Todas las entradas de: Roshan Polekar

Ejecutar con éxito un programa de auditoría: Guía paso a paso

Llevar a cabo con éxito un programa de auditoría requiere una planificación cuidadosa, atención a los detalles y un enfoque centrado en la colaboración. Los pasos esenciales, que van desde la definición del alcance y los objetivos hasta el análisis de los datos y la aplicación de mejoras, constituyen la columna vertebral de cualquier auditoría eficaz. Estos pasos garantizan que se mantenga el cumplimiento, se identifiquen los riesgos y se mejoren los procesos para alinearlos con los objetivos de la organización.

Sin embargo, el camino hacia el éxito no está exento de dificultades. Errores comunes como objetivos vagos, mala comunicación y flujos de trabajo desorganizados pueden hacer descarrilar incluso los programas de auditoría mejor intencionados. Estos problemas pueden dar lugar a que se pasen por alto detalles, se incumplan plazos y se carezca de información procesable.

Afortunadamente, con las herramientas y estrategias adecuadas, estos retos pueden abordarse de frente. En esta guía, le proporcionaremos un marco paso a paso para ejecutar un programa de auditoría eficaz.

Para ilustrar este proceso, también le guiaremos a través de un ejemplo práctico de un flujo de trabajo bien estructurado y compartiremos herramientas que pueden ayudarle a agilizar la colaboración, organizar las tareas y mantener su auditoría en el buen camino. Empecemos.

Ejecute con éxito su programa de auditoría con el flujo de trabajo visual estructurado de Kerika. Este ejemplo muestra cómo gestionar cada fase -Inicio, Trabajo de Campo, Análisis, Informes y Revisión Final- asegurando el cumplimiento, identificando riesgos y mejorando los procesos. Pruebe Kerika y agilice su proceso de auditoría con una mejor organización y colaboración.

Haga clic aquí para consultar esta Junta del Programa de Auditoría

Pasos esenciales para ejecutar con éxito un programa de auditoría

El éxito de un programa de auditoría no se consigue de la noche a la mañana, sino que se construye sobre la base de una planificación estratégica, una ejecución meticulosa y una evaluación continua. He aquí una hoja de ruta detallada que le guiará a través de los pasos clave:

1. Definir el alcance y los objetivos

Comience por esbozar el objetivo de su auditoría. ¿Qué pretende conseguir? Ya se trate de garantizar el cumplimiento de la normativa, identificar ineficiencias en los procesos o validar la exactitud financiera, tener unos objetivos claros marca la pauta de todo el programa. Identifique los departamentos, procesos o sistemas que se van a auditar.

Defina métricas de éxito y establezca indicadores clave de rendimiento (KPI). Haz clic aquí para conocer las principales métricas que debes tener en cuenta según Audiboard.com Comunica los objetivos a las partes interesadas para alinear las expectativas.

Cuidado:

  • Objetivos poco claros que pueden conducir a una pérdida de tiempo y a conclusiones incompletas o irrelevantes.
  • Falta de métricas de éxito y KPI claros.

2. Reúna al equipo adecuado

Un equipo de auditoría competente y colaborador es esencial para obtener resultados precisos y aplicables. Asigne funciones y responsabilidades, asegurándose de que cada miembro del equipo tiene las habilidades necesarias para sus tareas. En este artículo de Validworth encontrará más información sobre las principales responsabilidades de los miembros de un equipo de auditoría. Implique tanto a personal interno como a expertos externos, dependiendo de la complejidad de la auditoría. Impartir formación sobre procedimientos de auditoría, herramientas y normas de elaboración de informes.

Cuidado:

  • Una mala delegación de tareas y la falta de claridad en las funciones pueden causar confusión, incumplimiento de plazos o duplicación de esfuerzos.
  • Formación o conocimientos insuficientes entre los miembros del equipo.

3. Desarrollar un plan global

Un plan eficaz sirve de modelo para todo el proceso de auditoría. Divida la auditoría en fases, como la planificación, la ejecución, el análisis y la elaboración de informes. Establezca calendarios realistas para cada fase, asegurándose de que los plazos son alcanzables. Identificar posibles riesgos y retos, y preparar planes de contingencia para hacerles frente.

Cuidado:

  • Una colaboración y comunicación ineficaces pueden dar lugar a malentendidos, tareas olvidadas e informes fragmentados.
  • Plazos poco realistas o evaluación inadecuada de los riesgos.

4. Recopilación y análisis de datos

La calidad de su auditoría depende de la exactitud y pertinencia de los datos que recopile. Utilice herramientas y métodos normalizados para la recopilación de datos, como encuestas, entrevistas y registros del sistema. Verifique la fiabilidad de sus fuentes para minimizar los errores. Analice los datos sistemáticamente para descubrir patrones, anomalías o áreas susceptibles de mejora.

Cuidado:

  • Los datos incompletos o inexactos pueden comprometer la validez de los resultados de las auditorías.
  • Análisis o interpretación inadecuados de los datos.

5. Implicar a las partes interesadas en todo el proceso

La comunicación periódica con las partes interesadas garantiza la transparencia y genera confianza. Comparta información actualizada sobre los avances en las etapas clave para mantener a todos informados. Abordar las preocupaciones o preguntas con prontitud para mantener la alineación con los objetivos. Involucrar a las partes interesadas en la revisión de los resultados preliminares y la formulación de recomendaciones prácticas.

Cuidado:

  • La visibilidad limitada de las partes interesadas puede generar desconfianza y desalineación.
  • Comunicación o participación inadecuada de las partes interesadas.

6. Documentación de los resultados y recomendaciones

La forma de presentar las conclusiones puede determinar la eficacia de la auditoría para impulsar el cambio.

Recopilar los resultados en un informe estructurado, destacando las ideas clave y las áreas de interés. Ofrecer recomendaciones claras y prácticas basadas en pruebas. Priorizar las recomendaciones en función de su posible impacto y viabilidad.

Cuidado:

  • Las prácticas de documentación deficientes pueden dar lugar a conclusiones de auditoría que carezcan de contexto o claridad.
  • Recomendaciones inadecuadas o poco claras.

7. Aplicar y supervisar los cambios

El valor de la auditoría reside en su capacidad para impulsar mejoras. Elabore un plan para aplicar los cambios recomendados, asignando tareas y plazos. Supervise el impacto de estos cambios a lo largo del tiempo para medir la eficacia. Programe auditorías de seguimiento para garantizar un cumplimiento y un progreso sostenidos.

Cuidado:

  • La resistencia al cambio puede obstaculizar la aplicación de las recomendaciones.
  • Seguimiento o evaluación inadecuados de los cambios.

8. Evaluar y mejorar el proceso de auditoría

Cada auditoría es una oportunidad para perfeccionar su enfoque de cara a la siguiente. Lleve a cabo una revisión posterior a la auditoría para identificar las lecciones aprendidas y las áreas de mejora. Actualice sus procesos, plantillas o herramientas de auditoría basándose en los comentarios recibidos. Reconozca y celebre los éxitos para dar impulso a futuras auditorías.

Cuidado:

  • Falta de evaluación y mejora continuas.
  • Documentación o conservación inadecuadas de las lecciones aprendidas

Siguiendo estos pasos y siendo consciente de los posibles problemas, puede crear un programa de auditoría que no sólo garantice el cumplimiento, sino que también impulse mejoras organizativas significativas.

Utilizar las herramientas adecuadas

Ejecutar con éxito un programa de auditoría requiere algo más que una buena planificación: exige una herramienta que le ayude a superar los escollos comunes que hemos comentado antes. Una potente solución de gestión de tareas puede marcar la diferencia a la hora de organizar el flujo de trabajo y garantizar que nada se escape.

El siguiente tablero de demostración es un buen ejemplo de cómo un equipo de auditoría ha creado un espacio de trabajo estructurado para abordar sin problemas cada fase de su programa de auditoría.

Vea cómo Kerika permite una ejecución perfecta del programa de auditoría. Esta imagen ejemplifica un espacio de trabajo estructurado diseñado para abordar cada fase del proceso de auditoría con asignaciones de tareas claras y seguimiento del progreso. Descubra cómo Kerika ayuda a los equipos a priorizar tareas, comunicarse eficazmente y mantener un programa de auditoría racionalizado desde el inicio hasta la revisión final.

Compruebe cómo ejecuta este equipo su programa de auditoría

Eche un vistazo a cómo este equipo de auditoría ha diseñado su espacio de trabajo para abordar cada etapa del proceso de auditoría. Desde la celebración de las reuniones iniciales en la fase de iniciación hasta la validación del cumplimiento en la fase de trabajo de campo y la finalización en la revisión final, este tablero garantiza que cada paso se planifica, controla y ejecuta meticulosamente.

Este espacio de trabajo virtual permite al equipo priorizar tareas, comunicarse eficazmente y hacer un seguimiento del progreso, todo en un mismo lugar. Veamos cómo utiliza este equipo su tablero para asegurarse de que su programa de auditoría sigue por buen camino.

Examine detenidamente esta Junta del Programa de Auditoría

Optimice su flujo de trabajo de auditoría con Kerika. Personalice su tablero Kanban para agilizar el proceso de auditoría con funciones que le permiten añadir tareas, adaptar columnas y gestionar el acceso del equipo. Priorice la responsabilidad del equipo, asegurando los datos y las tareas mediante la asignación de los mejores roles a cada miembro con sólo unos clics.

1. Capturar los pasos de acción críticos con hojas de ruta detalladas

Capture todos los pasos de acción críticos dentro de la plataforma Kerika utilizando tarjetas de tareas detalladas. Vea cómo este espacio de trabajo visual organiza el alcance de los objetivos clave con secciones estructuradas, creando una forma más dinámica de gestionar cada paso del plan de acción. Mejore la claridad e impulse la eficiencia del equipo con el sistema de gestión de tareas detalladas de Kerika.

Añadir tareas es sencillo y garantiza que no se pase por alto ningún paso del proceso de auditoría. Con el botón «Añadir nueva tarea», situado en la parte inferior de cada columna, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente, como realizar entrevistas a las partes interesadas o validar las medidas de seguridad. De este modo se garantiza que los elementos de acción se capturan a medida que surgen.

2. Personalización flexible del flujo de trabajo con acciones de columna

Personalice y agilice su programa de auditoría utilizando un flujo de trabajo flexible con Kerika. Utilice este tablero de estilo Kanban para mantenerse organizado y eficiente con una clara organización y categorización. Este flujo de trabajo se adapta fácilmente a las necesidades cambiantes de cualquier auditoría. Garantice un plan de acción bien organizado y documentado con columnas claramente etiquetadas.

La posibilidad de personalizar las columnas garantiza que el flujo de trabajo se adapte a las necesidades cambiantes del programa de auditoría. Esta función permite a los equipos cambiar el nombre de las columnas, añadir otras nuevas o reorganizar las existentes con facilidad.

Por ejemplo, mover tareas de «Fase de trabajo de campo» a «Análisis y validación» garantiza una progresión adecuada de las tareas sin confusiones. La opción de ocultar o eliminar columnas ayuda a despejar el espacio de trabajo, manteniendo el tablero centrado y eficiente. Esta personalización permite a los equipos mantener un flujo de trabajo dinámico, garantizando al mismo tiempo que ninguna tarea quede fuera de lugar.

3. Asignación de funciones y permisos para mejorar la colaboración

Mejore la colaboración en equipo durante los programas de auditoría asignando los mejores roles a los miembros y personalizando los permisos en Kerika. Personalice la visibilidad y el control de edición para mantener los planes de acción de auditoría sensibles en el buen camino y precisos. Asegure su equipo y sus tareas asignando roles como Administrador de la Junta, Miembro del Equipo o Visitante.

La gestión de funciones garantiza que los miembros del equipo rindan cuentas y comprendan sus responsabilidades dentro del programa de auditoría. Esta función le permite asignar funciones como administrador del consejo, miembro del equipo o visitante en función de su nivel de participación.

Por ejemplo, los auditores responsables de tareas clave pueden ser asignados como miembros del equipo, mientras que a las partes interesadas externas se les puede dar acceso de visualización como visitantes. Esta configuración fomenta la colaboración estructurada, minimiza la confusión y protege los datos confidenciales del proyecto mediante el control del acceso.

4. Comunicación centralizada mediante el chat del consejo

Mejore la sinergia de su equipo utilizando el chat de Kerika como centro de comunicación. Diga adiós a las interminables cadenas de correo electrónico; en su lugar, comparta actualizaciones, aclare problemas y deje comentarios en un solo lugar. Mantén las tareas alineadas sin esfuerzo a la vez que fomentas un mejor entorno de colaboración.

En lugar de depender de correos electrónicos o mensajes de chat dispersos, la función de chat integrada en el tablero garantiza que todas las discusiones relacionadas con las tareas permanezcan accesibles en un solo lugar. Los miembros del equipo pueden compartir actualizaciones, aclarar problemas y dejar comentarios directamente en el tablón, lo que permite a todos mantenerse informados sin necesidad de buscar en múltiples canales de comunicación. Este enfoque reduce la confusión y mantiene las conversaciones vinculadas a sus respectivas tareas, haciendo que la colaboración sea más fluida y productiva.

5. Gestión centralizada de archivos para un acceso sin fisuras

Mantenga todos los documentos importantes en un solo lugar con la gestión centralizada de archivos para un acceso sin problemas. Simplifique las auditorías con la carga sencilla de archivos, la vinculación de documentos y la colaboración rápida.

La función de archivos adjuntos del tablón permite gestionar y compartir archivos relacionados con cada tarea. Ya se trate de directrices de auditoría, documentación probatoria o informes de las partes interesadas, todos los archivos pueden cargarse, crearse o vincularse directamente en el tablón.

Esto elimina la necesidad de sistemas de almacenamiento externos y garantiza que los miembros del equipo puedan acceder a los documentos más actualizados sin retrasos. Con todo en un mismo lugar, tu equipo puede centrarse en ejecutar las tareas con eficacia.

6. Destacar y priorizar las tareas críticas

Concéntrese en lo más importante durante sus auditorías gestionando el resaltado de tareas dentro de Kerika. Resalte las tareas urgentes por filtro y estado para garantizar que siempre se cumplan los plazos. Aplique sin esfuerzo etiquetas de alta prioridad con unos pocos clics para un flujo de trabajo eficiente.

La función de resaltado del tablero permite a los equipos identificar rápidamente las tareas que requieren atención inmediata en función de diversos criterios, como los usuarios asignados, el estado de la tarea, las fechas de vencimiento y los niveles de prioridad. Esto garantiza que las auditorías de alta prioridad, los elementos atrasados o las tareas con etiquetas específicas sean fáciles de detectar.

Gracias a este filtro, los equipos pueden centrarse en las tareas más urgentes y evitar el incumplimiento de los plazos, manteniendo todo el programa de auditoría bien coordinado y encauzado.

7. Ajuste fino de la tarjeta para un control óptimo

Garantice una auditoría racionalizada con los Ajustes de tablero de Kerika. Simplifique los elementos de acción complejos, personalice su lugar de trabajo visual, mantenga la carga de trabajo del equipo y cumpla los objetivos con facilidad mediante el uso de acciones de tareas claramente definidas y racionalizadas.

Una auditoría eficaz requiere un tablón que se adapte a sus necesidades cambiantes. La configuración del tablero le permite controlar el acceso con opciones de privacidad, garantizando que sólo las personas adecuadas vean los detalles confidenciales del proceso de auditoría. Puede establecer límites de trabajo en curso (WIP) para gestionar la carga de trabajo del equipo y evitar cuellos de botella.

La numeración automática de las tareas garantiza un seguimiento coherente, mientras que las etiquetas ayudan a organizar las tareas por departamentos, fases o categorías. Además, la vista general del tablero ofrece información en tiempo real sobre el estado del programa de auditoría, lo que facilita la identificación de las tareas completadas, pendientes o atrasadas.

Con las opciones de exportación y archivo, puede hacer copias de seguridad o pausar las tareas mientras mantiene su flujo de trabajo de auditoría organizado y preparado para el futuro.

Divida las tareas en pasos manejables

Cuando gestione un programa de auditoría, asegúrese de no pasar por alto ningún detalle. Este tablero de demostración muestra cómo puede emprender acciones de forma eficaz en pasos claramente definidos. Esto incluye descripciones detalladas de tareas y objetivos, listas de comprobación para avanzar fácilmente, la posibilidad de compartir archivos, la comunicación específica de tareas y, lo que es más importante, el establecimiento de prioridades claras.

Cuando se gestiona un programa de auditoría, desglosar las tareas es la clave para garantizar que no se pasa por alto ningún detalle crítico. Este tablero de demostración muestra cómo cada tarea se divide en pasos procesables y rastreables para mejorar la claridad y la colaboración.

He aquí cómo este equipo aborda eficazmente la segmentación de tareas:

  1. Ficha Detalles para la descripción de tareas: La pestaña Detalles permite a los equipos documentar descripciones completas de tareas, requisitos y objetivos clave. Esto garantiza que todos los implicados entiendan el alcance de la tarea sin necesidad de aclaraciones constantes.
  2. Establecer el estado de la tarea para el seguimiento del progreso: Asignar un estado como Listo, En curso o Necesita revisión permite una visibilidad clara del progreso de las tareas. Con los estados actualizados, los miembros del equipo pueden realizar fácilmente un seguimiento de la finalización o identificar cuellos de botella.
  3. Pestaña Lista de control para subtareas: Las tareas complejas pueden dividirse en subtareas más pequeñas y procesables mediante la pestaña Lista de comprobación. Cada subtarea puede marcarse una vez completada, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y evitar pasar por alto pasos esenciales.
  4. Fechas de vencimiento para mantener los plazos: El establecimiento de plazos garantiza que las tareas se mantengan dentro de lo previsto, mientras que la visibilidad de las próximas fechas de vencimiento ayuda al equipo a priorizar el trabajo y evitar el incumplimiento de los plazos.
  5. Etiquetas para la categorización: Mediante la asignación de etiquetas pertinentes, como auditoría de cumplimiento o recuperación de desastres, las tareas se pueden clasificar y filtrar de manera eficiente. Esta función facilita la localización de tareas relacionadas y garantiza la racionalización de los flujos de trabajo.
  6. Pestaña Chat para conversaciones sobre tareas específicas: En lugar de mensajes dispersos en diferentes plataformas, la pestaña Chat centraliza todas las conversaciones relacionadas con las tareas. Los equipos pueden colaborar, proporcionar actualizaciones y resolver dudas directamente en la ficha de la tarea.
  7. Asignación de tareas para una clara responsabilización: La asignación de tareas a miembros concretos del equipo garantiza la responsabilidad. Cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades y puede centrarse en las tareas asignadas sin confusión.
  8. Pestaña Archivos adjuntos para almacenar archivos relevantes: Los documentos importantes, archivos de referencia o pruebas pueden adjuntarse directamente a la tarea a través de la pestaña Adjuntos. De este modo se mantiene todo específico de la tarea y se evita la búsqueda a través de sistemas de almacenamiento externos.

Con las tareas divididas en pasos manejables, este tablero demuestra cómo pueden simplificarse las auditorías complejas, facilitando el seguimiento de los progresos, la identificación de los bloqueos y la consecución de todos los objetivos sin problemas.

Conclusiones: Creación de un programa de auditoría eficaz y ampliable

Un programa de auditoría bien ejecutado es la espina dorsal del cumplimiento organizativo, la gestión de riesgos y la optimización de procesos. Al dividir las tareas en pasos manejables, garantizar una categorización adecuada y fomentar una comunicación clara entre el equipo, se crea un flujo de trabajo estructurado pero lo suficientemente flexible como para hacer frente a retos inesperados.

La planificación y ejecución adecuadas le ayudarán a cumplir los plazos, mejorar la colaboración y, en última instancia, lograr el éxito de la auditoría con confianza.

Personalice su experiencia: personalización de preferencias

Tu espacio de trabajo debe trabajar para ti, no al revés. Gracias a las opciones de personalización, puedes ajustarlo todo, desde los colores de fondo hasta las notificaciones y las herramientas de pizarra, para mantenerte organizado y productivo.

Para empezar a personalizar su espacio de trabajo, necesita acceder a la configuración de su cuenta. Aquí puedes ver cómo hacerlo:

  1. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Seleccione Mis ajustes en el menú desplegable.
Captura de pantalla que muestra la facilidad con la que los usuarios pueden acceder a su configuración personal en Kerika. Una flecha apunta desde el icono del perfil del usuario en la esquina superior derecha hasta el menú desplegable que destaca la opción "Mi configuración". Esta navegación intuitiva facilita a los usuarios la personalización de su espacio de trabajo para una experiencia más productiva y personalizada.


Con estos ajustes, puedes crear una experiencia que se adapte a tu estilo de trabajo único. Ahora que ya sabes cómo acceder a los ajustes, nos gustaría mostrarte paso a paso cómo utilizar las opciones de personalización individual.

Así es como funciona: Personaliza los ajustes

Los ajustes suelen agruparse en tres categorías principales: General, Notificaciones y Pizarra. Cada sección contiene ajustes sencillos diseñados para mejorar tu flujo de trabajo y optimizar tu experiencia.

A continuación te explicamos cómo funcionan estos ajustes:

Ajustes generales: Personaliza tu espacio de trabajo como quieras

Captura de pantalla de la pestaña "Configuración general" de Kerika, que muestra cómo los usuarios pueden personalizar su espacio de trabajo visual. Las opciones mostradas incluyen la selección de un "color de fondo" personalizado de una paleta y la activación de "Usar etiquetas para los tableros de tareas". Estos ajustes permiten a los usuarios crear un entorno visualmente atractivo y agilizar la organización de las tareas habilitando las etiquetas por defecto, lo que demuestra la flexibilidad de Kerika para adaptarse a los estilos de trabajo individuales.
  1. Color de fondo:

    Elige un color de fondo que sea claramente visible y que combine con tu estilo.

    Elige entre varias opciones para que tu espacio de trabajo sea visualmente atractivo.
  2. Utilizar etiquetas para los tableros de tareas

    Active esta función para etiquetar automáticamente los nuevos tableros de tareas y plantillas que cree.

    Esto le ayudará a mantenerse organizado y a clasificar las tareas sin esfuerzo.

Las ventajas:

Si personalizas los aspectos visuales de tu espacio de trabajo, te parecerá más intuitivo y menos desordenado, lo que te permitirá concentrarte mejor.

Notificaciones: Manténgase al día sin sobrecarga

Captura de pantalla de la configuración detallada de "Notificaciones" de Kerika. Los usuarios pueden activar fácilmente las notificaciones por correo electrónico para los chats y las actividades de administración del tablero (como añadir o completar tareas) e inscribirse para recibir un resumen diario de recordatorios de tareas. Estos controles permiten a los usuarios mantenerse informados de las actualizaciones importantes de colaboración sin ser sobrecargados con notificaciones y recibir sólo la información que es relevante para su flujo de trabajo.
  1. Notificaciones de chat

    Reciba notificaciones por correo electrónico cuando se produzca un chat a nivel de junta directiva o cuando alguien chatee sobre una tarea en la que esté participando.
  2. Actualizaciones de actividad para administradores

    Recibe notificaciones cuando se añadan, completen o envíen nuevas tareas en los foros que administras.
  3. Recordatorios diarios de tareas

    Elija un resumen diario por correo electrónico que se envía a las 6 de la mañana y muestra las tareas atrasadas y las que vencen esta semana o la siguiente.

    Agrupa las tareas por fecha o comité para facilitar su seguimiento.

Las ventajas:

Las notificaciones flexibles te mantienen informado de lo más importante sin bombardearte con actualizaciones innecesarias.

Ajustes de la pizarra: Optimiza tu proceso creativo

Captura de pantalla de los ajustes de "Pizarra" de Kerika, que permiten a los usuarios optimizar su proceso creativo. En los ajustes, se puede establecer la configuración predeterminada de "Líneas y formas" (estilo, grosor, color), "Texto en el lienzo" (fuente, tamaño, color) y activar "Cuadrícula en el lienzo" con tamaño personalizado. Esta opción de personalización garantiza la coherencia y la profesionalidad en la colaboración visual y permite a los equipos configurar sus pizarras blancas para que se adapten perfectamente a sus flujos de trabajo de planificación o lluvia de ideas.
  1. Líneas y formas

    Define estilos de línea, grosores y colores predeterminados para crear imágenes limpias y coherentes.
  2. Texto en lienzos

    Elija la fuente, el tamaño y el color que prefiera para un aspecto elegante.
  3. Ajustes de cuadrícula

    Activa el ajuste a la cuadrícula y configura el tamaño de la cuadrícula para que tus diseños estén siempre alineados de forma uniforme y profesional.

Ventajas:

Con estos ajustes, las pizarras blancas son perfectas para realizar lluvias de ideas, planificar o diseñar, para que tu trabajo tenga buen aspecto y esté organizado.

Colección

Ya se trate de personalizar los elementos visuales, ajustar las notificaciones u optimizar las herramientas creativas, estas opciones están diseñadas para aumentar tu productividad y mantener despejado tu entorno de trabajo. Si te tomas un momento para personalizar tus ajustes, podrás trabajar de forma más eficiente y agradable cada día.

Plazos fáciles de cumplir: cómo fijar fechas de vencimiento

Los plazos son los hilos invisibles que unen los proyectos y garantizan que las tareas se completen a tiempo y los equipos se mantengan alineados. Tanto si trabajas en una sola tarea como si divides un proyecto en pasos más pequeños y procesables, unas fechas de entrega claras marcan la diferencia.

Cómo fijar y gestionar las fechas de vencimiento

Esta tarjeta de tareas de Kerika muestra lo increíblemente fácil que es establecer fechas de vencimiento. Con un simple clic en el botón "Vencimiento", puedes acceder al calendario y asignar fechas límite, asegurándote de que todo el mundo se mantiene al día y los proyectos avanzan sin problemas.

Haga clic aquí para consultar el tablón

Una gestión eficaz de los plazos empieza por la posibilidad de fijar fechas de vencimiento para las tareas y sus componentes. Así es como funciona:

  1. Establecer fechas de vencimiento en las hojas de ruta
    • Abra la hoja de ruta en la que esté trabajando.
    • Haga clic en el botón «Debido» para acceder a la vista de calendario.
    • Seleccione una fecha de vencimiento o ajuste las existentes según sea necesario.

De este modo se garantiza que la tarea quede anclada en el calendario del proyecto y se mantiene a todo el mundo al día.

  1. Desglose las tareas más importantes con listas de control
    • Utilice la función Lista de control para dividir una tarea grande en elementos más pequeños y manejables.
    • Cada elemento de la lista de comprobación puede tener su propia fecha de vencimiento, lo que facilita el seguimiento del progreso a un nivel granular.
    • Asigne elementos específicos de la lista de comprobación a distintos compañeros de equipo, aclarando las funciones individuales y manteniéndose al mismo tiempo dentro del contexto de la tarea más amplia.

Buenas prácticas para la gestión de plazos

  • Sea específico: Evite los plazos imprecisos, fije fechas exactas para evitar confusiones.
  • Establezca prioridades realistas: Equilibre las cargas de trabajo asignando fechas de entrega que reflejen la complejidad de las tareas.
  • Revisar periódicamente: Actualice los plazos a medida que evoluciona el alcance del proyecto para mantener unas expectativas realistas.

Conclusión

La integración de fechas de vencimiento en la gestión de tareas, ya sea para tareas completas o elementos individuales de la lista de comprobación, ayuda a los equipos a mantener la claridad, la concentración y la productividad. Al establecer y gestionar cuidadosamente los plazos, creas un flujo de trabajo que se adapta a las necesidades de tu equipo y garantiza que nada se pierda.

Categorización de tareas: Utilizar etiquetas para mantenerse organizado

Cuando hay que hacer malabarismos con múltiples tareas en las distintas fases de un proyecto, es esencial mantenerse organizado. Las etiquetas son una poderosa herramienta que puede estructurar tu flujo de trabajo, ayudándote a identificar, categorizar y priorizar rápidamente las tareas.

Tanto si gestionas maquetas de diseño, el desarrollo del backend o las fases de prueba, las etiquetas facilitan que te centres en lo que más importa.

A continuación te explicamos cómo puedes utilizar las etiquetas para agilizar la gestión de tus proyectos:

Cómo funcionan las etiquetas en las hojas de ruta

 

Esta tarjeta de tarea de Kerika muestra la facilidad con la que se pueden aplicar etiquetas como "backend" y "diseño" para una categorización visual. Observa cómo estas etiquetas de colores proporcionan una comprensión instantánea de la naturaleza de la tarea, ayudando a los equipos a mantenerse organizados y centrados en lo que más importa.

Haga clic aquí para previsualizar estas etiquetas

Las etiquetas actúan como marcadores visuales, proporcionándole información instantánea sobre la categoría o el estado de una tarea. A continuación te explicamos cómo aplicarlas a cada ficha de tarea:

  1. Abra la Guía de Tareas: Seleccione la hoja de ruta que desea categorizar.
  2. Establecer etiquetas: Haga clic en la sección Etiquetas en los detalles de la tarjeta. Desde aquí, puedes elegir entre las etiquetas existentes o crear una nueva.
  3. Indicaciones visuales: Una vez aplicada, la etiqueta aparece en la parte superior de la tarjeta de tarea, proporcionando un indicador a simple vista de su categoría o prioridad.

Consejo profesional: Utiliza un código de colores consistente para las etiquetas para que sea fácil distinguir entre categorías, como el verde para las tareas de «backend» o el azul para las de «diseño».

Cómo crear etiquetas personalizadas

Este panel de configuración de Kerika ilustra el sencillo proceso de creación de etiquetas personalizadas. Observa con qué facilidad puedes añadir un nuevo nombre de etiqueta y seleccionar un color para categorizar visualmente tus tareas según las necesidades específicas de tu equipo.

Las etiquetas personalizadas le permiten adaptar la categorización a las necesidades de su equipo. A continuación se explica cómo crear etiquetas:

  1. Acceda a la configuración de etiquetas: Vaya a la pestaña Configuración de su tablero y seleccione Etiquetas.
  2. Añadir una nueva etiqueta: Haga clic en la opción + Añadir nueva etiqueta. Dale a tu etiqueta un nombre que refleje su propósito, como «urgente», «maquetas» o «pendiente».
  3. Elija un color: Elija un color para que su etiqueta se distinga visualmente.
  4. Guardar y aplicar: Guarde la etiqueta y estará lista para ser utilizada en todo su tablero.

Consejo profesional: Los nombres de las etiquetas deben ser cortos e intuitivos. De este modo, todos los miembros de tu equipo podrán entenderlas fácilmente y utilizarlas con eficacia.

Ventajas del uso de etiquetas

  • Categorización de tareas sin esfuerzo: Las etiquetas te ayudan a agrupar tareas relacionadas, facilitando su filtrado y localización.
  • Enfoque mejorado: resalte las tareas que requieren atención inmediata o pertenecen a una categoría específica.
  • Claridad para el equipo: Asegúrese de que todos los miembros del equipo comprenden de un vistazo el propósito de la tarea.

Recapitulación

Las etiquetas son más que simples rótulos, son una forma de simplificar y mejorar la gestión de tareas. Si utilizas las etiquetas de forma eficaz, podrás categorizar, priorizar y centrarte en las tareas con facilidad, manteniendo a tu equipo alineado y productivo.

Organizar el flujo de trabajo: Configurar columnas para una máxima eficiencia

La gestión eficaz de los proyectos comienza con un flujo de trabajo bien organizado. Desglosar las tareas en fases claramente definidas puede ayudarte a ti y a tu equipo a manteneros alineados y productivos. Un flujo de trabajo estructurado facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la priorización eficaz de las tareas.

Veamos cómo puedes configurar las columnas de tu tablero de tareas para maximizar la eficacia utilizando el tablero de ejemplo que te proporcionamos.

Por qué son importantes las columnas en la gestión de tareas

Este tablero de proyectos de Kerika muestra un flujo de trabajo bien definido mediante columnas como "Estrategia del proyecto", "Diseño del proyecto", "Desarrollo del proyecto", "Pruebas" y "Completado". Observa cómo la organización visual de las tareas en etapas claras, como se muestra aquí, mejora la alineación del equipo y la productividad para una gestión eficiente del proyecto.

Haga clic aquí para ver este tablero

Las columnas son la columna vertebral de tu flujo de trabajo. Cada columna representa una fase del proyecto y te ayuda a visualizar el flujo de tareas de principio a fin. La clave está en asegurarse de que tus columnas se ajustan a la naturaleza de tu proyecto y a la forma de trabajar de tu equipo.

Pasos para configurar columnas de flujo de trabajo

1. Defina las etapas de su flujo de trabajo

Al definir las Etapas del flujo de trabajo, piense en la progresión natural de sus tareas.

Por ejemplo:

  1. Estrategia del proyecto: Para las fases iniciales de planificación, como la definición de requisitos o el establecimiento de objetivos.
  2. Diseño de proyectos: Tareas relacionadas con la planificación visual y estructural, como el diseño de logotipos o la creación de maquetas.
  3. Desarrollo de proyectos: Para fases de ejecución como la codificación o la creación de funcionalidades.
  4. Pruebas: Para asegurarse de que todo funciona como se espera antes del lanzamiento.
  5. Completadas: Una etapa final para enviar tareas que están completamente hechas.

2. Traducir las etapas en columnas

Una vez definidas las fases del flujo de trabajo, conviértelas en columnas en el tablón de tareas. Empieza con categorías amplias y ve afinándolas a medida que conozcas mejor las necesidades de tu equipo.

Por ejemplo:

  • Puedes empezar con columnas esenciales como «Por hacer», «En curso» y «Completado » para establecer el flujo básico.
  • Amplíelas gradualmente en columnas más específicas alineadas con las fases de su flujo de trabajo, como «Estrategia del proyecto», «Diseño del proyecto», «Desarrollo del proyecto» y «Pruebas».

Este enfoque garantiza que sus columnas sean intuitivas, adaptables y se ajusten a la progresión natural de sus tareas.

3. Utilizar columnas para necesidades especializadas

Considere la posibilidad de crear columnas que añadan valor a su flujo de trabajo:

  • Backlog: Un espacio para las tareas planificadas pero que aún no están listas para entrar en el flujo de trabajo principal. Esto ayuda a priorizar las tareas cuando el equipo está listo para asumir más trabajo, al tiempo que mantiene las columnas activas limpias y centradas.
  • Recursos: Una columna para almacenar enlaces, documentos u otros materiales que apoyen sus tareas. Esto facilita al equipo el acceso a todo lo que necesita sin saturar las fichas de tareas individuales.

4. Recuerde que debe ser sencillo e intuitivo

  • Evite sobrecargar el tablero con demasiadas columnas. Busca la claridad y la sencillez para que tu equipo pueda seguir fácilmente el flujo de trabajo.

Conclusión

Un flujo de trabajo bien organizado comienza con una cuidadosa configuración de las columnas. Al adaptar sus columnas para reflejar las etapas naturales de su proyecto e incluir columnas de apoyo, puede mejorar la eficiencia del equipo y mantener la claridad en su proceso. Empiece a organizar su flujo de trabajo hoy mismo y experimente las ventajas.

Manténgase organizado con la numeración automática de tareas

Mantener las tareas organizadas es esencial para flujos de trabajo fluidos, especialmente cuando se gestiona un gran volumen de elementos. La numeración de tareas puede aportar claridad y hacer más eficiente la referencia a tareas específicas. ¿Pero numerar manualmente las tareas? Lleva mucho tiempo y es propensa a errores.

Aquí es donde entra en juego la numeración automática. Con esta función, a cada hoja de ruta se le asigna automáticamente un número único en cuanto se crea, lo que garantiza que todas las tareas puedan identificarse de un vistazo.

Veamos cómo funciona la numeración automática y cómo puedes activarla para agilizar tus proyectos.

¿Qué es la numeración automática?

Este panel de configuración de Kerika muestra la facilidad de activar la numeración automática de tareas, una función diseñada para mantener sus proyectos organizados y eficientes. Vea cómo la asignación automática de números únicos a cada tarea, como se muestra aquí, simplifica las referencias y el seguimiento.

Haga clic aquí para ver este tablero

La numeración automática asigna un número secuencial a cada nueva ficha de tarea de un tablero. Esta numeración es única para el tablero y ayuda a los equipos a referirse rápidamente a las tareas en discusiones, informes o actualizaciones sin confusión.

Cómo activar la numeración automática

  1. Acceda a la configuración del tablero: Haz clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha del tablero para abrir el menú de ajustes.
  2. Active la opción: En la pestaña Configuración, active la opción Numeración automática de tareas para activarla.
  3. Véalo en acción: A partir de ahora, cada nueva hoja de ruta creada en el tablero mostrará automáticamente un número único en el área del título.

Por qué es importante la numeración automática

  • Referencia rápida de tareas: Los números facilitan la consulta de tareas específicas durante las reuniones o al colaborar con compañeros de equipo.
  • Comunicación clara: En lugar de describir las tareas en detalle, basta con referirse a ellas por su número asignado para agilizar la comunicación.
  • Organización eficaz: La numeración de tareas añade una capa adicional de estructura a su tablero, facilitando su seguimiento y gestión.

Aplicaciones reales

  • Informes de proyectos: Enumere rápidamente los números de las tareas en las actualizaciones o la documentación para mayor claridad.
  • Debates en equipo: En las reuniones de equipo, mencione las tareas por su número para evitar confusiones.
  • Seguimiento del progreso: Identifique fácilmente qué tareas numeradas se han completado o siguen en curso.

Conclusión

La numeración automática aporta sencillez y orden a la gestión de tareas, eliminando la molestia de tener que llevar un registro manual de los identificadores de las tareas. Tanto si gestionas un proyecto complejo como un pequeño flujo de trabajo, esta función garantiza que cada tarea sea fácilmente reconocible y rastreable.

Establecer límites de tareas: Explicación del trabajo en curso (WIP)

A la hora de gestionar las tareas de cualquier proyecto, los cuellos de botella pueden ralentizar el progreso y dificultar la identificación de los aspectos que requieren más atención. Ahí es donde entran en juego los límites de trabajo en curso (WIP).

Al establecer límites claros sobre el número de tareas que pueden estar en curso en un momento dado, los límites de trabajo en curso le ayudan a gestionar la carga de trabajo de forma eficaz, garantizando un flujo de tareas fluido en todos sus proyectos.

Veamos cómo funcionan los límites de trabajo en curso y cómo pueden mejorar la eficacia de su equipo.

¿Qué son los límites WIP?

Esta vista de configuración del tablero de Kerika ilustra la facilidad de habilitar y utilizar los Límites WIP para crear una carga de trabajo equilibrada. Puedes ver cómo el establecimiento de límites en las tareas "En curso", como se muestra aquí, mejora el flujo de tareas y evita la sobrecarga del equipo, lo que lleva a una gestión de proyectos más productiva.

Haga clic aquí para ver este tablero

Los Límites WIP establecen un tope en el número de tareas permitidas en columnas específicas de su tablero. Por ejemplo, si una columna se titula «En curso», puedes establecer un límite de 5 tareas para que el equipo no se sobrecargue ni pierda la concentración.

Este método se ajusta a las prácticas de gestión ajustada de proyectos, ayudando a los equipos a equilibrar la capacidad y evitar retrasos innecesarios.

Cómo fijar límites de trabajo en curso

  1. Abra la configuración del tablero: Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha de tu tablero para acceder a la configuración del tablero.
  2. Activar los límites de trabajo en curso: En la pestaña Configuración, active la opción «Límites de trabajo en curso (WIP)» para activarla.
  3. Establezca límites específicos para cada columna: Vaya a la pestaña Columnas y asigne Límites WIP específicos a cada columna en función de la carga de trabajo de su equipo.

Por qué funcionan los límites de trabajo en curso

  1. Evite la sobrecarga: Limitar las tareas garantiza que tu equipo se centre en lo que ya está en marcha antes de empezar otras nuevas.
  2. Identifique los cuellos de botella: Cuando una columna alcanza su Límite WIP, es una señal de que las tareas necesitan atención antes de que se puedan añadir más.
  3. Mejore el flujo de tareas: los límites de trabajo en curso ayudan a su equipo a trabajar de forma eficiente, moviendo las tareas a lo largo del proceso sin sobrecargar ninguna fase del mismo.

Beneficios reales

  • Carga de trabajo equilibrada: Los equipos se mantienen centrados y productivos sin el estrés de demasiadas tareas acumuladas.
  • Mejora de la colaboración: Unos límites claros animan a los equipos a terminar las tareas en colaboración antes de empezar otras nuevas.
  • Mejor priorización de tareas: La atención se desplaza naturalmente a las tareas de alta prioridad para mantener el flujo de trabajo en movimiento.

Conclusión

Los límites de trabajo en curso aportan estructura y claridad a la gestión de tareas, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y el mantenimiento de un flujo de trabajo constante.

Explicación de la configuración de privacidad: Cómo decidir quién puede acceder a tu tablón

Gestionar el acceso a los tablones de tu proyecto es una parte clave para mantener tu trabajo organizado y seguro. Tanto si estás trabajando en un proyecto de equipo privado como en algo destinado a una colaboración más amplia, la configuración de privacidad te permite controlar quién puede ver y utilizar tus tablones.

Funciona así:

Este panel de configuración del tablero de Kerika muestra los intuitivos controles de privacidad, que facilitan decidir exactamente quién puede ver tus proyectos y colaborar en ellos. Comprueba lo sencillo que es gestionar el acceso y garantizar que tu equipo tenga el nivel adecuado de visibilidad, promoviendo un trabajo en equipo fluido y seguro.

Haga clic aquí para ver este tablero

Opciones de privacidad:

  • Sólo personas del equipo:Esta configuración garantiza que sólo las personas añadidas explícitamente al tablero puedan verlo o interactuar con él. Es perfecta para proyectos en los que la confidencialidad es fundamental, como flujos de trabajo internos delicados o proyectos restringidos de clientes.
  • Todos en el equipo de la cuenta:¿Necesitas un poco más de visibilidad sin abrirlo a todo el mundo? Con esta configuración, todos los miembros de tu equipo de cuentas pueden ver el tablón. Es ideal para proyectos internos en los que la transparencia de todo el equipo es útil, pero el control sigue siendo importante.
  • Cualquiera con el enlace:¿Quieres la máxima accesibilidad? Esta opción permite que cualquiera que tenga el enlace del foro pueda verlo, aunque no tenga una cuenta de Kerika. Sin embargo, ten en cuenta que aunque puedan ver el tablón, no podrán hacer cambios a menos que se les añada explícitamente como miembro del equipo o administrador.

Lo que hay que saber:

  • Tableros públicos y visibilidad de archivos:Cuando configuras un tablero como «Cualquiera con el enlace», todos los archivos adjuntos al tablero pasan a ser de acceso público. Si utilizas integraciones como Google Drive, esos documentos también estarán abiertos a cualquiera que tenga el enlace.
  • Restricciones específicas de la cuenta:Si utilizas una cuenta de Google Workspace de pago, es posible que las políticas de Google te impidan configurar un tablero como «Cualquiera con el enlace». Esto garantiza el cumplimiento de los protocolos de seguridad de la organización.

Cómo ajustar la configuración de privacidad:

  1. Abre tu tablón y ve a Ajustes.
  2. En la sección Privacidad, elija el nivel de acceso que se ajuste a sus necesidades.
  3. Guarda los cambios y listo.

Conclusión:
La configuración de privacidad te da la flexibilidad de gestionar quién puede ver tus tablones e interactuar con ellos, haciendo que la colaboración sea segura y fluida. Tanto si compartes con un equipo pequeño como si abres un tablón para que lo vea todo el mundo, tienes todo el control.

Asignar tareas a los compañeros de equipo, ahora más fácil

Asignar tareas de forma clara y eficiente es la piedra angular de un trabajo en equipo eficaz. Pero no todas las herramientas facilitan la asignación de tareas a más de una persona. Y seamos realistas, muchas tareas suelen requerir la colaboración de varias personas para que se hagan bien.

Algunas herramientas permiten asignar tareas a una sola persona, lo que puede hacer que los equipos se peleen por determinar sus responsabilidades. Sin embargo, hay una forma de asignar tareas a varios miembros del equipo sin esfuerzo, lo que garantiza que todos estén sincronizados y la colaboración fluya de forma natural.

A continuación te explicamos cómo funciona la asignación de tareas y cómo puedes dividir las grandes tareas en partes más pequeñas y manejables utilizando listas de control:

Asigne tareas a sus compañeros

Captura de pantalla que muestra la asignación flexible de tareas de Kerika, ideal para el trabajo colaborativo. La imagen muestra cómo al hacer clic en el icono de asignación de la tarjeta de tarea "Interfaz de usuario de diseño", se abre una ventana emergente intuitiva "ASIGNAR ESTA TAREA". Múltiples miembros del equipo (Jon Cohen, Michelle Townsend, Rosh) se seleccionan fácilmente a través de casillas de verificación, mostrando cómo Kerika simplifica la responsabilidad compartida y mejora la colaboración en equipo al permitir que las tareas sean asignadas a varias personas al mismo tiempo, asegurando una clara rendición de cuentas y que todos se mantengan alineados en sus responsabilidades.

Haga clic aquí para previsualizar esta hoja de ruta

Así es como puedes asignar una tarea a uno o más compañeros de equipo, por lo que es perfecto para las responsabilidades basadas en el trabajo en equipo:

  1. Abra la Tarea: Haga clic en la tarea que desea asignar.
  2. Seleccionar miembros del equipo: Utilice la opción Asignar esta tarea para elegir uno o varios compañeros de equipo.
  3. Aplique la asignación: La tarea aparecerá ahora en el panel de control de todas las personas asignadas a ella, lo que garantiza la claridad y la responsabilidad.

Por qué funciona:

  • Perfecto para tareas de colaboración que requieren la aportación de varios miembros del equipo.
  • Mantiene a todos informados y al corriente de sus responsabilidades.

Utilice listas de comprobación para asignar subtareas

Captura de pantalla que muestra la potente función de lista de comprobación de Kerika para asignar subtareas e impulsar la colaboración en equipo. En la pestaña "LISTA DE COMPROBACIÓN" de una ficha de tarea ("Diseño de la interfaz de usuario"), la imagen muestra la facilidad con la que se pueden asignar subtareas específicas (elementos de la lista de comprobación): una flecha señala desde el icono de asignación situado junto a un elemento de la lista de comprobación hasta una lista emergente ("ASIGNAR ESTO") en la que está seleccionado el miembro del equipo "Michelle Townsend". Esta funcionalidad intuitiva fomenta la flexibilidad del flujo de trabajo al dividir las tareas complejas en pasos manejables y mejora la colaboración al garantizar la propiedad y responsabilidad claras de cada parte del trabajo.

Haga clic aquí para previsualizar esta hoja de ruta

Para las tareas de mayor envergadura que deban dividirse en pasos más pequeños, las listas de comprobación permiten asignar subtareas a miembros concretos del equipo, garantizando así que se aborden todos los detalles:

  1. Añada una lista de comprobación a la tarea: Abra la tarea y vaya a la pestaña Lista de control.
  2. Desglóselas: Añada cada subtarea como un elemento de la lista de comprobación.
  3. Asigne subtareas: Asigne elementos individuales de la lista de comprobación a uno o más miembros del equipo, asegurándose de que cada paso tiene un propietario claro.

Por qué funciona:

  • Simplifica las grandes tareas organizándolas en pasos más pequeños y factibles.
  • Garantiza la responsabilidad en todos los niveles de la tarea.

Conclusión

La asignación eficaz de tareas es clave para fomentar la colaboración y garantizar la responsabilidad dentro de un equipo. Al asignar tareas a varios compañeros de equipo o dividirlas en subtareas más pequeñas con listas de comprobación, se crea claridad y se agilizan los flujos de trabajo. Estas funciones permiten a los equipos mantenerse organizados, alinear responsabilidades y trabajar juntos sin problemas para alcanzar sus objetivos.

Añadir compañeros de equipo y gestionar funciones

La colaboración prospera cuando todo el mundo tiene claras sus funciones y el nivel de acceso adecuado. Invitar a compañeros de equipo a tu junta directiva puede ser un proceso sencillo, que garantice que todos, desde los gestores de proyectos hasta los diseñadores y las partes interesadas externas, puedan contribuir eficazmente.

A continuación te explicamos cómo añadir compañeros de equipo y gestionar sus funciones con facilidad:

Añadir compañeros de equipo a su tablero

Captura de pantalla que muestra el proceso sencillo e intuitivo de Kerika para añadir compañeros de equipo y gestionar roles para mejorar la colaboración. La imagen muestra el acceso al panel "Equipo de la Junta" a través del icono de equipo claramente marcado en la barra de herramientas superior. Muestra la facilidad de invitar a un nuevo miembro introduciendo su correo electrónico y seleccionando un rol específico: "Miembro del equipo" se elige en la ventana emergente "SELECCIONAR UN ROL", que también muestra "Administrador del Consejo" y "Visitante". Esto demuestra la flexibilidad del control de acceso basado en roles de Kerika, que permite una incorporación fluida y una colaboración eficiente adaptada a las necesidades de su proyecto, ya sea añadiendo colaboradores principales o concediendo acceso de sólo visualización a las partes interesadas.

Pulse aquí para ver cómo funciona

Paso 1: Invitar a los compañeros de equipo

  1. Abra su tablero y haga clic en el icono Equipo de la barra de herramientas.
  2. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea invitar.
  3. Seleccione una función para ellos: Administrador del Consejo, Miembro del equipo o Visitante.

Paso 2: Asignar funciones

  • Administrador del Foro: Si has creado el tablón, entonces por defecto eres Administrador del Tablón. Pero puedes dar el control total del foro a alguien, lo que incluye la gestión de los miembros del equipo y la configuración.
  • Miembro del equipo: Puede colaborar en tareas, subir archivos y contribuir al tablón. Ideal para diseñadores, desarrolladores y otros colaboradores.
  • Visitante: Acceso de sólo visualización. Ideal para partes interesadas externas o clientes que solo necesitan supervisar el progreso.

Paso 3: Añadirlos al equipo

Haz clic en Añadir, y tu compañero de equipo formará parte instantáneamente del tablero con el rol que le hayas asignado.

Ventajas del acceso basado en funciones:

Administración del Consejo: Control total para los jefes de equipo

Por defecto, el creador del foro se convierte en el administrador, pero puede asignar derechos de administrador a otras personas según sea necesario.

Beneficios clave:

  • Gestione los miembros del equipo, actualice la configuración del tablero y mantenga el control sobre la estructura del tablero.
  • Ideal para proyectos con varios jefes o gestores de proyecto que necesitan el mismo control.
  • Evita cuellos de botella si un único administrador no está disponible, como durante las vacaciones u otras ausencias.

Los administradores desempeñan un papel crucial a la hora de mantener el consejo organizado, funcional y colaborativo, garantizando que las tareas de liderazgo se lleven a cabo sin problemas.

Miembro del equipo: Capacite a sus colaboradores

Los miembros del equipo tienen todas las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. Pueden colaborar en tareas, subir archivos y contribuir al progreso del tablero.

Beneficios clave:

  • Ideal para diseñadores, desarrolladores y otros colaboradores activos.
  • Mantiene el dinamismo del consejo permitiendo la colaboración práctica al tiempo que mantiene la supervisión administrativa.

Los miembros del equipo impulsan el proyecto, lo que les convierte en la columna vertebral de un trabajo en equipo productivo.

Visitante: Mantener informadas a las partes interesadas

Los visitantes sólo tienen acceso de visualización, lo que significa que pueden seguir el progreso del tablero sin realizar cambios.

Beneficios clave:

  • Perfecto para las partes interesadas externas o los clientes que sólo necesitan ver las actualizaciones.
  • Garantiza la transparencia sin comprometer la estructura ni el flujo de trabajo del consejo.

Los visitantes son ideales para mantener a todo el mundo informado sin añadir complejidad.

Conclusión

Añadir compañeros de equipo debe ser sencillo y adaptable a las necesidades del equipo. Un sistema basado en funciones bien diseñado garantiza una colaboración fluida, tanto si trabajas con un equipo muy unido como si te coordinas con partes interesadas externas. Al asignar las funciones adecuadas, puedes crear un flujo de trabajo más eficiente y fluido para todos los implicados.