Votre espace de travail doit travailler pour vous, et non l’inverse. Les options de personnalisation vous permettent de tout adapter, des couleurs d’arrière-plan aux notifications et aux outils de tableau blanc, pour vous aider à rester organisé et productif.
Pour commencer à personnaliser votre espace de travail, vous devez accéder aux paramètres de préférence de votre compte. Voici comment procéder :
Cliquez sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit de l’écran.
Sélectionnez Mes préférences dans le menu déroulant.
Ces paramètres vous permettent de créer une expérience qui correspond à votre style de travail unique. Maintenant que vous savez comment accéder aux paramètres, laissez-nous vous guider pas à pas dans l’utilisation de chaque option de personnalisation.
Comment ça marche ? Ajustement des préférences
Les préférences sont généralement regroupées en trois catégories principales : Général, Notifications et Tableau blanc. Chaque section propose des options simples conçues pour améliorer votre flux de travail et optimiser votre expérience.
Voici un aperçu du fonctionnement de ces paramètres :
Paramètres généraux : Faites en sorte que votre espace de travail vous appartienne
Couleur d’arrière-plan : ● Choisissez une couleur d’arrière-plan agréable à regarder et adaptée à votre style.
● Choisissez parmi une variété d’options pour rendre votre espace de travail visuellement attrayant.
Utiliser des balises pour les tableaux des tâches ● Activez cette fonctionnalité pour inclure automatiquement des balises sur les nouveaux tableaux de tâches et modèles que vous créez.
● Vous aide à rester organisé et à catégoriser les tâches sans effort.
Les avantages : La personnalisation des aspects visuels de votre espace de travail le rend plus intuitif et moins encombré, ce qui vous aide à rester concentré.
Notifications : Rester informé sans être surchargé
Notifications de chat ● Recevez des courriels lorsqu’il y a une discussion au niveau du conseil d’administration ou lorsqu’une personne discute d’une tâche à laquelle vous participez.
Mises à jour de l’activité pour les administrateurs ● Recevez des notifications lorsque de nouvelles tâches sont ajoutées, terminées ou réaffectées sur les forums que vous administrez.
Rappels quotidiens de tâches ● Optez pour un récapitulatif quotidien envoyé par courriel à 6 heures du matin, indiquant les tâches en retard et celles qui doivent être effectuées cette semaine ou la semaine prochaine.
● Regroupez les tâches par date ou par tableau pour en faciliter le suivi.
Les avantages : Grâce à des notifications flexibles, vous pouvez rester informé sur ce qui compte le plus sans être bombardé par des mises à jour inutiles.
Paramètres du tableau blanc : Rationalisez votre processus créatif
Lignes et formes ● Définissez des styles de ligne, des épaisseurs et des couleurs par défaut pour créer des visuels propres et cohérents.
Texte sur toile ● Choisissez le style, la taille et la couleur de police que vous préférez pour un aspect soigné.
Options de grille ● Activez l’accrochage à la grille et définissez la taille de la grille pour que vos dessins restent alignés et professionnels.
Les avantages :
Grâce à ces paramètres, les tableaux blancs sont parfaits pour le brainstorming, la planification ou la conception, ce qui garantit la qualité et l’organisation de votre travail.
Synthèse
Qu’il s’agisse d’ajuster les éléments visuels, de personnaliser les notifications ou de rationaliser les outils de création, ces options sont conçues pour améliorer votre productivité et maintenir votre environnement de travail organisé. En prenant quelques instants pour personnaliser vos paramètres, vous serez plus efficace et plus agréable au quotidien.
Une gestion de projet efficace est la clé de voûte de la réussite d’un projet. Qu’il s’agisse de concevoir un site web, de lancer un produit ou de coordonner un effort de développement complexe, une approche structurée garantit que toutes les tâches sont alignées, que les délais sont respectés et que les parties prenantes restent informées.
Ce guide vous accompagne dans les étapes essentielles de la maîtrise de la gestion de projet, en vous proposant des stratégies concrètes pour rationaliser les flux de travail, favoriser la collaboration et suivre les progrès.
Une fois que vous aurez compris les principes fondamentaux, vous verrez comment un outil visuel peut leur donner vie et aider votre équipe à rester concentrée et productive.
Étapes essentielles pour créer un flux de travail efficace en matière de gestion de projet
Un flux de travail solide en matière de gestion de projet garantit que les tâches sont accomplies efficacement, que les délais sont respectés et que la collaboration entre les membres de l’équipe se déroule sans heurts.
Voici les étapes clés pour mettre en place un processus de gestion de projet fiable :
1. Définir des objectifs et des buts clairs
Tout projet réussi commence par des objectifs clairs et bien définis. Comprendre ce que l’on veut atteindre permet à l’équipe de rester concentrée et alignée tout au long du cycle de vie du projet.
Actions clés :
Organiser des réunions avec les parties prenantes pour s’aligner sur les objectifs du projet.
Décomposer les objectifs en résultats mesurables à l’aide du cadre SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Limité dans le Temps).
Documenter ces objectifs dans un endroit centralisé pour assurer la visibilité de l’équipe.
2. Élaborer un plan de projet détaillé
Un plan de projet complet sert de feuille de route, décrivant les tâches, les délais et les dépendances. Il garantit que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et ses responsabilités.
Actions clés :
Utiliser des diagrammes de Gantt pour établir des calendriers et des dépendances entre les tâches.
Identifier les étapes et les échéances pour suivre les progrès de manière efficace.
Attribuer les ressources en fonction de la complexité de la tâche et de l’expertise de l’équipe.
3. Attribuer des rôles et des responsabilités
La définition des rôles garantit la responsabilité et élimine toute confusion quant à la personne responsable de chaque tâche. Une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) peut être utile.
Actions clés :
Attribuer des rôles en fonction des compétences individuelles et des besoins du projet.
Communiquer clairement les responsabilités lors des réunions d’équipe ou des séances de lancement.
Encouragez le retour d’information afin de garantir une répartition équitable des responsabilités.
4. Hiérarchiser et décomposer les tâches
En divisant le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer, on s’assure qu’aucun aspect du travail n’est négligé. L’établissement de priorités permet de concentrer les efforts de l’équipe sur ce qui compte le plus.
Actions clés :
Classer les tâches par ordre d’urgence et d’importance en utilisant des techniques de hiérarchisation telles que la matrice d’Eisenhower.
Diviser les tâches complexes en sous-tâches plus petites avec des échéances claires.
Utilisez des outils pour suivre l’avancement des tâches et tenir tout le monde au courant.
5. Favoriser la collaboration et la communication
Une communication ouverte et transparente est essentielle pour une gestion de projet efficace. Elle aide les équipes à rester en phase, à résoudre les conflits et à s’assurer que les progrès sont en bonne voie.
Actions clés :
Organisez des réunions régulières (par exemple, des réunions quotidiennes ou hebdomadaires) pour faire le point sur les progrès accomplis et les obstacles rencontrés.
Encouragez les membres de l’équipe à partager les mises à jour et les commentaires en temps réel.
Utiliser des outils de collaboration pour centraliser la communication et documenter les décisions.
6. Suivre les progrès et adapter les plans
Le suivi de l’avancement du projet permet d’identifier les risques potentiels et les goulets d’étranglement avant qu’ils ne s’aggravent. Un suivi régulier permet de procéder à des ajustements afin de maintenir le projet sur la bonne voie.
Actions clés :
Utiliser des indicateurs clés de performance (ICP) tels que le pourcentage d’achèvement du projet, le respect du budget et l’utilisation des ressources.
Procéder à des examens périodiques pour réévaluer les objectifs et les calendriers.
Créer des plans d’urgence pour faire face aux défis imprévus.
7. Évaluer et documenter les apprentissages
Une fois le projet terminé, évaluez sa réussite en mesurant les résultats par rapport aux objectifs initiaux. La documentation des enseignements tirés permet d’améliorer les flux de travail futurs.
Actions clés :
Organiser une évaluation après le projet pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui pourrait être amélioré.
Recueillir les réactions de toutes les parties prenantes afin d’identifier les points forts et les points faibles.
Mettre à jour les procédures opérationnelles standard (POS) sur la base des résultats obtenus.
Utiliser les bons outils pour créer un flux de travail de gestion de projet
S’il est essentiel de maîtriser les étapes essentielles de la gestion de projet, la mise en œuvre efficace de ces étapes nécessite les bons outils. Un système de gestion des tâches fiable peut combler le fossé entre la théorie et l’exécution, en veillant à ce que les projets soient non seulement bien organisés, mais aussi réalisables.
Le bon outil rationalise la délégation des tâches, la hiérarchisation et la collaboration, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée et de produire des résultats dans les délais impartis.
Le tableau de démonstration ci-dessous illustre l’efficacité d’un flux de travail de gestion de projet en action. Ce tableau représente visuellement les tâches progressant à travers des étapes telles que « Stratégie du projet », « Conception du projet », « Développement » et « Test », afin de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
En centralisant les informations, en suivant l’état d’avancement en un coup d’œil et en identifiant les goulets d’étranglement, cet espace de travail fournit une vue d’ensemble claire et exploitable de votre projet.
Nous allons maintenant nous plonger plus profondément dans ce tableau de démonstration et comprendre comment chaque section fonctionne ensemble pour créer un système de gestion de projet robuste conçu pour le succès.
Vous pouvez voir dans l’image ci-dessus comment cette équipe organise son flux de travail à l’aide d’un tableau qui simplifie la gestion de projet. Il est conçu pour gérer toutes les étapes du processus.
Examinons de plus près le tableau de cette équipe pour comprendre comment chaque élément contribue à un système de gestion de projet efficace.
1. Ajout de nouvelles tâches au tableau
Chaque projet commence par une liste de tâches, et ce tableau permet de les ajouter en toute simplicité. En cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » (en surbrillance dans le coin inférieur gauche du tableau), vous pouvez créer une nouvelle carte. Chaque carte représente une tâche spécifique, telle que « Conception de la page d’accueil » ou « Développement de la page produit ». Ainsi, votre flux de travail reste clair et rien n’est laissé de côté.
2. Personnalisation des colonnes pour votre flux de travail
Vous avez besoin de modifier la configuration de votre tableau ? Vous pouvez facilement renommer les colonnes, en ajouter de nouvelles ou déplacer les colonnes existantes pour les adapter à votre flux de travail. Il vous suffit de cliquer sur le menu de la colonne (trois points) en haut de n’importe quelle colonne pour accéder à ces options. Par exemple, si une nouvelle phase de votre projet apparaît, vous pouvez ajouter une colonne telle que « Test » sans perturber vos tâches existantes.
3. Gestion des membres de l’équipe et de leurs rôles
Une collaboration efficace commence par l’attribution des bons rôles. Utilisez le menu Membres de l’équipe pour ajouter ou supprimer des membres du tableau. Chaque personne peut être désignée comme administrateur, membre ou visiteur en fonction de ses responsabilités. Par exemple, attribuez des droits d’administrateur aux chefs de projet et donnez aux clients un accès de visiteur pour voir l’avancement du projet.
4. Centraliser la communication au sein de l’équipe
Gardez toutes les discussions pertinentes pour le conseil d’administration en utilisant la fonction de chat du conseil d’administration. Celle-ci permet à votre équipe de partager des mises à jour, de poser des questions ou de relever des défis en un seul endroit. Par exemple, un concepteur peut partager ses commentaires sur la tâche « Conception du logo » directement dans le chat pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
5. Joindre et partager des fichiers
Tout projet implique une bonne dose de documentation, et ce tableau s’en charge à merveille. La section Pièces jointes vous permet de télécharger des fichiers, de lier des documents Google ou même de créer de nouveaux documents directement à partir du tableau. Par exemple, joignez des guides de style ou des mémoires de clients pour vous assurer que tous les documents nécessaires sont accessibles à l’équipe.
6. Mise en évidence des tâches importantes
Donnez la priorité à ce qui est important grâce à la fonction de mise en évidence. Celle-ci vous permet de filtrer les tâches en fonction des dates d’échéance, des niveaux de priorité, des balises ou d’affectations spécifiques. Vous pouvez également combiner ces filtres pour trouver des tâches.
Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les tâches assignées à un coéquipier particulier, étiquetées comme « maquettes », ainsi que leur statut « Prêt ». Cela vous évite un travail manuel considérable pour trouver ce que vous cherchez.
7. Réglage des paramètres de confidentialité
C’est dans le menu « Paramètres » que cette équipe peaufine sa planche pour une efficacité maximale. En cliquant sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit, quatre onglets apparaissent : Vue d’ensemble, Paramètres, Colonnes et Tags. Chaque onglet joue un rôle spécifique dans l’optimisation du flux de travail. Décortiquons-les :
Onglet Vue d’ensemble :
Il fournit un aperçu de l’état d’avancement du tableau, une description de son objectif, des options d’exportation des tâches au format Excel et la possibilité d’archiver les tableaux terminés pour référence ultérieure.
Onglet Paramètres :
Contrôle la confidentialité du tableau et les autorisations d’accès, vous permettant de choisir entre un accès réservé à l’équipe, un accès organisationnel ou un partage public par le biais d’un lien. Il gère également les autorisations de modification afin de préserver l’intégrité du flux de travail.
Onglet Colonnes :
Permet de personnaliser la structure du tableau en ajoutant, renommant ou réorganisant les colonnes. Cela permet d’aligner le flux de travail sur les exigences spécifiques du projet de l’équipe.
Tags Tab :
Facilite la catégorisation des tâches en créant, gérant et appliquant des étiquettes. Les étiquettes facilitent le filtrage des tâches par priorité, par type ou par d’autres étiquettes personnalisées, ce qui améliore l’organisation et la récupération des tâches.
Voyons maintenant comment l’équipe utilise ces cartes de tâches pour décomposer l’ensemble du processus de gestion de projet en étapes gérables. Nous allons vous montrer comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour décomposer chaque tâche en un élément exploitable.
Décomposer les tâches en étapes gérables
Les fiches de tâches constituent le point central où vous et votre équipe pouvez saisir et organiser tous les détails nécessaires à l’accomplissement d’une tâche. Voici comment les utiliser efficacement :
Ajouter des détails clés:
Commencez par définir clairement les objectifs de la tâche et les étapes nécessaires à sa réalisation. Par exemple, pour une tâche de conception de page d’accueil, décrivez les exigences en matière de mise en page et de contenu.
Suivre les progrès:
Mettez à jour l’état d’avancement de la tâche en la marquant comme « En cours », « À revoir » ou « Terminée » afin que tout le monde puisse être informé de son statut.
Fixer des échéances:
Attribuez une date d’échéance spécifique à chaque tâche pour vous assurer que les délais sont respectés et que rien n’est retardé.
Diviser les tâches en étapes réalisables:
Décomposez les tâches complexes en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, « Créer le contenu de la page d’accueil » peut inclure des sous-tâches telles que la rédaction de textes, la sélection d’images et la conception de la mise en page.
Utiliser des balises pour plus de clarté:
Utilisez des étiquettes pour classer les tâches par catégories. Vous pouvez établir des priorités en fonction de l’urgence ou regrouper les tâches par thèmes tels que « Conception », « Développement » ou « Test ».
Joindre des fichiers:
Organisez toutes les ressources du projet en joignant des fichiers directement à la carte de tâches. Téléchargez des maquettes, des rapports ou des PDF, créez de nouveaux Google Docs ou Kerika Canvases, ou reliez des ressources externes, le tout en un seul endroit. Votre équipe peut ainsi accéder rapidement à tout ce dont elle a besoin, sans perdre de temps à chercher dans les courriels ou les dossiers.
Maintenir une communication ciblée:
L’onglet « Chat » permet de lier toutes les discussions à des tâches spécifiques, ce qui garantit une communication claire et facile à suivre.
Affecter les membres de l’équipe:
Attribuez chaque tâche à des membres spécifiques de l’équipe, de manière à ce qu’il soit clair qui est responsable de quoi. Cela renforce la responsabilisation et garantit que les tâches progressent efficacement.
Définir la priorité des tâches pour une focalisation claire :
La hiérarchisation des tâches est essentielle pour maintenir votre projet sur la bonne voie, et la fonction Définir la priorité permet de le faire sans effort. Vous pouvez attribuer l’un des trois niveaux de priorité à chaque tâche :
Normal : Pour les tâches de routine qui peuvent être effectuées sans urgence.
Haute priorité : Pour les tâches nécessitant une action rapide ou une attention accrue de la part de l’équipe.
Critique : Pour les tâches sensibles au temps ou à fort impact qui requièrent une attention immédiate.
En tirant parti de ces fonctionnalités, les fiches de tâches aident votre équipe à rester organisée, à collaborer de manière transparente et à s’assurer qu’aucun détail important n’est négligé. Grâce à ces mesures, la gestion de votre projet devient plus facile et plus efficace.
Créez votre compte Kerika
La création d’un compte Kerika est simple et rapide, et permet d’organiser le flux de travail de votre projet de manière transparente. Voici comment créer votre compte et démarrer du bon pied :
L’inscription est gratuite et facile
Allez sur kerika.com et cliquez sur le bouton S’inscrire.
Choisissez le type de compte qui vous convient le mieux :
Si vous utilisez l’espace de travail Google, sélectionnez l’option S’INSCRIRE AVEC GOOGLE.
Si vous êtes un utilisateur d’Office 365, optez pour S’INSCRIRE À MICROSOFT.
Vous pouvez également choisir l’option SIGN UP WITH BOX pour l’intégration du stockage de fichiers.
Suivez les instructions et vous serez prêt en quelques instants. Aucune carte de crédit n’est requise et vous recevrez une version d’essai gratuite de 30 jours pour votre équipe.
Un espace de travail mondial pour tous
Kerika prend en charge 38 langues, de sorte que vous et votre équipe pouvez travailler dans la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise, créant ainsi une expérience véritablement inclusive.
Créez votre premier tableau
Une fois que vous vous êtes inscrit, il est temps de créer votre premier tableau et de donner vie à votre flux de travail de gestion de projet. Voici comment procéder :
Cliquez sur « Créer un nouveau tableau » : Dans le tableau de bord de Kerika, sélectionnez l’option de création d’un nouveau tableau.
Choisissez le type de tableau : Pour la gestion de projet, choisissez le modèle de tableau des tâches. Il est préchargé avec des colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ».
Donnez un nom à votre comité : Donnez à votre comité un nom qui reflète votre projet, tel que « Refonte du site web » ou « Plan marketing ».
Personnalisez votre espace de travail : Ajoutez ou renommez des colonnes en fonction de votre flux de travail et commencez à ajouter des tâches pour que votre équipe soit toujours au diapason.
Vous disposez désormais d’un espace de travail visuel entièrement fonctionnel, prêt à vous aider à suivre les progrès, à gérer les tâches et à favoriser la collaboration au sein de votre équipe.
La conclusion : Votre plan d’action pour la réussite du projet
La maîtrise de la gestion de projet ne se limite pas à l’exécution des tâches ; il s’agit de créer un système qui permette à votre équipe de rester sur la même longueur d’onde, de favoriser la collaboration et de s’assurer que chaque étape est franchie. Avec un flux de travail détaillé et les bons outils, vous pouvez rester organisé, productif et concentré sur la réalisation de vos objectifs.
Ce tableau montre comment chaque aspect de votre projet peut être divisé en étapes réalisables.Kerika n’est pas seulement un outil, c’est un cadre qui permet de rationaliser le travail d’équipe, de maintenir la responsabilité et de donner vie à la vision de votre projet. Prêt à passer à l’étape suivante ? Commencez à construire votre tableau, organisez vos tâches et regardez vos projets réussir avec Kerika !
Qu’il s’agisse de concevoir un site web, de lancer un produit ou de coordonner un projet de développement complet, un cadre structuré garantit que toutes les tâches sont alignées, que les délais sont respectés et que les parties intéressées sont informées en permanence.
Ce guide présente les étapes essentielles pour dominer la gestion des projets, en proposant des stratégies pratiques pour faciliter les flux de travail, encourager la collaboration et superviser les progrès.
Une fois que vous aurez compris les principes de base, vous verrez comment un outil visuel peut donner vie à ces principes et aider votre équipe à rester centrée et productive.
Les étapes clés pour créer un flux de travail de gestion de projets efficace
Un flux de travail uniforme pour la gestion des projets garantit que les tâches sont accomplies avec efficacité, que les délais sont respectés et que la collaboration en équipe se déroule sans problème.
Voici les étapes clés pour créer un processus de gestion des projets fiable :
1. définir des objectifs clairs
Tout projet d’excellence commence par un objectif clair et bien défini. Comprendre ce que l’on veut obtenir permet à l’équipe d’être centrée et alignée tout au long du cycle de vie du projet.
Actions de base :
Organiser des réunions avec les parties intéressées pour les aligner sur les objectifs du projet.
Définir les objectifs en termes mesurables en utilisant le marqueur SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Limité dans le Temps).
Documenter ces objectifs dans un lieu central pour garantir la visibilité de l’équipe.
2. élaborer un plan de projet détaillé
Un plan de projet complet sert de guide, avec les tâches, les lieux et les dépendances. Il garantit que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et ses responsabilités.
Actions de base :
Utilisez les diagrammes de Gantt pour définir les calendriers et les dépendances entre les tâches.
Établir des points et des lieux pour superviser efficacement les progrès.
Attribuer des ressources en fonction de la complexité des tâches et de l’expérience de l’équipe.
3. attribuer des fonctions et des responsabilités
Définir les fonctions garantit la qualité des résultats et élimine la confusion quant à la personne responsable de chaque tâche. Il peut être utile d’utiliser la matrice RACI (Responsable, Contable, Contabilizado, Consultado, Informado).
Actions de base :
Attribuer les fonctions en fonction des compétences individuelles et des besoins du projet.
Communiquer clairement les responsabilités lors des réunions d’équipe ou des sessions initiales.
Favoriser la rétroalimentation pour garantir un partage équitable des responsabilités.
4. prioriser et analyser les tâches
Diviser le projet en tâches plus petites et plus maniables garantit qu’aucun aspect du travail ne sera négligé. L’établissement de priorités permet de concentrer les efforts de l’équipe sur l’aspect le plus important.
Actions de base :
Classer les tâches par ordre d’urgence et d’importance en utilisant des techniques de priorisation telles que la matrice d’Eisenhower.
Diviser les tâches complexes en sous-domaines plus petits et plus clairs.
Utilisez des outils pour suivre l’évolution du travail et tenir tout le monde informé.
5. renforcer la coopération et la communication
La communication ouverte et transparente est essentielle pour une gestion efficace des projets. Elle aide les équipes à rester en phase, à résoudre les conflits et à garantir le progrès.
Actions de base :
Organiser des réunions périodiques (par exemple, des réunions quotidiennes ou semestrielles) pour évaluer les progrès et résoudre les problèmes.
Invitez les membres de l’équipe à partager les mises à jour et les commentaires en temps réel.
Utiliser des outils de collaboration pour centraliser la communication et documenter les décisions.
6. superviser les progrès et ajuster les plans
La surveillance de l’avancement du projet permet d’identifier les risques et les problèmes éventuels avant qu’ils ne surviennent. La surveillance périodique permet de procéder à des ajustements pour maintenir le projet en marche.
Actions de base :
Utilisez des indicateurs clés de performance (ICP) tels que le taux de finalisation des projets, le respect du budget et l’utilisation des ressources.
Effectuer des révisions périodiques pour réévaluer les objectifs et les délais.
Élaborer des plans d’urgence pour faire face aux difficultés rencontrées.
7. l’évaluation et la documentation du cours
Une fois le projet achevé, il convient d’en évaluer l’efficacité en comparant les résultats avec les objectifs initiaux. Le fait de documenter les leçons apprises permet d’améliorer les processus de travail futurs.
Actions de base :
Il convient de procéder à une révision postérieure au projet afin d’analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Recueillir les avis de toutes les parties intéressées afin d’identifier les points litigieux et débiles.
Actualiser les procédures normalisées de travail (PNT) en fonction des résultats.
Utilisation des outils adéquats pour créer un flux de travail de gestion des projets
Bien que la connaissance des étapes fondamentales de la gestion des projets soit essentielle, l’application efficace de ces étapes nécessite les outils adéquats. Un système de gestion des projets fiable peut réduire la distance entre la théorie et l’exécution, en garantissant que les projets sont non seulement bien organisés, mais aussi fonctionnels.
L’outil adéquat simplifie l’attribution des tâches, la définition des priorités et la collaboration, ce qui permet à l’équipe de rester concentrée et de fournir des résultats dans les délais impartis.
Le tableau de démonstration suivant est un exemple de flux de travail efficace pour la gestion de projets en cours. Ce tableau représente visuellement la progression des tâches à travers des étapes telles que « Stratégie du projet », « Planification du projet », « Développement » et « Essais », garantissant ainsi que rien ne reste en suspens.
Grâce à l’agrégation d’informations, au suivi de la progression d’une visite et à l’identification des puits de lumière, cet espace de travail offre une vision claire et réalisable de votre projet.
Nous allons maintenant approfondir ce tableau de démonstration et comprendre comment chaque module fonctionne en conjonction pour créer un puissant système de gestion de projets conçu pour le succès.
L’image ci-dessus montre comment l’équipe organise son flux de travail à l’aide d’un tableau qui simplifie la gestion des projets. Il est conçu pour gérer chaque étape du processus.
Regardez de plus près le tableau de ce groupe pour comprendre comment chaque caractéristique contribue à un système efficace de gestion des projets. Voyez comment tout s’intègre.
Chaque projet commence par une liste de tâches et ce tableau permet de les ajouter de manière incroyablement simple. En cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » (situé dans la partie inférieure gauche du tableau), vous pouvez créer une nouvelle tâche. Chaque tâche représente une tâche spécifique, comme « Conception de la page d’accueil » ou « Développement de la page de produit ». Cela garantit que votre flux de travail reste limpide et que vous ne perdez rien.
2. personnaliser les colonnes en fonction de son rythme de travail
Voulez-vous personnaliser la configuration de votre tableau ? Vous pouvez modifier facilement le nom des colonnes, en ajouter de nouvelles ou déplacer celles qui existent déjà pour les adapter à votre travail. Il vous suffit de cliquer sur le menu des colonnes (trois points) situé dans la partie supérieure de chaque colonne pour accéder à ces options. Par exemple, si vous lancez une nouvelle phase de votre projet, vous pouvez ajouter une colonne du type « Essai » sans interrompre votre travail actuel.
3. la gestion des membres de l’équipe et de leurs fonctions
La collaboration efficace commence par des fonctions adéquates. Utilisez le menu Membres de l’équipe pour ajouter ou supprimer des membres du conseil. Chaque personne peut être désignée comme administrateur, membre ou invité en fonction de ses responsabilités. Par exemple, les droits d’administrateur sont attribués aux clients potentiels du projet, tandis que les droits d’accès au statut de visiteur sont attribués aux clients pour qu’ils puissent suivre l’évolution du projet.
Maintenez toutes les conversations pertinentes pour l’équipe en utilisant la fonction de chat de l’équipe. Cela permet à votre équipe de partager des mises à jour, de poser des questions ou de résoudre des problèmes à partir d’un emplacement central. Par exemple, un concepteur peut envoyer des commentaires sur la tâche « Conception d’un logo » directement dans le chat pour que tout le monde soit d’accord.
Chaque projet implique une grande quantité de documents et ce panneau permet de les gérer à merveille. Grâce au module d’archivage, il est possible de transférer des archives, d’intégrer des documents Google ou même de créer de nouveaux documents directement depuis le panneau. Par exemple, vous pouvez ajouter des guides de style ou des ressources pour vous assurer que l’équipe a accès à tout le matériel nécessaire.
La fonction d’étiquetage permet de donner la priorité à ce qui est important. Cette fonction permet de filtrer les tâches en fonction des dates d’exécution, des niveaux de priorité, des étiquettes ou des attributions spécifiques. Vous pouvez également combiner ces filtres pour trouver des tâches.
Par exemple, vous pouvez étiqueter les tâches assignées à un membre de l’équipe concrète, sous le nom de « alfombra », ainsi que son état sous le nom de « Listo ». Cela permet de réduire considérablement le travail manuel pour trouver ce que l’on cherche.
7. la personnalisation de la confidentialité
Le menu de configuration est l’endroit où l’équipement ajuste son tableau de bord pour obtenir la meilleure efficacité possible. En cliquant sur l’icône d’engranaje dans l’angle supérieur gauche, vous obtiendrez quatre fenêtres : Visión general, Configuración, Columnas y Etiquetas( Affichage général, Configuration, Colonnes et Étiquettes). Chaque onglet a une fonction spécifique dans l’optimisation de la fluidité du travail. Nous allons les décrire :
Il offre une vue instantanée de la progression du tableau, une description de sa finalité, des options d’exportation des tâches au format Excel et la possibilité d’archiver les tableaux complets pour de futures consultations.
Contrôle la confidentialité du panel et les droits d’accès, permettant de choisir entre un accès réservé aux groupes, un accès organisationnel ou une utilisation partagée des liens publics.
Permet de personnaliser la structure de la table en ajoutant, en remplaçant ou en réorganisant les colonnes. Cela permet d’aligner le flux de travail sur les exigences spécifiques du projet de l’équipement.
Facilite la catégorisation des tâches par la création, la gestion et l’application d’étiquettes. Les étiquettes facilitent le filtrage des tâches par priorité, par type ou par d’autres étiquettes personnalisées, ce qui améliore l’organisation et la récupération des tâches.
Nous allons voir maintenant comment l’équipe utilise ces fiches de tâches pour diviser le processus de gestion des projets en étapes maniables. Nous allons voir comment vous pouvez utiliser cette fonction pour diviser chaque tâche en un élément de processus.
Diviser les tâches en étapes maniables
Les panneaux de signalisation sont l’élément central dans lequel vous et votre équipe pouvez enregistrer et organiser tous les détails nécessaires à la réalisation d’une tâche. Nous vous expliquons maintenant comment les utiliser avec efficacité :
Commencez par identifier clairement les objectifs de la tâche et les étapes nécessaires pour la mener à bien. Par exemple, pour une tâche de conception d’une page d’accueil, il faut définir les exigences en matière de présentation et de contenu.
Actualisez l’état d’avancement de la tâche en indiquant « En cours », « Nécessite une vérification » ou « Terminé » afin que tout le monde puisse être informé de son état d’avancement.
Décomposer les tâches complètes en étapes plus petites et plus faciles à réaliser. Par exemple, « Créer le contenu de la page d’accueil » peut inclure des tâches moins importantes telles que la rédaction du texte, la sélection des images et la conception de la maquette.
Utilisez des étiquettes pour classer les tâches. Vous pouvez donner la priorité à l’urgence ou regrouper les tâches par thèmes tels que « Conception », « Développement » ou « Essais ».
Les ressources du projet doivent être organisées et les archives doivent être ajoutées directement à la boîte de réception. Soumettez des maquettes, des informations ou des PDF, créez de nouveaux liens dans Google Docs ou Kerika, ou connectez des ressources externes, le tout en un seul endroit. Ainsi, votre équipe peut accéder rapidement à tout ce dont elle a besoin sans perdre de temps à chercher dans le courrier électronique ou sur les tapis.
L’outil Chat permet de maintenir toutes les conversations liées à des tâches spécifiques, garantissant ainsi une communication claire et facile à suivre.
Attribuer chaque tâche à des membres concrets de l’équipe afin de clarifier qui est responsable de chaque chose. Cela permet d’améliorer la qualité des données et de garantir que les tâches progressent avec efficacité.
Établir la priorité du travail pour une approche optimale :
La priorisation des tâches est essentielle pour maintenir le projet en marche, et la fonction Prioriser permet de le faire sans effort. Vous pouvez attribuer un des trois niveaux à chaque tâche :
Normal : pour les travaux de routine qui peuvent être réalisés sans qu’il y ait d’urgence.
Priorité élevée : pour les tâches qui nécessitent une action rapide ou une attention particulière de la part de l’équipe.
Crítico : pour les tâches urgentes ou à fort impact qui requièrent une attention immédiate.
En exploitant ces capacités, les fiches de tâches permettent à votre équipe de rester organisée, de collaborer sans problème et de garantir qu’aucun détail important n’est négligé. Grâce à ces mesures, la gestion de votre projet sera plus facile et plus efficace.
Créez votre compte Kerika
L’utilisation de Kerika est rapide, simple et permet d’organiser parfaitement le flux de travail de vos projets. Découvrez comment configurer votre compte et démarrer en toute sérénité :
L’inscription est gratuite et facile
Rendez-vous sur kerika.com et cliquez sur le bouton Enregistrer.
Choisissez le type de compte qui vous convient le mieux :
Si vous utilisez Google Workspace, sélectionnez l’option ENREGISTRER AVEC GOOGLE.
Si vous êtes utilisateur d’Office 365, sélectionnez INSCRIRE AVEC MICROSOFT.
Il est également possible de sélectionner COPIAR CON CAJA pour intégrer l’archivage.
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Gerica est compatible avec 38 langues, afin que vous puissiez travailler dans la langue avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise, créant ainsi une expérience véritablement intégrative.
La première pierre à l’édifice
Une fois que vous vous êtes inscrit, il est temps de créer votre premier tableau et de donner vie à votre flux de travail de gestion de projets. Découvrez comment :
Cliquez sur « Créer une nouvelle table » : depuis le panneau de contrôle de Kerika, vous pouvez créer une nouvelle table.
Sélectionner le type de tableau : pour la gestion des projets, sélectionner la zone Tableau des tâches. Il contient des colonnes telles que « Pendiente », « Ejecución » et « Completado ».
Donnerun nom à votre comité : donnez au comité un nom qui reflète votre projet, comme « Rediseño del sitio web » ou « Plan de marketing ».
Adapter votre lieu de travail : Ajoutez ou modifiez le nom des colonnes pour les adapter à votre rythme de travail et commencez à ajouter des tâches pour maintenir votre équipement aligné.
Vous disposez désormais d’un espace de travail visuel totalement fonctionnel, prêt à vous aider à suivre votre progression, à gérer vos tâches et à favoriser la collaboration au sein de votre équipe.
Finalización : su plan para el éxito del proyecto
Apprendre à gérer des projets ne consiste pas seulement à accomplir des tâches. Il s’agit de créer un système qui maintient votre équipe en contact, favorise la collaboration et garantit l’exécution de toutes les tâches. Grâce à un rythme de travail précis et aux outils adéquats, vous pouvez rester organisé, productif et centré sur la réalisation de vos objectifs.
Ce tableau montre comment chaque aspect de votre projet peut être divisé en étapes qui peuvent être menées à bien. Si vous établissez des priorités pour les tâches, si vous suivez l’évolution du projet et si vous utilisez des fonctions telles que les fiches de tâches pour gérer les détails, vous aurez la certitude de ne rien perdre de vue.
Kerika n’est pas seulement un outil, c’est un outil qui permet de faciliter le travail en équipe, de maintenir la responsabilité et de concrétiser la vision de son projet. Commencez à créer votre page, organisez vos tâches et observez comment vos projets triomphent avec Kerika.
Votre espace de travail doit travailler pour vous, et non l’inverse. Grâce aux options de personnalisation, vous pouvez tout régler, des couleurs d’arrière-plan aux notifications, en passant par les outils de feuille de calcul, pour rester organisé et productif.
Pour commencer à personnaliser votre espace de travail, vous devez accéder aux paramètres de votre compte. Voici comment procéder :
Cliquez sur l’icône du profil dans le coin supérieur droit de l’écran.
Sélectionnez Mes paramètres dans le menu déroulant.
Ces paramètres vous permettent de créer une expérience qui correspond à votre style de travail unique. Maintenant que vous savez comment accéder aux paramètres, nous allons vous montrer étape par étape comment utiliser les options de personnalisation.
Voici comment cela fonctionne : ajustez les paramètres.
Les paramètres sont généralement regroupés en trois catégories principales : généralités, notifications et tableau blanc. Chaque section contient des paramètres simples conçus pour améliorer votre flux de travail et optimiser votre expérience utilisateur.
Ces paramètres fonctionnent comme suit :
Paramètres généraux : personnalisez votre espace de travail comme vous le souhaitez.
Couleur d’arrière-plan : ● Choisissez une couleur d’arrière-plan clairement visible et adaptée à votre style.
Vous avez le choix entre plusieurs options pour rendre votre espace de travail visuellement attrayant.
Utiliser des autocollants pour les fiches de tâches Activez cette fonction pour marquer automatiquement les nouvelles fiches de tâches et les modèles que vous créez.
Cela vous aidera à rester organisé et à catégoriser facilement les tâches.
Avantages : Si vous personnalisez les aspects visuels de votre espace de travail, celui-ci vous semblera plus intuitif et moins encombré, ce qui vous permettra de mieux vous concentrer.
Notifications : restez informé sans être surchargé
Messages de discussion Recevez des notifications par courrier électronique lorsqu’une discussion au niveau du conseil d’administration a lieu ou lorsqu’une personne discute d’une tâche à laquelle vous participez.
Mises à jour de l’activité pour les administrateurs Recevez des notifications lorsque de nouvelles tâches sont ajoutées, effectuées ou publiées sur les forums que vous gérez.
Rappels de tâches quotidiens Sélectionnez un rappel quotidien par courrier électronique qui sera envoyé à 6 heures du matin et qui indiquera les tâches en retard et les tâches à effectuer cette semaine ou la semaine prochaine.
Regroupez les tâches par date ou par comité pour en faciliter le suivi.
Avantages : Des notifications souples vous tiennent au courant des questions les plus importantes sans vous bombarder de mises à jour inutiles.
Paramètres du tableau blanc : optimisez votre processus créatif
Lignes et formes Définissez des styles de ligne, des épaisseurs et des couleurs par défaut pour créer des images nettes et cohérentes.
Texte sur toile Choisissez la police, la taille et la couleur de votre choix pour un look élégant.
Paramètres de la grille Activez l’arrêt de la grille et définissez sa taille pour que vos dessins soient toujours alignés de manière fluide et professionnelle.
Avantages :
Grâce à ces paramètres, les tableaux blancs sont parfaits pour le brainstorming, la planification ou la conception, afin que votre travail soit bien organisé.
Collection
Qu’il s’agisse de personnaliser les éléments visuels, d’ajuster les notifications ou d’optimiser les outils de création, ces options sont conçues pour stimuler votre productivité et préserver la clarté de votre environnement de travail. En prenant le temps de personnaliser vos paramètres, vous pourrez travailler plus efficacement et plus agréablement chaque jour.
La mise en œuvre d’un programme d’audit réussi nécessite une planification minutieuse, une attention particulière aux détails et un souci de collaboration. Les étapes essentielles, qui vont de la définition du champ d’application et des objectifs à l’analyse des données et à la mise en œuvre des améliorations, constituent l’épine dorsale de tout audit efficace. Ces étapes garantissent le maintien de la conformité, l’identification des risques et l’amélioration des processus afin de les aligner sur les objectifs de l’organisation.
Cependant, la voie du succès n’est pas sans défis. Des écueils courants tels que des objectifs vagues, une mauvaise communication et des flux de travail désorganisés peuvent faire dérailler même les programmes d’audit les mieux intentionnés. Ces problèmes peuvent conduire à des détails négligés, à des délais non respectés et à un manque d’informations exploitables.
Heureusement, avec les bons outils et les bonnes stratégies, il est possible de relever ces défis. Dans ce guide, nous vous fournirons un cadre étape par étape pour l’exécution d’un programme d’audit efficace.
Pour illustrer ce processus, nous allons également vous présenter un exemple pratique de flux de travail bien structuré et partager des outils qui peuvent vous aider à rationaliser la collaboration, à organiser les tâches et à maintenir votre audit sur la bonne voie. C’est parti !
Étapes essentielles pour la mise en œuvre d’un programme d’audit réussi
Un programme d’audit réussi n’est pas le fruit du hasard ; il repose sur une planification stratégique, une exécution méticuleuse et une évaluation continue. Voici une feuille de route détaillée qui vous guidera à travers les étapes clés :
1. Définir le champ d’application et les objectifs
Commencez par définir l’objectif de votre audit. Quel est votre objectif ? Qu’il s’agisse d’assurer la conformité aux réglementations, d’identifier les inefficacités des processus ou de valider l’exactitude des données financières, des objectifs clairs donnent le ton à l’ensemble du programme. Identifiez les services, les processus ou les systèmes à contrôler.
Définissez des mesures de réussite et établissez des indicateurs clés de performance (ICP). Cliquez ici pour en savoir plus sur les principaux indicateurs à surveiller selon Audiboard.com Communiquer les objectifs aux parties prenantes afin d’aligner les attentes.
À surveiller :
Des objectifs peu clairs qui peuvent conduire à une perte de temps et à des résultats incomplets ou non pertinents.
Absence de mesures de réussite et d’indicateurs clés de performance clairs.
2. Constituer la bonne équipe
Une équipe d’audit compétente et coopérative est essentielle pour obtenir des résultats précis et exploitables. Attribuez des rôles et des responsabilités, en veillant à ce que chaque membre de l’équipe possède les compétences nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Vous pouvez en savoir plus sur les principales responsabilités des membres de l’équipe d’audit de Validworth dans cet article. Impliquer à la fois du personnel interne et des experts externes, en fonction de la complexité de l’audit. Fournir une formation sur les procédures d’audit, les outils et les normes de reporting.
À surveiller :
Une mauvaise délégation des tâches et une mauvaise définition des rôles peuvent entraîner de la confusion, des délais non respectés ou des efforts redondants.
Formation ou expertise insuffisante des membres de l’équipe.
3. Élaborer un plan global
Un plan efficace sert de schéma directeur pour l’ensemble du processus d’audit. Divisez l’audit en plusieurs phases, telles que la planification, l’exécution, l’analyse et le rapport. Fixer des délais réalistes pour chaque phase, en veillant à ce que les échéances soient réalisables. Identifier les risques et les défis potentiels et préparer des plans d’urgence pour y faire face.
À surveiller :
Une collaboration et une communication inefficaces peuvent entraîner des malentendus, des tâches négligées et des rapports fragmentés.
Des délais irréalistes ou une évaluation inadéquate des risques.
4. Recueillir et analyser les données
La qualité de votre audit dépend de l’exactitude et de la pertinence des données que vous collectez. Utilisez des outils et des méthodes standardisés pour la collecte des données, tels que des enquêtes, des entretiens et des journaux de système. Vérifiez la fiabilité de vos sources afin de minimiser les erreurs. Analysez systématiquement les données afin de découvrir des modèles, des anomalies ou des domaines à améliorer.
À surveiller :
Des données incomplètes ou inexactes peuvent compromettre la validité des constatations d’audit.
Analyse ou interprétation inadéquate des données.
5. Impliquer les parties prenantes tout au long du processus
Une communication régulière avec les parties prenantes garantit la transparence et instaure la confiance. Faites le point sur l’état d’avancement du projet à chaque étape clé afin de tenir tout le monde informé. Répondre rapidement aux préoccupations ou aux questions afin de maintenir l’alignement sur les objectifs. Impliquer les parties prenantes dans l’examen des résultats préliminaires et dans l’élaboration de recommandations exploitables.
À surveiller :
Une visibilité limitée pour les parties prenantes peut conduire à la méfiance et au désalignement.
Une communication ou un engagement inadéquat des parties prenantes.
6. Documenter les résultats et formuler des recommandations
La manière dont vous présentez vos résultats peut déterminer l’efficacité de votre audit à susciter le changement.
Compiler les résultats dans un rapport structuré, en mettant en évidence les idées clés et les domaines de préoccupation. Proposer des recommandations claires et exploitables, étayées par des éléments probants. Classer les recommandations par ordre de priorité en fonction de leur impact potentiel et de leur faisabilité.
À surveiller :
De mauvaises pratiques en matière de documentation peuvent donner lieu à des constatations d’audit qui manquent de contexte ou de clarté.
Recommandations inadéquates ou imprécises.
7. Mise en œuvre et suivi des changements
La valeur de l’audit réside dans sa capacité à susciter des améliorations. Élaborer un plan de mise en œuvre des changements recommandés, en assignant des tâches et des échéances. Contrôler l’impact de ces changements au fil du temps pour en mesurer l’efficacité. Programmer des audits de suivi pour s’assurer du respect des règles et des progrès accomplis.
À surveiller :
La résistance au changement peut entraver la mise en œuvre des recommandations.
un suivi ou une évaluation inadéquats des changements.
8. Évaluer et améliorer le processus d’audit
Chaque audit est l’occasion d’affiner votre approche en vue du prochain. Réalisez un examen après l’audit afin d’identifier les enseignements tirés et les domaines à améliorer. Mettez à jour vos processus, modèles ou outils d’audit en fonction du retour d’information. Reconnaissez et célébrez les réussites afin de créer une dynamique pour les audits à venir.
À surveiller :
Absence d’évaluation et d’amélioration continues.
Documentation ou conservation inadéquate des enseignements tirés
En suivant ces étapes et en étant conscient des problèmes potentiels, vous pouvez créer un programme d’audit qui non seulement garantit la conformité, mais apporte également des améliorations significatives à l’organisation.
Utiliser les bons outils
L’exécution d’un programme d’audit réussi exige plus qu’une bonne planification – elle nécessite un outil qui peut vous aider à surmonter les écueils courants que nous avons évoqués précédemment. Une solution puissante de gestion des tâches peut faire toute la différence en organisant votre flux de travail et en veillant à ce que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Le tableau de démonstration suivant est un excellent exemple de la façon dont une équipe d’audit a construit un espace de travail structuré pour aborder chaque phase de son programme d’audit de façon transparente.
Regardez de plus près comment cette équipe d’audit a conçu son espace de travail pour répondre à chaque étape du processus d’audit. De la tenue des réunions initiales lors de la phase de lancement à la validation de la conformité lors de la phase de travail sur le terrain et à la conclusion lors de l’examen final, ce conseil s’assure que chaque étape est méticuleusement planifiée, suivie et exécutée.
Cet espace de travail virtuel permet à l’équipe de hiérarchiser les tâches, de communiquer efficacement et de suivre les progrès, le tout en un seul endroit. Voyons comment cette équipe utilise son tableau pour s’assurer que son programme d’audit reste sur la bonne voie.
Examinez de plus près ce tableau du programme d’audit
1. Saisir les étapes critiques de l’action avec des fiches de tâches détaillées
L’ajout de tâches est simple et garantit qu’aucune étape du processus d’audit n’est négligée. En utilisant le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » au bas de chaque colonne, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches, telles que la conduite d’entretiens avec les parties prenantes ou la validation des mesures de sécurité. Cela permet de s’assurer que les actions à entreprendre sont saisies au fur et à mesure qu’elles se présentent.
2. Personnalisation souple du flux de travail grâce aux actions sur les colonnes
La possibilité de personnaliser les colonnes garantit que le flux de travail s’adapte à l’évolution des besoins du programme d’audit. Cette fonction permet aux équipes de renommer les colonnes, d’en ajouter de nouvelles ou de réorganiser les colonnes existantes en toute simplicité.
Par exemple, le fait de déplacer les tâches de « Phase de travail sur le terrain » à « Analyse et validation » garantit une progression correcte des tâches sans confusion. La possibilité de masquer ou de supprimer des colonnes permet de désencombrer l’espace de travail et de garder le tableau concentré et efficace. Cette personnalisation permet aux équipes de maintenir un flux de travail dynamique tout en s’assurant qu’aucune tâche n’est mal placée.
3. Attribuer des rôles et des autorisations pour améliorer la collaboration
La gestion des rôles permet de s’assurer que les membres de l’équipe sont responsables et comprennent leurs responsabilités dans le cadre du programme d’audit. Cette fonction vous permet d’attribuer des rôles tels que celui d’administrateur, de membre de l’équipe ou de visiteur en fonction de leur niveau d’implication.
Par exemple, les auditeurs responsables de tâches clés peuvent être désignés comme membres de l’équipe, tandis que les parties prenantes externes peuvent se voir accorder un accès en tant que visiteurs. Cette configuration favorise une collaboration structurée, minimise la confusion et sécurise les données sensibles du projet en contrôlant l’accès.
4. Communication centralisée à l’aide de la messagerie instantanée du conseil d’administration
Plutôt que de s’appuyer sur des courriels ou des messages de chat épars, la fonction de chat intégrée au tableau garantit que toutes les discussions relatives aux tâches restent accessibles en un seul endroit. Les membres de l’équipe peuvent partager des mises à jour, clarifier des questions et laisser des commentaires directement sur le tableau, ce qui permet à chacun de rester informé sans avoir à chercher dans plusieurs canaux de communication. Cette approche réduit la confusion et maintient les conversations liées à leurs tâches respectives, ce qui rend la collaboration plus transparente et plus productive.
5. Gestion centralisée des fichiers pour un accès transparent
La fonction « pièces jointes » du tableau permet de gérer et de partager de manière rationnelle les fichiers relatifs à chaque tâche. Qu’il s’agisse de lignes directrices d’audit, de documents de preuve ou de rapports de parties prenantes, tous les fichiers peuvent être téléchargés, créés ou liés directement sur le tableau.
Cela élimine le besoin de systèmes de stockage externes et garantit que les membres de l’équipe peuvent accéder aux documents les plus récents sans délai. Tout étant centralisé, votre équipe peut se concentrer sur l’exécution efficace des tâches.
6. Mettre en évidence les tâches essentielles et les classer par ordre de priorité
La fonction de mise en évidence du tableau permet aux équipes d’identifier rapidement les tâches qui nécessitent une attention immédiate sur la base de divers critères, tels que les utilisateurs assignés, le statut de la tâche, les dates d’échéance et les niveaux de priorité. Cela permet de repérer facilement les audits prioritaires, les éléments en retard ou les tâches marquées par des étiquettes spécifiques.
En utilisant ce filtre, les équipes peuvent rationaliser leur attention, s’attaquer aux tâches urgentes et éviter de dépasser les délais, ce qui permet à l’ensemble du programme d’audit de rester sur la bonne voie et d’être bien coordonné.
7. Réglages précis de la carte pour un contrôle optimal
Un audit efficace nécessite un tableau qui s’adapte à l’évolution de vos besoins. Les paramètres du tableau vous permettent de contrôler l’accès à l’aide d’options de confidentialité, garantissant que seules les bonnes personnes voient les détails sensibles du processus d’audit. Vous pouvez fixer des limites de travail en cours pour gérer la charge de travail de l’équipe et éviter les goulets d’étranglement.
La numérotation automatique des tâches garantit un suivi cohérent, tandis que les étiquettes aident à organiser les tâches entre les départements, les phases ou les catégories. En outre, la vue d’ensemble du tableau fournit des informations en temps réel sur l’état du programme d’audit, ce qui permet d’identifier facilement les tâches terminées, en attente ou en retard.
Grâce aux options d’exportation et d’archivage, vous pouvez sauvegarder ou mettre en pause des tâches tout en gardant votre flux de travail d’audit organisé et prêt pour l’avenir.
Décomposer les tâches en étapes gérables
Lors de la gestion d’un programme d’audit, la décomposition des tâches est essentielle pour s’assurer qu’aucun détail critique n’est négligé. Ce tableau de démonstration illustre la façon dont chaque tâche est divisée en étapes réalisables et traçables, pour une meilleure clarté et une meilleure collaboration.
Voici comment cette équipe aborde efficacement la segmentation des tâches :
Onglet Détails pour les descriptions de tâches : L’onglet Détails permet aux équipes de documenter des descriptions de tâches complètes, des exigences et des objectifs clés. Cela permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées comprennent la portée de la tâche sans avoir besoin de clarifications constantes.
Définir le statut des tâches pour le suivi de l’avancement : L’attribution d’un statut tel que » prêt », « en cours » ou » à revoir » permet d’avoir une vision claire de l’avancement des tâches. Avec des statuts actualisés, les membres de l’équipe peuvent facilement suivre l’achèvement des tâches ou identifier les goulets d’étranglement.
Onglet Liste de contrôle pour les sous-tâches : Les tâches complexes peuvent être décomposées en sous-tâches plus petites et exploitables à l’aide de l’onglet Liste de contrôle. Chaque sous-tâche peut être cochée une fois terminée, ce qui permet aux équipes de rester organisées et d’éviter d’oublier des étapes essentielles.
Dates d’échéance pour maintenir les délais : La fixation d’échéances garantit le respect du calendrier des tâches, tandis que la visibilité des échéances à venir permet à l’équipe de hiérarchiser le travail et d’éviter les dépassements de délais.
Tags pour la catégorisation : En attribuant des balises pertinentes, telles que l’audit de conformité ou la reprise après sinistre, les tâches peuvent être catégorisées et filtrées efficacement. Cette fonction permet de localiser facilement les tâches connexes et de rationaliser les flux de travail.
Onglet « Chat » pour les discussions spécifiques à une tâche : Au lieu de messages dispersés sur différentes plateformes, l’onglet Chat centralise toutes les conversations liées à la tâche. Les équipes peuvent collaborer, fournir des mises à jour et résoudre des questions directement dans la fiche de la tâche.
Attribution des tâches pour une appropriation claire : L’attribution de tâches à des membres spécifiques de l’équipe garantit la responsabilité. Chaque membre de l’équipe connaît ses responsabilités et peut se concentrer sur les tâches qui lui sont assignées sans confusion.
Onglet Pièces jointes pour le stockage des fichiers pertinents : Les documents importants, les fichiers de référence ou les preuves peuvent être joints directement à la tâche par l’intermédiaire de l’onglet Pièces jointes. Cela permet de garder tout ce qui est spécifique à la tâche et d’éviter de chercher dans des systèmes de stockage externes.
Avec des tâches divisées en étapes gérables, ce tableau montre comment des audits complexes peuvent être simplifiés, ce qui facilite le suivi des progrès, l’identification des obstacles et la réalisation de tous les objectifs de manière transparente.
Conclusion : Mise en place d’un programme d’audit efficace et évolutif
Un programme d’audit bien exécuté est l’épine dorsale de la conformité organisationnelle, de la gestion des risques et de l’optimisation des processus. En décomposant les tâches en étapes gérables, en assurant une catégorisation correcte et en favorisant une communication claire au sein de l’équipe, vous créez un flux de travail structuré mais suffisamment souple pour faire face aux défis inattendus.
Une planification et une exécution correctes vous aideront à respecter les délais, à améliorer la collaboration et, en fin de compte, à réussir vos audits en toute confiance.
