Kerika è un software di gestione dei progetti e di collaborazione progettato per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente. Offre una serie di strumenti per gestire attività, progetti e flussi di lavoro, in particolare per i team distribuiti. Le caratteristiche principali di Kerika includono:
Gestione delle attività: Crea, assegna e tiene traccia delle attività con date di scadenza, priorità e aggiornamenti di stato.
Schede visive: Utilizzate schede Kanban, lavagne e diagrammi di flusso per visualizzare i flussi di lavoro e l’avanzamento del progetto.
Collaborazione: La collaborazione in tempo reale consente ai membri del team di lavorare insieme su documenti, condividere feedback e comunicare all’interno della piattaforma.
Integrazione: Kerika si integra con strumenti come Google Drive, Box e Slack, rendendo più facile la gestione di file e comunicazioni in un unico luogo.
Controllo degli accessi: Impostare le autorizzazioni per controllare chi può visualizzare o modificare progetti o attività specifiche.
Accesso mobile: Kerika offre applicazioni mobili per iOS e Android, consentendo agli utenti di rimanere connessi e di gestire le attività in movimento.
Kerika è particolarmente apprezzato dai team che richiedono un alto livello di collaborazione e trasparenza, come i team remoti, i consulenti e le organizzazioni con flussi di lavoro complessi. La sua interfaccia user-friendly e l’attenzione alla gestione visiva dei progetti lo rendono uno strumento versatile per diversi settori.
Nota: la parte relativa all’integrazione con Slack non è vera. Almeno, non ancora.
Kerika è un software di gestione dei progetti e di collaborazione progettato per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente. Offre una serie di strumenti per gestire attività, progetti e flussi di lavoro, in particolare per i team distribuiti. Le caratteristiche principali di Kerika includono:
Gestione delle attività: Crea, assegna e tiene traccia delle attività con date di scadenza, priorità e aggiornamenti di stato.
Schede visive: Utilizzate schede Kanban, lavagne e diagrammi di flusso per visualizzare i flussi di lavoro e l’avanzamento del progetto.
Collaborazione: La collaborazione in tempo reale consente ai membri del team di lavorare insieme su documenti, condividere feedback e comunicare all’interno della piattaforma.
Integrazione: Kerika si integra con strumenti come Google Drive, Box e Slack, rendendo più facile la gestione di file e comunicazioni in un unico luogo.
Controllo degli accessi: Impostare le autorizzazioni per controllare chi può visualizzare o modificare progetti o attività specifiche.
Accesso mobile: Kerika offre applicazioni mobili per iOS e Android, consentendo agli utenti di rimanere connessi e di gestire le attività in movimento.
Kerika è particolarmente apprezzato dai team che richiedono un alto livello di collaborazione e trasparenza, come i team remoti, i consulenti e le organizzazioni con flussi di lavoro complessi. La sua interfaccia user-friendly e l’attenzione alla gestione visiva dei progetti lo rendono uno strumento versatile per diversi settori.
Nota: la parte relativa all’integrazione con Slack non è vera. Almeno, non ancora.
Il vostro spazio di lavoro deve lavorare per voi, non il contrario. Le opzioni di personalizzazione consentono di adattare tutto, dai colori dello sfondo alle notifiche e agli strumenti della lavagna, aiutandovi a rimanere organizzati e produttivi.
Per iniziare a personalizzare il vostro spazio di lavoro, dovete accedere alle Impostazioni delle preferenze nel vostro account. Ecco come fare:
Cliccate sull’icona del vostro profilo nell’angolo in alto a destra dello schermo.
Selezionare Preferenze personali dal menu a discesa.
Queste impostazioni consentono di creare un’esperienza che si adatta al proprio stile di lavoro. Ora che sapete come accedere alle impostazioni, vi spieghiamo passo dopo passo come utilizzare ogni opzione di personalizzazione.
Come funziona: Regolazione delle preferenze
Le preferenze sono tipicamente raggruppate in tre categorie principali: Generale, Notifiche e Lavagna. Ogni sezione offre opzioni semplici progettate per migliorare il flusso di lavoro e ottimizzare l’esperienza.
Ecco un approfondimento su come funzionano queste impostazioni:
Impostazioni generali: Rendi il tuo spazio di lavoro personale
Colore dello sfondo: Scegliere un colore di sfondo facile da vedere e adatto al proprio stile.
Scegliete tra una varietà di opzioni per rendere il vostro spazio di lavoro visivamente accattivante.
Usa i tag per le schede attività Attivate questa funzione per includere automaticamente i tag nelle nuove schede attività e nei modelli creati.
Aiuta a rimanere organizzati e a categorizzare le attività in modo semplice.
I vantaggi: La personalizzazione degli aspetti visivi del vostro spazio di lavoro lo rende più intuitivo e meno disordinato, aiutandovi a rimanere concentrati.
Notifiche: Rimanere aggiornati senza sovraccarichi
Notifiche di chat Ricevere e-mail quando c’è una chat a livello di consiglio di amministrazione o quando qualcuno chatta su un’attività in cui si è coinvolti.
Aggiornamenti dell’attività per gli amministratori Ricevere notifiche quando vengono aggiunte, completate o riassegnate nuove attività nelle bacheche che si amministrano.
Promemoria giornaliero delle attività Scegliete un riepilogo giornaliero via e-mail alle 6 del mattino, che mostra le attività in ritardo e quelle in scadenza questa settimana o la prossima.
Raggruppate le attività per data o per scheda per facilitarne il monitoraggio.
I vantaggi: Grazie alle notifiche flessibili, è possibile rimanere informati su ciò che conta di più senza essere bombardati da aggiornamenti inutili.
Impostazioni della lavagna: Semplificare il processo creativo
Linee e forme Impostare stili di linea, spessore e colori predefiniti per creare immagini pulite e coerenti.
Testo su tele Scegliete lo stile, la dimensione e il colore del carattere che preferite per ottenere un look raffinato.
Opzioni griglia Abilitare lo snap alla griglia e impostare le dimensioni della griglia per mantenere i disegni allineati e professionali.
I vantaggi:
Queste impostazioni rendono le lavagne bianche perfette per il brainstorming, la pianificazione o la progettazione, assicurando che il lavoro sia bello e organizzato.
Conclusione
Sia che si tratti di regolare gli elementi visivi, di adattare le notifiche o di semplificare gli strumenti creativi, queste opzioni sono progettate per migliorare la produttività e mantenere organizzato l’ambiente di lavoro. Dedicare qualche istante alla personalizzazione delle impostazioni può portare a un’esperienza più efficiente e piacevole ogni giorno.
Una gestione efficiente dei progetti è la spina dorsale per ottenere risultati di successo. Che si tratti della progettazione di un sito web, del lancio di un prodotto o del coordinamento di un complesso lavoro di sviluppo, un approccio strutturato garantisce l’allineamento di tutte le attività, il rispetto delle scadenze e l’informazione degli stakeholder.
Questa guida vi guida attraverso i passi essenziali per padroneggiare la gestione dei progetti, fornendo strategie attuabili per snellire i flussi di lavoro, promuovere la collaborazione e monitorare i progressi.
Una volta acquisiti i fondamenti, vedrete come uno strumento visivo può dare vita a questi principi, aiutando il vostro team a rimanere concentrato e produttivo.
Passi essenziali per creare un flusso di lavoro efficace per la gestione dei progetti
Un solido flusso di lavoro per la gestione dei progetti assicura che le attività siano completate in modo efficiente, che le scadenze siano rispettate e che la collaborazione tra i team avvenga senza intoppi.
Ecco i passaggi chiave per costruire un processo di gestione dei progetti affidabile:
1. Definire obiettivi e traguardi chiari
Ogni progetto di successo inizia con obiettivi chiari e ben definiti. La comprensione di ciò che si vuole ottenere mantiene il team concentrato e allineato durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Azioni chiave:
Condurre riunioni con le parti interessate per allinearsi agli obiettivi del progetto.
Scomporre gli obiettivi in risultati misurabili utilizzando il quadro SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Documentate questi obiettivi in una posizione centralizzata per garantire la visibilità del team.
2. Sviluppare un piano di progetto dettagliato
Un piano di progetto completo funge da tabella di marcia, delineando compiti, tempistiche e dipendenze. Assicura che ogni membro del team comprenda il proprio ruolo e le proprie responsabilità.
Azioni chiave:
Utilizzate i diagrammi di Gantt per tracciare le scadenze e le dipendenze dei compiti.
Identificare le tappe e le scadenze per monitorare efficacemente i progressi.
Assegnare le risorse in base alla complessità del compito e alle competenze del team.
3. Assegnare ruoli e responsabilità
La definizione dei ruoli assicura la responsabilità ed elimina la confusione su chi è responsabile di ciascun compito. Può essere utile una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Azioni chiave:
Assegnate i ruoli in base alle competenze individuali e alle esigenze del progetto.
Comunicare chiaramente le responsabilità durante le riunioni del team o le sessioni di avvio.
Incoraggiare il feedback per garantire una distribuzione equa delle responsabilità.
4. Definire le priorità e suddividere i compiti
La suddivisione del progetto in compiti più piccoli e gestibili assicura che nessun aspetto del lavoro venga trascurato. La definizione delle priorità aiuta a concentrare gli sforzi del team su ciò che conta di più.
Azioni chiave:
Classificare le attività in base all’urgenza e all’importanza, utilizzando tecniche di prioritizzazione come la Matrice di Eisenhower.
Dividete i compiti complessi in sottocompiti più piccoli con scadenze chiare.
Utilizzate strumenti per monitorare l’avanzamento dei compiti e tenere tutti aggiornati.
5. Promuovere la collaborazione e la comunicazione
Una comunicazione aperta e trasparente è fondamentale per una gestione efficace dei progetti. Aiuta i team a rimanere allineati, a risolvere i conflitti e a garantire la continuità dei progressi.
Azioni chiave:
Organizzate riunioni regolari (ad esempio, stand-up giornalieri o check-in settimanali) per verificare i progressi e affrontare gli ostacoli.
Incoraggiate i membri del team a condividere aggiornamenti e feedback in tempo reale.
Utilizzate strumenti di collaborazione per centralizzare la comunicazione e documentare le decisioni.
6. Monitoraggio dei progressi e adeguamento dei piani
Il monitoraggio dell’avanzamento del progetto aiuta a identificare i rischi potenziali e i colli di bottiglia prima che si aggravino. Il monitoraggio regolare consente di apportare modifiche per mantenere il progetto sulla rotta.
Azioni chiave:
Utilizzate i KPI (Key Performance Indicators) come la percentuale di completamento del progetto, il rispetto del budget e l’utilizzo delle risorse.
Effettuare revisioni periodiche per rivalutare gli obiettivi e le scadenze.
Creare piani di emergenza per affrontare sfide impreviste.
7. Valutare e documentare gli apprendimenti
Dopo aver completato il progetto, valutarne il successo misurando i risultati rispetto agli obiettivi iniziali. La documentazione delle lezioni apprese aiuta a migliorare i flussi di lavoro futuri.
Azioni chiave:
Organizzate una revisione post-progetto per discutere di ciò che è andato bene e di ciò che potrebbe essere migliorato.
Raccogliere il feedback di tutte le parti interessate per identificare i punti di forza e di debolezza.
Aggiornare le procedure operative standard (SOP) sulla base dei risultati ottenuti.
Utilizzare gli strumenti giusti per creare un flusso di lavoro per la gestione dei progetti
Se la padronanza delle fasi essenziali della gestione dei progetti è fondamentale, l’attuazione efficace di tali fasi richiede gli strumenti giusti. Un sistema di gestione delle attività affidabile può colmare il divario tra teoria ed esecuzione, assicurando che i progetti siano non solo ben organizzati ma anche attuabili.
Lo strumento giusto semplifica la delega dei compiti, la definizione delle priorità e la collaborazione, consentendo al team di rimanere concentrato e di ottenere risultati in tempo.
Il pannello dimostrativo qui sotto esemplifica un efficiente flusso di lavoro di gestione del progetto in azione. Questo pannello rappresenta visivamente i compiti che avanzano attraverso fasi come “Strategia del progetto”, “Design del progetto”, “Sviluppo” e “Test”, assicurando che nulla vada perso.
Centralizzando le informazioni, tracciando i progressi in un colpo d’occhio e identificando i colli di bottiglia, questo spazio di lavoro fornisce una panoramica chiara e fattibile del progetto.
Ora approfondiamo questa scheda dimostrativa e capiamo come ogni sezione lavora insieme per creare un solido sistema di gestione dei progetti progettato per il successo.
Nell’immagine qui sopra potete vedere come questo team organizza il proprio flusso di lavoro utilizzando una lavagna che semplifica la gestione dei progetti. È stata progettata per gestire ogni fase del processo.
Diamo un’occhiata più da vicino alla scheda di questo team per capire in che modo ogni caratteristica contribuisce a un sistema di gestione dei progetti efficace.
1. Aggiunta di nuovi compiti alla lavagna
Ogni progetto inizia con un elenco di compiti e questa lavagna rende incredibilmente semplice aggiungerli. Facendo clic sul pulsante “Aggiungi nuovo compito” (evidenziato nell’angolo in basso a sinistra della lavagna), è possibile creare una nuova scheda. Ogni scheda rappresenta un compito specifico, ad esempio “Design della homepage” o “Sviluppo della pagina del prodotto”. In questo modo il flusso di lavoro rimane chiaro e nulla viene lasciato indietro.
2. Personalizzazione delle colonne per il flusso di lavoro
Avete bisogno di modificare la configurazione della vostra lavagna? È possibile rinominare facilmente le colonne, aggiungerne di nuove o spostare quelle esistenti per adattarle al proprio flusso di lavoro. Per accedere a queste opzioni è sufficiente fare clic sul menu delle colonne (tre puntini) nella parte superiore di ogni colonna. Ad esempio, se emerge una nuova fase del progetto, è possibile aggiungere una colonna come “Test” senza interrompere le attività esistenti.
3. Gestione dei membri del team e dei ruoli
Una collaborazione efficace inizia con i ruoli giusti. Utilizzate il menu Membri del team per aggiungere o rimuovere membri dalla lavagna. Ogni persona può essere assegnata come amministratore, membro o visitatore in base alle proprie responsabilità. Ad esempio, è possibile assegnare i diritti di amministratore ai responsabili del progetto e dare ai clienti l’accesso come visitatori per visualizzare i progressi.
4. Centralizzazione della comunicazione di squadra
La funzione Board Chat consente di mantenere tutte le discussioni pertinenti al consiglio di amministrazione . In questo modo il team può condividere aggiornamenti, porre domande o affrontare le sfide in un’unica posizione centrale. Per esempio, un designer potrebbe condividere il feedback sull’attività “Design del logo” direttamente nella chat per mantenere tutti sulla stessa pagina.
5. Allegare e condividere i file
Ogni progetto comporta una discreta quantità di documentazione e questa lavagna la gestisce in modo eccellente. Con la sezione Allegati è possibile caricare file, collegare Google Docs o addirittura creare nuovi documenti direttamente dalla lavagna. Ad esempio, è possibile allegare guide di stile o brief del cliente per garantire che tutti i materiali necessari siano accessibili al team.
6. Evidenziare i compiti importanti
Date priorità a ciò che è importante con la funzione Evidenziazione. Questa funzione consente di filtrare le attività in base a date di scadenza, livelli di priorità, tag o incarichi specifici. È possibile combinare questi filtri per trovare anche le attività.
Ad esempio, è possibile evidenziare i compiti assegnati a un particolare compagno di squadra, etichettati come ‘mockup’, insieme al loro stato ‘Pronto’. In questo modo si risparmia un sacco di lavoro manuale per trovare ciò che si sta cercando.
7. Regolazione delle impostazioni sulla privacy
Il menu Impostazioni è il luogo in cui questo team mette a punto la propria scheda per ottenere la massima efficienza. Facendo clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra si accede a quattro schede: Panoramica, Impostazioni, Colonne e Tag. Ogni scheda svolge un ruolo specifico nell’ottimizzazione del flusso di lavoro. Vediamo di analizzarle:
Scheda Panoramica:
Fornisce un’istantanea dei progressi della scheda, una descrizione del suo scopo, opzioni per l’esportazione delle attività in formato Excel e la possibilità di archiviare le schede completate per riferimenti futuri.
Scheda Impostazioni:
Controlla la privacy della lavagna e le autorizzazioni di accesso, consentendo di scegliere tra l’accesso esclusivo al team, l’accesso organizzativo o la condivisione pubblica tramite un link. Gestisce inoltre le autorizzazioni di modifica per mantenere l’integrità del flusso di lavoro.
Scheda Colonne:
Consente di personalizzare la struttura della lavagna aggiungendo, rinominando o riordinando le colonne. Ciò consente di allineare il flusso di lavoro ai requisiti specifici del progetto del team.
Tag Tab:
Facilita la categorizzazione delle attività attraverso la creazione, la gestione e l’applicazione di tag. I tag facilitano il filtraggio delle attività per priorità, tipo o altre etichette personalizzate, migliorando l’organizzazione e il recupero delle attività.
Ora vediamo come il team utilizza queste schede per suddividere l’intero processo di gestione del progetto in fasi gestibili. Vi mostreremo come potete usare questa funzione per suddividere ogni attività in un elemento fattibile.
Suddividere i compiti in fasi gestibili
Le schede operative sono il punto centrale in cui voi e il vostro team potete catturare e organizzare tutti i dettagli necessari per completare un’attività. Ecco come usarle in modo efficace:
Aggiungi dettagli chiave:
Iniziate definendo chiaramente gli obiettivi del compito e le fasi necessarie al suo completamento. Ad esempio, per la progettazione di una homepage, delineate i requisiti di layout e contenuto.
Tracciamento dei progressi:
Aggiornate l’avanzamento dell’attività contrassegnandola come “In corso”, “Da rivedere” o “Completata”, in modo che tutti possano essere informati sul suo stato.
Stabilire le scadenze:
Assegnate una data di scadenza specifica a ogni compito per garantire che le scadenze vengano rispettate e che nulla venga rimandato.
Suddividere i compiti in fasi attuabili:
Decomponete i compiti complessi in fasi più piccole e gestibili. Ad esempio, “Creare i contenuti della homepage” potrebbe includere sottoattività come la stesura del testo, la selezione delle immagini e la progettazione del layout.
Usare i tag per fare chiarezza:
Usate i tag per classificare le attività. Potete stabilire una priorità in base all’urgenza o raggruppare le attività per temi come “Progettazione”, “Sviluppo” o “Test”.
Allegare i file:
Tenete organizzate tutte le risorse del progetto allegando i file direttamente alla scheda dell’attività. Caricate mockup, report o PDF, create nuovi Google Doc o Kerika Canvases o collegate risorse esterne, tutto in un unico posto. In questo modo il vostro team può accedere rapidamente a tutto ciò di cui ha bisogno senza perdere tempo a cercare nelle e-mail o nelle cartelle.
Mantenere una comunicazione mirata:
Utilizzate la scheda Chat per vincolare tutte le discussioni a compiti specifici, assicurando che la comunicazione sia chiara e facilmente rintracciabile.
Assegnare i membri del team:
Assegnate ogni compito a membri specifici del team, in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa. In questo modo si aumenta la responsabilità e si garantisce che i compiti vengano portati avanti in modo efficiente.
Stabilire la priorità delle attività per una chiara messa a fuoco:
La definizione delle priorità è fondamentale per mantenere il progetto in carreggiata e la funzione Imposta priorità rende questa operazione semplice. È possibile assegnare uno dei tre livelli a ogni attività:
Normale: Per attività di routine che possono essere svolte senza urgenza.
Alta priorità: Per i compiti che richiedono un’azione rapida o una maggiore attenzione da parte del team.
Critico: Per attività sensibili al tempo o ad alto impatto che richiedono un’attenzione immediata.
Sfruttando queste caratteristiche, le task card aiutano il team a mantenersi organizzato, a collaborare senza problemi e a garantire che nessun dettaglio importante venga trascurato. Con questi accorgimenti, la gestione del progetto diventa più semplice ed efficace.
Configurare l’account Kerika
Iniziare a lavorare con Kerika è semplice e veloce e consente di organizzare il flusso di lavoro dei progetti in modo ottimale. Ecco come configurare il vostro account e iniziare con il piede giusto:
Iscriversi è facile e gratuito
Andare su kerika.com e fare clic sul pulsante Iscriviti.
Scegliete il tipo di conto più adatto a voi:
Se si utilizza Google Workspace, selezionare l’opzione ISCRIVITI CON GOOGLE.
Se siete utenti di Office 365, scegliete ISCRIVETEVI CON MICROSOFT.
È inoltre possibile scegliere l’opzione ISCRIVITI CON BOX per l’integrazione dell’archiviazione dei file.
Seguite le istruzioni e sarete pronti a partire in pochi istanti: non è necessaria la carta di credito e riceverete una prova gratuita di 30 giorni per il vostro team.
Uno spazio di lavoro globale per tutti
Kerika supporta 38 lingue, in modo che voi e il vostro team possiate lavorare nella lingua in cui vi sentite più a vostro agio, creando un’esperienza davvero inclusiva.
Creare la prima scheda
Una volta effettuata l’iscrizione, è il momento di creare la prima scheda e dare vita al flusso di lavoro della gestione dei progetti. Ecco come fare:
Fare clic su “Crea nuova scheda”: Dalla dashboard di Kerika, selezionare l’opzione per creare una nuova scheda.
Scegliere il tipo di lavagna: Per la gestione dei progetti, selezionare il modello Task Board. Questo modello è precaricato con colonne come “Da fare”, “In corso” e “Completato”.
Dare un nome alla lavagna: Assegnate al consiglio un nome che rifletta il vostro progetto, ad esempio “Riprogettazione del sito web” o “Piano di marketing”.
Personalizzare l’area di lavoro: Aggiungete o rinominate le colonne per adattarle al vostro flusso di lavoro e iniziate ad aggiungere attività per mantenere il vostro team allineato.
Ora avete un’area di lavoro visiva e completamente funzionale, pronta ad aiutarvi a tenere traccia dei progressi, a gestire le attività e a promuovere la collaborazione all’interno del vostro team.
Conclusione: Il vostro programma per il successo del progetto
Padroneggiare la gestione dei progetti non significa solo completare i compiti, ma anche creare un sistema che mantenga il team sulla stessa pagina, favorisca la collaborazione e garantisca il raggiungimento di ogni traguardo. Con un flusso di lavoro dettagliato e gli strumenti giusti, potete rimanere organizzati, produttivi e concentrati sul raggiungimento dei vostri obiettivi.
Questa scheda dimostra come ogni aspetto del progetto possa essere suddiviso in fasi attuabili.Kerika non è solo uno strumento, ma un quadro di riferimento per ottimizzare il lavoro di squadra, mantenere la responsabilità e dare vita alla visione del progetto. Siete pronti a fare il prossimo passo? Iniziate a costruire la vostra lavagna, organizzate i vostri compiti e guardate i vostri progetti avere successo con Kerika!
Il vostro spazio di lavoro deve lavorare per voi, non il contrario. Le opzioni di personalizzazione consentono di regolare tutto, dai colori dello sfondo alle notifiche e agli strumenti della lavagna, aiutandovi a rimanere organizzati e produttivi.
Per iniziare a personalizzare il vostro spazio di lavoro, dovete accedere alle Impostazioni delle preferenze nel vostro account. Ecco come fare:
Fare clic sull’icona del profilo nell’angolo superiore destro dello schermo.
Selezionare Preferenze personali dal menu a discesa.
Queste impostazioni consentono di creare un’esperienza che si adatta al proprio stile di lavoro. Ora che sapete come accedere alle impostazioni, vi guidiamo passo passo su come utilizzare ogni opzione di personalizzazione.
Come funziona: Personalizzazione delle preferenze
Le preferenze sono solitamente raggruppate in tre categorie principali: Generale, Notifiche e Lavagna. Ogni sezione offre opzioni semplici per migliorare il flusso di lavoro e ottimizzare l’esperienza.
Ecco un approfondimento sul funzionamento di queste impostazioni:
Disposizioni generali: Rendere il proprio spazio di lavoro personale
Colore dello sfondo: Scegliete un colore di sfondo piacevole alla vista e adatto al vostro stile.
Scegliete tra una varietà di opzioni per rendere il vostro spazio di lavoro visivamente accattivante.
Usa i tag per le schede attività Attivate questa funzione per includere automaticamente i tag nelle nuove schede attività e nei modelli creati.
Aiuta a rimanere organizzati e a categorizzare facilmente le attività.
Vantaggi: La personalizzazione degli aspetti visivi del vostro spazio di lavoro lo rende più intuitivo e meno disordinato, aiutandovi a rimanere concentrati.
Notifiche: Rimanere informati senza sovraccaricarsi
Notifiche di chat Ricevete un’e-mail quando c’è una chat a livello di consiglio o quando qualcuno sta chattando su un’attività a cui state partecipando.
Aggiornamenti dell’attività per gli amministratori Ricevere notifiche quando vengono aggiunte, completate o riassegnate nuove attività sulle schede gestite.
Promemoria giornaliero delle attività Selezionate il riepilogo giornaliero via e-mail inviato alle 6 del mattino, che mostra le attività in ritardo e quelle da completare questa settimana o la prossima.
Raggruppate le attività in base alla data o alla scheda, per facilitarne il monitoraggio.
Vantaggi: Grazie alle notifiche flessibili, è possibile rimanere informati sulle cose più importanti senza essere bombardati da aggiornamenti inutili.
Impostazione della lavagna: Semplificare il processo creativo
Linee e forme Impostate uno stile di linea, uno spessore e un colore predefiniti per creare un’immagine pulita e coerente.
Testo su tela Scegliete lo stile, la dimensione e il colore del carattere che preferite per ottenere un look perfetto.
Opzioni griglia Abilitare lo snap alla griglia e impostare le dimensioni della griglia per mantenere il disegno allineato e professionale.
Vantaggi:
Questa disposizione rende la lavagna perfetta per il brainstorming, la pianificazione o la progettazione, assicurando che il vostro lavoro sia bello e organizzato.
Risolvere
Che si tratti di personalizzare gli elementi visivi, regolare le notifiche o semplificare gli strumenti creativi, queste opzioni sono pensate per aumentare la produttività e mantenere organizzato l’ambiente di lavoro. Dedicare un momento alla personalizzazione delle impostazioni può rendere l’esperienza quotidiana più efficiente e piacevole.
La gestione di un programma di audit di successo richiede un’attenta pianificazione, una cura dei dettagli e una particolare attenzione alla collaborazione. Le fasi essenziali, che vanno dalla definizione dell’ambito e degli obiettivi all’analisi dei dati e all’implementazione dei miglioramenti, costituiscono la spina dorsale di qualsiasi audit efficace. Queste fasi garantiscono il mantenimento della conformità, l’identificazione dei rischi e il miglioramento dei processi per allinearli agli obiettivi organizzativi.
Tuttavia, il percorso verso il successo non è privo di sfide. Insidie comuni come obiettivi vaghi, scarsa comunicazione e flussi di lavoro disorganizzati possono far deragliare anche i programmi di revisione più ben intenzionati. Questi problemi possono portare a trascurare i dettagli, a non rispettare le scadenze e a non ottenere informazioni utili.
Fortunatamente, con gli strumenti e le strategie giuste, queste sfide possono essere affrontate di petto. In questa guida vi forniremo un quadro di riferimento passo dopo passo per l’esecuzione di un programma di audit efficace.
Per illustrare questo processo, vi illustreremo anche un esempio pratico di flusso di lavoro ben strutturato e condivideremo gli strumenti che possono aiutarvi a semplificare la collaborazione, a organizzare le attività e a tenere sotto controllo la vostra revisione. Iniziamo!
Passi essenziali per l’esecuzione di un programma di audit di successo
Un programma di audit di successo non nasce per caso, ma si fonda su una pianificazione strategica, un’esecuzione meticolosa e una valutazione continua. Ecco una tabella di marcia dettagliata che vi guiderà attraverso i passaggi chiave:
1. Definire l’ambito e gli obiettivi
Iniziate a delineare lo scopo del vostro audit. Che cosa volete ottenere? Che si tratti di garantire la conformità alle normative, identificare le inefficienze dei processi o convalidare l’accuratezza finanziaria, avere obiettivi chiari dà il tono all’intero programma. Identificate i reparti, i processi o i sistemi da verificare.
Definite le metriche di successo e stabilite gli indicatori chiave di prestazione (KPI). Cliccate qui per leggere le principali metriche da tenere d’occhio secondo Audiboard.com Comunicate gli obiettivi agli stakeholder per allineare le aspettative.
Attenzione:
Obiettivi poco chiari che possono portare a perdite di tempo e a risultati incompleti o irrilevanti.
Mancanza di metriche di successo e KPI chiari.
2. Costituire il team giusto
Un team di revisione competente e collaborativo è essenziale per fornire risultati accurati e perseguibili. Assegnate ruoli e responsabilità, assicurandovi che ogni membro del team abbia le competenze necessarie per i propri compiti. Per saperne di più sulle principali responsabilità dei membri del team di audit, Validworth vi invita a leggere questo articolo. Coinvolgere sia il personale interno che gli esperti esterni, a seconda della complessità dell’audit. Fornire formazione sulle procedure di audit, sugli strumenti e sugli standard di reporting.
Attenzione:
Una scarsa delega dei compiti e una scarsa chiarezza dei ruoli possono causare confusione, scadenze non rispettate o duplicazione degli sforzi.
Formazione o competenza insufficiente dei membri del team.
3. Sviluppare un piano globale
Un piano efficace funge da modello per l’intero processo di audit. Suddividete l’audit in fasi, come la pianificazione, l’esecuzione, l’analisi e il reporting. Stabilite tempi realistici per ogni fase, assicurandovi che le scadenze siano raggiungibili. Identificare i rischi e le sfide potenziali e preparare piani di emergenza per affrontarli.
Attenzione:
Una collaborazione e una comunicazione inefficienti possono causare incomprensioni, compiti trascurati e rapporti frammentati.
Tempistiche irrealistiche o valutazione del rischio inadeguata.
4. Raccogliere e analizzare i dati
La qualità dell’audit dipende dall’accuratezza e dalla pertinenza dei dati raccolti. Utilizzate strumenti e metodi standardizzati per la raccolta dei dati, come sondaggi, interviste e registri di sistema. Verificate l’affidabilità delle fonti per ridurre al minimo gli errori. Analizzare sistematicamente i dati per individuare modelli, anomalie o aree di miglioramento.
Attenzione:
Dati incompleti o imprecisi possono compromettere la validità dei risultati dell’audit.
Analisi o interpretazione dei dati inadeguata.
5. Coinvolgere le parti interessate durante tutto il processo
Una comunicazione regolare con le parti interessate garantisce la trasparenza e crea fiducia. Condividete aggiornamenti sui progressi in occasione delle tappe fondamentali per tenere tutti informati. Rispondete tempestivamente a dubbi o domande per mantenere l’allineamento con gli obiettivi. Coinvolgete gli stakeholder nella revisione dei risultati preliminari e nella formulazione di raccomandazioni attuabili.
Attenzione:
La visibilità limitata per le parti interessate può portare a sfiducia e disallineamento.
Comunicazione inadeguata o coinvolgimento delle parti interessate.
6. Documentare i risultati e fornire raccomandazioni
Il modo in cui presentate i risultati può determinare l’efficacia dell’audit nel promuovere il cambiamento.
Compilare i risultati in un rapporto strutturato, evidenziando i punti chiave e le aree di criticità. Offrire raccomandazioni chiare e attuabili, supportate da prove. Dare priorità alle raccomandazioni in base al loro potenziale impatto e alla loro fattibilità.
Attenzione:
Pratiche di documentazione inadeguate possono portare a risultati di audit privi di contesto o di chiarezza.
Raccomandazioni inadeguate o poco chiare.
7. Attuare e monitorare le modifiche
Il valore dell’audit risiede nella sua capacità di stimolare il miglioramento. Sviluppare un piano per implementare i cambiamenti raccomandati, assegnando compiti e scadenze. Monitorare l’impatto di questi cambiamenti nel tempo per misurarne l’efficacia. Programmare audit di follow-up per garantire la conformità e i progressi sostenuti.
Attenzione:
La resistenza al cambiamento può ostacolare l’attuazione delle raccomandazioni.
Monitoraggio o valutazione inadeguati dei cambiamenti.
8. Valutare e migliorare il processo di audit
Ogni audit è un’opportunità per perfezionare il vostro approccio per quello successivo. Conducete una revisione post-audit per identificare le lezioni apprese e le aree di miglioramento. Aggiornate i processi, i modelli o gli strumenti di audit in base al feedback. Riconoscere e celebrare i successi per dare slancio agli audit futuri.
Attenzione:
Mancanza di valutazione e miglioramento continui.
Documentazione o conservazione inadeguata delle lezioni apprese
Seguendo questi passaggi ed essendo consapevoli dei potenziali problemi, è possibile creare un programma di audit che non solo garantisca la conformità, ma che porti anche a significativi miglioramenti organizzativi.
Utilizzare gli strumenti giusti
L’esecuzione di un programma di audit di successo non richiede solo una buona pianificazione, ma anche uno strumento in grado di aiutarvi a superare le comuni insidie di cui abbiamo parlato in precedenza. Una soluzione potente per la gestione delle attività può fare la differenza nell’organizzare il flusso di lavoro e garantire che nulla vada perso.
Il seguente pannello dimostrativo è un esempio di come un team di revisione abbia costruito un’area di lavoro strutturata per affrontare ogni fase del programma di revisione senza soluzione di continuità.
Guardate come questo team di audit ha progettato il proprio spazio di lavoro per affrontare ogni fase del processo di audit. Dalla conduzione delle riunioni iniziali nella fase di avvio, alla convalida della conformità nella fase di lavoro sul campo, fino alla conclusione della revisione finale, questo pannello assicura che ogni fase sia meticolosamente pianificata, monitorata ed eseguita.
Questo spazio di lavoro virtuale consente al team di stabilire le priorità delle attività, comunicare in modo efficace e monitorare i progressi, tutto in un unico luogo. Vediamo come questo team utilizza la sua lavagna per assicurarsi che il suo programma di audit rimanga in linea.
Date un’occhiata più da vicino a questa scheda del programma di audit
1. Catturare le fasi d’azione critiche con schede dettagliate.
L’aggiunta di attività è semplice e garantisce che nessuna fase del processo di audit venga trascurata. Utilizzando il pulsante “Aggiungi nuova attività” in fondo a ogni colonna, i membri del team possono creare rapidamente attività, come la conduzione di colloqui con le parti interessate o la convalida delle misure di sicurezza. In questo modo si assicura che gli elementi di azione vengano catturati man mano che si presentano.
2. Personalizzazione flessibile del flusso di lavoro con le azioni di colonna
La possibilità di personalizzare le colonne assicura che il flusso di lavoro si adatti alle esigenze in evoluzione del programma di audit. Questa funzione consente ai team di rinominare le colonne, aggiungerne di nuove o riorganizzare quelle esistenti con facilità.
Ad esempio, spostando i compiti da “Fase di lavoro sul campo” a “Analisi e convalida” si garantisce una corretta progressione dei compiti senza confusione. L’opzione di nascondere o eliminare le colonne aiuta a riordinare lo spazio di lavoro, mantenendo la lavagna concentrata ed efficiente. Questa personalizzazione consente ai team di mantenere un flusso di lavoro dinamico, assicurando al tempo stesso che nessun compito sia fuori posto.
3. Assegnazione di ruoli e permessi per migliorare la collaborazione
La gestione dei ruoli assicura che i membri del team siano responsabili e comprendano le loro responsabilità nell’ambito del programma di audit. Questa funzione consente di assegnare ruoli quali amministratore del consiglio, membro del team o visitatore, in base al loro livello di coinvolgimento.
Ad esempio, gli auditor responsabili di compiti chiave possono essere assegnati come membri del team, mentre gli stakeholder esterni possono avere accesso come visitatori. Questa configurazione promuove una collaborazione strutturata, riduce al minimo la confusione e protegge i dati sensibili del progetto controllando l’accesso.
4. Comunicazione centralizzata tramite la chat della lavagna
Invece di affidarsi a e-mail o messaggi di chat sparsi, la funzione di chat integrata nella lavagna garantisce che tutte le discussioni relative alle attività siano accessibili in un unico luogo. I membri del team possono condividere aggiornamenti, chiarire problemi e lasciare commenti direttamente sulla lavagna, consentendo a tutti di rimanere informati senza dover cercare tra i vari canali di comunicazione. Questo approccio riduce la confusione e mantiene le conversazioni legate alle rispettive attività, rendendo la collaborazione più fluida e produttiva.
5. Gestione centralizzata dei file per un accesso senza interruzioni
La funzione di allegato della lavagna offre un modo semplificato per gestire e condividere i file rilevanti per ogni attività. Che si tratti di linee guida per l’audit, documentazione sulle prove o rapporti degli stakeholder, tutti i file possono essere caricati, creati o collegati direttamente sulla lavagna.
In questo modo si elimina la necessità di sistemi di archiviazione esterni e si garantisce che i membri del team possano accedere ai documenti più aggiornati senza ritardi. Con tutto in un unico posto, il team può concentrarsi sull’esecuzione delle attività in modo efficiente.
6. Evidenziare e dare priorità ai compiti critici
La funzione di evidenziazione della lavagna consente ai team di identificare rapidamente le attività che richiedono un’attenzione immediata in base a vari criteri, come gli utenti assegnati, lo stato delle attività, le date di scadenza e i livelli di priorità. In questo modo è possibile individuare facilmente le verifiche ad alta priorità, gli elementi in ritardo o le attività contrassegnate da etichette specifiche.
Utilizzando questo filtro, i team possono ottimizzare la loro attenzione, affrontare le attività più urgenti ed evitare di perdere le scadenze, mantenendo l’intero programma di audit in linea e ben coordinato.
7. Messa a punto delle impostazioni della scheda per un controllo ottimale
Un audit efficiente richiede una lavagna che si adatti alle vostre esigenze in continua evoluzione. Le impostazioni della scheda consentono di controllare l’accesso con opzioni di privacy, assicurando che solo le persone giuste vedano i dettagli sensibili del processo di audit. È possibile impostare limiti di WIP (Work-in-Progress) per gestire il carico di lavoro del team ed evitare colli di bottiglia.
La numerazione automatica delle attività assicura una tracciabilità coerente, mentre i tag aiutano a organizzare le attività tra i vari reparti, fasi o categorie. Inoltre, la panoramica della scheda fornisce informazioni in tempo reale sullo stato del programma di audit, facilitando l’identificazione delle attività completate, in sospeso o in ritardo.
Grazie alle opzioni di esportazione e archiviazione, è possibile eseguire il backup o mettere in pausa le attività, mantenendo il flusso di lavoro di audit organizzato e pronto per il futuro.
Suddividere i compiti in fasi gestibili
Nella gestione di un programma di audit, la suddivisione dei compiti è la chiave per garantire che nessun dettaglio critico venga trascurato. Questa scheda dimostrativa esemplifica come ogni compito sia suddiviso in fasi attuabili e tracciabili per una maggiore chiarezza e collaborazione.
Ecco come questo team affronta in modo efficace la segmentazione dei compiti:
Scheda Dettagli per le descrizioni dei compiti: La scheda Dettagli consente ai team di documentare descrizioni complete dei compiti, requisiti e obiettivi chiave. In questo modo si garantisce che tutti i partecipanti comprendano l’ambito del compito senza bisogno di continui chiarimenti.
Impostazione dello stato dell’attività per il monitoraggio dell’avanzamento: L’assegnazione di uno stato come Pronto,In corso o Da rivedere consente una chiara visibilità dell’avanzamento delle attività. Con gli stati aggiornati, i membri del team possono facilmente monitorare il completamento o identificare i colli di bottiglia.
Scheda Lista di controllo per le sottoattività: Le attività più complesse possono essere suddivise in sottoattività più piccole e fattibili utilizzando la scheda Lista di controllo. Ogni sottoattività può essere spuntata una volta completata, aiutando i team a rimanere organizzati e a non trascurare i passaggi essenziali.
Date di scadenza per mantenere le scadenze: La definizione delle scadenze garantisce il rispetto dei tempi, mentre la visibilità delle scadenze imminenti aiuta il team a stabilire le priorità di lavoro e a evitare di non rispettare le scadenze.
Tag per la categorizzazione: Assegnando tag pertinenti, come audit di conformità o disaster recovery, le attività possono essere categorizzate e filtrate in modo efficiente. Questa funzione consente di individuare facilmente le attività correlate e di garantire flussi di lavoro semplificati.
Scheda Chat per le discussioni specifiche sulle attività: Invece di messaggi sparsi su diverse piattaforme, la scheda Chat centralizza tutte le conversazioni relative all’attività. I team possono collaborare, fornire aggiornamenti e risolvere domande direttamente nella scheda dell’attività.
Assegnazione dei compiti per una chiara responsabilità: L’assegnazione di compiti a membri specifici del team garantisce la responsabilità. Ogni membro del team conosce le proprie responsabilità e può concentrarsi sui compiti assegnati senza confusione.
Scheda Allegati per archiviare i file rilevanti: Documenti importanti, file di riferimento o prove possono essere allegati direttamente all’attività tramite la scheda Allegati. In questo modo si mantiene tutto specifico per l’attività e si evita di cercare nei sistemi di archiviazione esterni.
Con i compiti suddivisi in fasi gestibili, questa scheda dimostra come sia possibile semplificare audit complessi, facilitando il monitoraggio dei progressi, l’identificazione degli ostacoli e il raggiungimento di tutti gli obiettivi senza soluzione di continuità.
Conclusioni: Costruire un programma di audit efficace e scalabile
Un programma di audit ben eseguito è la spina dorsale della conformità organizzativa, della gestione del rischio e dell’ottimizzazione dei processi. Suddividendo i compiti in fasi gestibili, assicurando una corretta categorizzazione e promuovendo una chiara comunicazione tra i team, si crea un flusso di lavoro strutturato ma sufficientemente flessibile per gestire le sfide impreviste.
La giusta pianificazione ed esecuzione vi aiuterà a rispettare le scadenze, a migliorare la collaborazione e, in ultima analisi, a raggiungere con sicurezza il successo dell’audit.
