज कर सकते हैं।

अपने बोर्ड में टीम के साथी जोड़ना

यहाँ क्लिक करके देखें कैसे काम करता है

स्टेप 1: टीम के साथियों को बुलाना

अपना बोर्ड खोलें और टूलबार में टीम के आइकॉन पर क्लिक करें।

जिस व्यक्ति को आप बुलाना चाहते हैं उसका ईमेल पता डालें।

उसकी भूमिका चुनें: बोर्ड एडमिन, टीम मेंबर, या विज़िटर।

स्टेप 2: भूमिकाएँ देना

• बोर्ड एडमिन: अगर आपने बोर्ड बनाया है, तो आप पहले से ही बोर्ड एडमिन हैं। लेकिन आप किसी और को भी बोर्ड का पूरा कंट्रोल दे सकते हैं, जिसमें टीम के मेंबर्स और सेटिंग्स मैनेज करना भी शामिल है।
• टीम मेंबर: काम में साथ दे सकते हैं, फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, और बोर्ड में योगदान दे सकते हैं। डिज़ाइनर, डेवलपर, और दूसरे लोग इसके लिए सही हैं।
• विज़िटर: सिर्फ़ देख सकते हैं।  बाहर के लोगों या क्लाइंट्स के लिए सही है जो सिर्फ़ काम की जानकारी देखना चाहते हैं।

स्टेप 3: उन्हें टीम में जोड़ना

‘ऐड’ पर क्लिक करें, और आपका टीम साथी तुरंत बोर्ड का हिस्सा बन जाएगा, जिस भूमिका के साथ आपने उसे जोड़ा है।

भूमिका के हिसाब से पहुँच के फ़ायदे:

बोर्ड एडमिन: टीम लीडर्स के लिए पूरा कंट्रोल

पहले से ही, बोर्ड बनाने वाला एडमिन होता है, लेकिन ज़रूरत पड़ने पर आप किसी और को भी एडमिन बना सकते हैं।

मुख्य फ़ायदे:

टीम के मेंबर्स को मैनेज करें, बोर्ड की सेटिंग्स बदलें, और बोर्ड के ढाँचे पर कंट्रोल रखें।

अगर कई लीडर्स या प्रोजेक्ट मैनेजर हैं जिन्हें बराबर कंट्रोल चाहिए, तो यह बहुत अच्छा है।

अगर एक ही एडमिन छुट्टी पर है या नहीं है, तो काम रुकता नहीं है।

एडमिन बोर्ड को व्यवस्थित, काम करने लायक और मिलकर काम करने लायक बनाए रखने में अहम भूमिका निभाते हैं, जिससे लीडरशिप के काम आसानी से होते हैं।

टीम मेंबर: अपने साथियों को काम करने का मौका दें

टीम मेंबर्स के पास काम करने के लिए ज़रूरी सारे टूल्स होते हैं। वे काम में साथ दे सकते हैं, फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, और बोर्ड की तरक्की में योगदान दे सकते हैं।

मुख्य फ़ायदे:

डिज़ाइनर, डेवलपर और दूसरे एक्टिव साथियों के लिए बहुत अच्छा है।

एडमिन की देखरेख में मिलकर काम करने से बोर्ड ज़्यादा एक्टिव रहता है।

टीम मेंबर्स प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाते हैं, और अच्छे काम के लिए ज़रूरी होते हैं।

विज़िटर:  सबको जानकारी में रखें

विज़िटर्स सिर्फ़ देख सकते हैं, मतलब वे बोर्ड की तरक्की देख सकते हैं पर कोई बदलाव नहीं कर सकते।

मुख्य फ़ायदे:

बाहर के लोगों या क्लाइंट्स के लिए बहुत अच्छा है जो सिर्फ़ अपडेट देखना चाहते हैं।

बोर्ड के ढाँचे या काम करने के तरीके को बिगाड़े बिना सबको जानकारी मिलती रहती है।

विज़िटर्स सबको जानकारी में रखने में बहुत काम आते हैं, बिना कोई परेशानी बढ़ाए।

निष्कर्ष

टीम के साथियों को जोड़ना आसान और आपकी टीम की ज़रूरत के हिसाब से होना चाहिए।  अच्छे से बनाई गयी भूमिकाओं की व्यवस्था से मिलकर काम करना आसान हो जाता है, चाहे आपकी टीम छोटी हो या बाहर के लोगों के साथ काम कर रहे हों।  सही भूमिकाएँ देने से सबके लिए काम करने का तरीका ज़्यादा आसान और बेहतर हो जाता है।

टीम में फ़ाइलें शेयर करना – चाहे वो डिज़ाइन के नमूने हों, कैंपेन की सामग्री हो, या तकनीकी दस्तावेज़ हों – बहुत जटिल हो सकता है।  सबके पास सही समय पर सही फ़ाइलें होना जैसे कोई जादू है।

अच्छी खबर यह है कि फ़ाइल शेयरिंग मुश्किल नहीं होनी चाहिए।  फ़ाइलों को सही तरीके से व्यवस्थित और शेयर करके, आप सहयोग को आसान बना सकते हैं, चाहे आप अपनी क्रिएटिव टीम को डिज़ाइन फ़ाइल भेज रहे हों या हितधारकों को प्रोजेक्ट रोडमैप दे रहे हों।

चलिए देखते हैं कैसे आप अपनी टीम को जुड़े और काम में लगे रखने के लिए फ़ाइल शेयरिंग को आसान बना सकते हैं:

टास्क कार्ड अटैचमेंट्स

यह टास्क कार्ड कैसे काम करता है, देखिये

टास्क कार्ड (यानी काम करने के लिए कार्ड) फ़ाइलें शेयर करने के लिए बहुत अच्छे हैं जो किसी खास काम से जुड़ी हुई हैं।

• फ़ाइलें सीधे टास्क में जोड़ें:  फ़ाइलें अपलोड करें या संसाधनों को सीधे टास्क कार्ड में जोड़ें।  आपकी टीम के साथी ईमेल या अलग-अलग फ़ोल्डर में खोजे बिना इन फ़ाइलों तक पहुँच सकते हैं।
• सभी के लिए तुरंत पहुँच: बोर्ड (यानी काम की जगह) में हर कोई अटैच की गई फ़ाइलों तक तुरंत पहुँच सकता है, जिससे सहयोग आसान और कुशल होता है।

फ़ाइल शेयरिंग के फायदे

1. कौन सी फ़ाइलें काम से जुड़ी हैं, इस बारे में कोई कन्फ़्यूज़न नहीं।
2. सभी काम से जुड़ी सामग्री एक साथ रहती है, इसलिए आपकी टीम को हमेशा पता रहता है कि कहाँ देखना है।
3. टास्क कार्ड फ़ाइल शेयरिंग को केंद्रित, प्रासंगिक और आसानी से व्यवस्थित बनाते हैं।

बोर्ड अटैचमेंट्स

यह बोर्ड अटैचमेंट कैसे काम करता है, देखिये

पूरे प्रोजेक्ट को प्रभावित करने वाली फ़ाइलों के लिए, बोर्ड अटैचमेंट्स सबसे अच्छा तरीका है।  चलिए देखते हैं कि बोर्ड लेवल पर फ़ाइल शेयरिंग कैसे काम करती है:

• पूरी टीम के लिए फ़ाइलें अपलोड करें या लिंक करें:  ऐसी फ़ाइलें या बाहरी लिंक बोर्ड में जोड़ें जिन तक हर कोई पहुँच सके, जैसे प्रोजेक्ट चार्टर, साझा टेम्पलेट या रिपोर्ट।
• केंद्रीकृत फ़ाइल शेयरिंग:  सभी बोर्ड सदस्य इन फ़ाइलों तक तुरंत पहुँच सकते हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट संसाधन हमेशा आसानी से उपलब्ध हों।

फ़ाइल शेयरिंग के फायदे

1. पूरी टीम के लिए अपडेट या संसाधन के लिए एकदम सही।
2.  
3. सभी के पास एक ही जानकारी होने से आपका प्रोजेक्ट सुचारू रूप से चलता रहता है।
4.  
5. बोर्ड अटैचमेंट्स आपकी पूरी टीम के लिए महत्वपूर्ण फ़ाइलें शेयर करना आसान बनाते हैं।

निष्कर्ष:

अच्छी फ़ाइल शेयरिंग सहयोग के लिए बहुत ज़रूरी है।  फ़ाइलों को खास कामों से जोड़कर या प्रोजेक्ट-व्यापी संसाधनों को केंद्रित करके, आपकी टीम बिना किसी कन्फ़्यूज़न या देरी के व्यवस्थित और जुड़ी रह सकती है।  चाहे आप काम से जुड़ी जानकारी पर ध्यान केंद्रित कर रहे हों या पूरे प्रोजेक्ट में महत्वपूर्ण संसाधन शेयर कर रहे हों, सही सिस्टम होने से यह सुनिश्चित होता है कि सभी को उनकी ज़रूरत की चीज़ें उनकी ज़रूरत के समय मिलें।  अपनी फ़ाइलों को सुलभ और व्यवस्थित रखकर अपने काम के तरीके को आसान बनाएँ, और टीमवर्क को उतना ही कुशल बनाएँ जितना इसे होना चाहिए।

प्रोजेक्ट्स पर काम करते समय बातचीत को मैनेज करना मुश्किल हो सकता है। इनबॉक्स में बहुत सारे ईमेल, ढेरों नोटिफिकेशन, और सिर्फ़ रिप्लाई करने के लिए अलग-अलग प्लेटफ़ॉर्म पर जाना, आपके वर्कफ़्लो (यानी आपके काम करने के तरीके) को धीमा कर सकता है। यह परेशान करने वाला और समय लेने वाला काम है।

“ईमेल से चैट में रिप्लाई” फ़ीचर (यानी खासियत) आपको अपने ईमेल से सीधे चैट नोटिफिकेशन का जवाब देने की सुविधा देता है। बस अपने ईमेल में “रिप्लाई” बटन दबाएँ, और आपका मैसेज अपने आप उस चैट में चला जाएगा – जिससे बातचीत आसानी से चलती रहेगी और व्यवस्थित रहेगी।

चलिए देखते हैं कि यह फ़ीचर टास्क कार्ड चैट और बोर्ड-लेवल चैट, दोनों के लिए कैसे काम करता है, और यह कैसे आपसी काम को आसान और तेज़ बना सकता है।

“ईमेल से चैट में रिप्लाई” कैसे काम करता है

टास्क कार्ड्स के अंदर

यह बोर्ड देखिए

जब किसी टास्क कार्ड में बातचीत होती है, तो ईमेल नोटिफिकेशन में चैट हिस्ट्री (यानी पहले की चैट) और टास्क डिटेल्स (यानी टास्क की जानकारी) शामिल होती हैं। आप अपने ईमेल में “रिप्लाई” दबा सकते हैं, और आपका जवाब तुरंत टास्क कार्ड के चैट सेक्शन में दिखाई देगा।

बोर्ड चैट में

यह बोर्ड देखिए

बोर्ड-लेवल कम्युनिकेशन भी उतना ही आसान है। बोर्ड चैट के मैसेज आपके ईमेल पर आते हैं, और जब आप जवाब देते हैं, तो आपका रिप्लाई बोर्ड चैट में सभी को दिखाई देता है। लॉग इन करने की ज़रूरत नहीं!

“ईमेल से चैट में रिप्लाई” का जादू

• बातचीत से जुड़े रहें: ईमेल नोटिफिकेशन में पूरी बातचीत होती है, जो उस टास्क या बोर्ड से जुड़ी होती है। आप अपने ईमेल में “रिप्लाई” दबा सकते हैं, और आपका मैसेज अपने आप चैट अपडेट (यानी नया मैसेज) बन जाएगा, जिससे सब कुछ जुड़ा और साफ़ रहेगा।
• कोई गड़बड़ी नहीं, बस साफ़ बातचीत: ज़रूरी न होने वाले ईमेल सिग्नेचर, लोगो और अटैचमेंट अपने आप हट जाते हैं, जिससे बातचीत साफ़, केंद्रित और समझने में आसान रहती है।
• सभी को एक साथ रखें: आपका ईमेल रिप्लाई सिर्फ़ रिकॉर्ड नहीं होता – यह उस टास्क या बोर्ड तक पहुँच रखने वाले सभी टीममेट्स को तुरंत दिखाई देता है, जिससे सभी अपडेट रहते हैं और एक ही जानकारी पर होते हैं।

यह आपकी कैसे मदद करता है

• समय और ऊर्जा बचाएँ: सीधे अपने इनबॉक्स से रिप्लाई करने का मतलब है कि आपको टैब बदलने या लॉग इन करने की ज़रूरत नहीं है, जिससे आप अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
• चीजों को प्रोफ़ेशनल रखें: चैट साफ़ और बिना किसी ध्यान भटकाने वाली चीज़ों के होती हैं, जिससे आपकी टीम के लिए बातचीत को समझना और तेज़ी से फ़ैसले लेना आसान हो जाता है।
• रिमोट और व्यस्त टीमों के लिए बढ़िया: यह फ़ीचर सुनिश्चित करता है कि रिमोट टीमें जुड़ी रहें, और कोई भी अपडेट देरी से न पहुँचे, चाहे टाइम ज़ोन कुछ भी हो।

यह असल ज़िंदगी में कैसे मदद करता है

• टाइट डेडलाइन (यानी कम समय सीमा): अपने वर्कफ़्लो को रोके बिना जल्दी से अपडेट दें या सवालों के जवाब दें।
• अलग-अलग टाइम ज़ोन में काम करना: सुनिश्चित करें कि रिमोट टीममेट्स को जानकारी मिलती रहे, बिना आपको Kerika में लॉग इन करने की ज़रूरत के।
• टास्क रिव्यू आसान बनाना: अपने इनबॉक्स से सीधे नोट्स या फ़ीडबैक जोड़ें, सब कुछ सही टास्क (यानी करने वाला काम) से जुड़ा रहेगा।

आपको यह क्यों पसंद आएगा

“रिप्लाई बाय ईमेल टू चैट” फ़ीचर (यानी ईमेल से चैट में जवाब देने वाला सिस्टम) कम्युनिकेशन (यानी बातचीत) को आसान, व्यवस्थित और सुलभ बनाए रखता है। यह सिर्फ़ समय बचाने वाला नहीं है—यह कोलैबोरेशन (यानी मिलकर काम करना) को भी आसान बनाता है, यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई बिना किसी ज़रूरी मेहनत या चरणों के जुड़ा और एक साथ रहे।

निष्कर्ष

“रिप्लाई बाय ईमेल टू चैट” फ़ीचर टीमों के बातचीत करने के तरीके को बदल देता है, कोलैबोरेशन को आसान और कुशल बनाकर। अपने इनबॉक्स से सीधे जवाब देने की क्षमता के साथ, हर अपडेट (यानी नई जानकारी) व्यवस्थित, सुलभ और सही टास्क या बोर्ड (यानी काम की सूची) से जुड़ा रहता है। यह तरीका न केवल समय बचाता है बल्कि आपकी टीम में स्पष्टता और एकरूपता भी सुनिश्चित करता है, तब भी जब दूर से काम कर रहे हों या समय कम हो।

कॉम्प्लेक्स असाइनमेंट्स (मुश्किल काम) मैनेज करना अक्सर बाजीगरी जैसा लगता है। कम कस्टमाइजेशन (अपने हिसाब से बदलने की सुविधा), फिक्स लेआउट (बनावट) और बार-बार टास्क (काम) को इधर-उधर करना, ये सब काम को ज़रूरत से ज़्यादा मुश्किल बना देते हैं।

एक अच्छे से डिज़ाइन किया हुआ एक्शन्स मेनू (काम करने का मेनू) आपको अपने टास्क बोर्ड (काम का बोर्ड) को अपने हिसाब से बदलने की सुविधा देता है। कॉलम (खाने) को बदलने और उनका नाम बदलने से लेकर, टास्क को मूव करने और उन्हें प्रायोरिटी (ज़रूरत), ड्यू डेट (आखिरी तारीख) या असाइनमेंट (किसे काम दिया है) के हिसाब से सॉर्ट (क्रम से लगाने) करने तक, ये फ़ीचर (सुविधाएं) सबसे कॉम्प्लेक्स प्रोजेक्ट्स (मुश्किल काम) को भी आसान बना सकते हैं।

क्या आप अपने वर्कफ़्लो पर पूरा कंट्रोल (नियंत्रण) पाने के लिए तैयार हैं? चलिए देखते हैं कि एक्शन्स मेनू कैसे आपके टास्क और बोर्ड को आसानी से स्ट्रीमलाइन (व्यवस्थित) करने में मदद कर सकता है।

कॉलम एक्शन्स मेनू क्या है?

कॉलम एक्शन्स मेनू आपके टास्क बोर्ड को व्यवस्थित और कस्टमाइज़ (अपने हिसाब से बदलने) करने का एक तरीका है। हर कॉलम के ऊपर तीन बिंदुओं वाले मेनू के ज़रिए इसे इस्तेमाल किया जा सकता है, यह आपके बोर्ड लेआउट (बनावट) को बदलने और मैनेज (प्रबंधित) करने के लिए कई ऑप्शन देता है।

मुख्य फ़ीचर (सुविधाएं):

• कॉलम जोड़ें: अपने वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए नए कॉलम डालें।
• कॉलम मूव करें: अपने प्रोजेक्ट की प्रायोरिटी (ज़रूरत) के हिसाब से कॉलम को बदलें।
• कॉलम का नाम बदलें या छिपाएँ: अपने बोर्ड को साफ-सुथरा रखने के लिए सेक्शन (हिस्से) का नाम बदलें या अस्थायी रूप से छिपाएँ।
• बोर्ड के बीच कॉलम ट्रांसफर (भेजें) करें: बिना किसी टास्क को खोए पूरे कॉलम को एक नए बोर्ड में आसानी से ले जाएँ।

टास्क एक्शन्स मेनू: सॉर्टिंग (क्रम से लगाना) करना आसान

कॉलम एक्शन्स मेनू के साथ, टास्क एक्शन्स मेनू आपको एक कॉलम के भीतर टास्क को कुशलतापूर्वक मैनेज (प्रबंधित) करने में मदद करता है।

टास्क सॉर्ट (क्रम से लगाना) करना:

सॉर्ट ऑल टास्क ऑप्शन आपको निम्नलिखित के आधार पर टास्क को आसानी से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है:

• ड्यू डेट (आखिरी तारीख) के अनुसार सॉर्ट करें: नज़दीक आ रही डेडलाइन वाले टास्क को प्रायोरिटाइज़ (प्राथमिकता) दें।
• स्टेटस (स्थिति) के अनुसार सॉर्ट करें: प्रोग्रेस स्टेज (काम की प्रगति) के अनुसार टास्क को ग्रुप (समूह) करें (जैसे, इन प्रोग्रेस, कम्पलीट)।
• प्रायोरिटी (महत्व) के अनुसार सॉर्ट करें: हाई-प्रायोरिटी टास्क को हाइलाइट (चिह्नित) करें ताकि कोई भी महत्वपूर्ण काम छूट न जाए।
• असाइन किए गए व्यक्ति के अनुसार सॉर्ट करें: ज़िम्मेदारियों पर बेहतर स्पष्टता के लिए असाइन (जिम्मेदारी सौंपा गया) किए गए व्यक्तियों द्वारा टास्क को व्यवस्थित करें।
• शीर्षक के अनुसार सॉर्ट करें: त्वरित संदर्भ के लिए टास्क को वर्णानुक्रम में सॉर्ट करें।

सभी टास्क चुनें:

क्या आपको एक साथ कई टास्क पर कार्रवाई करने की ज़रूरत है? बल्क (एक साथ कई) परिवर्तनों को कुशलतापूर्वक लागू करने के लिए सभी टास्क चुनें फ़ीचर का उपयोग करें।

आपको ये फ़ीचर (सुविधाएं) क्यों पसंद आएंगे

• बेहतर व्यवस्था: अपने टास्क बोर्ड को अपनी प्रोजेक्ट ज़रूरतों के हिसाब से कस्टमाइज़ (बदलें) करें, चाहे आप मार्केटिंग कैंपेन (विपणन अभियान) या सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट स्प्रिंट (सॉफ्टवेयर विकास) मैनेज कर रहे हों।
• बेहतर फ्लेक्सिबिलिटी (लचीलापन): जैसे-जैसे प्रोजेक्ट बदलते हैं, वैसे-वैसे आपका बोर्ड भी बदल सकता है। अपने वर्कफ़्लो को बाधित किए बिना कॉलम और टास्क को बदलें।
• स्ट्रीमलाइन (व्यवस्थित) टास्क मैनेजमेंट: पूरी तरह से व्यवस्थित बोर्ड के लिए कॉलम एक्शन्स को टास्क सॉर्टिंग और बल्क सेलेक्शन के साथ मिलाएं।
• कॉलम के भीतर सॉर्ट करें: बेहतर स्पष्टता के लिए प्रायोरिटी या डेडलाइन के अनुसार टास्क को व्यवस्थित करने के लिए टास्क एक्शन्स का उपयोग करें।
• लेआउट के साथ प्रयोग करें: अपने बोर्ड को रुकने न दें – अपनी टीम की ज़रूरतों के बदलते ही कॉलम व्यवस्था को अपडेट करते रहें।

रैप-अप

कॉलम ऐक्शन्स (कॉलम के काम) और टास्क ऐक्शन्स (काम के काम) फ़ीचर्स (सुविधाएँ) आपको अपने वर्कफ़्लो (काम करने के तरीके) को आसानी से बदलने और बेहतर बनाने के टूल्स (उपकरण) देते हैं। चाहे आप एक कॉलम जोड़ रहे हों, टास्क (काम) सॉर्ट (क्रम से लगाना) कर रहे हों, या एक कॉलम को दूसरे बोर्ड पर ले जा रहे हों, ये विकल्प आपको अपनी ज़रूरतों के हिसाब से अपने बोर्ड को बनाने देते हैं।

कुछ टूल्स में प्रोजेक्ट्स (कामों) के बीच स्विच (बदलना) करना मुश्किल होता है। बार-बार मेन्यू में क्लिक करना, सही बोर्ड (कामों की लिस्ट) ढूंढना, और यह देखना कि क्या काम बाकी है, बहुत झंझट भरा हो सकता है। इससे आपका समय और ध्यान बर्बाद होता है।

एक अच्छा तरीका है जिससे सब आसान हो जाता है। सोचिए आप आसानी से प्रोजेक्ट्स के बीच बदल सकते हैं, देख सकते हैं कि क्या काम बाकी है, नए अपडेट्स (नई जानकारियाँ) देख सकते हैं, या अपने दिए गए कामों पर ध्यान दे सकते हैं – बस एक क्लिक से। कोई परेशानी नहीं, बस एक आसान तरीका आपके काम को व्यवस्थित रखने का।

चलिए देखते हैं कि यह आपके वर्कफ़्लो (काम करने के तरीके) को कैसे बदल सकता है।

बिना रुकावट प्रोजेक्ट स्विचिंग

शुरू करने के लिए आसान तरीके

• टॉप मेन्यू में “ओपन बोर्ड्स” बटन पर क्लिक करें।
• अपने बोर्ड्स देखें, जो अकाउंट के हिसाब से या खास व्यूज़ में व्यवस्थित हैं।
• जिस बोर्ड पर आपको काम करना है उसे चुनें, और आप वहाँ पहुँच जाएँगे – बिना किसी अतिरिक्त कदम या कन्फ़्यूज़न (उलझन) के।

विकल्प कैसे काम करते हैं

• मुझे क्या दिया गया है: अपने कामों पर ध्यान देने के लिए बिल्कुल सही।
• क्या बाकी है: डेडलाइन्स (आखिरी तारीख) पर नज़र रखें और ज़रूरी कामों को पहले करें।
• क्या नया और अपडेटेड है: हर बोर्ड को देखे बिना नए अपडेट्स देखें।
• शेयर किए गए बोर्ड्स एक नज़र में देखें: शेयर किए गए बोर्ड्स अकाउंट के हिसाब से ग्रुप (समूह) किए गए हैं, जिससे टीम के साथियों, क्लाइंट्स (ग्राहक), या दूसरे लोगों के साथ शेयर किए गए प्रोजेक्ट्स को देखना आसान हो जाता है।

आपको यह क्यों पसंद आएगा

• यह आपका समय बचाता है: सही बोर्ड ढूंढने के लिए अब और इधर-उधर नहीं भटकना पड़ेगा। सीधे अपने काम पर जाएँ।
• यह आपका ध्यान बनाए रखता है: “क्या बाकी है” जैसे शॉर्टकट्स (छोटे रास्ते) से, आप बिना बिखरे हुए अपने दिन के कामों को प्राथमिकता दे सकते हैं।
• यह आपके वर्कफ़्लो को आसान बनाता है: प्रोजेक्ट्स के बीच स्विच करना इतना आसान है कि यह बिना किसी मेहनत के और स्वाभाविक लगता है।

यह असल ज़िंदगी में कैसे मदद करता है

• कई टीमों को मैनेज करना: अगर आप अलग-अलग टीमों को मैनेज (प्रबंधित) कर रहे हैं, तो आप उनके बोर्ड्स के बीच जाकर उनकी प्रगति आसानी से देख सकते हैं।
• अपने दिन की सही शुरुआत: एक स्पष्ट योजना के साथ अपने दिन की शुरुआत करने के लिए “मुझे क्या दिया गया है” का इस्तेमाल करें।
• बदलावों के साथ बने रहना: क्या आपको अपडेट होना है? “क्या नया और अपडेटेड है” देखें और सभी नए बदलाव एक नज़र में देखें।
• आसान सहयोग: क्लाइंट्स या दूसरी टीमों के साथ आसान अपडेट्स और सहयोग के लिए शेयर किए गए बोर्ड्स तक जल्दी पहुँचें।

समापन

बिना रुकावट नेविगेशन टूल्स कई प्रोजेक्ट्स और शेयर किए गए बोर्ड्स को मैनेज करना आसान और कुशल बनाते हैं। चाहे आप डेडलाइन्स पर नज़र रख रहे हों, अपडेट्स देख रहे हों, या शेयर किए गए वर्कस्पेस में काम कर रहे हों, आपको जो कुछ भी चाहिए वो सब व्यवस्थित और आसानी से उपलब्ध रहता है।