La gestion efficace des projets commence par un flux de travail bien organisé. La décomposition de vos tâches en étapes clairement définies peut vous aider, vous et votre équipe, à rester alignés et productifs. Un flux de travail structuré facilite le suivi des progrès, l’identification des goulets d’étranglement et la hiérarchisation des tâches.

Voyons comment vous pouvez configurer les colonnes de votre tableau des tâches pour maximiser l’efficacité à l’aide de l’exemple de tableau fourni.

L’importance des colonnes dans la gestion des tâches

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Les colonnes constituent l’épine dorsale de votre flux de travail. Chaque colonne représente une étape de votre projet et vous aide à visualiser le flux des tâches du début à la fin. L’essentiel est de veiller à ce que vos colonnes correspondent à la nature de votre projet et à la façon dont votre équipe travaille.

Étapes pour configurer les colonnes du flux de travail

1. Définir les étapes du flux de travail

Lorsque vous définissez les étapes du flux de travail, pensez à la progression naturelle de vos tâches.

Par exemple :

1. Stratégie de projet : Pour les étapes initiales de la planification, telles que la définition des besoins ou la fixation des objectifs.
2. Conception de projet : Tâches liées à la planification visuelle et structurelle, comme la conception d’un logo ou la création d’une mise en page.
3. Développement de projet : Pour les phases d’exécution telles que le codage ou la création de fonctionnalités.
4. Tests : Pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu avant le lancement.
5. Terminé : Une étape finale pour envoyer les tâches qui sont entièrement terminées.

2. Traduire les étapes en colonnes

Une fois les étapes du flux de travail définies, transformez-les en colonnes sur votre tableau des tâches. Commencez par de grandes catégories et affinez-les au fur et à mesure que vous comprenez mieux les besoins de votre équipe.

Par exemple :

• Vous pouvez commencer par des colonnes essentielles comme « À faire », « En cours » et « Terminé » pour établir le flux de base.
• Développez-les progressivement en colonnes plus spécifiques alignées sur les étapes de votre flux de travail, telles que « Stratégie du projet », « Conception du projet », « Développement du projet » et « Essais ».

Cette approche garantit que vos colonnes sont intuitives, adaptables et adaptées à la progression naturelle de vos tâches.

3. Utiliser des colonnes pour des besoins spécifiques

Pensez à créer des colonnes qui ajoutent de la valeur à votre flux de travail :

• Carnet de commandes : Un espace pour les tâches qui sont planifiées mais qui ne sont pas encore prêtes à entrer dans le flux de travail principal. Cela permet de hiérarchiser les tâches lorsque l’équipe est prête à prendre en charge plus de travail tout en gardant les colonnes actives propres et concentrées.
• Ressources : Une colonne pour stocker des liens, des documents ou d’autres éléments qui soutiennent vos tâches. Cela permet à l’équipe d’accéder facilement à tout ce dont elle a besoin sans encombrer les cartes de tâches individuelles.

4. Ne pas oublier de rester simple et intuitif

• Évitez de surcharger votre tableau avec trop de colonnes. Visez la clarté et la simplicité pour que votre équipe puisse facilement suivre le flux de travail.

Conclusion

Un flux de travail bien organisé commence par une mise en place réfléchie des colonnes. En adaptant vos colonnes aux étapes naturelles de votre projet et en incluant des colonnes de soutien, vous pouvez améliorer l’efficacité de votre équipe et maintenir la clarté de votre processus. Commencez à organiser votre flux de travail dès aujourd’hui et découvrez-en les avantages !

L’organisation des tâches est essentielle à la fluidité des flux de travail, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer un grand nombre d’éléments. La numérotation des tâches peut apporter de la clarté et rendre la référence à des tâches spécifiques plus efficace. Mais numéroter manuellement les tâches ? Cela prend du temps et est source d’erreurs.

C’est là que la numérotation automatique entre en jeu. Grâce à cette fonction, chaque fiche de tâche se voit automatiquement attribuer un numéro unique dès sa création, ce qui permet d’identifier chaque tâche d’un seul coup d’œil.

Voyons comment fonctionne la numérotation automatique et comment vous pouvez l’activer pour rationaliser vos projets.

Qu’est-ce que la numérotation automatique ?

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La numérotation automatique attribue un numéro séquentiel à chaque nouvelle carte de tâche sur un tableau. Cette numérotation est propre au tableau et permet aux équipes de se référer rapidement aux tâches dans les discussions, les rapports ou les mises à jour sans confusion.

Comment activer la numérotation automatique

1. Accéder aux paramètres du tableau : Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit du tableau pour ouvrir le menu des paramètres.
2. Activez l’option : Sous l’onglet Paramètres, cochez l’option Numérotation automatique des tâches pour l’activer.
3. Voyez-le en action : Désormais, chaque nouvelle carte de tâches créée sur le tableau affichera automatiquement un numéro unique dans la zone de titre.

L’importance de la numérotation automatique

• Référence rapide des tâches : Les numéros facilitent la référence à des tâches spécifiques lors des réunions ou de la collaboration avec des coéquipiers.
• Une communication claire : Au lieu de décrire les tâches en détail, il suffit de les désigner par le numéro qui leur a été attribué pour une communication plus rapide.
• Une organisation efficace : La numérotation des tâches ajoute une couche supplémentaire de structure à votre tableau, ce qui en facilite le suivi et la gestion.

Applications dans la vie réelle

• Rapports de projet : Listez rapidement les numéros de tâches dans les mises à jour ou la documentation pour plus de clarté.
• Discussions en équipe : Lors des réunions d’équipe, faites référence aux tâches par leur numéro afin d’éviter toute confusion.
• Suivi des progrès : Identifiez facilement les tâches numérotées qui sont terminées ou en cours de réalisation.

Conclusion

La numérotation automatique apporte simplicité et ordre à la gestion des tâches, en éliminant les difficultés liées au suivi manuel des identifiants de tâches. Que vous gériez un projet complexe ou un petit flux de travail, cette fonction garantit que chaque tâche est facilement reconnaissable et traçable.

Lors de la gestion des tâches d’un projet, les goulots d’étranglement peuvent ralentir la progression et rendre difficile l’identification des points nécessitant le plus d’attention. C’est là qu’interviennent les limites des travaux en cours (WIP).

En fixant des limites claires sur le nombre de tâches en cours à un moment donné, les limites d’encours vous aident à gérer efficacement la charge de travail et à assurer un flux de tâches fluide dans vos projets.

Voyons comment fonctionnent les limites d’encours et comment elles peuvent améliorer l’efficacité de votre équipe.

Qu’est-ce qu’une limite d’encours ?

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Les limites d’avancement fixent un plafond au nombre de tâches autorisées dans des colonnes spécifiques de votre tableau. Par exemple, si une colonne est intitulée « En cours », vous pouvez fixer une limite de 5 tâches, afin que l’équipe ne se surcharge pas et ne se déconcentre pas.

Cette méthode s’aligne sur les pratiques de gestion de projet allégée, aidant les équipes à équilibrer les capacités et à éviter les retards inutiles.

Comment fixer des limites à l’encours de travail

1. Ouvrez les paramètres du forum : Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit de votre tableau pour accéder aux paramètres du tableau.
2. Activer les limites de travail en cours : Sous l’onglet Paramètres, activez l’option « Limites de travail en cours (WIP) ».
3. Définir des limites spécifiques aux colonnes : Allez dans l’onglet Colonnes et attribuez des limites d’encours spécifiques à chaque colonne en fonction de la charge de travail de votre équipe.

Pourquoi les limites de l’encours de production fonctionnent-elles ?

1. Prévenir la surcharge : En limitant les tâches, vous vous assurez que votre équipe se concentre sur ce qui est déjà en cours avant d’en commencer de nouvelles.
2. Identifier les goulets d’étranglement : Lorsqu’une colonne atteint sa limite d’encours, c’est le signe que des tâches doivent être effectuées avant que d’autres ne soient ajoutées.
3. Améliorer le flux des tâches : les limites d’encours aident votre équipe à travailler efficacement, en faisant progresser les tâches dans le pipeline sans surcharger aucune étape du processus.

Des avantages concrets

• Une charge de travail équilibrée : Les équipes restent concentrées et productives sans le stress d’une accumulation de tâches.
• Amélioration de la collaboration : Des limites claires encouragent les équipes à terminer les tâches en collaboration avant d’en commencer de nouvelles.
• Meilleure hiérarchisation des tâches : L’attention se porte naturellement sur les tâches prioritaires afin de maintenir le flux de travail en mouvement.

Conclusion

Les limites de travail en cours apportent structure et clarté à la gestion des tâches, facilitant l’identification des goulets d’étranglement et le maintien d’un flux de travail régulier.

La gestion de l’accès aux tableaux de votre projet est un élément clé de l’organisation et de la sécurité de votre travail. Que vous travailliez sur un projet d’équipe privé ou sur un projet destiné à une collaboration plus large, les paramètres de confidentialité vous permettent de contrôler qui peut voir et utiliser vos tableaux.

Voici comment cela fonctionne :

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Options de confidentialité :

• Uniquement les membres de l’équipe :Ce paramètre garantit que seules les personnes explicitement ajoutées au tableau peuvent le voir ou interagir avec lui. Il est idéal pour les projets où la confidentialité est essentielle, comme les flux de travail internes sensibles ou les projets clients restreints.
• Tous les membres de l’équipe du compte :Vous avez besoin d’un peu plus de visibilité sans pour autant l’ouvrir au monde entier ? Avec ce paramètre, tous les membres de votre équipe peuvent voir le tableau. Cette option est idéale pour les projets internes où la transparence à l’échelle de l’équipe est utile, mais où le contrôle reste important.
• Toute personne ayant le lien:Vous souhaitez une accessibilité maximale ? Cette option permet à toute personne possédant le lien du forum de le consulter, même si elle n’a pas de compte Kerika. Cependant, gardez à l’esprit que même si cette personne peut voir le tableau, elle ne pourra pas y apporter de modifications à moins d’être explicitement ajoutée en tant que membre de l’équipe ou administrateur.

Ce qu’il faut savoir :

• Tableaux publics et visibilité des fichiers :lorsque vous définissez un tableau sur « Toute personne disposant du lien », tous les fichiers attachés à ce tableau deviennent accessibles au public. Si vous utilisez des intégrations telles que Google Drive, cela signifie que ces documents seront également accessibles à toute personne disposant du lien.
• Restrictions propres au compte :si vous utilisez un compte Google Workspace payant, les règles de Google peuvent vous empêcher de définir un tableau sur « Toute personne disposant du lien ». Cela permet de respecter les protocoles de sécurité de l’entreprise.

Comment ajuster les paramètres de confidentialité :

1. Ouvrez votre tableau de bord et allez dans Paramètres.
2. Dans la section Confidentialité, choisissez le niveau d’accès qui vous convient.
3. Sauvegardez vos modifications, et vous êtes prêt à partir !

Conclusion :
Les paramètres de confidentialité vous permettent de gérer les personnes qui peuvent voir vos tableaux et interagir avec eux, ce qui rend la collaboration sûre et transparente. Que vous partagiez avec une petite équipe ou que vous ouvriez un tableau au public, vous avez le contrôle total.

L’attribution claire et efficace des tâches est la pierre angulaire d’un travail d’équipe efficace. Mais voilà : tous les outils ne facilitent pas l’attribution de tâches à plusieurs personnes. Or, il faut bien l’admettre, de nombreuses tâches nécessitent souvent la collaboration de plusieurs personnes pour être menées à bien.

Certains outils ne permettent d’assigner des tâches qu’à une seule personne, ce qui peut amener les équipes à s’interroger sur les responsabilités de chacun. Il existe cependant un moyen d’attribuer des tâches à plusieurs membres de l’équipe sans effort, ce qui permet à chacun de rester synchronisé et à la collaboration de se dérouler naturellement.

Voici comment fonctionne l’attribution des tâches et comment vous pouvez diviser les tâches importantes en éléments plus petits et plus faciles à gérer à l’aide de listes de contrôle :

Attribuer des tâches à vos coéquipiers

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C’est ainsi que vous pouvez assigner une tâche à un ou plusieurs coéquipiers, ce qui est parfait pour les responsabilités en équipe :

1. Ouvrez la tâche : Cliquez sur la tâche que vous voulez assigner.
2. Sélectionnez les membres de l’équipe : Utilisez l’option Assigner cette tâche pour choisir un ou plusieurs coéquipiers.
3. Appliquez l’affectation : La tâche apparaît désormais sur le tableau de bord de toutes les personnes qui y sont affectées, ce qui garantit la clarté et la responsabilité.

Pourquoi ça marche :

• Parfait pour les tâches collaboratives nécessitant la contribution de plusieurs membres de l’équipe.
• Permet à chacun d’être informé et aligné sur ses responsabilités.

Utiliser des listes de contrôle pour attribuer des sous-tâches

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Pour les tâches plus importantes qui doivent être divisées en étapes plus petites, l’utilisation de listes de contrôle vous permet d’assigner des sous-tâches à des membres spécifiques de l’équipe, garantissant ainsi que chaque détail est traité :

1. Ajouter une liste de contrôle à la tâche : Ouvrez la tâche et accédez à l’onglet Liste de contrôle.
2. Décomposer : ajouter chaque sous-tâche à la liste de contrôle.
3. Attribuer des sous-tâches : Attribuez des éléments individuels de la liste de contrôle à un ou plusieurs membres de l’équipe, en veillant à ce que chaque étape ait un responsable bien défini.

Pourquoi ça marche :

• Simplifie les tâches importantes en les organisant en étapes plus petites et réalisables.
• Assurer la responsabilité à tous les niveaux de la tâche.

Conclusion

L’attribution efficace des tâches est essentielle pour favoriser la collaboration et garantir la responsabilité au sein d’une équipe. En assignant des tâches à plusieurs coéquipiers ou en les divisant en sous-tâches plus petites à l’aide de listes de contrôle, vous créez de la clarté et rationalisez les flux de travail. Ces fonctionnalités permettent aux équipes de rester organisées, d’aligner les responsabilités et de travailler ensemble de manière transparente pour atteindre leurs objectifs.

La collaboration s’épanouit lorsque chacun a des rôles clairs et le bon niveau d’accès. Inviter des coéquipiers à participer à votre conseil d’administration peut être un processus simple, qui permet à chacun – des chefs de projet aux concepteurs et aux parties prenantes externes – de contribuer efficacement.

Voici comment ajouter des coéquipiers et gérer leurs rôles en toute simplicité :

Ajouter des coéquipiers à votre conseil d’administration

Cliquez ici pour voir comment cela fonctionne

Étape 1 : Inviter les coéquipiers

1. Ouvrez votre tableau et cliquez sur l’icône Équipe dans la barre d’outils.
2. Saisissez l’adresse électronique de la personne que vous souhaitez inviter.
3. Sélectionnez un rôle pour eux : Administrateur, Membre de l’équipe ou Visiteur.

Étape 2 : Attribuer des rôles

• Administrateur du forum : Si vous avez créé le forum, vous êtes par défaut administrateur du forum. Mais vous pouvez donner le contrôle total du forum à quelqu’un, ce qui inclut la gestion des membres de l’équipe et des paramètres.
• Membre de l’équipe : Peut collaborer à des tâches, télécharger des fichiers et contribuer au tableau. Idéal pour les concepteurs, les développeurs et les autres contributeurs.
• Visiteur : Accès en consultation seulement. Idéal pour les parties prenantes externes ou les clients qui souhaitent simplement suivre les progrès réalisés.

Étape 3 : Les ajouter à l’équipe

Cliquez sur Ajouter, et votre coéquipier fait instantanément partie du tableau avec le rôle que vous lui avez attribué.

Avantages de l’accès basé sur le rôle :

Administrateur du conseil d’administration : Contrôle total pour les chefs d’équipe

Par défaut, le créateur du forum devient l’administrateur, mais vous pouvez attribuer des droits d’administration à d’autres personnes si nécessaire.

Principaux avantages :

• Gérer les membres de l’équipe, mettre à jour les paramètres du conseil d’administration et contrôler la structure du conseil d’administration.
• Idéal pour les projets avec plusieurs chefs de file ou les chefs de projet qui ont besoin d’un contrôle égal.
• Évite les goulets d’étranglement si un seul administrateur n’est pas disponible, par exemple en cas de vacances ou d’autres absences.

Les administrateurs jouent un rôle crucial dans l’organisation, le fonctionnement et la collaboration du conseil d’administration, en veillant à ce que les tâches de direction soient exécutées sans heurts.

Membre de l’équipe : Responsabilisez vos collaborateurs

Les membres de l’équipe disposent de tous les outils nécessaires pour accomplir leur travail. Ils peuvent collaborer sur des tâches, télécharger des fichiers et contribuer à l’avancement du projet.

Principaux avantages :

• Idéal pour les concepteurs, les développeurs et autres contributeurs actifs.
• Maintient le dynamisme du conseil d’administration en permettant une collaboration pratique tout en maintenant un contrôle administratif.

Les membres de l’équipe font avancer le projet, ce qui fait d’eux l’épine dorsale d’un travail d’équipe productif.

Visiteur : Tenir les parties prenantes au courant

Les visiteurs ont un accès en consultation seulement, ce qui signifie qu’ils peuvent suivre l’évolution du tableau sans y apporter de modifications.

Principaux avantages :

• Parfait pour les parties prenantes externes ou les clients qui n’ont besoin que de voir les mises à jour.
• Assure la transparence sans compromettre la structure du conseil d’administration ou le déroulement des opérations.

Les visiteurs sont idéaux pour tenir tout le monde informé sans ajouter de complexité.

Conclusion

L’ajout de coéquipiers doit être simple et adaptable aux besoins de votre équipe. Un système bien conçu basé sur les rôles garantit une collaboration harmonieuse, que vous travailliez avec une équipe soudée ou que vous assuriez la coordination avec des parties prenantes externes. En attribuant les bons rôles, vous pouvez créer un flux de travail plus efficace et plus fluide pour toutes les personnes concernées.

Le partage de fichiers au sein d’une équipe, qu’il s’agisse de maquettes de conception, d’éléments de campagne ou de documents techniques, peut rapidement devenir un processus compliqué. S’assurer que tout le monde dispose des bons fichiers au bon moment relève souvent de l’exploit.

La bonne nouvelle, c’est que le partage de fichiers ne doit pas être une corvée. En organisant et en partageant les fichiers de la bonne manière, vous pouvez rendre la collaboration transparente, qu’il s’agisse d’envoyer un fichier de conception à votre équipe de création ou de fournir une feuille de route de projet aux parties prenantes.

Voici comment rationaliser le partage de fichiers pour que votre équipe reste connectée et productive :

Pièces jointes à la carte de tâches

Découvrez le fonctionnement de cette carte de tâches

Les cartes de tâches sont parfaites pour partager des fichiers liés à une tâche spécifique. Voici comment fonctionne le partage de fichiers dans les cartes de tâches :

1. Joindre des fichiers directement à la tâche : Téléchargez des fichiers ou des liens vers des ressources directement sur la fiche de la tâche. Vos coéquipiers peuvent accéder à ces fichiers sans avoir à chercher dans des courriels ou des dossiers distincts.
2. Accès instantané pour toutes les personnes impliquées : Tous les membres du conseil d’administration ont un accès immédiat aux fichiers joints, ce qui permet une collaboration fluide et efficace.
3. Avantages du partage de fichiers : Pas de confusion quant aux fichiers pertinents pour la tâche. Tous les documents liés à la tâche sont regroupés, de sorte que votre équipe sait toujours où chercher.

Les cartes de tâches rendent le partage de fichiers ciblé, pertinent et organisé sans effort.

Pièces jointes au conseil d’administration

Découvrez le fonctionnement de cette pièce jointe à la planche

Pour les fichiers qui affectent l’ensemble du projet, les pièces jointes au conseil d’administration sont la meilleure solution. Voici comment fonctionne le partage de fichiers au niveau du conseil d’administration :

1. Télécharger ou lier des fichiers pour l’ensemble de l’équipe : Ajoutez des fichiers ou des liens externes au tableau auxquels tout le monde peut accéder, comme des chartes de projet, des modèles partagés ou des rapports.
2. Partage centralisé des fichiers : Tous les membres du conseil d’administration peuvent accéder instantanément à ces fichiers, ce qui garantit que les ressources clés du projet sont toujours à portée de main.
3. Avantages du partage de fichiers : Parfait pour les mises à jour ou les ressources à l’échelle de l’équipe. Il assure le bon déroulement du projet en veillant à ce que tout le monde ait accès aux mêmes informations.

Les pièces jointes du conseil d’administration facilitent le partage des fichiers importants avec l’ensemble de votre équipe.

Conclusion :

Un partage efficace des fichiers est essentiel pour une collaboration harmonieuse. En attachant des fichiers à des tâches spécifiques ou en centralisant les ressources de l’ensemble du projet, votre équipe peut rester organisée et connectée sans la confusion ou les retards habituels. Que vous vous concentriez sur des détails spécifiques à une tâche ou que vous partagiez des ressources clés à l’échelle d’un projet, la mise en place d’un système adéquat garantit que chacun dispose de ce dont il a besoin au moment où il en a besoin.

Rationalisez votre flux de travail en gardant vos fichiers accessibles et organisés, et rendez le travail d’équipe aussi efficace qu’il devrait l’être.