कॉम्प्लेक्स असाइनमेंट्स (मुश्किल काम) मैनेज करना अक्सर बाजीगरी जैसा लगता है। कम कस्टमाइजेशन (अपने हिसाब से बदलने की सुविधा), फिक्स लेआउट (बनावट) और बार-बार टास्क (काम) को इधर-उधर करना, ये सब काम को ज़रूरत से ज़्यादा मुश्किल बना देते हैं।

एक अच्छे से डिज़ाइन किया हुआ एक्शन्स मेनू (काम करने का मेनू) आपको अपने टास्क बोर्ड (काम का बोर्ड) को अपने हिसाब से बदलने की सुविधा देता है। कॉलम (खाने) को बदलने और उनका नाम बदलने से लेकर, टास्क को मूव करने और उन्हें प्रायोरिटी (ज़रूरत), ड्यू डेट (आखिरी तारीख) या असाइनमेंट (किसे काम दिया है) के हिसाब से सॉर्ट (क्रम से लगाने) करने तक, ये फ़ीचर (सुविधाएं) सबसे कॉम्प्लेक्स प्रोजेक्ट्स (मुश्किल काम) को भी आसान बना सकते हैं।

क्या आप अपने वर्कफ़्लो पर पूरा कंट्रोल (नियंत्रण) पाने के लिए तैयार हैं? चलिए देखते हैं कि एक्शन्स मेनू कैसे आपके टास्क और बोर्ड को आसानी से स्ट्रीमलाइन (व्यवस्थित) करने में मदद कर सकता है।

कॉलम एक्शन्स मेनू क्या है?

कॉलम एक्शन्स मेनू आपके टास्क बोर्ड को व्यवस्थित और कस्टमाइज़ (अपने हिसाब से बदलने) करने का एक तरीका है। हर कॉलम के ऊपर तीन बिंदुओं वाले मेनू के ज़रिए इसे इस्तेमाल किया जा सकता है, यह आपके बोर्ड लेआउट (बनावट) को बदलने और मैनेज (प्रबंधित) करने के लिए कई ऑप्शन देता है।

मुख्य फ़ीचर (सुविधाएं):

• कॉलम जोड़ें: अपने वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए नए कॉलम डालें।
• कॉलम मूव करें: अपने प्रोजेक्ट की प्रायोरिटी (ज़रूरत) के हिसाब से कॉलम को बदलें।
• कॉलम का नाम बदलें या छिपाएँ: अपने बोर्ड को साफ-सुथरा रखने के लिए सेक्शन (हिस्से) का नाम बदलें या अस्थायी रूप से छिपाएँ।
• बोर्ड के बीच कॉलम ट्रांसफर (भेजें) करें: बिना किसी टास्क को खोए पूरे कॉलम को एक नए बोर्ड में आसानी से ले जाएँ।

टास्क एक्शन्स मेनू: सॉर्टिंग (क्रम से लगाना) करना आसान

कॉलम एक्शन्स मेनू के साथ, टास्क एक्शन्स मेनू आपको एक कॉलम के भीतर टास्क को कुशलतापूर्वक मैनेज (प्रबंधित) करने में मदद करता है।

टास्क सॉर्ट (क्रम से लगाना) करना:

सॉर्ट ऑल टास्क ऑप्शन आपको निम्नलिखित के आधार पर टास्क को आसानी से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है:

• ड्यू डेट (आखिरी तारीख) के अनुसार सॉर्ट करें: नज़दीक आ रही डेडलाइन वाले टास्क को प्रायोरिटाइज़ (प्राथमिकता) दें।
• स्टेटस (स्थिति) के अनुसार सॉर्ट करें: प्रोग्रेस स्टेज (काम की प्रगति) के अनुसार टास्क को ग्रुप (समूह) करें (जैसे, इन प्रोग्रेस, कम्पलीट)।
• प्रायोरिटी (महत्व) के अनुसार सॉर्ट करें: हाई-प्रायोरिटी टास्क को हाइलाइट (चिह्नित) करें ताकि कोई भी महत्वपूर्ण काम छूट न जाए।
• असाइन किए गए व्यक्ति के अनुसार सॉर्ट करें: ज़िम्मेदारियों पर बेहतर स्पष्टता के लिए असाइन (जिम्मेदारी सौंपा गया) किए गए व्यक्तियों द्वारा टास्क को व्यवस्थित करें।
• शीर्षक के अनुसार सॉर्ट करें: त्वरित संदर्भ के लिए टास्क को वर्णानुक्रम में सॉर्ट करें।

सभी टास्क चुनें:

क्या आपको एक साथ कई टास्क पर कार्रवाई करने की ज़रूरत है? बल्क (एक साथ कई) परिवर्तनों को कुशलतापूर्वक लागू करने के लिए सभी टास्क चुनें फ़ीचर का उपयोग करें।

आपको ये फ़ीचर (सुविधाएं) क्यों पसंद आएंगे

• बेहतर व्यवस्था: अपने टास्क बोर्ड को अपनी प्रोजेक्ट ज़रूरतों के हिसाब से कस्टमाइज़ (बदलें) करें, चाहे आप मार्केटिंग कैंपेन (विपणन अभियान) या सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट स्प्रिंट (सॉफ्टवेयर विकास) मैनेज कर रहे हों।
• बेहतर फ्लेक्सिबिलिटी (लचीलापन): जैसे-जैसे प्रोजेक्ट बदलते हैं, वैसे-वैसे आपका बोर्ड भी बदल सकता है। अपने वर्कफ़्लो को बाधित किए बिना कॉलम और टास्क को बदलें।
• स्ट्रीमलाइन (व्यवस्थित) टास्क मैनेजमेंट: पूरी तरह से व्यवस्थित बोर्ड के लिए कॉलम एक्शन्स को टास्क सॉर्टिंग और बल्क सेलेक्शन के साथ मिलाएं।
• कॉलम के भीतर सॉर्ट करें: बेहतर स्पष्टता के लिए प्रायोरिटी या डेडलाइन के अनुसार टास्क को व्यवस्थित करने के लिए टास्क एक्शन्स का उपयोग करें।
• लेआउट के साथ प्रयोग करें: अपने बोर्ड को रुकने न दें – अपनी टीम की ज़रूरतों के बदलते ही कॉलम व्यवस्था को अपडेट करते रहें।

रैप-अप

कॉलम ऐक्शन्स (कॉलम के काम) और टास्क ऐक्शन्स (काम के काम) फ़ीचर्स (सुविधाएँ) आपको अपने वर्कफ़्लो (काम करने के तरीके) को आसानी से बदलने और बेहतर बनाने के टूल्स (उपकरण) देते हैं। चाहे आप एक कॉलम जोड़ रहे हों, टास्क (काम) सॉर्ट (क्रम से लगाना) कर रहे हों, या एक कॉलम को दूसरे बोर्ड पर ले जा रहे हों, ये विकल्प आपको अपनी ज़रूरतों के हिसाब से अपने बोर्ड को बनाने देते हैं।

कुछ टूल्स में प्रोजेक्ट्स (कामों) के बीच स्विच (बदलना) करना मुश्किल होता है। बार-बार मेन्यू में क्लिक करना, सही बोर्ड (कामों की लिस्ट) ढूंढना, और यह देखना कि क्या काम बाकी है, बहुत झंझट भरा हो सकता है। इससे आपका समय और ध्यान बर्बाद होता है।

एक अच्छा तरीका है जिससे सब आसान हो जाता है। सोचिए आप आसानी से प्रोजेक्ट्स के बीच बदल सकते हैं, देख सकते हैं कि क्या काम बाकी है, नए अपडेट्स (नई जानकारियाँ) देख सकते हैं, या अपने दिए गए कामों पर ध्यान दे सकते हैं – बस एक क्लिक से। कोई परेशानी नहीं, बस एक आसान तरीका आपके काम को व्यवस्थित रखने का।

चलिए देखते हैं कि यह आपके वर्कफ़्लो (काम करने के तरीके) को कैसे बदल सकता है।

बिना रुकावट प्रोजेक्ट स्विचिंग

शुरू करने के लिए आसान तरीके

• टॉप मेन्यू में “ओपन बोर्ड्स” बटन पर क्लिक करें।
• अपने बोर्ड्स देखें, जो अकाउंट के हिसाब से या खास व्यूज़ में व्यवस्थित हैं।
• जिस बोर्ड पर आपको काम करना है उसे चुनें, और आप वहाँ पहुँच जाएँगे – बिना किसी अतिरिक्त कदम या कन्फ़्यूज़न (उलझन) के।

विकल्प कैसे काम करते हैं

• मुझे क्या दिया गया है: अपने कामों पर ध्यान देने के लिए बिल्कुल सही।
• क्या बाकी है: डेडलाइन्स (आखिरी तारीख) पर नज़र रखें और ज़रूरी कामों को पहले करें।
• क्या नया और अपडेटेड है: हर बोर्ड को देखे बिना नए अपडेट्स देखें।
• शेयर किए गए बोर्ड्स एक नज़र में देखें: शेयर किए गए बोर्ड्स अकाउंट के हिसाब से ग्रुप (समूह) किए गए हैं, जिससे टीम के साथियों, क्लाइंट्स (ग्राहक), या दूसरे लोगों के साथ शेयर किए गए प्रोजेक्ट्स को देखना आसान हो जाता है।

आपको यह क्यों पसंद आएगा

• यह आपका समय बचाता है: सही बोर्ड ढूंढने के लिए अब और इधर-उधर नहीं भटकना पड़ेगा। सीधे अपने काम पर जाएँ।
• यह आपका ध्यान बनाए रखता है: “क्या बाकी है” जैसे शॉर्टकट्स (छोटे रास्ते) से, आप बिना बिखरे हुए अपने दिन के कामों को प्राथमिकता दे सकते हैं।
• यह आपके वर्कफ़्लो को आसान बनाता है: प्रोजेक्ट्स के बीच स्विच करना इतना आसान है कि यह बिना किसी मेहनत के और स्वाभाविक लगता है।

यह असल ज़िंदगी में कैसे मदद करता है

• कई टीमों को मैनेज करना: अगर आप अलग-अलग टीमों को मैनेज (प्रबंधित) कर रहे हैं, तो आप उनके बोर्ड्स के बीच जाकर उनकी प्रगति आसानी से देख सकते हैं।
• अपने दिन की सही शुरुआत: एक स्पष्ट योजना के साथ अपने दिन की शुरुआत करने के लिए “मुझे क्या दिया गया है” का इस्तेमाल करें।
• बदलावों के साथ बने रहना: क्या आपको अपडेट होना है? “क्या नया और अपडेटेड है” देखें और सभी नए बदलाव एक नज़र में देखें।
• आसान सहयोग: क्लाइंट्स या दूसरी टीमों के साथ आसान अपडेट्स और सहयोग के लिए शेयर किए गए बोर्ड्स तक जल्दी पहुँचें।

समापन

बिना रुकावट नेविगेशन टूल्स कई प्रोजेक्ट्स और शेयर किए गए बोर्ड्स को मैनेज करना आसान और कुशल बनाते हैं। चाहे आप डेडलाइन्स पर नज़र रख रहे हों, अपडेट्स देख रहे हों, या शेयर किए गए वर्कस्पेस में काम कर रहे हों, आपको जो कुछ भी चाहिए वो सब व्यवस्थित और आसानी से उपलब्ध रहता है।

गलतियाँ हो जाती हैं – कभी-कभी टास्क (यानी करने वाला काम) गलती से डिलीट हो जाते हैं। इसलिए ज़रूरी है कि कोई सुरक्षा हो ताकि कुछ भी ज़रूरी चीज़ हमेशा के लिए न खो जाए।

जब टास्क डिलीट होते हैं, तो वे हमेशा के लिए गायब नहीं होते; बल्कि, वे आपके बोर्ड के एक डिलीटेड कॉलम (यानी हटाए गए कामों वाला कॉलम) में चले जाते हैं। यह एक सेफ्टी नेट (यानी सुरक्षा जाल) देता है, जिससे ज़रूरत पड़ने पर टास्क की समीक्षा की जा सकती है या उन्हें वापस लाया जा सकता है। हालाँकि, टास्क को हमेशा के लिए डिलीट करने की सुविधा सिर्फ़ बोर्ड एडमिन (यानी बोर्ड का मैनेजर) के पास होती है।

यह सेटअप (यानी व्यवस्था) ज़िम्मेदारी सुनिश्चित करता है और साथ ही काम करने में आसानी भी देता है। टीम मेंबर्स (यानी टीम के लोग) टास्क डिलीट कर सकते हैं यह जानते हुए कि ज़रूरत पड़ने पर उन्हें वापस लाया जा सकता है, लेकिन हमेशा के लिए हटाने के लिए एडमिन की देखरेख की ज़रूरत होती है, जिससे टास्क मैनेजमेंट (यानी कामों का प्रबंधन) सुरक्षित और सोच-समझकर किया जाता है।

चलिए देखते हैं कि यह सब कैसे काम करता है:

यह कैसे काम करता है

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1. डिलीट किए गए कार्ड डिलीटेड कॉलम में रहते हैं

जब कोई टास्क डिलीट होता है, तो वह हमेशा के लिए नहीं जाता। बल्कि, यह डिलीटेड कॉलम में चला जाता है, जहाँ यह तब तक रहता है जब तक कोई और एक्शन (यानी काम) नहीं लिया जाता।

• टास्क कभी भी वापस लाएँ: बोर्ड पर कोई भी व्यक्ति इस कॉलम से डिलीट किए गए टास्क को वापस ला सकता है अगर उसे पता चलता है कि कोई गलती हुई है।
• कोई दबाव नहीं: आपको गलती से क्लिक करने या जल्दबाज़ी में लिए गए फैसलों के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है – सब कुछ वापस लाया जा सकता है।

2. सिर्फ़ बोर्ड एडमिन ही हमेशा के लिए डिलीट कर सकते हैं

जब डिलीटेड कॉलम को हमेशा के लिए साफ़ करने का समय आता है, तो सिर्फ़ बोर्ड एडमिन ही टास्क को हमेशा के लिए हटा सकते हैं।

• अतिरिक्त सुरक्षा: इस अधिकार को एडमिन तक सीमित करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कोई भी टास्क बिना सोचे समझे हमेशा के लिए डिलीट न हो।
• स्पष्ट ज़िम्मेदारी: यह फ़ीचर (यानी सुविधा) नियंत्रण की एक परत जोड़ता है, यह सुनिश्चित करता है कि अनजाने में की गई गलतियों के कारण ज़रूरी टास्क न खो जाएँ।

यह क्यों मायने रखता है

• ज़रूरी काम खोने से बचें: डिलीटेड कॉलम एक सेफ्टी नेट के रूप में काम करता है, जिससे टीम मेंबर्स टास्क को हमेशा के लिए खोने के डर के बिना डिलीट कर सकते हैं। टास्क तब तक वापस लाए जा सकते हैं जब तक कि बोर्ड एडमिन कुछ और तय न करे, जिससे काम करने में आसानी और सुरक्षा दोनों मिलती है।
• नियंत्रण बनाए रखें: बोर्ड एडमिन के पास परमानेंट डिलीशन (यानी हमेशा के लिए हटाने) की देखरेख करने का अधिकार होता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि केवल अनावश्यक या डुप्लीकेट (यानी दोबारा) टास्क ही हटाए जाएँ। यह ढाँचा स्पष्टता बनाए रखने में मदद करता है और प्रोजेक्ट्स को व्यवस्थित रखता है।
• ज़िम्मेदारी को बढ़ावा दें: परमानेंट डिलीशन राइट्स (यानी हमेशा के लिए हटाने के अधिकार) को सीमित करने से टीमों को टास्क को ध्यान से मैनेज (यानी प्रबंधित) करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है, जिससे गलतियाँ कम होती हैं और एक विश्वसनीय, पारदर्शी सिस्टम को बढ़ावा मिलता है। यह तरीका पूरे बोर्ड में विश्वास और ज़िम्मेदारी को बढ़ावा देता है।

निष्कर्ष

डिलीट किए गए टास्क तब तक वापस लाए जा सकते हैं जब तक कि बोर्ड एडमिन कोई एक्शन (यानी काम) न ले, जिससे सुरक्षा, ज़िम्मेदारी और नियंत्रण सुनिश्चित होता है। यह तरीका आकस्मिक नुकसान को रोकता है और आपके वर्कफ़्लो (यानी काम करने के तरीके) को सुरक्षित और व्यवस्थित रखता है।

आपका काम करने का तरीका आपके हिसाब से होना चाहिए, न कि आपको उसके हिसाब से बदलना पड़े। कस्टमाइज़ेशन ऑप्शन (अपनी पसंद के हिसाब से चीज़ें बदलने के विकल्प) आपको बैकग्राउंड कलर (पीछे का रंग) से लेकर नोटिफिकेशन (सूचनाएँ) और व्हाइटबोर्ड टूल (व्हाइटबोर्ड पर काम करने वाले उपकरण) तक, सब कुछ अपनी पसंद के हिसाब से बदलने की सुविधा देते हैं। इससे आप व्यवस्थित और ज़्यादा काम कर पाते हैं।

अपने वर्कस्पेस (काम करने की जगह) को अपनी पसंद के हिसाब से बनाने के लिए, आपको अपने अकाउंट (खाते) में प्रेफरेंस सेटिंग्स (पसंद की सेटिंग) में जाना होगा। कैसे, चलिए देखते हैं:

1. स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर अपने प्रोफ़ाइल आइकॉन (प्रोफ़ाइल का चित्र) पर क्लिक करें।
2. ड्रॉपडाउन मेनू (नीचे आने वाला मेनू) से माई प्रेफरेंसेस (मेरी पसंद) चुनें।

ये सेटिंग्स आपको ऐसा अनुभव बनाने देती हैं जो आपके काम करने के खास तरीके के हिसाब से हो। अब जब आप जानते हैं कि सेटिंग्स तक कैसे पहुँचना है, तो चलिए हम आपको स्टेप बाय स्टेप (कदम दर कदम) बताते हैं कि आप हर कस्टमाइज़ेशन ऑप्शन का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं।

यह कैसे काम करता है: पसंद बदलना

पसंद आमतौर पर तीन मुख्य श्रेणियों में बँटी होती हैं: जनरल (सामान्य), नोटिफिकेशन (सूचनाएँ), और व्हाइटबोर्ड। हर सेक्शन (भाग) में आसान विकल्प दिए गए हैं जो आपके वर्कफ़्लो (काम करने के तरीके) को बेहतर बनाने और आपके अनुभव को अच्छा बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

चलिए इन सेटिंग्स के काम करने के तरीके पर करीब से नज़र डालते हैं:

जनरल सेटिंग्स: अपना वर्कस्पेस, अपने हिसाब से

बैकग्राउंड कलर

• ऐसा बैकग्राउंड कलर चुनें जो आपकी आँखों के लिए आरामदायक हो और आपकी पसंद के हिसाब से हो।
• अपने वर्कस्पेस को देखने में अच्छा बनाने के लिए कई विकल्पों में से चुनें।

यूज़ टैग्स फॉर टास्क बोर्ड्स

• आपके द्वारा बनाए गए नए टास्क बोर्ड और टेम्प्लेट (नमूने) पर अपने आप टैग शामिल करने के लिए इस फ़ीचर (सुविधा) को चालू करें।
• आपको व्यवस्थित रहने और कामों को आसानी से श्रेणियों में बाँटने में मदद करता है।

फ़ायदे: अपने वर्कस्पेस के विज़ुअल पहलुओं (दिखने वाले हिस्सों) को अपनी पसंद के हिसाब से बदलने से यह ज़्यादा आसान और कम अव्यवस्थित लगता है, जिससे आप अपना ध्यान केंद्रित रख पाते हैं।

नोटिफिकेशन: जानकारी पाते रहें, बिना ज़्यादा परेशान हुए

चैट नोटिफिकेशन

• जब बोर्ड-लेवल चैट हो या कोई उस टास्क पर चैट करे जिसमें आप शामिल हैं, तो ईमेल प्राप्त करें।

एक्टिविटी अपडेट्स फॉर एडमिन्स

• जब आपके द्वारा प्रबंधित बोर्ड पर नए टास्क जोड़े जाते हैं, पूरे होते हैं, या फिर से असाइन (सौंपे) किए जाते हैं, तो नोटिफिकेशन प्राप्त करें।

डेली टास्क रिमाइंडर्स

• सुबह 6 बजे भेजे जाने वाले डेली ईमेल समरी का विकल्प चुनें, जिसमें पिछले और इस हफ़्ते या अगले हफ़्ते के काम दिखाए जाते हैं।
• आसान ट्रैकिंग (जानकारी रखने) के लिए टास्क को तारीख या बोर्ड के हिसाब से समूहबद्ध करें।

फ़ायदे: लचीले नोटिफिकेशन के साथ, आप बिना ज़रूरत के अपडेट से परेशान हुए, सबसे ज़रूरी चीज़ों के बारे में जानकारी पाते रह सकते हैं।

व्हाइटबोर्ड सेटिंग्स: अपनी रचनात्मक प्रक्रिया को सरल बनाएँ

लाइन्स एंड शेप्स

• साफ़, एक जैसे विज़ुअल (दिखने वाले) बनाने के लिए डिफ़ॉल्ट लाइन स्टाइल, मोटाई और रंग सेट करें।

टेक्स्ट ऑन कैनवसेस

• आप अपनी पसंद का फ़ॉन्ट स्टाइल (अक्षरों का रूप), साइज़ (आकार), और कलर (रंग) चुन सकते हैं, जिससे आपका काम अच्छा दिखे।

ग्रिड ऑप्शन्स (जालीदार विकल्प)

• आप ग्रिड (जाली) पर स्नैपिंग (चिपकाना) चालू कर सकते हैं और ग्रिड का साइज़ सेट कर सकते हैं। इससे आपका डिज़ाइन (बनाया हुआ चित्र) सही और प्रोफ़ेशनल (पेशेवर) दिखेगा।

फ़ायदे: इन सेटिंग्स (विकल्पों) से व्हाइटबोर्ड (सफ़ेद बोर्ड) ब्रेनस्टॉर्मिंग (विचार-मंथन), प्लानिंग (योजना बनाना), या डिज़ाइनिंग (चित्र बनाना) के लिए बहुत अच्छे हो जाते हैं। इससे आपका काम अच्छा दिखता है और व्यवस्थित रहता है।

सारांश

चाहे विज़ुअल एलिमेंट्स (दिखने वाले तत्व) को बदलना हो, नोटिफ़िकेशन्स (सूचनाएं) को अपने हिसाब से करना हो, या क्रिएटिव टूल्स (रचनात्मक उपकरण) को आसान बनाना हो, ये ऑप्शन्स (विकल्प) आपके काम को तेज़ और आपके काम करने की जगह को व्यवस्थित बनाने के लिए हैं। अपनी सेटिंग्स को थोड़ा सा बदलकर आप हर दिन ज़्यादा अच्छा और मज़ेदार अनुभव पा सकते हैं।

बहुत सारी फ़ाइल वर्ज़न संभालना मुश्किल हो सकता है। आपने शायद “final,” “final-2,” या “final-really-this-time” जैसे नाम वाली फ़ाइलें देखी होंगी, और सोचा होगा कि कौन सी सबसे नई है। प्रोजेक्ट अपडेट करते वक़्त ये बहुत आम परेशानी होती है।

एक बेहतर तरीका इस अंदाज़ेबाज़ी को ख़त्म कर देता है। पुरानी फ़ाइल वर्ज़न को अपने आप ट्रैक और बदलकर, आप यकीन कर सकते हैं कि आपकी टीम हमेशा सबसे नई फ़ाइल पर काम कर रही है, बिना किसी गड़बड़ या कन्फ़्यूज़न के।

यहाँ फ़ाइलों को आसानी से ऑर्गनाइज़ और अपडेट करने का तरीका है, टास्क के हिसाब से और पूरे बोर्ड के हिसाब से:

टास्क कार्ड अटैचमेंट्स

यह टास्क कार्ड देखने के लिए यहाँ क्लिक करें

टास्क कार्ड में ही सारा जादू होता है, जब बात ख़ास टास्क से जुड़ी फ़ाइलों को ऑर्गनाइज़ करने की हो। फ़ाइल अपडेट करने का तरीका ये है:

अपनी फ़ाइल ढूँढ़ें: उस टास्क कार्ड को खोलें जहाँ फ़ाइल अटैच है।

नया वर्ज़न अपलोड करें: मौजूदा फ़ाइल के पास “नया वर्ज़न अपलोड करें” (Upload New Version) वाले आइकॉन पर क्लिक करें। ये पुराने वर्ज़न को नए से अपने आप बदल देगा, इतिहास (history) बचाकर रखेगा। पुराने वर्ज़न को डिलीट करने या फ़ाइल का नाम बदलने की ज़रूरत नहीं है।

फ़ायदे: अपडेट हुई फ़ाइल तुरंत टास्क से जुड़ जाती है, इसलिए आपकी टीम बिना किसी रुकावट के काम करती रहेगी।

टास्क कार्ड से आपकी फ़ाइल अपडेट टास्क से जुड़ी रहती है, और सभी एक ही पेज पर रहते हैं।

बोर्ड अटैचमेंट्स

इस बोर्ड अटैचमेंट को देखने के लिए यहाँ क्लिक करें

बोर्ड अटैचमेंट उन फ़ाइलों के लिए बेहतरीन हैं जो पूरे प्रोजेक्ट को प्रभावित करती हैं, जैसे प्रोजेक्ट चार्टर या शेयर्ड टेम्पलेट्स। यहाँ फ़ाइल अपडेट करना भी उतना ही आसान है:

बोर्ड अटैचमेंट पर जाएँ: बोर्ड मेन्यू में अटैचमेंट (Attachments) आइकॉन पर क्लिक करें।

फ़ाइल अपडेट करें: जिस फ़ाइल को आप बदलना चाहते हैं उसे चुनें और “नया वर्ज़न अपलोड करें” (Upload New Version) बटन पर क्लिक करें। पुराना वर्ज़न अपने आप बदल जाएगा, इसलिए किसी वर्ज़न के बारे में कोई कन्फ़्यूज़न नहीं होगा।

फ़ायदे: आपकी पूरी टीम को सबसे नए वर्ज़न तक तुरंत पहुँच मिल जाती है, चाहे वो कहीं भी काम कर रहे हों।

बोर्ड अटैचमेंट से प्रोजेक्ट की फ़ाइलें ऑर्गनाइज़ और अप-टू-डेट रहती हैं, बिना डुप्लीकेट बनाए।

निष्कर्ष

अच्छी फ़ाइल मैनेजमेंट से प्रोजेक्ट का काम आसान हो जाता है और सब मिलकर काम करने में आसानी होती है। कई फ़ाइल वर्ज़न की उलझन ख़त्म करके, आप अपनी टीम को ऑर्गनाइज़ रख सकते हैं और वो उन कामों पर ध्यान दे सकती हैं जो ज़रूरी हैं।