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L’organisation d’une réunion du conseil d’administration peut sembler être un énorme obstacle logistique, surtout lorsqu’il faut faire face aux frais généraux administratifs de la gouvernance. Pour les dirigeants d’organisations commerciales et non lucratives, la véritable friction se situe souvent dans le « dossier du conseil d’administration ».

Il s’agit d’un ensemble complexe de rapports, d’ordres du jour et d’états financiers que vous devez distribuer et mettre à jour en temps réel. Mais ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider. Si vous vous demandez comment préparer rapidement et facilement votre dossier de conseil d’administration, ce modèle est exactement ce qu’il vous faut. Nous avons conçu ce modèle pour simplifier le processus complexe de préparation du conseil d’administration. Il offre un espace de travail visuel et structuré à l’ensemble de votre équipe, qu’elle se trouve de l’autre côté de l’allée ou à l’autre bout du monde.

Prêt à récupérer votre temps et votre productivité ? Mettons-nous au travail.

1. qui peut l’utiliser

Ce personnel a été créé pour soutenir le groupe diversifié de professionnels responsables de la gouvernance à haut niveau :

• Secrétaires d’entreprise et professionnels de l’administration : ceux qui gèrent la logistique et l’assemblage final du matériel de conseil.
  
• Les équipes de direction (PDG et directeurs financiers) : Les dirigeants qui doivent fournir des mises à jour stratégiques et financières de haut niveau.
  
• Présidents de comités : en particulier, ceux qui dirigent les comités d’audit, de risque, de gouvernance ou de rémunération, qui sont tenus de présenter des rapports spécialisés.
  
• Équipes distribuées : professionnels travaillant dans des fuseaux horaires différents et ayant besoin d’une « source unique de vérité » pour collaborer sans perdre la trace des versions des documents.

2. Ce qui est inclus

Le modèle Board Pack constitue un point de départ complet avec une présentation visuelle préconfigurée :

• Un flux de travail en quatre colonnes : votre progression est suivie dans les colonnes Préparation, Révision et approbation, Distribution finale et Terminé.
  
• Documents standard du conseil d’administration : les cartes préconfigurées comprennent l’ordre du jour et le calendrier des réunions, le rapport du directeur général et les mises à jour stratégiques, ainsi que les rapports financiers et l’analyse.
  
• Rapports des comités : les cartes dédiées sont prêtes pour le rapport du comité d’audit, le rapport du comité des risques et de la conformité, le rapport du comité de gouvernance et des nominations et le rapport du comité des rémunérations.
  
• Cartes de contrôle de la qualité : pour garantir l’exactitude des informations, le modèle comprend des cartes pour l’examen de la qualité et la vérification des faits du dossier du conseil d’administration et l’ examen du président et du président du comité.

3. Quand l’utiliser

Cet espace de travail offre une valeur maximale dans les environnements à haut risque où l’organisation et la sécurité sont primordiales :

• Réunions trimestrielles du conseil d’administration : utilisez ce modèle lorsque vous avez besoin d’un processus reproductible et fiable tous les trois mois pour assurer la cohérence des cycles de votre conseil d’administration.
  
• Coordination du conseil d’administration à distance : c’est la solution idéale lorsque vos administrateurs et votre personnel sont répartis sur différents sites. Kerika gère automatiquement les paramètres de fuseau horaire pour que tout le monde soit synchronisé.
  
• Sécurité des documents de haut niveau : utilisez-le lorsque votre département informatique exige un contrôle d’accès strict. Kerika est le seul outil de gestion des tâches qui vous permet de conserver la propriété de vos fichiers dans votre propre compte Google Drive, OneDrive ou Box.

4. Comment l’utiliser

Les étapes suivantes permettent de gérer facilement la préparation de votre conseil d’administration :

1. La carte LISEZ-MOI : Vous trouverez une carte « LISEZ-MOI » en haut de chaque colonne. Vérifiez-les toujours en premier. Elles contiennent des règles spécifiques sur les critères à respecter avant d’ajouter ou de déplacer des tâches à l’étape suivante.
   
2. Avancer dans le flux de travail : ne déplacer les listes de tâches de Préparation à Révision et Approbation qu’une fois que le contenu initial est entièrement rédigé. Cela permet de s’assurer que l’équipe de révision ne voit que des documents « prêts ».
   
3. L’onglet LISTE DE VÉRIFICATION : Ouvrez chaque carte et allez dans l’onglet LISTE DE VÉRIFICATION pour gérer les sous-tâches. Cochez-les une à une pour vous assurer que vous n’oubliez aucun détail, comme un numéro ou une date spécifique.
   
4. L’onglet PIÈCES JOINTES : Utilisez l’onglet PIÈCES JOINTES pour télécharger des rapports ou des feuilles de calcul directement sur la carte appropriée. Ces fichiers restent dans votre espace de stockage sécurisé et Kerika s’assure qu’ils sont automatiquement partagés avec les bonnes personnes.

Conclusion

L’utilisation du modèle Kerika Board Pack garantit que les réunions du conseil d’administration sont préparées et organisées de manière professionnelle. Kerika s’intègre parfaitement avec Google Workspace et Microsoft 365, les droits d’accès sont gérés pour vous. Lorsque vous changez le rôle d’un utilisateur dans Kerika, son accès aux fichiers de votre espace de stockage est instantanément mis à jour.

Les membres de l’équipe obtiennent l’accès en lecture et en écriture dont ils ont besoin pour construire la suite, tandis que les membres du conseil d’administration sont ajoutés en tant que visiteurs avec un accès en lecture seule. En passant à un tableau de bord visuel, vous pouvez éliminer les chaînes de courrier électronique encombrantes et garantir que votre organisation respecte les normes professionnelles les plus strictes.

Vous avez besoin de quelque chose de différent ?

Si ce modèle ne correspond pas exactement à ce dont vous avez besoin, faites-le nous savoir à l’adresse support@kerika.com et nous créerons une version personnalisée pour vous, gratuitement !