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AI Helper peut désormais fonctionner au sein des tableaux et sur des fiches individuelles

Intelligence artificielle, Kanban et Lean, Meilleures pratiques, ,

Nous avons considérablement amélioré l’IA Helper, qui fonctionne désormais comme un assistant au sein des tableaux de tâches, et même au sein des fiches individuelles (tâches) d’un tableau de tâches.

Pour l’utiliser, cliquez sur le bouton « IA » qui apparaît dans le coin inférieur droit de l’application Kerika, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemble pour les utilisateurs d’ordinateur :

La capture d'écran montre l'assistant IA qui s'affiche lorsqu'un utilisateur de l'application de bureau clique sur le bouton « IA » situé dans le coin inférieur droit de l'application Kerika.

Examinons de plus près les éléments du volet « AI Helper » :

Dans le coin supérieur droit se trouvent des boutons permettant d’accéder aux anciens chats de l’AI Helper et de fermer le volet de l’AI Helper :

Capture d'écran de la partie supérieure de l'AI Helper, montrant les boutons situés à droite : un bouton gris permettant d'accéder aux anciennes conversations avec l'IA, et un bouton magenta permettant de fermer le volet de l'AI Helper.

Anciennes discussions

Les anciennes conversations s’affichent par ordre chronologique inverse, les plus récentes apparaissant en haut :

Capture d'écran présentant un exemple d'anciennes conversations avec AI Helper.

Vous pouvez reprendre n’importe quelle ancienne conversation à tout moment, si vous souhaitez revenir sur une discussion particulière que vous avez eue avec l’assistant IA. Il est utile de regrouper les différentes discussions dans des fils de conversation distincts, car cela aide l’assistant IA à mieux comprendre le contexte de vos demandes.

Actions rapides pour les conseils d’administration

Dans la partie principale de l’assistant IA, qui s’affiche chaque fois que vous démarrez une nouvelle conversation, vous trouverez plusieurs « actions rapides » :

Capture d'écran présentant les « Actions rapides » disponibles dans le volet « AI Helper » lorsque celui-ci est lancé à partir d'un tableau de tâches.

Il s’agit de :

  1. Sur quoi dois-je me concentrer aujourd’hui ? C’est une question que se posent souvent les utilisateurs, notamment lorsqu’ils travaillent sur un projet d’envergure, avec de nombreuses tâches en cours qui se trouvent toutes à des stades d’avancement différents.
  2. Quels sont les éléments en retard ou qui risquent de prendre du retard ? C’est un aspect particulièrement important pour les chefs de projet (administrateurs de projet), qui doivent s’assurer que tout se passe bien, et pas seulement leurs tâches personnelles.
  3. Donnez-moi des suggestions pour améliorer ce tableau. Cela peut aider tout le monde, mais surtout les administrateurs du tableau : l’assistant IA peut examiner l’ensemble du tableau et vérifier si l’équipe exploite pleinement les capacités de Kerika. Les colonnes, qui représentent le flux de travail, sont-elles optimales ? Les balises sont-elles utilisées pour regrouper les tâches connexes ? Et ainsi de suite.
  4. N’hésitezpas à me suggérer de nouvelles tâches à ajouter. L’assistant IA passe ici en revue toutes vos tâches et tente d’identifier les étapes manquantes dans le flux de travail de votre projet.
  5. Rédigez un rapport d’avancement que je pourrai partager. Si votre responsable ne cesse de vous demander des rapports d’avancement (ce qu’il ne devrait vraiment pas faire, car avec Kerika, vous pouvez l’ajouter en tant que « Visiteur » pour qu’il ait toujours une vue en temps réel de l’avancement du projet !), cette « Action rapide » très pratique se chargera de rédiger un rapport d’avancement à votre place.
  6. Montrez-moi ce que je peux faire avec ce tableau. C’est un autre moyen de vous assurer que vous utilisez Kerika de manière optimale pour atteindre les objectifs de votre projet. L’assistant IA peut identifier les tâches pour lesquelles il faut définir des priorités et des dates d’échéance, et bien plus encore.

Actions rapides pour les cartes

Il existe également des « actions rapides » pour chaque carte des tableaux de tâches : vous pouvez les voir lorsque vous ouvrez l’assistant IA après avoir d’abord ouvert la carte.

Actions rapides affichées lorsqu'une fiche est ouverte sur un tableau de tâches.

Alors que l’assistant IA se concentre sur l’ensemble du plateau lorsqu’aucune carte n’est retournée, ici, il se concentre sur une seule carte. Les actions rapides sont les suivantes :

  1. Cette tâche est-elle en bonne voie ? L’assistant IA vérifie si une date d’échéance ou une priorité a été définie, et si la tâche nécessite une liste de sous-tâches afin de faciliter sa réalisation.
  2. Décomposez la tâche en sous-tâches. Une méthode pratique, en un seul clic, pour obtenir une liste complète de sous-tâches qui vous aideront à mener à bien cette tâche plus rapidement et plus efficacement.
  3. Améliorez cette fiche. L’assistant IA peut améliorer une fiche individuelle de nombreuses façons : en suggérant de meilleurs titres de tâches ou des détails/descriptions plus pertinents, en proposant l’utilisation de mots-clés, en indiquant des dates d’échéance, etc.
  4. Tenez-moi au courant de l’avancement de cette tâche. Kerika est la solution idéale pour les équipes réparties dans le monde entier, travaillant dans différentes régions géographiques et à travers différents fuseaux horaires. (L’équipe Kerika elle-même est une équipe répartie à l’échelle mondiale, et ce depuis ses débuts.) Cette « Action rapide » résume l’activité liée à cette fiche dans un format facile à comprendre.
  5. Cette tâche est-elle liée à d’autres ? C’est très utile lorsque l’on a beaucoup de choses à gérer sur un grand tableau, avec de nombreuses tâches en cours.
  6. Rédigez un rapport d’avancement que je pourrai partager. Une autre astuce pratique pour gérer les responsables qui exigent des rapports d’avancement (quotidiens ?!).
  7. Montrez-moi ce que je peux faire avec cette carte. C’est similaire à l’« Action rapide » pour les plateaux, mais axé sur une carte en particulier.

Nous aimerions connaître votre avis sur le fonctionnement général de l’assistant IA, et savoir si nos « Actions rapides » pourraient être améliorées !

Notre AI Helper s’est encore amélioré

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Notre AI Helper s’est encore amélioré pour ce qui est de la création de nouveaux tableaux et modèles : bien qu’il ait la même apparence qu’auparavant, il est désormais capable d’effectuer des recherches sur le web pour trouver le matériel pertinent à utiliser pour construire ce dont vous avez besoin.

Cela signifie que vous pouvez désormais adresser des demandes plus générales à l’AI Helper, comme par exemple : « Créez un tableau d’apprentissage sur les agents d’intelligence artificielle ». Pour créer ce tableau, l’AI Helper effectuera automatiquement une recherche sur le web afin de trouver les meilleurs articles traitant des agents d’IA, puis créera un tableau d’apprentissage pour vous.

Nouvelle aide AI pour le démarrage des tableaux et la création de modèles

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Nous avons apporté des améliorations substantielles à l’AI Helper publié précédemment afin de le rendre plus utile pour tous ceux qui souhaitent lancer une nouvelle task board ou un nouveau modèle.

Création de nouveaux offices

L’AI Helper est toujours disponible lorsque vous souhaitez lancer une nouvelle task board :

Capture d'écran montrant la boîte de dialogue Démarrer une nouvelle commission, qui contient le nouveau bouton CRÉER AVEC AI

Ce qui change maintenant, c’est qu’en cliquant sur le bouton CRÉER AVEC L’ IA, un nouveau volet d’aide à l’IA s’ouvre sur le côté droit de la fenêtre :

Capture d'écran montrant la page d'accueil de Kerika avec la boîte de dialogue AI Helper ouverte dans un volet séparé sur le bord droit de l'écran. L'AI Helper a demandé à l'utilisateur lequel des comptes auxquels il a accès il souhaite créer le nouveau tableau.

Si vous avez accès à plusieurs comptes – par exemple, si vous travaillez avec différentes organisations ou entreprises qui ont toutes leurs propres comptes Kerika – l’AI Helper vous demandera d’abord dans quel compte vous souhaitez créer le nouveau tableau.

(Si vous travaillez avec un seul compte, ce qui est le cas de la grande majorité des utilisateurs de Kerika, l’AI Helper saute cette étape).

Capture d'écran montrant le volet AI Helper demandant à l'utilisateur quel type de tableau il souhaite créer.

L’assistant AI propose quelques domaines, comme indiqué ci-dessus. Vous pouvez en choisir une ou simplement fournir des informations plus précises sur le type de tableau que vous souhaitez créer.

Dans l’exemple ci-dessous, l’utilisateur sélectionne la première catégorie proposée : gestion de projets et suivi des tâches :

La capture d'écran montre l'AI Helper proposant des suggestions pour aider l'utilisateur à clarifier ce sur quoi son nouveau conseil d'administration devrait se concentrer.

Contrairement à notre première version (expérimentale) d’un AI Helper, la nouvelle version est beaucoup plus interactive: elle fournit des suggestions et des invites pour aider l’utilisateur à réfléchir à ce que le nouveau conseil devrait faire et, en particulier, aux types de problèmes de gestion et de collaboration auxquels il est actuellement confronté.

Si vous avez quelque chose de très spécifique en tête, vous pouvez éviter les allers-retours avec l’AI Helper et formuler une demande précise, comme dans cet exemple de tableau contenant toutes les étapes nécessaires à la création d’une nouvelle entreprise dans l’État de Washington :

La capture d'écran montre un exemple de demande d'utilisateur très spécifique.

Si la demande est suffisamment précise, l’AI Helper peut rapidement proposer une planche qui répondra aux besoins de l’utilisateur :

AI Helper offre un aperçu d'une nouvelle commission proposée.

L’AI Helper ne crée pas immédiatement un nouveau tableau, mais propose d’abord un aperçu afin que l’utilisateur puisse confirmer que le nouveau tableau répondra à ses besoins.

Si l’aperçu semble bon, l’utilisateur peut demander à l’AI Helper de créer la nouvelle planche(cette étape peut prendre un peu de temps) :

Une fois le nouveau tableau créé, l’AI Helper fournit un lien rapide vers celui-ci :

Capture d'écran montrant que l'AI Helper a créé un nouveau tableau

Voici le nouveau tableau créé par l’AI Helper : comme vous pouvez le voir, l’IA a également créé des étiquettes appropriées et utiles, attribué le travail à l’utilisateur (puisque l’utilisateur n’avait rien dit dans sa demande au sujet du travail en équipe), et même estimé la durée de chaque tâche et assigné des dates d’échéance en conséquence.

Capture d'écran montrant le nouveau tableau créé par l'AI Helper
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Création de modèles

La création de modèles fonctionne exactement de la même manière : par exemple, l’utilisateur aurait pu demander la création d’un modèle en utilisant la même source de référence (Washington State’s Department of Revenue Guide for Starting Businesses).

Voici à quoi ressemble le résultat :

Capture d'écran d'un modèle créé par l'AI Helper
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Mobile et tablette

L’AI Helper est également disponible sur les téléphones et les tablettes ; l’interface utilisateur est naturellement un peu différente pour s’adapter à la capture d’écran plus limitée.

Essayez-le et dites-nous ce que vous en pensez !