Ja strādājat ar uzdevumu dēli, dialoglodziņa dēļa iestatījumu cilnē Kolonnas tagad varat paslēpt vai parādīt kolonnas.
Lai izmantotu šo funkciju, atveriet dialoglodziņu Iestatījumi, noklikšķinot uz zobrata pogas, kas parādās augšējā labajā stūrī, kad skatāt uzdevumu dēli, un pēc tam pārslēdziet uz cilni Kolonnas.
Uzliekot kursoru uz jebkuras saraksta kolonnas, tiks parādīta opciju poga (trīs punkti):
Noklikšķiniet uz tā, un tiks atvērta darbību izvēlne.:
Uzdevumu dēļu dialoglodziņa Iestatījumu iestatījumi cilne Kolonnas
Tādējādi ir vieglāk pārvaldīt dēļus ar lielu kolonnu skaitu.
Konta īpašnieki tagad var iecelt citus konta komandas locekļus par konta administratoriem, kas ļaus šiem cilvēkiem pārvaldīt arī konta abonementus un dalību. Tas var palīdzēt gadījumos, kad Kerika konta faktiskais īpašnieks ir kāds ārpus lietotāju kopienas, piemēram, iepirkumu nodaļa.
Konta administratoru pārvaldīšanu var veikt konta īpašnieks, izmantojot konta pārvaldīšanas ekrānu:
Ekrānšāviņš, kurā redzama Lietotāju pārvaldīšana
Pēc tam, kad esat Lietotāju pārvaldīšanas ekrānā, izvēlieties kādu no kontā esošajiem komandas locekļiem: uzvelciet peles kursoru virs nosaukuma, un parādīsies poga MANAGE USER (Pārvaldīt lietotāju):
Izvēlieties lietotāju
Dialoglodziņā Team Member details (Sīkāka informācija par komandas biedru) noklikšķiniet uz TAKE ACTION (Veikt darbības):
Nospiediet pogu Veikt darbību
Un atlasiet iespēju Padarīt šo lietotāju par konta administratoru:
Konta administrators var iestatīt, lai arī citi šī konta komandas locekļi kļūtu par konta administratoriem.
Konta administratoriem ir liela vara pār kontu; viņi var:
piekļūt jebkuram dēlim
pievienot cilvēkus jebkuram ziņojuma dēlim vai dzēst tos no tā.
mainīt cilvēku lomas jebkurā sadaļā
pievienot cilvēkus kontam un iegādāties abonementus.
Mainīt abonēšanas plānu
Tāpēc esiet uzmanīgi, ko pievienojat kā konta administratoru!
Termiņi ir neredzami pavedieni, kas saista projektus, nodrošinot, ka uzdevumi tiek pabeigti laikā un komandas paliek saskaņotas. Neatkarīgi no tā, vai strādājat ar vienu uzdevumu vai sadalāt projektu mazākos, praktiski īstenojamos posmos, skaidri noteikti izpildes datumi ir ļoti svarīgi.
Efektīva termiņu pārvaldība sākas ar spēju noteikt uzdevumu un to sastāvdaļu izpildes datumus. Lūk, kā tas darbojas:
Uzdevumu kartītēs iestatiet izpildes termiņus
Atveriet uzdevuma karti, ar kuru strādājat.
Noklikšķiniet uz “Pienākas” pogu, lai piekļūtu kalendāra skatam.
Izvēlieties izpildes datumu vai pēc vajadzības pielāgojiet esošos.
Tas nodrošina, ka uzdevums ir noenkurots projekta laika skalā, un visi tiek atjaunināti.
Sadaliet lielākus uzdevumus, izmantojot kontrolsarakstus
Izmantojiet Kontrolsaraksts funkcija, lai sadalītu lielu uzdevumu mazākos, vieglāk pārvaldāmos objektos.
Katram kontrolsaraksta vienumam var būt savs izpildes datums, kas atvieglo progresa izsekošanu detalizētā līmenī.
Piešķiriet īpašus kontrolsaraksta vienumus dažādiem komandas biedriem, precizējot individuālās lomas, vienlaikus paliekot lielāka uzdevuma kontekstā.
Paraugprakse termiņu pārvaldībai
Esiet konkrēts: izvairieties no neskaidriem laika grafikiem, iestatiet precīzus datumus, lai izvairītos no neskaidrībām.
Prioritātes noteikšana reāli: līdzsvarojiet darba slodzi, piešķirot izpildes datumus, kas atspoguļo uzdevumu sarežģītību.
Regulāri Pārskatiet: atjauniniet termiņus, attīstoties projektu tvērumam, lai saglabātu reālistiskas cerības.
Secinājums
Termiņu integrēšana uzdevumu pārvaldībā gan pilniem uzdevumiem, gan atsevišķiem kontrolsaraksta elementiem palīdz komandām saglabāt skaidrību, fokusu un produktivitāti. Pārdomāti nosakot un pārvaldot termiņus, jūs izveidojat darbplūsmu, kas pielāgojas jūsu komandas vajadzībām, vienlaikus nodrošinot, ka nekas neizkrīt.
Žonglējot ar vairākiem uzdevumiem dažādos projekta posmos, saglabājiet organizētību ir būtiska. Tagi ir spēcīgs rīks, kas var strukturēt jūsu darbplūsmu, palīdzot ātri identificēt, kategorizēt un noteikt prioritātes. Neatkarīgi no tā, vai pārvaldāt dizaina maketus, aizmugursistēmas izstrādi vai testēšanas posmus, tagi atvieglo koncentrēšanos uz vissvarīgāko.
Lūk, kā varat izmantot tagus, lai racionalizētu projektu pārvaldību.
Atzīmes darbojas kā vizuāli marķieri, sniedzot tūlītēju ieskatu uzdevuma kategorijā vai statusā. Lūk, kā varat tos lietot atsevišķām uzdevumu kartēm.
Atveriet uzdevumu karti Atlasiet uzdevuma karti, kuru vēlaties klasificēt.
Iestatīt tagus Noklikšķiniet uz Tagi sadaļu kartes informācijā. Šeit varat izvēlēties kādu no esošajiem tagiem vai izveidot jaunu.
Vizuālās norādes Pēc lietošanas atzīme tiek parādīta uzdevuma kartītes augšdaļā, nodrošinot īsu tā kategorijas vai prioritātes rādītāju.
Pro Padoms: Izmantojiet konsekventu krāsu kodējumu tagiem, lai atvieglotu kategoriju atšķiršanu, piemēram, zaļā krāsā “backend” uzdevumiem vai zilā krāsā “dizainam”.
Pielāgotie tagi ļauj pielāgot kategoriju jūsu komandas vajadzībām. Lūk, kā varat izveidot atzīmes:
Piekļūstiet tagu iestatījumiem Dodieties uz Iestatījumi cilni un atlasiet Tagi.
Pievienojiet jaunu tagu Noklikšķiniet uz + Pievienot jaunu tagu opciju. Piešķiriet savai atzīmei nosaukumu, kas atbilst tā mērķim, piemēram, “steidzami”, “maketi” vai “gaida”.
Izvēlieties krāsu Izvēlieties krāsu, lai atzīme būtu vizuāli atšķirīga.
Saglabāt un lietot Saglabājiet atzīmi, un tas ir gatavs lietošanai visās jomās.
Pro padoms: Saglabājiet tagu nosaukumus īsus un intuitīvus. Tas nodrošina, ka visi jūsu komandas locekļi var tos viegli saprast un efektīvi izmantot.
Tagu izmantošanas priekšrocības
Vienkārša uzdevumu kategorizēšana: atzīmes palīdz grupēt saistītos uzdevumus, atvieglojot to filtrēšanu un atrašanu.
Uzlabots fokuss: iezīmējiet uzdevumus, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība vai kas pieder noteiktai kategorijai.
Komandas skaidrība: Pārliecinieties, ka visi komandas locekļi īsumā saprot uzdevuma mērķi.
Noslēgums
Atzīmes ir kas vairāk nekā tikai etiķetes, tās ir veids, kā vienkāršot un uzlabot jūsu uzdevumu pārvaldību. Efektīvi izmantojot tagus, varat viegli klasificēt, noteikt prioritātes un koncentrēties uz uzdevumiem, saglabājot savu komandu saskaņotu un produktīvu.
Efektīva projektu pārvaldība sākas ar labi organizētu darbplūsmu. Uzdevumu sadalīšana skaidri definētos posmos var palīdzēt jums un jūsu komandai palikt saskaņotiem un produktīviem. Strukturēta darbplūsma ļauj vieglāk izsekot progresam, identificēt vājās vietas un efektīvi noteikt uzdevumu prioritātes.
Apskatīsim, kā uzdevumu panelī varat iestatīt kolonnas, lai palielinātu efektivitāti, izmantojot piedāvāto piemēru paneli.
Kolonnas ir jūsu darbplūsmas pamats. Katra kolonna atspoguļo jūsu projekta posmu, palīdzot vizualizēt uzdevumu plūsmu no sākuma līdz beigām. Galvenais ir nodrošināt, lai jūsu kolonnas atbilstu jūsu projekta būtībai un jūsu komandas darbam.
Darbplūsmas kolonnu iestatīšanas darbības
1. Definējiet darbplūsmas posmus
Nosakot darbplūsmas posmus. padomājiet par savu uzdevumu dabisko virzību.
Piemēram:
Projekta stratēģija: Sākotnējās plānošanas stadijās, piemēram, prasību noteikšanai vai mērķu noteikšanai.
Projekta dizains: Uzdevumi, kas saistīti ar vizuālo un strukturālo plānošanu, piemēram, logotipa dizains vai maketa izveide.
Projekta izstrāde: Izpildes fāzēm, piemēram, kodēšanai vai funkciju izveidei.
Testēšana: Lai nodrošinātu, ka pirms palaišanas viss darbojas, kā paredzēts.
Pabeigts: Pēdējais posms, lai nosūtītu pilnībā izpildītus uzdevumus.
2. Tulkojiet posmus kolonnās
Kad jūsu darbplūsmas posmi ir definēti, pārvērtiet tos kolonnās savā uzdevumu panelī. Sāciet ar plašām kategorijām un uzlabojiet tās, labāk izprotot savas komandas vajadzības.
Piemēram:
Varat sākt ar tādām būtiskām kolonnām kā “Izdarīt”, “Notiek”, un “Pabeigts” lai izveidotu pamata plūsmu.
Pakāpeniski izvērsiet tās konkrētākās kolonnās, kas ir saskaņotas ar jūsu darbplūsmas posmiem, piemēram, “Projekta stratēģija”, “Projekta dizains”, “Projekta izstrāde”, un “Pārbaude”.
Šī pieeja nodrošina, ka jūsu kolonnas ir intuitīvas, pielāgojamas un pielāgotas jūsu uzdevumu dabiskajai norisei.
3. Izmantojiet kolonnas īpašām vajadzībām
Apsveriet iespēju izveidot kolonnas, kas pievieno vērtību jūsu darbplūsmai.
Atpakaļ: Vieta uzdevumiem, kas ir plānoti, bet vēl nav gatavi ieiet galvenajā darbplūsmā. Tas palīdz noteikt uzdevumu prioritāti, kad komanda ir gatava uzņemties vairāk darba, vienlaikus saglabājot aktīvās kolonnas tīras un mērķtiecīgas.
Resursi: Kolonna, kurā saglabāt saites, dokumentus vai citus materiālus, kas atbalsta jūsu uzdevumus. Tādējādi komanda var viegli piekļūt visam nepieciešamajam, nepārblīvējot atsevišķas uzdevumu kartes.
4. Atcerieties, ka tas ir vienkāršs un intuitīvs
Nepārslogojiet dēli ar pārāk daudzām kolonnām. Tiecieties pēc skaidrības un vienkāršības, lai jūsu komanda varētu viegli sekot līdzi darbplūsmai.
Secinājums
Labi organizēta darbplūsma sākas ar pārdomātu kolonnu iestatīšanu. Pielāgojot slejas, lai tās atspoguļotu jūsu projekta dabiskos posmus, un iekļaujot atbalsta kolonnas, varat uzlabot komandas efektivitāti un saglabāt skaidrību savā procesā. Sāciet organizēt savu darbplūsmu jau šodien un izbaudiet priekšrocības!
Organiziranje zadataka je od suštinskog značaja za nesmetani radni tok, posebno kada se upravlja velikim brojem stavki. Numerisanje zadataka može dodati jasnoću i učiniti referenciranje specifičnih zadataka efikasnijim. Ali ručno numerisanje zadataka? To je dugotrajno i sklono greškama.
Evo gdje Automatsko numerisanje Sa ovom funkcijom, svakoj kartici zadataka se automatski dodjeljuje jedinstveni broj čim se kreira, osiguravajući da se svaki zadatak može prepoznati na prvi pogled.
Uronimo u to kako funkcionira automatsko numeriranje i kako ga možete omogućiti da pojednostavite svoje projekte.
Automatsko numerisanje dodjeljuje redni broj svakoj novoj kartici zadatka na ploči. Ova numeracija je jedinstvena za odbor i pomaže timovima da se brzo upute na zadatke u raspravama, izvještajima ili ažuriranjima bez zabune.
Kako omogućiti automatsko numerisanje
Pristup postavkama ploče: Kliknite na ikonu zupčanika u gornjem desnom uglu ploče da otvorite meni postavki.
Omogućite opciju: Ispod Postavke karticu, uključite Automatsko numerisanje zadataka opciju da ga aktivirate.
Pogledajte to na djelu: Od sada, svaka nova kartica zadatka kreirana na tabli će automatski prikazivati jedinstveni broj u području naslova.
Zašto je automatsko numerisanje važno
Brza referenca zadatka: Brojevi olakšavaju upućivanje na određene zadatke tokom sastanaka ili tokom saradnje sa saigračima.
Clear Communication: Umjesto detaljnog opisivanja zadataka, jednostavno ih pozovite prema njihovom dodijeljenom broju radi brže komunikacije.
Efikasna organizacija: Numerisanje zadataka dodaje dodatni sloj strukture vašoj tabli, što olakšava praćenje i upravljanje.
Real-Life Applications
Izvještavanje o projektu: Brzo navedite brojeve zadataka u ažuriranjima ili dokumentaciji radi jasnoće.
Timske rasprave: Označite zadatke po broju tokom sastanaka tima kako biste izbjegli zabunu.
Praćenje napretka: Lako identificirajte koji su numerirani zadaci dovršeni ili još uvijek u toku.
Zaključak
Automatsko numerisanje donosi jednostavnost i red u upravljanju zadacima, eliminišući gnjavažu ručnog praćenja identifikatora zadataka. Bilo da upravljate složenim projektom ili malim tokom posla, ova funkcija osigurava da je svaki zadatak lako prepoznatljiv i moguć.
Jau ilgu laiku jaunajiem lietotājiem ir pieejams 30 dienu bezmaksas izmēģinājuma periods, taču mēs jau sen esam pārliecinājušies, ka cilvēkiem nav nepieciešamas pilnas 4 nedēļas, lai izlemtu, vai Kerika ir tas, ko viņi meklē, vai nē.
Patiesībā izmēģinājuma perioda trūkums ir tas, ka cilvēki mēdz aizmirst, ka viņi ir bezmaksas izmēģinājuma periodā, līdz sāk saņemt atgādinājumus, ka izmēģinājuma periods drīz beigsies!
Praktiskāka – un nozares standarta – pieeja ir turpmāk piedāvāt 14 dienu bezmaksas izmēģinājuma versiju. Tam vajadzētu būt pietiekami ilgam laikam, lai izlemtu, vai Kerika ir labākais veids, kā jūsu attālinātajai komandai paveikt vairāk!
Pārvaldot uzdevumus jebkurā projektā, vājās vietas var palēnināt progresu un apgrūtināt noteikt, kur uzmanība jāpievērš visvairāk. Tas ir, kur Nepabeigtā darba (WIP) ierobežojumi ienākt.
Nosakot skaidrus ierobežojumus tam, cik uzdevumu var veikt jebkurā laikā, WIP Limits palīdz efektīvi pārvaldīt darba slodzi, nodrošinot vienmērīgu uzdevumu plūsmu visos projektos.
Apskatīsim, kā darbojas WIP ierobežojumi un kā tie var uzlabot jūsu komandas efektivitāti.
WIP Limits nosaka maksimālo uzdevumu skaitu, kas atļauts konkrētās jūsu dēļa kolonnās. Piemēram, ja kolonnas nosaukums ir “Notiek”, varat iestatīt 5 uzdevumu ierobežojumu, nodrošinot, ka komanda nepārslogo sevi un nezaudē uzmanību.
Šī metode atbilst vienkāršai projektu pārvaldības praksei, palīdzot komandām līdzsvarot kapacitāti un izvairīties no nevajadzīgas kavēšanās.
Kāpēc darbojas WIP ierobežojumi
Novērst pārslodzi: Uzdevumu ierobežošana nodrošina, ka jūsu komanda koncentrējas uz to, kas jau notiek, pirms sākat jaunus uzdevumus.
Identificējiet vājās vietas: kad kolonna sasniedz savu WIP ierobežojumu, tas ir signāls, ka uzdevumiem ir jāpievērš uzmanība, pirms var pievienot citus.
Uzlabojiet uzdevumu plūsmu: WIP Limits palīdz jūsu komandai strādāt efektīvi, virzot uzdevumus cauri cauruļvadam, nepārslogojot nevienu procesa posmu.
Reālās pasaules priekšrocības
Līdzsvarota darba slodze: komandas paliek mērķtiecīgas un produktīvas bez stresa, ko rada pārāk daudz uzdevumu.
Uzlabota sadarbība: skaidri ierobežojumi mudina komandas kopīgi pabeigt uzdevumus, pirms sākt jaunus.
Labāka uzdevumu prioritāšu noteikšana: fokuss dabiski pāriet uz augstas prioritātes uzdevumiem, lai darbplūsma turpinātu kustēties.
Kā iestatīt WIP ierobežojumus
Atveriet tāfeles iestatījumus: noklikšķiniet uz zobrata ikonas tāfeles augšējā labajā stūrī, lai piekļūtu tāfeles iestatījumiem.
Iespējot WIP ierobežojumus: zem Iestatījumi cilnē pārslēdziet opciju “Pabeigtās darbības (WIP) ierobežojumi”, lai to aktivizētu.
Iestatiet kolonnām specifiskus ierobežojumus: dodieties uz Kolonnas cilni un piešķiriet katrai kolonnai konkrētus WIP ierobežojumus, pamatojoties uz jūsu komandas darba slodzi.
Secinājums
Nepabeigtā darba ierobežojumi nodrošina struktūru un skaidrību uzdevumu pārvaldībā, atvieglojot vājo vietu identificēšanu un vienmērīgu darbplūsmu.
Piekļuves pārvaldīšana jūsu projekta dēļiem ir svarīga daļa, lai jūsu darbs būtu sakārtots un drošs. Neatkarīgi no tā, vai strādājat ar privātu komandas projektu vai kaut ko, kas paredzēts plašākai sadarbībai, konfidencialitātes iestatījumi ļauj kontrolēt, kas var redzēt un izmantot jūsu dēļus.
Tikai cilvēki komandā: Šis iestatījums nodrošina, ka tikai tās personas, kas ir skaidri pievienotas dēlim, var to redzēt vai ar to mijiedarboties. Tas ir lieliski piemērots projektiem, kur konfidencialitāte ir ļoti svarīga, piemēram, jutīgām iekšējām darbplūsmām vai ierobežotiem klientu projektiem.
Visi konta komandas locekļi: Nepieciešama nedaudz lielāka redzamība, neatverot to visai pasaulei? Izmantojot šo iestatījumu, visi jūsu konta komandas dalībnieki var skatīt dēli. Tas ir ideāli piemērots iekšējiem projektiem, kur komandas mēroga pārredzamība ir noderīga, taču kontrole joprojām ir svarīga.
Ikviens, kam ir saite: Vai vēlaties maksimālu pieejamību? Izmantojot šo opciju, ikviens, kam ir saite uz dēļa, to var skatīt pat tad, ja viņam nav Kerika konta. Tomēr ņemiet vērā, ka, lai gan viņi var redzēt dēli, viņi nevarēs veikt izmaiņas, ja vien viņi nebūs skaidri pievienoti kā komandas loceklis vai administrators.
Galvenās lietas, kas jāzina:
Publiskie dēļi un failu redzamība:
Iestatot dēli uz “Ikviens, kam ir saite”, visi tāfelei pievienotie faili kļūst publiski pieejami. Ja izmantojat tādu integrāciju kā Google disks, tas nozīmē, ka arī šie dokumenti būs pieejami ikvienam, kam ir saite.
Kontam specifiski ierobežojumi:
Ja izmantojat maksas Google Workspace kontu, Google politikas var liegt jums iestatīt dēli uz “Ikviens, kam ir saite”. Tas nodrošina atbilstību organizācijas drošības protokoliem.
Kā pielāgot konfidencialitātes iestatījumus:
Atveriet dēli un dodieties uz Iestatījumi.
Zem Privātums sadaļā izvēlieties piekļuves līmeni, kas atbilst jūsu vajadzībām.
Saglabājiet izmaiņas, un varat sākt!
Secinājums:
Konfidencialitātes iestatījumi sniedz jums elastību, lai pārvaldītu, kas var redzēt un mijiedarboties ar jūsu dēļiem, padarot sadarbību drošu un nevainojamu. Neatkarīgi no tā, vai kopīgojat saturu ar nelielu komandu vai atverat dēli publiskai apskatei, jūs pilnībā kontrolējat.
Skaidra un efektīva uzdevumu piešķiršana ir efektīva komandas darba stūrakmens. Bet šeit ir lieta: ne visi rīki atvieglo uzdevumu piešķiršanu vairāk nekā vienai personai. Un jāatzīst, ka daudziem uzdevumiem bieži ir nepieciešama vairāku cilvēku sadarbība, lai tie tiktu paveikti pareizi.
Daži rīki ļauj piešķirt uzdevumus tikai vienai personai, tādējādi komandām var rasties grūtības izdomāt pienākumus. Tomēr ir veids, kā bez piepūles piešķirt uzdevumus vairākiem komandas locekļiem, nodrošinot, ka visi ir sinhronizēti un sadarbība norit dabiski.
Lūk, kā darbojas uzdevumu piešķiršana un kā lielus uzdevumus varat sadalīt mazākās, pārvaldāmās daļās, izmantojot kontrolsarakstus.
Lielākiem uzdevumiem, kas jāsadala mazākos posmos. Izmantojot kontrolsarakstus, varat piešķirt apakšuzdevumus konkrētiem komandas locekļiem, nodrošinot, ka tiek apstrādāta katra detaļa:
Pievienojiet uzdevumam kontrolsarakstu: atveriet uzdevumu un dodieties uz Kontrolsaraksts cilne.
Sadaliet to: pievienojiet katru apakšuzdevumu kā kontrolsaraksta vienumu.
Piešķiriet apakšuzdevumus: piešķiriet vienam vai vairākiem komandas dalībniekiem atsevišķus kontrolsaraksta vienumus, nodrošinot, ka katram solim ir skaidrs īpašnieks.
Kāpēc tas darbojas:
Vienkāršo lielus uzdevumus, sakārtojot tos mazākos, īstenojamos soļos.
Nodrošina atbildību visos uzdevuma līmeņos.
Iesaiņošana
Efektīva uzdevumu piešķiršana ir galvenais, lai veicinātu sadarbību un nodrošinātu atbildību komandā. Uzdodot uzdevumus vairākiem komandas biedriem vai sadalot tos mazākos apakšuzdevumos, izmantojot kontrolsarakstus, jūs izveidojat skaidrību un racionalizējat darbplūsmas. Šīs funkcijas ļauj komandām būt organizētām, saskaņot pienākumus un nemanāmi strādāt kopā, lai sasniegtu savus mērķus.
