Projektitaulujen käyttöoikeuksien hallinta on keskeinen osa työn järjestämistä ja turvaamista. Riippumatta siitä, onko kyseessä yksityinen tiimiprojekti vai laajempaan yhteistyöhön tarkoitettu hanke, yksityisyysasetusten avulla voit hallita sitä, kuka voi nähdä ja käyttää taulujasi.

Näin se toimii:

Klikkaa tästä tutustuaksesi tähän tauluun

Yksityisyysasetukset:

• Vain tiimin jäsenet:Tämä asetus varmistaa, että vain nimenomaisesti taululle lisätyt henkilöt voivat nähdä taulun tai olla vuorovaikutuksessa sen kanssa. Se sopii erinomaisesti projekteihin, joissa luottamuksellisuus on tärkeää, kuten arkaluonteiset sisäiset työnkulut tai rajoitetut asiakasprojektit.
• Kaikki tilitiimissä:Tarvitsetko hieman enemmän näkyvyyttä avaamatta sitä koko maailmalle? Tällä asetuksella kaikki tilitiimisi jäsenet voivat tarkastella taulua. Se on ihanteellinen sisäisiin projekteihin, joissa tiimin laajuinen avoimuus on hyödyllistä, mutta valvonta on silti tärkeää.
• Kuka tahansa Linkki:Haluatko maksimaalisen saavutettavuuden? Tämän vaihtoehdon avulla kuka tahansa, jolla on foorumin linkki, voi tarkastella sitä – vaikka hänellä ei olisi Kerika-tiliä. Muista kuitenkin, että vaikka he näkevät taulun, he eivät voi tehdä muutoksia, ellei heitä ole lisätty tiimin jäseneksi tai ylläpitäjäksi.

Tärkeimmät asiat:

• Julkiset taulut ja tiedostojen näkyvyys:Kun asetat taulun tilaksi ”Kuka tahansa linkin kanssa”, kaikki tauluun liitetyt tiedostot tulevat julkisesti saataville. Jos käytät integraatioita, kuten Google Drivea, tämä tarkoittaa, että myös nämä asiakirjat ovat avoinna kaikille, joilla on linkki.
• Tilikohtaiset rajoitukset:Jos käytät maksullista Google Workspace -tiliä, Googlen käytännöt saattavat estää sinua asettamasta taulua ”Kuka tahansa linkin avulla”. Näin varmistetaan organisaation turvallisuusprotokollien noudattaminen.

Yksityisyysasetusten säätäminen:

1. Avaa taulusi ja siirry kohtaan Asetukset.
2. Valitse Tietosuoja-osiossa tarpeisiisi sopiva käyttöoikeustaso.
3. Tallenna muutokset, ja olet valmis!

Johtopäätökset:
Tietosuoja-asetukset antavat sinulle mahdollisuuden hallita joustavasti sitä, kuka näkee ja voi olla vuorovaikutuksessa taulujesi kanssa, mikä tekee yhteistyöstä turvallista ja saumatonta. Hallitset täysin sitä, jaatko taulun pienen tiimin kanssa vai avaatko sen julkiseen katseluun.

Tehtävien selkeä ja tehokas jakaminen on tehokkaan tiimityön kulmakivi. Asia on kuitenkin näin: kaikkien työkalujen avulla tehtävien jakaminen useammalle kuin yhdelle henkilölle ei ole helppoa. Ja myönnettäköön, että monet tehtävät vaativat usein useiden ihmisten yhteistyötä, jotta ne voidaan tehdä oikein.

Joissakin työkaluissa tehtävät voidaan jakaa vain yhdelle henkilölle, jolloin tiimit voivat joutua pohtimaan vastuualueita. On kuitenkin olemassa keino, jolla tehtävät voidaan jakaa useille tiimin jäsenille vaivattomasti, jolloin kaikki pysyvät synkronoituna ja yhteistyö sujuu luonnollisesti.

Tässä kerrotaan, miten tehtävien jakaminen toimii ja miten voit jakaa suuret tehtävät pienempiin, hallittaviin osiin tarkistuslistojen avulla:

Määritä tehtäviä joukkuetovereillesi

Klikkaa tästä esikatsellaksesi tätä tehtäväkorttia

Näin voit määrittää tehtävän yhdelle tai useammalle joukkuetoverille, joten se sopii erinomaisesti tiimipohjaisiin tehtäviin:

1. Avaa tehtävä: Napsauta tehtävää, jonka haluat määrittää.
2. Valitse tiimin jäsenet: Valitse yksi tai useampi joukkuetoveri Assign This Task -vaihtoehdon avulla.
3. Sovelletaan toimeksiantoa: Tehtävä näkyy nyt kaikkien sille osoitettujen henkilöiden kojelaudalla, mikä varmistaa selkeyden ja vastuuvelvollisuuden.

Miksi se toimii:

• Täydellinen useiden tiimin jäsenten panosta vaativiin yhteistyötehtäviin.
• Pitää kaikki ajan tasalla ja linjassa vastuualueidensa kanssa.

Käytä tarkistuslistoja osatehtävien jakamiseen

Klikkaa tästä esikatsellaksesi tätä tehtäväkorttia

Kun on kyse suuremmista tehtävistä, jotka on jaettava pienempiin vaiheisiin, voit kohdentaa osatehtäviä tietyille tiimin jäsenille tarkistuslistojen avulla ja varmistaa, että kaikki yksityiskohdat on hoidettu:

1. Lisää tehtävään tarkistuslista: Avaa tehtävä ja siirry Tarkistuslista-välilehdelle.
2. Jaottele se: Lisää jokainen osatehtävä tarkistuslistan kohdaksi.
3. Määritä osatehtäviä: Määritä yksittäiset tarkistuslistan kohdat yhdelle tai useammalle tiimin jäsenelle ja varmista, että jokaisella vaiheella on selkeä omistaja.

Miksi se toimii:

• Yksinkertaistaa isoja tehtäviä järjestämällä ne pienempiin, toteuttamiskelpoisiin vaiheisiin.
• Varmistaa vastuullisuuden tehtävän kaikilla tasoilla.

Pakkaaminen

Tehokas tehtävien jakaminen on avainasemassa yhteistyön edistämisessä ja vastuullisuuden varmistamisessa tiimissä. Jakamalla tehtävät useille tiimikavereille tai jakamalla ne pienempiin osatehtäviin tarkistuslistojen avulla luot selkeyttä ja virtaviivaistat työnkulkuja. Näiden ominaisuuksien ansiosta tiimit pysyvät järjestyksessä, sovittavat vastuualueet yhteen ja työskentelevät saumattomasti yhdessä saavuttaakseen tavoitteensa.

Yhteistyö kukoistaa, kun kaikilla on selkeät roolit ja oikeat käyttöoikeudet. Joukkuetovereiden kutsuminen hallitukseen voi olla suoraviivainen prosessi, jolla varmistetaan, että kaikki – projektipäälliköistä suunnittelijoihin ja ulkoisiin sidosryhmiin – voivat osallistua tehokkaasti.

Näin voit lisätä joukkuetovereita ja hallita heidän roolejaan helposti:

Joukkuetovereiden lisääminen hallitukseen

Klikkaa tästä nähdäksesi, miten se toimii

Vaihe 1: Kutsu joukkuetoverit

1. Avaa keskustelupalsta ja napsauta työkalupalkin Tiimi-kuvaketta.
2. Kirjoita kutsuttavan henkilön sähköpostiosoite.
3. Valitse heille rooli: Valitse rooli: Hallituksen ylläpitäjä, tiimin jäsen tai vierailija.

Vaihe 2: Määritä roolit

• Hallituksen hallintoneuvosto: Jos olet luonut hallituksen, olet oletusarvoisesti olet hallituksen ylläpitäjä. Voit kuitenkin antaa taulun täyden hallinnan jollekin muulle, mikä sisältää tiimin jäsenten ja asetusten hallinnan.
• Tiimin jäsen: Voi tehdä yhteistyötä tehtävissä, ladata tiedostoja ja osallistua taululle. Ihanteellinen suunnittelijoille, kehittäjille ja muille avustajille.
• Vierailija: Vain katseluoikeus. Sopii erinomaisesti ulkoisille sidosryhmille tai asiakkaille, jotka haluavat vain seurata edistymistä.

Vaihe 3: Lisää heidät tiimiin

Napsauta Lisää, ja joukkuetoverisi on heti osa pelilautaa osoittamassasi roolissa.

Roolipohjaisen pääsyn edut:

Hallituksen hallintoneuvosto: Tiimijohtajien täysi valvonta

Oletusarvoisesti taulun luojasta tulee ylläpitäjä, mutta voit antaa ylläpitäjän oikeudet muille tarpeen mukaan.

Tärkeimmät edut:

• Hallinnoi tiimin jäseniä, päivitä hallituksen asetuksia ja hallitse hallituksen rakennetta.
• Ihanteellinen projekteille, joissa on useita johtajia tai projektipäälliköitä, jotka tarvitsevat yhtäläistä valvontaa.
• Estää pullonkauloja, jos yksittäinen ylläpitäjä ei ole käytettävissä esimerkiksi lomien tai muiden poissaolojen aikana.

Ylläpitäjillä on ratkaiseva rooli hallituksen järjestäytyneenä, toimivana ja yhteistyökykyisenä pitämisessä, ja he varmistavat, että johtotehtävät hoidetaan sujuvasti.

Tiimin jäsen: Empower Your Contributors

Tiimin jäsenillä on käytössään kaikki tarvittavat välineet työn tekemiseen. He voivat tehdä yhteistyötä tehtävissä, ladata tiedostoja ja osallistua hallituksen edistymiseen.

Tärkeimmät edut:

• Ihanteellinen suunnittelijoille, kehittäjille ja muille aktiivisille tekijöille.
• Pitää hallituksen dynaamisena mahdollistamalla käytännönläheisen yhteistyön ja ylläpitämällä samalla hallintoneuvoston valvontaa.

Tiimin jäsenet vievät projektia eteenpäin, mikä tekee heistä tuottavan tiimityön selkärangan.

Vierailija: Pidä sidosryhmät ajan tasalla

Vierailijoilla on vain katseluoikeus, mikä tarkoittaa, että he voivat seurata taulun edistymistä tekemättä muutoksia.

Tärkeimmät edut:

• Täydellinen ulkoisille sidosryhmille tai asiakkaille, jotka tarvitsevat vain päivityksiä.
• Varmistaa avoimuuden vaarantamatta hallituksen rakennetta tai työnkulkua.

Vierailijat ovat ihanteellisia, kun haluat pitää kaikki ajan tasalla ilman, että se on monimutkaista.

Päätelmä

Joukkuetovereiden lisäämisen pitäisi olla suoraviivaista ja mukautettavissa tiimisi tarpeisiin. Hyvin suunniteltu roolipohjainen järjestelmä takaa sujuvan yhteistyön, työskentelitpä sitten tiiviin tiimin kanssa tai koordinoit ulkoisten sidosryhmien kanssa. Määrittämällä oikeat roolit voit luoda tehokkaamman ja saumattomamman työnkulun kaikille osapuolille.

Tiedostojen jakaminen tiimin kesken, olipa kyse sitten suunnittelumalleista, kampanja-arvoista tai teknisistä asiakirjoista, voi muuttua nopeasti monimutkaiseksi prosessiksi. Sen varmistaminen, että kaikilla on oikeat tiedostot oikeaan aikaan, tuntuu usein jongleeraamiselta.

Hyvä uutinen on, että tiedostojen jakamisen ei tarvitse olla hankalaa. Järjestämällä ja jakamalla tiedostoja oikealla tavalla voit tehdä yhteistyöstä saumatonta, olipa kyse sitten suunnittelutiedoston lähettämisestä luovalle tiimille tai projektin etenemissuunnitelman toimittamisesta sidosryhmille.

Näin voit tehostaa tiedostojen jakamista ja pitää tiimisi yhteydessä toisiinsa ja pitää sen tuottavana:

Tehtäväkortin liitteet

Katso, miten tämä tehtäväkortti toimii

Tehtäväkortit sopivat erinomaisesti tiettyyn tehtävään liittyvien tiedostojen jakamiseen. Näin tiedostojen jakaminen toimii Task Cardsissa:

1. Liitä tiedostoja suoraan tehtävään: Lataa tiedostoja tai linkitä resursseja suoraan tehtäväkorttiin. Joukkuetoverisi voivat käyttää näitä tiedostoja etsimättä sähköposteja tai erillisiä kansioita.
2. Välitön pääsy kaikille asianosaisille: Kuka tahansa hallituksen sisällä pääsee välittömästi käsiksi liitetiedostoihin, mikä pitää yhteistyön sujuvana ja tehokkaana.
3. Tiedoston jakamisen edut: Ei epäselvyyttä siitä, mitkä tiedostot ovat olennaisia tehtävän kannalta. Kaikki tehtävään liittyvät materiaalit pysyvät yhdessä, joten tiimisi tietää aina, mistä etsiä.

Tehtäväkortit tekevät tiedostojen jakamisesta keskittynyttä, tarkoituksenmukaista ja vaivattomasti organisoitua.

Hallituksen liitteet

Katso, miten tämä laudan kiinnitys toimii

Koko projektiin vaikuttavien tiedostojen kohdalla Board Attachments on oikea tapa toimia. Näin tiedostojen jakaminen toimii hallitustasolla:

1. Lataa tai linkitä tiedostoja koko tiimille: Lisää taululle tiedostoja tai ulkoisia linkkejä, joita kaikki voivat käyttää, kuten projektikaavioita, jaettuja malleja tai raportteja.
2. Keskitetty tiedostojen jakaminen: Näin varmistetaan, että projektin keskeiset resurssit ovat aina saatavilla.
3. Tiedoston jakamisen edut: Täydellinen koko tiimin laajuisiin päivityksiin tai resursseihin. Pitää projektin sujuvana varmistamalla, että kaikilla on pääsy samoihin tietoihin.

Board Attachmentsin avulla on helppo jakaa tärkeitä tiedostoja koko tiimin kesken.

Johtopäätökset:

Tehokas tiedostojen jakaminen on olennaisen tärkeää sujuvan yhteistyön kannalta. Liittämällä tiedostoja tiettyihin tehtäviin tai keskittämällä koko projektin laajuisia resursseja tiimisi voi pysyä organisoituna ja yhteydessä ilman tavanomaista sekaannusta tai viivästyksiä. Keskitytpä sitten tehtäväkohtaisiin yksityiskohtiin tai jaat keskeisiä resursseja koko projektissa, oikea järjestelmä varmistaa, että kaikilla on tarvittavat tiedot silloin, kun he niitä tarvitsevat.

Tehosta työnkulkuasi pitämällä tiedostosi saatavilla ja järjestyksessä, ja tee tiimityöstä niin tehokasta kuin sen pitääkin olla.

Viestinnän hallinta projektin parissa työskennellessä voi olla haastavaa. Saapuneiden viestien sekamelska, loputtomat ilmoitukset ja tarve vaihtaa alustaa vain vastatakseen voivat hidastaa työnkulkua. Se on turhauttava ja aikaa vievä prosessi.

”Vastaa sähköpostitse chattiin” -ominaisuuden avulla voit vastata suoraan chat-ilmoituksiin sähköpostistasi. Paina vain ”Vastaa” sähköpostiohjelmassasi, ja viestisi synkronoituu saumattomasti vastaavan chatin kanssa – keskustelu pysyy vaivattomasti sujuvana ja organisoituna.

Tässä kerrotaan, miten tämä ominaisuus toimii sekä tehtäväkorttikeskusteluissa että hallitustason keskusteluissa ja miksi se voi tehdä yhteistyöstä sujuvampaa ja tehokkaampaa.

Miten ”Vastaa sähköpostitse chattiin” toimii

Tehtäväkorttien sisäpuoli

Tutustu tähän tauluun

Kun keskustelu tapahtuu tehtäväkortin sisällä, sähköposti-ilmoitukset sisältävät keskusteluhistorian ja tehtävän yksityiskohdat. Voit painaa ”Vastaa” sähköpostiohjelmassasi, ja vastauksesi ilmestyy välittömästi tehtäväkortin keskusteluosioon.

Hallituksen keskustelussa

Tutustu tähän tauluun

Hallitustason viestintä on yhtä saumatonta. Keskusteluviestit hallituksen chatista toimitetaan sähköpostiisi, ja kun vastaat niihin, vastauksesi synkronoituu takaisin hallituksen chattiin kaikkien nähtäväksi. Kirjautumisia ei tarvita!

Taika takana ”Vastaa sähköpostitse chattiin”

• Pysy kontekstissa: Sähköposti-ilmoitukset sisältävät koko keskusteluketjun, joka on linkitetty suoraan asianomaiseen tehtävään tai tauluun. Voit painaa ”Vastaa” sähköpostissa, ja viestisi synkronoidaan automaattisesti keskustelupäivitykseksi, jolloin kaikki pysyy yhteydessä ja selkeänä.
• Ei sotkua, vain selkeyttä: Tarpeettomat sähköpostisignaatiot, logot ja liitetiedostot poistetaan automaattisesti, jolloin keskustelut pysyvät selkeinä, keskittyneinä ja helposti seurattavina.
• Pidä kaikki samassa linjassa: Näin varmistetaan, että kaikki pysyvät ajan tasalla ja samalla sivulla.

Miten se auttaa sinua

• Säästä aikaa ja energiaa: Vastaus suoraan postilaatikostasi tarkoittaa, että sinun ei tarvitse vaihtaa välilehtiä tai kirjautua sisään, vaan voit keskittyä työhösi.
• Pidä asiat ammattimaisina: Näin tiimisi on helpompi seurata keskusteluja ja tehdä päätöksiä nopeammin.
• Täydellinen etäyhteyksille ja kiireisille tiimeille: Tämä ominaisuus varmistaa, että etätiimit pysyvät yhteydessä, eikä mikään päivitys viivästy aikavyöhykkeistä riippumatta.

Miten se auttaa tosielämässä

• Tiukat määräajat: Anna nopeasti päivityksiä tai vastaa kysymyksiin keskeyttämättä työnkulkua.
• Yhteistyö yli aikavyöhykkeiden: Varmista, että etätyökaverit pysyvät ajan tasalla ilman, että sinun tarvitsee kirjautua Kerikaan.
• Tehtävien arvioinnin yksinkertaistaminen: Lisää muistiinpanoja tai palautetta suoraan postilaatikostasi, jolloin kaikki on sidottu oikeaan tehtävään.

Miksi rakastat sitä

”Vastaa sähköpostitse chattiin” -ominaisuus pitää viestinnän virtaviivaisena, organisoituna ja helppokäyttöisenä. Se ei ole vain aikaa säästävä ominaisuus, vaan se yksinkertaistaa yhteistyötä ja varmistaa, että kaikki pysyvät yhteydessä toisiinsa ja linjassa ilman turhia vaivannäköjä tai vaiheita.

Päätelmä

”Vastaa sähköpostitse chattiin” -ominaisuus muuttaa tiimien viestintää tekemällä yhteistyöstä saumatonta ja tehokasta. Kun voit vastata suoraan postilaatikostasi, jokainen päivitys pysyy järjestyksessä, saatavilla ja sidottuna oikeaan tehtävään tai lautakuntaan. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan säästä aikaa, vaan varmistaa myös selkeyden ja yhdenmukaisuuden tiimissäsi, vaikka työskentelisit etänä tai tiukan aikataulun puitteissa.

Monimutkaisten toimeksiantojen hoitaminen voi usein tuntua jongleeraamiselta. Rajallinen räätälöinti, jäykät asettelut ja tehtävien toistuva sekoittaminen voivat tehdä prosessista työläämmän kuin sen pitäisi olla.

Hyvin suunnitellun Toiminnot-valikon avulla voit räätälöidä tehtävätaulun joustavasti oman työnkulun mukaan. Nämä toiminnot voivat yksinkertaistaa monimutkaisiakin projekteja aina sarakkeiden uudelleenjärjestelystä ja nimeämisestä tehtävien siirtämiseen ja lajitteluun prioriteettien, eräpäivien tai tehtävien mukaan.

Oletko valmis hallitsemaan työnkulkuasi täysin? Tutustutaanpa siihen, miten Toiminnot-valikko voi auttaa sinua virtaviivaistamaan tehtäviäsi ja taulujasi vaivattomasti.

Mikä on sarakkeen Toiminnot-valikko?

Sarakkeen toiminnot -valikko on portti tehtävätaulujen järjestämiseen ja mukauttamiseen. Siihen pääsee kunkin sarakkeen yläreunassa olevan kolmen pisteen valikon kautta, ja siinä on useita vaihtoehtoja taulun ulkoasun muokkaamiseen ja hallintaan.

Tärkeimmät ominaisuudet:

• Lisää sarakkeita: Lisää uusia sarakkeita työnkulun tarkentamiseksi.
• Siirrä sarakkeita: Järjestä sarakkeet uudelleen projektin prioriteettien mukaan.
• Nimeä sarakkeet uudelleen tai piilota ne: Pidä taulusi visuaalisesti siistinä nimeämällä osioita uudelleen tai piilottamalla ne väliaikaisesti.
• Sarakkeiden siirtäminen taulujen välillä: Siirrä koko sarake saumattomasti uuteen tauluun menettämättä tehtäviä.

Tehtävätoiminnot-valikko: Lajittelu tehty yksinkertaiseksi

Sarakkeen Toiminnot-valikon ohella Tehtävätoiminnot-valikko auttaa sinua hallitsemaan tehtäviä tehokkaasti sarakkeessa.

Tehtävien lajittelu:

Lajittele kaikki tehtävät -vaihtoehdon avulla voit järjestää tehtävät vaivattomasti seuraavien tekijöiden perusteella:

• Lajittele eräpäivän mukaan: Priorisoi tehtävät, joiden määräajat lähestyvät.
• Lajittele tilan mukaan: Ryhmittele tehtävät etenemisvaiheiden mukaan (esim. Keskeneräinen, Päättynyt).
• Lajittele prioriteettien mukaan: Korosta erittäin tärkeät tehtävät, jotta mitään kriittistä ei jää huomaamatta.
• Lajittele osoitetun henkilön mukaan: Järjestä tehtävät vastuuhenkilöiden mukaan, jotta vastuualueet selkiytyvät paremmin.
• Lajittele otsikon mukaan: Lajittele tehtävät aakkosjärjestykseen nopeaa hakua varten.

Valitse Kaikki tehtävät:

Tarvitsetko toimia useiden tehtävien parissa samanaikaisesti? Käytä Valitse kaikki tehtävät -toimintoa, kun haluat tehdä muutoksia tehokkaasti.

Miksi rakastat näitä ominaisuuksia

• Parannettu organisaatio: Räätälöi tehtävätaulu täsmälleen projektisi vaatimusten mukaiseksi, hallinnoitpa sitten markkinointikampanjaa tai ohjelmistokehityskierrosta.
• Parannettu joustavuus: Kun projektit kehittyvät, myös johtokuntasi voi kehittyä. Säädä sarakkeita ja tehtäviä dynaamisesti työnkulkuasi häiritsemättä.
• Virtaviivaistettu tehtävien hallinta: Yhdistä saraketoiminnot tehtävien lajitteluun ja massavalintaan, jotta saat täydellisesti järjestetyn taulun.
• Lajittelu sarakkeiden sisällä: Tehtävätoimintojen avulla voit järjestää tehtävät prioriteettien tai määräaikojen mukaan paremman selkeyden vuoksi.
• Kokeile asetteluja: Päivitä sarakejärjestelyjä tiimisi tarpeiden muuttuessa.

Wrap-Up

Sarakkeen toiminnot ja Tehtävätoiminnot -ominaisuuksien avulla voit mukauttaa ja optimoida työnkulkuasi vaivattomasti. Olipa kyse sarakkeen lisäämisestä, tehtävien lajittelusta tai sarakkeen siirtämisestä toiseen tauluun, näiden vaihtoehtojen avulla voit räätälöidä taulun tarpeittesi mukaan.

Projektien välillä vaihtaminen joissakin työkaluissa voi tuntua työltä. Loputtomien valikoiden napsauttaminen, oikean taulun etsiminen ja erääntymisajan seuraaminen voi nopeasti muuttua ylivoimaiseksi. Se on prosessi, joka hukkaa aikaa ja kuluttaa keskittymisesi.

Parempi lähestymistapa yksinkertaistaa kaikkea. Kuvittele, että liikut saumattomasti projektien välillä, tarkistat erääntyviä maksuja, seuraat päivityksiä tai keskityt määrättyihin tehtäviin – kaikki yhdellä napsautuksella. Ei häiriötekijöitä, ei vaivaa, vain sujuvampi tapa pysyä järjestyksessä.

Haluatko nähdä, kuinka tämä voi muuttaa työnkulkusi? Puretaan se vaihe vaiheelta.

Saumaton projektinvaihto:

Nopeat aloitusohjeet

1. Napsauta Avaa taulut -painiketta ylävalikossa.
   
2. Selaa taulujasi siististi tilikohtaisesti ryhmiteltyinä tai erikoisnäkymiin lajiteltuina.
   
3. Valitse tarvitsemasi taulu, niin olet perillä – ei ylimääräisiä vaiheita, ei hämmennystä.

Miten vaihtoehdot toimivat:

• Mitä minulle on määrätty: Täydellinen tehtävien nollaamiseen.
  
• Mitä Erääntyy: Pidä kirjaa määräajoista ja hoida ensin tärkeät tehtävät.
  
• Mitä uutta ja päivitettyä: Pysy ajan tasalla viimeisimmistä päivityksistä kaivamatta kaikkia tauluja läpi.
  
• Katso jaetut taulut yhdellä silmäyksellä: Jaetut taulut on ryhmitelty tilien mukaan, mikä helpottaa tiimitovereiden, asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssasi jakamien projektien navigointia. 

Miksi tulet rakastamaan sitä

• Se säästää aikaa: Ei enää metsästystä oikean laudan löytämiseksi. Hyppää suoraan tärkeisiin asioihin.
  
• Se pitää sinut keskittyneenä: Pikanäppäimillä, kuten Mitä Erääntyy, voit priorisoida päiväsi tuntematta olosi hajaantuneeksi.
  
• Se yksinkertaistaa työnkulkuasi: Projektien välillä vaihtaminen on niin sujuvaa, että se tuntuu vaivattomalta ja luonnolliselta.

Kuinka se auttaa tosielämän skenaarioissa

• Jongleeraus useilla joukkueilla: Jos hallitset eri tiimejä, voit helposti tarkistaa niiden edistymisen hyppäämällä niiden taulujen välillä.
  
• Aloita päiväsi oikein: Käyttää Mitä minulle on määrätty aloittaa päiväsi selkeällä pelisuunnitelmalla.
  
• Muutosten mukana pysyminen: Tarvitsetko kiinni? Tarkista Mitä uutta ja päivitettyä ja näet kaikki viimeisimmät muutokset yhdellä silmäyksellä.
  
• Vaivaton yhteistyö: Käytä nopeasti jaettuja tauluja saumattomia päivityksiä ja yhteistyötä varten asiakkaiden tai muiden tiimien kanssa.

Päätös

Saumattomat navigointityökalut tekevät useiden projektien ja jaettujen taulujen hallinnasta helppoa ja tehokasta. Seuraatpa määräaikoja, päivityksiä tai sukellat jaettuun työtilaan, kaikki tarvitsemasi pysyy järjestyksessä ja helposti saatavilla.

Vain hallituksen ylläpitäjät voivat poistaa tehtäviä pysyvästi.

Virheitä sattuu: joskus tehtäviä poistetaan vahingossa. Siksi on tärkeää ottaa käyttöön suojausjärjestelmä, jolla varmistetaan, ettei mitään tärkeää menetetä lopullisesti.

Kun tehtäviä poistetaan, ne eivät katoa pysyvästi, vaan ne siirretään ilmoitustaulun ”Poistettu”-sarakkeeseen. Tämä tarjoaa turvaverkon, jonka avulla tehtäviä voidaan tarvittaessa tarkistaa tai palauttaa. Tehtävien pysyvä poistaminen on kuitenkin vain ilmoitustaulun ylläpitäjällä.

Tämä kokoonpano takaa vastuullisuuden ja säilyttää samalla joustavuuden. Tiimin jäsenet voivat poistaa tehtäviä tietäen, että ne voidaan tarvittaessa palauttaa. Pysyvä poistaminen edellyttää kuitenkin järjestelmänvalvojan valvontaa, joten tehtävien hallinta on turvallista ja harkittua.

Selitetään, miten kaikki toimii:

Miten se toimii

Klikkaa tästä nähdäksesi, miten tämä projektinhallintakonsultointi toimii.

1. poisheitetyt kortit jäävät poisheittosarakkeeseen.

Kun tehtävä poistetaan, se ei katoa lopullisesti. Sen sijaan se siirretään ”Poistettu”-sarakkeeseen, jossa se pysyy seuraavaan toimenpiteeseen asti.

• Tehtävien palauttaminen milloin tahansa: Kuka tahansa hallituksen jäsen voi palauttaa poistetut tehtävät tämän sarakkeen avulla, jos havaitaan virhe.
  
• Ei paineita: sinun ei tarvitse huolehtia vahingossa tehdyistä napsautuksista tai hätäisistä päätöksistä: kaikki on palautettavissa.

2. vain foorumin ylläpitäjät voivat poistaa pysyvästi.

Kun on aika poistaa poistetut-sarake pysyvästi, vain foorumin ylläpitäjät voivat puuttua asiaan ja poistaa tehtävät pysyvästi.

• Lisäsuojaus: rajoittamalla tämän valtuutuksen järjestelmänvalvojille voit varmistaa, että mitään työtä ei poisteta pysyvästi ilman huolellista tarkistusta.
  
• Selkeä vastuuvelvollisuus: Tämä toiminto tarjoaa ylimääräisen valvontatason ja varmistaa, että tärkeitä tehtäviä ei menetetä tahattomien toimien vuoksi.

Miksi se on tärkeää

1. Vältä tärkeän työn menettäminen
   
   ”Poistettu”-sarake toimii turvaverkkona, jonka avulla tiimin jäsenet voivat poistaa tehtäviä ilman pelkoa siitä, että ne menetetään pysyvästi. Tehtävät voidaan luoda uudelleen, kunnes Corps Administrator päättää toisin, mikä tarjoaa sekä joustavuutta että turvallisuutta.
   
2. Valvonnan säilyttäminen
   
   Ilmoitustaulun ylläpitäjillä on valtuudet valvoa pysyvää poistamista ja varmistaa, että vain tarpeettomat tai päällekkäiset tehtävät poistetaan. Tämä rakenne auttaa ylläpitämään selkeyttä ja pitämään projektit hyvin organisoituina.
   
3. Kannustaminen vastuullisuuteen
   
   Pysyvien peruutusoikeuksien rajoittaminen kannustaa tiimejä suorittamaan tehtävät huolellisesti, vähentää virheitä ja edistää luotettavaa ja avointa järjestelmää. Tämä lähestymistapa edistää luottamusta ja vastuullisuutta kaikilla aloilla.

Päätelmä

Poistetut työt voidaan palauttaa, kunnes hallituksen ylläpitäjä puuttuu asiaan, mikä takaa turvallisuuden, vastuuvelvollisuuden ja valvonnan. Tämä lähestymistapa estää tahattoman katoamisen ja varmistaa turvallisen ja organisoidun työnkulun.

Kiireinen työpöytä voi joskus tuntua sokkeloiselta, varsinkin kun jonglööraat tehtäviä, joilla on erilaisia prioriteetteja. Korostustoiminnon avulla on helppo päästä hälyn läpi, sillä sen avulla voit suodattaa ja korostaa visuaalisesti tietyt kriteerit täyttäviä tehtäviä.

Näin voit käyttää tätä ominaisuutta pysyäksesi kärryillä projekteistasi:

Korostustoiminnon käyttäminen

1. Käynnistä korostusvaihtoehto

Napsauta taulun korostuskuvaketta.

2. Valitse korostettavat asiat

Valitse valmiista vaihtoehdoista tai luo mukautettuja suodattimia:

• Mitä minulle on määrätty: Näet välittömästi kaikki sinulle osoitetut tehtävät, jotta voit pysyä vastuullasi.
• Mikä kaipaa huomiota: Korosta tehtävät, jotka saattavat vaatia seurantaa tai joilla on tulevia määräaikoja, varmistaen, ettei mikään jää huomaamatta.
• Mikä on merkitty erittäin tärkeäksi tai kriittiseksi: Keskity tehtäviin, jotka ovat välttämättömiä projektin onnistumisen kannalta.
• Mikä on myöhässä: Selkeästi tunnistetaan tehtävät, joiden eräpäivä on ylittynyt, mikä auttaa sinua puuttumaan viivästyksiin nopeasti.
• Mukautettu korostus: Luo räätälöityjä suodattimia yhdistelemällä parametreja, kuten vastaanottajia, tehtävän tilaa, eräpäiviä, prioriteetteja ja tunnisteita. Voit käyttää yhtä tai useampaa suodatinta kerrallaan, jotta saat selville, mikä on sinulle tärkeintä taululla.

Miksi se toimii

• Keskity tehtäviisi ”Minulle osoitetut tehtävät ”Suodata sinulle osoitetut tehtävät, jotta voit keskittyä vastuualueisiisi ilman, että muut taululla olevat kohteet vievät huomiosi sivuraiteille. Se on tehokas tapa pysyä henkilökohtaisen työmäärän yläpuolella.
• Tunnista kiireelliset työt ”Mitä tarvitsee huomiota ”Korosta tehtävät, jotka vaativat välitöntä keskittymistä, olipa kyse sitten tulevasta määräajasta tai pysähtyneestä edistymisestä. Tämä suodatin auttaa sinua havaitsemaan pullonkaulat ja ylläpitämään projektin vauhtia.
• Pysy kriittisten töiden kärjessä ”Mitä on merkitty erittäin tärkeäksi tai kriittiseksi ”Korkean prioriteetin tehtävät vaativat huomiota. Tämä vaihtoehto varmistaa, että tärkeät työt saavat ansaitsemansa huomion, ja auttaa sinua viemään projektia kohti menestystä.
• Käsittele myöhässä olevat tehtävät ”Mitä on myöhässä ”Tunnista myöhässä olevat tehtävät nopeasti ja ryhdy toimiin jakamalla resursseja uudelleen tai ottamalla yhteyttä tiimin jäseniin, jotta ne saadaan takaisin raiteilleen.
• Mukauta työnkulkuasi mukautetuilla korostuksillaMukautetutkorostukset -ominaisuuden avulla voit asettaa useita ehtoja, kuten näyttää tietylle henkilölle osoitetut tehtävät, jotka on merkitty tehtäviksi, jotka tarvitsevat tarkistusta ja jotka ovat erääntyneet viikon kuluessa. Räätälöimällä näitä asetuksia voit luoda henkilökohtaisen tarkennusnäkymän, joka sopii juuri sinun työnkulkuusi.

Päätelmä

Korostustoiminnon avulla voit karsia häiriötekijät ja keskittyä olennaiseen, mikä takaa selkeän ja tehokkaan työnkulun. Olipa kyse työmäärän hallinnasta tai koko tiimin valvonnasta, korostukset auttavat sinua pysymään tuottavana ja keskittyneenä.

Useiden projektien hallinta voi johtaa nopeasti työtilan sekavuuteen, jolloin on haastavaa keskittyä tärkeimpiin asioihin. Taulujen arkistointi tarjoaa helpon tavan siirtää valmiit tai passiiviset projektit pois näkyvistä ja pitää ne samalla saatavilla tulevaa käyttöä varten.

Seuraavassa tarkastellaan tarkemmin, miten arkistointitaulujen avulla voit pysyä järjestyksessä:

Kuinka arkistoida tauluja

1. Siirrä levy arkistoon

• Napsauta kolmea pistettä sen taulun kohdalla, jonka haluat arkistoida.
• Valitse avattavasta valikosta Siirrä arkistoon.

2. Pääsy arkistoituihin lautakuntiin

• Arkistoitujen taulujen näyttämiseen voit käyttää Koti-näkymän Sisällytä arkistosta -valintaruutua.
• Voit hakea arkistoidut taulut milloin tahansa viitteeksi tai uudelleenkäyttöä varten.

Milloin arkistoida tauluja

• Hankkeen valmistuminen: Kun projekti on valmis eikä vaadi aktiivista hallintaa, arkistoi sen taulu tyhjentääksesi työtilasi.
• Toimimattomat hankkeet: Arkistoi väliaikaisesti niiden projektien taulut, jotka ovat odottamassa hyväksyntää.
• Keskity aktiivisiin tehtäviin: Arkistointi pitää kotinäkymän virtaviivaisena ja varmistaa, että vain ajankohtaiset ja olennaiset tehtävät ovat näkyvissä.

Miksi se toimii

• Raivaa työtilasi: Keskity vain aktiivisiin tauluihin ja tehtäviin.
• Nopea pääsy aiempiin hankkeisiin: Säilytä valmiit tai keskeytetyt levyt turvallisesti tulevaa käyttöä varten.
• Virtaviivaistettu työnkulku: Pidä kotinäkymäsi siistinä ja järjestettynä tuottavuuden parantamiseksi.

Päätelmä

Taulujen arkistointi on yksinkertainen mutta tehokas tapa siivota työtilaasi, jolloin voit keskittyä tärkeimpiin asioihin ja pitää aiemmat projektit saatavilla. Arkistointi varmistaa, että työnkulku pysyy virtaviivaisena ja organisoituna menettämättä arvokasta tietoa, olipa kyse sitten loppuun suoritetuista tehtävistä tai keskeytetyistä aloitteista.