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Elevating Customer Success: A Step-by-Step Guide 

Agile y Scrum, Colaboración en Equipo, Mejores Prácticas

In a world where customer satisfaction can make or break a business, the importance of a well-structured and results-driven customer success program is hard to overstate. It’s not just about solving problems when they arise. It’s about anticipating them, guiding customers through their journey, and ensuring they achieve meaningful outcomes. But here’s the challenge: without the right strategy, even the most dedicated teams can fall short.

Imagine a customer success team handling multiple tickets, feature requests, and bug reports while maintaining proactive communication with clients. This balancing act requires more than good intentions. It demands structure, clarity, and tools that bring everything together.

This guide will help you master that balance. Whether you are a growing startup or a seasoned enterprise, we will walk you through a step-by-step approach to elevate your customer success efforts. From managing incoming tickets to improving response times and keeping clients engaged, you will find practical advice to make an impact.

Let’s dive into what it takes to build a customer success program that not only solves issues but also drives lasting outcomes.

See how Kerika elevates customer success with its structured, results-driven Kanban board. This example demonstrates efficient ticket management, proactive communication, and streamlined team collaboration, leading to improved customer satisfaction and retention. Transform your customer success efforts with Kerika's intuitive and scalable platform

Click here to see how this team is utilising this board

Essential Steps To Build a Solid Customer Success Program

Building a robust customer success program involves a structured approach that can be scaled and adapted over time. Here are the essential steps you should follow, backed by industry best practices and studies.

1. Define Clear Objectives and Success Metrics

Start by outlining what you aim to achieve with your customer success program. Are you looking to improve customer retention, increase upsells, or enhance customer satisfaction scores? Setting clear objectives and associated success metrics gives your team precise targets to aim for.

According to a study by HubSpot, companies that define clear success metrics are more likely to achieve positive outcomes in customer retention. Clear objectives and success metrics provide teams with precise targets, improve communication, and enhance customer satisfaction and loyalty.

Watch out for: Setting vague or non-measurable objectives can lead to confusion and lack of direction. Ensure all objectives are SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

2. Develop a Comprehensive Customer Journey Map

Understanding each stage of the customer’s journey is crucial. Map out the typical customer journey from onboarding to renewal, identifying key touchpoints where your team can add value. This mapping should include potential pain points and opportunities to enhance the customer experience. Research from the Customer Experience Professionals Association highlights that journey maps help align cross-functional teams and improve customer-centric decision-making.

Watch out for: Missing out on hidden pain points or failing to update the journey map as products and services evolve can cause misalignment with customer expectations.

3. Implement Proactive Communication Strategies

Proactive communication is key to preempting issues and building trust with customers. Develop communication protocols that ensure your team reaches out to customers at critical moments before issues arise. A survey by Gallup shows that fully engaged customers offer a higher premium in terms of share of wallet, profitability, and revenue compared to the average customer.

Watch out for: Over-communication can overwhelm customers, while too little can make them feel neglected. Find the right balance based on customer preferences and feedback.

4. Train Your Team Regularly 

Continuous training and development are key to keeping your customer success team knowledgeable and effective. Regular training sessions on product updates, customer handling skills, and advanced communication techniques ensure that your team can provide exceptional service and handle complex issues with ease.

Watch out for: Training without practical application or feedback can be ineffective. Make sure training sessions are interactive, allow for role-playing scenarios, and provide feedback to ensure concepts are understood and can be applied.

5. Analyze Feedback and Adjust 

Regularly gather and analyze feedback from customers to understand their needs, expectations, and satisfaction levels. This feedback can guide improvements in products and services and highlight areas where your customer success process could be enhanced.

Watch out for: Feedback should be actionable. It’s not enough to collect data; the insights gained must lead to actionable changes that drive improvements in customer satisfaction and business outcomes.

6. Celebrate Success and Recognize Challenges 

Create a culture that celebrates milestones and acknowledges the challenges faced. Recognizing team efforts and learning from setbacks fosters a positive working environment and encourages continuous improvement.

Watch out for: Ensure that recognition is fair and inclusive. Focusing only on certain achievements or team members can lead to resentment and a decrease in team morale.

7. Leverage the Right Tools 

Utilizing advanced task management tools is pivotal for orchestrating an effective customer success strategy. These tools support the customer success teams by organizing customer interactions, streamlining workflows, and ensuring timely resolutions. With capabilities for real-time updates and collaborative functionalities, these tools facilitate a proactive approach to customer management, enabling teams to adapt swiftly to customer needs and enhance the service experience.

Watch out for: It’s crucial to select tools that are intuitive and cost-effective, offering flexibility without overwhelming your team with complexity or excessive costs. The right tool should seamlessly integrate into your existing processes, enhancing efficiency without disrupting the workflow.

Let’s take a closer look at how the right tools can significantly streamline your customer success efforts. By integrating an effective task management system, you can enhance your team’s ability to manage workflows and respond to customer needs swiftly. This practical insight will help you understand the tangible benefits these tools bring to everyday customer success scenarios.

Using The Right Tools

Lets look into the practical application of task management tools, showcasing how a specific team utilizes such a system to enhance their customer success program.

Optimize your customer success program with the right task management tools. Centralized processes and effective support enhance time and resource efficiency. See how Kerika supports teams by organizing interactions, streamlining workflows, and ensuring timely resolutions with its customizable platform

Check How This Team Executes Their Customer Success Program

In this overview of a well-structured task management board, we see a system designed to optimize customer success outcomes. The board is segmented into various sections such as «New Tickets,» «Feature Requests,» and «Bugs,» each dedicated to tracking and managing specific types of customer interactions.

This structured approach ensures that every customer query or issue is captured and addressed promptly, enhancing response times and overall customer satisfaction.

The team uses the board to maintain a clear overview of ongoing tasks, allowing for efficient management of priorities and resources. For instance, new tickets are quickly assigned to ensure no request is overlooked, while feature requests are meticulously tracked to inform product updates that align with customer needs.

This system not only streamlines the workflow but also facilitates a proactive approach to customer service, laying the groundwork for a detailed exploration of how each element contributes to the team’s success in the subsequent section.

Take a Closer Look at This Customer Success Board

Customize every step of your customer success process with Kerika. This image highlights Kerika's flexible features, such as the ability to add new tasks and customize columns to align with team workflow. Tailor every step from ticket intake to resolution to ensure all actions are accounted for while providing team members with clear visual progress

Check How This Team Executes Their Customer Success Program

1. Creating a Task Card for New Tickets

Efficiently create and manage customer support tickets with Kerika's visual system. The image displays a specific example of a task card related to requesting a 'Team discount?' Track user information, and quickly assign action steps to provide top-quality support

Efficiently managing new customer inquiries begins with the creation of task cards for each new ticket. For example, a card like «Team Discount?» is used to address specific requests, containing essential details such as the customer’s query and contact information. 

This setup allows the team to track and prioritize these inquiries from receipt through to resolution, ensuring timely responses and maintaining high customer satisfaction.

2. Customizing Workflow with Columns

Visualize the best workflow for your customer success agents with Kerika. Quickly streamline their processes by adjusting tasks or organizing the interface. Create a unique work environment to visualize results, track progress, and offer premium service for every customer

Customizing columns in the workflow is crucial for managing customer interactions effectively. By setting up specific columns like «New Tickets» and «Open Tickets,» teams can streamline processes from initial inquiry to resolution. 

This adaptability allows for adding, removing, or rearranging columns to keep the workflow organized and responsive to changing priorities, ensuring efficient handling of customer needs.

3. Zoom Out for Workflow Overview

The Kerika customer success board is organized so no tasks fall through the cracks! This is thanks to the ability to zoom out for a bird's eye view. Easily identify problems and optimize work management. Take advantage of greater visibility with Kerika's visual tracking

By minimizing the task cards to display only their titles, team members can gain a high-level overview of the entire board without getting lost in the details. 

This bird’s-eye view is particularly useful for identifying overall progress, detecting bottlenecks, and ensuring that no area of the board is overloaded with tasks. It allows for rapid assessment and reallocation of resources where necessary, ensuring that the workflow remains balanced and efficient.

4. Managing Team Members on the Board

Kerika provides you with the right tools to assign team roles and responsibilities. See how easy managing the customer success workflow is by assigning each team member as an Admin, Member, or Visitor with designated access and tasks. This will help you avoid confusion while securing data by limiting levels of access to each board for specific team members

Effective team management is crucial for any customer success board. The ability to add team members and assign specific roles such as Board Admin, Team Member, or Visitor ensures everyone understands their responsibilities and accesses only the information necessary for their tasks. 

This feature facilitates streamlined collaboration by defining roles clearly and secures sensitive information by controlling access appropriately. 

For example, team members might be assigned to handle day-to-day tasks while visitors could be restricted to view-only rights, which is ideal for external stakeholders or auditors who require insights without the capability to make changes.

5. Centralized Communication Using Board Chat

Boost team communication with Kerika's integrated board chat. This image shows a team collaborating within Kerika, sharing updates and insights directly on the board. Streamline discussions, improve response times, and keep everyone aligned with Kerika's real-time communication features

This allows these team members to quickly exchange information, offer assistance, or update each other on progress without leaving the platform. It helps in keeping all communications related general board activity within the same workspace, enhancing clarity and reducing the time spent searching for information across multiple channels. 

This centralized approach streamlines interactions and keeps the team aligned on their tasks and objectives.

6. Centralized File Management for Seamless Access

Streamline file management and enhance collaboration with Kerika. This image showcases Kerika's centralized file management, allowing teams to upload, create, and link documents directly to the board. Keep all essential resources organized and easily accessible, boosting productivity and ensuring seamless access for your entire customer success team

The board’s file management system allows team members to upload, create, or link documents directly, supporting various document types like Google Docs and Spreadsheets. Files remain securely stored in your own drive, ensuring easy access and data security. 

This setup eliminates the need for external storage solutions and keeps all necessary materials readily available and safe within the project’s ecosystem.

7. Highlight and Prioritize Critical Tasks

Prioritize critical customer success tasks with Kerika. This image showcases Kerika's highlighting features, allowing users to filter tasks by due date, priority, and assignee. Empower your team to focus on what matters most, improving response times and driving customer satisfaction with Kerika's smart task prioritization

The ability to highlight and prioritize critical tasks within the board is crucial for maintaining operational efficiency. This ensures urgent tasks are easily visible, aiding in efficient management and timely completion.  

For example, tasks can be filtered to show only those that are overdue, marked as high priority, or assigned to a particular team member, making it easier to manage workloads and ensure timely completion of critical activities.

8. Fine-Tuning Board Settings for Optimal Control

Fine-tune your customer success board with Kerika's comprehensive settings. This image illustrates the Settings, Columns, and Tags tabs, allowing users to manage privacy, customize workflow stages, and categorize tasks. Take control of your customer success program with Kerika's flexible board settings for optimal efficiency and security

Adjusting the board settings is crucial for maintaining optimal control over the team’s workflow. By fine-tuning these elements, you can create a highly organized workspace and control who can view the board, implementing work-in-progress limits to manage the flow of tasks effectively, and enabling auto-numbering of tasks for better tracking.

Additionally, the ability to manage board tags and columns allows teams to customize the environment to match their specific processes and needs.

Break Down Customer Tickets Into Manageable Steps

Break down customer tickets into manageable steps with Kerika's task management features. This image showcases a Kerika board with a sample customer support ticket broken down into actionable steps. Assign, track, and manage every detail of each task to ensure a smooth, efficient process that will help your customer success program thrive.

Click here to view this task card

This Customer Success board excels at breaking down customer tickets into actionable and trackable steps, ensuring thorough handling of each customer interaction. Here’s how this structured approach enhances the customer success workflow:

  1. Details Tab for Ticket Descriptions: Each ticket on the board, such as «Team discount?», includes a Details tab. This provides a comprehensive description of the customer’s issue or request, outlining the necessary actions and objectives. It ensures that all team members understand the scope of the customer’s needs clearly.
  2. Setting Ticket Status for Progress Tracking: The board allows each ticket to be marked with statuses like Ready, In Progress, or Needs Review. This system offers clear visibility on the progress of customer issues, enabling team members to efficiently track and address any delays or complications.
  3. Checklist Tab for Actionable Steps: Complex customer issues are divided into subtasks within the Checklist tab. This method helps in systematically addressing each component of the ticket, ensuring thorough resolution and customer satisfaction.
  4. Due Dates to Maintain Service Levels: Setting deadlines for each ticket ensures that responses and resolutions are timely. This helps the team prioritize their tasks effectively and meet the service level agreements set with customers.
  5. Tags for Easy Categorization: Tickets are tagged with relevant labels such as high priority or common issue, which helps in organizing and prioritizing the workflow. This feature makes it simple to filter and focus on tickets that require immediate attention or fall into specific categories.
  6. Chat Tab for Ticket-Specific Discussions: The Chat tab centralizes all discussions related to a specific ticket, allowing team members to collaborate directly within the context of the issue. This feature streamlines communication and speeds up problem resolution.
  7. Task Assignments for Clear Responsibility: Assigning tickets to specific team members clarifies who is responsible for handling each issue. This clear delineation of tasks prevents overlap and ensures accountability within the team.
  8. Attachments Tab for Relevant Documents: The Attachments tab enables team members to store all pertinent documentation directly with the ticket. This centralized storage of files ensures that all the necessary information is readily available and linked to the corresponding customer issue.

By utilizing these features, the board effectively organizes the handling of customer tickets, enhancing the team’s ability to manage their customer success workflow systematically and efficiently.

Conclusion

The capabilities demonstrated by the Customer Success board show that when technology aligns with strategic workflow management, teams can enhance their efficiency and effectiveness significantly. By breaking down tasks, managing communications, and utilizing advanced features like task prioritization and file management, teams are equipped to provide unparalleled customer service.

Implementing these strategies will not only streamline operations but also elevate the customer experience, fostering loyalty and driving success in today’s competitive environment.

Sólo los administradores del consejo pueden eliminar tareas de forma permanente

Tecnología

Sólo los administradores del consejo pueden eliminar tareas de forma permanente

Los errores ocurren: a veces las tareas se borran accidentalmente. Por eso es importante establecer un sistema de protección que garantice que nada importante se pierda para siempre.

Cuando se borran tareas, no desaparecen permanentemente, sino que se trasladan a la columna «Borrados» del tablón de anuncios. Esto proporciona una red de seguridad para que las tareas puedan ser revisadas o restauradas si es necesario. Sin embargo, la capacidad de eliminar tareas permanentemente está restringida al administrador del foro.

Esta configuración garantiza la responsabilidad al tiempo que mantiene la flexibilidad. Los miembros del equipo pueden eliminar tareas sabiendo que se pueden restaurar si es necesario. Sin embargo, la eliminación permanente requiere la supervisión del administrador, por lo que la gestión de tareas es segura y está bien pensada.

Vamos a explicar cómo funciona todo:

Cómo funciona

Una captura de pantalla ilustra el proceso de eliminación segura de tareas de Kerika. Muestra un tablero de proyecto con una prominente columna "Eliminado" que contiene tareas como "Propuesta de proyecto". Las tareas individuales eliminadas están etiquetadas con un botón "Restaurar" fácil de usar que permite a cualquier miembro del equipo restaurar rápidamente los elementos. Es importante destacar que, en la imagen, sólo los administradores del tablero identificados en la lista del equipo pueden acceder a la opción "Tareas eliminadas permanentemente" del menú de acciones de la columna. Esto demuestra el cuidadoso diseño de Kerika que proporciona una red de seguridad contra el borrado accidental al tiempo que garantiza un borrado permanente controlado y responsable, aumentando la confianza del equipo y la seguridad del flujo de trabajo.

Haga clic aquí para ver cómo funciona esta consultoría de gestión de proyectos.

1. las cartas descartadas permanecen en la columna de descartes

Cuando se elimina una tarea, no desaparece para siempre. En su lugar, se traslada a la columna «Eliminado», donde permanece hasta la siguiente acción.

  • Restaurar tareas en cualquier momento: Cualquier persona del tablón puede utilizar esta columna para restaurar tareas eliminadas si detecta un error.
  • Sin presiones: no tienes que preocuparte por clics accidentales o decisiones precipitadas: todo es recuperable.

2. sólo los administradores del foro pueden borrar permanentemente

Cuando llega el momento de eliminar para siempre la columna Eliminado, sólo los administradores del foro pueden intervenir y eliminar tareas de forma permanente.

  • Protección adicional: al restringir esta autorización a los administradores, puede asegurarse de que ningún trabajo se elimina de forma permanente sin una comprobación cuidadosa.
  • Responsabilidad clara: esta función proporciona un nivel adicional de control y garantiza que las tareas importantes no se pierdan debido a acciones involuntarias.

Por qué es importante

  1. Evite perder trabajo importante

    La columna «Borrados» sirve como red de seguridad que permite a los miembros del equipo borrar tareas sin temor a perderlas permanentemente. Las tareas pueden volver a crearse hasta que el Administrador del Cuerpo decida lo contrario, lo que proporciona tanto flexibilidad como seguridad.
  2. Mantener el control

    Los administradores del tablón de anuncios tienen autoridad para controlar la eliminación permanente y asegurarse de que sólo se eliminan las tareas innecesarias o duplicadas. Esta estructura ayuda a mantener la claridad y a que los proyectos estén bien organizados.
  3. Fomentar la responsabilidad

    Limitar los derechos de cancelación permanente anima a los equipos a completar las tareas con cuidado, reduce los errores y fomenta un sistema fiable y transparente. Este enfoque fomenta la confianza y la responsabilidad en todos los ámbitos.

Conclusión

Los trabajos eliminados pueden restaurarse hasta que intervenga el administrador del tablón, lo que garantiza la seguridad, la responsabilidad y el control. Este enfoque evita pérdidas accidentales y garantiza un flujo de trabajo seguro y organizado.

Categorización de tareas: Utilizar etiquetas para mantenerse organizado

Tecnología

Cuando hay que hacer malabarismos con múltiples tareas en las distintas fases de un proyecto, es esencial mantenerse organizado. Las etiquetas son una poderosa herramienta que puede estructurar tu flujo de trabajo, ayudándote a identificar, categorizar y priorizar rápidamente las tareas.

Tanto si gestionas maquetas de diseño, el desarrollo del backend o las fases de prueba, las etiquetas facilitan que te centres en lo que más importa.

A continuación te explicamos cómo puedes utilizar las etiquetas para agilizar la gestión de tus proyectos:

Cómo funcionan las etiquetas en las hojas de ruta

 

Esta tarjeta de tarea de Kerika muestra la facilidad con la que se pueden aplicar etiquetas como "backend" y "diseño" para una categorización visual. Observa cómo estas etiquetas de colores proporcionan una comprensión instantánea de la naturaleza de la tarea, ayudando a los equipos a mantenerse organizados y centrados en lo que más importa.

Haga clic aquí para previsualizar estas etiquetas

Las etiquetas actúan como marcadores visuales, proporcionándole información instantánea sobre la categoría o el estado de una tarea. A continuación te explicamos cómo aplicarlas a cada ficha de tarea:

  1. Abra la Guía de Tareas: Seleccione la hoja de ruta que desea categorizar.
  2. Establecer etiquetas: Haga clic en la sección Etiquetas en los detalles de la tarjeta. Desde aquí, puedes elegir entre las etiquetas existentes o crear una nueva.
  3. Indicaciones visuales: Una vez aplicada, la etiqueta aparece en la parte superior de la tarjeta de tarea, proporcionando un indicador a simple vista de su categoría o prioridad.

Consejo profesional: Utiliza un código de colores consistente para las etiquetas para que sea fácil distinguir entre categorías, como el verde para las tareas de «backend» o el azul para las de «diseño».

Cómo crear etiquetas personalizadas

Este panel de configuración de Kerika ilustra el sencillo proceso de creación de etiquetas personalizadas. Observa con qué facilidad puedes añadir un nuevo nombre de etiqueta y seleccionar un color para categorizar visualmente tus tareas según las necesidades específicas de tu equipo.

Las etiquetas personalizadas le permiten adaptar la categorización a las necesidades de su equipo. A continuación se explica cómo crear etiquetas:

  1. Acceda a la configuración de etiquetas: Vaya a la pestaña Configuración de su tablero y seleccione Etiquetas.
  2. Añadir una nueva etiqueta: Haga clic en la opción + Añadir nueva etiqueta. Dale a tu etiqueta un nombre que refleje su propósito, como «urgente», «maquetas» o «pendiente».
  3. Elija un color: Elija un color para que su etiqueta se distinga visualmente.
  4. Guardar y aplicar: Guarde la etiqueta y estará lista para ser utilizada en todo su tablero.

Consejo profesional: Los nombres de las etiquetas deben ser cortos e intuitivos. De este modo, todos los miembros de tu equipo podrán entenderlas fácilmente y utilizarlas con eficacia.

Ventajas del uso de etiquetas

  • Categorización de tareas sin esfuerzo: Las etiquetas te ayudan a agrupar tareas relacionadas, facilitando su filtrado y localización.
  • Enfoque mejorado: resalte las tareas que requieren atención inmediata o pertenecen a una categoría específica.
  • Claridad para el equipo: Asegúrese de que todos los miembros del equipo comprenden de un vistazo el propósito de la tarea.

Recapitulación

Las etiquetas son más que simples rótulos, son una forma de simplificar y mejorar la gestión de tareas. Si utilizas las etiquetas de forma eficaz, podrás categorizar, priorizar y centrarte en las tareas con facilidad, manteniendo a tu equipo alineado y productivo.

Tareas destacadas: Concéntrese en lo importante

Tecnología

Una pizarra llena de tareas puede parecer a veces un laberinto, sobre todo cuando hay que hacer malabarismos con tareas de distintas prioridades. La función Resaltar te permite filtrar y resaltar visualmente las tareas que cumplen criterios específicos.

A continuación te explicamos cómo utilizar esta función para mantenerte al día de tus proyectos:

Cómo utilizar la función de resaltado

Captura de pantalla que muestra la potente función Resaltar de Kerika, a la que se accede a través del icono Resaltar del menú del tablero. La imagen muestra el panel "RESALTAR TAREAS DE ESTE PUNTO", que revela tanto los filtros predefinidos ("Lo que tengo asignado", "Lo que necesita atención", "Lo que está atrasado", etc.) como las amplias opciones de "Resaltado personalizado" (por persona asignada, estado, fecha de vencimiento, prioridad, etiquetas). De este modo, los usuarios pueden eliminar al instante el desorden de los tablones de proyectos y centrarse en las tareas que más les importan, lo que aumenta la productividad personal y la flexibilidad del flujo de trabajo. El alto grado de personalización garantiza que los usuarios puedan adaptar su vista para que se ajuste perfectamente a sus necesidades específicas y a su estilo de trabajo.

1. Acceda a la opción Resaltar

Haga clic en el icono de resaltado de su tablero.

2. Elija qué destacar

Seleccione entre las opciones predefinidas o cree filtros personalizados:

  • Qué se me ha asignado: Consulta al instante todas las tareas que tienes asignadas, para estar al tanto de tus responsabilidades.
  • Lo que requiere atención: Destaca las tareas que pueden requerir seguimiento o que tienen plazos próximos, asegurándote de que no se olvida nada.
  • Lo marcado como Alta Prioridad o Crítico: Concéntrese en las tareas esenciales para el éxito del proyecto.
  • Lo que está atrasado: Identifica claramente las tareas que han sobrepasado su fecha de vencimiento, lo que te ayuda a abordar los retrasos con rapidez.
  • Resaltado personalizado: Crea filtros a medida combinando parámetros como asignados, estado de la tarea, fechas de vencimiento, prioridades y etiquetas. Puedes utilizar uno o varios filtros a la vez para averiguar lo que más te importa en el tablón.

Por qué funciona

  • Concéntrate en tus tareas con «Lo que se me ha asignado «Filtra las tareas que se te han asignado para concentrarte en tus responsabilidades sin distraerte con otros elementos del tablón. Es una forma eficaz de controlar tu carga de trabajo personal.
  • Identifique el trabajo urgente con «Lo que necesita atención «Destaque las tareas que requieren atención inmediata, ya sea debido a un plazo próximo o a un progreso estancado. Este filtro te ayuda a detectar cuellos de botella y mantener el impulso del proyecto.
  • Manténgase al tanto del trabajo crítico con «Lo marcado como de alta prioridad o crítico «Las tareas de alta prioridad exigen atención. Esta opción garantiza que el trabajo crucial reciba la atención que merece, ayudándote a conducir el proyecto hacia el éxito.
  • Identifique rápidamente las tareasatrasadasy actúe reasignando recursos o haciendo un seguimiento con los miembros del equipo para que vuelvan a estar al día.
  • Personalice su flujo de trabajo conResaltes personalizadosLa función Resaltes personalizados le permite establecer varias condiciones, como mostrar las tareas asignadas a una persona concreta, marcadas como «Necesita revisión» y con vencimiento en una semana. Adapte estos ajustes para crear una vista de enfoque personalizada que se adapte a su flujo de trabajo específico.

Conclusión

Con la función de resaltado, puede eliminar las distracciones y centrarse en lo importante, garantizando un flujo de trabajo claro y eficaz. Tanto si gestionas tu carga de trabajo como si supervisas a todo el equipo, los resaltados te ayudan a mantener la productividad y la concentración.

Cómo crear un flujo de trabajo eficaz para el servicio de asistencia: Guía paso a paso

Sin Categoría

Un flujo de trabajo de help desk bien diseñado es la columna vertebral de una atención al cliente excepcional. Garantiza una comunicación fluida, una resolución de problemas más rápida y una mayor satisfacción de los usuarios. Tanto si se trata de solicitudes internas como de consultas de clientes externos, un flujo de trabajo eficiente ayuda a los equipos a mantenerse organizados y centrados en ofrecer una experiencia de asistencia perfecta.

Sin embargo, crear un flujo de trabajo eficaz no está exento de dificultades. Los equipos a menudo se enfrentan a problemas como tickets perdidos, priorización de tareas poco clara y cuellos de botella en la comunicación. Sin un sistema estructurado, resolver rápidamente los problemas de los clientes puede resultar abrumador, lo que provoca la frustración de los usuarios y la insatisfacción de los equipos.

En este artículo, le guiaremos a través de los pasos esenciales para crear un flujo de trabajo de help desk, abordaremos los posibles problemas que podrían obstaculizar su éxito y le presentaremos las herramientas adecuadas para crear un flujo de trabajo que realmente funcione:

Vea cómo Kerika agiliza los flujos de trabajo de la mesa de ayuda con su tablero visual Kanban. Este ejemplo demuestra una gestión eficiente de las solicitudes, una clara priorización de las tareas y una colaboración en equipo sin fisuras, lo que se traduce en una resolución más rápida de los problemas y en clientes más satisfechos. Pruebe la interfaz intuitiva y los flujos de trabajo personalizables de Kerika para transformar sus operaciones de soporte.

Haga clic en esta imagen para ver un ejemplo de cómo un equipo ha creado un potente servicio de asistencia técnica

Pasos esenciales y errores comunes para crear un flujo de trabajo de asistencia sólido

Un flujo de trabajo del Help Desk bien definido es crucial para que las operaciones de asistencia sean fluidas, los tiempos de respuesta reducidos y la satisfacción de los usuarios excepcional. Para establecer un flujo de trabajo del Help Desk sólido y eficiente, siga estos pasos clave:

1. Definir objetivos y alcance claros

Identifique el objetivo principal de su flujo de trabajo. ¿Aborda cuestiones internas, asistencia externa o ambas? Defina claramente el alcance para alinear las prioridades y fijar objetivos realistas. Establezca acuerdos de nivel de servicio (SLA) para fijar las expectativas de tiempos de respuesta y resolución.

Cuidado con: objetivos poco claros que pueden dar lugar a un flujo de trabajo ineficaz y a una escasa satisfacción de los usuarios.

2. Construir una amplia base de conocimientos

Cree un recurso valioso para su equipo y sus usuarios analizando los problemas recurrentes y elaborando contenidos claros en los que se puedan realizar búsquedas, como preguntas frecuentes, guías paso a paso y consejos para solucionar problemas.

Atención: un intercambio de conocimientos ineficaz puede alargar los plazos de resolución y provocar frustración.

3. Centralizar la gestión de las solicitudes

Cree un repositorio único para gestionar todas las solicitudes entrantes, garantizando que no se pase por alto ningún problema. Este sistema centralizado elimina el riesgo de dispersión de datos y ayuda a mantener un enfoque organizado para la resolución de incidencias.

Cuidado con: la gestión caótica de las solicitudes sin un sistema centralizado, lo que lleva a perder o duplicar esfuerzos.

4. Categorizar y priorizar tareas

Desglose las solicitudes por urgencia, tipo o departamento. Categorizar las tareas ayuda a tu equipo a centrarse en los problemas de alta prioridad, al tiempo que mantiene las solicitudes de menor prioridad visibles y en el buen camino.

Atención: la categorización manual puede dar lugar a errores e incoherencias, lo que puede retrasar la resolución de problemas críticos.

5. Establecer responsabilidades y funciones claras

Asigne funciones específicas a los miembros del equipo para garantizar la responsabilidad. Defina quién se encarga de las consultas de primera línea, quién escala y resuelve los problemas complejos y quién es responsable de las actualizaciones de la base de conocimientos.

Ten en cuenta que la ambigüedad en las funciones y responsabilidades puede generar confusión y retrasos.

6. Supervisar y evaluar el rendimiento

Realice un seguimiento de métricas clave como el tiempo de resolución, el tiempo de respuesta y la satisfacción del cliente. Evalúe periódicamente el rendimiento de su equipo y recabe opiniones de los usuarios para identificar áreas de mejora.

No lo olvide: una visibilidad limitada del rendimiento del flujo de trabajo puede dificultar la identificación y solución de los cuellos de botella.

Utilizar las herramientas adecuadas para superar los retos del Help Desk

Un sistema de help desk claro y organizado es esencial para garantizar una resolución eficaz de los problemas, y este espacio de trabajo visual demuestra cómo se pueden abordar los retos de frente. Echemos un vistazo rápido a cómo este equipo gestiona su flujo de trabajo para mantenerse a la vanguardia.

Esta imagen muestra cómo el tablero visual de Kerika ayuda a centralizar las solicitudes, priorizar las tareas y agilizar la colaboración en equipo, lo que conduce a tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción del cliente. Descubra cómo las características de Kerika pueden transformar sus operaciones de soporte e impulsar la productividad del equipo.

Explore cómo este tablero de demostración da vida al flujo de trabajo deHelpdesk

Este tablón ofrece una visión directa de las tareas en diferentes etapas. Las solicitudes se registran en «Cosas por hacer», donde se clasifican y priorizan en función de su urgencia.

Las tareas se mueven sin problemas a la columna «Haciendo» cuando están en curso, lo que permite al equipo centrarse en los problemas activos sin perder de vista lo que está por venir. Las tareas completadas se archivan en la sección «Completadas», lo que da una sensación de progreso al tiempo que mantiene el espacio de trabajo despejado.

Etiquetas visuales como «Necesita revisión», «En curso» y «Necesita revisión» facilitan la detección de tareas que requieren una acción inmediata, mientras que las fechas de vencimiento garantizan que nada se escape. Al centralizar las solicitudes, organizarlas eficazmente y crear un flujo de trabajo claro, este equipo evita el caos de herramientas de comunicación dispersas como el correo electrónico o el chat.

A continuación, profundizaremos en el funcionamiento de este espacio de trabajo, desglosando sus funciones para mostrarle cómo crear un sistema de asistencia eficaz para su equipo:

Eche un vistazo a este tablero de flujo de trabajo del servicio de asistencia técnica

Explora cómo funciona esta Demo Board

Este tablero de flujo de trabajo del Help Desk es un buen ejemplo de cómo una organización estructurada y un diseño claro pueden simplificar la gestión de las tareas de asistencia. Cada sección está diseñada a propósito para que la gestión de las solicitudes sea fluida, al tiempo que se fomenta la responsabilidad y la colaboración.

1. Capture y organice cada solicitud

La columna «Tareas pendientes» es el punto de partida, donde se capturan todas las solicitudes entrantes. Desde el restablecimiento de contraseñas hasta la resolución de problemas de conectividad, cada tarea es un único elemento procesable que garantiza que no se pase por alto ninguna solicitud. Este enfoque centralizado aporta claridad y permite al equipo establecer prioridades de forma eficaz.

2. Adapte las fases del flujo de trabajo a sus necesidades

Las columnas representan diferentes etapas del progreso de las tareas, como «Cosas por hacer», «Haciendo» y «Completadas». Pueden renombrarse, reordenarse o personalizarse para adaptarse al flujo de trabajo específico de tu equipo, haciendo que las transiciones entre etapas sean intuitivas y eficientes.

3. Control de accesos y permisos

Gestione quién puede ver y editar el tablón asignando funciones. Los miembros del equipo pueden tener privilegios de edición para actualizar las tareas, mientras que las partes interesadas pueden limitarse a ver el progreso. Esto elimina la confusión, garantiza que las responsabilidades estén claras y mantiene la seguridad del flujo de trabajo.

4. Centralizar la comunicación

Los debates en equipo se producen directamente en el tablón. En lugar de hacer malabarismos con correos electrónicos o herramientas de chat, puedes comentar tareas específicas para aclarar detalles o proporcionar actualizaciones. De este modo, toda la comunicación es relevante, accesible y está vinculada a la tarea adecuada.

5. Racionalizar el uso compartido de recursos

Gracias a las funciones de carga de archivos, los manuales de usuario, las guías de solución de problemas y otros recursos pueden adjuntarse a las tareas. Esto elimina la pérdida de tiempo buscando documentos dispersos y garantiza que todo el mundo tenga acceso a los materiales que necesita.

6. Priorizar con claridad

Priorizar tareas no supone ningún esfuerzo gracias a las etiquetas de urgencia integradas. Ya sea marcando las tareas como «críticas», «de alta prioridad» o «normales», estos indicadores visuales garantizan que el equipo sepa qué hay que abordar primero, manteniendo el flujo de trabajo por buen camino.

7. Mantener la concentración con filtros

Los filtros permiten clasificar e identificar rápidamente las tareas que requieren atención inmediata. Tanto si buscas tareas atrasadas, elementos sin asignar o problemas marcados para revisión, estos filtros garantizan que no se pase por alto nada importante.

8. Desglose las tareas para mayor claridad

Gestione todos los detalles de las solicitudes de asistencia técnica con las completas fichas de tareas de Kerika. Esta imagen muestra las características de Kerika para añadir descripciones, listas de control, prioridades, plazos y archivos adjuntos a cada tarea. Mejore la comunicación del equipo, asegure la responsabilidad y agilice la resolución de problemas con la poderosa administración de tareas de Kerika.

Echa un vistazo a esta hoja de ruta

Desglosar las tareas en pasos más pequeños y procesables es esencial para mantener la claridad y garantizar una ejecución sin problemas. La tarjeta de tareas del tablero de demostración centraliza toda la información relevante, lo que facilita una gestión eficaz de las tareas. Así es como ayuda:

  • Ficha Detalles: Proporciona una descripción clara de la tarea y sus objetivos, garantizando que todos los miembros del equipo comprenden el alcance y el propósito de la tarea (por ejemplo, instalar software en el ordenador de un usuario).
  • Listas de control: Desglosa las tareas en pasos procesables, como descargar el software, activar la licencia, probar la funcionalidad e impartir formación a los usuarios.
  • Prioridad y plazos: Ayuda a priorizar las tareas (por ejemplo, Críticas, de Alta Prioridad) y muestra los plazos de forma destacada para garantizar su finalización a tiempo.
  • Asignación de funciones: Asigna tareas a miembros concretos del equipo, fomentando la responsabilidad y la transparencia.
  • Archivos adjuntos: Centraliza recursos como paquetes de instalación, manuales y claves de licencia, eliminando la pérdida de tiempo en la búsqueda de archivos.
  • Observaciones: Facilita la comunicación de tareas específicas para mantener los debates centrados y pertinentes.
  • Actualizaciones de estado: Realiza un seguimiento del progreso con etiquetas como En curso, Necesita revisión o Bloqueado, manteniendo al equipo alineado.
  • Etiquetas y categorías: Organiza las tareas con etiquetas (por ejemplo, Solución de problemas, Auditoría de seguridad) para facilitar el filtrado y la gestión.

Con todas las herramientas y características diseñadas para agilizar su proceso de Help Desk, Kerika asegura que usted pueda gestionar tareas, colaborar eficientemente y mantener información centralizada para su equipo.

Ya se trate de priorizar tareas críticas, hacer un seguimiento del progreso o fomentar la comunicación en equipo, Kerika proporciona la solución perfecta para simplificar y ejecutar su flujo de trabajo de forma eficaz.

Concluyendo:

Siguiendo un enfoque estructurado, definiendo objetivos, estableciendo una base de conocimientos, priorizando tareas y fomentando la colaboración, puede agilizar sus operaciones y ofrecer un soporte excepcional a sus usuarios.

Ya sea que esté abordando problemas urgentes de TI o planificando iniciativas de soporte a largo plazo, Kerika asegura que su Help Desk funcione sin problemas. Empiece hoy mismo y compruebe la diferencia que puede marcar un flujo de trabajo organizado y eficiente.

Tableros archivados frente a tableros activos: Simplifique su espacio de trabajo

Tecnología

La gestión de múltiples proyectos puede llevar rápidamente a un espacio de trabajo desordenado, lo que dificulta la concentración en lo más importante. Archivar tableros es una forma sencilla de perder de vista los proyectos finalizados o inactivos y mantenerlos accesibles para futuras consultas.

A continuación te explicamos cómo archivar tablones puede ayudarte a mantenerte organizado:

Cómo archivar tableros

1. Mover una tabla al archivo

Captura de pantalla que muestra el sencillo proceso de archivar un tablero en Kerika, ayudando a los usuarios a ordenar su espacio de trabajo. La imagen muestra la vista principal de tableros, destacando la tarjeta 'Tablero de Pruebas'. Una flecha apunta desde su menú de tres puntos hasta el menú desplegable "ACCIONES DE LA Pizarra", seleccionando específicamente "Mover a archivo". Esta función intuitiva permite a los equipos ocultar fácilmente los proyectos finalizados o inactivos, racionalizando su vista para centrarse en las prioridades actuales sin perder el acceso al trabajo anterior.
  • Haz clic en los tres puntos del tablero que quieras archivar.
  • Seleccione Mover a archivo en el menú desplegable.

2. Acceder a tablones archivados

Captura de pantalla que ilustra la facilidad con la que los usuarios pueden acceder a los tablones archivados en Kerika. La imagen muestra la vista principal del tablero con una flecha apuntando desde la casilla de verificación "Incluir desde archivo" en la barra lateral izquierda. Esta acción revela el "Tablero de pruebas" previamente oculto, ahora marcado como archivado, lo que demuestra que los proyectos archivados siguen estando disponibles para su consulta o reactivación. Esta función garantiza que nunca se pierda el valioso historial de los proyectos, lo que favorece la gestión del conocimiento a largo plazo, además de un espacio de trabajo limpio y centrado.
  • Utilice la casilla Incluir desde archivo en la vista de inicio para mostrar los tableros archivados.
  • Recupera los tableros archivados en cualquier momento para consultarlos o reutilizarlos.

Cuándo archivar los tableros

  • Finalización de proyectos: Cuando un proyecto haya terminado y no requiera gestión activa, archiva su tablón para despejar tu espacio de trabajo.
  • Proyectos inactivos: Archiva temporalmente los tableros de los proyectos que están en suspenso o a la espera de aprobación.
  • Concéntrese en las tareas activas: El archivado mantiene la vista de inicio racionalizada, garantizando que sólo sean visibles las tareas actuales y relevantes.

Por qué funciona

  • Desordena tu espacio de trabajo: Céntrate sólo en los tableros y tareas activos.
  • Acceso rápido a proyectos anteriores: Guarde de forma segura los tableros completados o en pausa para futuras consultas.
  • Flujo de trabajo optimizado: Mantén tu vista de inicio ordenada y organizada para mejorar la productividad.

Conclusión

Archivar tableros es una forma sencilla pero eficaz de desordenar tu espacio de trabajo, lo que te permite centrarte en lo que más importa a la vez que mantienes accesibles los proyectos pasados. Tanto si se trata de tareas completadas como de iniciativas en pausa, el archivado garantiza que tu flujo de trabajo siga siendo ágil y organizado sin perder información valiosa.

Cómo construir un modelo de negocio ganador: Guía paso a paso

Tecnología

Un modelo de negocio sólido es la piedra angular de cualquier empresa próspera: describe cómo su empresa crea, ofrece y mantiene el valor para los clientes y las partes interesadas por igual.

Sin embargo, elaborar un modelo de negocio sólido es un proceso complejo. Requiere entender a los clientes, definir la propuesta de valor principal, explorar las fuentes de ingresos y coordinarse con los equipos y las partes interesadas.

Entendemos estos obstáculos porque nosotros también nos hemos enfrentado a ellos y, basándonos en nuestra experiencia a lo largo de los años, hemos creado un modelo sencillo y viable del que usted también puede beneficiarse.

En este artículo, le guiaremos a través de pasos prácticos para construir un modelo de negocio que funcione

Vea cómo Kerika ayuda a los equipos a mapear y gestionar visualmente cada paso de su modelo de negocio, desde la identificación de segmentos de clientes hasta el establecimiento de alianzas clave. Este intuitivo tablero Kanban proporciona colaboración en tiempo real, flujos de trabajo personalizables y asignaciones de tareas claras, garantizando que todos se mantengan alineados y que los proyectos sigan su curso. Pruebe Kerika hoy mismo y transforme su proceso de planificación empresarial.

Haz clic en esta imagen para ver un ejemplo de cómo un equipo está construyendo su modelo de negocio.

Pasos esenciales para construir un modelo de negocio sólido:

1. Identificar segmentos de clientes

Empiece por conocer a su público. Desglosar a sus clientes potenciales en segmentos específicos basados en datos demográficos, comportamientos y preferencias puede ayudarle a diseñar ofertas que realmente resuenen en las diferentes comunidades de personas que podrían utilizar su producto.

La investigación es clave en este caso: sondee a los clientes potenciales o analice los datos existentes para determinar con precisión a quién sirve y qué es lo que más necesitan. Puedes utilizar los datos disponibles en Statista para comprender mejor a quién te diriges.

El análisis de Google Trends y el uso de Google Analytics hacen que la segmentación sea más fiable y precisa.

2. Borrador de propuestas de valor

Una vez que sepa quiénes son sus clientes, es hora de averiguar qué hace que su producto o servicio destaque. Su propuesta de valor debe abordar claramente los problemas a los que se enfrenta su público y cómo los resuelve mejor que nadie. No se preocupe si no es perfecta a la primera; este paso se beneficia de la iteración y de los comentarios de los clientes.

Aquí tienes una plantilla que hemos creado para ayudarte a redactar una propuesta de valor sólida. Puede descargarla, modificarla y crear su propia versión: Plantilla de propuesta de valor

3. Explorar las opciones de canal

Decidir cómo llegar a su público es tan importante como definir lo que ofrece. Explore una combinación de canales online y offline para ver cuál funciona mejor para conectar con sus clientes. Piensa en redes sociales, campañas de correo electrónico, colaboraciones o incluso eventos presenciales, en función de las preferencias de tu público.

Semrush tiene un gran artículo que puede ayudarle a elegir el mejor canal para su negocio: https://www.semrush.com/blog/digital-marketing-channels/

4. Investigar los tipos de relaciones con los clientes

Las relaciones con los clientes son algo más que meras transacciones: son una cuestión de compromiso y fidelidad. Piense en cómo va a interactuar con su público. ¿Será personal y práctica, automatizada y escalable, o impulsada por la comunidad? El enfoque adecuado depende de su producto y de las expectativas del cliente.

Si no está seguro de por dónde empezar, un enfoque estructurado puede facilitar este proceso. Para ayudarle a empezar, hemos creado una guía detallada que le guiará a través de la investigación eficaz de los tipos de relaciones con los clientes.

Descargar la Guía: Cómo investigar los tipos de relaciones con los clientes

Esta guía abarca todos los aspectos, desde la identificación de las personas de los clientes hasta el aprovechamiento de los análisis y el trazado del recorrido del cliente. Utilízala para perfeccionar tus estrategias y crear conexiones significativas que fomenten la fidelidad a largo plazo.

5. Explorar métodos de generación de ingresos

Las fuentes de ingresos son la base de cualquier modelo de negocio sostenible. Ya sea a través de suscripciones, compras únicas o publicidad, explore varias opciones para ver qué encaja con su oferta y su público. No tengas miedo de probar diferentes métodos antes de decidir cuál es el mejor.

Para ayudarle a profundizar en este proceso, hemos creado una guía completa que describe los pasos a seguir para explorar, validar y optimizar sus métodos de generación de ingresos.

Descargar la Guía: Cómo explorar métodos de generación de ingresos

Esta guía le guiará desde la comprensión de su intercambio de valor hasta el aprovechamiento de los análisis y la diversificación de las fuentes de ingresos. Utilízala como hoja de ruta para crear estrategias de ingresos sostenibles y escalables para tu negocio.

6. Planificar actividades clave

Piense en las actividades básicas que su empresa debe realizar para aportar valor. Por ejemplo, producción, marketing, atención al cliente o innovación. Desglosar estas actividades en pasos más pequeños y procesables te ayudará a mantenerte organizado y centrado en lo que realmente importa.

7. Identificar los recursos clave

Toda empresa necesita recursos, ya sean físicos, intelectuales o humanos. Identifique los esenciales para ofrecer su propuesta de valor de forma eficaz. Puede tratarse de herramientas, tecnología o miembros cualificados del equipo. Conocer sus necesidades de recursos desde el principio puede ahorrarle tiempo y dinero más adelante.

8. Explorar posibles asociaciones

Las colaboraciones pueden amplificar sus capacidades. Busque alianzas que complementen sus puntos fuertes o cubran carencias. Puede ser con proveedores, distribuidores o incluso con otras empresas que compartan un público similar. Las asociaciones suelen dar lugar a soluciones creativas y mayores oportunidades.

9. Perfeccionar las propuestas de valor

Su propuesta de valor no es inamovible; debe evolucionar a medida que conozca mejor a sus clientes y las tendencias del mercado. Revise periódicamente este paso, incorporando comentarios y opiniones para que su oferta siga siendo relevante y competitiva.

10. Elegir estrategias de canal

Una vez que haya probado diferentes canales, céntrese en los que funcionan mejor. Optimice estos canales para lograr una comunicación coherente y una entrega de valor. Esto puede significar redoblar los esfuerzos en una plataforma de redes sociales o perfeccionar la estrategia de difusión por correo electrónico.

11. Definir la estrategia de relación con el cliente

Las relaciones con los clientes prosperan cuando se basan en la intencionalidad. Ya sea a través de correos electrónicos personalizados, programas de fidelización o foros comunitarios, asegúrate de que tu enfoque refleja los valores de tu marca y hace que los clientes vuelvan.

12. Finalizar las fuentes de ingresos

Tras probar y perfeccionar sus estrategias de ingresos, decídase por las que se ajusten a sus objetivos empresariales. Un modelo de ingresos sólido garantiza la sostenibilidad financiera al tiempo que respalda el crecimiento futuro.

13. Establecer asociaciones clave

La formalización de asociaciones puede añadir un valor significativo a su negocio. Busque oportunidades que se ajusten a sus objetivos, ya sea compartiendo recursos, colaborando en la comercialización o mediante acuerdos de distribución. Las asociaciones sólidas suelen abrir puertas a nuevos mercados o capacidades.

14. Finalizar los segmentos de clientes

Esta es la culminación de su investigación. Sintetice los datos del análisis de mercado, los estudios demográficos y las opiniones de los clientes para definir claramente sus grupos objetivo. Al comprender las necesidades y preferencias únicas de estos segmentos, puede adaptar sus productos o servicios para ofrecer el máximo valor. La finalización de este paso garantiza la precisión de sus ofertas y estrategias de marketing.

Evite estos errores al crear su modelo de negocio

Incluso cuando seguir los pasos esenciales para construir un modelo de negocio es crucial, el proceso a menudo conlleva retos ocultos. Abordar los siguientes escollos puede sentar las bases para una ejecución más fluida y allanar el camino para simplificar y mejorar el proceso.

1. Lucha contra la información incompleta sobre los clientes

Entender a su público es fundamental, pero los datos fragmentados a menudo conducen a una segmentación poco fiable. Sin una forma centralizada de consolidar la información sobre los clientes, las empresas corren el riesgo de crear propuestas de valor que no dan en el blanco. La falta de una herramienta adecuada para organizar y analizar los datos puede paralizar el progreso y dejar a los equipos adivinando en lugar de tomar decisiones informadas.

2. Redactar propuestas de valor sin colaboración

Las propuestas de valor prosperan en la iteración y la retroalimentación, pero la falta de comunicación o la desconexión de los equipos a menudo conducen a resultados decepcionantes. Sin una plataforma de colaboración fluida, las ideas valiosas se pierden y perfeccionar la propuesta se convierte en un proceso largo y frustrante.

3. Elección de canales sin visibilidad en tiempo real

A la hora de explorar formas de llegar a su público, las empresas suelen tener dificultades para hacer un seguimiento de la eficacia de los distintos canales. Los equipos que trabajan en compartimentos estancos pueden optar por enfoques contradictorios, lo que genera ineficacia y oportunidades perdidas. Una forma clara y visual de experimentar y evaluar las opciones de canal es clave.

4. Estrategias de relación con el cliente desalineadas

La captación de clientes requiere intencionalidad, pero los flujos de trabajo desconectados pueden dar lugar a estrategias desalineadas o mal aplicadas. Sin un sistema estructurado para trazar el recorrido del cliente y los tipos de relación, las empresas corren el riesgo de alienar a su público en lugar de fidelizarlo.

5. Pasar por alto la validación del flujo de ingresos

Probar las fuentes de ingresos es esencial, pero puede convertirse rápidamente en un proceso fragmentado sin un enfoque centralizado. Confiar únicamente en hojas de cálculo suele hacer que se pierdan oportunidades de identificar las opciones más rentables y escalables.

6. Perder de vista las actividades y los recursos clave

Definir las actividades básicas y los recursos esenciales es fundamental para el éxito, pero muchos equipos se ven abrumados por la cantidad de tareas. Sin una herramienta que las divida en pasos manejables, es fácil perder de vista lo que realmente importa.

7. Cuestiones de coordinación con las asociaciones

Explorar y gestionar alianzas exige claridad y responsabilidad, pero una comunicación deficiente y unas expectativas desalineadas suelen generar fricciones. Un sistema de seguimiento de las oportunidades de asociación y de formalización de las colaboraciones puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento.

Utilizar las herramientas adecuadas

¿Te cuesta crear un modelo de negocio? Este tablero de Kerika muestra cómo superar desafíos comunes como perspectivas incompletas de los clientes y estrategias desalineadas. Con visibilidad en tiempo real, flujos de trabajo colaborativos y fácil gestión de tareas, Kerika permite a su equipo construir un modelo de negocio ganador. Explore las características de Kerika y vea cómo simplifica los procesos complejos.

Compruebe cómo esta empresa supera los retos del modelado empresarial

Compruebe cómo este espacio de trabajo virtual está diseñado para cada paso del proceso de modelado empresarial. Desde la identificación de los segmentos de clientes hasta la finalización de los flujos de ingresos, esto garantiza que se tengan en cuenta todos los detalles a la vez que se simplifica la visualización del progreso.

Este espacio de trabajo se ha creado íntegramente en Kerika. Herramientas como Kerika proporcionan un marco intuitivo que facilita la planificación, ejecución y perfeccionamiento de la estrategia.

¿Listo para profundizar en cómo funciona este espacio de trabajo para el modelado empresarial? Pongámonos manos a la obra.

Examine detenidamente el modelo de negocio de esta empresa

Personalice el flujo de trabajo de su modelo de negocio con Kerika. Esta imagen muestra el tablero Kanban adaptable de Kerika con funciones como columnas personalizables, creación sencilla de tareas y herramientas de colaboración en equipo. Adapte el tablero para que se ajuste a sus procesos únicos y capacite a su equipo para construir un modelo de negocio exitoso. Comience con Kerika y experimente el poder de la gestión flexible del flujo de trabajo.

1. Añadir tareas para cada paso del modelo de negocio

Profundice en los detalles de cada paso del modelo de negocio con las tarjetas de tareas de Kerika. Esta imagen muestra cómo añadir objetivos, componentes clave y puntos de colaboración a cada tarea, garantizando la claridad y la alineación de todo el equipo. Funciones como listas de comprobación, archivos adjuntos y chat mantienen todo organizado y accesible. Mejore la planificación de su modelo de negocio con la completa gestión de tareas de Kerika.

En el núcleo de este proceso se encuentran las tareas que componen su flujo de trabajo. Aquí es donde nuevas tareas como «Identificar segmentos de clientes» o «Redactar propuestas de valor», creadas para desglosar cada paso en tareas procesables, garantizan que no se pase por alto ninguna parte de tu modelo de negocio.

2. Personalice las columnas para adaptarlas a su flujo de trabajo

Adapte Kerika al flujo de trabajo de su equipo con columnas personalizables. Esta imagen muestra cómo puede cambiar fácilmente el nombre, añadir, mover u ocultar columnas para que se adapten perfectamente al proceso de su modelo de negocio. Cree un espacio de trabajo visual que refleje la forma en que su equipo trabaja mejor e impulse la eficiencia. Vea el poder de un tablero Kanban verdaderamente personalizable con Kerika.

Cada columna representa una etapa del proceso de modelado empresarial. Puede cambiarles el nombre, añadir nuevas o reorganizarlas para adaptarlas a su flujo de trabajo. Esta personalización permite que su tablero se adapte a los requisitos exclusivos de su modelo de negocio.

3. Gestionar el acceso al Consejo

Mantenga el control y la seguridad con la gestión de acceso al tablón de Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar fácilmente roles (Administrador, Miembro, Visitante) a los miembros del equipo, asegurando que las personas adecuadas tengan los permisos correctos. Agilice el flujo de trabajo de su equipo y proteja la información confidencial con las sólidas funciones de control de acceso de Kerika. Experimenta una colaboración segura y eficiente con Kerika.

Esto le permite gestionar quién está a cargo del tablero, quién puede hacer cambios y quién sólo puede ver el tablero. Así se evita el solapamiento de responsabilidades y se garantiza que cada parte interesada conozca su papel en el proceso.

4. Comunicarse con todos

Mantén a tu equipo conectado con el chat integrado de Kerika. Esta imagen resalta las características de comunicación en tiempo real dentro de Kerika, eliminando la necesidad de correos electrónicos dispersos y asegurando que todos se mantengan informados. Fomente una colaboración fluida, tome decisiones rápidas y mantenga la planificación de su modelo de negocio en el buen camino. Vea cómo Kerika simplifica la comunicación en equipo

Utilice el Chat del Consejo para dirigirse a su equipo y ayudarle a centrarse en los objetivos. Así te aseguras de que todos estén informados y alineados, eliminando la confusión causada por la fragmentación de los canales de comunicación.

5. Intercambio colectivo de archivos

Agilice su flujo de trabajo con el intercambio colectivo de archivos de Kerika. Esta imagen muestra la perfecta integración de Kerika con Google Workspace, lo que le permite cargar, crear y vincular fácilmente documentos directamente dentro de su tablero de modelo de negocio. Mantén todos tus archivos esenciales organizados y accesibles, impulsando la productividad del equipo. Experimenta el poder de la gestión integrada de archivos con Kerika

Aquí puedes compartir archivos con todos los miembros de tu equipo sin necesidad de permisos adicionales. Esto mantiene los recursos organizados y elimina la molestia de compartir manualmente, agilizando la colaboración.

6. Asegúrese de que no se pasa nada por alto

Nunca pierdas una fecha límite con el potente resaltado de tareas de Kerika. Esta imagen ilustra cómo personalizar los resaltados basados en asignatario, estado, fecha de vencimiento, prioridad y etiquetas, asegurando que las tareas críticas reciban la atención que merecen. Manténgase organizado, priorice eficazmente y mantenga su modelo de negocio en marcha. Vea cómo el resaltado inteligente de Kerika le mantiene centrado en lo que más importa

Aquí es donde filtras las tareas que más te importan. Averigua qué se te ha asignado, qué necesita atención o qué está atrasado para priorizar tu flujo de trabajo de forma eficaz. Esto le ayuda a asegurarse de que las tareas críticas no se pasan por alto y ayuda a su equipo a mantenerse centrado en los objetivos de alta prioridad.

7. Ajuste el tablero a sus necesidades

El menú de configuración de la esquina superior derecha de tu tablero está repleto de opciones para ajustar tu espacio de trabajo. A continuación te explicamos sus siete funciones principales y cómo pueden ayudar a tu equipo.

  • Visión general
Obtenga una visión completa del progreso de su modelo de negocio con Kerika. Esta imagen muestra el tablero de Kerika con métricas clave como tareas completadas, tareas atrasadas y descripción del tablero. Gestiona fácilmente la configuración de los tableros, exporta datos a Excel y archiva tableros antiguos. Experimente el poder de la toma de decisiones basada en datos con la visión global de Kerika.

La pestaña Visión general ofrece un resumen rápido del estado de su tablero, incluidas las tareas completadas, en curso y atrasadas. Puede asignar un nombre a su tablero, escribir una descripción para añadir contexto e incluso gestionar traducciones para acomodar a los miembros del equipo que trabajan en diferentes idiomas. Archivar tableros antiguos o exportar tareas a Excel está a un solo clic, lo que facilita mantener tu flujo de trabajo organizado y accesible.

  • Ajustes
Controla tu flujo de trabajo con los ajustes personalizables de Kerika. Esta imagen muestra el panel de configuración de Kerika, donde puede gestionar la privacidad del tablero, establecer límites de trabajo en curso (WIP), activar la numeración automática de tareas y gestionar etiquetas. Adapte Kerika a sus necesidades específicas y optimice el proceso de planificación de su modelo de negocio. Experimente el poder de la configuración flexible con Kerika

La pestaña Configuración ofrece control sobre la privacidad y la funcionalidad. Puedes decidir quién puede ver el tablón, restringirlo a los miembros del equipo, abrirlo a cualquiera con el enlace o mantenerlo privado. Funciones como los límites de trabajo en curso (WIP) ayudan a mantener la concentración limitando el número de tareas en cada columna, mientras que opciones como la numeración automática de tareas o la activación de etiquetas permiten refinar aún más el flujo de trabajo.

  • Columnas
Estructure su flujo de trabajo con las columnas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la configuración de Columnas de Kerika, donde puedes añadir, renombrar y reorganizar columnas para que se adapten perfectamente al proceso de tu modelo de negocio. Cree un espacio de trabajo visual que refleje la forma en que su equipo trabaja mejor e impulse la eficiencia. Vea el poder de un tablero Kanban verdaderamente personalizable con Kerika.

En la pestaña Columnas, puede personalizar la estructura de su tablero añadiendo nuevas columnas para las etapas del flujo de trabajo, como «Atraso» o «En espera». También puedes cambiar el nombre de las columnas existentes o reorganizarlas para que reflejen mejor el proceso de tu equipo. La eliminación de columnas innecesarias mantiene el tablero limpio y centrado, garantizando que sólo sean visibles las etapas relevantes.

  • Etiquetas
Organice sus tareas con las etiquetas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la configuración de etiquetas de Kerika, donde puedes crear y gestionar etiquetas para categorizar y priorizar las tareas de tu modelo de negocio. Filtra y resalta tareas basadas en etiquetas para mantenerte enfocado y eficiente. Vea cómo el etiquetado inteligente de Kerika le ayuda a gestionar flujos de trabajo complejos

La pestaña Etiquetas ayuda a clasificar las tareas para organizarlas mejor. Puedes crear nuevas etiquetas como «Crítico», «Comentarios» o «Hito» para clasificar las tareas de forma eficaz. Gestionar las etiquetas es igual de sencillo: edita las existentes o elimina las que ya no sean relevantes para mantener el espacio de trabajo ordenado y fácil de navegar.

Desglose las tareas en pasos manejables (ilustración de la hoja de ruta)

Desglose las tareas complejas con las detalladas fichas de tareas de Kerika. Esta imagen muestra las funciones de Kerika para añadir objetivos, listas de comprobación, archivos adjuntos, chat e historial a cada tarea. Gestione las prioridades, asigne miembros del equipo, establezca fechas de vencimiento y realice un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar. Experimente el poder de la gestión integral de tareas con Kerika

Las hojas de ruta son el lugar donde su equipo puede organizar todos los detalles necesarios para completar pasos específicos de su modelo de negocio. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:

  • Añade detalles clave como el objetivo, las preguntas que hay que abordar y los métodos para completar la tarea. Por ejemplo, describe métodos de investigación o análisis demográficos para definir segmentos de clientes.
  • Actualice el progreso de la tarea marcándola como en curso, pendiente de revisión o completada para mantener a todo el mundo informado sobre su estado actual.
  • Asigna fechas límite para asegurarte de que las tareas siguen su curso. Por ejemplo, fija una fecha límite para completar el estudio de segmentación de clientes.
  • Divida las tareas en pasos más pequeños y procesables. Añade subtareas como realizar encuestas, analizar tendencias o revisar datos para asegurarte de que no se pasa nada por alto.
  • Clasifique las tareas mediante etiquetas para priorizarlas o agruparlas por temas como la colaboración, la documentación o la alta importancia.
  • Comparte archivos importantes directamente dentro de las tareas para que tu equipo pueda acceder a recursos como informes o presentaciones sin tener que buscar en otra parte.
  • Mantenga los debates centrados añadiendo comentarios o actualizaciones específicas de la tarea, garantizando que la comunicación sea clara y organizada.
  • Asigne tareas a sus compañeros de equipo para que todos sepan quién es el responsable, fomentando así la responsabilidad y la eficacia.

Con todas estas funciones diseñadas para simplificar el proceso de modelado empresarial, la colaboración optimizada, la información centralizada y la gestión de tareas procesables, Kerika le ofrece todo lo que necesita para planificar y ejecutar su estrategia con eficacia.

¿Listo para empezar? Vamos a guiarte a través de la configuración de tu cuenta Kerika y la creación de tu primer tablero.


Configure su cuenta Kerika

Configurar tu cuenta de Kerika y crear tu primer tablón es un proceso sencillo que te permite sumergirte de lleno en la planificación de tu modelo de negocio. A continuación te explicamos cómo empezar:

  1. Registrarse es gratis y fácil en kerika.com:
  1. Si ya utilizas Google Apps, haz clic en el botón REGÍSTRATE CON GOOGLE.
  2. Si ya utiliza Office 365, haga clic en el botón MICROSOFT.

No es necesaria ninguna configuración adicional, sólo tienes que seguir las instrucciones y ¡ya estás dentro!

Kerika está disponible en 38 idiomas para que tú y los demás podáis trabajar en la configuración más cómoda que prefiráis.

Cree su primer tablero

  1. Una vez conectado, haga clic en el botón Crear un nuevo tablero.
  2. Seleccione el tipo de tablero que mejor se adapte a sus necesidades (por ejemplo, Tablero de Tareas) y asigne un nombre a su tablero.




Ahora tienes un espacio de trabajo visual listo para ayudarte a organizar tareas, seguir el progreso y colaborar con tu equipo, el siguiente paso es personalizar las columnas, añadir tareas y empezar a construir tu propio modelo de negocio.

Conclusión: Su hoja de ruta hacia el éxito empresarial

Crear un modelo de negocio puede ser un proceso complejo, pero con un flujo de trabajo bien estructurado y las herramientas adecuadas, puedes simplificar el proceso y asegurarte de que nada se te escapa de las manos. Este tablero de demostración ilustra cómo puede desglosar cada aspecto crítico de su negocio en tareas manejables. Desde la identificación de segmentos de clientes hasta la definición de actividades y asociaciones clave, cada tarjeta ofrece un peldaño hacia la creación de una estrategia empresarial sólida y viable.

Siguiendo este enfoque, puede fomentar una mejor colaboración, mejorar la organización y mantener un enfoque claro en sus objetivos. Tanto si está perfeccionando planes existentes como si empieza desde cero, estas tarjetas y sus metodologías le ofrecen un marco para adaptar su propio modelo de negocio. ¿Listo para dar el siguiente paso? Empieza a poner en práctica estas ideas y verás cómo tu visión empresarial cobra vida.

Mantenga organizadas las versiones de los archivos sin complicaciones

Tecnología

Gestionar varias versiones de archivos puede resultar abrumador. Seguro que alguna vez te has quedado mirando archivos etiquetados como «final», «final-2» o «final-really-this-time», preguntándote cuál es el último. Es una frustración habitual cuando se hacen malabarismos con las actualizaciones de un proyecto.

Un sistema más eficaz elimina por completo estas conjeturas. Al rastrear y sustituir automáticamente las versiones antiguas de los archivos, te aseguras de que tu equipo trabaje siempre con el archivo más reciente, sin confusiones ni desorden.

He aquí una guía para organizar y actualizar archivos de forma eficaz, tanto en contextos de tareas específicas como a nivel de junta directiva:

  1. Anexos de la hoja de ruta
Captura de pantalla que muestra la intuitiva interfaz de la ficha de tarea de Kerika para facilitar la gestión de archivos. La imagen muestra la pestaña "Archivos adjuntos" de una tarea específica ("Interfaz de usuario de diseño"), con una flecha apuntando al icono "Cargar una nueva versión". Esto demuestra cómo sin esfuerzo los miembros del equipo pueden reemplazar archivos obsoletos directamente dentro de una tarea, asegurando que todo el mundo colabora utilizando la versión más reciente y eliminando duplicados confusos como "final-v2.docx". Este proceso fluido facilita la colaboración y agiliza los flujos de trabajo de los proyectos.

Haga clic aquí para previsualizar esta hoja de ruta

Las Guías de Tareas son el lugar donde ocurre toda la magia cuando se trata de organizar archivos relacionados con tareas específicas. Así es como se actualiza un archivo:

  • Localice su archivo: Abra la hoja de ruta en la que está adjunto el archivo.
  • Cargar una nueva versión: Haga clic en el icono Cargar nueva versión junto al archivo existente. Esto reemplaza automáticamente la versión antigua por la nueva, manteniendo intacto el historial. No es necesario eliminar la versión antigua ni cambiar el nombre del archivo.
  • Ventajas: El archivo actualizado se vincula instantáneamente a la tarea, por lo que tu equipo puede seguir colaborando sin saltarse nada.

Las fichas de tareas garantizan que las actualizaciones de los archivos sean relevantes para la tarea en cuestión, manteniendo a todo el mundo en la misma página.

  1. Anexos de la Junta
Captura de pantalla que ilustra cómo Kerika simplifica la gestión de los documentos de todo el proyecto a través de los archivos adjuntos. La imagen muestra la vista principal del tablero de Kerika con una flecha que señala el icono "Adjuntar archivos a este tablero". La ventana emergente "Archivos adjuntos" muestra los archivos del proyecto y otra flecha señala el icono "Cargar una nueva versión", que muestra el sencillo proceso de actualización. Esta función proporciona una ubicación central y de fácil acceso para recursos clave como cartas o plantillas, garantizando que todo el equipo se mantiene alineado con la información más reciente, impulsando la colaboración para equipos distribuidos o híbridos.

Haga clic aquí para ver este archivo adjunto

Los archivos adjuntos son ideales para los archivos que afectan a todo el proyecto, como los estatutos del proyecto o las plantillas compartidas. Actualizar archivos aquí es igual de sencillo:

  • Vaya a Archivos adjuntos del foro: Haga clic en el icono Archivos adjuntos del menú del tablero.
  • Actualizar el archivo: Seleccione el archivo que desea sustituir y haga clic en el botón Cargar nueva versión. La versión anterior se sustituye sin problemas, por lo que no hay confusión sobre qué versión es la actual.
  • Ventajas: Todo tu equipo obtiene acceso instantáneo a la última versión, independientemente del lugar desde el que trabajen.

Los archivos adjuntos garantizan que los archivos de todo el proyecto se mantengan organizados y actualizados sin crear duplicados.

Conclusión

Una gestión eficaz de los archivos simplifica los flujos de trabajo de los proyectos y mejora la colaboración. Al eliminar la confusión de múltiples versiones de archivos, puedes mantener a tu equipo organizado y centrado en lo que realmente importa.

Personalice su experiencia: personalización de preferencias

Tecnología

Tu espacio de trabajo debe trabajar para ti, no al revés. Gracias a las opciones de personalización, puedes ajustarlo todo, desde los colores de fondo hasta las notificaciones y las herramientas de pizarra, para mantenerte organizado y productivo.

Para empezar a personalizar su espacio de trabajo, necesita acceder a la configuración de su cuenta. Aquí puedes ver cómo hacerlo:

  1. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Seleccione Mis ajustes en el menú desplegable.
Captura de pantalla que muestra la facilidad con la que los usuarios pueden acceder a su configuración personal en Kerika. Una flecha apunta desde el icono del perfil del usuario en la esquina superior derecha hasta el menú desplegable que destaca la opción "Mi configuración". Esta navegación intuitiva facilita a los usuarios la personalización de su espacio de trabajo para una experiencia más productiva y personalizada.


Con estos ajustes, puedes crear una experiencia que se adapte a tu estilo de trabajo único. Ahora que ya sabes cómo acceder a los ajustes, nos gustaría mostrarte paso a paso cómo utilizar las opciones de personalización individual.

Así es como funciona: Personaliza los ajustes

Los ajustes suelen agruparse en tres categorías principales: General, Notificaciones y Pizarra. Cada sección contiene ajustes sencillos diseñados para mejorar tu flujo de trabajo y optimizar tu experiencia.

A continuación te explicamos cómo funcionan estos ajustes:

Ajustes generales: Personaliza tu espacio de trabajo como quieras

Captura de pantalla de la pestaña "Configuración general" de Kerika, que muestra cómo los usuarios pueden personalizar su espacio de trabajo visual. Las opciones mostradas incluyen la selección de un "color de fondo" personalizado de una paleta y la activación de "Usar etiquetas para los tableros de tareas". Estos ajustes permiten a los usuarios crear un entorno visualmente atractivo y agilizar la organización de las tareas habilitando las etiquetas por defecto, lo que demuestra la flexibilidad de Kerika para adaptarse a los estilos de trabajo individuales.
  1. Color de fondo:

    ● Elige un color de fondo que sea claramente visible y que combine con tu estilo.

    Elige entre varias opciones para que tu espacio de trabajo sea visualmente atractivo.
  2. Utilizar etiquetas para los tableros de tareas

    Active esta función para etiquetar automáticamente los nuevos tableros de tareas y plantillas que cree.

    Esto le ayudará a mantenerse organizado y a clasificar las tareas sin esfuerzo.

Las ventajas:

Si personalizas los aspectos visuales de tu espacio de trabajo, te parecerá más intuitivo y menos desordenado, lo que te permitirá concentrarte mejor.

Notificaciones: Manténgase al día sin sobrecarga

Captura de pantalla de la configuración detallada de "Notificaciones" de Kerika. Los usuarios pueden activar fácilmente las notificaciones por correo electrónico para los chats y las actividades de administración del tablero (como añadir o completar tareas) e inscribirse para recibir un resumen diario de recordatorios de tareas. Estos controles permiten a los usuarios mantenerse informados de las actualizaciones importantes de colaboración sin ser sobrecargados con notificaciones y recibir sólo la información que es relevante para su flujo de trabajo.
  1. Notificaciones de chat

    Reciba notificaciones por correo electrónico cuando se produzca un chat a nivel de junta directiva o cuando alguien chatee sobre una tarea en la que esté participando.
  2. Actualizaciones de actividad para administradores

    Recibe notificaciones cuando se añadan, completen o envíen nuevas tareas en los foros que administras.
  3. Recordatorios diarios de tareas

    Elija un resumen diario por correo electrónico que se envía a las 6 de la mañana y muestra las tareas atrasadas y las que vencen esta semana o la siguiente.

    Agrupa las tareas por fecha o comité para facilitar su seguimiento.

Las ventajas:

Las notificaciones flexibles te mantienen informado de lo más importante sin bombardearte con actualizaciones innecesarias.

Ajustes de la pizarra: Optimiza tu proceso creativo

Captura de pantalla de los ajustes de "Pizarra" de Kerika, que permiten a los usuarios optimizar su proceso creativo. En los ajustes, se puede establecer la configuración predeterminada de "Líneas y formas" (estilo, grosor, color), "Texto en el lienzo" (fuente, tamaño, color) y activar "Cuadrícula en el lienzo" con tamaño personalizado. Esta opción de personalización garantiza la coherencia y la profesionalidad en la colaboración visual y permite a los equipos configurar sus pizarras blancas para que se adapten perfectamente a sus flujos de trabajo de planificación o lluvia de ideas.
  1. Líneas y formas

    Define estilos de línea, grosores y colores predeterminados para crear imágenes limpias y coherentes.
  2. Texto en lienzos

    Elija la fuente, el tamaño y el color que prefiera para un aspecto elegante.
  3. Ajustes de cuadrícula

    Activa el ajuste a la cuadrícula y configura el tamaño de la cuadrícula para que tus diseños estén siempre alineados de forma uniforme y profesional.

Ventajas:

Con estos ajustes, las pizarras blancas son perfectas para realizar lluvias de ideas, planificar o diseñar, para que tu trabajo tenga buen aspecto y esté organizado.

Colección

Ya se trate de personalizar los elementos visuales, ajustar las notificaciones u optimizar las herramientas creativas, estas opciones están diseñadas para aumentar tu productividad y mantener despejado tu entorno de trabajo. Si te tomas un momento para personalizar tus ajustes, podrás trabajar de forma más eficiente y agradable cada día.

Ejecutar con éxito un programa de auditoría: Guía paso a paso

Agile y Scrum, Colaboración en Equipo, Mejores Prácticas

Llevar a cabo con éxito un programa de auditoría requiere una planificación cuidadosa, atención a los detalles y un enfoque centrado en la colaboración. Los pasos esenciales, que van desde la definición del alcance y los objetivos hasta el análisis de los datos y la aplicación de mejoras, constituyen la columna vertebral de cualquier auditoría eficaz. Estos pasos garantizan que se mantenga el cumplimiento, se identifiquen los riesgos y se mejoren los procesos para alinearlos con los objetivos de la organización.

Sin embargo, el camino hacia el éxito no está exento de dificultades. Errores comunes como objetivos vagos, mala comunicación y flujos de trabajo desorganizados pueden hacer descarrilar incluso los programas de auditoría mejor intencionados. Estos problemas pueden dar lugar a que se pasen por alto detalles, se incumplan plazos y se carezca de información procesable.

Afortunadamente, con las herramientas y estrategias adecuadas, estos retos pueden abordarse de frente. En esta guía, le proporcionaremos un marco paso a paso para ejecutar un programa de auditoría eficaz.

Para ilustrar este proceso, también le guiaremos a través de un ejemplo práctico de un flujo de trabajo bien estructurado y compartiremos herramientas que pueden ayudarle a agilizar la colaboración, organizar las tareas y mantener su auditoría en el buen camino. Empecemos.

Ejecute con éxito su programa de auditoría con el flujo de trabajo visual estructurado de Kerika. Este ejemplo muestra cómo gestionar cada fase -Inicio, Trabajo de Campo, Análisis, Informes y Revisión Final- asegurando el cumplimiento, identificando riesgos y mejorando los procesos. Pruebe Kerika y agilice su proceso de auditoría con una mejor organización y colaboración.

Haga clic aquí para consultar esta Junta del Programa de Auditoría

Pasos esenciales para ejecutar con éxito un programa de auditoría

El éxito de un programa de auditoría no se consigue de la noche a la mañana, sino que se construye sobre la base de una planificación estratégica, una ejecución meticulosa y una evaluación continua. He aquí una hoja de ruta detallada que le guiará a través de los pasos clave:

1. Definir el alcance y los objetivos

Comience por esbozar el objetivo de su auditoría. ¿Qué pretende conseguir? Ya se trate de garantizar el cumplimiento de la normativa, identificar ineficiencias en los procesos o validar la exactitud financiera, tener unos objetivos claros marca la pauta de todo el programa. Identifique los departamentos, procesos o sistemas que se van a auditar.

Defina métricas de éxito y establezca indicadores clave de rendimiento (KPI). Haz clic aquí para conocer las principales métricas que debes tener en cuenta según Audiboard.com Comunica los objetivos a las partes interesadas para alinear las expectativas.

Cuidado:

  • Objetivos poco claros que pueden conducir a una pérdida de tiempo y a conclusiones incompletas o irrelevantes.
  • Falta de métricas de éxito y KPI claros.

2. Reúna al equipo adecuado

Un equipo de auditoría competente y colaborador es esencial para obtener resultados precisos y aplicables. Asigne funciones y responsabilidades, asegurándose de que cada miembro del equipo tiene las habilidades necesarias para sus tareas. En este artículo de Validworth encontrará más información sobre las principales responsabilidades de los miembros de un equipo de auditoría. Implique tanto a personal interno como a expertos externos, dependiendo de la complejidad de la auditoría. Impartir formación sobre procedimientos de auditoría, herramientas y normas de elaboración de informes.

Cuidado:

  • Una mala delegación de tareas y la falta de claridad en las funciones pueden causar confusión, incumplimiento de plazos o duplicación de esfuerzos.
  • Formación o conocimientos insuficientes entre los miembros del equipo.

3. Desarrollar un plan global

Un plan eficaz sirve de modelo para todo el proceso de auditoría. Divida la auditoría en fases, como la planificación, la ejecución, el análisis y la elaboración de informes. Establezca calendarios realistas para cada fase, asegurándose de que los plazos son alcanzables. Identificar posibles riesgos y retos, y preparar planes de contingencia para hacerles frente.

Cuidado:

  • Una colaboración y comunicación ineficaces pueden dar lugar a malentendidos, tareas olvidadas e informes fragmentados.
  • Plazos poco realistas o evaluación inadecuada de los riesgos.

4. Recopilación y análisis de datos

La calidad de su auditoría depende de la exactitud y pertinencia de los datos que recopile. Utilice herramientas y métodos normalizados para la recopilación de datos, como encuestas, entrevistas y registros del sistema. Verifique la fiabilidad de sus fuentes para minimizar los errores. Analice los datos sistemáticamente para descubrir patrones, anomalías o áreas susceptibles de mejora.

Cuidado:

  • Los datos incompletos o inexactos pueden comprometer la validez de los resultados de las auditorías.
  • Análisis o interpretación inadecuados de los datos.

5. Implicar a las partes interesadas en todo el proceso

La comunicación periódica con las partes interesadas garantiza la transparencia y genera confianza. Comparta información actualizada sobre los avances en las etapas clave para mantener a todos informados. Abordar las preocupaciones o preguntas con prontitud para mantener la alineación con los objetivos. Involucrar a las partes interesadas en la revisión de los resultados preliminares y la formulación de recomendaciones prácticas.

Cuidado:

  • La visibilidad limitada de las partes interesadas puede generar desconfianza y desalineación.
  • Comunicación o participación inadecuada de las partes interesadas.

6. Documentación de los resultados y recomendaciones

La forma de presentar las conclusiones puede determinar la eficacia de la auditoría para impulsar el cambio.

Recopilar los resultados en un informe estructurado, destacando las ideas clave y las áreas de interés. Ofrecer recomendaciones claras y prácticas basadas en pruebas. Priorizar las recomendaciones en función de su posible impacto y viabilidad.

Cuidado:

  • Las prácticas de documentación deficientes pueden dar lugar a conclusiones de auditoría que carezcan de contexto o claridad.
  • Recomendaciones inadecuadas o poco claras.

7. Aplicar y supervisar los cambios

El valor de la auditoría reside en su capacidad para impulsar mejoras. Elabore un plan para aplicar los cambios recomendados, asignando tareas y plazos. Supervise el impacto de estos cambios a lo largo del tiempo para medir la eficacia. Programe auditorías de seguimiento para garantizar un cumplimiento y un progreso sostenidos.

Cuidado:

  • La resistencia al cambio puede obstaculizar la aplicación de las recomendaciones.
  • Seguimiento o evaluación inadecuados de los cambios.

8. Evaluar y mejorar el proceso de auditoría

Cada auditoría es una oportunidad para perfeccionar su enfoque de cara a la siguiente. Lleve a cabo una revisión posterior a la auditoría para identificar las lecciones aprendidas y las áreas de mejora. Actualice sus procesos, plantillas o herramientas de auditoría basándose en los comentarios recibidos. Reconozca y celebre los éxitos para dar impulso a futuras auditorías.

Cuidado:

  • Falta de evaluación y mejora continuas.
  • Documentación o conservación inadecuadas de las lecciones aprendidas

Siguiendo estos pasos y siendo consciente de los posibles problemas, puede crear un programa de auditoría que no sólo garantice el cumplimiento, sino que también impulse mejoras organizativas significativas.

Utilizar las herramientas adecuadas

Ejecutar con éxito un programa de auditoría requiere algo más que una buena planificación: exige una herramienta que le ayude a superar los escollos comunes que hemos comentado antes. Una potente solución de gestión de tareas puede marcar la diferencia a la hora de organizar el flujo de trabajo y garantizar que nada se escape.

El siguiente tablero de demostración es un buen ejemplo de cómo un equipo de auditoría ha creado un espacio de trabajo estructurado para abordar sin problemas cada fase de su programa de auditoría.

Vea cómo Kerika permite una ejecución perfecta del programa de auditoría. Esta imagen ejemplifica un espacio de trabajo estructurado diseñado para abordar cada fase del proceso de auditoría con asignaciones de tareas claras y seguimiento del progreso. Descubra cómo Kerika ayuda a los equipos a priorizar tareas, comunicarse eficazmente y mantener un programa de auditoría racionalizado desde el inicio hasta la revisión final.

Compruebe cómo ejecuta este equipo su programa de auditoría

Eche un vistazo a cómo este equipo de auditoría ha diseñado su espacio de trabajo para abordar cada etapa del proceso de auditoría. Desde la celebración de las reuniones iniciales en la fase de iniciación hasta la validación del cumplimiento en la fase de trabajo de campo y la finalización en la revisión final, este tablero garantiza que cada paso se planifica, controla y ejecuta meticulosamente.

Este espacio de trabajo virtual permite al equipo priorizar tareas, comunicarse eficazmente y hacer un seguimiento del progreso, todo en un mismo lugar. Veamos cómo utiliza este equipo su tablero para asegurarse de que su programa de auditoría sigue por buen camino.

Examine detenidamente esta Junta del Programa de Auditoría

Optimice su flujo de trabajo de auditoría con Kerika. Personalice su tablero Kanban para agilizar el proceso de auditoría con funciones que le permiten añadir tareas, adaptar columnas y gestionar el acceso del equipo. Priorice la responsabilidad del equipo, asegurando los datos y las tareas mediante la asignación de los mejores roles a cada miembro con sólo unos clics.

1. Capturar los pasos de acción críticos con hojas de ruta detalladas

Capture todos los pasos de acción críticos dentro de la plataforma Kerika utilizando tarjetas de tareas detalladas. Vea cómo este espacio de trabajo visual organiza el alcance de los objetivos clave con secciones estructuradas, creando una forma más dinámica de gestionar cada paso del plan de acción. Mejore la claridad e impulse la eficiencia del equipo con el sistema de gestión de tareas detalladas de Kerika.

Añadir tareas es sencillo y garantiza que no se pase por alto ningún paso del proceso de auditoría. Con el botón «Añadir nueva tarea», situado en la parte inferior de cada columna, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente, como realizar entrevistas a las partes interesadas o validar las medidas de seguridad. De este modo se garantiza que los elementos de acción se capturan a medida que surgen.

2. Personalización flexible del flujo de trabajo con acciones de columna

Personalice y agilice su programa de auditoría utilizando un flujo de trabajo flexible con Kerika. Utilice este tablero de estilo Kanban para mantenerse organizado y eficiente con una clara organización y categorización. Este flujo de trabajo se adapta fácilmente a las necesidades cambiantes de cualquier auditoría. Garantice un plan de acción bien organizado y documentado con columnas claramente etiquetadas.

La posibilidad de personalizar las columnas garantiza que el flujo de trabajo se adapte a las necesidades cambiantes del programa de auditoría. Esta función permite a los equipos cambiar el nombre de las columnas, añadir otras nuevas o reorganizar las existentes con facilidad.

Por ejemplo, mover tareas de «Fase de trabajo de campo» a «Análisis y validación» garantiza una progresión adecuada de las tareas sin confusiones. La opción de ocultar o eliminar columnas ayuda a despejar el espacio de trabajo, manteniendo el tablero centrado y eficiente. Esta personalización permite a los equipos mantener un flujo de trabajo dinámico, garantizando al mismo tiempo que ninguna tarea quede fuera de lugar.

3. Asignación de funciones y permisos para mejorar la colaboración

Mejore la colaboración en equipo durante los programas de auditoría asignando los mejores roles a los miembros y personalizando los permisos en Kerika. Personalice la visibilidad y el control de edición para mantener los planes de acción de auditoría sensibles en el buen camino y precisos. Asegure su equipo y sus tareas asignando roles como Administrador de la Junta, Miembro del Equipo o Visitante.

La gestión de funciones garantiza que los miembros del equipo rindan cuentas y comprendan sus responsabilidades dentro del programa de auditoría. Esta función le permite asignar funciones como administrador del consejo, miembro del equipo o visitante en función de su nivel de participación.

Por ejemplo, los auditores responsables de tareas clave pueden ser asignados como miembros del equipo, mientras que a las partes interesadas externas se les puede dar acceso de visualización como visitantes. Esta configuración fomenta la colaboración estructurada, minimiza la confusión y protege los datos confidenciales del proyecto mediante el control del acceso.

4. Comunicación centralizada mediante el chat del consejo

Mejore la sinergia de su equipo utilizando el chat de Kerika como centro de comunicación. Diga adiós a las interminables cadenas de correo electrónico; en su lugar, comparta actualizaciones, aclare problemas y deje comentarios en un solo lugar. Mantén las tareas alineadas sin esfuerzo a la vez que fomentas un mejor entorno de colaboración.

En lugar de depender de correos electrónicos o mensajes de chat dispersos, la función de chat integrada en el tablero garantiza que todas las discusiones relacionadas con las tareas permanezcan accesibles en un solo lugar. Los miembros del equipo pueden compartir actualizaciones, aclarar problemas y dejar comentarios directamente en el tablón, lo que permite a todos mantenerse informados sin necesidad de buscar en múltiples canales de comunicación. Este enfoque reduce la confusión y mantiene las conversaciones vinculadas a sus respectivas tareas, haciendo que la colaboración sea más fluida y productiva.

5. Gestión centralizada de archivos para un acceso sin fisuras

Mantenga todos los documentos importantes en un solo lugar con la gestión centralizada de archivos para un acceso sin problemas. Simplifique las auditorías con la carga sencilla de archivos, la vinculación de documentos y la colaboración rápida.

La función de archivos adjuntos del tablón permite gestionar y compartir archivos relacionados con cada tarea. Ya se trate de directrices de auditoría, documentación probatoria o informes de las partes interesadas, todos los archivos pueden cargarse, crearse o vincularse directamente en el tablón.

Esto elimina la necesidad de sistemas de almacenamiento externos y garantiza que los miembros del equipo puedan acceder a los documentos más actualizados sin retrasos. Con todo en un mismo lugar, tu equipo puede centrarse en ejecutar las tareas con eficacia.

6. Destacar y priorizar las tareas críticas

Concéntrese en lo más importante durante sus auditorías gestionando el resaltado de tareas dentro de Kerika. Resalte las tareas urgentes por filtro y estado para garantizar que siempre se cumplan los plazos. Aplique sin esfuerzo etiquetas de alta prioridad con unos pocos clics para un flujo de trabajo eficiente.

La función de resaltado del tablero permite a los equipos identificar rápidamente las tareas que requieren atención inmediata en función de diversos criterios, como los usuarios asignados, el estado de la tarea, las fechas de vencimiento y los niveles de prioridad. Esto garantiza que las auditorías de alta prioridad, los elementos atrasados o las tareas con etiquetas específicas sean fáciles de detectar.

Gracias a este filtro, los equipos pueden centrarse en las tareas más urgentes y evitar el incumplimiento de los plazos, manteniendo todo el programa de auditoría bien coordinado y encauzado.

7. Ajuste fino de la tarjeta para un control óptimo

Garantice una auditoría racionalizada con los Ajustes de tablero de Kerika. Simplifique los elementos de acción complejos, personalice su lugar de trabajo visual, mantenga la carga de trabajo del equipo y cumpla los objetivos con facilidad mediante el uso de acciones de tareas claramente definidas y racionalizadas.

Una auditoría eficaz requiere un tablón que se adapte a sus necesidades cambiantes. La configuración del tablero le permite controlar el acceso con opciones de privacidad, garantizando que sólo las personas adecuadas vean los detalles confidenciales del proceso de auditoría. Puede establecer límites de trabajo en curso (WIP) para gestionar la carga de trabajo del equipo y evitar cuellos de botella.

La numeración automática de las tareas garantiza un seguimiento coherente, mientras que las etiquetas ayudan a organizar las tareas por departamentos, fases o categorías. Además, la vista general del tablero ofrece información en tiempo real sobre el estado del programa de auditoría, lo que facilita la identificación de las tareas completadas, pendientes o atrasadas.

Con las opciones de exportación y archivo, puede hacer copias de seguridad o pausar las tareas mientras mantiene su flujo de trabajo de auditoría organizado y preparado para el futuro.

Divida las tareas en pasos manejables

Cuando gestione un programa de auditoría, asegúrese de no pasar por alto ningún detalle. Este tablero de demostración muestra cómo puede emprender acciones de forma eficaz en pasos claramente definidos. Esto incluye descripciones detalladas de tareas y objetivos, listas de comprobación para avanzar fácilmente, la posibilidad de compartir archivos, la comunicación específica de tareas y, lo que es más importante, el establecimiento de prioridades claras.

Cuando se gestiona un programa de auditoría, desglosar las tareas es la clave para garantizar que no se pasa por alto ningún detalle crítico. Este tablero de demostración muestra cómo cada tarea se divide en pasos procesables y rastreables para mejorar la claridad y la colaboración.

He aquí cómo este equipo aborda eficazmente la segmentación de tareas:

  1. Ficha Detalles para la descripción de tareas: La pestaña Detalles permite a los equipos documentar descripciones completas de tareas, requisitos y objetivos clave. Esto garantiza que todos los implicados entiendan el alcance de la tarea sin necesidad de aclaraciones constantes.
  2. Establecer el estado de la tarea para el seguimiento del progreso: Asignar un estado como Listo, En curso o Necesita revisión permite una visibilidad clara del progreso de las tareas. Con los estados actualizados, los miembros del equipo pueden realizar fácilmente un seguimiento de la finalización o identificar cuellos de botella.
  3. Pestaña Lista de control para subtareas: Las tareas complejas pueden dividirse en subtareas más pequeñas y procesables mediante la pestaña Lista de comprobación. Cada subtarea puede marcarse una vez completada, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y evitar pasar por alto pasos esenciales.
  4. Fechas de vencimiento para mantener los plazos: El establecimiento de plazos garantiza que las tareas se mantengan dentro de lo previsto, mientras que la visibilidad de las próximas fechas de vencimiento ayuda al equipo a priorizar el trabajo y evitar el incumplimiento de los plazos.
  5. Etiquetas para la categorización: Mediante la asignación de etiquetas pertinentes, como auditoría de cumplimiento o recuperación de desastres, las tareas se pueden clasificar y filtrar de manera eficiente. Esta función facilita la localización de tareas relacionadas y garantiza la racionalización de los flujos de trabajo.
  6. Pestaña Chat para conversaciones sobre tareas específicas: En lugar de mensajes dispersos en diferentes plataformas, la pestaña Chat centraliza todas las conversaciones relacionadas con las tareas. Los equipos pueden colaborar, proporcionar actualizaciones y resolver dudas directamente en la ficha de la tarea.
  7. Asignación de tareas para una clara responsabilización: La asignación de tareas a miembros concretos del equipo garantiza la responsabilidad. Cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades y puede centrarse en las tareas asignadas sin confusión.
  8. Pestaña Archivos adjuntos para almacenar archivos relevantes: Los documentos importantes, archivos de referencia o pruebas pueden adjuntarse directamente a la tarea a través de la pestaña Adjuntos. De este modo se mantiene todo específico de la tarea y se evita la búsqueda a través de sistemas de almacenamiento externos.

Con las tareas divididas en pasos manejables, este tablero demuestra cómo pueden simplificarse las auditorías complejas, facilitando el seguimiento de los progresos, la identificación de los bloqueos y la consecución de todos los objetivos sin problemas.

Conclusiones: Creación de un programa de auditoría eficaz y ampliable

Un programa de auditoría bien ejecutado es la espina dorsal del cumplimiento organizativo, la gestión de riesgos y la optimización de procesos. Al dividir las tareas en pasos manejables, garantizar una categorización adecuada y fomentar una comunicación clara entre el equipo, se crea un flujo de trabajo estructurado pero lo suficientemente flexible como para hacer frente a retos inesperados.

La planificación y ejecución adecuadas le ayudarán a cumplir los plazos, mejorar la colaboración y, en última instancia, lograr el éxito de la auditoría con confianza.