Stjórnun verkefna á skilvirkan hátt byrjar með vel skipulögðu vinnuflæði. Að skipta verkefnum þínum niður í skýrt afmörkuð stig getur hjálpað þér og teyminu þínu að vera í takt og afkastamikið. Skipulagt verkflæði gerir það auðveldara að fylgjast með framförum, bera kennsl á flöskuhálsa og forgangsraða verkefnum á áhrifaríkan hátt.
Við skulum kafa ofan í hvernig þú getur sett upp dálka á verkefnaborðinu þínu til að hámarka skilvirkni með því að nota dæmitöfluna sem fylgir.
Hvers vegna dálkar skipta máli í verkefnastjórnun
Smelltu hér til að skoða þessa töflu
Dálkar eru burðarásin í vinnuflæðinu þínu. Hver dálkur táknar áfanga í verkefninu þínu, sem hjálpar þér að sjá flæði verkefna frá upphafi til enda. Lykillinn er að tryggja að dálkarnir þínir séu í takt við eðli verkefnisins og hvernig teymið þitt vinnur.
Skref til að setja upp verkflæðisdálka
1. Skilgreindu verkflæðisstigin þín
Á meðan þú skilgreinir verkflæðisstig. hugsaðu um eðlilega framvindu verkefna þinna.
Til dæmis:
- Verkefnastefna: Fyrir fyrstu áætlanagerð, eins og að skilgreina kröfur eða setja markmið.
- Verkefnahönnun: Verkefni tengd sjónrænum og skipulagslegum áætlanagerð, eins og lógóhönnun eða skipulagsgerð.
- Verkefnaþróun: Fyrir framkvæmdarstig eins og kóðun eða að búa til virkni.
- Próf: Til að tryggja að allt virki eins og búist var við áður en ræst er.
- Lokið: Lokastig til að senda verkefni sem eru að fullu unnin.
2. Þýddu stig í dálka
Þegar verkflæðisþrep þín hafa verið skilgreind skaltu breyta þeim í dálka á verkefnaborðinu þínu. Byrjaðu á breiðum flokkum og fínstilltu þá eftir því sem þú skilur betur þarfir liðsins þíns.
Til dæmis:
- Þú getur byrjað á nauðsynlegum dálkum eins og „Að gera,“ „Í vinnslu,“ og „Lokið“ að koma á grunnflæði.
- Stækkaðu þetta smám saman í sértækari dálka í takt við verkflæðisstigin þín, svo sem „Verkefnastefna,“ „Verkefnahönnun,“ „Verkefnaþróun,“ og „Próf“.
Þessi nálgun tryggir að dálkarnir þínir séu leiðandi, aðlögunarhæfir og sérsniðnir að náttúrulegri framvindu verkefna þinna
3. Notaðu dálka fyrir sérhæfðar þarfir
Íhugaðu að búa til dálka sem bæta virði við vinnuflæðið þitt:
- Backlog: Rými fyrir verkefni sem eru skipulögð en ekki enn tilbúin til að fara inn í aðalverkflæðið. Þetta hjálpar til við að forgangsraða verkefnum þegar teymið er tilbúið til að taka að sér meiri vinnu en halda virku dálkunum hreinum og einbeittum.
- Tilföng: Dálkur til að geyma tengla, skjöl eða annað efni sem styður verkefni þín. Þetta auðveldar teymið að fá aðgang að öllu sem það þarf án þess að rugla einstökum verkefnaspjöldum.
4. Mundu að hafa það einfalt og innsæi
- Forðastu að ofhlaða borðið þitt með of mörgum dálkum. Stefndu að skýrleika og einfaldleika svo teymið þitt geti auðveldlega fylgst með verkflæðinu.
Niðurstaða
Vel skipulagt vinnuflæði hefst með ígrunduðu dálkauppsetningu. Með því að sníða dálkana þína til að endurspegla náttúruleg stig verkefnisins þíns og innihalda stuðningsdálka geturðu bætt skilvirkni liðsins og viðhaldið skýrleika í ferlinu þínu. Byrjaðu að skipuleggja vinnuflæðið þitt í dag og upplifðu ávinninginn!