Kerika ist eine Projektmanagement- und Kollaborationssoftware, die Teams helfen soll, effizienter zusammenzuarbeiten. Sie bietet eine Reihe von Tools zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen, insbesondere für verteilte Teams. Zu den wichtigsten Funktionen von Kerika gehören:
Aufgabenverwaltung: Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Statusaktualisierungen.
Visuelle Tafeln: Verwenden Sie Kanban-Boards, Whiteboards und Flussdiagramme, um Arbeitsabläufe und Projektfortschritte zu visualisieren.
Kollaboration: Durch die Zusammenarbeit in Echtzeit können Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Feedback austauschen und innerhalb der Plattform kommunizieren.
Integration: Kerika lässt sich mit Tools wie Google Drive, Box und Slack integrieren und erleichtert so die Verwaltung von Dateien und Kommunikation an einem Ort.
Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen fest, um zu kontrollieren, wer bestimmte Projekte oder Aufgaben anzeigen oder bearbeiten kann.
Mobiler Zugriff: Kerika bietet mobile Apps für iOS und Android, mit denen Benutzer auch unterwegs in Verbindung bleiben und Aufgaben verwalten können.
Kerika ist besonders beliebt bei Teams, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit und Transparenz benötigen, wie z. B. Remote-Teams, Berater und Organisationen mit komplexen Arbeitsabläufen. Seine benutzerfreundliche Oberfläche und der Fokus auf visuelles Projektmanagement machen es zu einem vielseitigen Tool für verschiedene Branchen.
Hinweis: Der Teil über die Integration mit Slack ist nicht wahr. Zumindest noch nicht.
Wir haben festgestellt, dass chinesische Spammer versuchen, Kerika auszunutzen, und wir haben einige Maßnahmen ergriffen, um diesen Ärger zu verringern. Früher haben wir diese Spammer einzeln blockiert, aber das ist natürlich zeitaufwändig, vor allem, wenn mehrere von ihnen denselben Trick anwenden, nämlich Dutzende oder Hunderte von Einladungen an Leute zu verschicken, damit sie ihnen in ihren Kerika-Boards beitreten.
Die Spammer verwenden VPNs, um den Anschein zu erwecken, sie kämen aus anderen Ländern, aber es gab ein Muster bei der Verwendung von Kerika: Alle Teameinladungen, die sie verschickten, haben dasselbe Ziel: qq.com, ein großes chinesisches Webportal, das von Tencent betrieben wird und vor allem für seinen Instant-Messaging-Dienst QQ bekannt ist.
Obwohl wir Chinesisch als Sprache unterstützen, haben wir keine legitimen Nutzer in China, da China Google und viele andere Dienste blockiert. Das bedeutet, dass es nie einen legitimen Grund geben wird, Leute von der qq.com-Domäne zu einem Kerika-Board hinzuzufügen.
Es gibt eine einfache Sperre, die wir einführen: Wir werden eine schwarze Liste von Domänen, einschließlich qq.com, führen, bei denen das System das Hinzufügen von Teammitgliedern unterbinden wird. Dies wird dazu beitragen, chinesische Spammer auszuschalten, die es auf andere Menschen aus China abgesehen haben.
Wir haben schon seit langem eine 30-tägige kostenlose Testphase für neue Benutzer, aber wir haben festgestellt, dass die Leute nicht unbedingt die vollen 4 Wochen brauchen, um sich zu entscheiden, ob Kerika das Richtige für sie ist oder nicht.
Eine Probezeit hat den Nachteil, dass die Leute oft vergessen, dass sie an einer kostenlosen Probezeit teilnehmen, bis sie eine Erinnerung erhalten, dass die Probezeit bald endet!
Ein praktischerer – und branchenüblicher – Ansatz ist es, von nun an eine 14-tägige kostenlose Testphase anzubieten. So haben Sie genügend Zeit, um sich zu entscheiden, ob Kerika die beste Lösung für Ihr Team ist, um mehr zu erreichen!
Bei Kerika experimentieren wir schon seit einiger Zeit mit dem Einsatz von KI in der Softwareentwicklung: Microsofts Copilot wurde von unseren Entwicklern zur Unterstützung bei der Codierung eingesetzt und hat sich als sehr hilfreich erwiesen. Wir fügen nun KI zu einigen Teilen unserer Benutzeroberfläche hinzu.
KI hilft beim Aufbau eines neuen Vorstands
Wenn du ein neues Kerika Task Board starten willst, wirst du sehen, dass es eine neue Option für HILFE VON DER KI gibt:
AI-Helfer in Start New Board
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint ein Dialog, in dem Sie unserer KI mitteilen können, was Ihr neues Board tun soll:
Wie Sie festlegen können, was das neue Board tun soll
Es ist sehr wichtig, dass du so viele Details wie möglich angibst! Je mehr du der KI von Kerika darüber erzählst, was du mit deinem Brett machen willst, desto besser kann sie dir helfen. Hier einige Vorschläge, was du der KI mitteilen solltest:
Benötigen Sie einen Vorstand für etwas Kurzfristiges (3-6 Monate), für etwas Längerfristiges oder für eine laufende Arbeit ohne Enddatum?
Werden Sie allein oder mit anderen zusammenarbeiten?
Welche Probleme versuchen Sie mit Kerika zu lösen: verpasste Fristen, schlechte Kommunikation, mangelnde Sichtbarkeit usw.?
Was funktioniert nicht gut mit den Tools, die Sie bisher verwendet haben?
Gibt es bestimmte Funktionen von Kerika, die Sie gerne ausprobieren möchten, z. B. Fälligkeitsdaten, Aufgabenzuweisungen, Dateianhänge, Kommentare/Diskussionen?
Die Verwendung der KI nimmt einige Zeit in Anspruch, in der Regel 1-2 Minuten, um Ihr Brett zu bauen. Du kannst in der Zwischenzeit andere Dinge mit Kerika machen; du wirst benachrichtigt, wenn dein Board fertig ist. Du kannst deine Anfrage auch stornieren, wenn du deine Meinung änderst.
Einsatz von KI bei der Erstellung einer neuen Vorlage
Außerdem haben Sie jetzt die Möglichkeit, sich bei der Erstellung neuer Vorlagen von der KI von Kerika helfen zu lassen:
Wenn Sie sich für die Hilfe von AI entscheiden, werden Sie gebeten, Angaben darüber zu machen, was Ihre neue Vorlage leisten soll und wie sie verwendet wird:
Wie bei der Verwendung von KI zur Erstellung neuer Boards sind die Menge und die Qualität der Anweisungen, die Sie der KI von Kerika geben, ausschlaggebend dafür, wie gut die KI Ihnen bei der Erstellung einer neuen Vorlage helfen kann.
Herstellung einer Tafel ähnlich einer Mustertafel
Der letzte Punkt ist nur für neue Nutzer: Wenn sie sich bei Kerika anmelden, können sie unsere vielen Beispiel-Boards (die nach Aufgabenbereichen geordnet sind) durchstöbern, um sich einen Eindruck von den Möglichkeiten von Kerika zu verschaffen, bevor sie ihr erstes Board erstellen.
Seitdem wir unsere Mustertafeln gebaut haben, haben wir festgestellt, dass sie sehr beliebt sind und dass die Leute Kopien davon machen, um damit zu spielen oder sie als Grundlage für den Bau ihrer eigenen Tafeln zu verwenden.
Eine Kopie zu machen, um damit zu spielen, ist in Ordnung, aber eine Kopie zu machen, um einen Ausgangspunkt für Ihr neues Brett zu schaffen, ist nicht sehr effektiv.
Um es den Nutzern leicht zu machen, mit beiden Anforderungen umzugehen, gibt es jetzt eine Schaltfläche “ MAKE A BOARD LIKE THIS „, die immer dann angezeigt wird, wenn ein neuer Nutzer ein Beispielbrett betrachtet.
Die Option MAKE A BOARD LIKE THIS wird neuen Nutzern angezeigt, wenn sie eine Mustertafel ansehen.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint ein Dialog, in dem der neue Benutzer gefragt wird, was er mit seiner Version dieser Mustertafel machen möchte:
Erstellen Sie eine Tafel wie diese
Wenn Sie nur eine Kopie benötigen, sagen Sie der KI einfach: „Erstelle eine Kopie dieser Tafel“. Wenn Sie aber eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Version des Brettes wollen, müssen Sie der KI viele Informationen geben!
Wenn Sie an einer Aufgabentafel arbeiten, können Sie auf der Registerkarte Spalte des Dialogs Tafel-Einstellungen jetzt Spalten ein- oder ausblenden.
Um diese Funktion zu nutzen, öffnen Sie das Dialogfeld Board-Einstellungen, indem Sie auf die Zahnrad-Schaltfläche klicken, die in der oberen rechten Ecke angezeigt wird, wenn Sie ein Task Board betrachten, und dann auf die Registerkarte SPALTEN wechseln.
Wenn Sie den Mauszeiger über eine beliebige Spalte in der Liste bewegen, erscheint eine Optionsschaltfläche (drei Punkte):
Klicken Sie darauf und Sie sehen das Menü „Aktionen“:
Die Registerkarte „Spalten“ des Dialogs „Board-Einstellungen“ für Aufgaben-Boards
Dies erleichtert die Verwaltung von Tafeln mit einer großen Anzahl von Spalten.
Kontobesitzer können nun andere Mitglieder ihres Kontoteams zu Kontoverwaltern ernennen, so dass diese Personen auch die Abonnements und die Mitgliedschaft für dieses Konto verwalten können. Dies kann hilfreich sein, wenn der eigentliche Eigentümer des Kerika-Kontos jemand außerhalb der Nutzergemeinschaft ist, z. B. eine Einkaufsabteilung.
Die Verwaltung von Kontoadministratoren kann der Kontobesitzer über den Bildschirm Konto verwalten vornehmen:
Screenshot mit Benutzerverwaltung
Sobald Sie sich im Bildschirm Benutzer verwalten befinden, wählen Sie eines der Teammitglieder des Kontos aus: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen, und eine Schaltfläche BENUTZER VERWALTEN wird angezeigt:
Wählen Sie einen Benutzer aus
Klicken Sie im Dialogfenster mit den Details zum Teammitglied auf TAKE ACTION:
Schaltfläche AKTION MACHEN
Und wählen Sie Diesen Benutzer zu einem Konto-Administrator machen:
Ein Kontoverwalter kann andere Teammitglieder dieses Kontos ebenfalls zu Kontoverwaltern machen.
Account-Admins haben eine Menge Macht über den Account; sie können:
Auf jedes Board zugreifen
Personen zu jedem Board hinzufügen oder aus jedem Board entfernen
die Rollen von Personen in einem beliebigen Forum ändern
Personen zum Konto hinzufügen und Abonnements kaufen
Den Abonnementplan ändern
Seien Sie also vorsichtig, wen Sie als Kontoverwalter hinzufügen!
Fristen sind die unsichtbaren Fäden, die Projekte zusammenhalten und dafür sorgen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und die Teams aufeinander abgestimmt bleiben. Ganz gleich, ob Sie an einer einzigen Aufgabe arbeiten oder ein Projekt in kleinere, erreichbare Schritte unterteilen, klare Fristen machen den Unterschied.
Ein effektives Fristenmanagement beginnt mit der Möglichkeit, Fälligkeitsdaten für Aufgaben und deren Komponenten festzulegen. Und so funktioniert es:
Fälligkeitsdaten auf Aufgabenblättern festlegen
Öffnen Sie das Arbeitsblatt, an dem Sie gerade arbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fällig“, um die Kalenderansicht aufzurufen.
Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus oder ändern Sie ggf. vorhandene Daten.
Dadurch wird die Aufgabe im Projektplan verankert und alle Beteiligten bleiben informiert.
Teilen Sie die wichtigsten Aufgaben mit Hilfe von Checklisten auf
Verwenden Sie die Funktion Checkliste, um eine umfangreiche Aufgabe in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben zu unterteilen.
Jeder Punkt auf der Checkliste kann mit einem eigenen Fälligkeitsdatum versehen werden, was die Überwachung des Fortschritts auf einer detaillierten Ebene erleichtert.
Weisen Sie den verschiedenen Teammitgliedern bestimmte Punkte auf der Checkliste zu, um die Rollen aller Beteiligten zu klären, ohne dabei den Kontext der Gesamtaufgabe aus den Augen zu verlieren.
Bewährte Praktiken für das Fristenmanagement
Seien Sie präzise: Vermeiden Sie vage Fristen und legen Sie genaue Daten fest, um Verwirrung zu vermeiden.
Setzen Sie realistische Prioritäten: Gleichen Sie die Arbeitsbelastung aus, indem Sie Fristen setzen, die der Komplexität der Aufgaben entsprechen.
Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie die Fristen, wenn sich der Umfang des Projekts entwickelt, um realistische Erwartungen aufrechtzuerhalten.
Schlussfolgerung
Die Einbeziehung von Fälligkeitsterminen in die Aufgabenverwaltung, sei es für komplette Aufgaben oder einzelne Checklistenpunkte, hilft Teams, Klarheit, Konzentration und Produktivität zu bewahren. Durch die sorgfältige Festlegung und Verwaltung von Fristen schaffen Sie einen Arbeitsablauf, der sich an die Bedürfnisse Ihres Teams anpasst und sicherstellt, dass nichts unbemerkt bleibt.
Beim Jonglieren mit mehreren Aufgaben in verschiedenen Phasen eines Projekts ist es wichtig, organisiert zu bleiben. Tags sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihren Arbeitsablauf strukturiert und Ihnen hilft, Aufgaben schnell zu identifizieren, zu kategorisieren und zu priorisieren.
Ganz gleich, ob Sie Design-Mockups, Backend-Entwicklung oder Testphasen verwalten, Tags erleichtern es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Hier erfahren Sie, wie Sie mit Tags Ihr Projektmanagement rationalisieren können:
Tags wirken wie visuelle Markierungen, die Ihnen einen sofortigen Einblick in die Kategorie oder den Status einer Aufgabe geben. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie sie auf einzelne Aufgabenkarten anwenden können:
Öffnen Sie die Aufgabenkarte: Wählen Sie die Aufgabenkarte aus, die Sie kategorisieren möchten.
Tags festlegen: Klicken Sie in den Kartendetails auf den Abschnitt Tags. Hier können Sie aus den vorhandenen Tags auswählen oder einen neuen Tag erstellen.
Visuelle Anhaltspunkte: Sobald die Markierung angebracht ist, erscheint sie oben auf der Aufgabenkarte und zeigt auf einen Blick die Kategorie oder Priorität der Aufgabe an.
Profi-Tipp: Verwenden Sie eine einheitliche Farbkodierung für Tags, um die Unterscheidung zwischen Kategorien zu erleichtern, z. B. grün für Backend-Aufgaben oder blau für Design.
Wie man benutzerdefinierte Tags erstellt
Mit benutzerdefinierten Tags können Sie die Kategorisierung an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Hier erfahren Sie, wie Sie Tags erstellen können:
Zugang zu den Tag-Einstellungen: Gehen Sie auf die Registerkarte Einstellungen Ihres Boards und wählen Sie Tags.
Eine neue Markierung hinzufügen: Klicken Sie auf die Option + Neue Markierung hinzufügen. Geben Sie Ihrem Tag einen Namen, der seinen Zweck widerspiegelt, z. B. „dringend“, „Modelle“ oder „ausstehend“.
Wählen Sie eine Farbe: Wählen Sie eine Farbe, um Ihr Etikett optisch hervorzuheben.
Speichern und anwenden: Speichern Sie die Markierung, und sie ist bereit für die Verwendung in Ihrem Board.
Profi-Tipp: Halten Sie Tag-Namen kurz und intuitiv. So kann jeder in Ihrem Team sie leicht verstehen und effektiv nutzen.
Vorteile der Verwendung von Tags
Mühelose Aufgabenkategorisierung: Mithilfe von Tags können Sie verwandte Aufgaben gruppieren, um sie leichter zu filtern und zu finden.
Verbesserter Fokus: Heben Sie Aufgaben hervor, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern oder zu einer bestimmten Kategorie gehören.
Klarheit im Team: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder den Zweck der Aufgabe auf einen Blick verstehen.
Nachbereitung
Tags sind mehr als nur Etiketten, sie vereinfachen und verbessern Ihr Aufgabenmanagement. Durch den effektiven Einsatz von Tags können Sie Aufgaben ganz einfach kategorisieren, priorisieren und sich auf sie konzentrieren, sodass Ihr Team ausgerichtet und produktiv bleibt.
Die effiziente Verwaltung von Projekten beginnt mit einem gut organisierten Arbeitsablauf. Wenn Sie Ihre Aufgaben in klar definierte Phasen unterteilen, können Sie und Ihr Team besser aufeinander abgestimmt und produktiv bleiben. Ein strukturierter Arbeitsablauf erleichtert die Verfolgung des Fortschritts, die Ermittlung von Engpässen und die effektive Priorisierung von Aufgaben.
Anhand der Beispieltafel erfahren Sie, wie Sie Spalten in Ihrer Aufgabentafel einrichten können, um die Effizienz zu maximieren.
Warum Spalten in der Aufgabenverwaltung wichtig sind
Spalten sind das Rückgrat Ihres Arbeitsablaufs. Jede Spalte steht für eine Phase in Ihrem Projekt und hilft Ihnen, den Ablauf der Aufgaben von Anfang bis Ende zu visualisieren. Wichtig ist, dass Ihre Spalten der Art Ihres Projekts und der Arbeitsweise Ihres Teams entsprechen.
Schritte zum Einrichten von Workflow-Spalten
1. Definieren Sie Ihre Workflow-Phasen
Denken Sie bei der Definition von Workflow-Stufen an die natürliche Abfolge Ihrer Aufgaben.
Zum Beispiel:
Projektstrategie: Für die ersten Planungsphasen, z. B. die Definition von Anforderungen oder die Festlegung von Zielen.
Projektgestaltung: Aufgaben im Zusammenhang mit der visuellen und strukturellen Planung, wie Logodesign oder Layouterstellung.
Projektentwicklung: Für Ausführungsphasen wie Kodierung oder Erstellung von Funktionalitäten.
Testen: Um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor es an den Start geht.
Erledigt: Eine letzte Stufe, um Aufgaben zu senden, die vollständig erledigt sind.
2. Etappen in Spalten übersetzen
Sobald Ihre Arbeitsablaufphasen definiert sind, können Sie diese in Spalten auf Ihrer Aufgabentafel eintragen. Beginnen Sie mit groben Kategorien und verfeinern Sie sie, wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Teams besser verstehen.
Zum Beispiel:
Sie können mit grundlegenden Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ beginnen, um den grundsätzlichen Ablauf festzulegen.
Erweitern Sie diese nach und nach zu spezifischeren Spalten, die sich an Ihren Arbeitsablaufphasen orientieren, z. B. „Projektstrategie“, „Projektdesign“, „Projektentwicklung“ und „Tests“.
Dieser Ansatz gewährleistet, dass Ihre Spalten intuitiv, anpassungsfähig und auf den natürlichen Verlauf Ihrer Aufgaben zugeschnitten sind.
3. Spalten für spezielle Bedürfnisse verwenden
Erwägen Sie die Erstellung von Spalten, die einen Mehrwert für Ihren Arbeitsablauf darstellen:
Backlog: Ein Bereich für Aufgaben, die geplant, aber noch nicht bereit sind, in den Hauptarbeitsablauf aufgenommen zu werden. Dies hilft bei der Priorisierung von Aufgaben, wenn das Team bereit ist, mehr Arbeit zu übernehmen, während die aktiven Spalten sauber und konzentriert bleiben.
Ressourcen: Eine Spalte zum Speichern von Links, Dokumenten oder anderen Materialien, die Ihre Aufgaben unterstützen. So kann das Team leicht auf alles zugreifen, was es braucht, ohne die einzelnen Aufgabenkarten zu überladen.
4. Denken Sie daran, es einfach und intuitiv zu halten
Vermeiden Sie eine Überfrachtung Ihrer Tafel mit zu vielen Spalten. Achten Sie auf Klarheit und Einfachheit, damit Ihr Team den Arbeitsablauf leicht nachvollziehen kann.
Schlussfolgerung
Ein gut organisierter Arbeitsablauf beginnt mit einem durchdachten Spaltenaufbau. Indem Sie Ihre Spalten an die natürlichen Phasen Ihres Projekts anpassen und unterstützende Spalten einfügen, können Sie die Effizienz Ihres Teams verbessern und die Klarheit Ihres Prozesses erhalten. Beginnen Sie noch heute mit der Organisation Ihres Workflows und erleben Sie die Vorteile!
