Mūsu vecās cenas nebija mainījušās vairāk nekā 10 gadus, un tās vairs neatspoguļoja ne mūsu produkta vērtību, ne arī to, ka pašlaik vairāk lietotāju ir ārpus ASV, nevis ASV.
Tāpēc bija pienācis laiks atjaunināt mūsu cenu noteikšanas modeli visos aspektos! Šajā bloga ierakstā mēs apkopojam visas izmaiņas, bet tālāk pievienotajās sadaļās atradīsiet saites uz citiem bloga ierakstiem un vietnes lapām, kurās katrs punkts ir aplūkots sīkāk:
Zemākas cenas lielākajā daļā valstu
Pēdējos 10 gadus mums bija tikai viena cena: 7 ASV dolāri par katru konta komandas dalībnieku, maksājot katru gadu. Lai gan Amerikas Savienoto Valstu tirgum tā bija zema cena, tā radīja problēmas cilvēkiem no valstīm ar vājāk attīstītu ekonomiku un zemāku pirktspēju.
Mēs padarām Kerika pieejamāku lietotājiem ārpus Amerikas Savienotajām Valstīm: lai gan jaunā profesionālā plāna cena klientiem no ASV ir 9 ASV dolāri par lietotāju mēnesī vai 90 ASV dolāri gadā, klienti no gandrīz visām citām valstīm var iegādāties abonementus par zemāku cenu. Tas nozīmē, ka klienti no valstīm ar mazāku ekonomiku var iegādāties tādus pašus Kerika abonementus kā klienti no valstīm ar bagātāku ekonomiku par ievērojami zemāku cenu.
Tas tiks atspoguļots, kad apmeklēsiet Kerika vietnes cenu lapu un aplūkosiet pieejamos plānus Kerika lietotnē. Parādītā cena būs atlaide, un tā būs norādīta jūsu vietējā valūtā. Piemēram, lietotājiem no Indijas profesionālā plāna cena būs 200 ₹ mēnesī / 2000 ₹ gadā.
Biznesa plāns ASV bāzētiem klientiem maksās 13 ASV dolāru par lietotāju mēnesī jeb 130 ASV dolāru gadā.
Maksājiet savā valūtā
Līdztekus zemākām cenām ārpus ASV mēs arī ļaujam saviem klientiem norēķināties dažādās valūtās – kopumā 135valūtās.
Tas atvieglos Kerika abonementu iegādi cilvēkiem dažādās valstīs, kuriem, iespējams, ir grūti veikt pirkumus ASV dolāros.
Lietotāji, kuri ir jauni tiešsaistes pakalpojumu lietotāji, var vilcināties iegādāties gada abonementus, pirms viņi ir pilnībā iepazinuši šo pakalpojumu. Jaunajiem klientiem ir dabiski izvēlēties sākumā uzņemties mazākas naudas saistības, iegādājoties ikmēneša abonementus. Mēs to atvieglojam.
Tagad varat iegādāties vai nu ikmēneša, vai gada abonementus (nevis abu veidu abonementus).
Gada abonementu cena ir 10 reizes augstāka par mēneša abonēšanas cenu, tāpēc, ja plānojat Kerika lietot ilgāk nekā 10 mēnešus, jums būs lētāk iegādāties gada abonementu.
Bet, ja esat jauns klients un šaubāties, vai uzņemties saistības ar Kerika, tagad jums ir ļoti vienkāršs veids, kā turpināt izmantot Kerika pēc 30 dienu bezmaksas izmēģinājuma perioda beigām: vienkārši iegādājieties ikmēneša abonementus uz dažiem mēnešiem un pēc tam pārejiet uz gada abonementiem, lai ietaupītu izmaksas pēc tam, kad esat pārliecinājies par Kerika priekšrocībām jūsu komandas produktivitātes uzlabošanai.
30 dienu naudas atmaksas garantija
Un, lai jaunajiem klientiem būtu vēl vieglāk droši iegādāties gada abonementus, mēs tagad piedāvājam ļoti vienkāršu 30 dienu naudas atmaksas garantiju!
Ja 30 dienu laikā pēc Gada abonementu iegādes jebkādu iemeslu dēļ pārdomājat, varat pieprasīt pilnu naudas atmaksu par pirkumu.
Tagad jums vairs nav jāuztraucas par to, vai, nospiežot pirkšanas pogu, jūs pieļaujat kļūdu!
Mūsu vecā kompensācijas aprēķināšanas un pārvaldības sistēma mums sagādāja patiesas grūtības: tā sarežģīja mūsu norēķinu sistēmu, un šī sarežģītība, savukārt, radīja virkni kļūdu, kas kaitēja gan mūsu klientiem, gan mums.
Tagad mēs pārejam uz vienkāršāku sistēmu: ja nolemjat atcelt abonementu, savā Kerika kontā saņemsiet proporcionālu kredītu, ko varēsiet izmantot turpmākajiem pirkumiem. Kredītu derīguma termiņš nebeidzas, un tos nevar saņemt atpakaļ: tos var izmantot tikai turpmākiem pirkumiem.
Saskaņā ar veco akadēmisko un bezpeļņas pakalpojumu plānu Kerika bez maksas varēja izmantot kontu grupas, kurās ir līdz 10 cilvēkiem. Tas vienmēr bija apgrūtinoši administrējams, radīja ļaunprātīgu izmantošanu (diemžēl) un nepalīdzēja visām skolām, universitātēm un bezpeļņas organizācijām.
Akadēmiskais un bezpeļņas plāns tagad darbosies kā vienkārša atlaide 50 % apmērā: ja atbilstat prasībām, varēsiet iegādāties jebkuru plānu par pusi no cenas, un vairs nebūs ierobežojumu, cik liela var būt jūsu konta komanda. Šis jaunais plāns ļauj lielākām organizācijām vieglāk ieviest Kerika izmantošanu visā organizācijā.
Agrāk mēs piedāvājām iespēju pieprasīt rēķinu, ko varēja apmaksāt ar bankas čeku vai tiešo depozītu, taču diemžēl šo iespēju ļaunprātīgi izmantoja pārsteidzoši daudz lietotāju, kuri pieprasīja rēķinus, ignorēja to apmaksu un ignorēja mūsu e-pasta vēstules ar atgādinājumu par neapmaksātajiem rēķiniem!
Izmantojot mūsu jauno sistēmu, iespēja veikt pirkumus bezsaistē (t. i., pieprasīt rēķinu) būs pieejama tikai atlasītiem klientiem. Daži mūsu vecākie klienti gadiem ilgi ir izmantojuši bezsaistes metodi, jo tas bija vienīgais veids, kā viņi varēja veikt pirkumus – bieži sastopama situācija cilvēkiem, kas strādā valsts pārvaldē vai ļoti lielos uzņēmumos, kuri pieprasa, lai rēķini tiktu iesniegti un apstrādāti, izmantojot to grāmatvedības nodaļu.
Šiem vecākajiem klientiem bezsaistes metode būs pieejama arī turpmāk, taču tā tiks stingri piemērota: ja rēķini netiks apmaksāti laikā, saistītie abonementi tiks anulēti.
Ar jauno cenu noteikšanas sistēmu mūsu klientiem būs vieglāk nomainīt vienu lietotāju pret citu bez papildu maksas, ja vecā lietotāja noņemšana un jaunā lietotāja pievienošana notiks tajā pašā dienā.
Ja lietotājs tiek noņemts no konta grupas un tajā pašā dienā tiek pievienots cits lietotājs, sistēma neradīs nekādus norēķinu darījumus.
Sīkāka informācija rēķinu vēstures ekrānā
Norēķinu vēstures ekrānā, kuram var piekļūt, noklikšķinot uz pogas Pārvaldīt kontu opcijas izvēlnē, kas parādās, kad noklikšķināt uz sava avatara datora programmas augšējā labajā stūrī, būs pieejama plašāka informācija par veiktajām izmaiņām, piemēram, automātiskās atjaunošanas ieslēgšana/izslēgšana, cilvēku pievienošana u. c.
Tas palīdzēs mūsu klientiem labāk izprast, kā laika gaitā ir mainījušies viņu rēķini.
Vienmērīga pāreja
Šī, iespējams, ir vissvarīgākā daļa: ja jau esat Kerika klients, jūsu Plāns turpinās darboties kā iepriekš līdz tā termiņa beigām.
Ja iepriekš bijāt iegādājies abonementu par 84 ASV dolāriem par lietotāju, bet tagad jūsu reģiona cena ir 90 ASV dolāri, jums nav jāveic papildu maksājums tieši tagad: tā vietā, kad jūsu plāna termiņš būs beidzies, stāsies spēkā jaunās likmes.
Tāpat, ja jums bija vecais akadēmiskais un bezpeļņas plāns, tas būs spēkā līdz pašreizējā termiņa beigām. Kad šis termiņš beigsies, jums būs jāiegādājas Profesionālais vai Biznesa plāns, bet jums automātiski būs tiesības uz Nepeļņas plāna atlaidi.
Kādi jautājumi vai bažas?
Mēs apzināmies, ka cenu izmaiņas dažiem lietotājiem vienmēr var radīt zināmu satraukumu, neatkarīgi no tā, cik rūpīgi ir izstrādāts jaunais modelis, un mēs labprāt palīdzēsim jums ar jautājumiem un uzklausīsim jūsu bažas. Sazinieties ar mums!
Turpinot strādāt pie tā, lai Kerika būtu ērti lietojama un iegādājama no jebkuras pasaules vietas, mūsu jaunā cenu sistēma ļaus klientiem maksāt jebkurā no šīm valūtām:
USD – ASV dolārs
AED – Apvienoto Arābu Emirātu dirhams
AFN – afgāņu afgāņu
ALL – Albānijas leka
AMD – Armēņu drāma
ANG – Nīderlandes Antiļu gulde
AOA – Angolas Kwanza
ARS – Argentīnas peso
AUD – Austrālijas dolārs
AWG – Arubanas florins
AZN – Azerbaidžānas manāts
BAM – Bosnijas un Hercegovinas konvertējamā zīme
BBD – Barbadosas dolārs
BDT – Bangladešas taka
BGN – Bulgārijas leva
BIF – Burundi franks
BMD – Bermudu dolārs
BND – Brunejas dolārs
BOB – Bolīvijas bolivjans
BRL – Brazīlijas reāls
BSD – Bahamu dolārs
BWP – Botsvāna Pula
BYN – Baltkrievijas rublis
BZD – Belizas dolārs
CAD – Kanādas dolārs
CDF – Kongo franks
CHF – Šveices franks
CLP – Čīles peso
CNY – Ķīnas juaņi renminbi
COP – Kolumbijas peso
CRC – Kostarikas Colón
CVE – Kaboverdes Escudo
CZK – Čehijas kronas
DJF – Džibutijas franks
DKK – Dānijas krona
DOP – Dominikānas peso
DZD – Alžīrijas dinārs
EGP – Ēģiptes mārciņa
ETB – Etiopijas birrs
EUR – eiro
FJD – Fidži dolārs
FKP – Folklenda salu mārciņa
GBP – Lielbritānijas sterliņu mārciņa
GEL – Gruzijas lari
GIP – Gibraltāra mārciņa
GMD – Gambijas dalaši
GNF – Gvinejas franks
GTQ – Gvatemalas kecals
GYD – Gajānas dolārs
HKD – Honkongas dolārs
HNL – Hondurasa Lempira
HTG – Haiti Gourde
HUF – Ungārijas forints
IDR – Indonēzijas rūpija
ILS – Izraēlas jaunais šekelis
INR – Indijas rūpija
ISK – Islandes krona
JMD – Jamaikas dolārs
JPY – Japānas jena
KES – Kenijas šiliņš
KGS – Kirgizstānas Som
KHR – Kambodžas rieļi
KMF – Komoru salu franks
KRW – Dienvidkorejas von
KYD – Kaimanu salu dolārs
KZT – Kazahstānas tenge
LAK – Lao Kip
LBP – Libānas mārciņa
LKR – Šrilankas rūpija
LRD – Libērijas dolārs
LSL – Lesoto Loti
MAD – Marokas dirhams
MDL – Moldovas leja
MGA – Malagasijas Ariary
MKD – Maķedonijas denārs
MMK – Mjanmas kiats
MNT – Mongoļu Tögrög
MOP – Macanese Pataca
MUR – Maurīcijas rūpija
MVR – Maldivu salas Rufiyaa
MWK – Malāvijas kvaša
MXN – Meksikas peso
MYR – Malaizijas ringits
MZN – Mozambikas metiks
NAD – Namībijas dolārs
NGN – Nigērijas naira
NIO – Nikaragvas Kordoba
NOK – Norvēģijas krona
NPR – Nepālas rūpija
NZD – Jaunzēlandes dolārs
PAB – Panamas Balboa
PEN – Peru Sol
PGK – Papua-Jaungvinejas kina
PHP – Filipīnu peso
PKR – Pakistānas rūpija
PLN – Polijas zlots
PYG – Paragvajas guaranie valoda
QAR – Kataras rijāls
RON – Rumānijas leja
RSD – Serbijas dinārs
RUB – Krievijas rublis
RWF – Ruandas franks
SAR – Saūda Arābijas rijāls
SBD – Zālamana salu dolārs
SCR – Seišeljas rūpija
SEK – Zviedrijas kronas
SGD – Singapūras dolārs
SHP – Svētās Helēnas mārciņa
SLE – Sjerraleone Leone
SOS – Somālijas šiliņš
SRD – Surinamas dolārs
STD – Santomes un Prinsipi Dobra (pirms 2018. gada, aizstāts ar STN)
SZL – Eswatini Lilangeni
THB – Taizemes bats
TJS – Tadžikistānas Somoni
TOP – Tongiešu valoda Paʻanga
TRY – Turcijas lira
TTD – Trinidādas un Tobāgo dolārs
TWD – Jaunais Taivānas dolārs
TZS – Tanzānijas šiliņš
UAH – Ukrainas grivna
UGX – Ugandas šiliņš
UYU – Urugvajas peso
UZS – Uzbekistānas soʻm
VND – vjetnamiešu Đồng
VUV – Vanuatu Vatu
WST – Samoan Tala
XAF – Centrālāfrikas CFA franks
XCD – Karību jūras reģiona austrumu dolārs
XCG – (nav standarta valūtas kods; var būt nepieciešams precizējums)
XOF – Rietumāfrikas CFA franks
XPF – CFP franks (izmanto Klusā okeāna Francijas teritorijās)
YER – Jemenas riāls
ZAR – Dienvidāfrikas rands
ZMW – Zambijas kvaša
Tas atvieglos iepirkšanos cilvēkiem daudzās valstīs, kuriem citādi nebūtu iemesla veikt pirkumus dolāros (vai kuriem pat nav kredītkartes, kas ļauj veikt pirkumus citā valūtā, nevis vietējā valūtā!).
Ja esat no valsts, kas nav minēta iepriekš, pēc noklusējuma maksājums tiks veikts USD – ASV dolāros.
Kerika ir projektu vadības un sadarbības programmatūra, kas izstrādāta, lai palīdzētu komandām strādāt kopā efektīvāk. Tā piedāvā virkni rīku uzdevumu, projektu un darba plūsmu pārvaldīšanai, jo īpaši izkliedētām komandām. Galvenās Kerika funkcijas:
Uzdevumu pārvaldība: Izveidojiet, piešķiriet un sekojiet uzdevumiem ar izpildes termiņiem, prioritātēm un statusa atjauninājumiem.
Vizuālās tāfeles: Izmantojiet Kanban dēļus, tāfeles un diagrammas, lai vizualizētu darba plūsmu un projekta progresu.
Sadarbība: Sadarbība reāllaikā ļauj komandas locekļiem kopīgi strādāt ar dokumentiem, dalīties atsauksmēs un sazināties platformā.
Integrācija: Kerika integrējas ar tādiem rīkiem kā Google Drive, Box un Slack, atvieglojot failu un saziņas pārvaldību vienuviet.
Piekļuves kontrole: Iestatiet atļaujas, lai kontrolētu, kas var skatīt vai rediģēt konkrētus projektus vai uzdevumus.
Piekļuve no mobilajiem tālruņiem: Kerika piedāvā mobilās lietotnes iOS un Android operētājsistēmām, ļaujot lietotājiem uzturēt savienojumu un pārvaldīt uzdevumus, atrodoties kustībā.
Kerika ir īpaši populāra starp komandām, kurām nepieciešams augsts sadarbības un pārredzamības līmenis, piemēram, attālinātām komandām, konsultantiem un organizācijām ar sarežģītu darba plūsmu. Tās lietotājam draudzīgais interfeiss un koncentrēšanās uz vizuālu projektu pārvaldību padara to par daudzpusīgu rīku dažādām nozarēm.
Piezīme: daļa par integrāciju ar Slack nav patiesa. Vismaz pagaidām.
Kerika ir projektu vadības un sadarbības programmatūra, kas izstrādāta, lai palīdzētu komandām strādāt kopā efektīvāk. Tā piedāvā virkni rīku uzdevumu, projektu un darba plūsmu pārvaldīšanai, jo īpaši izkliedētām komandām. Galvenās Kerika funkcijas:
Uzdevumu pārvaldība: Izveidojiet, piešķiriet un sekojiet uzdevumiem ar izpildes termiņiem, prioritātēm un statusa atjauninājumiem.
Vizuālās tāfeles: Izmantojiet Kanban dēļus, tāfeles un diagrammas, lai vizualizētu darba plūsmu un projekta progresu.
Sadarbība: Sadarbība reāllaikā ļauj komandas locekļiem kopīgi strādāt ar dokumentiem, dalīties atsauksmēs un sazināties platformā.
Integrācija: Kerika integrējas ar tādiem rīkiem kā Google Drive, Box un Slack, atvieglojot failu un saziņas pārvaldību vienuviet.
Piekļuves kontrole: Iestatiet atļaujas, lai kontrolētu, kas var skatīt vai rediģēt konkrētus projektus vai uzdevumus.
Piekļuve no mobilajiem tālruņiem: Kerika piedāvā mobilās lietotnes iOS un Android operētājsistēmām, ļaujot lietotājiem uzturēt savienojumu un pārvaldīt uzdevumus, atrodoties kustībā.
Kerika ir īpaši populāra starp komandām, kurām nepieciešams augsts sadarbības un pārredzamības līmenis, piemēram, attālinātām komandām, konsultantiem un organizācijām ar sarežģītu darba plūsmu. Tās lietotājam draudzīgais interfeiss un koncentrēšanās uz vizuālu projektu pārvaldību padara to par daudzpusīgu rīku dažādām nozarēm.
Piezīme: daļa par integrāciju ar Slack nav patiesa. Vismaz pagaidām.
Jūsu darba vietai ir jāstrādā jums, nevis otrādi. Pielāgošanas opcijas ļauj pielāgot visu, sākot no fona krāsām līdz paziņojumiem un tāfeles rīkiem, palīdzot jums palikt organizētam un produktīvam.
Lai sāktu personalizēt savu darbvietu, ir nepieciešams piekļūt sava konta preferenču iestatījumiem. Lūk, kā to izdarīt:
Ekrāna augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz sava profila ikonas.
Izlaižamajā izvēlnē izvēlieties Mani iestatījumi.
Šie iestatījumi ļauj jums izveidot pieredzi, kas atbilst jūsu unikālajam darba stilam. Tagad, kad zināt, kā piekļūt iestatījumiem, sniegsim jums norādījumus, kā soli pa solim izmantot katru pielāgošanas opciju.
Kā tas darbojas: Priekšstatu pielāgošana
Preferences parasti iedala trīs galvenajās kategorijās: Vispārīgi, Paziņojumi un Baltā tāfele. Katrā sadaļā ir pieejamas vienkāršas opcijas, kas paredzētas, lai uzlabotu jūsu darba plūsmu un optimizētu jūsu pieredzi.
Turpmāk aplūkojiet, kā šie iestatījumi darbojas:
Vispārīgie iestatījumi: Padariet savu darbvietu savu
Fona krāsa: ● Izvēlieties fona krāsu, kas ir ērta jūsu acīm un atbilst jūsu stilam.
● Izvēlieties no dažādām iespējām, lai padarītu savu darba vietu vizuāli pievilcīgu.
Uzdevumu dēļu lietošana ar birkām ● Aktivizējiet šo funkciju, lai automātiski iekļautu tagus jaunos uzdevumu dēļos un veidnēs, ko izveidojat.
● Palīdz jums saglabāt organizētību un bez piepūles kategorizēt uzdevumus.
Ieguvumi: Darba telpas vizuālo aspektu pielāgošana padara to intuitīvāku un mazāk pārblīvētu, palīdzot jums saglabāt koncentrēšanos.
Paziņojumi: Esiet informēti bez pārslodzes
Tērzēšanas paziņojumi ● Saņemiet e-pastus, kad notiek valdes līmeņa tērzēšana vai kad kāds tērzē par uzdevumu, kurā esat iesaistīts.
Darbības atjauninājumi administratoriem ● Saņemiet paziņojumus, kad jūsu administrētajos dēļos tiek pievienoti, pabeigti vai atkārtoti piešķirti jauni uzdevumi.
Ikdienas uzdevumu atgādinājumi ● Izvēlieties, lai katru dienu plkst. 6 no rīta tiktu nosūtīts e-pasta kopsavilkums, kurā norādīti kavētie un šonedēļ vai nākamajā nedēļā veicamie uzdevumi.
● Uzdevumus sagrupējiet pēc datuma vai dēļa, lai tos varētu viegli izsekot.
Ieguvumi: Izmantojot elastīgus paziņojumus, varat būt informēts par svarīgāko, nesaņemot nevajadzīgus atjauninājumus.
Baltās tāfeles iestatījumi: Racionalizējiet savu radošo procesu
Līnijas un formas ● Iestatiet noklusējuma līniju stilus, biezumu un krāsas, lai radītu tīru un konsekventu vizuālo izskatu.
Teksts uz audekla ● Izvēlieties vēlamo fontu stilu, izmēru un krāsu, lai iegūtu izsmalcinātu izskatu.
Režģa opcijas ● Iespējojiet piesaisti režģim un iestatiet režģa lielumu, lai jūsu dizaini būtu izlīdzināti un profesionāli.
Ieguvumi:
Pateicoties šiem iestatījumiem, baltās tāfeles ir lieliski piemērotas prāta vētrai, plānošanai vai projektēšanai, nodrošinot, ka jūsu darbs izskatās lieliski un paliek organizēts.
Pabeigt
Neatkarīgi no tā, vai tiek pielāgoti vizuālie elementi, pielāgoti paziņojumi vai racionalizēti radošie rīki, šīs opcijas ir izstrādātas, lai uzlabotu jūsu produktivitāti un uzturētu darba vidi sakārtotu. Ja veltīsiet dažus mirkļus, lai personalizētu iestatījumus, katru dienu varēsiet strādāt efektīvāk un patīkamāk.
Efektīva projektu vadība ir veiksmīgu rezultātu sasniegšanas pamatā. Neatkarīgi no tā, vai izstrādājat tīmekļa vietnes dizainu, laižat klajā produktu vai koordinējat sarežģītus izstrādes darbus, strukturēta pieeja nodrošina, ka visi uzdevumi ir saskaņoti, termiņi ir ievēroti un ieinteresētās puses ir informētas.
Šī rokasgrāmata iepazīstina ar būtiskākajiem soļiem projektu vadības apgūšanā, sniedzot praktiskas stratēģijas, kā racionalizēt darba plūsmu, veicināt sadarbību un sekot līdzi progresam.
Kad būsiet apguvis pamatprincipus, redzēsiet, kā vizuāls rīks var iedzīvināt šos principus, palīdzot jūsu komandai saglabāt koncentrēšanos un produktivitāti.
Būtiski soļi efektīvas projektu vadības darbplūsmas izveidei
Veiksmīga projektu vadības darba plūsma nodrošina, ka uzdevumi tiek izpildīti efektīvi, tiek ievēroti termiņi un komandas sadarbība norit bez sarežģījumiem.
Šeit ir izklāstīti galvenie soļi, kā izveidot uzticamu projektu vadības procesu:
1. Definējiet skaidrus mērķus un uzdevumus
Katrs veiksmīgs projekts sākas ar skaidriem, labi definētiem mērķiem. Izpratne par to, ko vēlaties sasniegt, ļauj komandai koncentrēties un saskaņot visu projekta dzīves ciklu.
Galvenās darbības:
Rīkot ieinteresēto personu sanāksmes, lai saskaņotu projekta mērķus.
Sadaliet mērķus izmērāmos sasniedzamajos rezultātos, izmantojot SMART sistēmu (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Dokumentējiet šos mērķus centralizētā vietā, lai nodrošinātu komandas redzamību.
2. Izstrādāt detalizētu projekta plānu
Visaptverošs projekta plāns kalpo kā ceļvedis, kurā izklāstīti uzdevumi, termiņi un atkarības. Tas nodrošina, ka katrs komandas loceklis saprot savu lomu un pienākumus.
Galvenās darbības:
Izmantojiet Ganta diagrammas, lai iezīmētu laika grafikus un uzdevumu atkarības.
Noteikt atskaites punktus un termiņus, lai efektīvi sekotu līdzi progresam.
Piešķirt resursus, pamatojoties uz uzdevuma sarežģītību un komandas kompetenci.
3. Lomu un pienākumu piešķiršana
Lomu definēšana nodrošina atbildību un novērš neskaidrības par to, kurš ir atbildīgs par katru uzdevumu. Var būt noderīga RACI matrica (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Galvenās darbības:
Piešķirt lomas, pamatojoties uz individuālajām prasmēm un projekta vajadzībām.
Komandas sanāksmēs vai darba uzsākšanas sesijās skaidri informējiet par pienākumiem.
Veiciniet atgriezenisko saiti, lai nodrošinātu taisnīgu pienākumu sadali.
4. Prioritāšu noteikšana un uzdevumu sadalīšana
Projekta sadalīšana mazākos, vieglāk paveicamos uzdevumos nodrošina, ka neviens darba aspekts netiek ignorēts. Prioritāšu noteikšana palīdz koncentrēt komandas centienus uz vissvarīgāko.
Galvenās darbības:
Sadaliet uzdevumus kategorijās pēc steidzamības un svarīguma, izmantojot prioritāšu noteikšanas metodes, piemēram, Eizenhauera matricu.
Sadaliet sarežģītus uzdevumus mazākos uzdevumos ar skaidri noteiktiem termiņiem.
Izmantojiet rīkus, lai sekotu līdzi uzdevumu izpildes gaitai un informētu visus par jaunāko informāciju.
5. Sadarbības un saziņas veicināšana
Atklāta un pārredzama saziņa ir ļoti svarīga efektīvai projektu vadībai. Tā palīdz komandām saglabāt saskaņotību, atrisināt konfliktus un nodrošināt, ka progress tiek virzīts uz pareizo mērķi.
Galvenās darbības:
Organizējiet regulāras sanāksmes (piemēram, ikdienas sanāksmes vai iknedēļas pārbaudes), lai pārskatītu progresu un novērstu šķēršļus.
Mudiniet komandas dalībniekus reāllaikā dalīties ar jaunumiem un atsauksmēm.
Izmantojiet sadarbības rīkus, lai centralizētu saziņu un dokumentētu lēmumus.
6. Progresa uzraudzība un plānu pielāgošana
Projekta progresa izsekošana palīdz identificēt iespējamos riskus un vājās vietas, pirms tās kļūst arvien lielākas. Regulāra uzraudzība ļauj veikt korekcijas, lai saglabātu projekta virzību.
Galvenās darbības:
Izmantojiet galvenos rezultatīvos rādītājus (KPI), piemēram, projekta pabeigšanas procentuālo daļu, budžeta ievērošanu un resursu izmantošanu.
Periodiski pārskatiet mērķus un termiņus, lai tos atkārtoti novērtētu.
Izstrādājiet ārkārtas rīcības plānus neparedzētu problēmu risināšanai.
7. Izvērtēt un dokumentēt gūto pieredzi
Pēc projekta pabeigšanas novērtējiet tā panākumus, salīdzinot rezultātus ar sākotnējiem mērķiem. Iegūtās pieredzes dokumentēšana palīdz uzlabot turpmākās darba plūsmas.
Galvenās darbības:
Organizējiet pēcprojekta pārskatīšanu, lai apspriestu, kas izdevās un ko varētu uzlabot.
Apkopot atsauksmes no visām ieinteresētajām personām, lai noteiktu stiprās un vājās puses.
Atjaunināt standarta darbības procedūras (SOP), pamatojoties uz konstatējumiem.
Pareizu rīku izmantošana projektu vadības darba plūsmas izveidei
Lai gan ir svarīgi apgūt būtiskākos projektu vadības posmus, to efektīvai īstenošanai ir nepieciešami pareizie rīki. Uzticama uzdevumu pārvaldības sistēma var pārvarēt plaisu starp teoriju un izpildi, nodrošinot, ka projekti ir ne tikai labi organizēti, bet arī īstenojami.
Pareizs rīks racionalizē uzdevumu deleģēšanu, prioritāšu noteikšanu un sadarbību, ļaujot jūsu komandai saglabāt koncentrēšanos un savlaicīgi sasniegt rezultātus.
Zemāk redzamajā demo dēļa paraugā ir parādīta efektīva projektu pārvaldības darbplūsma darbībā. Šī tāfele vizuāli attēlo uzdevumu virzību pa tādiem posmiem kā “Projekta stratēģija”, “Projekta izstrāde”, “Izstrāde” un “Testēšana”, tādējādi nodrošinot, ka nekas netiek aizmirsts.
Centralizējot informāciju, ar vienu acu uzmetienu izsekojot progresu un identificējot vājās vietas, šī darba telpa sniedz skaidru un izmantojamu pārskatu par jūsu projektu.
Tagad iedziļināsimies šajā demonstrācijas panelī un sapratīsim, kā katra sadaļa darbojas kopā, lai izveidotu stabilu projektu vadības sistēmu, kas paredzēta panākumiem.
Augšējā attēlā redzams, kā šī komanda organizē savu darba plūsmu, izmantojot tāfeli, kas vienkāršo projektu pārvaldību. Tā ir izstrādāta tā, lai apstrādātu katru procesa posmu.
Aplūkosim tuvāk šīs komandas tāfeli, lai saprastu, kā katra no funkcijām veicina efektīvu projektu vadības sistēmu.Lūk, kā tas viss kopā darbojas.
1. Jaunu uzdevumu pievienošana padomei
Katrs projekts sākas ar uzdevumu sarakstu, un šī tāfele ļauj tos neticami vienkārši pievienot. Noklikšķinot uz pogas ” Pievienot jaunu uzdevumu” (izcelta tāfeles apakšējā kreisajā stūrī), varat izveidot jaunu karti. Katra kartīte apzīmē konkrētu uzdevumu, piemēram, “Mājaslapas dizains” vai “Produkta lapas izstrāde”. Tas nodrošina, ka jūsu darbplūsma paliek skaidra un nekas netiek atstāts novārtā.
2. Kolonnu pielāgošana darbplūsmai
Nepieciešams pielāgot tāfeles iestatījumus? Jūs varat viegli pārdēvēt kolonnas, pievienot jaunas vai pārvietot esošās kolonnas, lai tās atbilstu jūsu darba plūsmai. Lai piekļūtu šīm opcijām, vienkārši noklikšķiniet uz kolonnu izvēlnes (trīs punktiņi) jebkuras kolonnas augšpusē. Piemēram, ja jūsu projektā parādās jauns posms, varat pievienot kolonnu, piemēram, “Testēšana”, netraucējot veikt esošos uzdevumus.
3. Komandas locekļu un lomu pārvaldība
Efektīva sadarbība sākas ar pareizām lomām. Izmantojiet izvēlni Komandas dalībnieki, lai pievienotu vai noņemtu dalībniekus no valdes. Katrai personai var piešķirt administratora, dalībnieka vai apmeklētāja statusu, pamatojoties uz tās pienākumiem. Piemēram, piešķiriet Admin tiesības projekta vadītājiem, bet klientiem piešķiriet apmeklētāja tiesības, lai apskatītu progresu.
4. Komandas saziņas centralizēšana
Uzturiet visas diskusijas, kas attiecas uz valdi, izmantojot valdes tērzēšanas funkciju. Tas ļauj jūsu komandai dalīties ar jaunumiem, uzdot jautājumus vai risināt problēmas vienā centrālajā vietā. Piemēram, dizaineris var dalīties atsauksmēs par uzdevumu “Logotipa dizains” tieši tērzēšanas laikā, lai visi būtu vienisprātis.
5. Failu pievienošana un kopīgošana
Katrs projekts ir saistīts ar pietiekami daudz dokumentācijas, un šis dēlis to lieliski pārvalda. Sadaļā Pielikumi varat augšupielādēt failus, saistīt Google dokumentus vai pat izveidot jaunus dokumentus tieši no tāfeles. Piemēram, pievienojiet stila rokasgrāmatas vai klienta instrukcijas, lai komandai būtu pieejami visi nepieciešamie materiāli.
6. Svarīgu uzdevumu izcelšana
Ar izcelšanas funkciju piešķiriet prioritāti tam, kas ir svarīgi. Tā ļauj filtrēt uzdevumus, pamatojoties uz izpildes termiņiem, prioritātes līmeņiem, tagiem vai konkrētiem uzdevumiem. Šos filtrus var arī kombinēt, lai atrastu uzdevumus.
Piemēram, varat izcelt uzdevumus, kas piešķirti konkrētam komandas biedram un atzīmēti kā “makets “, kā arī to statusu “Gatavs“. Tas ļauj jums ietaupīt daudz manuāla darba, lai atrastu meklēto.
7. Konfidencialitātes iestatījumu pielāgošana
Iestatījumu izvēlne ir tā vieta, kur šī komanda precīzi noregulē savu dēli, lai nodrošinātu maksimālu efektivitāti. Noklikšķinot uz zobrata ikonas augšējā labajā stūrī, tiek atvērtas četras cilnes: Pārskats, Iestatījumi, Kolonnas un Tags. Katrai cilnei ir īpaša nozīme darba plūsmas optimizēšanā. Apkoposim tās sīkāk:
Pārskata cilne:
Tiek sniegts momentuzņēmums par tāfeles progresu, tās mērķa apraksts, iespējas eksportēt uzdevumus Excel formātā un iespēja arhivēt pabeigtās tāfeles turpmākai atsaucei.
Cilne Iestatījumi:
Kontrolē tāfeles konfidencialitāti un piekļuves atļaujas, ļaujot izvēlēties starp piekļuvi tikai komandai, piekļuvi organizācijai vai publisku kopīgošanu, izmantojot saiti. Tā pārvalda arī rediģēšanas atļaujas, lai saglabātu darba plūsmas integritāti.
Cilne Kolonnas:
Ļauj pielāgot tāfeles struktūru, pievienojot, pārdēvējot vai mainot kolonnu secību. Tas palīdz saskaņot darba plūsmu ar komandas īpašajām projekta prasībām.
Tags Tab:
Atvieglo uzdevumu kategorizēšanu, izveidojot, pārvaldot un piemērojot tagus. Birkas atvieglo uzdevumu filtrēšanu pēc prioritātes, tipa vai citām pielāgotām etiķetēm, uzlabojot uzdevumu organizēšanu un meklēšanu.
Tagad iepazīsimies ar to, kā komanda izmanto šīs uzdevumu kartes, lai sadalītu visu projekta pārvaldības procesu pa viegli pārvaldāmiem soļiem. Mēs jums parādīsim, kā jūs varat izmantot šo funkciju, lai sadalītu katru uzdevumu īstenojamā elementā.
Sadaliet uzdevumus pārvaldāmos soļos
Uzdevumu kartes kalpo kā centrālais centrs, kurā jūs un jūsu komanda varat apkopot un organizēt visu nepieciešamo informāciju par uzdevuma izpildi. Lūk, kā tās efektīvi izmantot:
Pievienot atslēgas informāciju:
Vispirms skaidri definējiet uzdevuma mērķus un visus uzdevuma izpildei nepieciešamos soļus. Piemēram, mājaslapas dizaina uzdevumam izklāstiet izkārtojuma un satura prasības.
Sekot progresu:
Atjauniniet uzdevuma izpildes gaitu, atzīmējot to kā “Izpildes procesā”, “Nepieciešams pārskatīt” vai “Pabeigts”, lai ikviens varētu būt informēts par tā statusu.
Noteiktie termiņi:
Katram uzdevumam piešķiriet konkrētu izpildes termiņu, lai nodrošinātu, ka termiņi tiek ievēroti un nekas netiek kavēts.
Sadaliet uzdevumus īstenojamos soļos:
Sadaliet sarežģītus uzdevumus mazākos, vieglāk paveicamos posmos. Piemēram, “Izveidot mājaslapas saturu” var ietvert tādus apakšuzdevumus kā kopijas rakstīšana, attēlu atlase un izkārtojuma izveide.
Izmantojiet birkas, lai nodrošinātu skaidrību:
Uzdevumu kategorizēšanai izmantojiet Tags. Varat noteikt prioritātes pēc steidzamības vai sagrupēt uzdevumus pēc tēmām, piemēram, “Dizains”, “Izstrāde” vai “Testēšana”.
Pievienojiet failus:
Saglabājiet visus projekta resursus sakārtotus, pievienojot failus tieši uzdevuma kartei. Augšupielādējiet dizaina maketus, pārskatus vai PDF failus, izveidojiet jaunus Google dokumentus vai Kerika Canvases vai sasaisti ārējos resursus – viss vienuviet. Tas nodrošina, ka jūsu komanda var ātri piekļūt visam nepieciešamajam, netērējot laiku e-pasta vēstuļu vai mapju meklēšanai.
Uzturēt mērķtiecīgu saziņu:
Izmantojiet cilni Tērzēšana, lai visas diskusijas būtu piesaistītas konkrētiem uzdevumiem, nodrošinot, ka saziņa ir skaidra un viegli izsekojama.
Piešķirt komandas locekļus:
Piešķirot katru uzdevumu konkrētiem komandas locekļiem, lai būtu skaidrs, kurš par ko ir atbildīgs. Tas palielina atbildību un nodrošina efektīvu uzdevumu izpildi.
Uzdevuma prioritātes iestatīšana, lai nodrošinātu skaidru fokusu:
Prioritāšu noteikšana uzdevumiem ir ļoti svarīga, lai jūsu projektam tiktu sekots līdzi, un prioritāšu noteikšanas funkcija to padara viegli paveicamu. Katram uzdevumam var piešķirt vienu no trim līmeņiem:
Normāli: Parastas: ikdienas uzdevumiem, kas var tikt veikti bez steidzamības.
Augsta prioritāte: Uzdevumiem, kas prasa ātru rīcību vai lielāku komandas uzmanību.
Kritisks: Uzdevumiem, kas prasa tūlītēju uzmanību un ir jutīgi pret laiku vai ar lielu ietekmi.
Izmantojot šīs funkcijas, uzdevumu kartītes palīdz jūsu komandai uzturēt kārtību, netraucēti sadarboties un nodrošināt, ka netiek aizmirsts neviens svarīgs sīkums. Ieviešot šos soļus, projekta pārvaldība kļūst vieglāka un efektīvāka.
Kerika konta iestatīšana
Darba sākšana ar Kerika ir ātra un vienkārša, un tā nodrošina pamatu projekta darba plūsmas vienmērīgai organizēšanai. Lūk, kā jūs varat izveidot savu kontu un sākt darbu ar pareizo soli:
Reģistrēties ir viegli un bez maksas
Dodieties uz kerika.com un noklikšķiniet uz pogas Reģistrēties.
Izvēlieties sev piemērotāko konta veidu:
Ja izmantojat Google darbvietu, atlasiet iespēju SIGN UP WITH GOOGLE.
Ja esat Office 365 lietotājs, izvēlieties SIGN UP WITH MICROSOFT.
Lai integrētu failu krātuvi, varat arī izvēlēties SIGN UP WITH BOX.
Izpildiet norādījumus, un pēc mirkļa būsiet gatavs darbam – kredītkarte nav nepieciešama, un jūs saņemsiet bezmaksas 30 dienu izmēģinājuma versiju savai komandai.
Globāla darba telpa ikvienam
Kerika atbalsta 38 valodas, lai jūs un jūsu komanda varētu strādāt valodā, kas jums ir vispiemērotākā, tādējādi radot patiesi visaptverošu pieredzi.
Izveidojiet savu pirmo valdi
Kad esat reģistrējies, ir pienācis laiks izveidot savu pirmo tāfeli un īstenot savu projektu pārvaldības darbplūsmu. Lūk, kā:
Noklikšķiniet uz “Izveidot jaunu tāfeli”: Kerika paneļa panelī izvēlieties iespēju izveidot jaunu dēli.
Izvēlieties dēļa veidu: Projektu vadībai izvēlieties uzdevumu dēļa veidni. Tā ir iepriekš ielādēta ar tādām kolonnām kā “Darāmā”, “Darīts” un “Pabeigts”.
Nosauciet savu valdi: Sniedziet savai padomei nosaukumu, kas atspoguļo jūsu projektu, piemēram, “Tīmekļa vietnes pārveidošana” vai “Mārketinga plāns”.
Pielāgojiet savu darbvietu: Pievienojiet vai pārdēvējiet kolonnas, lai tās atbilstu jūsu darba plūsmai, un sāciet pievienot uzdevumus, lai jūsu komanda būtu saskaņota.
Tagad jūsu rīcībā ir pilnībā funkcionāla, vizuāla darba telpa, kas palīdz jums sekot līdzi progresam, pārvaldīt uzdevumus un veicināt sadarbību jūsu komandā.
Pabeigšana: Projekta veiksmes plāns
Projektu vadības pilnveidošana nav saistīta tikai ar uzdevumu izpildi, bet gan ar tādas sistēmas izveidi, kas uztur jūsu komandu uz vienas lapas, veicina sadarbību un nodrošina, ka tiek sasniegti visi atskaites punkti. Izmantojot detalizētu darba plūsmu un pareizos rīkus, jūs varat būt organizēts, produktīvs un koncentrēties uz savu mērķu sasniegšanu.
Šī tāfele parāda, kā katru jūsu projekta aspektu var sadalīt darbībā īstenojamos soļos. Nosakot uzdevumu prioritātes, sekojot progresam un izmantojot tādas funkcijas kā uzdevumu kartes, lai pārvaldītu detaļas, jūs nodrošināsiet, ka nekas netiks aizmirsts.Kerika nav tikai rīks, tā ir sistēma, kas ļauj racionalizēt komandas darbu, uzturēt atbildību un īstenot jūsu projekta vīziju. Vai esat gatavs spert nākamo soli? Sāciet veidot savu tāfeli, organizēt uzdevumus un vērojiet, kā jūsu projekti gūst panākumus ar Kerika!
Gadās kļūdas – uzdevumus dažreiz var izdzēst nejauši. Tāpēc ir svarīgi ieviest drošības pasākumus, lai nodrošinātu, ka nekas svarīgs netiek zaudēts uz visiem laikiem.
Kad uzdevumi tiek dzēsti, tie nepazūd neatgriezeniski; tā vietā tie tiek pārvietoti uz jūsu dēļa izdzēsto kolonnu. Tas nodrošina drošības tīklu, ļaujot uzdevumus pārskatīt vai atjaunot, ja nepieciešams. Tomēr spēja neatgriezeniski dzēst uzdevumus ir pieejama tikai padomes administratoriem.
Šī iestatīšana nodrošina atbildību, vienlaikus saglabājot elastību. Komandas dalībnieki var dzēst uzdevumus, zinot, ka tos vajadzības gadījumā var atgūt, taču, lai tos neatgriezeniski noņemtu, ir nepieciešama administratora uzraudzība, nodrošinot uzdevumu pārvaldību drošu un apzinātu.
Kad uzdevums tiek izdzēsts, tas nav pazudis uz visiem laikiem. Tā vietā tas ir pārvietots uz Dzēsta kolonna, kur tas paliek līdz turpmāku darbību veikšanai.
Atgūt uzdevumus jebkurā laikā: Ikviens no šīs kolonnas var atjaunot izdzēstos uzdevumus, ja saprot, ka ir pieļauta kļūda.
Nav spiediena: jums nav jāuztraucas par nejaušiem klikšķiem vai pārsteidzīgiem lēmumiem — viss joprojām ir atkopjams.
2. Tikai padomes administratori var neatgriezeniski dzēst
Kad ir pienācis laiks pilnībā iztīrīt izdzēsto kolonnu, tikai Valdes administratori var iejaukties, lai neatgriezeniski noņemtu uzdevumus.
Pievienota aizsardzība: ierobežojot šīs pilnvaras tikai administratoriem, varat nodrošināt, ka neviens uzdevums netiek neatgriezeniski izdzēsts bez rūpīgas izskatīšanas.
Skaidra atbildība: šī funkcija pievieno kontroles slāni, nodrošinot, ka kritiskie uzdevumi netiek zaudēti netīšu darbību dēļ.
Kāpēc tas ir svarīgi
Izvairieties no svarīga darba zaudēšanas Dzēstā kolonna darbojas kā drošības tīkls, ļaujot komandas dalībniekiem dzēst uzdevumus, nebaidoties tos neatgriezeniski zaudēt. Uzdevumus var atgūt, līdz padomes administrators nolemj citādi, piedāvājot gan elastību, gan drošību.
Saglabājiet kontroli Valdes administratoriem ir tiesības pārraudzīt neatgriezenisku dzēšanu, nodrošinot, ka tiek noņemti tikai nevajadzīgi vai dublēti uzdevumi. Šī struktūra palīdz saglabāt skaidrību un labi organizētus projektus.
Veicināt atbildību Pastāvīgās dzēšanas tiesību ierobežošana mudina komandas rūpīgi pārvaldīt uzdevumus, samazinot kļūdas un veicinot uzticamu, pārredzamu sistēmu. Šī pieeja veicina uzticēšanos un atbildību visās jomās.
Secinājums
Izdzēstie uzdevumi ir atkopjami, līdz padomes administrators nerīkojas, nodrošinot drošību, atbildību un kontroli. Šī pieeja novērš nejaušus zaudējumus un saglabā jūsu darbplūsmu drošu un organizētu.
Veiksmīgai audita programmai ir nepieciešama rūpīga plānošana, uzmanība detaļām un koncentrēšanās uz sadarbību. Būtiski soļi, sākot no darbības jomas un mērķu noteikšanas līdz datu analīzei un uzlabojumu ieviešanai, veido jebkuras efektīvas revīzijas pamatu. Šīs darbības nodrošina atbilstības saglabāšanu, risku identificēšanu un procesu uzlabošanu, lai tie atbilstu organizācijas mērķiem.
Tomēr ceļš uz panākumiem nav bez izaicinājumiem. Bieži sastopamas nepilnības, piemēram, neskaidri mērķi, slikta komunikācija un nesakārtotas darbplūsmas, var izjaukt no sliedēm pat vislabvēlīgākās audita programmas. Šīs problēmas var izraisīt nepamanītu detaļu, nokavētu termiņu un praktisku ieskatu trūkumu.
Par laimi, izmantojot pareizos rīkus un stratēģijas, šīs problēmas var risināt uzreiz. Šajā rokasgrāmatā mēs sniegsim jums detalizētu ietvaru efektīvas audita programmas izpildei.
Lai ilustrētu šo procesu, mēs arī iepazīstināsim jūs ar praktisku labi strukturētas darbplūsmas piemēru un kopīgosim rīkus, kas var palīdzēt racionalizēt sadarbību, organizēt uzdevumus un nodrošināt pareizu auditu. Sāksim!
Būtiski soļi veiksmīgas audita programmas izpildei
Veiksmīga audita programma nenotiek vienkārši; tā ir balstīta uz stratēģiskās plānošanas, rūpīgas izpildes un nepārtrauktas novērtēšanas pamatiem. Šeit ir detalizēts ceļvedis, kas palīdzēs jums veikt galvenās darbības:
1. Definējiet darbības jomu un mērķus
Sāciet, izklāstot audita mērķi. Ko jūs vēlaties sasniegt? Neatkarīgi no tā, vai tā ir noteikumu ievērošanas nodrošināšana, procesa neefektivitātes noteikšana vai finanšu precizitātes apstiprināšana, skaidri mērķi nosaka toni visai programmai. Nosakiet auditējamās nodaļas, procesus vai sistēmas.
Definējiet panākumu rādītājus un izveidojiet galvenos darbības rādītājus (KPI). Noklikšķiniet šeit lai lasītu par populārākajiem rādītājiem, kuriem jums vajadzētu pievērst uzmanību saskaņā ar Audiboard.com. Sazinieties ar ieinteresētajām personām par mērķiem, lai tie atbilstu cerībām.
Uzmanieties no:
Neskaidri mērķi, kas var novest pie izšķērdēta laika un nepilnīgiem vai nebūtiskiem atklājumiem.
Skaidru veiksmes rādītāju un KPI trūkums.
2. Salieciet pareizo komandu
Kompetenta un uz sadarbību vērsta audita komanda ir būtiska, lai nodrošinātu precīzus un praktiski izmantojamus rezultātus. Piešķiriet lomas un pienākumus, nodrošinot, ka katram komandas loceklim ir viņu uzdevumu veikšanai nepieciešamās prasmes. Šajā sadaļā varat uzzināt vairāk par Validworth revīzijas grupas locekļu galvenajiem pienākumiem rakstu. Iesaistiet gan iekšējos darbiniekus, gan ārējos ekspertus atkarībā no audita sarežģītības. Nodrošiniet apmācību par revīzijas procedūrām, rīkiem un ziņošanas standartiem.
Uzmanieties no:
Slikta uzdevumu deleģēšana un lomu skaidrība var radīt neskaidrības, nokavētus termiņus vai dublētus centienus.
Nepietiekama apmācība vai pieredze komandas locekļu vidū.
3. Izstrādājiet visaptverošu plānu
Efektīvs plāns kalpo kā plāns visam revīzijas procesam. Sadaliet auditu fāzēs, piemēram, plānošanā, izpildē, analīzē un ziņošanā. Katrai fāzei nosakiet reālus laika grafikus, nodrošinot, ka termiņi ir sasniedzami. Identificējiet iespējamos riskus un izaicinājumus un sagatavojiet ārkārtas rīcības plānus to novēršanai.
Uzmanieties no:
Neefektīva sadarbība un komunikācija var izraisīt pārpratumus, nepamanītus uzdevumus un sadrumstalotas atskaites.
Nereāli laika grafiki vai neatbilstošs riska novērtējums.
4. Apkopojiet un analizējiet datus
Jūsu audita kvalitāte ir atkarīga no jūsu savākto datu precizitātes un atbilstības. Izmantojiet standartizētus rīkus un metodes datu vākšanai, piemēram, aptaujas, intervijas un sistēmas žurnālus. Pārbaudiet savu avotu uzticamību, lai samazinātu kļūdas. Sistemātiski analizējiet datus, lai atklātu modeļus, anomālijas vai uzlabošanas jomas.
Uzmanieties no:
Nepilnīgi vai neprecīzi dati var apdraudēt revīzijas konstatējumu pamatotību.
Nepietiekama datu analīze vai interpretācija.
5. Iesaistiet ieinteresētās personas visā procesā
Regulāra saziņa ar ieinteresētajām pusēm nodrošina caurskatāmību un vairo uzticību. Kopīgojiet progresa atjauninājumus galvenajos pavērsienos, lai visi būtu informēti. Nekavējoties risiniet problēmas vai jautājumus, lai saglabātu atbilstību mērķiem. Iesaistiet ieinteresētās personas provizorisko konstatējumu pārskatīšanā un praktisku ieteikumu izstrādē.
Uzmanieties no:
Ierobežota redzamība ieinteresētajām personām var izraisīt neuzticēšanos un neatbilstību.
Nepietiekama komunikācija vai ieinteresēto pušu iesaiste.
6. Dokumentējiet konstatējumus un sniedziet ieteikumus
Veids, kā jūs prezentējat savus konstatējumus, var noteikt, cik efektīva būs jūsu revīzija pārmaiņu veicināšanā.
Apkopojiet rezultātus strukturētā pārskatā, izceļot galvenos ieskatus un problēmas. Piedāvājiet skaidrus, praktiskus ieteikumus, kas pamatoti ar pierādījumiem. Nosakiet ieteikumu prioritāti, pamatojoties uz to iespējamo ietekmi un iespējamību.
Uzmanieties no:
Slikta dokumentēšanas prakse var izraisīt revīzijas konstatējumus, kuriem trūkst konteksta vai skaidrības.
Nepietiekami vai neskaidri ieteikumi.
7. Ieviest un pārraudzīt izmaiņas
Revīzijas vērtība slēpjas tās spējā veicināt uzlabojumus. Izstrādājiet plānu ieteicamo izmaiņu ieviešanai, piešķirot uzdevumus un termiņus. Pārraugiet šo izmaiņu ietekmi laika gaitā, lai novērtētu efektivitāti. Ieplānojiet papildu revīzijas, lai nodrošinātu ilgstošu atbilstību un progresu.
Uzmanieties no:
Pretestība pārmaiņām var kavēt ieteikumu īstenošanu.
Nepietiekama izmaiņu uzraudzība vai novērtēšana.
8. Novērtēt un uzlabot audita procesu
Katrs audits ir iespēja pilnveidot savu pieeju nākamajam. Veiciet pēcrevīzijas pārbaudi, lai noteiktu gūtās mācības un jomas, kas jāuzlabo. Atjauniniet savus audita procesus, veidnes vai rīkus, pamatojoties uz atsauksmēm. Atzīstiet un atzīmējiet panākumus, lai radītu impulsu turpmākajām revīzijām.
Uzmanieties no:
Nepārtrauktas novērtēšanas un uzlabošanas trūkums.
Nepietiekama dokumentācija vai gūto mācību saglabāšana
Veicot šīs darbības un apzinoties iespējamās problēmas, varat izveidot audita programmu, kas ne tikai nodrošina atbilstību, bet arī veicina nozīmīgus organizatoriskus uzlabojumus.
Izmantojot pareizos rīkus
Lai izpildītu veiksmīgu audita programmu, ir nepieciešams vairāk nekā tikai laba plānošana — ir nepieciešams rīks, kas var palīdzēt pārvarēt iepriekš apspriestās problēmas. Spēcīgs uzdevumu pārvaldības risinājums var būtiski mainīt darbplūsmu un nodrošināt, ka nekas neizslīd cauri.
Šis demonstrācijas panelis ir lielisks piemērs tam, kā revīzijas komanda ir izveidojusi strukturētu darbvietu, lai nevainojami risinātu katru savas revīzijas programmas posmu.
Sīkāk apskatiet, kā šī revīzijas komanda ir izveidojusi savu darbvietu, lai risinātu katru audita procesa posmu. Sākot ar sākotnējo sanāksmju vadīšanu Uzsākšanas fāze lai apstiprinātu atbilstību Lauka darbu fāze un ietīt iekšā Nobeiguma apskats, šī tāfele nodrošina, ka katrs solis tiek rūpīgi izplānots, izsekots un izpildīts.
Šī virtuālā darbvieta ļauj komandai vienuviet noteikt uzdevumu prioritātes, efektīvi sazināties un izsekot progresam. Noskaidrosim, kā šī komanda izmanto savu padomi, lai pārliecinātos, ka viņu revīzijas programma darbojas pareizi.
Apskatiet šo revīzijas programmas padomi
1. Kritisku darbību soļu tveršana, izmantojot detalizētas uzdevumu kartītes
Uzdevumu pievienošana ir vienkārša un nodrošina, ka neviens audita procesa posms netiek ignorēts. Izmantojot pogu “Pievienot jaunu uzdevumu” katras kolonnas apakšā, komandas dalībnieki var ātri izveidot uzdevumus, piemēram, veikt intervijas ar ieinteresētajām personām vai apstiprināt drošības pasākumus. Tas nodrošina, ka darbības vienumi tiek tverti, kad tie rodas.
2. Elastīga darbplūsmas pielāgošana ar sleju darbībām
Iespēja pielāgot kolonnas nodrošina darbplūsmas pielāgošanos audita programmas mainīgajām vajadzībām. Šī funkcija ļauj komandām viegli pārdēvēt kolonnas, pievienot jaunas vai pārkārtot esošās kolonnas.
Piemēram, uzdevumu pārvietošana no “lauka darba fāzes” uz “Analīze un validācija” nodrošina pareizu uzdevumu virzību bez neskaidrībām. Iespēja paslēpt vai dzēst kolonnas palīdz izkliedēt darbvietu, saglabājot dēli koncentrētu un efektīvu. Šī pielāgošana ļauj komandām uzturēt dinamisku darbplūsmu, vienlaikus nodrošinot, ka neviens uzdevums netiek novietots nevietā.
3. Lomu un atļauju piešķiršana sadarbības uzlabošanai
Lomu vadīšana nodrošina, ka komandas locekļi ir atbildīgi un saprot savus pienākumus audita programmā. Šī funkcija ļauj piešķirt tādas lomas kā padomes administrators, komandas dalībnieks vai apmeklētājs, pamatojoties uz viņu iesaistes līmeni.
Piemēram, auditorus, kas ir atbildīgi par galvenajiem uzdevumiem, var piešķirt kā komandas locekļus, savukārt ārējām ieinteresētajām personām var piešķirt skatīšanās piekļuvi kā apmeklētājiem. Šī iestatīšana veicina strukturētu sadarbību, samazina neskaidrības un aizsargā sensitīvus projekta datus, kontrolējot piekļuvi.
4. Centralizēta komunikācija, izmantojot Board Chat
Tā vietā, lai paļautos uz izkaisītiem e-pastiem vai tērzēšanas ziņojumiem, dēļa iebūvētā tērzēšanas funkcija nodrošina, ka visas ar uzdevumiem saistītās diskusijas ir pieejamas vienuviet. Komandas dalībnieki var kopīgot atjauninājumus, precizēt problēmas un atstāt komentārus tieši uz tāfeles, ļaujot ikvienam būt informētam bez nepieciešamības meklēt, izmantojot vairākus saziņas kanālus. Šī pieeja samazina neskaidrības un saista sarunas ar attiecīgajiem uzdevumiem, padarot sadarbību vienmērīgāku un produktīvāku.
Tāfeles pielikumu funkcija nodrošina racionalizētu veidu, kā pārvaldīt un koplietot failus, kas attiecas uz katru uzdevumu. Neatkarīgi no tā, vai tās ir revīzijas vadlīnijas, pierādījumu dokumentācija vai ieinteresēto personu ziņojumi, visus failus var augšupielādēt, izveidot vai saistīt tieši uz tāfeles.
Tas novērš nepieciešamību pēc ārējām uzglabāšanas sistēmām un nodrošina, ka komandas locekļi var bez kavēšanās piekļūt visjaunākajiem dokumentiem. Ja viss ir vienuviet, jūsu komanda var koncentrēties uz efektīvu uzdevumu izpildi.
6. Izceliet un piešķiriet prioritāti kritiskiem uzdevumiem
Tāfeles izcelšanas funkcija ļauj komandām ātri noteikt uzdevumus, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība, pamatojoties uz dažādiem kritērijiem, piemēram, piešķirtajiem lietotājiem, uzdevuma statusu, izpildes datumiem un prioritāšu līmeņiem. Tas nodrošina, ka augstas prioritātes auditi, nokavēti vienumi vai uzdevumi, kas marķēti ar īpašām etiķetēm, ir viegli pamanāmi.
Izmantojot šo filtru, komandas var racionalizēt savu fokusu, risināt steidzamus uzdevumus un izvairīties no termiņu neievērošanas; visas revīzijas programmas saglabāšana pareizajā virzienā un labi koordinēta.
Efektīvai revīzijai ir nepieciešama padome, kas pielāgojas jūsu mainīgajām vajadzībām. Tāfeles iestatījumi ļauj kontrolēt piekļuvi, izmantojot konfidencialitātes opcijas, nodrošinot, ka tikai īstās personas redz audita procesa sensitīvo informāciju. Varat iestatīt WIP (Pabeigts darbs) ierobežojumus, lai pārvaldītu komandas darba slodzi un novērstu vājās vietas.
Automātiskās numerācijas uzdevumi nodrošina konsekventu izsekošanu, savukārt atzīmes palīdz organizēt uzdevumus dažādās nodaļās, fāzēs vai kategorijās. Turklāt paneļa pārskats sniedz reāllaika ieskatu audita programmas statusā, ļaujot viegli noteikt pabeigtos, neapstiprinātos vai nokavētos uzdevumus.
Izmantojot eksportēšanas un arhivēšanas opcijas, varat dublēt vai apturēt uzdevumus, vienlaikus saglabājot audita darbplūsmu sakārtotu un gatavu nākotnei.
Sadaliet uzdevumus pārvaldāmās darbībās
Pārvaldot audita programmu, uzdevumu sadalīšana ir galvenais, lai nodrošinātu, ka netiek aizmirsta neviena svarīga detaļa. Šis demonstrācijas panelis parāda, kā katrs uzdevums ir sadalīts izpildāmās, izsekojamās darbībās, lai nodrošinātu labāku skaidrību un sadarbību.
Lūk, kā šī komanda efektīvi pieiet uzdevumu segmentēšanai.
Cilne Detaļas uzdevumu aprakstiem: The Sīkāka informācija cilne ļauj komandām dokumentēt visaptverošus uzdevumu aprakstus, prasības un galvenos mērķus. Tas nodrošina, ka visi iesaistītie saprot uzdevuma apjomu, bez nepieciešamības pastāvīgi precizēt.
Uzdevuma statusa iestatīšana progresa izsekošanai: Piešķirot tādu statusu kā Gatavs,Notiek, vai Nepieciešama pārskatīšana ļauj skaidri redzēt uzdevumu norisi. Izmantojot atjauninātos statusus, komandas dalībnieki var viegli izsekot pabeigšanai vai noteikt vājās vietas.
Kontrolsaraksta cilne apakšuzdevumiem: Sarežģītus uzdevumus var sadalīt mazākos, izpildāmos apakšuzdevumos, izmantojot Kontrolsaraksts cilne. Katru apakšuzdevumu var atzīmēt pēc pabeigšanas, palīdzot komandām būt sakārtotām un izvairīties no būtisku darbību neievērošanas.
Termiņi, lai ievērotu termiņus: Termiņu iestatīšana nodrošina, ka uzdevumi paliek saskaņā ar grafiku, savukārt gaidāmo izpildes datumu redzamība palīdz komandai noteikt darba prioritātes un izvairīties no laika grafika nokavēšanas.
Tagi kategorizēšanai: Piešķirot attiecīgus tagus, piemēram, atbilstības audits vai avārijas seku likvidēšana, uzdevumus var klasificēt un efektīvi filtrēt. Šis līdzeklis ļauj viegli atrast saistītos uzdevumus un nodrošināt racionalizētas darbplūsmas.
Tērzēšanas cilne diskusijām par uzdevumiem: Tā vietā, lai dažādās platformās būtu izkaisīti ziņojumi, Tērzēšana cilne centralizē visas ar uzdevumiem saistītās sarunas. Komandas var sadarboties, nodrošināt atjauninājumus un atrisināt jautājumus tieši uzdevuma kartītē.
Uzdevumu uzdevumi, lai nodrošinātu īpašumtiesības: Uzdevumu piešķiršana konkrētiem komandas locekļiem nodrošina atbildību. Katrs komandas dalībnieks zina savus pienākumus un var bez apjukuma koncentrēties uz uzticētajiem uzdevumiem.
Pielikumu cilne attiecīgo failu glabāšanai: Svarīgus dokumentus, atsauces failus vai pierādījumus var pievienot tieši uzdevumam, izmantojot Pielikumi cilne. Tādējādi viss tiek pielāgots konkrētajam uzdevumam un tiek novērsta meklēšana ārējās uzglabāšanas sistēmās.
Ar uzdevumiem, kas sadalīti pārvaldāmās darbībās, šī tāfele parāda, kā var vienkāršot sarežģītas revīzijas, atvieglojot progresa izsekošanu, bloķētāju identificēšanu un visu mērķu nevainojamu sasniegšanu.
Secinājums: efektīvas un mērogojamas audita programmas izveide
Labi izpildīta audita programma ir organizācijas atbilstības, riska pārvaldības un procesu optimizācijas pamats. Sadalot uzdevumus pārvaldāmās darbībās, nodrošinot pareizu kategorizēšanu un veicinot skaidru komandas komunikāciju, jūs izveidojat darbplūsmu, kas ir strukturēta, taču pietiekami elastīga, lai risinātu negaidītas problēmas.
Pareiza plānošana un izpilde palīdzēs jums ievērot termiņus, uzlabot sadarbību un galu galā ar pārliecību gūt panākumus revīzijā.
