La gestión eficaz de los proyectos comienza con un flujo de trabajo bien organizado. Desglosar las tareas en fases claramente definidas puede ayudarte a ti y a tu equipo a manteneros alineados y productivos. Un flujo de trabajo estructurado facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la priorización eficaz de las tareas.

Veamos cómo puedes configurar las columnas de tu tablero de tareas para maximizar la eficacia utilizando el tablero de ejemplo que te proporcionamos.

Por qué son importantes las columnas en la gestión de tareas

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Las columnas son la columna vertebral de tu flujo de trabajo. Cada columna representa una fase del proyecto y te ayuda a visualizar el flujo de tareas de principio a fin. La clave está en asegurarse de que tus columnas se ajustan a la naturaleza de tu proyecto y a la forma de trabajar de tu equipo.

Pasos para configurar columnas de flujo de trabajo

1. Defina las etapas de su flujo de trabajo

Al definir las Etapas del flujo de trabajo, piense en la progresión natural de sus tareas.

Por ejemplo:

1. Estrategia del proyecto: Para las fases iniciales de planificación, como la definición de requisitos o el establecimiento de objetivos.
2. Diseño de proyectos: Tareas relacionadas con la planificación visual y estructural, como el diseño de logotipos o la creación de maquetas.
3. Desarrollo de proyectos: Para fases de ejecución como la codificación o la creación de funcionalidades.
4. Pruebas: Para asegurarse de que todo funciona como se espera antes del lanzamiento.
5. Completadas: Una etapa final para enviar tareas que están completamente hechas.

2. Traducir las etapas en columnas

Una vez definidas las fases del flujo de trabajo, conviértelas en columnas en el tablón de tareas. Empieza con categorías amplias y ve afinándolas a medida que conozcas mejor las necesidades de tu equipo.

Por ejemplo:

• Puedes empezar con columnas esenciales como «Por hacer», «En curso» y «Completado » para establecer el flujo básico.
• Amplíelas gradualmente en columnas más específicas alineadas con las fases de su flujo de trabajo, como «Estrategia del proyecto», «Diseño del proyecto», «Desarrollo del proyecto» y «Pruebas».

Este enfoque garantiza que sus columnas sean intuitivas, adaptables y se ajusten a la progresión natural de sus tareas.

3. Utilizar columnas para necesidades especializadas

Considere la posibilidad de crear columnas que añadan valor a su flujo de trabajo:

• Backlog: Un espacio para las tareas planificadas pero que aún no están listas para entrar en el flujo de trabajo principal. Esto ayuda a priorizar las tareas cuando el equipo está listo para asumir más trabajo, al tiempo que mantiene las columnas activas limpias y centradas.
• Recursos: Una columna para almacenar enlaces, documentos u otros materiales que apoyen sus tareas. Esto facilita al equipo el acceso a todo lo que necesita sin saturar las fichas de tareas individuales.

4. Recuerde que debe ser sencillo e intuitivo

• Evite sobrecargar el tablero con demasiadas columnas. Busca la claridad y la sencillez para que tu equipo pueda seguir fácilmente el flujo de trabajo.

Conclusión

Un flujo de trabajo bien organizado comienza con una cuidadosa configuración de las columnas. Al adaptar sus columnas para reflejar las etapas naturales de su proyecto e incluir columnas de apoyo, puede mejorar la eficiencia del equipo y mantener la claridad en su proceso. Empiece a organizar su flujo de trabajo hoy mismo y experimente las ventajas.

Mantener las tareas organizadas es esencial para flujos de trabajo fluidos, especialmente cuando se gestiona un gran volumen de elementos. La numeración de tareas puede aportar claridad y hacer más eficiente la referencia a tareas específicas. ¿Pero numerar manualmente las tareas? Lleva mucho tiempo y es propensa a errores.

Aquí es donde entra en juego la numeración automática. Con esta función, a cada hoja de ruta se le asigna automáticamente un número único en cuanto se crea, lo que garantiza que todas las tareas puedan identificarse de un vistazo.

Veamos cómo funciona la numeración automática y cómo puedes activarla para agilizar tus proyectos.

¿Qué es la numeración automática?

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La numeración automática asigna un número secuencial a cada nueva ficha de tarea de un tablero. Esta numeración es única para el tablero y ayuda a los equipos a referirse rápidamente a las tareas en discusiones, informes o actualizaciones sin confusión.

Cómo activar la numeración automática

1. Acceda a la configuración del tablero: Haz clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha del tablero para abrir el menú de ajustes.
2. Active la opción: En la pestaña Configuración, active la opción Numeración automática de tareas para activarla.
3. Véalo en acción: A partir de ahora, cada nueva hoja de ruta creada en el tablero mostrará automáticamente un número único en el área del título.

Por qué es importante la numeración automática

• Referencia rápida de tareas: Los números facilitan la consulta de tareas específicas durante las reuniones o al colaborar con compañeros de equipo.
• Comunicación clara: En lugar de describir las tareas en detalle, basta con referirse a ellas por su número asignado para agilizar la comunicación.
• Organización eficaz: La numeración de tareas añade una capa adicional de estructura a su tablero, facilitando su seguimiento y gestión.

Aplicaciones reales

• Informes de proyectos: Enumere rápidamente los números de las tareas en las actualizaciones o la documentación para mayor claridad.
• Debates en equipo: En las reuniones de equipo, mencione las tareas por su número para evitar confusiones.
• Seguimiento del progreso: Identifique fácilmente qué tareas numeradas se han completado o siguen en curso.

Conclusión

La numeración automática aporta sencillez y orden a la gestión de tareas, eliminando la molestia de tener que llevar un registro manual de los identificadores de las tareas. Tanto si gestionas un proyecto complejo como un pequeño flujo de trabajo, esta función garantiza que cada tarea sea fácilmente reconocible y rastreable.

A la hora de gestionar las tareas de cualquier proyecto, los cuellos de botella pueden ralentizar el progreso y dificultar la identificación de los aspectos que requieren más atención. Ahí es donde entran en juego los límites de trabajo en curso (WIP).

Al establecer límites claros sobre el número de tareas que pueden estar en curso en un momento dado, los límites de trabajo en curso le ayudan a gestionar la carga de trabajo de forma eficaz, garantizando un flujo de tareas fluido en todos sus proyectos.

Veamos cómo funcionan los límites de trabajo en curso y cómo pueden mejorar la eficacia de su equipo.

¿Qué son los límites WIP?

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Los Límites WIP establecen un tope en el número de tareas permitidas en columnas específicas de su tablero. Por ejemplo, si una columna se titula «En curso», puedes establecer un límite de 5 tareas para que el equipo no se sobrecargue ni pierda la concentración.

Este método se ajusta a las prácticas de gestión ajustada de proyectos, ayudando a los equipos a equilibrar la capacidad y evitar retrasos innecesarios.

Cómo fijar límites de trabajo en curso

1. Abra la configuración del tablero: Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha de tu tablero para acceder a la configuración del tablero.
2. Activar los límites de trabajo en curso: En la pestaña Configuración, active la opción «Límites de trabajo en curso (WIP)» para activarla.
3. Establezca límites específicos para cada columna: Vaya a la pestaña Columnas y asigne Límites WIP específicos a cada columna en función de la carga de trabajo de su equipo.

Por qué funcionan los límites de trabajo en curso

1. Evite la sobrecarga: Limitar las tareas garantiza que tu equipo se centre en lo que ya está en marcha antes de empezar otras nuevas.
2. Identifique los cuellos de botella: Cuando una columna alcanza su Límite WIP, es una señal de que las tareas necesitan atención antes de que se puedan añadir más.
3. Mejore el flujo de tareas: los límites de trabajo en curso ayudan a su equipo a trabajar de forma eficiente, moviendo las tareas a lo largo del proceso sin sobrecargar ninguna fase del mismo.

Beneficios reales

• Carga de trabajo equilibrada: Los equipos se mantienen centrados y productivos sin el estrés de demasiadas tareas acumuladas.
• Mejora de la colaboración: Unos límites claros animan a los equipos a terminar las tareas en colaboración antes de empezar otras nuevas.
• Mejor priorización de tareas: La atención se desplaza naturalmente a las tareas de alta prioridad para mantener el flujo de trabajo en movimiento.

Conclusión

Los límites de trabajo en curso aportan estructura y claridad a la gestión de tareas, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y el mantenimiento de un flujo de trabajo constante.

Gestionar el acceso a los tablones de tu proyecto es una parte clave para mantener tu trabajo organizado y seguro. Tanto si estás trabajando en un proyecto de equipo privado como en algo destinado a una colaboración más amplia, la configuración de privacidad te permite controlar quién puede ver y utilizar tus tablones.

Funciona así:

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Opciones de privacidad:

• Sólo personas del equipo:Esta configuración garantiza que sólo las personas añadidas explícitamente al tablero puedan verlo o interactuar con él. Es perfecta para proyectos en los que la confidencialidad es fundamental, como flujos de trabajo internos delicados o proyectos restringidos de clientes.
• Todos en el equipo de la cuenta:¿Necesitas un poco más de visibilidad sin abrirlo a todo el mundo? Con esta configuración, todos los miembros de tu equipo de cuentas pueden ver el tablón. Es ideal para proyectos internos en los que la transparencia de todo el equipo es útil, pero el control sigue siendo importante.
• Cualquiera con el enlace:¿Quieres la máxima accesibilidad? Esta opción permite que cualquiera que tenga el enlace del foro pueda verlo, aunque no tenga una cuenta de Kerika. Sin embargo, ten en cuenta que aunque puedan ver el tablón, no podrán hacer cambios a menos que se les añada explícitamente como miembro del equipo o administrador.

Lo que hay que saber:

• Tableros públicos y visibilidad de archivos:Cuando configuras un tablero como «Cualquiera con el enlace», todos los archivos adjuntos al tablero pasan a ser de acceso público. Si utilizas integraciones como Google Drive, esos documentos también estarán abiertos a cualquiera que tenga el enlace.
• Restricciones específicas de la cuenta:Si utilizas una cuenta de Google Workspace de pago, es posible que las políticas de Google te impidan configurar un tablero como «Cualquiera con el enlace». Esto garantiza el cumplimiento de los protocolos de seguridad de la organización.

Cómo ajustar la configuración de privacidad:

1. Abre tu tablón y ve a Ajustes.
2. En la sección Privacidad, elija el nivel de acceso que se ajuste a sus necesidades.
3. Guarda los cambios y listo.

Conclusión:
La configuración de privacidad te da la flexibilidad de gestionar quién puede ver tus tablones e interactuar con ellos, haciendo que la colaboración sea segura y fluida. Tanto si compartes con un equipo pequeño como si abres un tablón para que lo vea todo el mundo, tienes todo el control.

Asignar tareas de forma clara y eficiente es la piedra angular de un trabajo en equipo eficaz. Pero no todas las herramientas facilitan la asignación de tareas a más de una persona. Y seamos realistas, muchas tareas suelen requerir la colaboración de varias personas para que se hagan bien.

Algunas herramientas permiten asignar tareas a una sola persona, lo que puede hacer que los equipos se peleen por determinar sus responsabilidades. Sin embargo, hay una forma de asignar tareas a varios miembros del equipo sin esfuerzo, lo que garantiza que todos estén sincronizados y la colaboración fluya de forma natural.

A continuación te explicamos cómo funciona la asignación de tareas y cómo puedes dividir las grandes tareas en partes más pequeñas y manejables utilizando listas de control:

Asigne tareas a sus compañeros

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Así es como puedes asignar una tarea a uno o más compañeros de equipo, por lo que es perfecto para las responsabilidades basadas en el trabajo en equipo:

1. Abra la Tarea: Haga clic en la tarea que desea asignar.
2. Seleccionar miembros del equipo: Utilice la opción Asignar esta tarea para elegir uno o varios compañeros de equipo.
3. Aplique la asignación: La tarea aparecerá ahora en el panel de control de todas las personas asignadas a ella, lo que garantiza la claridad y la responsabilidad.

Por qué funciona:

• Perfecto para tareas de colaboración que requieren la aportación de varios miembros del equipo.
• Mantiene a todos informados y al corriente de sus responsabilidades.

Utilice listas de comprobación para asignar subtareas

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Para las tareas de mayor envergadura que deban dividirse en pasos más pequeños, las listas de comprobación permiten asignar subtareas a miembros concretos del equipo, garantizando así que se aborden todos los detalles:

1. Añada una lista de comprobación a la tarea: Abra la tarea y vaya a la pestaña Lista de control.
2. Desglóselas: Añada cada subtarea como un elemento de la lista de comprobación.
3. Asigne subtareas: Asigne elementos individuales de la lista de comprobación a uno o más miembros del equipo, asegurándose de que cada paso tiene un propietario claro.

Por qué funciona:

• Simplifica las grandes tareas organizándolas en pasos más pequeños y factibles.
• Garantiza la responsabilidad en todos los niveles de la tarea.

Conclusión

La asignación eficaz de tareas es clave para fomentar la colaboración y garantizar la responsabilidad dentro de un equipo. Al asignar tareas a varios compañeros de equipo o dividirlas en subtareas más pequeñas con listas de comprobación, se crea claridad y se agilizan los flujos de trabajo. Estas funciones permiten a los equipos mantenerse organizados, alinear responsabilidades y trabajar juntos sin problemas para alcanzar sus objetivos.

La colaboración prospera cuando todo el mundo tiene claras sus funciones y el nivel de acceso adecuado. Invitar a compañeros de equipo a tu junta directiva puede ser un proceso sencillo, que garantice que todos, desde los gestores de proyectos hasta los diseñadores y las partes interesadas externas, puedan contribuir eficazmente.

A continuación te explicamos cómo añadir compañeros de equipo y gestionar sus funciones con facilidad:

Añadir compañeros de equipo a su tablero

Pulse aquí para ver cómo funciona

Paso 1: Invitar a los compañeros de equipo

1. Abra su tablero y haga clic en el icono Equipo de la barra de herramientas.
2. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea invitar.
3. Seleccione una función para ellos: Administrador del Consejo, Miembro del equipo o Visitante.

Paso 2: Asignar funciones

• Administrador del Foro: Si has creado el tablón, entonces por defecto eres Administrador del Tablón. Pero puedes dar el control total del foro a alguien, lo que incluye la gestión de los miembros del equipo y la configuración.
• Miembro del equipo: Puede colaborar en tareas, subir archivos y contribuir al tablón. Ideal para diseñadores, desarrolladores y otros colaboradores.
• Visitante: Acceso de sólo visualización. Ideal para partes interesadas externas o clientes que solo necesitan supervisar el progreso.

Paso 3: Añadirlos al equipo

Haz clic en Añadir, y tu compañero de equipo formará parte instantáneamente del tablero con el rol que le hayas asignado.

Ventajas del acceso basado en funciones:

Administración del Consejo: Control total para los jefes de equipo

Por defecto, el creador del foro se convierte en el administrador, pero puede asignar derechos de administrador a otras personas según sea necesario.

Beneficios clave:

• Gestione los miembros del equipo, actualice la configuración del tablero y mantenga el control sobre la estructura del tablero.
• Ideal para proyectos con varios jefes o gestores de proyecto que necesitan el mismo control.
• Evita cuellos de botella si un único administrador no está disponible, como durante las vacaciones u otras ausencias.

Los administradores desempeñan un papel crucial a la hora de mantener el consejo organizado, funcional y colaborativo, garantizando que las tareas de liderazgo se lleven a cabo sin problemas.

Miembro del equipo: Capacite a sus colaboradores

Los miembros del equipo tienen todas las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. Pueden colaborar en tareas, subir archivos y contribuir al progreso del tablero.

Beneficios clave:

• Ideal para diseñadores, desarrolladores y otros colaboradores activos.
• Mantiene el dinamismo del consejo permitiendo la colaboración práctica al tiempo que mantiene la supervisión administrativa.

Los miembros del equipo impulsan el proyecto, lo que les convierte en la columna vertebral de un trabajo en equipo productivo.

Visitante: Mantener informadas a las partes interesadas

Los visitantes sólo tienen acceso de visualización, lo que significa que pueden seguir el progreso del tablero sin realizar cambios.

Beneficios clave:

• Perfecto para las partes interesadas externas o los clientes que sólo necesitan ver las actualizaciones.
• Garantiza la transparencia sin comprometer la estructura ni el flujo de trabajo del consejo.

Los visitantes son ideales para mantener a todo el mundo informado sin añadir complejidad.

Conclusión

Añadir compañeros de equipo debe ser sencillo y adaptable a las necesidades del equipo. Un sistema basado en funciones bien diseñado garantiza una colaboración fluida, tanto si trabajas con un equipo muy unido como si te coordinas con partes interesadas externas. Al asignar las funciones adecuadas, puedes crear un flujo de trabajo más eficiente y fluido para todos los implicados.

Compartir archivos entre un equipo, ya sean maquetas de diseño, activos de campaña o documentos técnicos, puede convertirse rápidamente en un proceso complicado. Garantizar que todo el mundo dispone de los archivos adecuados en el momento oportuno suele parecer un acto de malabarismo.

La buena noticia es que compartir archivos no tiene por qué ser una molestia. Si organizas y compartes los archivos de la forma adecuada, podrás colaborar sin problemas, ya sea enviando un archivo de diseño a tu equipo creativo o facilitando una hoja de ruta del proyecto a las partes interesadas.

A continuación te explicamos cómo puedes optimizar el uso compartido de archivos para mantener a tu equipo conectado y productivo:

Anexos de la hoja de ruta

Compruebe cómo funciona esta hoja de ruta

Las Guías de Tarea son perfectas para compartir archivos vinculados a una tarea específica. Así es como funciona el intercambio de archivos en las Task Cards:

1. Adjuntar archivos directamente a la tarea: Sube archivos o enlaza recursos directamente a la hoja de ruta. Tus compañeros de equipo podrán acceder a estos archivos sin tener que buscar en correos electrónicos o carpetas separadas.
2. Acceso instantáneo para todos los implicados: Cualquiera dentro del tablero tiene acceso inmediato a los archivos adjuntos, manteniendo la colaboración fluida y eficiente.
3. Ventajas de compartir archivos: No hay confusión sobre qué archivos son relevantes para la tarea. Todos los materiales relacionados con la tarea permanecen juntos, para que tu equipo sepa siempre dónde buscar.

Las Task Cards hacen que el intercambio de archivos sea específico, relevante y se organice sin esfuerzo.

Anexos de la Junta

Comprueba cómo funciona este accesorio para el tablero

Para los archivos que afectan a todo el proyecto, lo mejor son los archivos adjuntos a la Junta Directiva. Así es como funciona el intercambio de archivos a nivel de la Junta:

1. Sube o enlaza archivos para todo el equipo: Añade archivos o enlaces externos al tablón a los que todos puedan acceder, como cartas de proyecto, plantillas compartidas o informes.
2. Compartición centralizada de archivos: Todos los miembros de la junta directiva pueden acceder a estos archivos al instante, lo que garantiza que los recursos clave del proyecto estén siempre al alcance de la mano.
3. Ventajas de compartir archivos: Perfecto para actualizaciones o recursos de todo el equipo. Mantiene la fluidez del proyecto garantizando que todo el mundo tenga acceso a la misma información.

Board Attachments facilita el intercambio de archivos importantes entre todo el equipo.

Conclusión:

El intercambio eficaz de archivos es esencial para una colaboración fluida. Al adjuntar archivos a tareas específicas o centralizar los recursos de todo el proyecto, tu equipo puede mantenerse organizado y conectado sin las habituales confusiones o retrasos. Tanto si te centras en detalles específicos de una tarea como si compartes recursos clave de todo un proyecto, contar con el sistema adecuado garantiza que todo el mundo tenga lo que necesita cuando lo necesita.

Agilice su flujo de trabajo manteniendo sus archivos accesibles y organizados, y haga que el trabajo en equipo sea todo lo eficaz que debe ser.