हम लंबे समय से नए उपयोगकर्ताओं के लिए 30-दिन की निःशुल्क परीक्षण अवधि की सुविधा दे रहे हैं, लेकिन हमने देखा है कि लोगों को यह तय करने के लिए पूरे 4 हफ़्तों की ज़रूरत नहीं होती कि केरिका उनकी ज़रूरत है या नहीं।
दरअसल, परीक्षण अवधि का एक नुकसान यह है कि लोग तब तक भूल जाते हैं कि वे निःशुल्क परीक्षण में हैं जब तक उन्हें यह रिमाइंडर नहीं मिलने लगते कि परीक्षण समाप्त होने वाला है!
एक ज़्यादा व्यावहारिक — और उद्योग-मानक — तरीका यह है कि अब से 14-दिन का निःशुल्क परीक्षण दिया जाए। इससे आपको यह तय करने के लिए पर्याप्त समय मिल जाएगा कि क्या केरिका आपकी दूरस्थ टीम के लिए ज़्यादा काम करने का सबसे अच्छा तरीका है!
समयसीमाएँ, वो अदृश्य धागे हैं जो काम को आपस में जोड़ते हैं। इनसे काम समय पर पूरे होते हैं और टीम एक साथ काम करती है। चाहे आप एक काम कर रहे हों या किसी बड़े काम को छोटे-छोटे कामों में बाँट रहे हों, साफ़ समयसीमा बहुत ज़रूरी है।
अच्छे से समयसीमा का प्रबंधन करने के लिए, काम और उसके हिस्सों में समयसीमा तय करना ज़रूरी है। ये कैसे होता है:
टास्क कार्ड पर समयसीमा तय करें
जिस काम पर आप काम कर रहे हैं, उसका कार्ड खोलें।
“ड्यू” बटन पर क्लिक करके कैलेंडर देखें।
चाहे तो समयसीमा तय करें या बदलें।
इससे काम, पूरे प्रोजेक्ट के समय के हिसाब से जुड़ जाता है और सभी को पता चलता रहता है कि काम कहाँ तक पहुँचा है।
बड़े कामों को चेकलिस्ट से छोटे कामों में बाँटें
चेकलिस्ट (Checklist – कामों की सूची) फ़ीचर से बड़े काम को छोटे-छोटे कामों में बाँटें।
हर छोटे काम की अपनी समयसीमा हो सकती है। इससे काम की प्रगति आसानी से पता चलती है।
अलग-अलग टीम के सदस्यों को अलग-अलग छोटे काम दें। इससे सभी को पता रहेगा कि किसको क्या करना है और बड़ा काम भी आसानी से हो जाएगा।
समयसीमा प्रबंधन के बेहतरीन तरीके
स्पष्ट हों: अस्पष्ट समयसीमा न रखें, सही तारीख बताएँ ताकि कोई कन्फ्यूज़न न हो।
यथार्थवादी तरीके से प्राथमिकता दें: कामों की मुश्किली के हिसाब से समयसीमा तय करें ताकि सभी का काम सही से हो सके।
नियमित रूप से जाँच करें: जैसे-जैसे काम बदलता है, समयसीमा भी बदलते रहें।
निष्कर्ष
कामों या चेकलिस्ट के छोटे कामों में समयसीमा तय करने से टीम को काम करने में आसानी होती है और सभी ध्यान से काम करते हैं। सोच-समझकर समयसीमा तय करने से काम का तरीका आपकी टीम की ज़रूरत के हिसाब से बदलता रहता है और कोई काम अधूरा नहीं रहता।
जब बहुत सारे काम एक साथ चल रहे हों, और वो भी प्रोजेक्ट के अलग-अलग हिस्सों में, तो काम को व्यवस्थित रखना बहुत ज़रूरी है। टैग्स (चिन्ह) एक बहुत अच्छा तरीका है जिससे आप अपने काम को व्यवस्थित कर सकते हैं। इससे आपको काम को जल्दी पहचानने, अलग-अलग तरह से बांटने और सबसे पहले कौन सा काम करना है, ये तय करने में मदद मिलेगी। चाहे आप डिज़ाइन (डिज़ाइन) बना रहे हों, कंप्यूटर का बैकएंड (पीछे का काम) बना रहे हों या काम की जाँच कर रहे हों, टैग्स से काम आसान हो जाता है।
चलिए देखते हैं कैसे आप टैग्स का इस्तेमाल करके अपने प्रोजेक्ट को आसान बना सकते हैं:
ये Kerika (एक काम करने का तरीका) टास्क कार्ड दिखाता है कि कैसे “बैकएंड” और “डिज़ाइन” जैसे टैग्स लगाकर काम को आसानी से अलग-अलग तरह से बांटा जा सकता है। देखिये कैसे ये रंग-बिरंगे चिन्ह काम की तरह को तुरंत समझने में मदद करते हैं, जिससे टीम को काम को व्यवस्थित रखने और ज़रूरी कामों पर ध्यान देने में आसानी होती है।
टैग्स जैसे रंगीन निशान होते हैं, जिनसे आपको किसी काम की तरह या हालत का तुरंत पता चल जाता है। चलिए देखते हैं कैसे आप इन्हें अलग-अलग टास्क कार्ड्स में लगा सकते हैं:
टास्क कार्ड खोलें: जिस काम को आप अलग तरह से बांटना चाहते हैं, उसका कार्ड चुन लीजिये।
टैग्स लगाएँ: कार्ड की जानकारी में “टैग्स” वाले हिस्से पर क्लिक करें। यहाँ से आप पहले से मौजूद टैग्स चुन सकते हैं या नया टैग बना सकते हैं।
रंगीन निशान: टैग लगाने के बाद, वो टास्क कार्ड के ऊपर दिखाई देगा, जिससे आपको काम की तरह या उसकी अहमियत का तुरंत पता चल जाएगा।
टिप: अलग-अलग तरह के कामों के लिए अलग-अलग रंग के टैग इस्तेमाल करें। जैसे, “बैकएंड” के काम के लिए हरा रंग और “डिज़ाइन” के काम के लिए नीला रंग।
कैसे बनाएँ अपने खुद के टैग्स
ये Kerika सेटिंग्स पैनल दिखाता है कि कैसे आसानी से अपने खुद के टैग्स बना सकते हैं। देखिये कैसे आप आसानी से एक नया टैग का नाम जोड़ सकते हैं और रंग चुन सकते हैं जिससे आप अपने काम को अपनी टीम की ज़रूरत के हिसाब से अलग-अलग तरह से बांट सकते हैं।
अपने खुद के टैग्स से आप काम को अपनी टीम की ज़रूरत के हिसाब से अलग-अलग तरह से बांट सकते हैं। चलिए देखते हैं कैसे आप टैग्स बना सकते हैं:
टैग सेटिंग्स खोलें: अपने बोर्ड के सेटिंग्स टैब में जाइए और टैग्स चुनें।
नया टैग जोड़ें: “+ नया टैग जोड़ें” वाले ऑप्शन पर क्लिक करें। अपने टैग को ऐसा नाम दीजिये जो उसके काम को बताए, जैसे “ज़रूरी”, “मॉडल”, या “अधूरा”।
रंग चुनें: अपने टैग को अलग दिखाने के लिए एक रंग चुन लीजिये।
सेव करें और इस्तेमाल करें: टैग को सेव कर दीजिये, और अब आप इसे अपने बोर्ड में इस्तेमाल कर सकते हैं।
टिप: टैग के नाम छोटे और आसानी से समझ आने वाले रखें। इससे आपकी पूरी टीम इन्हें आसानी से समझ और इस्तेमाल कर पाएगी।
टैग्स इस्तेमाल करने के फायदे
काम को आसानी से अलग-अलग तरह से बांटना: टैग्स से आप एक जैसे कामों को एक साथ रख सकते हैं, जिससे इन्हें ढूँढना आसान हो जाता है।
ध्यान केंद्रित करना: उन कामों को अलग से दिखाएँ जिन्हें तुरंत करना है या जो किसी खास तरह के हैं।
टीम को स्पष्टता: टीम के सभी लोगों को काम की तरह एक नज़र में समझ आ जाएगी।
खत्म करते हुए
टैग्स सिर्फ़ चिन्ह नहीं हैं, बल्कि ये आपके काम को आसान और बेहतर बनाने का तरीका हैं। टैग्स का सही इस्तेमाल करके, आप काम को अलग-अलग तरह से बांट सकते हैं, सबसे पहले कौन सा काम करना है ये तय कर सकते हैं और काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इससे आपकी टीम एक साथ मिलकर काम करेगी और ज़्यादा काम कर पाएगी।
अच्छे से काम करने के लिए सबसे पहले काम करने का तरीका ठीक से व्यवस्थित करना होता है। अपने काम को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटने से आपको और आपकी टीम को काम करने में आसानी होगी। व्यवस्थित तरीके से काम करने से काम की प्रगति देखना, रुकावटों को पहचानना और कामों को सही क्रम में करना आसान हो जाता है। चलिए देखते हैं कि आप दिए गए उदाहरण बोर्ड की मदद से अपने काम के बोर्ड में कॉलम कैसे बना सकते हैं जिससे काम करने में आसानी हो।
कॉलम आपके काम करने के तरीके की आधारशिला हैं। हर कॉलम आपके प्रोजेक्ट के एक हिस्से को दिखाता है, जिससे आपको काम की शुरुआत से अंत तक की प्रगति दिखाई देती है। सबसे जरूरी है कि आपके कॉलम आपके प्रोजेक्ट के तरीके और आपकी टीम के काम करने के तरीके से मेल खाते हों।
काम करने के तरीके के कॉलम बनाने के तरीके
1. अपने काम के अलग-अलग हिस्सों को तय करें
काम के अलग-अलग हिस्सों को तय करते समय, सोचिये कि आपके काम कैसे आगे बढ़ते हैं। जैसे:
प्रोजेक्ट स्ट्रेटजी (योजना बनाना): शुरुआती योजना बनाने के लिए, जैसे ज़रूरतें तय करना या लक्ष्य बनाना।
प्रोजेक्ट डिज़ाइन (डिज़ाइन करना): दिखने और ढाँचे की योजना बनाने के काम, जैसे लोगो डिज़ाइन या लेआउट बनाना।
प्रोजेक्ट डेवलपमेंट (विकास करना): काम को पूरा करने के चरण, जैसे कोडिंग या काम करने के तरीके बनाना।
टेस्टिंग (जाँच करना): यह देखने के लिए कि सब कुछ सही काम कर रहा है या नहीं, इससे पहले कि उसे शुरू किया जाए।
कम्प्लीटेड (पूरा हुआ): काम के उन हिस्सों को यहाँ रखने के लिए जो पूरी तरह से पूरे हो गए हैं।
2. काम के अलग-अलग हिस्सों को कॉलम में बदलें
जब आपके काम के अलग-अलग हिस्से तय हो जाएँ, तो उन्हें अपने काम के बोर्ड पर कॉलम में बदल दें। बड़े हिस्सों से शुरुआत करें और धीरे-धीरे उन्हें छोटे हिस्सों में बाँटें जैसे आपकी टीम की ज़रूरत हो।
जैसे:
आप “करना है”, “काम चल रहा है”, और “पूरा हुआ” जैसे कॉलम से शुरुआत कर सकते हैं।
धीरे-धीरे इन्हें और ज़्यादा स्पष्ट कॉलम में बाँटें, जैसे “प्रोजेक्ट स्ट्रेटजी”, “प्रोजेक्ट डिज़ाइन”, “प्रोजेक्ट डेवलपमेंट”, और “टेस्टिंग”।
इससे आपके कॉलम आसान, बदलने लायक और आपके काम के तरीके के हिसाब से बनेंगे।
3. खास ज़रूरतों के लिए कॉलम का इस्तेमाल करें
ऐसे कॉलम बनाएँ जो आपके काम करने के तरीके में मदद करें:
बैकलाॅग (बाद में करने के काम): उन कामों के लिए जगह जो योजना में हैं लेकिन अभी शुरू नहीं हुए हैं। यह तब काम आता है जब टीम को और काम करने का समय मिलता है।
रिसोर्सेज (सामग्री): लिंक, दस्तावेज़, या दूसरी सामग्री रखने के लिए कॉलम। इससे टीम को ज़रूरी चीज़ें आसानी से मिल जाएँगी।
4. याद रखें कि इसे समझने में आसान रखें
अपने बोर्ड में बहुत ज़्यादा कॉलम न बनाएँ। साफ़ और आसान रखें ताकि आपकी टीम काम करने के तरीके को आसानी से समझ सके।
निष्कर्ष
अच्छे से काम करने का तरीका कॉलम को सही से बनाने से शुरू होता है। अपने प्रोजेक्ट के तरीके के हिसाब से कॉलम बनाकर आप अपनी टीम की काम करने की क्षमता बढ़ा सकते हैं और काम को आसान बना सकते हैं। आज ही अपने काम करने के तरीके को व्यवस्थित करना शुरू करें और इसके फायदे देखें!
कामों को व्यवस्थित रखना बहुत ज़रूरी है, खासकर जब बहुत सारे काम हों। कामों को नंबर देना समझने में आसानी करता है और किसी खास काम का जिक्र करना आसान बनाता है। लेकिन, हाथ से कामों को नंबर देना? ये बहुत समय लेता है और गलतियाँ भी हो सकती हैं।
इसलिए ऑटो-नंबरिंग है। इस फ़ीचर से, हर काम के कार्ड को एक अलग नंबर मिल जाता है, जैसे ही वो बनता है। इससे हर काम तुरंत पहचान में आ जाता है।
चलिए देखते हैं ऑटो-नंबरिंग कैसे काम करती है और आप इसे कैसे चालू कर सकते हैं।
ऑटो-नंबरिंग हर नए काम के कार्ड को एक क्रम में नंबर देती है। ये नंबर सिर्फ़ उस बोर्ड (जहाँ काम दिखते हैं) के लिए ही होते हैं। इससे टीम के लोग कामों का जिक्र आसानी से कर सकते हैं, चाहे वो बातचीत में हो, रिपोर्ट में हो या अपडेट में।
ऑटो-नंबरिंग कैसे चालू करें
बोर्ड सेटिंग्स खोलें: बोर्ड के ऊपर दाहिने कोने में गियर के निशान (⚙️) पर क्लिक करें। सेटिंग्स का मेनू खुल जाएगा।
विकल्प चालू करें: सेटिंग्स में, “कामों की ऑटो-नंबरिंग” को चालू कर दें।
देखें कैसे काम करता है: अब से, हर नया काम कार्ड बोर्ड पर अपने आप एक अलग नंबर दिखाएगा।
क्यों ज़रूरी है ऑटो-नंबरिंग
कामों का जल्दी जिक्र: नंबरों से किसी खास काम का जिक्र मीटिंग में या टीम के साथ काम करते समय आसान हो जाता है।
साफ़-साफ़ बात: कामों का पूरा ब्यौरा बताने की बजाय, सिर्फ़ नंबर बताकर जल्दी बात हो जाती है।
कामों का बेहतर प्रबंधन: नंबर लगने से कामों का प्रबंधन आसान हो जाता है।
असली ज़िन्दगी में कैसे काम आती है
प्रोजेक्ट रिपोर्ट: अपडेट या डॉक्यूमेंट में कामों के नंबर लिखने से सब कुछ साफ़ दिखता है।
टीम की बातचीत: मीटिंग में कामों के नंबर बताने से कोई ग़लतफ़हमी नहीं होती।
काम की प्रगति देखना: आसानी से पता चल जाता है कि कौन-सा काम पूरा हुआ है और कौन-सा अभी बाकी है।
निष्कर्ष
ऑटो-नंबरिंग से कामों का प्रबंधन आसान और व्यवस्थित हो जाता है। अब हाथ से नंबर लगाने की ज़रूरत नहीं। चाहे बड़ा प्रोजेक्ट हो या छोटा काम, हर काम आसानी से दिखेगा और उसका पता चलेगा।
किसी भी प्रोजेक्ट में कामों को मैनेज करते वक़्त, कई बार काम रुक जाता है, और पता नहीं चलता कि कहाँ ध्यान देना चाहिए। यहीं पर Work-in-Progress (WIP) लिमिट काम आती है। (WIP लिमिट का मतलब है कि एक वक़्त में कितने काम चल सकते हैं, इसकी सीमा।)
साफ़ सीमा तय करने से कि एक वक़्त में कितने काम चल सकते हैं, WIP लिमिट आपको काम का बोझ अच्छे से मैनेज करने में मदद करती है, जिससे आपके प्रोजेक्ट में काम आसानी से चलता रहेगा।
चलिए समझते हैं कि WIP लिमिट कैसे काम करती है और ये आपकी टीम की काम करने की क्षमता कैसे बढ़ाती है।
WIP लिमिट क्या होती है?
WIP लिमिट आपके बोर्ड के खास कॉलम में कामों की संख्या पर सीमा लगाती है। मान लीजिये, एक कॉलम का नाम है “In Progress” (जो काम चल रहे हैं), तो आप 5 कामों की लिमिट तय कर सकते हैं, ताकि टीम पर ज़्यादा काम का बोझ न हो और ध्यान भंग न हो।
ये तरीका कम काम और ज़्यादा असर वाले प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के तरीके से मिलता-जुलता है, जिससे टीम काम करने की अपनी क्षमता के हिसाब से काम करती है और काम में देरी नहीं होती।
क्यों काम करती है WIP लिमिट
ज़्यादा काम का बोझ नहीं: कामों की लिमिट तय करने से आपकी टीम पहले से चल रहे कामों पर ध्यान देती है, नए काम शुरू करने से पहले।
कमज़ोर जगहों का पता चलना: जब किसी कॉलम में WIP लिमिट पूरी हो जाती है, तो ये संकेत मिलता है कि पहले से चल रहे कामों पर ध्यान देने की ज़रूरत है, नए काम शुरू करने से पहले।
काम का बेहतर प्रवाह: WIP लिमिट आपकी टीम को बेहतर तरीके से काम करने में मदद करती है, काम को आसानी से आगे बढ़ाती है और किसी भी स्टेज पर काम का बोझ ज़्यादा नहीं होता।
असल ज़िन्दगी में फायदे
संतुलित काम का बोझ: टीम ध्यान केंद्रित करके काम करती है और बहुत सारे कामों के बोझ से तनाव नहीं होता।
बेहतर साथ मिलकर काम करना: साफ़ सीमा होने से टीम साथ मिलकर काम ख़त्म करती है, नए काम शुरू करने से पहले।
ज़्यादा ज़रूरी कामों को पहले करना: ध्यान अपने आप ही ज़्यादा ज़रूरी कामों पर जाता है, ताकि काम चलता रहे।
WIP लिमिट कैसे तय करें
बोर्ड सेटिंग्स खोलें: अपने बोर्ड के ऊपर दाहिने कोने में गियर के निशान पर क्लिक करें, बोर्ड सेटिंग्स खुल जायेंगी।
WIP लिमिट चालू करें: सेटिंग्स टैब में, “Work-in-Progress (WIP) Limits” ऑप्शन को चालू कर दें।
हर कॉलम के लिए लिमिट तय करें: कॉलम टैब में जाकर, अपनी टीम के काम के बोझ के हिसाब से हर कॉलम के लिए WIP लिमिट तय करें।
निष्कर्ष
Work-in-Progress लिमिट काम को मैनेज करने में व्यवस्था और स्पष्टता लाती है, जिससे काम में रुकावट का पता लगाना और काम को लगातार चलते रहना आसान हो जाता है।
अपने प्रोजेक्ट बोर्ड्स तक पहुँच मैनेज करना, आपके काम को व्यवस्थित और सुरक्षित रखने का एक अहम हिस्सा है। चाहे आप प्राइवेट टीम प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों या फिर सबके साथ मिलकर काम करने वाला प्रोजेक्ट हो, प्राइवेसी सेटिंग्स से आप ये तय कर सकते हैं कि कौन आपके बोर्ड को देख सकता है और इस्तेमाल कर सकता है।
इस सेटिंग से सिर्फ़ वही लोग बोर्ड देख या इस्तेमाल कर पाएँगे जिन्हें आपने बोर्ड में जोड़ा है। ये उन प्रोजेक्ट्स के लिए बहुत अच्छा है जहाँ गोपनीयता बहुत ज़रूरी है, जैसे कि अंदरूनी काम या खास क्लाइंट्स के प्रोजेक्ट्स।
अकाउंट टीम के सभी लोग:
थोड़ी ज़्यादा जानकारी सबको चाहिए, लेकिन सबको नहीं? इस सेटिंग से आपकी अकाउंट टीम के सभी मेंबर बोर्ड देख पाएँगे। ये उन अंदरूनी प्रोजेक्ट्स के लिए सही है जहाँ सबको जानकारी होना ज़रूरी है, लेकिन कंट्रोल भी ज़रूरी है।
लिंक वाले कोई भी:
ज़्यादा से ज़्यादा लोगों तक पहुँच चाहिए? इस ऑप्शन से बोर्ड का लिंक जिसके पास होगा, वो इसे देख पाएगा – चाहे उसका Kerika अकाउंट हो या नहीं। लेकिन याद रखिये, वो बोर्ड तो देख पाएँगे, लेकिन बदलाव नहीं कर पाएँगे जब तक आप उन्हें टीम मेंबर या एडमिन नहीं बनाते।
ज़रूरी बातें:
पब्लिक बोर्ड और फ़ाइल विज़िबिलिटी:
जब आप बोर्ड को “लिंक वाले कोई भी” पर सेट करते हैं, तो बोर्ड से जुड़ी सारी फ़ाइलें पब्लिक हो जाती हैं। अगर आप Google Drive जैसे टूल्स इस्तेमाल कर रहे हैं, तो इसका मतलब है कि वो डॉक्यूमेंट्स भी सबके लिए खुल जाएँगे जिनके पास लिंक है।
अकाउंट-स्पेसिफिक रिस्ट्रिक्शन्स:
अगर आप पेड Google Workspace अकाउंट इस्तेमाल कर रहे हैं, तो Google की पॉलिसी आपको बोर्ड को “लिंक वाले कोई भी” पर सेट करने से रोक सकती है। ये उनकी सिक्योरिटी पॉलिसी के हिसाब से है।
प्राइवेसी सेटिंग्स कैसे बदलें:
अपना बोर्ड खोलें और सेटिंग्स में जाएँ।
प्राइवेसी सेक्शन में, अपनी ज़रूरत के हिसाब से पहुँच का स्तर चुनें।
अपने बदलाव सेव करें, और हो गया!
निष्कर्ष:
प्राइवेसी सेटिंग्स से आप ये तय कर सकते हैं कि कौन आपके बोर्ड को देख सकता है और इस्तेमाल कर सकता है, जिससे टीम का काम सुरक्षित और आसान रहता है। चाहे आप छोटी टीम के साथ शेयर कर रहे हों या फिर बोर्ड सबके लिए खोल रहे हों, आप पूरे कंट्रोल में हैं।
टीम का काम अच्छे से चलने के लिए काम को साफ़-साफ़ और सही तरीके से बाँटना बहुत ज़रूरी है। लेकिन बात ये है कि हर टूल (सामान) से ये काम आसान नहीं होता, खासकर जब एक से ज़्यादा लोगों को काम देना हो। और सच कहें तो, बहुत सारे कामों में कई लोगों का साथ चाहिए होता है।
कुछ टूल (सामान) में सिर्फ़ एक ही शख्स को काम दिया जा सकता है, जिससे टीम में काम बँटने में दिक्कत होती है। लेकिन एक तरीका है जिससे आप आसानी से कई लोगों को काम दे सकते हैं, ताकि सबको पता रहे कि क्या करना है और काम अच्छे से हो।
चलिए देखते हैं कैसे काम बाँटा जाता है और बड़े काम को छोटे-छोटे हिस्सों में कैसे बाँटा जाता है, चेकलिस्ट (सूची) की मदद से:
बड़े काम को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटने के लिए, चेकलिस्ट (सूची) की मदद से आप छोटे-छोटे काम अलग-अलग लोगों को दे सकते हैं:
काम में चेकलिस्ट जोड़ें: काम खोलें और चेकलिस्ट (सूची) वाले हिस्से में जाएँ।
छोटे-छोटे काम बनाएँ: हर छोटे काम को चेकलिस्ट (सूची) में लिखें।
छोटे काम बाँटें: हर छोटे काम को एक या ज़्यादा लोगों को दें, ताकि हर हिस्से का ज़िम्मा किसी के पास हो।
क्यों ये काम करता है:
बड़े काम को छोटे-छोटे कामों में बाँटकर आसान बना देता है।
हर छोटे काम के लिए ज़िम्मेदारी तय हो जाती है।
खत्म करते हुए
काम को सही तरीके से बाँटना टीम में साथ मिलकर काम करने और ज़िम्मेदारी निभाने के लिए बहुत ज़रूरी है। कई लोगों को काम देकर या चेकलिस्ट (सूची) से छोटे-छोटे काम बनाकर आप काम को आसान और साफ़ बना सकते हैं। इससे टीम व्यवस्थित रहती है, सबको पता रहता है कि क्या करना है, और सब मिलकर काम करके अपने लक्ष्य (गोल) को पाते हैं।
सबको अपनी-अपनी भूमिका पता हो और सबके पास सही तरह का पहुँच हो, तो मिलकर काम करना बहुत अच्छा होता है। अपने बोर्ड में टीम के साथियों को जोड़ना बहुत आसान है। प्रोजेक्ट मैनेजर से लेकर डिज़ाइनर और बाहर के लोगों तक, सब मिलकर काम कर सकते हैं। चलिए देखते हैं कैसे आप आसानी से टीम के साथियों को जोड़ सकते हैं और उनकी भूमिकाएँ मैनेज कर सकते हैं।
अपना बोर्ड खोलें और टूलबार में टीम के आइकॉन पर क्लिक करें।
जिस व्यक्ति को आप बुलाना चाहते हैं उसका ईमेल पता डालें।
उसकी भूमिका चुनें: बोर्ड एडमिन, टीम मेंबर, या विज़िटर।
स्टेप 2: भूमिकाएँ देना
बोर्ड एडमिन: अगर आपने बोर्ड बनाया है, तो आप पहले से ही बोर्ड एडमिन हैं। लेकिन आप किसी और को भी बोर्ड का पूरा कंट्रोल दे सकते हैं, जिसमें टीम के मेंबर्स और सेटिंग्स मैनेज करना भी शामिल है।
टीम मेंबर: काम में साथ दे सकते हैं, फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, और बोर्ड में योगदान दे सकते हैं। डिज़ाइनर, डेवलपर, और दूसरे लोग इसके लिए सही हैं।
विज़िटर: सिर्फ़ देख सकते हैं। बाहर के लोगों या क्लाइंट्स के लिए सही है जो सिर्फ़ काम की जानकारी देखना चाहते हैं।
स्टेप 3: उन्हें टीम में जोड़ना
‘ऐड’ पर क्लिक करें, और आपका टीम साथी तुरंत बोर्ड का हिस्सा बन जाएगा, जिस भूमिका के साथ आपने उसे जोड़ा है।
भूमिका के हिसाब से पहुँच के फ़ायदे:
बोर्ड एडमिन: टीम लीडर्स के लिए पूरा कंट्रोल
पहले से ही, बोर्ड बनाने वाला एडमिन होता है, लेकिन ज़रूरत पड़ने पर आप किसी और को भी एडमिन बना सकते हैं।
मुख्य फ़ायदे:
टीम के मेंबर्स को मैनेज करें, बोर्ड की सेटिंग्स बदलें, और बोर्ड के ढाँचे पर कंट्रोल रखें।
अगर कई लीडर्स या प्रोजेक्ट मैनेजर हैं जिन्हें बराबर कंट्रोल चाहिए, तो यह बहुत अच्छा है।
अगर एक ही एडमिन छुट्टी पर है या नहीं है, तो काम रुकता नहीं है।
एडमिन बोर्ड को व्यवस्थित, काम करने लायक और मिलकर काम करने लायक बनाए रखने में अहम भूमिका निभाते हैं, जिससे लीडरशिप के काम आसानी से होते हैं।
टीम मेंबर: अपने साथियों को काम करने का मौका दें
टीम मेंबर्स के पास काम करने के लिए ज़रूरी सारे टूल्स होते हैं। वे काम में साथ दे सकते हैं, फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, और बोर्ड की तरक्की में योगदान दे सकते हैं।
मुख्य फ़ायदे:
डिज़ाइनर, डेवलपर और दूसरे एक्टिव साथियों के लिए बहुत अच्छा है।
एडमिन की देखरेख में मिलकर काम करने से बोर्ड ज़्यादा एक्टिव रहता है।
टीम मेंबर्स प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाते हैं, और अच्छे काम के लिए ज़रूरी होते हैं।
विज़िटर: सबको जानकारी में रखें
विज़िटर्स सिर्फ़ देख सकते हैं, मतलब वे बोर्ड की तरक्की देख सकते हैं पर कोई बदलाव नहीं कर सकते।
मुख्य फ़ायदे:
बाहर के लोगों या क्लाइंट्स के लिए बहुत अच्छा है जो सिर्फ़ अपडेट देखना चाहते हैं।
बोर्ड के ढाँचे या काम करने के तरीके को बिगाड़े बिना सबको जानकारी मिलती रहती है।
विज़िटर्स सबको जानकारी में रखने में बहुत काम आते हैं, बिना कोई परेशानी बढ़ाए।
निष्कर्ष
टीम के साथियों को जोड़ना आसान और आपकी टीम की ज़रूरत के हिसाब से होना चाहिए। अच्छे से बनाई गयी भूमिकाओं की व्यवस्था से मिलकर काम करना आसान हो जाता है, चाहे आपकी टीम छोटी हो या बाहर के लोगों के साथ काम कर रहे हों। सही भूमिकाएँ देने से सबके लिए काम करने का तरीका ज़्यादा आसान और बेहतर हो जाता है।
टीम में फ़ाइलें शेयर करना – चाहे वो डिज़ाइन के नमूने हों, कैंपेन की सामग्री हो, या तकनीकी दस्तावेज़ हों – बहुत जटिल हो सकता है। सबके पास सही समय पर सही फ़ाइलें होना जैसे कोई जादू है।
अच्छी खबर यह है कि फ़ाइल शेयरिंग मुश्किल नहीं होनी चाहिए। फ़ाइलों को सही तरीके से व्यवस्थित और शेयर करके, आप सहयोग को आसान बना सकते हैं, चाहे आप अपनी क्रिएटिव टीम को डिज़ाइन फ़ाइल भेज रहे हों या हितधारकों को प्रोजेक्ट रोडमैप दे रहे हों।
चलिए देखते हैं कैसे आप अपनी टीम को जुड़े और काम में लगे रखने के लिए फ़ाइल शेयरिंग को आसान बना सकते हैं:
टास्क कार्ड (यानी काम करने के लिए कार्ड) फ़ाइलें शेयर करने के लिए बहुत अच्छे हैं जो किसी खास काम से जुड़ी हुई हैं।
फ़ाइलें सीधे टास्क में जोड़ें: फ़ाइलें अपलोड करें या संसाधनों को सीधे टास्क कार्ड में जोड़ें। आपकी टीम के साथी ईमेल या अलग-अलग फ़ोल्डर में खोजे बिना इन फ़ाइलों तक पहुँच सकते हैं।
सभी के लिए तुरंत पहुँच: बोर्ड (यानी काम की जगह) में हर कोई अटैच की गई फ़ाइलों तक तुरंत पहुँच सकता है, जिससे सहयोग आसान और कुशल होता है।
फ़ाइल शेयरिंग के फायदे
कौन सी फ़ाइलें काम से जुड़ी हैं, इस बारे में कोई कन्फ़्यूज़न नहीं।
सभी काम से जुड़ी सामग्री एक साथ रहती है, इसलिए आपकी टीम को हमेशा पता रहता है कि कहाँ देखना है।
टास्क कार्ड फ़ाइल शेयरिंग को केंद्रित, प्रासंगिक और आसानी से व्यवस्थित बनाते हैं।
पूरे प्रोजेक्ट को प्रभावित करने वाली फ़ाइलों के लिए, बोर्ड अटैचमेंट्स सबसे अच्छा तरीका है। चलिए देखते हैं कि बोर्ड लेवल पर फ़ाइल शेयरिंग कैसे काम करती है:
पूरी टीम के लिए फ़ाइलें अपलोड करें या लिंक करें: ऐसी फ़ाइलें या बाहरी लिंक बोर्ड में जोड़ें जिन तक हर कोई पहुँच सके, जैसे प्रोजेक्ट चार्टर, साझा टेम्पलेट या रिपोर्ट।
केंद्रीकृत फ़ाइल शेयरिंग: सभी बोर्ड सदस्य इन फ़ाइलों तक तुरंत पहुँच सकते हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट संसाधन हमेशा आसानी से उपलब्ध हों।
फ़ाइल शेयरिंग के फायदे
पूरी टीम के लिए अपडेट या संसाधन के लिए एकदम सही।
सभी के पास एक ही जानकारी होने से आपका प्रोजेक्ट सुचारू रूप से चलता रहता है।
बोर्ड अटैचमेंट्स आपकी पूरी टीम के लिए महत्वपूर्ण फ़ाइलें शेयर करना आसान बनाते हैं।
निष्कर्ष:
अच्छी फ़ाइल शेयरिंग सहयोग के लिए बहुत ज़रूरी है। फ़ाइलों को खास कामों से जोड़कर या प्रोजेक्ट-व्यापी संसाधनों को केंद्रित करके, आपकी टीम बिना किसी कन्फ़्यूज़न या देरी के व्यवस्थित और जुड़ी रह सकती है। चाहे आप काम से जुड़ी जानकारी पर ध्यान केंद्रित कर रहे हों या पूरे प्रोजेक्ट में महत्वपूर्ण संसाधन शेयर कर रहे हों, सही सिस्टम होने से यह सुनिश्चित होता है कि सभी को उनकी ज़रूरत की चीज़ें उनकी ज़रूरत के समय मिलें। अपनी फ़ाइलों को सुलभ और व्यवस्थित रखकर अपने काम के तरीके को आसान बनाएँ, और टीमवर्क को उतना ही कुशल बनाएँ जितना इसे होना चाहिए।
