Compartir archivos entre un equipo, ya sean maquetas de diseño, activos de campaña o documentos técnicos, puede convertirse rápidamente en un proceso complicado. Garantizar que todo el mundo dispone de los archivos adecuados en el momento oportuno suele parecer un acto de malabarismo.
La buena noticia es que compartir archivos no tiene por qué ser una molestia. Si organizas y compartes los archivos de la forma adecuada, podrás colaborar sin problemas, ya sea enviando un archivo de diseño a tu equipo creativo o facilitando una hoja de ruta del proyecto a las partes interesadas.
A continuación te explicamos cómo puedes optimizar el uso compartido de archivos para mantener a tu equipo conectado y productivo:
Anexos de la hoja de ruta
Compruebe cómo funciona esta hoja de ruta
Las Guías de Tarea son perfectas para compartir archivos vinculados a una tarea específica. Así es como funciona el intercambio de archivos en las Task Cards:
- Adjuntar archivos directamente a la tarea: Sube archivos o enlaza recursos directamente a la hoja de ruta. Tus compañeros de equipo podrán acceder a estos archivos sin tener que buscar en correos electrónicos o carpetas separadas.
- Acceso instantáneo para todos los implicados: Cualquiera dentro del tablero tiene acceso inmediato a los archivos adjuntos, manteniendo la colaboración fluida y eficiente.
- Ventajas de compartir archivos: No hay confusión sobre qué archivos son relevantes para la tarea. Todos los materiales relacionados con la tarea permanecen juntos, para que tu equipo sepa siempre dónde buscar.
Las Task Cards hacen que el intercambio de archivos sea específico, relevante y se organice sin esfuerzo.
Anexos de la Junta
Comprueba cómo funciona este accesorio para el tablero
Para los archivos que afectan a todo el proyecto, lo mejor son los archivos adjuntos a la Junta Directiva. Así es como funciona el intercambio de archivos a nivel de la Junta:
- Sube o enlaza archivos para todo el equipo: Añade archivos o enlaces externos al tablón a los que todos puedan acceder, como cartas de proyecto, plantillas compartidas o informes.
- Compartición centralizada de archivos: Todos los miembros de la junta directiva pueden acceder a estos archivos al instante, lo que garantiza que los recursos clave del proyecto estén siempre al alcance de la mano.
- Ventajas de compartir archivos: Perfecto para actualizaciones o recursos de todo el equipo. Mantiene la fluidez del proyecto garantizando que todo el mundo tenga acceso a la misma información.
Board Attachments facilita el intercambio de archivos importantes entre todo el equipo.
Conclusión:
El intercambio eficaz de archivos es esencial para una colaboración fluida. Al adjuntar archivos a tareas específicas o centralizar los recursos de todo el proyecto, tu equipo puede mantenerse organizado y conectado sin las habituales confusiones o retrasos. Tanto si te centras en detalles específicos de una tarea como si compartes recursos clave de todo un proyecto, contar con el sistema adecuado garantiza que todo el mundo tenga lo que necesita cuando lo necesita.
Agilice su flujo de trabajo manteniendo sus archivos accesibles y organizados, y haga que el trabajo en equipo sea todo lo eficaz que debe ser.