La gestione efficiente dei progetti inizia con un flusso di lavoro ben organizzato. Suddividere i compiti in fasi chiaramente definite può aiutare voi e il vostro team a rimanere allineati e produttivi. Un flusso di lavoro strutturato facilita il monitoraggio dei progressi, l’identificazione dei colli di bottiglia e la definizione delle priorità in modo efficace.

Vediamo come impostare le colonne nella lavagna delle attività per massimizzare l’efficienza, utilizzando l’esempio fornito.

Perché le colonne sono importanti nella gestione delle attività

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Le colonne sono la spina dorsale del flusso di lavoro. Ogni colonna rappresenta una fase del progetto, aiutandovi a visualizzare il flusso delle attività dall’inizio alla fine. La chiave è assicurarsi che le colonne siano in linea con la natura del progetto e con il modo in cui lavora il vostro team.

Passi per impostare le colonne del flusso di lavoro

1. Definire le fasi del flusso di lavoro

Nel definire le fasi del flusso di lavoro, pensate alla progressione naturale delle vostre attività.

Ad esempio:

1. Strategia del progetto: Per le fasi iniziali di pianificazione, come la definizione dei requisiti o la definizione degli obiettivi.
2. Progettazione: Compiti legati alla pianificazione visiva e strutturale, come la progettazione del logo o la creazione del layout.
3. Sviluppo del progetto: Per le fasi di esecuzione, come la codifica o la creazione di funzionalità.
4. Test: Per assicurarsi che tutto funzioni come previsto prima del lancio.
5. Completato: Una fase finale per l’invio di compiti completamente eseguiti.

2. Tradurre le fasi in colonne

Una volta definite le fasi del flusso di lavoro, trasformatele in colonne sulla lavagna delle attività. Iniziate con categorie ampie e perfezionatele man mano che comprendete le esigenze del vostro team.

Ad esempio:

• Si può iniziare con colonne essenziali come “Da fare”, “In corso” e “Completato” per stabilire il flusso di base.
• Espandere gradualmente queste colonne in colonne più specifiche allineate alle fasi del flusso di lavoro, come “Strategia del progetto”, “Design del progetto”, “Sviluppo del progetto” e “Test”.

Questo approccio garantisce che le colonne siano intuitive, adattabili e adattate alla progressione naturale delle attività.

3. Utilizzare colonne per esigenze specifiche

Considerate la possibilità di creare colonne che aggiungano valore al vostro flusso di lavoro:

• Backlog: Uno spazio per le attività pianificate ma non ancora pronte per entrare nel flusso di lavoro principale. Questo aiuta a dare priorità alle attività quando il team è pronto ad affrontare altro lavoro, mantenendo le colonne attive pulite e focalizzate.
• Risorse: Una colonna per memorizzare link, documenti o altri materiali di supporto alle attività. In questo modo il team può accedere facilmente a tutto ciò di cui ha bisogno senza ingombrare le schede dei singoli compiti.

4. Ricordate di essere semplici e intuitivi

• Evitate di sovraccaricare la lavagna con troppe colonne. Puntate alla chiarezza e alla semplicità, in modo che il vostro team possa seguire facilmente il flusso di lavoro.

Conclusione

Un flusso di lavoro ben organizzato inizia con un’attenta impostazione delle colonne. Adattando le colonne alle fasi naturali del progetto e includendo colonne di supporto, è possibile migliorare l’efficienza del team e mantenere la chiarezza del processo. Iniziate oggi stesso a organizzare il vostro flusso di lavoro e sperimentatene i vantaggi!

L’organizzazione delle attività è essenziale per garantire flussi di lavoro fluidi, soprattutto quando si gestisce un volume elevato di elementi. La numerazione delle attività può aggiungere chiarezza e rendere più efficiente il riferimento a specifiche attività. Ma numerare manualmente le attività? Richiede molto tempo ed è soggetta a errori.

È qui che entra in gioco la numerazione automatica. Grazie a questa funzione, a ogni scheda di attività viene assegnato automaticamente un numero univoco non appena viene creata, assicurando che ogni attività sia identificabile a colpo d’occhio.

Vediamo come funziona la numerazione automatica e come è possibile attivarla per semplificare i progetti.

Che cos’è la numerazione automatica?

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La numerazione automatica assegna un numero sequenziale a ogni nuova scheda di attività su una lavagna. Questa numerazione è unica per la scheda e aiuta i team a fare rapidamente riferimento alle attività nelle discussioni, nei rapporti o negli aggiornamenti senza confusione.

Come attivare la numerazione automatica

1. Accesso alle impostazioni della lavagna: Fare clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo superiore destro della lavagna per aprire il menu delle impostazioni.
2. Attivare l’opzione: Nella scheda Impostazioni, attivare l’opzione Numerazione automatica delle attività.
3. Vediamolo in azione: D’ora in poi, ogni nuova scheda attività creata sulla lavagna mostrerà automaticamente un numero unico nell’area del titolo.

Perché la numerazione automatica è importante

• Riferimento rapido alle attività: I numeri facilitano il riferimento a compiti specifici durante le riunioni o la collaborazione con i colleghi.
• Comunicazione chiara: Invece di descrivere i compiti in modo dettagliato, è sufficiente fare riferimento ad essi con il numero assegnato per una comunicazione più rapida.
• Organizzazione efficiente: La numerazione dei compiti aggiunge un ulteriore livello di struttura alla vostra lavagna, rendendola più facile da monitorare e gestire.

Applicazioni reali

• Reporting del progetto: Elencare rapidamente i numeri delle attività negli aggiornamenti o nella documentazione per maggiore chiarezza.
• Discussioni di gruppo: Durante le riunioni del team, fare riferimento ai compiti con il loro numero per evitare confusione.
• Monitoraggio dei progressi: Identificare facilmente quali attività numerate sono state completate o sono ancora in corso.

Conclusione

La numerazione automatica porta semplicità e ordine nella gestione delle attività, eliminando il fastidio di tenere traccia manualmente degli identificativi delle attività. Sia che stiate gestendo un progetto complesso o un piccolo flusso di lavoro, questa funzione garantisce che ogni attività sia facilmente riconoscibile e rintracciabile.

Quando si gestiscono le attività di un progetto, i colli di bottiglia possono rallentare i progressi e rendere difficile identificare i punti in cui è necessario prestare maggiore attenzione. È qui che entrano in gioco i limiti del Work-in-Progress (WIP).

Stabilendo limiti chiari al numero di attività che possono essere in corso in un determinato momento, i limiti WIP aiutano a gestire il carico di lavoro in modo efficace, garantendo un flusso regolare di attività nei progetti.

Vediamo come funzionano i limiti WIP e come possono migliorare l’efficienza del vostro team.

Cosa sono i limiti di WIP?

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I limiti WIP stabiliscono un limite al numero di attività consentite in colonne specifiche della lavagna. Ad esempio, se una colonna è intitolata “In corso”, è possibile impostare un limite di 5 attività, per evitare che il team si sovraccarichi o perda la concentrazione.

Questo metodo si allinea alle pratiche di gestione snella dei progetti, aiutando i team a bilanciare la capacità ed evitare inutili ritardi.

Come impostare i limiti di WIP

1. Aprire le impostazioni della scheda: Fare clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra della lavagna per accedere alle impostazioni della lavagna.
2. Attivare i limiti di WIP: Nella scheda Impostazioni, attivare l’opzione “Limiti di lavoro in corso (WIP)”.
3. Impostare limiti specifici per le colonne: Accedere alla scheda Colonne e assegnare limiti WIP specifici a ciascuna colonna in base al carico di lavoro del team.

Perché i limiti di WIP funzionano

1. Prevenire il sovraccarico: Limitare i compiti assicura che il team si concentri su ciò che è già in corso prima di iniziarne di nuovi.
2. Identificare i colli di bottiglia: Quando una colonna raggiunge il suo limite WIP, è un segnale che le attività necessitano di attenzione prima che se ne aggiungano altre.
3. Migliorare il flusso delle attività: i limiti WIP aiutano il team a lavorare in modo efficiente, spostando le attività attraverso la pipeline senza sovraccaricare nessuna fase del processo.

Vantaggi nel mondo reale

• Carico di lavoro equilibrato: I team rimangono concentrati e produttivi senza lo stress di troppi compiti che si accumulano.
• Miglioramento della collaborazione: Limiti chiari incoraggiano i team a completare le attività in modo collaborativo prima di iniziarne di nuove.
• Migliore definizione delle priorità delle attività: L’attenzione si sposta naturalmente sulle attività ad alta priorità per mantenere il flusso di lavoro in movimento.

Conclusione

I limiti dei lavori in corso conferiscono struttura e chiarezza alla gestione delle attività, facilitando l’identificazione dei colli di bottiglia e il mantenimento di un flusso di lavoro costante.

La gestione dell’accesso alle bacheche dei progetti è una parte fondamentale per mantenere il lavoro organizzato e sicuro. Sia che stiate lavorando a un progetto privato di un team o a qualcosa destinato a una collaborazione più ampia, le impostazioni della privacy vi permettono di controllare chi può vedere e utilizzare le vostre bacheche.

Ecco come funziona:

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Opzioni di privacy:

• Solo persone del team:questa impostazione garantisce che solo le persone aggiunte esplicitamente alla lavagna possano vederla o interagire con essa. È perfetta per i progetti in cui la riservatezza è fondamentale, come i flussi di lavoro interni sensibili o i progetti riservati dei clienti.
• Tutti nel team dell’account:avete bisogno di un po’ di visibilità in più senza aprirla a tutto il mondo? Con questa impostazione, tutti i membri del team dell’account possono visualizzare la lavagna. È l’ideale per i progetti interni in cui la trasparenza del team è utile, ma il controllo è ancora importante.
• Chiunque abbia il link:Vuoi la massima accessibilità? Questa opzione consente a chiunque abbia il link della lavagna di visualizzarla, anche se non ha un account Kerika. Tuttavia, si tenga presente che, pur potendo vedere la bacheca, non sarà in grado di apportare modifiche a meno che non venga aggiunto esplicitamente come membro del team o amministratore.

Cose fondamentali da sapere:

• Schede pubbliche e visibilità dei file:quando si imposta una scheda su “Chiunque abbia il link”, tutti i file allegati alla scheda diventano accessibili pubblicamente. Se si utilizzano integrazioni come Google Drive, questo significa che anche i documenti saranno accessibili a chiunque abbia il link.
• Restrizioni specifiche per l’account:se si utilizza un account Google Workspace a pagamento, le politiche di Google potrebbero impedire di impostare una lavagna su “Chiunque abbia il link”. Questo garantisce la conformità ai protocolli di sicurezza dell’organizzazione.

Come regolare le impostazioni della privacy:

1. Aprire la scheda e andare su Impostazioni.
2. Nella sezione Privacy, scegliere il livello di accesso più adatto alle proprie esigenze.
3. Salvate le modifiche e siete pronti a partire!

Conclusione:
Le impostazioni della privacy consentono di gestire chi può vedere e interagire con le vostre bacheche, rendendo la collaborazione sicura e senza interruzioni. Sia che stiate condividendo con un piccolo team o che stiate aprendo una bacheca per la visualizzazione pubblica, avete il pieno controllo.

Assegnare i compiti in modo chiaro ed efficiente è la chiave di volta di un lavoro di squadra efficace. Ma c’è un problema: non tutti gli strumenti consentono di assegnare facilmente i compiti a più persone. E, diciamocelo, molte attività richiedono spesso la collaborazione di più persone per essere eseguite correttamente.

Alcuni strumenti consentono di assegnare i compiti a una sola persona, il che può lasciare i team in difficoltà nel definire le responsabilità. Tuttavia, c’è un modo per assegnare compiti a più membri del team senza sforzo, assicurando che tutti rimangano sincronizzati e che la collaborazione fluisca in modo naturale.

Ecco come funziona l’assegnazione dei compiti e come si possono suddividere i grandi compiti in parti più piccole e gestibili utilizzando le liste di controllo:

Assegnare compiti ai compagni di squadra

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In questo modo è possibile assegnare un compito a uno o più compagni di squadra, rendendolo perfetto per le responsabilità basate sul team:

1. Aprire l’attività: Fare clic sull’attività che si desidera assegnare.
2. Selezionare i membri del team: Utilizzare l’opzione Assegna questo compito per scegliere uno o più compagni di squadra.
3. Applicare l’assegnazione: L’attività apparirà ora sulla dashboard di tutti coloro a cui è stata assegnata, garantendo chiarezza e responsabilità.

Perché funziona:

• Perfetto per le attività di collaborazione che richiedono il contributo di più membri del team.
• Mantiene tutti informati e allineati sulle proprie responsabilità.

Usare le liste di controllo per assegnare le sottoattività

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Per le attività più grandi che devono essere suddivise in fasi più piccole, utilizzando le liste di controllo, è possibile assegnare le sottoattività a membri specifici del team, assicurando che ogni dettaglio venga gestito:

1. Aggiungere una lista di controllo all’attività: Aprire l’attività e spostarsi nella scheda Lista di controllo.
2. Scomposizione: aggiungete ogni sottocompito come voce della lista di controllo.
3. Assegnazione di sottoattività: Assegnate le singole voci della lista di controllo a uno o più membri del team, assicurando che ogni fase abbia un chiaro proprietario.

Perché funziona:

• Semplifica i compiti più importanti organizzandoli in fasi più piccole e attuabili.
• Assicura la responsabilità a ogni livello del compito.

Conclusione

Un’assegnazione efficiente dei compiti è fondamentale per promuovere la collaborazione e garantire la responsabilità all’interno di un team. Assegnando le mansioni a più collaboratori o suddividendole in sottocompiti più piccoli con liste di controllo, si crea chiarezza e si snelliscono i flussi di lavoro. Queste funzioni consentono ai team di rimanere organizzati, di allineare le responsabilità e di lavorare insieme senza problemi per raggiungere i loro obiettivi.

La collaborazione prospera quando tutti hanno ruoli chiari e il giusto livello di accesso. Invitare i compagni di squadra a partecipare al consiglio di amministrazione può essere un processo semplice, che garantisce che tutti, dai project manager ai progettisti e agli stakeholder esterni, possano contribuire in modo efficace.

Ecco come aggiungere compagni di squadra e gestire i loro ruoli con facilità:

Aggiunta di compagni di squadra alla scheda

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Fase 1: invitare i compagni di squadra

1. Aprire la lavagna e fare clic sull’icona del team nella barra degli strumenti.
2. Inserire l’indirizzo e-mail della persona che si desidera invitare.
3. Selezionare un ruolo per loro: Amministratore del consiglio, Membro del team o Visitatore.

Passo 2: Assegnare i ruoli

• Amministratore della Board: Se avete creato la bacheca, per impostazione predefinita siete un amministratore della bacheca. Ma si può dare il controllo completo della bacheca a qualcuno, il che include la gestione dei membri del team e delle impostazioni.
• Membro del team: Può collaborare alle attività, caricare file e contribuire al forum. Ideale per designer, sviluppatori e altri collaboratori.
• Visitatore: Accesso di sola visualizzazione. Ideale per gli stakeholder esterni o i clienti che devono solo monitorare i progressi.

Fase 3: Aggiungerli al team

Fate clic su Aggiungi e il vostro compagno di squadra entrerà immediatamente a far parte del tabellone con il ruolo che gli avete assegnato.

Vantaggi dell’accesso basato sui ruoli:

Amministrazione del consiglio: Controllo completo per i team leader

Per impostazione predefinita, il creatore della lavagna diventa l’amministratore, ma è possibile assegnare i diritti di amministratore ad altri, se necessario.

Vantaggi principali:

• Gestite i membri del team, aggiornate le impostazioni della scheda e mantenete il controllo sulla struttura della scheda.
• Ideale per progetti con più responsabili o project manager che necessitano di un controllo uniforme.
• Previene i colli di bottiglia se un singolo amministratore non è disponibile, ad esempio durante le vacanze o altre assenze.

Gli amministratori svolgono un ruolo cruciale nel mantenere il consiglio organizzato, funzionale e collaborativo, assicurando che i compiti di leadership siano gestiti senza problemi.

Membro del team: Responsabilizzare i collaboratori

I membri del team hanno a disposizione tutti gli strumenti necessari per portare a termine il lavoro. Possono collaborare alle attività, caricare file e contribuire ai progressi della lavagna.

Vantaggi principali:

• Ideale per designer, sviluppatori e altri collaboratori attivi.
• Mantiene la dinamicità del consiglio di amministrazione consentendo una collaborazione diretta e mantenendo la supervisione dell’amministrazione.

I membri del team portano avanti il progetto e sono la spina dorsale di un lavoro di squadra produttivo.

Visitatore: Tenere informati gli stakeholder

I visitatori hanno un accesso di sola visualizzazione, il che significa che possono monitorare i progressi della lavagna senza apportare modifiche.

Vantaggi principali:

• Perfetto per gli stakeholder esterni o i clienti che hanno bisogno di vedere solo gli aggiornamenti.
• Assicura la trasparenza senza compromettere la struttura o il flusso di lavoro del consiglio.

I visitatori sono ideali per tenere tutti informati senza aggiungere complessità.

Conclusione

L’aggiunta di compagni di squadra deve essere semplice e adattabile alle esigenze del team. Un sistema basato sui ruoli ben progettato garantisce una collaborazione senza intoppi, sia che si lavori con un team affiatato sia che ci si coordini con stakeholder esterni. Assegnando i ruoli giusti, è possibile creare un flusso di lavoro più efficiente e senza interruzioni per tutti i soggetti coinvolti.

Condividere i file all’interno di un team, che si tratti di mockup di design, asset di campagne o documenti tecnici, può diventare rapidamente un processo complicato. Assicurarsi che tutti abbiano i file giusti al momento giusto sembra spesso un gioco di prestigio.

La buona notizia è che la condivisione dei file non deve essere una seccatura. Organizzando e condividendo i file nel modo giusto, è possibile rendere la collaborazione perfetta, sia che si tratti di inviare un file di design al team creativo, sia che si tratti di fornire una roadmap del progetto agli stakeholder.

Ecco come ottimizzare la condivisione dei file per mantenere il team connesso e produttivo:

Allegati alle schede operative

Scoprite come funziona questa scheda operativa

Le Task Card sono perfette per condividere file legati a un’attività specifica. Ecco come funziona la condivisione dei file nelle Task Card:

1. Allegare file direttamente al compito: Caricate i file o collegate le risorse direttamente alla scheda dell’attività. I vostri colleghi possono accedere a questi file senza dover cercare nelle e-mail o in cartelle separate.
2. Accesso immediato per tutti i partecipanti: Chiunque all’interno della lavagna ha accesso immediato ai file allegati, mantenendo la collaborazione fluida ed efficiente.
3. Vantaggi della condivisione dei file: Nessuna confusione su quali file siano rilevanti per l’attività. Tutti i materiali relativi all’attività rimangono insieme, in modo che il team sappia sempre dove cercarli.

Le Task Card rendono la condivisione dei file mirata, pertinente e facilmente organizzabile.

Allegati al consiglio di amministrazione

Guardate come funziona l’attacco di questa scheda

Per i file che riguardano l’intero progetto, la soluzione migliore è rappresentata dagli allegati del consiglio di amministrazione. Ecco come funziona la condivisione dei file a livello di consiglio:

1. Caricare o collegare file per tutto il team: Aggiungete alla lavagna file o collegamenti esterni a cui tutti possono accedere, come carte di progetto, modelli condivisi o rapporti.
2. Condivisione centralizzata dei file: Tutti i membri del consiglio di amministrazione possono accedere a questi file istantaneamente, assicurando che le risorse chiave del progetto siano sempre a portata di mano.
3. Vantaggi della condivisione dei file: Perfetto per gli aggiornamenti o le risorse di tutto il team. Mantiene il progetto senza intoppi assicurando a tutti l’accesso alle stesse informazioni.

Gli allegati alla lavagna semplificano la condivisione dei file importanti per tutto il team.

Conclusione:

Una condivisione efficace dei file è essenziale per una collaborazione senza intoppi. Allegando i file a compiti specifici o centralizzando le risorse a livello di progetto, il team può rimanere organizzato e connesso senza la solita confusione o i soliti ritardi. Sia che ci si concentri su dettagli specifici di un’attività, sia che si condividano le risorse chiave di un progetto, il sistema giusto garantisce che tutti abbiano a disposizione ciò che serve quando serve.

Semplificate il vostro flusso di lavoro mantenendo i vostri file accessibili e organizzati, e rendete il lavoro di squadra efficiente come dovrebbe essere.