ટેમ્પલેટને નવી ટેબમાં ખોલવા માટે છબી પર ક્લિક કરો.
બોર્ડની બેઠકનું આયોજન એક વિશાળ લોજિસ્ટિકલ અવરોધ લાગી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમને શાસન સંબંધિત પ્રશાસકીય ખર્ચનો સામનો કરવો પડે. વાણિજ્યિક અને ગેરલાભકારી સંસ્થાઓના નેતાઓ માટે, વાસ્તવિક અડચણ ઘણીવાર ‘બોર્ડ પેક’માં જ હોય છે.
આમાં રિપોર્ટ્સ, એજન્ડા અને નાણાકીય સ્ટેટમેન્ટ્સનો એક જટિલ સમૂહ સામેલ છે, જેને તમારે રિયલ-ટાઇમમાં વિતરણ અને અપડેટ કરવું પડે છે. પરંતુ ચિંતા ન કરો, આ માર્ગદર્શિકા તમારી મદદ માટે છે. જો તમે વિચારી રહ્યા છો કે તમારી બોર્ડ સામગ્રી ઝડપથી અને સરળતાથી કેવી રીતે તૈયાર કરવી, તો આ ટેમ્પલેટ તમારા માટે એકદમ યોગ્ય છે. અમે આ ટેમ્પલેટ બોર્ડ મીટિંગ્સ માટેની જટિલ તૈયારી પ્રક્રિયાને સરળ બનાવવા માટે ડિઝાઇન કર્યું છે. તે તમારા સમગ્ર ટીમ માટે દૃશ્યમાન અને વ્યવસ્થિત કાર્યસ્થળ પ્રદાન કરે છે, ભલે તેઓ હોલની સામે હોય કે વિશ્વના બીજા છેડા પર.
શું તમે તમારો સમય અને ઉત્પાદકતા પાછી મેળવવા તૈયાર છો? ચાલો કામ શરૂ કરીએ.
1. કોણ તેનો ઉપયોગ કરી શકે છે?
આ ટીમ ઉચ્ચ-સ્તરીય શાસન માટે જવાબદાર વિવિધ વ્યાવસાયિકોના જૂથને ટેકો આપવા માટે બનાવવામાં આવી હતી:
- કોર્પોરેટ સચિવો અને પ્રશાસકીય સ્ટાફ: પરામર્શ સામગ્રીની લોજિસ્ટિક્સ અને અંતિમ સંકલન માટે જવાબદાર.
- વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ ટીમો (CEOs અને CFOs): એવા કાર્યકારીઓ જેઓને ઉચ્ચ-સ્તરીય વ્યૂહાત્મક અને નાણાકીય અપડેટ્સ પ્રદાન કરવાની જરૂર હોય છે.
- કમિટી અધ્યક્ષો: ખાસ કરીને તે લોકો જેઓ ઓડિટ, જોખમ, ગવર્નન્સ અથવા વેતન સમિતિઓના અધ્યક્ષ છે, જેમને વિશેષ અહેવાલો તૈયાર કરવાની જરૂર હોય છે.
- વિતરિત ટીમો: વિવિધ સમયક્ષેત્રોમાં કાર્યરત વ્યાવસાયિકો, જેમને દસ્તાવેજ સંસ્કરણોની ટ્રેક ગુમાવ્યા વિના સહયોગ કરવા માટે ‘એકમાત્ર સત્યનો સ્ત્રોત’ની જરૂર છે.
2. શું સમાવેશ થાય છે
બોર્ડ પૅક ટેમ્પલેટ પૂર્વ-સંરચિત દૃશ્ય લેઆઉટ સાથે એક વ્યાપક પ્રારંભબિંદુ પ્રદાન કરે છે:
- ચાર-કૉલમ વર્કફ્લો: તમારી પ્રગતિ તૈયારી, સમીક્ષા અને મંજૂરી, અંતિમ વિતરણ અને પૂર્ણ થયેલ કૉલમોમાં ટ્રૅક કરવામાં આવે છે.
- સ્ટાન્ડર્ડ બોર્ડ દસ્તાવેજો: પૂર્વ-સંરચિત નમૂનાઓમાંબેઠકની એજન્ડા અને સમયપત્રક, સીઈઓની અહેવાલ અને વ્યૂહાત્મક અપડેટ્સ, તેમજ નાણાકીય અહેવાલો અને વિશ્લેષણ સામેલ છે.
- કમિટી અહેવાલો: ઓડિટ કમિટી અહેવાલ , જોખમ અને અનુરૂપતા કમિટી અહેવાલ, ગવર્નન્સ અને નામનિર્દેશન કમિટી અહેવાલ અને વેતન કમિટી અહેવાલ માટેના નિર્ધારિત નમૂનાઓ તૈયાર છે.
- ગુણવત્તા નિયંત્રણ ચાર્ટ્સ: માહિતીની ચોકસાઈ સુનિશ્ચિત કરવા માટે, આ ટેમ્પલેટમાંનિર્દેશક મંડળના રેકોર્ડ્સની ગુણવત્તા સમીક્ષા અને તથ્ય-તપાસ માટેના ચાર્ટ્સ, તેમજ અધ્યક્ષ અને સમિતિ અધ્યક્ષ દ્વારા સમીક્ષામાટેના ચાર્ટ્સ સમાવિષ્ટ છે.
૩. તેનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો
આ કાર્યસ્થળ ઊંચા જોખમવાળા પરિસ્થિતિઓમાં, જ્યાં વ્યવસ્થાપન અને સલામતી સર્વોચ્ચ છે, ત્યાં મહત્તમ મૂલ્ય પ્રદાન કરે છે:
- ત્રૈમાસિક બોર્ડ બેઠકો: જ્યારે તમને તમારા બોર્ડના ચક્રોમાં સુસંગતતા જાળવવા માટે દર ત્રણ મહિને વિશ્વસનીય, પુનરાવર્તિત પ્રક્રિયાની જરૂર હોય ત્યારે આ ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરો.
- દૂરસ્થ બોર્ડ સંકલન: જ્યારે તમારા બોર્ડના સભ્યો અને સ્ટાફ વિવિધ સ્થળોએ ફેલાયેલા હોય ત્યારે આ આદર્શ ઉકેલ છે. કેરિકા આપમેળે સમયક્ષેત્ર સેટિંગ્સ સંચાલિત કરે છે જેથી બધા સમકક્ષમાં રહે.
- ઉચ્ચ-સ્તરીય દસ્તાવેજ સુરક્ષા: જ્યારે તમારું IT વિભાગ કડક પ્રવેશ નિયંત્રણ માંગે ત્યારે આનો ઉપયોગ કરો. Kerika એકમાત્ર કાર્ય વ્યવસ્થાપન સાધન છે જે તમને તમારા પોતાના Google Drive, OneDrive અથવા Box એકાઉન્ટમાં ફાઇલોની માલિકી જાળવી રાખવાની મંજૂરી આપે છે.
૪. તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો
નીચેના પગલાંઓ તમને તમારી બોર્ડની બેઠક સરળતાથી આયોજિત કરવામાં મદદ કરશે:
- README કાર્ડ: તમે દરેક કૉલમની ટોચે “README” કાર્ડ શોધી શકશો. હંમેશા પહેલા આ કાર્ડ તપાસો. તેમાં આગામી તબક્કામાં કાર્યો ઉમેરતા કે ખસેડતા પહેલાં પૂર્ણ કરવાની જરૂરી શરતો અંગેના ચોક્કસ નિયમો હોય છે.
- વર્કફ્લોમાં આગળ વધવું: પ્રારંભિક સામગ્રી સંપૂર્ણપણે તૈયાર થયા પછી જ તૈયારી ચરણમાંથી સમીક્ષા અને મંજૂરી ચરણમાં કાર્ય સૂચિઓ ખસેડો. આથી સમીક્ષા ટીમ ફક્ત “તૈયાર” દસ્તાવેજો જ જોઈ શકે છે.
- ચેકલિસ્ટ ટેબ: દરેક કાર્ડ ખોલો અને ઉપકાર્યો સંચાલિત કરવા માટે ચેકલિસ્ટ ટેબ પર જાઓ. કોઈપણ વિગત, જેમ કે ચોક્કસ સંખ્યા કે તારીખ, ચૂકી ન જાય તે માટે તેમને એક-એક કરીને ટિક કરો.
- ATTACHMENTS ટેબ: ATTACHMENTS ટેબનો ઉપયોગ કરીને સંબંધિત કાર્ડમાં સીધા રિપોર્ટ્સ અથવા સ્પ્રેડશીટ્સ અપલોડ કરો. આ ફાઇલો તમારા સુરક્ષિત સ્ટોરેજ સ્પેસમાં રહે છે, અને કેરિકા ખાતરી કરે છે કે તે આપોઆપ યોગ્ય લોકો સાથે શેર થાય.
નિષ્કર્ષ
Kerika Board Pack ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરવાથી બોર્ડની બેઠકો વ્યાવસાયિક રીતે તૈયાર અને વ્યવસ્થિત થાય છે. Kerika Google Workspace અને Microsoft 365 સાથે સરળતાથી સંકલિત થાય છે, અને તમારી ઍક્સેસ અધિકારો આપોઆપ સંચાલિત થાય છે. જ્યારે તમે Kerikaમાં કોઈ વપરાશકર્તાની ભૂમિકા બદલો છો, ત્યારે તેમની સ્ટોરેજ સ્પેસમાં ફાઇલોની ઍક્સેસ તરત જ અપડેટ થઈ જાય છે.
ટીમના સભ્યોને સુઇટ બનાવવા માટે જરૂરી વાંચન અને લખાણની ઍક્સેસ આપવામાં આવે છે, જ્યારે બોર્ડના સભ્યોને માત્ર વાંચનની ઍક્સેસ સાથે મુલાકાતી તરીકે ઉમેરવામાં આવે છે. દૃશ્ય ડેશબોર્ડ પર સ્વિચ કરીને, તમે જટિલ ઇમેઇલ શ્રેણીઓ દૂર કરી શકો છો અને ખાતરી કરી શકો છો કે તમારી સંસ્થા ઉચ્ચતમ વ્યાવસાયિક ધોરણોને પૂર્ણ કરે છે.
શું તમે કંઈક થોડીક અલગ શોધી રહ્યા છો?
જો આ ટેમ્પલેટ તમારી જરૂરિયાતોને પૂર્ણ ન કરતી હોય, તો કૃપા કરીને અમને support@kerika.com પર જાણ કરો અને અમે તમારા માટે મફતમાં કસ્ટમાઇઝ્ડ સંસ્કરણ તૈયાર કરીશું!