Kerika est évalué par Top Business Software
Renforcement des mesures de lutte contre les spammeurs chinois
Nous avons constaté des tentatives d’exploitation de Kerika par des spammeurs chinois et nous prenons des mesures pour réduire ce problème. Nous avions l’habitude de bloquer ces spammeurs un par un, mais cela prend manifestement beaucoup de temps, d’autant plus que nombre d’entre eux tentent le même stratagème en envoyant des dizaines ou des centaines d’invitations à rejoindre leurs forums Kerika.
Ces spammeurs utilisent des VPN pour faire croire qu’ils sont originaires d’autres pays, mais leur Kerika avait un modèle : toutes les invitations à l’équipe qu’ils envoyaient avaient la même destination : qq.com, un grand portail chinois en ligne géré par Tencent, connu principalement pour son service de messagerie instantanée QQ.
Bien que nous utilisions le chinois comme langue, nous n’avons pas d’utilisateurs légaux en Chine car la Chine bloque Google et de nombreux autres services. Cela signifie que l’ajout d’utilisateurs du domaine qq.com au tableau Kerika ne sera jamais légal.
Nous allons mettre en place un blocage simple : nous tiendrons une liste noire de domaines, dont qq.com, pour lesquels le système vous empêchera d’ajouter des membres à l’équipe. Cela permettra d’éliminer les spammeurs chinois qui ciblent d’autres Chinois.
Nous passons à un essai gratuit de 14 jours pour les nouveaux utilisateurs.
Nous proposons depuis très longtemps une période d’essai gratuite de 30 jours pour les nouveaux utilisateurs, mais nous avons constaté depuis longtemps que les gens n’ont pas vraiment besoin des 4 semaines complètes pour décider si Kerika correspond ou non à ce qu’ils recherchent.
En fait, la période d’essai présente un inconvénient : les gens ont tendance à oublier qu’ils participent à un essai gratuit jusqu’à ce qu’ils reçoivent des rappels leur indiquant que l’essai est sur le point de se terminer !
Une approche plus pratique – et conforme aux normes de l’industrie – consiste à offrir une période d’essai gratuite de 14 jours à partir de maintenant. Cela devrait vous laisser suffisamment de temps pour décider si Kerika est le meilleur moyen pour votre équipe à distance d’être plus performante !
Comment nous utilisons l’IA
Chez Kerika, nous expérimentons depuis un certain temps l’utilisation de l’IA pour le développement de logiciels : Le Copilot de Microsoft a été utilisé par nos développeurs pour les aider à coder, et il s’est avéré très utile. Nous sommes en train d’ajouter l’IA à certaines parties de notre interface utilisateur.
L’IA au service de la construction d’un nouveau conseil d’administration
Lorsque vous voulez commencer un nouveau tableau des tâches Kerika, vous verrez qu’il y a une nouvelle option pour obtenir de l’aide de l’IA :
En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez indiquer à notre IA ce que vous voulez que votre nouveau tableau fasse :
Il est très important de fournir le plus de détails possible ! Plus vous en direz à l’IA de Kerika sur ce que vous voulez que votre planche fasse, mieux elle pourra vous aider. Voici quelques suggestions sur ce que tu dois dire à l’IA :
Avez-vous besoin d’un conseil pour un projet à court terme (3 à 6 mois), pour un projet à plus long terme ou pour un travail continu sans date de fin ?
Travaillerez-vous seul ou avec d’autres ?
Quels sont les problèmes que vous essayez de résoudre avec Kerika : délais non respectés, mauvaise communication, manque de visibilité, etc.
Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien avec les outils que vous utilisiez auparavant ?
Y a-t-il des fonctionnalités spécifiques de Kerika que vous aimeriez essayer, comme les dates d’échéance, les tâches assignées, les pièces jointes, les commentaires/discussions ?
L’utilisation de l’IA prend un certain temps, généralement 1 à 2 minutes pour construire votre planche. Tu peux faire d’autres choses avec Kerika pendant ce temps ; tu seras averti lorsque ta planche sera prête. Vous pouvez également annuler votre demande si vous changez d’avis.
L’IA au service de la construction d’un nouveau modèle
De même, vous avez désormais la possibilité de vous faire aider par l’IA de Kerika pour créer de nouveaux modèles :
Si vous choisissez l’aide de l’IA, il vous sera demandé de fournir des détails sur les fonctions de votre nouveau modèle et sur la manière dont il sera utilisé :
Pour les modèles, nous demandons un peu plus de détails et, comme pour l’utilisation de l’IA pour créer de nouvelles planches, la quantité et la qualité des instructions que vous fournissez à l’IA de Kerika feront une grande différence dans la capacité de l’IA à vous aider à créer un nouveau modèle.
Réalisation d’un tableau similaire à un tableau type
Ce dernier point est réservé aux nouveaux utilisateurs : lorsque les personnes s’inscrivent à Kerika, elles ont la possibilité de consulter nos nombreux exemples de tableaux (qui sont organisés par fonction) afin de se faire une idée de ce que Kerika peut faire avant de commencer leur premier tableau.
Depuis que nous avons construit nos cartes échantillons, nous avons constaté qu’elles étaient très populaires et que les gens en faisaient des copies pour jouer ou pour s’en servir comme base pour la construction de leurs propres cartes.
Faire une copie pour jouer, c’est bien, mais faire une copie pour créer un point de départ pour votre nouvelle planche n’est pas très efficace.
Pour faciliter la gestion de ces deux besoins, nous incluons désormais un bouton FAIRE UN TABLEAU COMME CELUI, qui s’affiche chaque fois qu’un nouvel utilisateur consulte un exemple de tableau.
En cliquant sur ce bouton, une boîte de dialogue s’ouvre et demande au nouvel utilisateur ce qu’il souhaite faire avec sa version du tableau d’échantillons :
Si vous n’avez besoin que d’une copie, dites-le simplement à l’IA : « Faites une copie de ce tableau ». Mais si vous voulez une version du tableau qui soit personnalisée en fonction de vos besoins, assurez-vous de donner beaucoup d’informations à l’IA !
Masquer et afficher des colonnes
Si vous travaillez sur un tableau des tâches, l’onglet Colonne de la boîte de dialogue Paramètres du tableau vous permet désormais de masquer ou d’afficher les colonnes.
Pour utiliser cette fonction, ouvrez la boîte de dialogue Paramètres du tableau en cliquant sur le bouton en forme de roue dentée qui apparaît dans le coin supérieur droit lorsque vous visualisez un tableau des tâches, puis passez à l’onglet COLONNES.
Lorsque vous survolez une colonne de la liste, un bouton d’options (trois points) apparaît :
Cliquez dessus et vous verrez le menu Actions.. :
Cela facilite la gestion des tableaux comportant un grand nombre de colonnes.
Administrateurs de comptes : une nouvelle fonctionnalité de Kerika
Les propriétaires de compte peuvent désormais désigner d’autres membres de leur équipe de compte comme administrateurs de compte, ce qui permettra à ces personnes de gérer également les abonnements et les membres de ce compte. Cela peut s’avérer utile lorsque le propriétaire du compte Kerika est une personne extérieure à la communauté des utilisateurs, comme un service d’achat.
La gestion des administrateurs de compte peut être effectuée à partir de l’écran Gérer le compte, par le propriétaire du compte :
Une fois dans l’écran Gérer les utilisateurs, sélectionnez l’un des membres de l’équipe sur le compte : survolez le nom et un bouton GÉRER L’UTILISATEUR apparaîtra :
Dans la boîte de dialogue Détails du membre de l’équipe, cliquez sur AGIR :
Et sélectionnez Make this user an Account Admin (Faire de cet utilisateur un administrateur de compte):
Un administrateur de compte peut configurer d’autres membres de l’équipe de ce compte pour qu’ils soient également administrateurs de compte.
Les administrateurs de compte ont beaucoup de pouvoir sur le compte ; ils peuvent :
- accéder à n’importe quel forum
- ajouter ou supprimer des personnes sur n’importe quel forum
- Modifier les rôles des personnes sur n’importe quel forum
- Ajouter des personnes au compte et acheter des abonnements
- Modifier le plan d’abonnement
Faites donc attention aux personnes que vous ajoutez en tant qu’administrateur de compte !
Les échéances en toute simplicité : comment fixer les dates d’échéance
Les échéances sont les fils invisibles qui relient les projets entre eux, garantissant que les tâches sont achevées à temps et que les équipes restent alignées. Que vous travailliez sur une seule tâche ou que vous décomposiez un projet en étapes plus petites et réalisables, des échéances claires font toute la différence.
Comment définir et gérer les dates d’échéance
Cliquez ici pour consulter le tableau
Une gestion efficace des délais commence par la possibilité de fixer des dates d’échéance pour les tâches et leurs composants. Voici comment cela fonctionne :
- Fixer des dates d’échéance sur les fiches de tâches
- Ouvrez la fiche de travail sur laquelle vous travaillez.
- Cliquez sur le bouton « Due » pour accéder à la vue du calendrier.
- Sélectionnez une date d’échéance ou modifiez les dates existantes si nécessaire.
Cela permet d’ancrer la tâche dans le calendrier du projet et de tenir tout le monde au courant.
- Décomposer les tâches les plus importantes à l’aide de listes de contrôle
- Utilisez la fonction Liste de contrôle pour diviser une tâche importante en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
- Chaque élément de la liste de contrôle peut avoir sa propre date d’échéance, ce qui facilite le suivi des progrès à un niveau granulaire.
- Attribuez des éléments spécifiques de la liste de contrôle à différents coéquipiers, afin de clarifier les rôles de chacun tout en restant dans le contexte de la tâche globale.
- Utilisez la fonction Liste de contrôle pour diviser une tâche importante en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
Bonnes pratiques pour la gestion des délais
- Soyez précis: Évitez les délais vagues, fixez des dates exactes pour éviter toute confusion.
- Établissez des priorités réalistes: Équilibrer la charge de travail en fixant des dates d’échéance qui reflètent la complexité des tâches.
- Réviser régulièrement: Mettre à jour les délais en fonction de l’évolution de la portée du projet afin de maintenir des attentes réalistes.
Conclusion
L’intégration de dates d’échéance dans la gestion des tâches, qu’il s’agisse de tâches complètes ou d’éléments individuels de la liste de contrôle, aide les équipes à maintenir la clarté, la concentration et la productivité. En fixant et en gérant les échéances de manière réfléchie, vous créez un flux de travail qui s’adapte aux besoins de votre équipe tout en veillant à ce que rien ne passe inaperçu.
Catégorisation des tâches : Utiliser des étiquettes pour rester organisé
Lorsque l’on jongle avec plusieurs tâches à différents stades d’un projet, il est essentiel de rester organisé. Les étiquettes sont un outil puissant qui peut structurer votre flux de travail, en vous aidant à identifier, classer et hiérarchiser rapidement les tâches.
Que vous gériez des maquettes de conception, le développement du backend ou des phases de test, les balises vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Voici comment vous pouvez utiliser les balises pour rationaliser votre gestion de projet :
Fonctionnement des étiquettes dans les cartes de tâches
Cliquez ici pour prévisualiser ces étiquettes
Les étiquettes agissent comme des marqueurs visuels, vous donnant un aperçu instantané de la catégorie ou de l’état d’une tâche. Voici comment vous pouvez les appliquer à des fiches de tâches individuelles :
- Ouvrez la fiche de tâches : Sélectionnez la fiche de tâches que vous souhaitez catégoriser.
- Définir les étiquettes : Cliquez sur la section Tags dans les détails de la carte. Vous pouvez alors choisir parmi les étiquettes existantes ou en créer une nouvelle.
- Repères visuels : Une fois appliquée, l’étiquette apparaît en haut de la carte de la tâche, indiquant d’un coup d’œil sa catégorie ou sa priorité.
Conseil de pro : Utilisez un code couleur cohérent pour les balises afin de faciliter la distinction entre les catégories, comme le vert pour les tâches « backend » ou le bleu pour la « conception ».
Comment créer des étiquettes personnalisées
Les étiquettes personnalisées vous permettent d’adapter la catégorisation aux besoins de votre équipe. Voici comment créer des étiquettes :
- Accéder aux paramètres des balises : Allez dans l’onglet Paramètres de votre forum et sélectionnez Balises.
- Ajouter une nouvelle balise : Cliquez sur l’option + Ajouter une nouvelle balise. Donnez à votre balise un nom qui reflète son objectif, comme « urgent », « maquettes » ou « en attente ».
- Choisissez une couleur: choisissez une couleur pour que votre étiquette soit visuellement distincte.
- Enregistrer et appliquer : Enregistrez la balise et elle est prête à être utilisée sur l’ensemble de votre tableau.
Conseil de pro : Veillez à ce que les noms des balises soient courts et intuitifs. Cela permet à tous les membres de votre équipe de les comprendre et de les utiliser efficacement.
Avantages de l’utilisation des étiquettes
- Catégorisation des tâches sans effort : Les étiquettes vous aident à regrouper les tâches connexes, ce qui facilite le filtrage et la localisation.
- Focus amélioré : met en évidence les tâches qui requièrent une attention immédiate ou qui appartiennent à une catégorie spécifique.
- Clarté de l’équipe : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent d’un seul coup d’œil l’objectif de la tâche.
Synthèse
Les balises sont plus que de simples étiquettes, elles sont un moyen de simplifier et d’améliorer la gestion des tâches. En les utilisant efficacement, vous pouvez catégoriser, prioriser et vous concentrer sur les tâches avec facilité, ce qui permet à votre équipe d’être alignée et productive.
Organiser le flux de travail : Configurer les colonnes pour une efficacité maximale
La gestion efficace des projets commence par un flux de travail bien organisé. La décomposition de vos tâches en étapes clairement définies peut vous aider, vous et votre équipe, à rester alignés et productifs. Un flux de travail structuré facilite le suivi des progrès, l’identification des goulets d’étranglement et la hiérarchisation des tâches.
Voyons comment vous pouvez configurer les colonnes de votre tableau des tâches pour maximiser l’efficacité à l’aide de l’exemple de tableau fourni.
L’importance des colonnes dans la gestion des tâches
Cliquez ici pour consulter ce tableau
Les colonnes constituent l’épine dorsale de votre flux de travail. Chaque colonne représente une étape de votre projet et vous aide à visualiser le flux des tâches du début à la fin. L’essentiel est de veiller à ce que vos colonnes correspondent à la nature de votre projet et à la façon dont votre équipe travaille.
Étapes pour configurer les colonnes du flux de travail
1. Définir les étapes du flux de travail
Lorsque vous définissez les étapes du flux de travail, pensez à la progression naturelle de vos tâches.
Par exemple :
- Stratégie de projet : Pour les étapes initiales de la planification, telles que la définition des besoins ou la fixation des objectifs.
- Conception de projet : Tâches liées à la planification visuelle et structurelle, comme la conception d’un logo ou la création d’une mise en page.
- Développement de projet : Pour les phases d’exécution telles que le codage ou la création de fonctionnalités.
- Tests : Pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu avant le lancement.
- Terminé : Une étape finale pour envoyer les tâches qui sont entièrement terminées.
2. Traduire les étapes en colonnes
Une fois les étapes du flux de travail définies, transformez-les en colonnes sur votre tableau des tâches. Commencez par de grandes catégories et affinez-les au fur et à mesure que vous comprenez mieux les besoins de votre équipe.
Par exemple :
- Vous pouvez commencer par des colonnes essentielles comme « À faire », « En cours » et « Terminé » pour établir le flux de base.
- Développez-les progressivement en colonnes plus spécifiques alignées sur les étapes de votre flux de travail, telles que « Stratégie du projet », « Conception du projet », « Développement du projet » et « Essais ».
Cette approche garantit que vos colonnes sont intuitives, adaptables et adaptées à la progression naturelle de vos tâches.
3. Utiliser des colonnes pour des besoins spécifiques
Pensez à créer des colonnes qui ajoutent de la valeur à votre flux de travail :
- Carnet de commandes : Un espace pour les tâches qui sont planifiées mais qui ne sont pas encore prêtes à entrer dans le flux de travail principal. Cela permet de hiérarchiser les tâches lorsque l’équipe est prête à prendre en charge plus de travail tout en gardant les colonnes actives propres et concentrées.
- Ressources : Une colonne pour stocker des liens, des documents ou d’autres éléments qui soutiennent vos tâches. Cela permet à l’équipe d’accéder facilement à tout ce dont elle a besoin sans encombrer les cartes de tâches individuelles.
4. Ne pas oublier de rester simple et intuitif
- Évitez de surcharger votre tableau avec trop de colonnes. Visez la clarté et la simplicité pour que votre équipe puisse facilement suivre le flux de travail.
Conclusion
Un flux de travail bien organisé commence par une mise en place réfléchie des colonnes. En adaptant vos colonnes aux étapes naturelles de votre projet et en incluant des colonnes de soutien, vous pouvez améliorer l’efficacité de votre équipe et maintenir la clarté de votre processus. Commencez à organiser votre flux de travail dès aujourd’hui et découvrez-en les avantages !
Restez organisé grâce à la numérotation automatique des tâches
L’organisation des tâches est essentielle à la fluidité des flux de travail, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer un grand nombre d’éléments. La numérotation des tâches peut apporter de la clarté et rendre la référence à des tâches spécifiques plus efficace. Mais numéroter manuellement les tâches ? Cela prend du temps et est source d’erreurs.
C’est là que la numérotation automatique entre en jeu. Grâce à cette fonction, chaque fiche de tâche se voit automatiquement attribuer un numéro unique dès sa création, ce qui permet d’identifier chaque tâche d’un seul coup d’œil.
Voyons comment fonctionne la numérotation automatique et comment vous pouvez l’activer pour rationaliser vos projets.
Qu’est-ce que la numérotation automatique ?
Cliquez ici pour consulter ce tableau
La numérotation automatique attribue un numéro séquentiel à chaque nouvelle carte de tâche sur un tableau. Cette numérotation est propre au tableau et permet aux équipes de se référer rapidement aux tâches dans les discussions, les rapports ou les mises à jour sans confusion.
Comment activer la numérotation automatique
- Accéder aux paramètres du tableau : Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit du tableau pour ouvrir le menu des paramètres.
- Activez l’option : Sous l’onglet Paramètres, cochez l’option Numérotation automatique des tâches pour l’activer.
- Voyez-le en action : Désormais, chaque nouvelle carte de tâches créée sur le tableau affichera automatiquement un numéro unique dans la zone de titre.
L’importance de la numérotation automatique
- Référence rapide des tâches : Les numéros facilitent la référence à des tâches spécifiques lors des réunions ou de la collaboration avec des coéquipiers.
- Une communication claire : Au lieu de décrire les tâches en détail, il suffit de les désigner par le numéro qui leur a été attribué pour une communication plus rapide.
- Une organisation efficace : La numérotation des tâches ajoute une couche supplémentaire de structure à votre tableau, ce qui en facilite le suivi et la gestion.
Applications dans la vie réelle
- Rapports de projet : Listez rapidement les numéros de tâches dans les mises à jour ou la documentation pour plus de clarté.
- Discussions en équipe : Lors des réunions d’équipe, faites référence aux tâches par leur numéro afin d’éviter toute confusion.
- Suivi des progrès : Identifiez facilement les tâches numérotées qui sont terminées ou en cours de réalisation.
Conclusion
La numérotation automatique apporte simplicité et ordre à la gestion des tâches, en éliminant les difficultés liées au suivi manuel des identifiants de tâches. Que vous gériez un projet complexe ou un petit flux de travail, cette fonction garantit que chaque tâche est facilement reconnaissable et traçable.