Tu espacio de trabajo debe trabajar para ti, no al revés. Las opciones de personalización te permiten adaptarlo todo, desde los colores de fondo hasta las notificaciones y las herramientas de pizarra, para ayudarte a mantenerte organizado y productivo.

Para empezar a personalizar tu espacio de trabajo, tendrás que acceder a la Configuración de preferencias de tu cuenta. Aquí te explicamos cómo:

1. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de la pantalla.
   
2. Seleccione Mis preferencias en el menú desplegable.

Estos ajustes te permiten crear una experiencia que se adapte a tu estilo de trabajo único. Ahora que ya sabes cómo acceder a los ajustes, vamos a guiarte paso a paso sobre cómo puedes utilizar cada opción de personalización.

Cómo funciona: Ajustar preferencias

Las preferencias suelen agruparse en tres categorías principales: General, Notificaciones y Pizarra. Cada sección ofrece opciones sencillas diseñadas para mejorar su flujo de trabajo y optimizar su experiencia.

A continuación te explicamos cómo funcionan estos ajustes:

Configuración general: Haz tuyo tu espacio de trabajo

1. Color de fondo:
   
   ● Elige un color de fondo que sea agradable a la vista y se adapte a tu estilo.
   
   ● Elige entre varias opciones para que tu espacio de trabajo sea visualmente atractivo.
   
2. Usar etiquetas para tableros de tareas
   
   ● Activa esta función para incluir automáticamente etiquetas en los nuevos tableros de tareas y plantillas que crees.
   
   ● Te ayuda a mantenerte organizado y a categorizar las tareas sin esfuerzo.

Ventajas:

Personalizar los aspectos visuales de tu espacio de trabajo lo hace más intuitivo y menos desordenado, lo que te ayuda a mantener la concentración.

Notificaciones: Manténgase al día sin sobrecargarse

1. Notificaciones de chat
   
   ● Recibe correos electrónicos cuando haya un chat a nivel de junta o cuando alguien chatee en una tarea en la que participas.
   
2. Actualizaciones de actividad para administradores
   
   ● Recibe notificaciones cuando se añadan, completen o reasignen nuevas tareas en los tableros que administras.
   
3. Recordatorios diarios de tareas
   
   ● Opta por un resumen diario por correo electrónico enviado a las 6 AM, mostrando las tareas atrasadas y las que vencen esta semana o la próxima.
   
   Agrupa las tareas por fecha o tablón para facilitar su seguimiento.

Ventajas:

Con las notificaciones flexibles, puedes mantenerte informado sobre lo que más te importa sin que te bombardeen con actualizaciones innecesarias.

Ajustes de pizarra: Agilice su proceso creativo

1. Líneas y formas
   
   ● Establece estilos de línea, grosor y colores predeterminados para crear visuales limpios y coherentes.
   
2. Texto en lienzos
   
   Elige el estilo de letra, el tamaño y el color que prefieras para conseguir un aspecto elegante.
   
3. Opciones de cuadrícula
   
   ● Activa el ajuste a la cuadrícula y establece el tamaño de la cuadrícula para mantener tus diseños alineados y profesionales.

Los beneficios:

Estos ajustes hacen que las pizarras blancas sean perfectas para la lluvia de ideas, la planificación o el diseño, garantizando que su trabajo tenga un aspecto excelente y se mantenga organizado.

Resumen

Ya se trate de ajustar los elementos visuales, adaptar las notificaciones o agilizar las herramientas creativas, estas opciones están diseñadas para mejorar tu productividad y mantener organizado tu entorno de trabajo. Dedicar unos minutos a personalizar tus ajustes puede hacer que tu experiencia diaria sea más eficiente y agradable.

La gestión eficaz de proyectos es la columna vertebral para lograr resultados satisfactorios. Ya se trate de diseñar un sitio web, lanzar un producto o coordinar un complejo proyecto de desarrollo, un enfoque estructurado garantiza que todas las tareas estén alineadas, se cumplan los plazos y se mantenga informadas a las partes interesadas.

Esta guía le guía a través de los pasos clave para dominar la gestión de proyectos, proporcionando estrategias prácticas para agilizar los flujos de trabajo, fomentar la colaboración y supervisar el progreso.

Una vez que comprenda los principios básicos, verá cómo una herramienta visual puede dar vida a esos principios, ayudando a su equipo a mantenerse centrado y productivo.

Haga clic en esta imagen para ver cómo este grupo ha creado una sólida Junta de Gestión de Proyectos

Pasos clave para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos eficaz

Un sólido flujo de trabajo de gestión de proyectos garantiza que las tareas se completen con eficacia, se cumplan los plazos y la colaboración en equipo se desarrolle sin problemas.

He aquí los pasos clave para crear un proceso de gestión de proyectos fiable:

1. Establecer metas y objetivos claros

Todo proyecto de éxito comienza con unos objetivos claros y bien definidos. Entender lo que se pretende conseguir mantiene al equipo centrado y alineado durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Acciones básicas:

• Organizar reuniones con las partes interesadas para alinearlas con los objetivos del proyecto.
• Desglosa los objetivos en entregables mensurables utilizando el marco SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
• Documente estos objetivos en un lugar central para garantizar la visibilidad del equipo.

2. Desarrollar un plan de proyecto detallado

Un plan de proyecto completo sirve de hoja de ruta, con tareas, plazos y dependencias. Garantiza que cada miembro del equipo comprenda su papel y sus responsabilidades.

Acciones básicas:

• Utilice diagramas de Gantt para establecer calendarios y dependencias entre tareas.
• Establezca hitos y plazos para supervisar eficazmente los progresos.
• Asigne recursos en función de la complejidad de las tareas y la experiencia del equipo.

3. Asignar funciones y responsabilidades

Definir las funciones garantiza la rendición de cuentas y elimina la confusión sobre quién es responsable de cada tarea. Puede ser útil una matriz RACI (Responsable, Contable, Contabilizado, Consultado, Informado).

Acciones básicas:

• Asigne funciones en función de las competencias individuales y las necesidades del proyecto.
• Comunicar claramente las responsabilidades durante las reuniones de equipo o las sesiones iniciales.
• Fomentar la retroalimentación para garantizar un reparto equitativo de las responsabilidades.

4. Priorizar y analizar las tareas

Dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables garantiza que no se pase por alto ningún aspecto del trabajo. Establecer prioridades ayuda a centrar los esfuerzos del equipo en lo más importante.

Acciones básicas:

• Clasificar las tareas por urgencia e importancia utilizando técnicas de priorización como la matriz de Eisenhower.
• Divida las tareas complejas en subtareas más pequeñas con plazos claros.
• Utilice herramientas para seguir el progreso del trabajo y mantener a todo el mundo informado.

5. Reforzar la cooperación y la comunicación

La comunicación abierta y transparente es vital para una gestión eficaz de los proyectos. Ayuda a los equipos a mantenerse alineados, resolver conflictos y garantizar el progreso.

Acciones básicas:

• Organice reuniones periódicas (por ejemplo, reuniones diarias o semanales) para comprobar los avances y abordar los obstáculos.
• Anime a los miembros del equipo a compartir actualizaciones y comentarios en tiempo real.
• Utilice herramientas de colaboración para centralizar la comunicación y documentar las decisiones.

6. Supervisar los progresos y ajustar los planes

Supervisar el progreso del proyecto ayuda a identificar posibles riesgos y cuellos de botella antes de que se agraven. La supervisión periódica permite realizar ajustes para mantener el proyecto en marcha.

Acciones básicas:

• Utilice KPI (indicadores clave de rendimiento) como la tasa de finalización de proyectos, el cumplimiento del presupuesto y el uso de recursos.
• Realice revisiones periódicas para reevaluar los objetivos y los plazos.
• Cree planes de contingencia para hacer frente a retos imprevistos.

7. Evaluación y documentación del curso

Una vez finalizado el proyecto, evalúe su éxito comparando los resultados con los objetivos iniciales. Documentar las lecciones aprendidas ayuda a mejorar los flujos de trabajo futuros.

Acciones básicas:

• Haga una revisión posterior al proyecto para analizar lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse.
• Recoger las opiniones de todas las partes interesadas para identificar los puntos fuertes y débiles.
• Actualizar los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) en función de los resultados.

Utilización de las herramientas adecuadas para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos

Aunque el conocimiento de los pasos básicos de la gestión de proyectos es clave, la aplicación efectiva de estos pasos requiere las herramientas adecuadas. Un sistema de gestión de proyectos fiable puede salvar la distancia entre la teoría y la ejecución, garantizando que los proyectos no solo estén bien organizados, sino que también sean funcionales.

La herramienta adecuada simplifica la asignación de tareas, el establecimiento de prioridades y la colaboración, lo que permite a su equipo mantener la concentración y ofrecer resultados a tiempo.

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

La siguiente tabla de demostración es un ejemplo de un flujo de trabajo eficaz de gestión de proyectos en acción. Esta tabla representa visualmente el progreso de las tareas a través de etapas como «Estrategia del proyecto», «Planificación del proyecto», «Desarrollo» y «Pruebas», garantizando que nada se quede en el tintero.

Mediante la agregación de información, el seguimiento del progreso de un vistazo y la identificación de cuellos de botella, este espacio de trabajo proporciona una visión clara y procesable de su proyecto.

Ahora vamos a profundizar en este tablero de demostración y entender cómo cada módulo trabaja en conjunto para crear un potente sistema de gestión de proyectos diseñado para el éxito.

Cómo funciona este comité de proyecto

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

En la imagen superior puedes ver cómo este equipo organiza su flujo de trabajo mediante una tabla que simplifica la gestión de proyectos. Está diseñada para gestionar cada etapa del proceso.

Echemos un vistazo más de cerca al tablero de este grupo para entender cómo contribuye cada característica a un sistema eficaz de gestión de proyectos. Vea cómo se integra todo.

1. Añadir nuevos asuntos al Consejo

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Cada proyecto comienza con una lista de tareas y esta tabla hace que sea increíblemente sencillo añadirlas. Haciendo clic en el botón «Añadir nueva tarea» (resaltado en la esquina inferior izquierda del panel), puede crear una nueva tarjeta. Cada tarjeta representa una tarea específica, como «Diseño de la página de inicio» o «Desarrollo de la página de producto». Esto garantiza que su flujo de trabajo se mantenga limpio y no se olvide de nada.

2. Personalice las columnas para su flujo de trabajo

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

¿Quieres personalizar la configuración de tu tablón? Puedes cambiar fácilmente el nombre de las columnas, añadir nuevas columnas o mover las existentes para adaptarlas a tu flujo de trabajo. Sólo tienes que hacer clic en el menú de columnas (tres puntos) situado en la parte superior de cualquier columna para acceder a estas opciones. Por ejemplo, si surge una nueva fase de tu proyecto, puedes añadir una columna como «Prueba» sin interrumpir tu trabajo actual.

3. Gestión de los miembros del equipo y sus funciones

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

La colaboración eficaz comienza con las funciones adecuadas. Utilice el menú Miembros del equipo para añadir o eliminar miembros del consejo. Cada persona puede ser designada como Administrador, Miembro o Invitado en función de sus responsabilidades. Por ejemplo, asigne derechos de administrador a los clientes potenciales del proyecto, mientras que da a los clientes acceso de Visitante para ver el progreso.

4. Comunicación del Grupo de Focusing

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Mantenga todas las conversaciones relevantes para la mesa utilizando la función de chat de la mesa. Esto permite a su equipo compartir actualizaciones, hacer preguntas o abordar desafíos en una ubicación central. Por ejemplo, un diseñador puede compartir comentarios sobre la tarea «Diseño de logotipo» directamente en el chat para que todos estén de acuerdo.

5. Adjuntar y compartir archivos

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Cada proyecto implica una buena cantidad de documentación y este panel la gestiona de maravilla. Con el módulo de archivos adjuntos, puedes subir archivos, vincular Google Docs o incluso crear nuevos documentos directamente desde el panel. Por ejemplo, adjunta guías de estilo o resúmenes para asegurarte de que el equipo tiene acceso a todo el material necesario.

6. Marcar el trabajo importante

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Priorice lo importante con la función de etiquetado. Esto le permite filtrar las tareas en función de las fechas de vencimiento, los niveles de prioridad, las etiquetas o las asignaciones específicas. También puedes combinar estos filtros para encontrar tareas.

Por ejemplo, puede etiquetar tareas asignadas a un compañero de equipo concreto, etiquetadas como ‘alfombra’, junto con su estado como ‘Listo’. Esto te ahorra mucho trabajo manual para encontrar lo que buscas.

7. Personalización de la privacidad

El menú de configuración es donde este equipo ajusta su cuadro de mandos para obtener la máxima eficacia. Al hacer clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha aparecen cuatro pestañas: Visión general, Configuración, Columnas y Etiquetas. Cada pestaña desempeña una función específica en la optimización del flujo de trabajo. Vamos a desglosarlas:

1. Pestaña Visión general:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Ofrece una instantánea del progreso de la tabla, una descripción de su finalidad, opciones para exportar las tareas a formato Excel y la posibilidad de archivar las tablas completadas para futuras consultas.

2. Pestaña Configuración:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Controla la privacidad del panel y los derechos de acceso, permitiéndote elegir entre acceso sólo para grupos, acceso organizativo o uso compartido de enlaces públicos. También gestiona los permisos de edición para mantener la integridad del flujo de trabajo.

3. Ficha Columna:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Permite personalizar la estructura de la tabla añadiendo, renombrando o reordenando columnas. Esto ayuda a alinear el flujo de trabajo con los requisitos específicos del proyecto del equipo.

4. Pestaña Etiquetas:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Facilita la categorización de tareas mediante la creación, gestión y aplicación de etiquetas. Las etiquetas facilitan el filtrado de tareas por prioridad, tipo u otras etiquetas personalizadas, lo que mejora la organización y la recuperación de tareas.

Veamos ahora cómo el equipo utiliza estas tarjetas de tareas para dividir todo el proceso de gestión de proyectos en pasos manejables. Te mostraremos cómo puedes utilizar esta función para dividir cada tarea en un elemento procesable.

Divida las tareas en pasos manejables

Las hojas de ruta son el eje central en el que usted y su equipo pueden registrar y organizar todos los detalles necesarios para completar una tarea. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:

1. Añadir detalles básicos:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Empiece por identificar claramente los objetivos de la tarea y los pasos necesarios para completarla. Por ejemplo, para una tarea de diseño de una página de inicio, esboza los requisitos de maquetación y contenido.

2. Seguimiento de los progresos:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Actualiza el progreso de la tarea marcándola como «En curso», «Necesita comprobación» o «Completada» para que todo el mundo pueda estar informado de su estado.

3. Aquí Plazos:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Fija una fecha de vencimiento concreta para cada tarea, así te asegurarás de que se cumplen los plazos y de que nada se retrasa.

4. Divida las tareas en pasos procesables:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Descomponga las tareas complejas en pasos más pequeños y manejables. Por ejemplo, «Crear el contenido de la página de inicio» puede incluir tareas menores como la redacción del texto, la selección de imágenes y el diseño de la maquetación.

5. Utilice etiquetas para mayor claridad:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Utilice etiquetas para clasificar las tareas. Puedes priorizar la urgencia o agrupar tareas por temas como «Diseño», «Desarrollo» o «Pruebas».

6. Adjuntar archivos:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Mantén todos los recursos del proyecto organizados adjuntando archivos directamente a la hoja de ruta. Sube maquetas de diseño, informes o PDF, crea nuevos lienzos de Google Docs o Kerika, o conecta recursos externos, todo en un mismo lugar. De este modo, tu equipo podrá acceder rápidamente a todo lo que necesite sin perder tiempo buscando en el correo electrónico o las carpetas.

7. Mantener una comunicación centrada:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Utilice la pestaña Chat para mantener todas las conversaciones vinculadas a tareas específicas, garantizando que la comunicación sea clara y fácil de seguir.

8. Aquí están los miembros del equipo:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Asigne cada tarea a miembros concretos del equipo para que quede claro quién es responsable de cada cosa. Esto refuerza la rendición de cuentas y garantiza que las tareas avancen con eficacia.

9. Establecer la prioridad del trabajo para un enfoque limpio:

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Priorizar tareas es clave para mantener el proyecto en marcha, y la función Priorizar lo hace sin esfuerzo. Puede asignar uno de los tres niveles a cada tarea:

• Normal: Para trabajos rutinarios que pueden realizarse sin que se produzca una emergencia.
• Alta prioridad: Para tareas que requieren una acción rápida o una mayor atención por parte del equipo.
• Crítico: para tareas urgentes o de alto impacto que requieren atención inmediata.

Al aprovechar estas capacidades, las tarjetas de tareas ayudan a su equipo a mantenerse organizado, colaborar sin problemas y garantizar que no se pase por alto ningún detalle importante. Con estos pasos, la gestión de tu proyecto será más fácil y eficiente.

Crea tu cuenta Kerika

Empezar a utilizar Kerika es rápido, sencillo y sienta las bases para una organización perfecta del flujo de trabajo de sus proyectos. Vea cómo puede configurar su cuenta y empezar con buen pie:

Registrarse es gratis y fácil

1. Vaya a kerika.com y haga clic en el botón Registrarse.

2. Elija el tipo de cuenta que más le convenga:
   • Si utiliza Google Workspace, seleccione la opción REGISTRARSE CON GOOGLE.
   • Si es usuario de Office 365, seleccione INSCRIBIRSE CON MICROSOFT.
   • También puede seleccionar COPIAR CON CAJA para integrar el almacenamiento de archivos.
3. Siga las instrucciones y podrá empezar a trabajar en cuestión de minutos: no necesitará tarjeta de crédito y recibirá una prueba gratuita de 30 días para su grupo.

Un lugar de trabajo global para todos

Gerica es compatible con 38 idiomas, para que usted y su equipo puedan trabajar en el idioma con el que se sientan más cómodos, creando una experiencia verdaderamente integradora.

---

Cree su primera mesa

Una vez que te hayas registrado, es hora de crear tu primer tablero y dar vida a tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Descubre cómo:

1. Haga clic en «Crear nueva tabla»: desde el panel de control de Kerika, establezca la opción de crear una nueva tabla.
2. Seleccione el tipo de tablero: para la gestión de proyectos, seleccione el esquema Tablero de tareas. Viene precargado con columnas como «Pendiente», «Ejecución» y «Completado».

3. Ponle nombre a tu comité: Dale al comité un nombre que refleje tu proyecto, como «Rediseño del sitio web» o «Plan de marketing».
4. Adapta tu lugar de trabajo: Añade o cambia el nombre de las columnas para adaptarlas a tu flujo de trabajo y empieza a añadir tareas para mantener a tu equipo alineado.

Ahora dispones de un espacio de trabajo visual totalmente funcional, listo para ayudarte a seguir el progreso, gestionar las tareas y fomentar la colaboración dentro de tu equipo.

Finalización: su plan para el éxito del proyecto

Aprender a gestionar proyectos no consiste sólo en completar tareas. Se trata de crear un sistema que mantenga a tu equipo en sintonía, fomente la colaboración y garantice el cumplimiento de todos los hitos. Con un flujo de trabajo detallado y las herramientas adecuadas, puedes mantenerte organizado, productivo y centrado en la consecución de tus objetivos.

Esta tabla muestra cómo cada aspecto de tu proyecto puede dividirse en pasos que pueden llevarse a cabo. Si priorizas las tareas, haces un seguimiento del progreso y utilizas funciones como las tarjetas de tareas para gestionar los detalles, te asegurarás de que no se te pasa nada por alto.

Kerika no es sólo una herramienta; es un marco para agilizar el trabajo en equipo, mantener la responsabilidad y hacer realidad la visión de su proyecto. ¿Estás listo para dar el siguiente paso? Empieza a crear tu pizarra, organiza tus tareas y observa cómo tus proyectos triunfan con Kerika.