Stjórnun verkefna á skilvirkan hátt byrjar með vel skipulögðu vinnuflæði. Að skipta verkefnum þínum niður í skýrt afmörkuð stig getur hjálpað þér og teyminu þínu að vera í takt og afkastamikið. Skipulagt verkflæði gerir það auðveldara að fylgjast með framförum, bera kennsl á flöskuhálsa og forgangsraða verkefnum á áhrifaríkan hátt.

Við skulum kafa ofan í hvernig þú getur sett upp dálka á verkefnaborðinu þínu til að hámarka skilvirkni með því að nota dæmitöfluna sem fylgir.

Hvers vegna dálkar skipta máli í verkefnastjórnun

Smelltu hér til að skoða þessa töflu

Dálkar eru burðarásin í vinnuflæðinu þínu. Hver dálkur táknar áfanga í verkefninu þínu, sem hjálpar þér að sjá flæði verkefna frá upphafi til enda. Lykillinn er að tryggja að dálkarnir þínir séu í takt við eðli verkefnisins og hvernig teymið þitt vinnur.

Skref til að setja upp verkflæðisdálka

1. Skilgreindu verkflæðisstigin þín

Á meðan þú skilgreinir verkflæðisstig. hugsaðu um eðlilega framvindu verkefna þinna.

Til dæmis:

1. Verkefnastefna: Fyrir fyrstu áætlanagerð, eins og að skilgreina kröfur eða setja markmið.
2. Verkefnahönnun: Verkefni tengd sjónrænum og skipulagslegum áætlanagerð, eins og lógóhönnun eða skipulagsgerð.
3. Verkefnaþróun: Fyrir framkvæmdarstig eins og kóðun eða að búa til virkni.
4. Próf: Til að tryggja að allt virki eins og búist var við áður en ræst er.
5. Lokið: Lokastig til að senda verkefni sem eru að fullu unnin.

2. Þýddu stig í dálka

Þegar verkflæðisþrep þín hafa verið skilgreind skaltu breyta þeim í dálka á verkefnaborðinu þínu. Byrjaðu á breiðum flokkum og fínstilltu þá eftir því sem þú skilur betur þarfir liðsins þíns.

Til dæmis:

• Þú getur byrjað á nauðsynlegum dálkum eins og „Að gera,“ „Í vinnslu,“ og „Lokið“ að koma á grunnflæði.
• Stækkaðu þetta smám saman í sértækari dálka í takt við verkflæðisstigin þín, svo sem „Verkefnastefna,“ „Verkefnahönnun,“ „Verkefnaþróun,“ og „Próf“.

Þessi nálgun tryggir að dálkarnir þínir séu leiðandi, aðlögunarhæfir og sérsniðnir að náttúrulegri framvindu verkefna þinna

3. Notaðu dálka fyrir sérhæfðar þarfir

Íhugaðu að búa til dálka sem bæta virði við vinnuflæðið þitt:

• Backlog: Rými fyrir verkefni sem eru skipulögð en ekki enn tilbúin til að fara inn í aðalverkflæðið. Þetta hjálpar til við að forgangsraða verkefnum þegar teymið er tilbúið til að taka að sér meiri vinnu en halda virku dálkunum hreinum og einbeittum.
• Tilföng: Dálkur til að geyma tengla, skjöl eða annað efni sem styður verkefni þín. Þetta auðveldar teymið að fá aðgang að öllu sem það þarf án þess að rugla einstökum verkefnaspjöldum.

4. Mundu að hafa það einfalt og innsæi

• Forðastu að ofhlaða borðið þitt með of mörgum dálkum. Stefndu að skýrleika og einfaldleika svo teymið þitt geti auðveldlega fylgst með verkflæðinu.

Niðurstaða

Vel skipulagt vinnuflæði hefst með ígrunduðu dálkauppsetningu. Með því að sníða dálkana þína til að endurspegla náttúruleg stig verkefnisins þíns og innihalda stuðningsdálka geturðu bætt skilvirkni liðsins og viðhaldið skýrleika í ferlinu þínu. Byrjaðu að skipuleggja vinnuflæðið þitt í dag og upplifðu ávinninginn!

Að halda verkefnum skipulögðum er nauðsynlegt fyrir hnökralaust verkflæði, sérstaklega þegar stjórnað er miklu magni af hlutum. Verkefnanúmerun getur aukið skýrleika og gert tilvísun til ákveðinna verkefna skilvirkari. En að númera verkefni handvirkt? Það er tímafrekt og viðkvæmt fyrir villum.

Þetta er þar Sjálfvirk númerun kemur inn. Með þessum eiginleika er hverju verkefnaspjaldi sjálfkrafa úthlutað einstöku númeri um leið og það er búið til, sem tryggir að hvert verkefni sé auðkennt í fljótu bragði.

Við skulum kafa ofan í hvernig sjálfvirk númerun virkar og hvernig þú getur gert það kleift að hagræða verkefnum þínum.

Hvað er sjálfvirk númerun?

Smelltu hér til að skoða þetta á einni fundarstjórn

Sjálfvirk númerun úthlutar raðnúmeri á hvert nýtt verkefnaspjald á borði. Þessi tölusetning er einstök fyrir stjórnina og hjálpar teymum að vísa fljótt til verkefna í umræðum, skýrslum eða uppfærslum án ruglings.

Hvernig á að virkja sjálfvirka tölusetningu

1. Aðgangur að stjórnborðsstillingum: Smelltu á tannhjólstáknið efst í hægra horninu á borðinu til að opna stillingavalmyndina.
   
2. Virkjaðu valkostinn: Undir Stillingar flipann, skiptu á Sjálfvirk númerun verkefna möguleika á að virkja það.
   
3. Sjá það í verki: Héðan í frá mun hvert nýtt verkefni sem búið er til á borðinu sjálfkrafa sýna einstakt númer í titilsvæðinu.

Hvers vegna sjálfvirk númerun skiptir máli

1. Fljótleg tilvísun í verkefni: Tölur gera það auðveldara að vísa til ákveðinna verkefna á fundum eða í samstarfi við liðsfélaga.
   
2. Skýr samskipti: Í stað þess að lýsa verkefnum í smáatriðum, vísaðu einfaldlega til þeirra með úthlutað númeri til að fá hraðari samskipti.
   
3. Skilvirk stofnun: Verkefnanúmerun bætir aukalagi af uppbyggingu við borðið þitt, sem gerir það auðveldara að fylgjast með og stjórna.

Raunveruleg forrit

• Verkefnaskýrslur: Skráðu verkefnisnúmer fljótt í uppfærslum eða skjölum til glöggvunar.
  
• Teymisviðræður: Vísa til verkefna eftir fjölda þeirra á hópfundum til að forðast rugling.
  
• Framfaramæling: Þekkja auðveldlega hvaða númeruð verkefni eru unnin eða enn í gangi.

Niðurstaða

Sjálfvirk númerun gerir verkefnastjórnun einfaldari og reglu og útilokar þræta við að halda utan um verkefnaauðkenni handvirkt. Hvort sem þú ert að stjórna flóknu verkefni eða litlu verkflæði, þá tryggir þessi eiginleiki að hvert verkefni sé auðþekkjanlegt og hægt að rekja það.

Við stjórnun verkefna í hvaða verkefni sem er geta flöskuhálsar hægt á framvindu og gert það erfitt að greina hvar athygli er þörf. Það er þar Takmörk fyrir vinnu í vinnslu (WIP). komdu inn. 

Með því að setja skýrar takmarkanir á hversu mörg verkefni geta verið í gangi hverju sinni, hjálpa WIP Limits þér að stjórna vinnuálagi á áhrifaríkan hátt og tryggja hnökralaust verkflæði yfir verkefnin þín.

Við skulum sundurliða hvernig WIP takmörk virka og hvernig þau geta bætt skilvirkni liðsins þíns.

Hver eru WIP takmörk?

Smelltu hér til að skoða þessa töflu

WIP-takmarkanir setja hámark á fjölda verkefna sem leyfð eru í tilteknum dálkum á borðinu þínu. Til dæmis, ef dálkur ber titilinn „Í vinnslu“ geturðu sett hámark á 5 verkefni, til að tryggja að teymið ofhlaði ekki sjálft sig eða missi einbeitinguna.

Þessi aðferð samræmist sléttum verkefnastjórnunaraðferðum, hjálpar teymum að halda jafnvægi á getu og forðast óþarfa tafir.

Hvers vegna WIP takmörk virka

1. Koma í veg fyrir ofhleðslu: Takmörkun á verkefnum tryggir að teymið þitt einbeitir sér að því sem þegar er í gangi áður en þú byrjar á nýjum.
   
2. Þekkja flöskuhálsa: Þegar dálkur nær WIP-mörkum sínum er það merki um að verkefni þurfi athygli áður en hægt er að bæta við fleiri.
   
3. Bættu verkefnaflæði: WIP Limits hjálpa teyminu þínu að vinna á skilvirkan hátt, flytja verkefni í gegnum leiðsluna án þess að yfirgnæfa nokkurt stig ferlisins.

Raunverulegur ávinningur í heiminum

• Jafnvægi vinnuálags: Liðin halda einbeitingu og afkastamikil án þess að streita of mörg verkefni hrannast upp.
  
• Bætt samstarf: Skýr takmörk hvetja teymi til að klára verkefni í samvinnu áður en byrjað er á nýjum.
  
• Betri forgangsröðun verkefna: Fókusinn færist náttúrulega yfir á verkefni sem eru í forgangi til að halda vinnuflæðinu gangandi.

Hvernig á að stilla WIP takmörk

1. Opnaðu stjórnborðsstillingarnar: Smelltu á tannhjólstáknið efst í hægra horninu á borðinu þínu til að fá aðgang að borðstillingunum.
   
2. Virkja WIP takmörk: Undir Stillingar flipann skaltu skipta um „Work-in-Progress (WIP) Limits“ valkostinn til að virkja hann.
   
3. Stilltu dálka-sértæk mörk: Farðu í Dálkar flipann og úthlutaðu sérstökum WIP-takmörkum á hvern dálk miðað við vinnuálag teymis þíns.

Niðurstaða

Takmörk á verkefnum koma með uppbyggingu og skýrleika í verkefnastjórnun, sem gerir það auðveldara að bera kennsl á flöskuhálsa og viðhalda stöðugu verkflæði. 

Að hafa umsjón með aðgangi að verkefnisstjórnum þínum er lykilatriði í því að halda vinnu þinni skipulagðri og öruggri. Hvort sem þú ert að vinna að einkateymisverkefni eða einhverju sem er ætlað fyrir víðtækari samvinnu, þá gera persónuverndarstillingar þér kleift að stjórna hverjir geta séð og notað töflurnar þínar. 

Svona virkar það:

Smelltu hér til að skoða þessa töflu

Persónuverndarvalkostir:

1. Aðeins fólk í teyminu:
   
   Þessi stilling tryggir að aðeins fólk sem er sérstaklega bætt við borðið getur séð eða haft samskipti við það. Það er fullkomið fyrir verkefni þar sem trúnaður er mikilvægur, eins og viðkvæmt innra verkflæði eða takmörkuð verkefni viðskiptavina.
   
2. Allir í reikningsteymi:
   
   Þarftu aðeins meira sýnileika án þess að opna það fyrir öllum heiminum? Með þessari stillingu geta allir meðlimir innan reikningsteymis þíns skoðað stjórnina. Það er tilvalið fyrir innri verkefni þar sem gagnsæi alls hóps er gagnlegt, en eftirlit er samt mikilvægt.
   
3. Allir með hlekkinn:
   
   Viltu hámarks aðgengi? Þessi valkostur gerir öllum sem eru með hlekk á borðinu kleift að skoða hann – jafnvel þó þeir séu ekki með Kerika reikning. Hins vegar, hafðu í huga að á meðan þeir geta séð stjórnina, munu þeir ekki geta gert breytingar nema þeim sé sérstaklega bætt við sem liðsmanni eða stjórnanda.

Helstu atriði sem þarf að vita:

• Opinber stjórnir og sýnileiki skráa:
  
  Þegar þú stillir borð á „Hver ​​sem er með hlekkinn“ verða allar skrár sem eru tengdar töflunni aðgengilegar almenningi. Ef þú ert að nota samþættingu eins og Google Drive þýðir þetta að þessi skjöl verða einnig opin öllum með hlekkinn.
  
• Reikningssértækar takmarkanir:
  
  Ef þú ert að nota gjaldskyldan Google Workspace reikning, gætu reglur Google komið í veg fyrir að þú stillir borð á „Allir með hlekkinn“. Þetta tryggir samræmi við öryggisreglur skipulagsheilda.

Hvernig á að stilla persónuverndarstillingar:

1. Opnaðu borðið þitt og farðu í Stillingar.
2. Undir Persónuvernd kafla, veldu aðgangsstigið sem hentar þínum þörfum.
3. Vistaðu breytingarnar þínar og þú ert kominn í gang!

Niðurstaða:

Persónuverndarstillingar gefa þér sveigjanleika til að stjórna því hverjir geta séð og haft samskipti við borðin þín, sem gerir samstarf öruggt og hnökralaust. Hvort sem þú ert að deila með litlu teymi eða opna borð fyrir almenning, þá hefurðu fulla stjórn.

Að úthluta verkefnum á skýran og skilvirkan hátt er hornsteinn árangursríkrar teymisvinnu. En hér er málið: ekki öll verkfæri gera það auðvelt að úthluta verkefnum á fleiri en einn einstakling. Og við skulum horfast í augu við það, mörg verkefni krefjast oft samstarfs frá mörgum aðilum til að gera rétt.

Sum verkfæri gera þér kleift að úthluta verkefnum til aðeins einnar manneskju, sem getur valdið því að teymi keppast við að finna út ábyrgð. Hins vegar er leið til að úthluta verkefnum til margra liðsmanna áreynslulaust og tryggja að allir haldist í takt og samvinnan flæði náttúrulega.

Hér er hvernig verkefnaúthlutun virkar og hvernig þú getur skipt stórum verkefnum í smærri, viðráðanlega hluti með því að nota gátlista:

Úthlutaðu verkefnum til liðsfélaga þinna

Smelltu hér til að forskoða þetta verkefnaspjald

Svona geturðu úthlutað verkefni til eins eða fleiri liðsfélaga, sem gerir það fullkomið fyrir teymisbundnar skyldur:

1. Opnaðu verkefnið: Smelltu á verkefnið sem þú vilt úthluta.
   
2. Veldu Team Members: Notaðu Úthluta þessu verkefni möguleika á að velja einn eða fleiri liðsfélaga.
   
3. Notaðu verkefnið: Verkefnið mun nú birtast á mælaborði allra sem því er úthlutað, sem tryggir skýrleika og ábyrgð.

Af hverju það virkar:

• Fullkomið fyrir samstarfsverkefni sem krefjast inntaks frá mörgum liðsmönnum.
  
• Heldur öllum upplýstum og í samræmi við ábyrgð sína.

Notaðu gátlista til að úthluta undirverkefnum

Smelltu hér til að forskoða þetta verkefnaspjald

Fyrir stærri verkefni sem þarf að skipta í smærri skref, með því að nota gátlista, geturðu úthlutað undirverkefnum á tiltekna liðsmenn og tryggt að öll smáatriði séu meðhöndluð:

1. Bættu gátlisti við verkefnið: Opnaðu verkefnið og farðu að Gátlisti flipa.
   
2. Brjóta það niður: Bættu hverju undirverkefni við sem gátlistaatriði.
   
3. Úthluta undirverkefnum: Úthlutaðu einstökum gátlistaatriðum til eins eða fleiri liðsmanna og tryggðu að hvert skref hafi skýran eiganda.

Af hverju það virkar:

• Einfaldar stór verkefni með því að skipuleggja þau í smærri, framkvæmanleg skref.
  
• Tryggir ábyrgð á öllum stigum verkefnisins.

Að pakka upp

Skilvirk verkefnaúthlutun er lykillinn að því að efla samvinnu og tryggja ábyrgð innan teymisins. Með því að úthluta verkefnum til margra liðsfélaga eða skipta þeim í smærri undirverkefni með gátlistum, skapar þú skýrleika og straumlínar vinnuflæði. Þessir eiginleikar gera teymum kleift að vera skipulögð, samræma ábyrgð og vinna óaðfinnanlega saman til að ná markmiðum sínum.

Samvinna þrífst þegar allir hafa skýr hlutverk og rétt aðgengi. Að bjóða liðsfélögum í stjórn þína getur verið einfalt ferli, sem tryggir að allir – frá verkefnastjórum til hönnuða og utanaðkomandi hagsmunaaðila, geti lagt sitt af mörkum á skilvirkan hátt.

Svona geturðu bætt við liðsfélögum og stjórnað hlutverkum þeirra á auðveldan hátt: 

Að bæta liðsfélögum við borðið þitt

Smelltu hér til að sjá hvernig það virkar

Skref 1: Bjóddu liðsfélögum

1. Opnaðu borðið þitt og smelltu á Liðstákn í tækjastikunni.
2. Sláðu inn netfang þess sem þú vilt bjóða.
3. Veldu hlutverk fyrir þá: Stjórnarstjóri, Liðsmaður, eða Gestur.

Skref 2: Úthlutaðu hlutverkum

• Stjórnarstjóri: Ef þú hefur búið til borðið, þá ertu sjálfgefið stjórnarstjóri. En þú getur gefið einhverjum fulla stjórn á stjórninni, sem felur í sér að stjórna liðsmönnum og stillingum.
  
• Liðsmaður: Getur unnið að verkefnum, hlaðið upp skrám og lagt sitt af mörkum til stjórnar. Tilvalið fyrir hönnuði, forritara og aðra þátttakendur.
  
• Gestur: Aðgangur eingöngu til sýnis. Frábært fyrir utanaðkomandi hagsmunaaðila eða viðskiptavini sem þurfa bara að fylgjast með framförum.

Skref 3: Bættu þeim við liðið

Smelltu Bæta við, og liðsfélagi þinn er samstundis hluti af stjórninni með það hlutverk sem þú hefur úthlutað.

Ávinningur af hlutverkatengdum aðgangi:

Stjórnandi: Full stjórn fyrir liðsstjóra

Sjálfgefið er að höfundur borðsins verður stjórnandi, en þú getur úthlutað stjórnandaréttindum til annarra eftir þörfum.

Helstu kostir:

• Hafa umsjón með liðsmönnum, uppfæra stjórnarstillingar og halda stjórn á uppbyggingu stjórnar.
• Tilvalið fyrir verkefni með marga möguleika eða verkefnastjóra sem þurfa jafna stjórn.
• Kemur í veg fyrir flöskuháls ef einn stjórnandi er ekki tiltækur, svo sem í fríum eða öðrum fjarvistum.

Stjórnendur gegna mikilvægu hlutverki við að halda stjórninni skipulagðri, starfhæfri og samvinnuþýðri og tryggja að leiðtogaverkefnum sé sinnt snurðulaust.

Liðsmaður: Styrktu þátttakendur þína

Liðsmenn hafa öll þau tæki sem þeir þurfa til að vinna verkið. Þeir geta unnið saman að verkefnum, hlaðið upp skrám og lagt sitt af mörkum til framfara stjórnar.

Helstu kostir:

• Tilvalið fyrir hönnuði, forritara og aðra virka þátttakendur.
  
• Heldur stjórninni kraftmiklum með því að virkja snertiflöt samvinnu en viðhalda eftirliti stjórnenda.

Liðsmenn keyra verkefnið áfram og gera þá að burðarás í afkastamikilli teymisvinnu.

Gestur: Haltu hagsmunaaðilum í lykkjunni

Gestir hafa aðgang að skjá, sem þýðir að þeir geta fylgst með framvindu stjórnar án þess að gera breytingar.

Helstu kostir:

• Fullkomið fyrir utanaðkomandi hagsmunaaðila eða viðskiptavini sem þurfa aðeins að sjá uppfærslur.
  
• Tryggir gagnsæi án þess að skerða uppbyggingu stjórnar eða vinnuflæði.

Gestir eru tilvalin til að halda öllum upplýstum án þess að auka flókið.

Niðurstaða

Að bæta við liðsfélögum ætti að vera einfalt og aðlagast þörfum liðsins þíns. Vel hannað hlutverkamiðað kerfi tryggir hnökralaust samstarf, hvort sem þú ert að vinna með nánu teymi eða samræma við utanaðkomandi hagsmunaaðila. Með því að úthluta réttu hlutverkunum geturðu búið til skilvirkara og hnökralausara vinnuflæði fyrir alla sem taka þátt.

Það getur fljótt orðið flókið ferli að deila skrám í gegnum teymi – hvort sem það eru hönnunarlíkön, herferðaeignir eða tækniskjöl. Að tryggja að allir hafi réttar skrár á réttum tíma er oft eins og töfrabrögð.

Góðu fréttirnar eru þær að deiling skráa þarf ekki að vera þræta. Með því að skipuleggja og deila skrám á réttan hátt geturðu gert samstarf óaðfinnanlegt, hvort sem það er að senda hönnunarskrá til skapandi teymis þíns eða útvega hagsmunaaðilum vegvísi verkefnisins.

Svona geturðu hagrætt skráardeilingu til að halda teyminu þínu tengdu og afkastamiklu:

Viðhengi verkefniskorts

Skoðaðu hvernig þetta verkefnakort virkar

Verkefnakort eru fullkomin til að deila skrám sem eru bundnar við ákveðið verkefni. 

Svona virkar skráahlutdeild í verkefnakortum:

1. Hengja skrár beint við verkefnið: Hladdu upp skrám eða tengdu tilföng beint við verkefnaspjaldið. Liðsfélagar þínir geta nálgast þessar skrár án þess að leita í tölvupósti eða aðskildum möppum.
   
2. Augnabliksaðgangur fyrir alla sem taka þátt: Allir innan stjórnarinnar hafa tafarlausan aðgang að meðfylgjandi skrám, sem heldur samstarfinu sléttu og skilvirku.
   
3. Kostir skráaskipta
   
   • Enginn ruglingur um hvaða skrár eiga við verkefnið.
     
   • Allt verktengt efni haldast saman, þannig að teymið þitt veit alltaf hvert það á að leita.

Verkefnakort gera skráamiðlun einbeitt, viðeigandi og skipulagða áreynslulaust.

Viðhengi stjórnar

Athugaðu hvernig þessi töflufesting virkar

Fyrir skrár sem hafa áhrif á allt verkefnið, Viðhengi stjórnar eru leiðin til að fara. Svona virkar skráadeiling á stjórnarstigi:

1. Hladdu upp eða tengdu skrár fyrir allt liðið: Bættu skrám eða ytri tenglum við stjórnina sem allir geta nálgast, eins og verkefnaskrár, sameiginleg sniðmát eða skýrslur.
   
2. Miðlæg skráadeild: Allir stjórnarmenn geta nálgast þessar skrár samstundis og tryggt að lykilverkefni verkefna séu alltaf innan seilingar.
   
3. Kostir skráaskipta
   
   • Fullkomið fyrir uppfærslur eða auðlindir fyrir hópinn.
   • Heldur verkefninu þínu gangandi með því að tryggja að allir hafi aðgang að sömu upplýsingum.

Stjórnarviðhengi gera það auðvelt að deila skrám sem skipta máli á allt liðið þitt. 

Niðurstaða:

Skilvirk skráamiðlun er nauðsynleg fyrir hnökralaust samstarf. Með því að tengja skrár við tiltekin verkefni eða miðstýra tilföngum um allt verkefni getur teymið þitt verið skipulagt og tengt án venjulegs ruglings eða tafa. Hvort sem þú ert að einbeita þér að verkefnasértækum smáatriðum eða deila lykilauðlindum yfir verkefni, þá tryggir það að allir hafi það sem þeir þurfa þegar þeir þurfa á því að halda.

Straumlínulagaðu vinnuflæðið þitt með því að hafa skrárnar þínar aðgengilegar og skipulagðar og gerðu teymisvinnu eins skilvirka og hún ætti að vera.