Prețurile noastre vechi nu se mai schimbaseră de peste 10 ani și nu mai reflectau valoarea produsului nostru, nici faptul că acum avem mai mulți utilizatori în afara Statelor Unite decât în interiorul țării.
Prin urmare, era timpul să ne actualizăm modelul de stabilire a prețurilor în toate privințele! În această postare pe blog rezumăm toate modificările, iar în secțiunile de mai jos veți găsi linkuri către alte postări pe blog și pagini de site care discută fiecare element în detaliu:
Prețuri mai mici pentru majoritatea țărilor
În ultimii 10 ani, am avut un singur preț: 7 dolari pe membru al echipei de cont, plătit anual. În timp ce acest preț era de fapt scăzut pentru piața din Statele Unite, el reprezenta o provocare pentru persoanele din țările cu economii mai puțin dezvoltate și cu o putere de cumpărare mai mică.
Facem Kerika mai accesibil pentru utilizatorii din afara Statelor Unite: în timp ce noul preț pentru Planul profesional pentru clienții din SUA este de 9 $ pe utilizator lunar sau 90 $ anual, clienții din aproape toate celelalte țări pot achiziționa abonamente la un preț mai mic. Aceasta înseamnă că clienții din țări cu economii mai mici pot achiziționa aceleași abonamente Kerika ca și clienții din economii mai bogate, la un preț redus semnificativ.
Acest lucru se va reflecta atunci când vizitați pagina de prețuri a site-ului Kerika și atunci când consultați planurile disponibile din aplicația Kerika. Prețul afișat va fi suma redusă și va fi în moneda dvs. locală. Utilizatorii din India, de exemplu, vor vedea Planul profesional la prețul de ₹ 200 lunar / ₹ 2.000 anual.
Planul de afaceri pentru clienții din SUA va fi de 13 $ pe utilizator lunar sau 130 $ anual.
Plătiți în propria monedă
Pe lângă prețurile mai mici din afara Statelor Unite, le permitem clienților noștri să plătească într-o varietate de valute – 135 devalute în total.
Acest lucru va facilita achiziționarea de abonamente Kerika de către persoane din diferite țări, cărora le poate fi dificil să facă achiziții în dolari americani.
Utilizatorii nou-veniți la un serviciu online pot ezita să cumpere abonamente anuale înainte de a se familiariza pe deplin cu serviciul respectiv. Preferința naturală a noilor clienți ar fi să își asume la început un angajament financiar mai mic, prin achiziționarea de abonamente lunare. Noi facilităm acest lucru.
Acum puteți cumpăra abonamente lunare sau anuale (nu o combinație a ambelor).
Abonamentele anuale au un preț de 10 ori mai mare decât cel lunar, astfel încât, dacă intenționați să utilizați Kerika pentru mai mult de 10 luni, va fi mai ieftin să vă abonați anual.
Dar dacă sunteți un client nou și ezitați să vă angajați în Kerika, acum aveți la dispoziție o modalitate foarte simplă de a continua să utilizați Kerika după terminarea perioadei de încercare gratuită de 30 de zile: cumpărați abonamente lunare pentru câteva luni și apoi treceți la abonamente anuale pentru a economisi costurile după ce vă convingeți de beneficiile Kerika pentru productivitatea echipei dvs.
Dacă vă răzgândiți în termen de 30 de zile de la cumpărarea abonamentelor anuale, indiferent de motiv, puteți solicita rambursarea integrală, în numerar, a achiziției.
Acum nu mai trebuie să vă faceți griji dacă faceți o greșeală atunci când faceți clic pe butonul de cumpărare!
Vechiul nostru sistem de calculare și gestionare a rambursărilor a fost o adevărată pacoste pentru noi: a creat complexitate în sistemul nostru de facturare, iar această complexitate, la rândul său, a creat o mulțime de erori care ne-au afectat atât pe noi, cât și pe clienții noștri.
Trecem acum la un sistem mai simplu: dacă decideți să vă anulați abonamentele, veți primi un credit proporțional în contul dvs. Kerika pe care îl puteți utiliza pentru achiziții viitoare. Creditele nu expiră și nu pot fi încasate: ele pot fi utilizate doar pentru achiziții viitoare.
Vechiul plan Academic & Nonprofit permitea echipelor de cont de până la 10 persoane să utilizeze Kerika gratuit. Acest lucru a fost întotdeauna greu de administrat, a condus la abuz (din păcate) și nu a ajutat toate școlile, universitățile și organizațiile non-profit.
Planul Academic & Nonprofit va funcționa acum ca o simplă reducere de 50%: dacă vă calificați, veți putea cumpăra orice plan la jumătate de preț, și nu va mai exista o limită privind cât de mare poate fi echipa dvs. de cont. Acest nou plan facilitează adoptarea utilizării Kerika de către organizațiile mai mari la nivelul întregii organizații.
Obișnuiam să oferim opțiunea de a solicita o factură care putea fi plătită prin cec bancar sau depunere directă, dar această opțiune a fost, din păcate, abuzată de un număr surprinzător de utilizatori care solicitau facturi, ignorau plata acestora și ignorau e-mailurile noastre care le reaminteau de facturile restante!
Cu noul nostru sistem, opțiunea de a face achiziții offline (adică de a solicita o factură) va fi disponibilă doar pentru anumiți clienți. Unii dintre clienții noștri mai vechi folosesc metoda offline de ani de zile, deoarece aceasta este singura modalitate prin care pot face achiziții – o situație obișnuită pentru persoanele care lucrează în administrația publică sau în companii foarte mari, care insistă ca facturile să fie trimise și procesate prin departamentele lor de conturi plătibile.
Pentru acești clienți mai vechi, metoda offline va continua să fie disponibilă, dar va fi aplicată strict: dacă facturile nu sunt plătite la timp, abonamentele asociate vor fi anulate.
Este mai ușor să înlocuiți utilizatorii în cadrul unui cont
Cu noul sistem de tarifare, va fi mai ușor pentru clienții noștri să înlocuiască un utilizator cu altul fără a fi nevoiți să plătească taxe suplimentare, cu condiția ca eliminarea vechiului utilizator și adăugarea noului utilizator să aibă loc în aceeași zi.
Dacă un utilizator este eliminat dintr-o echipă de conturi și este adăugat un altul în aceeași zi, sistemul nu va genera nicio tranzacție de facturare.
Mai multe detalii în ecranul istoric de facturare
Ecranul Istoric facturare, pe care îl puteți accesa făcând clic pe opțiunea Gestionare cont din meniul care apare atunci când faceți clic pe avatarul dvs. în partea dreaptă sus a aplicației desktop, va conține mai multe informații despre modificările efectuate, cum ar fi activarea/dezactivarea reînnoirii automate, adăugarea de persoane etc.
Acest lucru ar trebui să îi ajute pe clienții noștri să înțeleagă mai bine modul în care facturarea lor s-a modificat de-a lungul timpului.
O tranziție lină
Aceasta este probabil cea mai importantă parte dintre toate: dacă sunteți deja client Kerika, pentru orice plan, planul dvs. va continua ca înainte până la sfârșitul perioadei sale.
Dacă ați achiziționat anterior la 84 $/utilizator, iar prețul pentru regiunea dvs. este acum de 90 $, nu trebuie să efectuați nicio plată suplimentară acum: în schimb, atunci când termenul planului dvs. se încheie, noile tarife vor intra în vigoare.
În mod similar, dacă ați avut vechiul plan Academic & Nonprofit, acesta va continua până la sfârșitul termenului actual. Când expiră acest termen, va trebui să achiziționați fie Planul profesional, fie Planul de afaceri, dar veți fi automat eligibil pentru Reducerea nonprofit.
Întrebări sau nelămuriri?
Ne dăm seama că schimbările de prețuri pot fi întotdeauna puțin tulburătoare pentru unii utilizatori, indiferent de cât de multă grijă este acordată proiectării noului model, și vom fi bucuroși să vă ajutăm cu întrebările și să vă ascultăm preocupările. Contactați-ne!
Ca parte a efortului nostru continuu de a face Kerika ușor de utilizat și de achiziționat de oriunde din lume, noul nostru sistem de prețuri va permite clienților să plătească în oricare dintre aceste valute:
USD – Dolarul Statelor Unite
AED – Dirhamul Emiratelor Arabe Unite
AFN – afgană afgană
ALL – Leu albanez
AMD – Dram armean
ANG – Guldenul din Antilele Olandeze
AOA – Kwanza angoleză
ARS – Peso argentinian
AUD – Dolarul australian
AWG – Florin a Aruban
AZN – Manat azer
BAM – Bosnia și Herțegovina Marca convertibilă
BBD – Dolarul barbadian
BDT – Taka din Bangladesh
BGN – Lev bulgar
BIF – francul burundian
BMD – Dolarul Bermudelor
BND – Dolarul Brunei
BOB – Bolivian Boliviano
BRL – Realitatea braziliană
BSD – Dolarul Bahamian
BWP – Botswana Pula
BYN – Rubla belarusă
BZD – Dolarul Belize
CAD – Dolarul canadian
CDF – Franc congolez
CHF – Franc elvetian
CLP – Peso chilian
CNY – Yuan chinezesc Renminbi
COP – Peso columbian
CRC – Colón costarican
CVE – Escudo capverdian
CZK – coroana cehă
DJF – Francul Djiboutian
DKK – coroana daneză
DOP – Peso dominican
DZD – dinarul algerian
EGP – Lira egipteană
ETB – Birr etiopian
EUR – euro
FJD – Dolarul Fijian
FKP – lira sterlină din Insulele Falkland
GBP – lira sterlină britanică
GEL – Lari georgian
GIP – Lira sterlină din Gibraltar
GMD – Dalasi gambian
GNF – franc guineean
GTQ – Quetzal guatemalez
GYD – Dolarul guyanez
HKD – Dolarul Hong Kong
HNL – Lempira honduriană
HTG – Haitian Gourde
HUF – Forint maghiar
IDR – Rupia indoneziană
ILS – Noul shekel israelian
INR – Indian Rupee
ISK – coroana islandeză
JMD – Dolarul jamaican
JPY – Yenul japonez
KES – Șiling kenyan
KGS – Som kârgâzstan
KHR – Riel cambodgian
KMF – Franc comorian
KRW – Coreea de Sud a câștigat
KYD – Dolarul Insulelor Cayman
KZT – Tenge kazah
LAK – Lao Kip
LBP – Liră libaneză
LKR – Rupia srilankeză
LRD – Dolarul liberian
LSL – Lesotho Loti
MAD – Dirham marocan
MDL – Leu moldovenesc
MGA – Ariary malgaș
MKD – Denar macedonean
MMK – Kyat din Myanmar
MNT – Tögrög mongol
MOP – Macanese Pataca
MUR – Rupia mauritiană
MVR – Rufiyaa din Maldive
MWK – Kwacha malawiană
MXN – Peso mexican
MYR – ringgit malaezian
MZN – Metical mozambican
NAD – Dolarul namibian
NGN – Naira nigeriană
NIO – Córdoba nicaraguană
NOK – Norvegiană Krone
NPR – Rupia nepaleză
NZD – Noua Zeelandă
PAB – Balboa panamez
PEN – Solul peruvian
PGK – Kina din Papua Noua Guinee
PHP – Peso filipinez
PKR – Rupia pakistaneză
PLN – Złoty polonez
PYG – Paraguayan Guaraní
QAR – Rialul qatarian
RON – Leu românesc
RSD – dinarul sârbesc
RUB – Rubla rusească
RWF – franc rwandez
SAR – Riali saudiți
SBD – Dolarul Insulelor Solomon
SCR – Rupia seycheleloră
SEK – coroana suedeză
SGD – Dolarul Singapore
SHP – Saint Helena Pound
SLE – Sierra Leonean Leone
SOS – Șiling somalez
SRD – Dolarul surinamez
STD – São Tomé și Príncipe Dobra (înainte de 2018, înlocuit de STN)
SZL – Eswatini Lilangeni
THB – Baht thailandez
TJS – Somoni tadjicani
TOP – Tongan Paʻanga
TRY – Lira turcească
TTD – Dolarul Trinidad și Tobago
TWD – Noul dolar taiwanez
TZS – Șiling tanzanian
UAH – Hrivna ucraineană
UGX – Șiling ugandez
UYU – Peso uruguayan
UZS – Uzbekistani Soʻm
VND – Đồng vietnamez
VUV – Vanuatu Vatu
WST – Samoan Tala
XAF – Franc CFA din Africa Centrală
XCD – Dolarul Caraibelor de Est
XCG – (Nu este un cod valutar standard; poate necesita clarificări)
XOF – Franc CFA din Africa de Vest
XPF – Franc CFP (utilizat în teritoriile franceze din Pacific)
YER – Rial yemenit
ZAR – Randul sud-african
ZMW – Kwacha zambiană
Acest lucru va ușura munca persoanelor din multe țări care altfel nu ar avea niciun motiv să facă achiziții în dolari (sau poate nici măcar nu au un card de credit care să le permită să facă achiziții în altă monedă decât moneda lor națională!)
Dacă sunteți dintr-o țară care nu este listată mai sus, modul implicit de plată va fi în USD – Dolari americani.
Kerika este un software de colaborare și gestionare a proiectelor conceput pentru a ajuta echipele să lucreze împreună mai eficient. Acesta oferă o gamă de instrumente pentru gestionarea sarcinilor, proiectelor și fluxurilor de lucru, în special pentru echipele distribuite. Principalele caracteristici ale Kerika includ:
Gestionarea sarcinilor: Creați, atribuiți și urmăriți sarcini cu date limită, priorități și actualizări de stare.
Tablouri vizuale: Utilizați panouri Kanban, whiteboard-uri și diagrame de flux pentru a vizualiza fluxurile de lucru și progresul proiectului.
Colaborare: Colaborarea în timp real permite membrilor echipei să lucreze împreună la documente, să împărtășească feedback și să comunice în cadrul platformei.
Integrare: Kerika se integrează cu instrumente precum Google Drive, Box și Slack, facilitând gestionarea fișierelor și comunicațiilor într-un singur loc.
Controlul accesului: Setați permisiuni pentru a controla cine poate vizualiza sau edita anumite proiecte sau sarcini.
Acces mobil: Kerika oferă aplicații mobile pentru iOS și Android, permițând utilizatorilor să rămână conectați și să gestioneze sarcinile din mers.
Kerika este deosebit de popular printre echipele care necesită un nivel ridicat de colaborare și transparență, cum ar fi echipele la distanță, consultanții și organizațiile cu fluxuri de lucru complexe. Interfața sa ușor de utilizat și accentul pus pe gestionarea vizuală a proiectelor îl fac un instrument versatil pentru diverse industrii.
Notă: partea despre integrarea cu Slack nu este adevărată. Cel puțin, nu încă.
Spațiul dvs. de lucru ar trebui să lucreze pentru dvs., nu invers. Opțiunile de personalizare vă permit să personalizați totul, de la culorile de fundal la notificări și instrumente de tablă albă, ajutându-vă să rămâneți organizat și productiv.
Pentru a începe să vă personalizați spațiul de lucru, va trebui să accesați Setările de preferințe din contul dvs. Iată cum:
Faceți clic pe Pictograma profilului dvs. din colțul din dreapta sus al ecranului.
Selectați Preferințele mele din meniul derulant.
Aceste setări vă permit să creați o experiență care se potrivește stilului dvs. unic de lucru. Acum că știți cum să accesați setările, permiteți-ne să vă ghidăm pas cu pas cum puteți utiliza fiecare opțiune de personalizare.
Cum funcționează: Ajustarea preferințelor
Preferințele sunt de obicei grupate în trei categorii principale: General, Notificări și Whiteboard. Fiecare secțiune oferă opțiuni simple menite să vă îmbunătățească fluxul de lucru și să vă optimizeze experiența.
Iată o privire mai atentă la modul în care funcționează aceste setări:
Setări generale: Faceți ca spațiul dvs. de lucru să fie al dvs.
Culoarea fundalului: ● Alegeți o culoare de fundal care este plăcută pentru ochi și se potrivește stilului dvs.
● Alegeți dintr-o varietate de opțiuni pentru a vă face spațiul de lucru atractiv din punct de vedere vizual.
Utilizarea etichetelor pentru tablourile de sarcini ● Activați această caracteristică pentru a include automat etichete pe noile panouri de sarcini și șabloane pe care le creați.
● Vă ajută să rămâneți organizat și să clasificați sarcinile fără efort.
Beneficii: Personalizarea aspectelor vizuale ale spațiului dvs. de lucru îl face să pară mai intuitiv și mai puțin aglomerat, ajutându-vă să rămâneți concentrat.
Notificări: Rămâneți în buclă fără supraîncărcare
Notificări de chat ● Primiți e-mailuri atunci când există o discuție la nivel de consiliu sau când cineva discută pe chat despre o sarcină în care sunteți implicat.
Actualizări ale activității pentru administratori ● Primiți notificări atunci când sunt adăugate, finalizate sau realocate sarcini noi pe forumurile pe care le administrați.
Memento-uri zilnice pentru sarcini ● Optați pentru un rezumat zilnic trimis prin e-mail la ora 6 dimineața, care afișează sarcinile întârziate și cele scadente săptămâna aceasta sau săptămâna viitoare.
● Grupați sarcinile după dată sau tablă pentru o urmărire ușoară.
Beneficiile: Cu ajutorul notificărilor flexibile, puteți rămâne informat cu privire la ceea ce contează cel mai mult, fără a fi bombardat de actualizări inutile.
Setări Whiteboard: Simplificați-vă procesul creativ
Linii și forme ● Setați stiluri de linii, grosimi și culori implicite pentru a crea imagini curate și coerente.
Text pe pânze ● Alegeți stilul, dimensiunea și culoarea fontului preferat pentru un aspect îngrijit.
Opțiuni grilă ● Activați atașarea la grilă și setați dimensiunea grilei pentru a vă menține desenele aliniate și profesionale.
Beneficiile:
Aceste setări fac ca tablourile albe să fie perfecte pentru brainstorming, planificare sau proiectare, asigurându-vă că munca dvs. arată bine și rămâne organizată.
Încheiere
Fie că este vorba despre ajustarea elementelor vizuale, personalizarea notificărilor sau eficientizarea instrumentelor creative, aceste opțiuni sunt concepute pentru a vă spori productivitatea și pentru a vă menține organizat mediul de lucru. Acordându-vă câteva momente pentru a vă personaliza setările, puteți obține o experiență mai eficientă și mai plăcută în fiecare zi.
Gestionarea eficientă a proiectelor este coloana vertebrală a obținerii unor rezultate de succes. Fie că proiectați un site web, lansați un produs sau coordonați un efort complex de dezvoltare, o abordare structurată asigură alinierea tuturor sarcinilor, respectarea termenelor și informarea părților interesate.
Acest ghid vă ajută să parcurgeți pașii esențiali pentru a stăpâni managementul proiectelor, oferind strategii concrete pentru a eficientiza fluxurile de lucru, a promova colaborarea și a urmări progresul.
Odată ce ați înțeles elementele de bază, veți vedea cum un instrument vizual poate aduce aceste principii la viață, ajutându-vă echipa să rămână concentrată și productivă.
Pași esențiali pentru crearea unui flux de lucru eficient pentru gestionarea proiectelor
Un flux de lucru puternic de gestionare a proiectelor asigură finalizarea eficientă a sarcinilor, respectarea termenelor limită și buna colaborare a echipei.
Iată pașii cheie pentru a construi un proces fiabil de gestionare a proiectelor:
1. Definirea unor obiective și scopuri clare
Fiecare proiect de succes începe cu obiective clare, bine definite. Înțelegerea scopului urmărit menține echipa concentrată și aliniată pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
Acțiuni-cheie:
Organizarea de reuniuni ale părților interesate pentru alinierea la obiectivele proiectului.
Împărțiți obiectivele în rezultate măsurabile utilizând cadrul SMART (specific, măsurabil, realizabil, relevant, limitat în timp).
Documentați aceste obiective într-o locație centralizată pentru a asigura vizibilitatea echipei.
2. Elaborarea unui plan de proiect detaliat
Un plan de proiect cuprinzător servește drept foaie de parcurs, subliniind sarcinile, termenele și dependențele. Acesta garantează că fiecare membru al echipei își înțelege rolul și responsabilitățile.
Acțiuni-cheie:
Utilizați diagrame Gantt pentru a trasa calendarul și dependența sarcinilor.
Identificați etapele și termenele limită pentru a urmări progresul în mod eficient.
Alocarea resurselor în funcție de complexitatea sarcinii și de expertiza echipei.
3. Atribuiți roluri și responsabilități
Definirea rolurilor asigură responsabilitatea și elimină confuzia cu privire la cine este responsabil pentru fiecare sarcină. O matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) poate fi utilă.
Acțiuni-cheie:
Atribuiți roluri în funcție de competențele individuale și de nevoile proiectului.
Comunicați clar responsabilitățile în timpul reuniunilor echipei sau al sesiunilor de lansare.
Încurajați feedback-ul pentru a vă asigura că responsabilitățile sunt distribuite echitabil.
4. Prioritizarea și defalcarea sarcinilor
Împărțirea proiectului în sarcini mai mici, ușor de gestionat, asigură faptul că niciun aspect al activității nu este trecut cu vederea. Prioritizarea ajută la concentrarea eforturilor echipei pe ceea ce contează cel mai mult.
Acțiuni-cheie:
Clasificați sarcinile în funcție de urgență și importanță folosind tehnici de prioritizare precum matricea Eisenhower.
Împărțiți sarcinile complexe în sarcini secundare mai mici, cu termene limită clare.
Utilizați instrumente pentru a urmări progresul sarcinilor și pentru a ține toată lumea la curent.
5. Promovarea colaborării și a comunicării
Comunicarea deschisă și transparentă este esențială pentru gestionarea eficientă a proiectelor. Aceasta ajută echipele să rămână aliniate, să rezolve conflictele și să se asigure că progresul este pe drumul cel bun.
Acțiuni-cheie:
Stabiliți întâlniri periodice (de exemplu, întâlniri zilnice sau săptămânale) pentru a analiza progresul și a aborda obstacolele.
Încurajați membrii echipei să împărtășească actualizări și feedback în timp real.
Utilizați instrumente de colaborare pentru a centraliza comunicarea și a documenta deciziile.
6. Monitorizarea progreselor și ajustarea planurilor
Urmărirea progresului proiectului ajută la identificarea potențialelor riscuri și blocaje înainte ca acestea să se agraveze. Monitorizarea periodică permite efectuarea de ajustări pentru a menține proiectul pe drumul cel bun.
Acțiuni-cheie:
Utilizați KPI (Key Performance Indicators), cum ar fi procentul de finalizare a proiectului, respectarea bugetului și utilizarea resurselor.
Efectuați revizuiri periodice pentru a reevalua obiectivele și termenele.
Creați planuri de urgență pentru a face față provocărilor neprevăzute.
7. Evaluarea și documentarea învățămintelor
După finalizarea proiectului, evaluați succesul acestuia prin măsurarea rezultatelor în raport cu obiectivele inițiale. Documentarea lecțiilor învățate ajută la îmbunătățirea viitoarelor fluxuri de lucru.
Acțiuni-cheie:
Organizați o evaluare post-proiect pentru a discuta ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit.
Colectați feedback de la toate părțile interesate pentru a identifica punctele forte și punctele slabe.
Actualizarea procedurilor standard de operare (PSO) pe baza constatărilor.
Utilizarea instrumentelor potrivite pentru crearea unui flux de lucru pentru gestionarea proiectelor
În timp ce stăpânirea etapelor esențiale ale gestionării proiectelor este esențială, punerea în aplicare eficientă a acestor etape necesită instrumentele potrivite. Un sistem fiabil de gestionare a sarcinilor poate umple golul dintre teorie și execuție, asigurându-se că proiectele nu sunt doar bine organizate, ci și realizabile.
Instrumentul potrivit eficientizează delegarea sarcinilor, prioritizarea și colaborarea, permițând echipei dvs. să rămână concentrată și să obțină rezultate la timp.
Tabloul demonstrativ de mai jos exemplifică un flux de lucru eficient de gestionare a proiectelor în acțiune. Acest panou reprezintă vizual sarcinile care progresează prin etape precum „Strategia proiectului”, „Proiectarea proiectului”, „Dezvoltarea” și „Testarea”, asigurându-se că nimic nu trece neobservat.
Prin centralizarea informațiilor, urmărirea progresului dintr-o privire de ansamblu și identificarea blocajelor, acest spațiu de lucru oferă o imagine de ansamblu clară și utilă a proiectului dumneavoastră.
Acum haideți să aprofundăm această placă demonstrativă și să înțelegem modul în care fiecare secțiune lucrează împreună pentru a crea un sistem robust de gestionare a proiectelor conceput pentru succes.
Puteți vedea în imaginea de mai sus cum această echipă își organizează fluxul de lucru folosind un panou care simplifică gestionarea proiectelor. Acesta este conceput pentru a gestiona fiecare etapă a procesului.
Să aruncăm o privire mai atentă la bordul acestei echipe pentru a înțelege cum contribuie fiecare caracteristică la un sistem eficient de gestionare a proiectelor.Iată cum se îmbină totul.
1. Adăugarea de sarcini noi la bord
Fiecare proiect începe cu o listă de sarcini, iar această tablă face incredibil de simplă adăugarea acestora. Făcând clic pe butonul „Add New Task” (Adăugare sarcină nouă ) (evidențiat în colțul din stânga jos al tabloului), puteți crea un nou card. Fiecare card reprezintă o sarcină specifică, cum ar fi „Homepage Design” sau „Product Page Development”. Acest lucru vă asigură că fluxul de lucru rămâne clar și nimic nu este lăsat în urmă.
2. Personalizarea coloanelor pentru fluxul dvs. de lucru
Trebuie să ajustați modul în care este configurat tabloul dvs.? Puteți redenumi cu ușurință coloanele, adăuga altele noi sau muta coloanele existente pentru a se potrivi fluxului dvs. de lucru. Pur și simplu faceți clic pe meniul coloanei (trei puncte) din partea de sus a oricărei coloane pentru a accesa aceste opțiuni. De exemplu, dacă apare o nouă fază a proiectului dumneavoastră, puteți adăuga o coloană precum „Testare” fără a vă întrerupe sarcinile existente.
3. Gestionarea membrilor echipei și a rolurilor
Colaborarea eficientă începe cu rolurile potrivite. Utilizați meniul Membri ai echipei pentru a adăuga sau elimina membri de pe tablă. Fiecare persoană poate fi desemnată ca administrator, membru sau vizitator în funcție de responsabilitățile sale. De exemplu, atribuiți drepturi de administrator liderilor de proiect, în timp ce clienților le oferiți acces de vizitator pentru a vizualiza progresul.
4. Centralizarea comunicării în echipă
Mențineți toate discuțiile relevante pentru consiliu folosind funcția Board Chat. Aceasta permite echipei dvs. să împărtășească actualizări, să pună întrebări sau să abordeze provocări într-o singură locație centrală. De exemplu, un designer ar putea împărtăși feedback cu privire la sarcina „Logo Design” direct în chat pentru ca toată lumea să fie pe aceeași pagină.
5. Atașarea și partajarea fișierelor
Fiecare proiect implică o cantitate destul de mare de documentație, iar acest panou o gestionează foarte bine. Cu secțiunea Anexe, puteți încărca fișiere, lega Google Docs sau chiar crea documente noi direct de pe tablă. De exemplu, atașați ghiduri de stil sau briefuri ale clienților pentru a vă asigura că toate materialele necesare sunt accesibile echipei.
6. Evidențierea sarcinilor importante
Prioritizați ceea ce contează cu funcția Evidențiere. Aceasta vă permite să filtrați sarcinile în funcție de datele scadente, nivelurile de prioritate, etichete sau sarcini specifice. Puteți combina aceste filtre pentru a găsi și sarcini.
De exemplu, puteți evidenția sarcinile atribuite unui anumit coechipier, etichetate ca „machete”, împreună cu starea lor ca „Gata”. Acest lucru vă scutește de o mulțime de muncă manuală pentru a găsi ceea ce căutați.
7. Reglarea setărilor de confidențialitate
Meniul Setări este locul în care această echipă își ajustează placa pentru eficiență maximă. Făcând clic pe pictograma angrenajului din colțul din dreapta sus, se afișează patru file: Prezentare generală, Setări, Coloane și Etichete. Fiecare filă joacă un rol specific în optimizarea fluxului de lucru. Să le defalcăm:
Tab-ul Prezentare generală:
Oferă un instantaneu al progresului consiliului, o descriere a scopului acestuia, opțiuni pentru exportul sarcinilor în format Excel și posibilitatea de a arhiva consiliile finalizate pentru referințe viitoare.
Tab-ul Setări:
Controlează confidențialitatea forumului și permisiunile de acces, permițându-vă să alegeți între accesul exclusiv al echipei, accesul organizațional sau partajarea publică prin intermediul unui link. De asemenea, gestionează permisiunile de editare pentru a menține integritatea fluxului de lucru.
Tab-ul Coloane:
Permite personalizarea structurii panoului prin adăugarea, redenumirea sau reordonarea coloanelor. Acest lucru ajută la alinierea fluxului de lucru cu cerințele specifice ale proiectului echipei.
Etichete Tab:
Facilitează categorizarea sarcinilor prin crearea, gestionarea și aplicarea etichetelor. Etichetele facilitează filtrarea sarcinilor în funcție de prioritate, tip sau alte etichete personalizate, îmbunătățind organizarea și recuperarea sarcinilor.
Acum, să analizăm modul în care echipa utilizează aceste carduri de sarcini pentru a împărți întregul proces de gestionare a proiectului în etape ușor de gestionat. Vă vom arăta cum puteți utiliza această caracteristică pentru a împărți fiecare sarcină într-un element acționabil.
Împărțiți sarcinile în pași ușor de gestionat
Cardurile de sarcini servesc drept hub central în care tu și echipa ta puteți capta și organiza toate detaliile necesare pentru finalizarea unei sarcini. Iată cum să le folosiți în mod eficient:
Adăugați detalii cheie:
Începeți prin a defini clar obiectivele sarcinii și etapele necesare pentru finalizarea acesteia. De exemplu, pentru o sarcină de proiectare a unei pagini de pornire, prezentați cerințele privind aspectul și conținutul.
Urmăriți progresul:
Actualizați progresul sarcinii marcând-o ca „În curs de desfășurare”, „Necesită revizuire” sau „Finalizată”, astfel încât toată lumea să poată fi informată cu privire la starea acesteia.
Stabiliți termene limită:
Atribuiți o dată limită specifică fiecărei sarcini pentru a vă asigura că termenele limită sunt respectate și că nimic nu este amânat.
Împărțiți sarcinile în pași realizabili:
Descompuneți sarcinile complexe în etape mai mici, ușor de gestionat. De exemplu, „Crearea conținutului paginii de pornire” poate include sarcini secundare precum redactarea textului, selectarea imaginilor și proiectarea aspectului.
Utilizați etichete pentru claritate:
Utilizați etichete pentru a clasifica sarcinile. Puteți prioritiza în funcție de urgență sau grupa sarcinile pe teme precum „Design”, „Dezvoltare” sau „Testare”.
Atașați fișiere:
Păstrați toate resursele proiectului organizate prin atașarea fișierelor direct la cardul de sarcini. Încărcați machete de design, rapoarte sau PDF-uri, creați noi Google Docs sau Kerika Canvases sau conectați resurse externe – toate într-un singur loc. Astfel, vă asigurați că echipa dvs. poate accesa rapid tot ce are nevoie, fără a pierde timp căutând prin e-mailuri sau foldere.
Mențineți o comunicare concentrată:
Utilizați fila Chat pentru a păstra toate discuțiile legate de sarcini specifice, asigurându-vă că comunicarea este clară și ușor de urmărit.
Atribuiți membrii echipei:
Atribuiți fiecare sarcină anumitor membri ai echipei, astfel încât să fie clar cine este responsabil pentru ce. Acest lucru sporește responsabilitatea și asigură o desfășurare eficientă a sarcinilor.
Stabiliți prioritatea sarcinilor pentru o concentrare clară:
Prioritizarea sarcinilor este esențială pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun, iar funcția Setare prioritate face acest lucru fără efort. Puteți atribui una dintre cele trei niveluri fiecărei sarcini:
Normal: Pentru sarcini de rutină care pot continua fără urgență.
Prioritate ridicată: Pentru sarcinile care necesită acțiune rapidă sau concentrare sporită din partea echipei.
Critic: Pentru sarcini urgente sau cu impact ridicat care necesită atenție imediată.
Prin valorificarea acestor caracteristici, cardurile de sarcini vă ajută echipa să rămână organizată, să colaboreze fără probleme și să se asigure că niciun detaliu important nu este trecut cu vederea. Odată parcurși acești pași, gestionarea proiectului dvs. devine mai ușoară și mai eficientă.
Configurați contul dvs. Kerika
Începerea cu Kerika este rapidă, simplă și pregătește terenul pentru organizarea fără probleme a fluxului de lucru al proiectului. Iată cum puteți să vă configurați contul și să începeți cu dreptul:
Înscrierea este gratuită și ușoară
Accesați kerika.com și faceți clic pe butonul Înscriere.
Alegeți tipul de cont care funcționează cel mai bine pentru dvs:
Dacă utilizați Google Workspace, selectați opțiunea ÎNSCRIERE CU GOOGLE.
Dacă sunteți un utilizator Office 365, optați pentru ÎNSCRIERE CU MICROSOFT.
De asemenea, puteți alege ÎNSCRIERE CU BOX pentru integrarea stocării fișierelor.
Urmați instrucțiunile și veți fi gata de utilizare în câteva momente – nu este nevoie de card de credit și veți primi o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile pentru echipa dvs.
Un spațiu de lucru global pentru toată lumea
Kerika acceptă 38 de limbi, astfel încât tu și echipa ta puteți lucra în limba în care vă simțiți cel mai confortabil, creând o experiență cu adevărat incluzivă.
Creați prima dvs. placă
După ce v-ați înregistrat, este timpul să vă creați prima tablă și să dați viață fluxului dvs. de lucru pentru gestionarea proiectelor. Iată cum:
Faceți clic pe „Create New Board”: Din tabloul de bord Kerika, selectați opțiunea de a crea o nouă tablă.
Alegeți tipul de panou: Pentru gestionarea proiectelor, selectați șablonul Task Board. Acesta este preîncărcat cu coloane precum „To Do”, „Doing” și „Completed”.
Dați un nume consiliului dumneavoastră: Dați consiliului un nume care să reflecte proiectul dvs., cum ar fi „Reproiectare site web” sau „Plan de marketing”.
Personalizați-vă spațiul de lucru: Adăugați sau redenumiți coloane pentru a se potrivi fluxului dvs. de lucru și începeți să adăugați sarcini pentru a menține echipa aliniată.
Acum aveți un spațiu de lucru vizual complet funcțional, gata să vă ajute să urmăriți progresul, să gestionați sarcinile și să promovați colaborarea în cadrul echipei dvs.
Încheiere: Planul dumneavoastră pentru succesul proiectului
Stăpânirea managementului de proiect nu înseamnă doar îndeplinirea sarcinilor; înseamnă crearea unui sistem care să mențină echipa pe aceeași lungime de undă, să încurajeze colaborarea și să asigure îndeplinirea fiecărei etape importante. Cu un flux de lucru detaliat și instrumentele potrivite, puteți rămâne organizat, productiv și concentrat pe atingerea obiectivelor dvs.
Acest panou demonstrează cum fiecare aspect al proiectului dvs. poate fi împărțit în pași realizabili. Prin prioritizarea sarcinilor, urmărirea progresului și utilizarea unor caracteristici precum cardurile de sarcini pentru gestionarea detaliilor, vă veți asigura că nimic nu este trecut cu vederea.Kerika nu este doar un instrument; este un cadru pentru eficientizarea muncii în echipă, menținerea responsabilității și aducerea la viață a viziunii proiectului dumneavoastră. Sunteți gata să faceți pasul următor? Începeți să vă construiți tabloul, organizați-vă sarcinile și priviți-vă proiectele reușind cu Kerika!
Se întâmplă greșeli – sarcinile pot fi uneori șterse accidental. De aceea, este esențial să existe o garanție pentru a ne asigura că nimic important nu se pierde pentru totdeauna.
Când sarcinile sunt șterse, acestea nu dispar definitiv; în schimb, acestea sunt mutate într-o coloană ștearsă a forumului dvs. Aceasta oferă o plasă de siguranță, permițând ca sarcinile să fie revizuite sau restaurate dacă este necesar. Cu toate acestea, capacitatea de a șterge definitiv sarcini este limitată la administratorii consiliului.
Această configurație asigură responsabilitatea, menținând în același timp flexibilitatea. Membrii echipei pot șterge sarcini știind că pot fi recuperate dacă este necesar, dar eliminarea permanentă necesită supravegherea unui administrator, menținând gestionarea sarcinilor în siguranță și deliberată.
Când o sarcină este ștearsă, aceasta nu dispare pentru totdeauna. În schimb, este mutat în Coloană ștearsă, unde rămâne până când se iau măsuri ulterioare.
Recuperați sarcinile oricând: Oricine de pe forum poate restabili sarcinile șterse din această coloană dacă realizează că a fost făcută o greșeală.
Fără presiune: nu trebuie să vă faceți griji pentru clicurile accidentale sau deciziile pripite – totul rămâne recuperabil.
2. Numai administratorii consiliului pot șterge definitiv
Când este timpul să curățați definitiv coloana ștearsă, numai Administratorii consiliului poate interveni pentru a elimina definitiv sarcini.
Protecție adăugată: Restricționând această autoritate la administratori, vă puteți asigura că nicio sarcină nu este ștearsă definitiv fără o analiză atentă.
Responsabilitate clară: Această caracteristică adaugă un nivel de control, asigurând că sarcinile critice nu sunt pierdute din cauza acțiunilor neintenționate.
De ce contează asta
Evitați pierderea muncii importante Coloana ștearsă acționează ca o plasă de siguranță, permițând membrilor echipei să ștergă sarcini fără teama de a le pierde definitiv. Sarcinile rămân recuperabile până când un administrator al consiliului decide altfel, oferind atât flexibilitate, cât și securitate.
Menține controlul Administratorii consiliului de administrație au autoritatea de a supraveghea ștergerile permanente, asigurându-se că numai sarcinile inutile sau duplicate sunt eliminate. Această structură ajută la menținerea clarității și menține proiectele bine organizate.
Promovați responsabilitatea Restricționarea drepturilor de ștergere permanentă încurajează echipele să gestioneze sarcinile cu atenție, reducând erorile și promovând un sistem fiabil și transparent. Această abordare promovează încrederea și responsabilitatea la nivel general.
Concluzie
Sarcinile șterse pot fi recuperate până când un administrator al consiliului ia măsuri, asigurând siguranța, responsabilitatea și controlul. Această abordare previne pierderile accidentale și vă menține fluxul de lucru în siguranță și organizat.
Desfășurarea unui program de audit de succes necesită o planificare atentă, atenție la detalii și accent pe colaborare. Pașii esențiali, de la definirea domeniului și obiectivelor până la analiza datelor și implementarea îmbunătățirilor, formează coloana vertebrală a oricărui audit eficient. Acești pași asigură menținerea conformității, identificarea riscurilor și îmbunătățirea proceselor pentru a se alinia cu obiectivele organizaționale.
Cu toate acestea, calea către succes nu este lipsită de provocări. Capcanele obișnuite, cum ar fi obiectivele vagi, comunicarea slabă și fluxurile de lucru dezorganizate pot derai chiar și programele de audit cele mai bine intenționate. Aceste probleme pot duce la detalii trecute cu vederea, termene limită ratate și lipsa de informații utile.
Din fericire, cu instrumentele și strategiile potrivite, aceste provocări pot fi abordate direct. În acest ghid, vă vom oferi un cadru pas cu pas pentru executarea unui program eficient de audit.
Pentru a ilustra acest proces, vă vom prezenta și un exemplu practic de flux de lucru bine structurat și vă vom partaja instrumente care vă pot ajuta să simplificați colaborarea, să organizați sarcinile și să vă mențineți auditul pe drumul cel bun. Să începem!
Pași esențiali pentru executarea unui program de audit de succes
Un program de audit de succes nu se întâmplă doar; este construit pe o bază de planificare strategică, execuție meticuloasă și evaluare continuă. Iată o foaie de parcurs detaliată pentru a vă ghida prin pașii cheie:
1. Definiți domeniul de aplicare și obiectivele
Începeți prin a sublinia scopul auditului dvs. Ce vrei să obții? Fie că este vorba despre asigurarea conformității cu reglementările, identificarea ineficiențelor procesului sau validarea acurateței financiare, a avea obiective clare dă tonul întregului program. Identificați departamentele, procesele sau sistemele care trebuie auditate.
Definiți indicatori de succes și stabiliți indicatori cheie de performanță (KPI). Click aici pentru a citi despre cele mai importante valori pe care ar trebui să le urmăriți conform Audiboard.com. Comunicați obiectivele părților interesate pentru a alinia așteptările.
Atenție la:
Obiective neclare care pot duce la pierderi de timp și la constatări incomplete sau irelevante.
Lipsa unor metrici clare de succes și KPI-uri.
2. Adunați echipa potrivită
O echipă de audit competentă și colaborativă este esențială pentru a obține rezultate precise și acționabile. Atribuiți roluri și responsabilități, asigurându-vă că fiecare membru al echipei are abilitățile necesare pentru sarcinile sale. Puteți afla mai multe despre responsabilitățile cheie ale membrilor echipei de audit de la Validworth în acest articol articol. Implicați atât personalul intern, cât și experții externi, în funcție de complexitatea auditului. Oferiți instruire privind procedurile de audit, instrumentele și standardele de raportare.
Atenție la:
Delegarea slabă a sarcinilor și claritatea rolurilor pot cauza confuzie, termene limită ratate sau eforturi dublate.
Instruire sau expertiză insuficientă în rândul membrilor echipei.
3. Elaborați un plan cuprinzător
Un plan eficient servește ca model pentru întregul proces de audit. Împărțiți auditul în faze, cum ar fi planificarea, execuția, analiza și raportarea. Stabiliți termene realiste pentru fiecare fază, asigurându-vă că termenele limită sunt realizabile. Identificați riscurile și provocările potențiale și pregătiți planuri de urgență pentru a le aborda.
Atenție la:
Colaborarea și comunicarea ineficientă poate duce la neînțelegeri, sarcini trecute cu vederea și raportare fragmentată.
Termene nerealiste sau evaluare inadecvată a riscurilor.
4. Adunați și analizați date
Calitatea auditului dvs. depinde de acuratețea și relevanța datelor pe care le colectați. Utilizați instrumente și metode standardizate pentru colectarea datelor, cum ar fi anchete, interviuri și jurnalele de sistem. Verificați fiabilitatea surselor dvs. pentru a minimiza erorile. Analizați sistematic datele pentru a descoperi modele, anomalii sau zone de îmbunătățire.
Atenție la:
Datele incomplete sau inexacte pot compromite validitatea constatărilor auditului.
Analiză sau interpretare inadecvată a datelor.
5. Implicați părțile interesate de-a lungul procesului
Comunicarea regulată cu părțile interesate asigură transparența și construiește încredere. Partajați actualizările de progres la etapele cheie pentru a-i ține pe toți informați. Abordați îngrijorările sau întrebările cu promptitudine pentru a menține alinierea cu obiectivele. Implicați părțile interesate în revizuirea constatărilor preliminare și în formularea recomandărilor acționabile.
Atenție la:
Vizibilitatea limitată pentru părțile interesate poate duce la neîncredere și nealiniere.
Comunicare inadecvată sau implicare a părților interesate.
6. Documentați constatările și furnizați recomandări
Modul în care vă prezentați constatările poate determina cât de eficient va fi auditul dvs. în stimularea schimbării.
Compilați rezultatele într-un raport structurat, subliniind perspectivele cheie și domeniile de îngrijorare. Oferiți recomandări clare, aplicabile, susținute de dovezi. Prioritizează recomandările pe baza impactului și fezabilității lor potențiale.
Atenție la:
Practicile proaste de documentare pot duce la constatări ale auditului lipsite de context sau claritate.
Recomandări inadecvate sau neclare.
7. Implementarea și monitorizarea modificărilor
Valoarea auditului constă în capacitatea sa de a conduce îmbunătățiri. Elaborați un plan pentru implementarea modificărilor recomandate, atribuirea sarcinilor și a termenelor limită. Monitorizați impactul acestor schimbări în timp pentru a măsura eficacitatea. Programați audituri ulterioare pentru a asigura conformitatea și progresul susținut.
Atenție la:
Rezistența la schimbare poate împiedica implementarea recomandărilor.
Monitorizare sau evaluare inadecvată a schimbărilor.
8. Evaluați și îmbunătățiți procesul de audit
Fiecare audit este o oportunitate de a vă rafina abordarea pentru următorul. Efectuați o revizuire post-audit pentru a identifica lecțiile învățate și domeniile de îmbunătățire. Actualizați-vă procesele de audit, șabloanele sau instrumentele pe baza feedback-ului. Recunoașteți și sărbătoriți succesele pentru a crea impuls pentru auditurile viitoare.
Atenție la:
Lipsa evaluării și îmbunătățirii continue.
Documentare inadecvată sau reținere a lecțiilor învățate
Urmând acești pași și fiind conștienți de potențialele preocupări, puteți crea un program de audit care nu numai că asigură conformitatea, ci și conduce la îmbunătățiri semnificative ale organizației.
Folosind instrumentele potrivite
Executarea unui program de audit de succes necesită mai mult decât o bună planificare – necesită un instrument care vă poate ajuta să depășiți capcanele comune pe care le-am discutat mai devreme. O soluție puternică de gestionare a sarcinilor poate face toată diferența în organizarea fluxului de lucru și a se asigura că nimic nu scapă prin fisuri.
Următorul panou demonstrativ este un exemplu excelent al modului în care o echipă de audit a construit un spațiu de lucru structurat pentru a aborda fiecare fază a programului său de audit fără probleme.
Aruncă o privire mai atentă la modul în care această echipă de audit și-a proiectat spațiul de lucru pentru a aborda fiecare etapă a procesului de audit. De la desfășurarea întâlnirilor inițiale în Faza de inițiere la validarea conformității în Faza de lucru pe teren și înfășurarea în Revizuire finală, această placă asigură că fiecare pas este planificat, urmărit și executat cu meticulozitate.
Acest spațiu de lucru virtual permite echipei să prioritizeze sarcinile, să comunice eficient și să urmărească progresul, totul într-un singur loc. Să detaliem modul în care această echipă își folosește consiliul pentru a ne asigura că programul lor de audit rămâne pe drumul cel bun.
Aruncați o privire mai atentă la acest consiliu al programului de audit
1. Capturarea pașilor critici de acțiune cu carduri de sarcini detaliate
Adăugarea sarcinilor este simplă și asigură că niciun pas din procesul de audit nu este trecut cu vederea. Folosind butonul „Adăugați o sarcină nouă” din partea de jos a fiecărei coloane, membrii echipei pot crea rapid sarcini, cum ar fi realizarea de interviuri cu părțile interesate sau validarea măsurilor de securitate. Acest lucru asigură că elementele de acțiune sunt capturate pe măsură ce apar.
2. Personalizare flexibilă a fluxului de lucru cu acțiuni pe coloane
Abilitatea de a personaliza coloanele asigură că fluxul de lucru se adaptează la nevoile în evoluție ale programului de audit. Această caracteristică permite echipelor să redenumească coloanele, să adauge altele noi sau să rearanjeze coloanele existente cu ușurință.
De exemplu, mutarea sarcinilor de la „Faza de lucru pe teren” la „Analiză și validare” asigură o progresie adecvată a sarcinii, fără confuzie. Opțiunea de a ascunde sau șterge coloanele ajută la dezordinea spațiului de lucru, menținând placa concentrată și eficientă. Această personalizare permite echipelor să mențină un flux de lucru dinamic, asigurându-se în același timp că nicio sarcină nu este greșită.
3. Atribuirea de roluri și permisiuni pentru a îmbunătăți colaborarea
Gestionarea rolurilor asigură că membrii echipei sunt responsabili și înțeleg responsabilitățile lor în cadrul programului de audit. Această funcție vă permite să atribuiți roluri, cum ar fi Administrator, Membru al echipei sau Vizitator, în funcție de nivelul lor de implicare.
De exemplu, auditorii responsabili pentru sarcinile cheie pot fi desemnați ca membri ai echipei, în timp ce părților interesate externe li se poate oferi acces la vizionare ca vizitatori. Această configurație promovează colaborarea structurată, minimizează confuzia și securizează datele sensibile ale proiectului prin controlul accesului.
4. Comunicare centralizată folosind chatul de bord
În loc să se bazeze pe e-mailuri împrăștiate sau mesaje de chat, funcția de chat încorporată a forumului asigură că toate discuțiile legate de sarcini rămân accesibile într-un singur loc. Membrii echipei pot împărtăși actualizări, clarifica probleme și pot lăsa comentarii direct pe forum, permițând tuturor să rămână informați fără a fi nevoie să caute prin mai multe canale de comunicare. Această abordare reduce confuzia și menține conversațiile legate de sarcinile lor respective, făcând colaborarea mai fluidă și mai productivă.
5. Gestionare centralizată a fișierelor pentru acces fără întreruperi
Caracteristica de atașare a plăcii oferă o modalitate simplificată de a gestiona și partaja fișiere relevante pentru fiecare sarcină. Fie că este vorba de ghiduri de audit, documentație de dovezi sau rapoarte ale părților interesate, toate fișierele pot fi încărcate, create sau legate direct pe panou.
Acest lucru elimină nevoia de sisteme de stocare externe și se asigură că membrii echipei pot accesa cele mai actualizate documente fără întârzieri. Cu totul într-un singur loc, echipa ta se poate concentra pe executarea eficientă a sarcinilor.
6. Evidențiați și prioritizați sarcinile critice
Caracteristica de evidențiere a consiliului permite echipelor să identifice rapid sarcinile care necesită atenție imediată pe baza diferitelor criterii, cum ar fi utilizatorii alocați, starea sarcinilor, termenele limită și nivelurile de prioritate. Acest lucru asigură că auditurile cu prioritate ridicată, articolele restante sau sarcinile etichetate cu etichete specifice sunt ușor de identificat.
Folosind acest filtru, echipele își pot eficientiza concentrarea, pot aborda sarcini urgente și pot evita ratarea termenelor limită; menținerea întregului program de audit pe drumul cel bun și bine coordonat.
7. Ajustați setările plăcii pentru un control optim
Auditul eficient necesită un consiliu care se adaptează nevoilor dumneavoastră în evoluție. Setările plăcii vă permit să controlați accesul cu opțiuni de confidențialitate, asigurându-vă că numai persoanele potrivite văd detaliile sensibile ale procesului de audit. Puteți seta limite WIP (Work-in-Progress) pentru a gestiona volumul de lucru în echipă și pentru a preveni blocajele.
Sarcinile de numerotare automată asigură o urmărire consecventă, în timp ce etichetele ajută la organizarea sarcinilor pe departamente, faze sau categorii. În plus, prezentarea generală a consiliului oferă informații în timp real asupra stării programului de audit, facilitând identificarea sarcinilor care sunt finalizate, în așteptare sau întârziate.
Cu opțiunile de export și arhivare, puteți face copii de rezervă sau întrerupeți sarcinile în timp ce vă păstrați fluxul de lucru de audit organizat și pregătit pentru viitor.
Împărțiți sarcinile în pași gestionați
Atunci când gestionați un program de audit, defalcarea sarcinilor este cheia pentru a vă asigura că niciun detaliu critic nu este trecut cu vederea. Această placă demonstrativă exemplifica modul în care fiecare sarcină este împărțită în pași acționabili și urmăribili pentru o mai bună claritate și colaborare.
Iată cum această echipă abordează eficient segmentarea sarcinilor:
Fila Detalii pentru Descrierile sarcinilor: The Detalii fila permite echipelor să documenteze descrieri complete ale sarcinilor, cerințele și obiectivele cheie. Acest lucru asigură că toți cei implicați înțeleg domeniul de aplicare al sarcinii fără a avea nevoie de clarificări constante.
Setarea stării sarcinii pentru urmărirea progresului: Atribuirea unui statut precum Gata,În curs, sau Necesită revizuire permite o vizibilitate clară asupra progresului sarcinilor. Cu stările actualizate, membrii echipei pot urmări cu ușurință finalizarea sau pot identifica blocajele.
Fila Lista de verificare pentru subsarcini: Sarcinile complexe pot fi împărțite în subsarcini mai mici, acționabile folosind Lista de verificare fila. Fiecare subsarcină poate fi bifată la finalizare, ajutând echipele să rămână organizate și să evite trecerea cu vederea pașilor esențiali.
Date limită pentru menținerea termenelor limită: Stabilirea termenelor limită asigură ca sarcinile să rămână conform programului, în timp ce vizibilitatea asupra termenelor viitoare ajută echipa să prioritizeze munca și să evite termenele ratate.
Etichete pentru categorizare: Prin atribuirea de etichete relevante, cum ar fi audit de conformitate sau recuperare în caz de dezastru, sarcinile pot fi clasificate și filtrate eficient. Această caracteristică facilitează localizarea sarcinilor conexe și asigură fluxuri de lucru simplificate.
Fila Chat pentru discuții specifice unei sarcini: În loc de mesaje împrăștiate pe diferite platforme, Chat fila centralizează toate conversațiile legate de sarcini. Echipele pot colabora, pot oferi actualizări și pot rezolva întrebări direct în cardul de sarcini.
Atribuții de sarcini pentru calitatea de proprietar clară: Atribuirea sarcinilor anumitor membri ai echipei asigură responsabilitatea. Fiecare membru al echipei își cunoaște responsabilitățile și se poate concentra pe sarcinile care îi sunt atribuite fără confuzie.
Fila Atașamente pentru stocarea fișierelor relevante: Documentele importante, fișierele de referință sau dovezile pot fi atașate direct sarcinii prin intermediul Atasamente fila. Acest lucru păstrează totul specific sarcinii și evită căutarea prin sistemele de stocare externe.
Cu sarcinile împărțite în pași gestionați, acest panou demonstrează modul în care auditurile complexe pot fi simplificate, facilitând urmărirea progresului, identificarea blocanților și asigurarea faptului că toate obiectivele sunt îndeplinite fără probleme.
Concluzie: Construirea unui program de audit eficient și scalabil
Un program de audit bine executat este coloana vertebrală a conformității organizaționale, managementului riscurilor și optimizării proceselor. Împărțind sarcinile în pași gestionați, asigurând o clasificare adecvată și promovând o comunicare clară în echipă, creați un flux de lucru care este structurat, dar suficient de flexibil pentru a face față provocărilor neașteptate.
Planificarea și execuția corectă vă vor ajuta să rămâneți la curent cu termenele limită, să îmbunătățiți colaborarea și, în cele din urmă, să obțineți succesul auditului cu încredere.
Spațiul tău de lucru ar trebui să funcționeze pentru tine, nu invers. Opțiunile de personalizare vă permit să personalizați totul, de la culorile de fundal la notificări și instrumente de tablă albă, ajutându-vă să rămâneți organizat și productiv.
Pentru a începe să vă personalizați spațiul de lucru, va trebui să accesați Setările de preferințe din contul dvs. Iată cum:
Faceți clic pe pictograma dvs. de profil din colțul din dreapta sus al ecranului.
Selecta Preferințele mele din meniul drop-down.
Aceste setări vă permit să creați o experiență care se potrivește stilului dvs. unic de lucru. Acum că știți cum să accesați setările, lăsați-ne să vă ghidăm pas cu pas cum puteți utiliza fiecare opțiune de personalizare.
Cum funcționează: ajustarea preferințelor
Preferințele sunt de obicei grupate în trei categorii principale: General, Notificări, și Tablă albă. Fiecare secțiune oferă opțiuni simple concepute pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru și pentru a vă optimiza experiența.
Iată o privire mai atentă asupra modului în care funcționează aceste setări:
Setări generale: faceți-vă spațiul de lucru al dvs
Culoare de fundal: ● Alegeți o culoare de fundal care este ușor pentru ochi și care se potrivește stilului dvs
● Alegeți dintr-o varietate de opțiuni pentru a face spațiul dvs. de lucru atrăgător din punct de vedere vizual.
Utilizați etichete pentru Task Boards ● Activați această funcție pentru a include automat etichete pe noi panouri de activități și șabloane pe care le creați.
● Vă ajută să rămâneți organizat și să clasificați sarcinile fără efort.
Beneficiile: Personalizarea aspectelor vizuale ale spațiului de lucru îl face să se simtă mai intuitiv și mai puțin aglomerat, ajutându-vă să rămâneți concentrat.
Notificări: Rămâneți la curent fără supraîncărcare
Notificări prin chat ● Primiți e-mailuri atunci când există chat la nivel de consiliu sau când cineva discută cu o sarcină în care sunteți implicat.
Actualizări de activitate pentru administratori ● Primiți notificări când sarcini noi sunt adăugate, finalizate sau reatribuite pe forumurile pe care le administrați.
Memento-uri zilnice de sarcini ● Optați pentru un rezumat zilnic prin e-mail trimis la ora 6:00, care să arate sarcinile restante și cele scadente săptămâna aceasta sau următoare.
● Grupați sarcinile după dată sau bord pentru o urmărire ușoară.
Beneficiile: Cu notificări flexibile, puteți rămâne informat despre ceea ce contează cel mai mult fără a fi bombardat de actualizări inutile.
Setări pentru tablă albă: eficientizați-vă procesul creativ
Linii și Forme ● Setați stiluri de linii, grosimea și culorile implicite pentru a crea imagini curate și coerente.
Text pe pânze ● Alegeți stilul, dimensiunea și culoarea fontului preferat pentru un aspect șlefuit.
Opțiuni grilă ● Activați fixarea la grilă și setați dimensiunea grilei pentru a vă menține desenele aliniate și profesionale.
Beneficiile:
Aceste setări fac tablele albe perfecte pentru brainstorming, planificare sau proiectare, asigurându-vă că munca dvs. arată grozav și rămâne organizată.
Învelire
Fie că este vorba de ajustarea elementelor vizuale, de personalizarea notificărilor sau de eficientizarea instrumentelor creative, aceste opțiuni sunt concepute pentru a vă îmbunătăți productivitatea și pentru a vă menține organizat mediul de lucru. Alocarea de câteva momente pentru a vă personaliza setările poate duce la o experiență mai eficientă și mai plăcută în fiecare zi.
