Organisez les versions de vos fichiers sans vous encombrer

Technologie

La gestion de plusieurs versions de fichiers peut rapidement devenir insurmontable. Vous vous êtes probablement déjà retrouvé face à des fichiers étiquetés « final », « final-2 » ou « final-really-this-time », en vous demandant lequel est le plus récent. Il s’agit d’une frustration fréquente lorsque l’on jongle avec les mises à jour d’un projet.

Un système plus efficace élimine totalement cette incertitude. En suivant et en remplaçant automatiquement les anciennes versions des fichiers, vous pouvez vous assurer que votre équipe travaille toujours avec le fichier le plus récent, sans encombrement ni confusion.

Voici un guide pour organiser et mettre à jour les fichiers de manière efficace, que ce soit dans le cadre d’une tâche spécifique ou d’un conseil d’administration :

  1. Pièces jointes à la carte de tâches
Capture d'écran illustrant l'interface intuitive de Kerika pour faciliter la gestion des fichiers. L'image met en évidence l'onglet "Pièces jointes" d'une tâche spécifique ("Interface utilisateur de conception"), avec une flèche pointant vers l'icône "Télécharger une nouvelle version". Cela montre comment les membres de l'équipe peuvent facilement remplacer les fichiers obsolètes directement dans une tâche, en s'assurant que tout le monde collabore en utilisant la version la plus récente et en éliminant les doublons déroutants tels que "final-v2.docx". Ce processus transparent favorise une collaboration ciblée et rationalise les flux de travail des projets.

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Les cartes de tâches sont l’endroit où la magie opère lorsqu’il s’agit d’organiser des fichiers liés à des tâches spécifiques. Voici comment mettre à jour un dossier :

  • Localisez votre fichier: Ouvrez la fiche de travail à laquelle le fichier est attaché.
  • Télécharger une nouvelle version: Cliquez sur l’icône Télécharger une nouvelle version à côté du fichier existant. Cette opération remplace automatiquement l’ancienne version par la nouvelle tout en conservant l’historique intact. Il n’est pas nécessaire de supprimer l’ancienne version ou de renommer le fichier.
  • Avantages: Le fichier mis à jour est instantanément lié à la tâche, de sorte que votre équipe peut continuer à collaborer sans perdre de temps.

Les cartes de tâches garantissent que les mises à jour de vos fichiers restent pertinentes par rapport à la tâche à accomplir, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

  1. Pièces jointes au conseil d’administration
Capture d'écran illustrant la manière dont Kerika simplifie la gestion des documents de l'ensemble du projet par le biais des pièces jointes au tableau. L'image montre la vue principale du tableau de Kerika avec une flèche soulignant l'icône "Attacher des fichiers à ce tableau". Une fenêtre contextuelle "Fichiers joints au tableau" affiche les fichiers au niveau du projet, et une autre flèche pointe vers l'icône "Télécharger une nouvelle version", montrant le processus simple de mise à jour. Cette fonctionnalité offre un emplacement central et facilement accessible pour les ressources clés telles que les chartes ou les modèles, garantissant que l'ensemble de l'équipe dispose des informations les plus récentes, ce qui stimule la collaboration pour les équipes distribuées ou hybrides.

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Les pièces jointes au conseil d’administration sont idéales pour les fichiers qui ont un impact sur l’ensemble du projet, tels que les chartes de projet ou les modèles partagés. La mise à jour des fichiers est tout aussi simple :

  • Naviguez jusqu’aux pièces jointes du forum: Cliquez sur l’icône Pièces jointes dans le menu du tableau.
  • Mettre à jour le fichier: sélectionnez le fichier que vous souhaitez remplacer et cliquez sur le bouton Télécharger la nouvelle version. L’ancienne version est remplacée de manière transparente, de sorte qu’il n’y a pas de confusion quant à la version actuelle.
  • Avantages: Toute votre équipe bénéficie d’un accès instantané à la dernière version, quel que soit l’endroit où elle travaille.

Les pièces jointes du conseil d’administration garantissent l’organisation et la mise à jour des dossiers de l’ensemble du projet sans créer de doublons.

Conclusion

Une gestion efficace des fichiers simplifie les flux de travail des projets et améliore la collaboration. En éliminant la confusion liée à la multiplicité des versions de fichiers, votre équipe reste organisée et se concentre sur ce qui compte vraiment.