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Organizzare una riunione del consiglio di amministrazione può sembrare un enorme ostacolo logistico, soprattutto quando si ha a che fare con l’amministrazione della governance. Per i leader di organizzazioni commerciali e non profit, il vero attrito risiede di solito nel “board pack”.

Si tratta di una complicata raccolta di relazioni, ordini del giorno e rendiconti finanziari da distribuire e aggiornare in tempo reale. Ma non preoccupatevi, questa guida è qui per aiutarvi! Se vi state chiedendo come mettere insieme un pacchetto di riunioni in modo semplice e veloce, questo modello è proprio quello che fa per voi. Abbiamo progettato questo modello per semplificare il complicato processo di preparazione del consiglio di amministrazione. Questo modello fornisce un’area di lavoro visiva e strutturata per tutto il vostro team, sia che si trovi dall’altra parte del corridoio o del mondo.

Siete pronti a recuperare tempo e produttività? Cominciamo!

1. 1. Chi può usarlo

Questo modello è stato creato per supportare un gruppo eterogeneo di professionisti responsabili della governance di alto livello:

• Segretari aziendali e professionisti dell’amministrazione: Coloro che gestiscono la logistica e l’assemblaggio finale dei materiali della scheda.
  
• Gruppo dirigente (CEO e CFO): Leader che devono fornire aggiornamenti strategici e finanziari di alto livello.
  
• Presidenti di comitato: In particolare coloro che presiedono i comitati Audit, Rischi, Governance o Remunerazione, che devono presentare una relazione speciale.
  
• Team distribuiti: Professionisti che lavorano in fusi orari diversi e che hanno bisogno di una “singola fonte di verità” per collaborare senza perdere traccia delle versioni dei documenti.

2. Cosa comprende

I modelli Board Pack offrono un punto di partenza completo con layout visivi preconfigurati:

• Flusso di lavoro a quattro colonne: I progressi vengono monitorati attraverso le colonne Preparazione, Revisione e approvazione, Distribuzione finale e Completato.
  
• Documenti standardizzati del consiglio di amministrazione: Schede preconfigurate che includono ordini del giorno e calendari delle riunioni, relazioni dell’amministratore delegato e aggiornamenti strategici , relazioni e analisi finanziarie.
  
• Rapporti dei comitati: Sono state messe a disposizione schede dedicate per la relazione del Comitato di revisione, la relazione del Comitato rischi e conformità, la relazione del Comitato di governance e nomina e la relazione del Comitato per la remunerazione.
  
• Schede di controllo qualità: Per garantire l’accuratezza, questo modello include schede per la revisione della qualità e il controllo dei fatti del Board Pack e per la revisione dei presidenti e dei membri delle commissioni.

3. Quando si dovrebbe usare

Questo spazio di lavoro offre il miglior valore in ambienti ad alto rischio dove l’organizzazione e la sicurezza sono fondamentali:

• Riunione trimestrale del Consiglio di amministrazione: Utilizzate questo modello quando avete bisogno di un processo ripetibile e affidabile ogni tre mesi per mantenere costante il ciclo del consiglio.
  
• Coordinamento remoto del consiglio di amministrazione: Questa è la soluzione perfetta quando i direttori e il personale sono sparsi in più sedi. Kerika si occupa automaticamente della regolazione del fuso orario, in modo che tutti rimangano sincronizzati.
  
• Sicurezza dei documenti ad alto rischio: Da utilizzare quando il reparto IT richiede un controllo rigoroso degli accessi. Kerika è l’unico strumento di gestione delle attività che lascia la proprietà dei file interamente a voi, archiviando i documenti nel vostro account Google Drive, OneDrive o Box.

4. Come utilizzarlo

Organizzare la preparazione della tavola è un gioco da ragazzi con i seguenti passaggi:

1. Schede “LEGGIMI”: In cima a ogni colonna si trova una scheda “LEGGIMI”. Controllatela sempre per prima. Questa scheda contiene regole specifiche sui criteri che devono essere soddisfatti prima di aggiungere o spostare un compito alla fase successiva.
   
2. Avanzamento del flusso di lavoro: Spostare le schede di attività da Preparazione a Revisione e approvazione solo quando il contenuto iniziale è completo. Questo assicura che il team di revisione veda solo il materiale “pronto”.
   
3. Scheda CHECKLIST: Aprire ogni scheda e passare alla scheda CHECKLIST per gestire le sottoattività. Controllatele una per una per assicurarvi che non vengano trascurati dettagli come numeri o date specifiche.
   
4. Scheda APPENDICE: Utilizzare la scheda APPENDICE per caricare rapporti o fogli di calcolo direttamente nella scheda pertinente. Questi file rimangono nel vostro archivio cloud sicuro e Kerika garantisce che vengano automaticamente condivisi con le persone giuste.

Conclusione

L’utilizzo dei Board Pack Templates di Kerika garantisce che le riunioni del consiglio siano supportate da una preparazione professionale e organizzata. Poiché Kerika si integra perfettamente con Google Workspace e Microsoft 365, i diritti di accesso vengono gestiti per voi. Quando cambiate il ruolo di un utente in Kerika, il suo accesso ai file nel vostro cloud storage verrà aggiornato istantaneamente.

I membri del team ottengono l’accesso in lettura+scrittura necessario per creare i piani, mentre i direttori vengono aggiunti come visitatori con accesso in sola lettura. Passando a una lavagna visiva, potete eliminare le catene di e-mail disordinate e garantire che la vostra organizzazione mantenga i più alti standard professionali.

Avete bisogno di qualcosa di diverso?

Se questo modello non è esattamente quello che vi serve, fatecelo sapere a support@kerika.com e creeremo una versione personalizzata per voi, gratuitamente!