Kerika er bedømt af Top Business Software
Tilføjelse af foranstaltninger til at blokere kinesiske spammere
Vi har bemærket, at kinesiske spammere forsøger at udnytte Kerika, og vi tager nogle forholdsregler for at begrænse disse problemer. Vi plejede at blokere disse spammere én ad gangen, men det er naturligvis tidskrævende, især når flere af dem forsøger sig med det samme trick, nemlig at sende dusinvis eller hundredvis af invitationer til folk om at deltage i deres opslagstavler i Kerika.
Disse spammere brugte VPN’er til at udgive sig for at være fra andre lande, men deres brug af Kerika havde et mønster: Alle de teaminvitationer, de sendte ud, var til det samme mål: qq.com, en stor kinesisk webportal, der drives af Tencent, som er bedst kendt for sin QQ instant messaging-tjeneste.
Vi støtter kinesisk som sprog, men vi har ingen legitime brugere i Kina, fordi Kina blokerer Google og mange andre tjenester. Det betyder, at det aldrig vil være legitimt at tilføje folk fra qq.com-domænet til Kerikas opslagstavle.
Vi indfører en simpel blokering: Vi fører en sortliste over domæner, herunder qq.com, hvor systemet vil forhindre dig i at tilføje teammedlemmer. Dette vil hjælpe med at afskære kinesiske spammere, der er målrettet andre mennesker fra Kina.
Vi skifter til en 14-dages gratis prøveperiode for nye brugere
Vi har haft en 30-dages gratis prøveperiode for nye brugere i meget lang tid, men vi har længe set, at folk ikke har brug for de fulde 4 uger til at beslutte sig for, om Kerika er det, de leder efter, eller ej.
Faktisk har en prøveperiode den ulempe, at folk har en tendens til at glemme, at de er med i en gratis prøveperiode, indtil de begynder at få påmindelser om, at prøveperioden er ved at udløbe!
En mere praktisk – og industristandard – tilgang er at tilbyde 14 dages gratis prøveperiode fra nu af. Det burde give dig rigelig tid til at beslutte dig for, om Kerika er den bedste måde for dit fjernteam at få mere fra hånden!
Sådan bruger vi AI
Hos Kerika har vi i nogen tid eksperimenteret med at bruge kunstig intelligens til softwareudvikling: Microsofts Copilot er blevet brugt af vores udviklere til at hjælpe med deres kodning, og det har bestemt vist sig at være nyttigt. Vi tilføjer nu kunstig intelligens til nogle af vores brugergrænseflader.
Brug af AI til at bygge en ny bestyrelse
Når du vil starte et nyt Kerika Task Board, vil du se, at der er en ny mulighed for GET HELP FROM AI:
Når du klikker på denne knap, åbnes en dialogboks, hvor du kan fortælle vores AI, hvad du vil have din nye tavle til at gøre:
Det er meget vigtigt at give så mange detaljer som muligt! Jo mere du fortæller Kerikas AI om, hvad du vil have din tavle til at gøre, jo bedre kan den hjælpe. Nogle forslag til, hvad du bør fortælle AI’en:
Har du brug for en bestyrelse til noget kortvarigt (3-6 måneder), noget for en længere periode eller til løbende arbejde uden slutdato?
Skal du arbejde alene eller sammen med andre?
Hvilke udfordringer forsøger du at løse med Kerika: overskredne deadlines, dårlig kommunikation, manglende synlighed osv.
Hvad fungerer ikke godt med de værktøjer, du har brugt før?
Er der nogen specifikke funktioner i Kerika, som du er interesseret i at prøve, f.eks. forfaldsdatoer, opgaveopgaver, vedhæftede filer, kommentarer/diskussioner?
Det tager lidt tid at bruge AI, typisk 1-2 minutter at bygge din tavle. Du kan gøre andre ting med Kerika i mellemtiden; du får besked, når din tavle er klar. Du kan også annullere din anmodning, hvis du ombestemmer dig.
Brug af AI til at hjælpe med at bygge en ny skabelon
På samme måde har du nu mulighed for at få hjælp fra Kerikas AI til at lave nye skabeloner:
Hvis du vælger at få hjælp fra AI, bliver du bedt om at give detaljer om, hvad din nye skabelon skal gøre, og hvordan den skal bruges:
Med skabeloner er der lidt flere detaljer, vi beder om, og som med brug af AI til at skabe nye tavler vil mængden og kvaliteten af de instruktioner, du giver Kerikas AI, gøre en stor forskel for, hvor godt AI’en kan hjælpe dig med at lave en ny skabelon.
Lav en tavle, der ligner en prøvetavle
Den sidste er kun for nye brugere: Når folk opretter sig som Kerika, får de mulighed for at gennemse vores mange eksempler på opslagstavler (som er organiseret efter jobfunktion), så de kan få en idé om, hvad Kerika kan gøre, før de starter deres første opslagstavle.
Lige siden vi byggede vores prøvekort, har vi observeret, at de er meget populære, og at folk ville lave kopier af dem for enten at lege med dem eller bruge dem som grundlag for at bygge deres egne kort.
Det er fint at lave en kopi til at lege med, men det er ikke særlig effektivt at lave en kopi for at skabe et udgangspunkt for din nye tavle.
For at gøre det nemt for folk at håndtere begge behov har vi nu inkluderet en MAKE A BOARD LIKE THIS-knap, som vises, når en ny bruger ser et eksempel på en tavle.
Ved at klikke på denne knap åbnes en dialogboks, hvor den nye bruger bliver spurgt, hvad han/hun vil gøre med sin version af dette prøvekort:
Hvis du bare har brug for en kopi, skal du bare sige det til AI’en: “Lav en kopi af denne tavle”. Men hvis du vil have en version af tavlen, der er tilpasset dine behov, skal du sørge for at give masser af input til AI’en!
Skjul og vis kolonner
Hvis du arbejder på en opgavetavle, kan du nu skjule eller vise kolonner på fanen Kolonne i dialogboksen Tavleindstillinger.
For at bruge denne funktion skal du åbne dialogen Tavleindstillinger ved at klikke på tandhjulsknappen, der vises i øverste højre hjørne, når du ser en opgavetavle, og derefter skifte til fanen KOLONNER.
Når du holder musen over en kolonne på listen, vises en valgknap (tre prikker):
Klik på det, og du vil se menuen Handlinger:
Det gør det nemmere at håndtere tavler med mange kolonner.
Kontoadministratorer: en ny Kerika-funktion
Kontoejere kan nu udpege andre medlemmer af deres kontoteam til at være kontoadministratorer, hvilket gør det muligt for disse personer også at administrere abonnementer og medlemskab af den pågældende konto. Det kan være en hjælp, hvis det faktiske ejerskab af Kerika-kontoen ligger uden for brugerfællesskabet, f.eks. i en indkøbsafdeling.
Administration af kontoadministratorer kan gøres fra skærmen Administrer konto af kontoejeren:
Når du er på skærmbilledet Administrer brugere, skal du vælge et af teammedlemmerne på kontoen: Hold musen over navnet, så kommer der en knap til at vise ADMINISTRER BRUGER:
Klik på TAKE ACTION i dialogboksen Team Member details:
Og vælg Gør denne bruger til kontoadministrator:
En kontoadministrator kan indstille andre teammedlemmer fra den pågældende konto til også at være kontoadministratorer.
Kontoadministratorer har meget magt over kontoen; de kan:
- Få adgang til alle tavler
- Tilføje folk til eller fjerne dem fra alle tavler
- Ændre folks roller på alle tavler
- Tilføje personer til kontoen og købe abonnementer
- Ændre abonnementsplan
Så vær forsigtig med, hvem du tilføjer som kontoadministrator!
Enkle deadlines: Sådan sætter du forfaldsdatoer
Deadlines er de usynlige tråde, der holder projekter sammen og sikrer, at opgaverne bliver udført til tiden, og at holdene holder sammen. Uanset om du arbejder på en enkelt opgave eller bryder et projekt ned i mindre, opnåelige trin, gør klare deadlines hele forskellen.
Indstil og administrer forfaldsdatoer
Effektiv deadline-styring starter med muligheden for at sætte forfaldsdatoer for opgaver og deres komponenter. Og det er sådan, det fungerer:
- Sæt forfaldsdatoer på opgaveark
- Åbn det regneark, du arbejder på i øjeblikket.
- Klik på knappen “Due” for at åbne kalendervisningen.
- Vælg en forfaldsdato, eller ændr eksisterende data, hvis det er nødvendigt.
Det forankrer opgaven i projektplanen og holder alle involverede informeret.
- Opdel de vigtigste opgaver ved hjælp af tjeklister
- Brug tjeklistefunktionen til at opdele en omfattende opgave i mindre, mere overskuelige opgaver.
- Hvert punkt på tjeklisten kan få sin egen forfaldsdato, hvilket gør det lettere at overvåge fremskridt på et detaljeret niveau.
- Tildel specifikke punkter på tjeklisten til de forskellige teammedlemmer for at tydeliggøre rollerne for alle involverede uden at miste sammenhængen i den overordnede opgave af syne.
- Brug tjeklistefunktionen til at opdele en omfattende opgave i mindre, mere overskuelige opgaver.
Bedste praksis for håndtering af deadlines
- Vær præcis: Undgå vage deadlines, og sæt præcise datoer for at undgå forvirring.
- Sæt realistiske prioriteter: Udlign arbejdsbyrden ved at fastsætte deadlines, der svarer til opgavernes kompleksitet.
- Regelmæssig gennemgang: Opdater deadlines i takt med, at projektets omfang udvikler sig, så du bevarer realistiske forventninger.
Konklusion
Indarbejdelse af forfaldsdatoer i opgavestyringen, uanset om det er for komplette opgaver eller individuelle punkter på tjeklisten, hjælper teams med at bevare klarhed, fokus og produktivitet. Ved omhyggeligt at fastsætte og styre deadlines skaber du et workflow, der tilpasser sig teamets behov og sikrer, at intet går ubemærket hen.
Kategorisering af opgaver: Brug tags til at holde dig organiseret
Når man jonglerer med flere opgaver i forskellige faser af et projekt, er det vigtigt at holde sig organiseret. Tags er et stærkt værktøj, der kan skabe struktur i dit workflow og hjælpe dig med hurtigt at identificere, kategorisere og prioritere opgaver.
Uanset om du håndterer designmockups, backend-udvikling eller testfaser, gør tags det lettere at fokusere på det, der betyder mest.
Se her, hvordan du kan bruge tags til at strømline din projektstyring:
Sådan fungerer tags i opgavekort
Klik her for at se en forhåndsvisning af disse tags
Tags fungerer som visuelle markører, der giver dig øjeblikkelig indsigt i en opgaves kategori eller status. Se her, hvordan du kan anvende dem på individuelle opgavekort:
- Åbn opgavekortet: Vælg det opgavekort, du vil kategorisere.
- Indstil tags: Klik på afsnittet Tags i kortoplysningerne. Herfra kan du vælge mellem eksisterende tags eller oprette en ny.
- Visuelle signaler: Når tagget er anvendt, vises det øverst på opgavekortet og giver et hurtigt overblik over dets kategori eller prioritet.
Godt tip: Brug konsekvent farvekodning for tags for at gøre det nemt at skelne mellem kategorier, f.eks. grøn for “backend”-opgaver eller blå for “design”.
Sådan opretter du brugerdefinerede tags
Med brugerdefinerede tags kan du skræddersy kategoriseringen til dit teams behov. Her kan du se, hvordan du opretter tags:
- Få adgang til tag-indstillinger: Gå til fanen Indstillinger på din tavle, og vælg Tags.
- Tilføj et nyt tag: Klik på indstillingen + Tilføj nyt tag. Giv dit tag et navn, der afspejler dets formål, f.eks. “haster”, “mockups” eller “afventer”.
- Vælg en farve: Vælg en farve for at gøre dit tag visuelt tydeligt.
- Gem og anvend: Gem tagget, og det er klar til at blive brugt på hele din tavle.
Pro-tip: Hold tag-navne korte og intuitive. Det sikrer, at alle i dit team nemt kan forstå og bruge dem effektivt.
Fordele ved at bruge tags
- Ubesværet kategorisering af opgaver: Tags hjælper dig med at gruppere relaterede opgaver, så det bliver lettere at filtrere og finde dem.
- Forbedret fokus: Fremhæv opgaver, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed eller hører til en bestemt kategori.
- Klarhed i teamet: Sørg for, at alle i teamet forstår opgavens formål med det samme.
Opsamling
Tags er mere end bare etiketter, de er en måde at forenkle og forbedre din opgavestyring på. Ved at bruge tags effektivt kan du nemt kategorisere, prioritere og fokusere på opgaver og holde dit team på linje og produktivt.
Organisering af arbejdsgange: Opsætning af kolonner for maksimal effektivitet
Effektiv projektstyring starter med et velorganiseret workflow. Hvis du opdeler dine opgaver i klart definerede faser, kan det hjælpe dig og dit team med at holde jer på linje og være produktive. Et struktureret workflow gør det lettere at følge fremskridt, identificere flaskehalse og prioritere opgaverne effektivt.
Lad os dykke ned i, hvordan du kan opsætte kolonner i din opgavetavle for at maksimere effektiviteten ved hjælp af den medfølgende eksempeltavle.
Hvorfor kolonner er vigtige i opgavestyring
Klik her for at tjekke denne tavle ud
Kolonner er rygraden i dit workflow. Hver kolonne repræsenterer en fase i dit projekt og hjælper dig med at visualisere flowet af opgaver fra start til slut. Nøglen er at sikre, at dine kolonner passer til dit projekts karakter og den måde, dit team arbejder på.
Trin til opsætning af arbejdsgangskolonner
1. Definer dine arbejdsgangsfaser
Når du definerer arbejdsgangsfaser, skal du tænke på den naturlige udvikling af dine opgaver.
For eksempel:
- Projektstrategi: Til de indledende planlægningsfaser, som f.eks. at definere krav eller sætte mål.
- Projektdesign: Opgaver relateret til visuel og strukturel planlægning, som f.eks. logodesign eller layout.
- Projektudvikling: Til udførelsesfaser som kodning eller oprettelse af funktionaliteter.
- Testning: For at sikre, at alt fungerer som forventet, før du lancerer.
- Færdiggjort: Et sidste trin til at sende opgaver, der er helt færdige.
2. Oversæt stadier til kolonner
Når dine arbejdsgange er defineret, skal du gøre dem til kolonner på din opgavetavle. Start med brede kategorier, og finpuds dem, efterhånden som du får en bedre forståelse af dit teams behov.
For eksempel:
- Du kan begynde med vigtige kolonner som “To Do”, “In Progress” og “Completed ” for at etablere det grundlæggende flow.
- Udvid dem gradvist til mere specifikke kolonner, der passer til dine workflow-faser, såsom “Projektstrategi”, “Projektdesign”, “Projektudvikling ” og “Test”.
Denne tilgang sikrer, at dine kolonner er intuitive, tilpasningsdygtige og skræddersyet til den naturlige udvikling af dine opgaver.
3. Brug kolonner til specialiserede behov
Overvej at oprette kolonner, der tilfører værdi til dit workflow:
- Efterslæb: En plads til opgaver, der er planlagt, men endnu ikke klar til at indgå i hovedarbejdsgangen. Det hjælper med at prioritere opgaverne, når teamet er klar til at påtage sig mere arbejde, samtidig med at de aktive kolonner holdes rene og fokuserede.
- Ressourcer: En kolonne til at gemme links, dokumenter eller andet materiale, der understøtter dine opgaver. Det gør det nemt for teamet at få adgang til alt, hvad de har brug for, uden at det fylder på de enkelte opgavekort.
4. Husk at holde det enkelt og intuitivt
- Undgå at overbelaste din tavle med for mange kolonner. Sigt efter klarhed og enkelhed, så dit team nemt kan følge arbejdsgangen.
Konklusion
En velorganiseret arbejdsgang begynder med en gennemtænkt opsætning af kolonner. Ved at skræddersy dine kolonner, så de afspejler projektets naturlige faser, og ved at inkludere støttende kolonner kan du forbedre teamets effektivitet og bevare overskueligheden i din proces. Begynd at organisere din arbejdsgang i dag, og oplev fordelene!
Hold dig organiseret med automatisk nummerering af opgaver
Det er vigtigt at holde styr på opgaverne for at få en smidig arbejdsgang, især når man håndterer en stor mængde emner. Opgavenummerering kan skabe klarhed og gøre det mere effektivt at henvise til specifikke opgaver. Men at nummerere opgaver manuelt? Det er tidskrævende og giver risiko for fejl.
Det er her, automatisk nummerering kommer ind i billedet. Med denne funktion tildeles hvert opgavekort automatisk et unikt nummer, så snart det er oprettet, hvilket sikrer, at hver opgave kan identificeres på et øjeblik.
Lad os dykke ned i, hvordan automatisk nummerering fungerer, og hvordan du kan aktivere det for at strømline dine projekter.
Hvad er automatisk nummerering?
Klik her for at tjekke denne tavle ud
Automatisk nummerering tildeler et fortløbende nummer til hvert nyt opgavekort på en tavle. Denne nummerering er unik for tavlen og hjælper teams med hurtigt at henvise til opgaver i diskussioner, rapporter eller opdateringer uden forvirring.
Sådan aktiverer du automatisk nummerering
- Få adgang til tavlens indstillinger: Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af tavlen for at åbne indstillingsmenuen.
- Aktivér indstillingen: Slå indstillingen Automatisk nummerering af opgaver til under fanen Indstillinger for at aktivere den.
- Se det i aktion: Fra nu af vil alle nye opgavekort, der oprettes på tavlen, automatisk vise et unikt nummer i titelområdet.
Hvorfor automatisk nummerering er vigtig
- Hurtig reference til opgaver: Tal gør det lettere at henvise til specifikke opgaver under møder eller i samarbejde med holdkammerater.
- Klar kommunikation: I stedet for at beskrive opgaverne i detaljer kan du nøjes med at henvise til dem med det nummer, de har fået tildelt, så kommunikationen går hurtigere.
- Effektiv organisering: Opgavenummerering tilføjer et ekstra lag af struktur til din tavle, hvilket gør den lettere at spore og administrere.
Anvendelser i det virkelige liv
- Projektrapportering: Angiv hurtigt opgavenumre i opdateringer eller dokumentation for at skabe klarhed.
- Diskussioner i teamet: Henvis til opgaverne med deres nummer under teammøderne for at undgå forvirring.
- Sporing af fremskridt: Identificer nemt, hvilke nummererede opgaver der er afsluttet eller stadig i gang.
Konklusion
Automatisk nummerering giver enkelhed og orden i opgavestyringen og eliminerer besværet med manuelt at holde styr på opgaveidentifikatorer. Uanset om du administrerer et komplekst projekt eller et lille workflow, sikrer denne funktion, at alle opgaver er let genkendelige og sporbare.