Mantenere le versioni dei file organizzate senza problemi

Tecnologia

La gestione di più versioni di file può diventare rapidamente opprimente. Probabilmente vi sarete trovati a fissare i file etichettati come “final”, “final-2” o “final-really-this-time”, chiedendovi quale sia l’ultima versione. È una frustrazione comune quando si tratta di gestire gli aggiornamenti di un progetto.

Un sistema più efficiente elimina completamente queste congetture. Tracciando e sostituendo automaticamente le vecchie versioni dei file, potete garantire che il vostro team lavori sempre con il file più aggiornato, senza disordine o confusione.

Ecco una guida per organizzare e aggiornare i file in modo efficiente sia in contesti specifici che a livello di consiglio di amministrazione:

  1. Allegati alle schede operative
Schermata che mostra l'interfaccia intuitiva di Kerika per la gestione dei file. L'immagine evidenzia la scheda 'Allegati' di un'attività specifica ('Interfaccia utente di progettazione'), con una freccia che punta all'icona 'Carica una nuova versione'. Questo dimostra come i membri del team possano sostituire senza problemi i file obsoleti direttamente all'interno di un'attività, assicurando che tutti collaborino utilizzando la versione più aggiornata ed eliminando duplicati confusi come "final-v2.docx". Questo processo continuo favorisce una collaborazione mirata e snellisce i flussi di lavoro del progetto.

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Le schede attività sono il luogo in cui avviene la magia quando si tratta di organizzare i file relativi a compiti specifici. Ecco come aggiornare un file:

  • Individuare il file: aprire la scheda attività a cui è allegato il file.
  • Caricare una nuova versione: Fare clic sull’icona Carica nuova versione accanto al file esistente. In questo modo si sostituisce automaticamente la vecchia versione con quella nuova, mantenendo intatta la cronologia. Non è necessario eliminare la vecchia versione o rinominare il file.
  • Vantaggi: Il file aggiornato è immediatamente collegato all’attività, in modo che il team possa continuare a collaborare senza perdere tempo.

Le Task Card assicurano che gli aggiornamenti dei file siano pertinenti all’attività in corso, mantenendo tutti sulla stessa pagina.

  1. Allegati al consiglio di amministrazione
Schermata che illustra come Kerika semplifichi la gestione dei documenti a livello di progetto tramite gli allegati alla scheda. L'immagine mostra la vista principale della scheda di Kerika con una freccia che evidenzia l'icona "Allega file a questa scheda". Un pop-up "Allegati alla scheda" visualizza i file a livello di progetto e un'altra freccia indica l'icona "Carica una nuova versione", mostrando il semplice processo di aggiornamento. Questa funzione offre una posizione centrale e facilmente accessibile per le risorse chiave, come le carte o i modelli, assicurando che l'intero team sia allineato con le informazioni più recenti e migliorando la collaborazione per i team distribuiti o ibridi.

Fare clic qui per visualizzare l’anteprima di questo allegato alla scheda

Gli allegati alla lavagna sono ideali per i file che hanno un impatto sull’intero progetto, come le carte di progetto o i modelli condivisi. L’aggiornamento dei file è altrettanto semplice:

  • Spostarsi su Allegati alla lavagna: Fare clic sull’icona Allegati nel menu del forum.
  • Aggiornare il file: selezionare il file da sostituire e fare clic sul pulsante Carica nuova versione. La versione precedente viene sostituita senza problemi, in modo da non creare confusione su quale sia la versione corrente.
  • Vantaggi: Tutto il team ha accesso immediato alla versione più recente, indipendentemente dal luogo in cui lavora.

I Board Attachments assicurano che i file dell’intero progetto siano organizzati e aggiornati senza creare duplicati.

Conclusione

Una gestione efficiente dei file semplifica i flussi di lavoro dei progetti e migliora la collaborazione. Eliminando la confusione di più versioni di file, potete mantenere il vostro team organizzato e concentrato su ciò che conta davvero.