Učinkovito vodenje projektov se začne z dobro organiziranim potekom dela. Če svoje naloge razdelite na jasno opredeljene faze, lahko vi in vaša ekipa ostanete usklajeni in produktivni. Strukturiran potek dela olajša sledenje napredku, prepoznavanje ozkih grl in učinkovito določanje prioritet nalog.
Poglobimo se v to, kako lahko nastavite stolpce na svoji plošči opravil, da povečate učinkovitost z uporabo priložene vzorčne plošče.
Stolpci so hrbtenica vašega poteka dela. Vsak stolpec predstavlja stopnjo v vašem projektu in vam pomaga vizualizirati potek nalog od začetka do konca. Ključno je zagotoviti, da so vaši stolpci usklajeni z naravo vašega projekta in načinom dela vaše ekipe.
Koraki za nastavitev stolpcev poteka dela
1. Določite svoje stopnje poteka dela
Med definiranjem faz poteka dela. razmislite o naravnem napredovanju svojih nalog.
Na primer:
Strategija projekta: Za začetne faze načrtovanja, kot je definiranje zahtev ali postavljanje ciljev.
Zasnova projekta: Naloge, povezane z vizualnim in strukturnim načrtovanjem, kot je oblikovanje logotipa ali ustvarjanje postavitve.
Razvoj projekta: Za faze izvajanja, kot je kodiranje ali ustvarjanje funkcij.
Testiranje: Za zagotovitev, da vse deluje po pričakovanjih pred zagonom.
Dokončano: Zadnja stopnja za pošiljanje nalog, ki so v celoti opravljene.
2. Prevedite stopnje v stolpce
Ko so vaše stopnje delovnega toka določene, jih spremenite v stolpce na vaši opravilni plošči. Začnite s širokimi kategorijami in jih izboljšajte, ko boste bolje razumeli potrebe svoje ekipe.
Na primer:
Začnete lahko z bistvenimi stolpci, kot je “Narediti”, “V teku,” in “Dokončano” za vzpostavitev osnovnega toka.
Postopoma jih razširite v bolj specifične stolpce, ki so usklajeni z vašimi stopnjami poteka dela, kot npr “Strategija projekta,” “Načrt projekta,” “Razvoj projekta,” in “Testiranje”.
Ta pristop zagotavlja, da so vaši stolpci intuitivni, prilagodljivi in prilagojeni naravnemu napredku vaših nalog
3. Uporabite stolpce za posebne potrebe
Razmislite o ustvarjanju stolpcev, ki dodajo vrednost vašemu delovnemu toku:
Zaostanek: Prostor za naloge, ki so načrtovane, vendar še niso pripravljene za vstop v glavni potek dela. To pomaga pri določanju prednostnih nalog, ko je ekipa pripravljena prevzeti več dela, hkrati pa ohranja aktivne stolpce čiste in osredotočene.
Viri: Stolpec za shranjevanje povezav, dokumentov ali drugega gradiva, ki podpira vaše naloge. To ekipi olajša dostop do vsega, kar potrebuje, ne da bi zatrpali posamezne kartice opravil.
4. Ne pozabite, da bo preprosto in intuitivno
Izogibajte se preobremenitvi vaše plošče s preveč stolpci. Prizadevajte si za jasnost in preprostost, da bo vaša ekipa zlahka sledila poteku dela.
Zaključek
Dobro organiziran potek dela se začne s premišljeno postavitvijo stolpcev. Če stolpce prilagodite tako, da odražajo naravne faze vašega projekta, in vključite podporne stolpce, lahko izboljšate učinkovitost ekipe in ohranite jasnost v svojem procesu. Začnite organizirati svoj potek dela še danes in izkusite prednosti!
Za nove uporabnike imamo že zelo dolgo 30-dnevno brezplačno poskusno obdobje, vendar smo že zdavnaj ugotovili, da ljudje v resnici ne potrebujejo celotnih štirih tednov, da bi se odločili, ali je Kerika tisto, kar iščejo, ali ne.
Dejansko je slabost poskusnega obdobja v tem, da ljudje pozabijo, da so v brezplačnem poskusnem obdobju, dokler ne začnejo dobivati opomnikov, da se bo poskusno obdobje kmalu končalo!
Bolj praktičen – in v panogi standarden – pristop je, da od zdaj naprej ponudite 14-dnevni brezplačni preizkus. Tako boste imeli dovolj časa, da se odločite, ali je Kerika najboljši način, da vaša ekipa na daljavo opravi več dela!
Naša stara cena se ni spremenila že več kot 10 let in ni več odražala vrednosti našega izdelka niti dejstva, da imamo zdaj več uporabnikov zunaj Združenih držav kot v njih.
Zato je bil čas, da posodobimo svoj cenovni model v vseh pogledih! V tem zapisu na blogu povzemamo vse spremembe, v spodnjih razdelkih pa najdete povezave do drugih zapisov na blogu in spletnih strani, ki podrobneje obravnavajo posamezne elemente:
Nižje cene za večino držav
V zadnjih 10 letih smo imeli le eno ceno: 7 dolarjev na člana računovodske ekipe, ki se plačuje letno. Medtem ko je bila ta cena za trg Združenih držav dejansko nizka, je predstavljala izziv za ljudi iz držav z manj razvitim gospodarstvom in nižjo kupno močjo.
Kerika je cenovno dostopnejša tudi za uporabnike zunaj Združenih držav: medtem ko je nova cena za profesionalni načrt za stranke iz ZDA 9 USD na uporabnika mesečno ali 90 USD letno, lahko stranke iz skoraj vseh drugih držav naročnino kupijo po nižji ceni. To pomeni, da lahko stranke iz držav z manjšim gospodarstvom kupijo enake naročnine na Keriko kot stranke iz bogatejših gospodarstev, vendar po bistveno nižji ceni.
To bo razvidno, ko boste obiskali stran s cenami na spletnem mestu Kerika in ko si boste v aplikaciji Kerika ogledali razpoložljive načrte. Prikazane cene bodo predstavljale znižani znesek in bodo v vaši lokalni valuti. Za uporabnike iz Indije bo na primer cena načrta Professional znašala 200 ₹ mesečno / 2 000 ₹ letno.
Poslovni načrt za stranke v ZDA bo znašal 13 dolarjev na uporabnika na mesec ali 130 dolarjev na leto.
Plačajte v svoji valuti
Poleg nižjih cen zunaj ZDA strankam omogočamo tudi plačevanje v različnih valutah – skupaj 135valut.
Tako bodo naročnine na Keriko lažje kupovali ljudje iz različnih držav, ki morda težko kupujejo v ameriških dolarjih.
Uporabniki, ki so novi uporabniki katere koli spletne storitve, lahko oklevajo z nakupom letnih naročnin, preden se v celoti seznanijo s to storitvijo. Nove stranke bi se na začetku najraje odločale za manjšo denarno obveznost, in sicer za nakup mesečnih naročnin. Mi vam to omogočamo.
Zdaj lahko kupite mesečne ali letne naročnine (ne pa kombinacije obeh).
Cena letnih naročnin je 10-krat višja od cene mesečne naročnine, zato bo, če nameravate Keriko uporabljati več kot 10 mesecev, za vas cenejša letna naročnina.
Če pa ste nova stranka in oklevate pri odločitvi, da bi se zavezali k uporabi Kerike, imate zdaj na voljo zelo enostaven način, da po koncu 30-dnevnega brezplačnega preizkusa nadaljujete z uporabo Kerike: nekaj mesecev kupujte mesečne naročnine, nato pa preidite na letne naročnine in prihranite stroške, ko se boste prepričali o prednostih Kerike za produktivnost vaše ekipe.
Naš stari sistem izračuna in upravljanja povračil je bil za nas prava nadloga: povzročal je zapletenost našega sistema zaračunavanja, ta zapletenost pa je povzročala številne napake, ki so škodovale tako našim strankam kot tudi nam.
Zdaj prehajamo na preprostejši sistem: če se odločite za odpoved naročnine, boste na svojem računu Kerika prejeli sorazmerno dobroimetje, ki ga boste lahko uporabili za prihodnje nakupe. Dobropisi ne potečejo in jih ni mogoče unovčiti: uporabite jih lahko le za prihodnje nakupe.
Stari akademski in neprofitni načrt je omogočal brezplačno uporabo Kerike za skupine računov z največ 10 osebami. To je bilo vedno okorno za upravljanje, vodilo je k zlorabam (žal) in ni pomagalo vsem šolam, univerzam in neprofitnim organizacijam.
Akademski in neprofitni načrt bo zdaj deloval kot preprost 50-odstotni popust: če boste izpolnjevali pogoje, boste lahko kateri koli načrt kupili po polovični ceni, pri čemer ne bo več omejitve glede velikosti vaše računovodske skupine. Ta novi načrt večjim organizacijam omogoča, da lažje sprejmejo uporabo Kerike v celotni organizaciji.
Včasih smo ponujali možnost zahtevka za račun, ki ga je bilo mogoče plačati z bančnim čekom ali direktnim pologom, vendar je to možnost žal zlorabilo presenetljivo veliko uporabnikov, ki so zahtevali račune, jih niso plačali in so ignorirali naša e-poštna sporočila, ki so jih opozarjala na neplačane račune!
V našem novem sistemu bo možnost nakupa brez povezave (tj. zahtevati račun) na voljo le izbranim strankam. Nekatere naše starejše stranke že leta uporabljajo metodo brez povezave, ker je to edini način, na katerega lahko opravljajo nakupe – pogosta situacija za ljudi, ki delajo v državni upravi ali zelo velikih podjetjih, ki vztrajajo, da se računi predložijo in obdelajo prek njihovih oddelkov za plačila računov.
Za te starejše stranke bo še naprej na voljo način brez povezave, vendar bo strogo uveljavljen: če računi ne bodo pravočasno plačani, bodo povezane naročnine preklicane.
Če ste nova stranka, ki potrebuje metodo brez povezave, se obrnite na nas!
Lažja zamenjava uporabnikov znotraj računa
Z novim cenovnim sistemom bodo naše stranke lažje zamenjale enega uporabnika z drugim brez dodatnih stroškov, če bo odstranitev starega in dodajanje novega uporabnika potekalo v istem dnevu.
Če je uporabnik odstranjen iz skupine računov in je v istem dnevu dodan drug uporabnik, sistem ne bo ustvaril nobenih transakcij obračunavanja.
Več podrobnosti na zaslonu zgodovine zaračunavanja
Na zaslonu Zgodovina zaračunavanja, do katerega lahko dostopate s klikom na možnost Upravljanje računa v meniju, ki se prikaže, ko kliknete na svoj avatar v desnem zgornjem kotu namizne aplikacije, bo več informacij o opravljenih spremembah, kot so vklop/izklop samodejnega podaljšanja, dodajanje oseb itd.
To naj bi našim strankam pomagalo bolje razumeti, kako se je njihovo zaračunavanje spreminjalo skozi čas.
Nemoten prehod
To je morda najpomembnejši del: če ste že stranka družbe Kerika za kateri koli načrt, se vaš načrt do konca veljavnosti nadaljuje kot prej.
Če ste prej kupovali po ceni 84 USD za uporabnika, zdaj pa je cena za vašo regijo 90 USD, vam zdaj ni treba opraviti nobenega dodatnega plačila: namesto tega bodo ob koncu veljavnosti vašega načrta začele veljati nove cene.
Če ste imeli stari akademski in neprofitni načrt, bo ta veljal do konca tekočega obdobja. Po izteku tega obdobja boste morali kupiti profesionalni ali poslovni načrt, vendar boste samodejno upravičeni do neprofitnega popusta.
Imate vprašanja ali pomisleke?
Zavedamo se, da so spremembe cen za nekatere uporabnike vedno nekoliko neprijetne, ne glede na to, kako skrbno je bil oblikovan novi model, zato vam bomo z veseljem pomagali pri vaših vprašanjih in prisluhnili vašim pomislekom. Kontaktirajte nas!
Ker si še naprej prizadevamo, da bi bila Kerika enostavna za uporabo in nakup kjer koli na svetu, bo naš novi sistem določanja cen strankam omogočal plačevanje v kateri koli od teh valut:
USD – ameriški dolar
AED – dirham Združenih arabskih emiratov
AFN – afganistanski afganistanski
ALL – albanski lek
AMD – Armenski dram
ANG – nizozemski antilski guldner
AOA – angolska kwanza
ARS – argentinski peso
AUD – avstralski dolar
AWG – arubanski florin
AZN – azerbajdžanski manat
BAM – Bosna in Hercegovina Konvertibilna znamka
BBD – barbadijski dolar
BDT – bangladeška taka
BGN – Bolgarski lev
BIF – burundijski frank
BMD – bermudski dolar
BND – brunejski dolar
BOB – bolivijski boliviano
BRL – brazilski real
BSD – bahamski dolar
BWP – Bocvana Pula
BYN – beloruski rubelj
BZD – Belizejev dolar
CAD – kanadski dolar
CDF – kongovski frank
CHF – švicarski frank
CLP – čilski peso
CNY – kitajski juan renminbi
COP – kolumbijski peso
CRC – Kostarika Colón
CVE – Zelenortski Escudo
CZK – češka krona
DJF – džibutijski frank
DKK – danska krona
DOP – dominikanski peso
DZD – alžirski dinar
EGP – egiptovski funt
ETB – etiopski birr
EUR – Euro
FJD – fidžijski dolar
FKP – funt Falklandskih otokov
GBP – britanski funt šterling
GEL – gruzijski lari
GIP – Gibraltarski funt
GMD – gambijski dalasi
GNF – gvinejski frank
GTQ – Gvatemalski kvačal
GYD – gvajanski dolar
HKD – hongkonški dolar
HNL – Honduran Lempira
HTG – Haitijski gourde
HUF – madžarski forint
IDR – indonezijska rupija
ILS – izraelski novi šekel
INR – indijska rupija
ISK – islandska kralna
JMD – Jamajški dolar
JPY – japonski jen
KES – kenijski šiling
KGS – Kirgizistanski som
KHR – kamboški reel
KMF – komorski frank
KRW – južnokorejski von
KYD – Dolar Kajmanskih otokov
KZT – kazahstanski tenge
LAK – Lao Kip
LBP – libanonski funt
LKR – šrilanška rupija
LRD – liberijski dolar
LSL – Lesoto Loti
MAD – maroški dirham
MDL – moldavski lev
MGA – Malgaški arial
MKD – makedonski denar
MMK – mjanmarski kjat
MNT – mongolski tögrög
MOP – Macanese Pataca
MUR – mavricijska rupija
MVR – maldivski rufiyaa
MWK – malavijska kwacha
MXN – mehiški peso
MYR – malezijski ringit
MZN – mozambiški metikal
NAD – Namibijski dolar
NGN – nigerijska naira
NIO – Nikaragva Córdoba
NOK – norveška krona
NPR – nepalska rupija
NZD – Novozelandski dolar
PAB – Panamska balboa
PEN – perujski sol
PGK – Papuansko-novogvinejska kina
PHP – filipinski peso
PKR – pakistanska rupija
PLN – poljski zlati
PYG – paragvajska gvaranščina
QAR – katarski rijali
RON – romunski lev
RSD – srbski dinar
RUB – ruski rubelj
RWF – ruandski frank
SAR – savdski rial
SBD – dolar Salomonovih otokov
SCR – sejšelska rupija
SEK – švedska krona
SGD – singapurski dolar
SHP – funt svete Helene
SLE – Sierra Leonean Leone
SOS – somalijski šiling
SRD – Surinamski dolar
STD – São Tomé in Príncipe Dobra (pred letom 2018, nadomestil STN)
SZL – Eswatini Lilangeni
THB – tajski baht
TJS – tadžikistanski somoni
TOP – Tonganski jezik Paʻanga
TRY – turška lira
TTD – Trinidad in Tobago dolar
TWD – novi tajvanski dolar
TZS – tanzanijski šiling
UAH – ukrajinska grivna
UGX – ugandski šiling
UYU – urugvajski peso
UZS – Uzbekistanski soʻm
VND – vietnamski Đồng
VUV – Vanuatu Vatu
WST – Samoanska tala
XAF – srednjeafriški frank CFA
XCD – vzhodnokaribski dolar
XCG – (ni standardna oznaka valute; morda bo treba pojasniti)
XOF – zahodnoafriški frank CFA
XPF – CFP frank (uporablja se na francoskih pacifiških ozemljih)
YER – jemenski rial
ZAR – južnoafriški rand
ZMW – zambijska kvacha
To bo olajšalo nakupovanje ljudem v številnih državah, ki sicer ne bi imeli razloga za nakupe v dolarjih (ali pa sploh nimajo kreditne kartice, ki bi jim omogočala nakupe v valuti, ki ni njihova domača valuta!)
Če prihajate iz države, ki ni navedena zgoraj, bo privzeti način plačila v USD – ameriških dolarjih.
Kerika je programska oprema za vodenje projektov in sodelovanje, ki je zasnovana za učinkovitejše sodelovanje ekip. Ponuja vrsto orodij za upravljanje nalog, projektov in delovnih tokov, zlasti za porazdeljene ekipe. Ključne značilnosti Kerike so:
Upravljanje nalog: Ustvarite, dodelite in spremljajte naloge z roki za izvedbo, prednostnimi nalogami in posodobitvami stanja.
Vizualne table: Izvedba nalog: Izvedba nalog, ki jih je treba opraviti: Uporabite table Kanban, bele table in diagrame za vizualizacijo delovnih tokov in napredka projekta.
Sodelovanje: Sodelovanje v realnem času omogoča članom ekipe, da skupaj delajo na dokumentih, izmenjujejo povratne informacije in komunicirajo znotraj platforme.
Integracija: Kerika se povezuje z orodji, kot so Google Drive, Box in Slack, kar olajša upravljanje datotek in komunikacij na enem mestu.
Nadzor dostopa: Nastavite dovoljenja za nadzor nad tem, kdo lahko pregleduje ali ureja določene projekte ali naloge.
Dostop z mobilnih naprav: Kerika ponuja mobilne aplikacije za iOS in Android, ki uporabnikom omogočajo, da ostanejo povezani in upravljajo naloge na poti.
Kerika je še posebej priljubljena med skupinami, ki zahtevajo visoko raven sodelovanja in preglednosti, kot so ekipe na daljavo, svetovalci in organizacije z zapletenimi delovnimi tokovi. Zaradi uporabniku prijaznega vmesnika in osredotočenosti na vizualno upravljanje projektov je vsestransko orodje za različne panoge.
Opomba: del o integraciji s Slackom ne drži. Vsaj še ne.
Kerika je programska oprema za vodenje projektov in sodelovanje, ki je zasnovana za učinkovitejše sodelovanje ekip. Ponuja vrsto orodij za upravljanje nalog, projektov in delovnih tokov, zlasti za porazdeljene ekipe. Ključne značilnosti Kerike so:
Upravljanje nalog: Ustvarite, dodelite in spremljajte naloge z roki za izvedbo, prednostnimi nalogami in posodobitvami stanja.
Vizualne table: Izvedba nalog: Izvedba nalog, ki jih je treba opraviti: Uporabite table Kanban, bele table in diagrame za vizualizacijo delovnih tokov in napredka projekta.
Sodelovanje: Sodelovanje v realnem času omogoča članom ekipe, da skupaj delajo na dokumentih, izmenjujejo povratne informacije in komunicirajo znotraj platforme.
Integracija: Kerika se povezuje z orodji, kot so Google Drive, Box in Slack, kar olajša upravljanje datotek in komunikacije na enem mestu.
Nadzor dostopa: Nastavite dovoljenja za nadzor nad tem, kdo lahko pregleduje ali ureja določene projekte ali naloge.
Dostop z mobilnih naprav: Kerika ponuja mobilne aplikacije za iOS in Android, ki uporabnikom omogočajo, da ostanejo povezani in upravljajo naloge na poti.
Kerika je še posebej priljubljena med skupinami, ki zahtevajo visoko raven sodelovanja in preglednosti, kot so ekipe na daljavo, svetovalci in organizacije z zapletenimi delovnimi tokovi. Zaradi uporabniku prijaznega vmesnika in osredotočenosti na vizualno upravljanje projektov je vsestransko orodje za različne panoge.
Opomba: del o integraciji s Slackom ne drži. Vsaj še ne.
Učinkovito vodenje projektov je osnova za doseganje uspešnih rezultatov. Ne glede na to, ali oblikujete spletno stran, uvajate izdelek ali usklajujete kompleksna razvojna prizadevanja, strukturiran pristop zagotavlja, da so vse naloge usklajene, časovni roki izpolnjeni, zainteresirane strani pa o njih obveščene.
Ta vodnik vas popelje skozi bistvene korake za obvladovanje projektnega vodenja in ponuja uporabne strategije za racionalizacijo delovnih procesov, spodbujanje sodelovanja in spremljanje napredka.
Ko boste osvojili osnove, boste videli, kako lahko z vizualnim orodjem uresničite ta načela in pomagate svoji ekipi, da ostane osredotočena in produktivna.
Osnovni koraki za vzpostavitev učinkovitega delovnega postopka za upravljanje projektov
Z zanesljivim delovnim procesom projektnega vodenja zagotovite učinkovito izvajanje nalog, spoštovanje rokov in nemoteno sodelovanje v skupini.
Tukaj so ključni koraki za vzpostavitev zanesljivega postopka vodenja projektov:
1. Opredelite jasne cilje in naloge
Vsak uspešen projekt se začne z jasnimi in dobro opredeljenimi cilji. Če razumete, kaj želite doseči, je ekipa osredotočena in usklajena v celotnem življenjskem ciklu projekta.
Ključni ukrepi:
Izvajajte sestanke z zainteresiranimi stranmi za uskladitev ciljev projekta.
Razdelite cilje na merljive rezultate z uporabo okvira SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Te cilje dokumentirajte na centraliziranem mestu, da zagotovite preglednost skupine.
2. Razvoj podrobnega načrta projekta
Izčrpen projektni načrt služi kot načrt, v katerem so opisane naloge, časovni razporedi in odvisnosti. Zagotavlja, da vsak član ekipe razume svojo vlogo in odgovornosti.
Ključni ukrepi:
Uporabite Ganttove diagrame za načrtovanje časovnih razporedov in odvisnosti nalog.
Določite mejnike in roke za učinkovito spremljanje napredka.
Dodelite vire glede na zahtevnost naloge in strokovno znanje ekipe.
3. Dodelitev vlog in odgovornosti
Opredelitev vlog zagotavlja odgovornost in odpravlja nejasnosti glede tega, kdo je odgovoren za posamezno nalogo. V pomoč je lahko matrika RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Ključni ukrepi:
dodelite vloge glede na posameznikove sposobnosti in potrebe projekta.
Na sestankih skupine ali uvodnih sestankih jasno sporočite odgovornosti.
Spodbujajte povratne informacije, da zagotovite pravično porazdelitev odgovornosti.
4. Določite prioritete in razdelite naloge
Razdelitev projekta na manjše, obvladljive naloge zagotavlja, da noben vidik dela ne bo spregledan. Določanje prednostnih nalog pomaga ekipi osredotočiti prizadevanja na tisto, kar je najpomembnejše.
Ključni ukrepi:
Razvrstite naloge glede na nujnost in pomembnost z uporabo tehnik določanja prednosti, kot je Eisenhowerjeva matrika.
Razdelite zapletene naloge na manjše podnaloge z jasnimi roki.
Uporabite orodja za spremljanje napredka nalog in obveščanje vseh o novostih.
5. Spodbujanje sodelovanja in komunikacije
Odprta in pregledna komunikacija je ključnega pomena za učinkovito vodenje projekta. Pomaga ekipam, da ostanejo usklajene, rešujejo konflikte in zagotavljajo, da je napredek na pravi poti.
Ključni ukrepi:
Določite redne sestanke (npr. dnevne sestanke ali tedenske kontrolne sestanke) za pregled napredka in odpravljanje ovir.
Spodbujajte člane ekipe, da v realnem času delijo posodobitve in povratne informacije.
Uporabite orodja za sodelovanje, da centralizirate komunikacijo in dokumentirate odločitve.
6. Spremljanje napredka in prilagajanje načrtov
Spremljanje napredka projekta pomaga prepoznati morebitna tveganja in ozka grla, preden se povečajo. Redno spremljanje omogoča prilagoditve, da projekt ostane na pravi poti.
Ključni ukrepi:
Uporabite ključne kazalnike uspešnosti (KPI), kot so odstotek dokončanja projekta, upoštevanje proračuna in izkoriščenost virov.
Izvajajte redne preglede, da ponovno ocenite cilje in časovne okvire.
Ustvarite načrte za nepredvidljive razmere za reševanje nepredvidenih izzivov.
7. Vrednotenje in dokumentiranje pridobljenih znanj
Po zaključku projekta ocenite njegov uspeh z merjenjem rezultatov glede na prvotne cilje. Dokumentiranje pridobljenih izkušenj pomaga izboljšati prihodnje delovne postopke.
Ključni ukrepi:
Po končanem projektu opravite pregled, na katerem se pogovorite o tem, kaj je šlo dobro in kaj bi lahko izboljšali.
Zberite povratne informacije od vseh zainteresiranih strani, da ugotovite prednosti in slabosti.
Posodabljanje standardnih operativnih postopkov (SOP) na podlagi ugotovitev.
Uporaba pravih orodij za vzpostavitev delovnega toka za upravljanje projektov
Medtem ko je obvladovanje bistvenih korakov projektnega vodenja ključnega pomena, je za njihovo učinkovito izvajanje potrebno pravo orodje. Zanesljiv sistem za upravljanje nalog lahko zapolni vrzel med teorijo in izvedbo ter zagotovi, da projekti niso le dobro organizirani, temveč tudi izvedljivi.
Pravo orodje poenostavi prenos nalog, določanje prednostnih nalog in sodelovanje, kar vaši ekipi omogoča, da ostane osredotočena in pravočasno doseže rezultate.
Spodnja predstavitvena tabla ponazarja učinkovit potek dela pri upravljanju projektov v praksi. Ta tabla vizualno predstavlja naloge, ki napredujejo skozi faze, kot so “strategija projekta”, “zasnova projekta”, “razvoj” in “preizkušanje”, kar zagotavlja, da nič ne izpade iz igre.
S centralizacijo informacij, preglednim spremljanjem napredka in prepoznavanjem ozkih grl ta delovni prostor zagotavlja jasen in uporaben pregled nad projektom.
Zdaj se poglobimo v to predstavitveno ploščo in spoznajmo, kako posamezni deli delujejo skupaj, da bi ustvarili zanesljiv sistem za upravljanje projektov, ki je zasnovan za uspeh.
Na zgornji sliki si lahko ogledate, kako ta ekipa organizira svoj potek dela z uporabo table, ki poenostavlja upravljanje projektov. Zasnovana je tako, da lahko obravnava vse faze postopka.
Podrobneje si oglejmo tablo te ekipe, da bi razumeli, kako vsaka funkcija prispeva k učinkovitemu sistemu za vodenje projektov.Tukaj je opisano, kako je vse skupaj sestavljeno.
1. Dodajanje novih nalog na tablo
Vsak projekt se začne s seznamom nalog, ki jih lahko na tej tabli zelo preprosto dodajate. S klikom na gumb ” Dodaj novo nalogo ” (poudarjen v spodnjem levem kotu table) lahko ustvarite novo kartico. Vsaka kartica predstavlja določeno nalogo, na primer “Oblikovanje spletne strani” ali “Razvoj strani izdelka”. S tem zagotovite, da bo vaš potek dela ostal jasen in da nič ne bo ostalo v ozadju.
2. Prilagajanje stolpcev za vaš potek dela
Morate prilagoditi nastavitve svoje plošče? Stolpce lahko preprosto preimenujete, dodate nove ali premaknete obstoječe, da se prilagodijo vašemu delovnemu procesu. Za dostop do teh možnosti preprosto kliknite meni stolpca (tri pike ) na vrhu katerega koli stolpca. Če se na primer pojavi nova faza projekta, lahko dodate stolpec, kot je “Testiranje”, ne da bi prekinili obstoječe naloge.
3. Upravljanje članov ekipe in vlog
Učinkovito sodelovanje se začne s pravimi vlogami. V meniju Člani ekipe lahko dodajate ali odstranjujete člane odbora. Vsaka oseba je lahko glede na svoje odgovornosti dodeljena kot administrator, član ali obiskovalec. Vodjem projektov na primer dodelite pravice administratorja, strankam pa omogočite dostop obiskovalca za ogled napredka.
4. Centralizacija komunikacije v skupini
Vse razprave naj bodo pomembne za odbor, pri čemer uporabite funkcijo klepeta na odboru. Tako lahko vaša ekipa na enem osrednjem mestu deli posodobitve, postavlja vprašanja ali obravnava izzive. Oblikovalec lahko na primer deli povratne informacije o nalogi “Oblikovanje logotipa” neposredno v klepetu, da bodo vsi na isti strani.
5. Pripenjanje in deljenje datotek
Vsak projekt vključuje precejšnjo količino dokumentacije, ta plošča pa jo odlično obdeluje. V razdelku Priponke lahko naložite datoteke, povežete Googlove dokumente ali celo ustvarite nove dokumente neposredno z oglasne deske. Pripišite na primer vodnike slogov ali kratke povzetke strank in tako zagotovite, da bodo ekipi na voljo vsa potrebna gradiva.
6. Poudarjanje pomembnih nalog
S funkcijo Poudariti dajte prednost tistim, ki so pomembni. Tako lahko filtrirate naloge glede na datume izvedbe, stopnje prioritete, oznake ali določene naloge. Te filtre lahko tudi kombinirate in tako poiščete naloge.
Na primer, poudarite lahko naloge, dodeljene določenemu sodelavcu, označene kot “makete “, skupaj z njihovim statusom “pripravljen“. To vam prihrani veliko ročnega dela pri iskanju iskanih nalog.
7. Prilagajanje nastavitev zasebnosti
V meniju Nastavitve ta ekipa natančno nastavi svojo ploščo za največjo učinkovitost. S klikom na ikono zobnika v zgornjem desnem kotu se odprejo štirje zavihki: Pregled, Nastavitve, Stolpci in Oznake. Vsak zavihek ima posebno vlogo pri optimizaciji delovnega postopka. Razčlenimo jih:
Zavihek Pregled:
Zagotavlja posnetek napredka table, opis njenega namena, možnosti za izvoz nalog v Excelovo obliko in možnost arhiviranja dokončanih tabel za poznejšo uporabo.
Zavihek Nastavitve:
nadzoruje zasebnost in dovoljenja za dostop do tabel ter omogoča izbiro med dostopom samo za ekipo, organizacijskim dostopom ali javno delitvijo prek povezave. Prav tako upravlja dovoljenja za urejanje, da ohrani celovitost delovnega postopka.
Zavihek Stolpci:
Omogoča prilagajanje strukture plošče z dodajanjem, preimenovanjem ali spreminjanjem vrstnega reda stolpcev. To pomaga uskladiti potek dela s posebnimi zahtevami projekta ekipe.
Oznake Tab:
Olajša kategorizacijo opravil z ustvarjanjem, upravljanjem in uporabo oznak. Oznake olajšajo filtriranje opravil po prioriteti, vrsti ali drugih oznakah po meri, kar izboljša organizacijo in iskanje opravil.
Poglejmo, kako ekipa uporablja te kartice nalog za razdelitev celotnega postopka vodenja projekta na obvladljive korake. Pokazali vam bomo, kako lahko to funkcijo uporabite za razčlenitev vsake naloge na izvedljivo postavko.
Razdelitev nalog na obvladljive korake
Kartice z nalogami služijo kot osrednje vozlišče, v katerem lahko vi in vaša ekipa zajamete in uredite vse potrebne podrobnosti za dokončanje naloge. Tukaj si preberite, kako jih učinkovito uporabljati:
Dodajte ključne podatke:
Najprej jasno opredelite cilje naloge in vse korake, ki so potrebni za njeno dokončanje. Na primer, pri nalogi oblikovanja domače strani opišite zahteve glede postavitve in vsebine.
Spremljanje napredka:
Posodabljajte napredek naloge tako, da jo označite kot “V izvajanju”, “Potrebuje pregled” ali “Zaključena”, da bodo vsi obveščeni o njenem stanju.
Določite roke:
Vsaki nalogi določite poseben datum, da zagotovite spoštovanje rokov in da se nič ne zavleče.
Naloge razdelite na izvedljive korake:
Razčlenite zapletene naloge na manjše, obvladljive korake. Na primer, naloga “Ustvari vsebino domače strani” lahko vključuje podnaloge, kot so pisanje besedila, izbira slik in oblikovanje postavitve.
Uporabite oznake za jasnost:
Uporabite oznake za razvrščanje opravil v kategorije. Naloge lahko razvrstite po nujnosti ali jih združite po temah, kot so “oblikovanje”, “razvoj” ali “testiranje”.
Priložite datoteke:
Vse vire projekta lahko organizirate tako, da datoteke pripenjate neposredno na kartico opravila. Naložite oblikovne makete, poročila ali datoteke PDF, ustvarite nove dokumente Google Docs ali Kerika Canvases ali povežite zunanje vire – vse na enem mestu. Tako lahko vaša ekipa hitro dostopa do vsega, kar potrebuje, ne da bi izgubljala čas z iskanjem po e-pošti ali mapah.
Ohranite usmerjeno komunikacijo:
V zavihku Klepet lahko vse razprave povežete z določenimi nalogami in tako zagotovite, da je komunikacija jasna in lahko sledljiva.
Dodelite člane ekipe:
Vsako nalogo dodelite določenim članom ekipe, da bo jasno, kdo je za kaj odgovoren. To povečuje odgovornost in zagotavlja učinkovito izvajanje nalog.
Določite prednostno nalogo in se jasno osredotočite:
Določanje prednostnih nalog je ključnega pomena za to, da projekt poteka po načrtu, s funkcijo Določi prednostno nalogo pa to lahko storite brez težav. Vsaki nalogi lahko dodelite eno od treh ravni:
Običajno: Za rutinske naloge, ki se lahko izvajajo brez nujnosti.
Visoka prednostna naloga: Za naloge, ki zahtevajo hitro ukrepanje ali večjo osredotočenost ekipe.
Kritično: Za časovno občutljive naloge ali naloge z velikim vplivom, ki zahtevajo takojšnjo pozornost.
Z uporabo teh funkcij kartice opravil pomagajo vaši ekipi, da ostane organizirana, nemoteno sodeluje in da ne spregleda nobene pomembne podrobnosti. S temi ukrepi bo upravljanje projekta lažje in učinkovitejše.
Nastavitev računa Kerika
Začetek dela z aplikacijo Kerika je hiter in preprost ter omogoča nemoteno organizacijo delovnega poteka projekta. Tukaj si preberite, kako lahko nastavite svoj račun in začnete s pravo nogo:
Prijava je brezplačna in preprosta
Pojdite na kerika.com in kliknite gumb Prijavite se.
Izberite vrsto računa, ki vam najbolj ustreza:
Če uporabljate Google Workspace, izberite možnost SIGN UP WITH GOOGLE.
Če ste uporabnik paketa Office 365, izberite možnost PRIJAVA Z MICROSOFTOM.
Za integracijo shranjevanja datotek lahko izberete tudi možnost PODPISOVANJE V BOX.
Sledite navodilom in v nekaj trenutkih boste pripravljeni za uporabo – kreditna kartica ni potrebna, poleg tega pa boste za svojo ekipo prejeli 30-dnevni brezplačni preizkusni program.
Globalni delovni prostor za vse
Kerika podpira 38 jezikov, zato lahko vi in vaša ekipa delate v jeziku, ki vam najbolj ustreza, in tako ustvarite resnično vključujočo izkušnjo.
Ustvarite svoj prvi odbor
Ko ste se prijavili, je čas, da ustvarite svojo prvo tablo in uresničite svoj delovni potek upravljanja projektov. Tukaj je opisano, kako:
Kliknite “Ustvari novo tablo”: Na nadzorni plošči Kerika izberite možnost za ustvarjanje nove table.
Izberite vrsto plošče: Za vodenje projektov izberite predlogo Tabla nalog. Ta je vnaprej pripravljena s stolpci, kot so “To Do”, “Doing” in “Completed”.
Poimenujte svoj odbor: Na primer “Prenova spletne strani” ali “Načrt trženja”.
Prilagodite svoj delovni prostor: Dodajte ali preimenujte stolpce, da bodo ustrezali vašemu delovnemu procesu, in začnite dodajati naloge, da bo vaša ekipa usklajena.
Zdaj imate popolnoma funkcionalen vizualni delovni prostor, ki vam pomaga spremljati napredek, upravljati naloge in spodbujati sodelovanje v ekipi.
Zaključek: Vaš načrt za uspeh projekta
Pri obvladovanju projektnega vodenja ne gre le za opravljanje nalog, temveč za vzpostavitev sistema, ki ekipo ohranja na isti strani, spodbuja sodelovanje in zagotavlja izpolnitev vsakega mejnika. S podrobnim potekom dela in pravimi orodji lahko ostanete organizirani, produktivni in osredotočeni na doseganje ciljev.
Ta tabla prikazuje, kako je mogoče vsak vidik projekta razdeliti na izvedljive korake. Z določanjem prednostnih nalog, spremljanjem napredka in uporabo funkcij, kot so kartice nalog za upravljanje podrobnosti, boste zagotovili, da nič ne bo spregledano.Kerika ni le orodje; je okvir za racionalizacijo skupinskega dela, ohranjanje odgovornosti in uresničitev vizije projekta. Ste pripravljeni narediti naslednji korak? Začnite graditi svojo tablo, organizirajte naloge in opazujte, kako vaši projekti uspejo s Keriko!
Chyby sa stávajú – úlohy sa niekedy môžu náhodne vymazať. Preto je nevyhnutné mať zavedené ochranné opatrenia, aby sa zabezpečilo, že sa nič dôležité nestratí navždy.
Keď sú úlohy odstránené, nezmiznú natrvalo; namiesto toho sa presunú do stĺpca Odstránené na vašej nástenke. To poskytuje bezpečnostnú sieť, ktorá umožňuje v prípade potreby kontrolovať alebo obnoviť úlohy. Možnosť natrvalo odstrániť úlohy je však obmedzená na správcov fóra.
Toto nastavenie zaisťuje zodpovednosť pri zachovaní flexibility. Členovia tímu môžu mazať úlohy s vedomím, že ich možno v prípade potreby obnoviť, ale trvalé odstránenie si vyžaduje dohľad správcu, aby bola správa úloh zabezpečená a premyslená.
Keď sa úloha odstráni, nezmizne navždy. Namiesto toho sa presunie do Odstránený stĺpec, kde zostane až do vykonania ďalších opatrení.
Obnovte úlohy kedykoľvek: Ktokoľvek na nástenke môže obnoviť odstránené úlohy z tohto stĺpca, ak si uvedomí, že sa stala chyba.
Žiadny tlak: Nemusíte sa obávať náhodných kliknutí alebo unáhlených rozhodnutí – všetko sa dá obnoviť.
2. Natrvalo môžu mazať iba administrátori fóra
Keď je čas definitívne vyčistiť stĺpec Deleted, iba Správcovia rady môže zasiahnuť a natrvalo odstrániť úlohy.
Pridaná ochrana: Obmedzením tohto oprávnenia na správcov sa môžete uistiť, že žiadna úloha nebude natrvalo vymazaná bez starostlivého zváženia.
Jasná zodpovednosť: Táto funkcia pridáva úroveň kontroly, ktorá zabezpečuje, že kritické úlohy sa nestratia v dôsledku neúmyselných akcií.
Prečo na tom záleží
Vyhnite sa strate dôležitej práce Stĺpec Deleted Column funguje ako záchranná sieť, ktorá umožňuje členom tímu mazať úlohy bez strachu, že ich stratia natrvalo. Úlohy sa dajú obnoviť, kým správca rady nerozhodne inak, čo ponúka flexibilitu aj bezpečnosť.
Udržujte kontrolu Správcovia rady majú oprávnenie dohliadať na trvalé vymazanie a zabezpečiť, aby sa odstránili iba nepotrebné alebo duplicitné úlohy. Táto štruktúra pomáha udržiavať prehľadnosť a udržiava projekty dobre organizované.
Podporujte zodpovednosť Obmedzenie práv na trvalé vymazanie povzbudzuje tímy, aby spravovali úlohy opatrne, znižovali počet chýb a podporovali spoľahlivý a transparentný systém. Tento prístup podporuje dôveru a zodpovednosť vo všetkých oblastiach.
Záver
Odstránené úlohy je možné obnoviť, kým správca rady nepodnikne kroky, ktoré zabezpečia bezpečnosť, zodpovednosť a kontrolu. Tento prístup zabraňuje náhodným stratám a udržiava váš pracovný tok bezpečný a organizovaný.
