Ang mahusay na pamamahala ng mga proyekto ay nagsisimula sa isang maayos na daloy ng trabaho. Ang paghahati-hati sa iyong mga gawain sa malinaw na tinukoy na mga yugto ay makakatulong sa iyo at sa iyong koponan na manatiling nakahanay at produktibo. Pinapadali ng isang structured na daloy ng trabaho ang pagsubaybay sa pag-unlad, pagtukoy ng mga bottleneck, at pag-prioritize ng mga gawain nang epektibo.
Tingnan natin kung paano ka makakapag-set up ng mga column sa iyong task board para ma-maximize ang kahusayan gamit ang halimbawang board na ibinigay.
Bakit Mahalaga ang Mga Hanay sa Pamamahala ng Gawain
Mag-click dito upang tingnan ang board na ito
Ang mga column ay ang backbone ng iyong workflow. Ang bawat column ay kumakatawan sa isang yugto sa iyong proyekto, na tumutulong sa iyong mailarawan ang daloy ng mga gawain mula simula hanggang matapos. Ang susi ay upang matiyak na ang iyong mga column ay naaayon sa likas na katangian ng iyong proyekto at kung paano gumagana ang iyong koponan.
Mga Hakbang sa Pag-set Up ng Mga Column ng Workflow
1. Tukuyin ang Iyong Mga Yugto ng Workflow
Habang tinutukoy ang Mga Yugto ng Workflow. isipin ang natural na pag-unlad ng iyong mga gawain.
Halimbawa:
- Diskarte sa Proyekto: Para sa mga paunang yugto ng pagpaplano, tulad ng pagtukoy sa mga kinakailangan o pagtatakda ng mga layunin.
- Disenyo ng Proyekto: Mga gawaing nauugnay sa visual at structural na pagpaplano, tulad ng disenyo ng logo o paggawa ng layout.
- Pagbuo ng Proyekto: Para sa mga yugto ng pagpapatupad tulad ng coding o paggawa ng mga functionality.
- Pagsubok: Para matiyak na gumagana ang lahat gaya ng inaasahan bago ilunsad.
- Nakumpleto: Isang huling yugto upang magpadala ng mga gawain na ganap na tapos na.
2. Isalin ang mga Yugto sa Mga Hanay
Kapag natukoy na ang iyong mga yugto ng daloy ng trabaho, gawin itong mga column sa iyong task board. Magsimula sa malawak na kategorya at pinuhin ang mga ito habang mas nauunawaan mo ang mga pangangailangan ng iyong team.
Halimbawa:
- Maaari kang magsimula sa mahahalagang column tulad ng “Gawin,” “Isinasagawa,” at “Nakumpleto na” upang maitatag ang pangunahing daloy.
- Unti-unting palawakin ang mga ito sa mga mas partikular na column na nakahanay sa iyong mga yugto ng daloy ng trabaho, gaya ng “Diskarte sa Proyekto,” “Disenyo ng Proyekto,” “Pagbuo ng Proyekto,” at “Pagsubok”.
Tinitiyak ng diskarteng ito na ang iyong mga column ay intuitive, madaling ibagay, at iniangkop sa natural na pag-unlad ng iyong mga gawain
3. Gumamit ng Mga Column para sa Mga Espesyal na Pangangailangan
Pag-isipang gumawa ng mga column na nagdaragdag ng halaga sa iyong daloy ng trabaho:
- backlog: Isang puwang para sa mga gawain na nakaplano ngunit hindi pa handang pumasok sa pangunahing daloy ng trabaho. Nakakatulong ito na bigyang-priyoridad ang mga gawain kapag handa na ang team na gumawa ng higit pang trabaho habang pinananatiling malinis at nakatuon ang mga aktibong column.
- Mga mapagkukunan: Isang column upang mag-imbak ng mga link, dokumento, o iba pang materyal na sumusuporta sa iyong mga gawain. Ginagawa nitong madali para sa koponan na ma-access ang lahat ng kailangan nila nang hindi nagkakalat ng mga indibidwal na task card.
4. Tandaan Upang Panatilihing Simple at Intuitive
- Iwasang ma-overload ang iyong board ng masyadong maraming column. Layunin ang kalinawan at pagiging simple para madaling masundan ng iyong team ang daloy ng trabaho.
Konklusyon
Ang isang maayos na daloy ng trabaho ay nagsisimula sa maingat na pag-setup ng column. Sa pamamagitan ng pag-angkop sa iyong mga column upang ipakita ang mga natural na yugto ng iyong proyekto at kasama ang mga sumusuportang column, maaari mong pagbutihin ang kahusayan ng koponan at mapanatili ang kalinawan sa iyong proseso. Simulan ang pag-aayos ng iyong workflow ngayon at maranasan ang mga benepisyo!