Alternar entre projetos em algumas ferramentas pode parecer uma tarefa árdua. Clicar em menus intermináveis, procurar o quadro certo e tentar controlar o que precisa ser feito pode se tornar exaustivo. É um processo que desperdiça tempo e drena seu foco.
Uma abordagem melhor simplifica tudo. Imagine alternar facilmente entre projetos, verificar o que está pendente, ficar por dentro das atualizações ou se concentrar nas tarefas atribuídas — tudo com apenas um clique. Sem distrações, sem complicações, apenas uma maneira mais tranquila de se manter organizado.
Quer ver como isso pode transformar seu fluxo de trabalho? Vamos explicar passo a passo.
Troca de projetos contínua:
Passos rápidos para começar
Clique noQuadros Abertosbotão no menu superior.
Navegue pelos seus quadros, agrupados por conta ou classificados em visualizações especiais.
Escolha a placa que você precisa e pronto: sem etapas extras, sem confusão.
Como funcionam as opções:
O que me foi atribuído:Perfeito para se concentrar em suas tarefas.
O que está por vir: Mantenha o controle dos prazos e resolva as tarefas de alta prioridade primeiro.
O que há de novo e atualizado:Fique por dentro das atualizações recentes sem precisar ficar vasculhando todos os quadros.
Veja os quadros compartilhados em resumo:Os quadros compartilhados são agrupados por contas, facilitando a navegação em projetos compartilhados com você por colegas de equipe, clientes ou colaboradores.
Por que você vai adorar
Economiza seu tempo:Chega de ficar procurando a prancha certa. Vá direto ao que importa.
Mantém você focado:Com atalhos comoO que está por vir, você pode priorizar seu dia sem se sentir disperso.
Simplifica seu fluxo de trabalho:Alternar entre projetos é tão suave que parece natural e sem esforço.
Como isso ajuda em cenários da vida real
Fazendo malabarismos com várias equipes:Se você gerencia equipes diferentes, pode facilmente verificar o progresso delas alternando entre os quadros.
Comece bem o seu dia:Usar O que me foi atribuídopara começar o seu dia com um plano de jogo claro.
Acompanhando as mudanças:Precisa se atualizar? ConfiraO que há de novo e atualizadoe veja todas as últimas mudanças rapidamente.
Colaboração sem esforço:Acesse rapidamente quadros compartilhados para atualizações e colaboração contínuas com clientes ou outras equipes.
Conclusão
Ferramentas de navegação integradas tornam o gerenciamento de múltiplos projetos e quadros compartilhados simples e eficiente. Seja para acompanhar prazos, ficar por dentro de atualizações ou explorar um espaço de trabalho compartilhado, tudo o que você precisa permanece organizado e facilmente acessível.
Em um mundo em que a satisfação do cliente pode fazer ou desfazer um negócio, nunca é demais enfatizar a importância de um programa de satisfação do cliente sistemático e orientado para resultados. Não se trata apenas de resolver problemas quando eles surgem. Trata-se de antecipar problemas, orientar os clientes em sua jornada e garantir que eles obtenham resultados significativos. O problema é que, sem a estratégia certa, até mesmo a equipe mais dedicada pode fracassar.
Imagine sua equipe de atendimento ao cliente gerenciando um grande número de tíquetes, solicitações de recursos e relatórios de bugs e, ao mesmo tempo, continuando a se comunicar ativamente com os clientes. Esse ato de equilíbrio exige mais do que boa vontade. Você precisa de estrutura, clareza e ferramentas para reunir tudo isso.
Não importa se você é uma startup em crescimento ou uma empresa experiente, oferecemos um guia passo a passo para aprimorar o atendimento ao cliente. Você receberá conselhos práticos sobre tudo, desde o gerenciamento de tíquetes recebidos até a melhoria dos tempos de resposta e do envolvimento do cliente.
Vamos dar uma olhada no que é necessário para implementar um programa de resposta ao cliente que não apenas resolva problemas, mas também produza resultados duradouros.
Etapas essenciais para criar um programa sólido de atendimento ao cliente
A criação de um programa sólido para o sucesso do cliente requer uma abordagem estruturada que possa ser ampliada e adaptada a longo prazo. Aqui estão as etapas básicas a serem seguidas, com base nas práticas recomendadas e em pesquisas do setor.
1. Defina metas claras e critérios de sucesso.
Comece esclarecendo o que você deseja alcançar com seu programa de sucesso do cliente. Você quer aumentar a fidelidade do cliente, aumentar as vendas ou melhorar a satisfação do cliente? Definir metas claras e medidas de sucesso correspondentes dá à sua equipe um propósito claro.
De acordo com uma pesquisa da HubSpot, as empresas que definem métricas de sucesso claras têm maior probabilidade de obter bons resultados em termos de fidelidade do cliente. Objetivos claros e métricas de sucesso dão às equipes metas claras, melhoram a comunicação e aumentam a satisfação e a fidelidade do cliente.
Observação: A definição de metas vagas ou não mensuráveis pode levar à confusão e à perda de foco. Certifique-se de que todas as suas metas sejam SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado).
2. Crie um mapa completo da jornada do cliente.
Compreender cada estágio da jornada do cliente é essencial. Mapeie uma jornada típica do cliente, desde o início do contrato até a renovação, e identifique os principais pontos de contato em que sua equipe pode agregar valor. O mapeamento também deve incluir possíveis pontos problemáticos e oportunidades para melhorar a experiência do cliente. De acordo com uma pesquisa da Association of Customer Experience Experts , os mapas de jornada ajudam a melhorar a coordenação entre diferentes equipes e a tomada de decisões centradas no cliente.
Tenha cuidado: ignorar pontos problemáticos ocultos ou não atualizar seu mapa de jornada à medida que seus produtos e serviços evoluem pode levar a expectativas desalinhadas dos clientes.
3. implementar uma estratégia de comunicação ativa
A comunicação proativa é a chave para evitar problemas e ganhar a confiança do cliente. Estabeleça protocolos de comunicação que permitam que sua equipe entre em contato com os clientes em momentos críticos para que você possa responder proativamente aos problemas antes que eles se tornem problemas. De acordo com a Gallup, os clientes totalmente engajados obtêm maior participação na carteira, lucratividade e vendas do que a média dos clientes.
A ressalva é que o excesso de comunicação pode sobrecarregar os clientes e a falta dela pode fazer com que eles se sintam negligenciados. Você precisa encontrar o equilíbrio certo com base nas preferências e no feedback de seus clientes.
4. treinar sua equipe regularmente
O treinamento contínuo e o desenvolvimento de habilidades são essenciais para manter sua equipe de atendimento ao cliente competente e eficiente. Sessões regulares de treinamento sobre atualizações de produtos, técnicas de atendimento ao cliente e habilidades avançadas de comunicação permitirão que sua equipe ofereça um excelente serviço e resolva problemas complexos com facilidade.
Aviso: O treinamento sem aplicação prática e feedback pode ser ineficaz. As sessões de treinamento devem ser interativas, permitir dramatizações e fornecer feedback para garantir que os conceitos sejam compreendidos e aplicados.
5. analisar e adaptar o feedback
Coletar e analisar regularmente o feedback dos clientes para entender suas necessidades, expectativas e satisfação. Esse feedback nos ajuda a aprimorar nossos produtos e serviços e a identificar melhorias em nossos processos de satisfação do cliente.
Observação: O feedback deve ser acionável. Não basta simplesmente coletar dados; eles devem ser informações que possam levar a mudanças concretas que melhorem a satisfação do cliente e o desempenho dos negócios.
6. comemorar os sucessos e reconhecer os desafios.
Crie uma cultura em que o sucesso seja comemorado e os desafios sejam reconhecidos. Reconhecer os esforços da equipe e aprender com os fracassos promove um ambiente de trabalho positivo e incentiva a melhoria contínua.
Aviso: as recompensas devem ser justas e inclusivas. Concentrar-se apenas em realizações específicas ou em membros específicos da equipe pode gerar ressentimento e diminuir o moral da equipe.
7. Use as ferramentas certas
O uso de ferramentas avançadas de gerenciamento de tarefas é essencial para a criação de uma estratégia eficaz para o sucesso do cliente. Essas ferramentas dão suporte às equipes de atendimento ao cliente, organizando as interações com os clientes, simplificando os fluxos de trabalho e garantindo resoluções rápidas. As atualizações em tempo real e os recursos de colaboração promovem uma abordagem proativa do atendimento ao cliente, permitindo que as equipes respondam rapidamente às necessidades dos clientes e melhorem a experiência de atendimento.
Observação: é importante escolher uma ferramenta que seja intuitiva, econômica e flexível, sem acrescentar complexidade e custos desnecessários à sua equipe. A ferramenta certa deve se integrar perfeitamente aos seus processos existentes para aumentar a eficiência sem interromper seu fluxo de trabalho.
Vamos dar uma olhada mais de perto em como você pode agilizar bastante o atendimento ao cliente com as ferramentas certas. Ao integrar um sistema robusto de gerenciamento de tarefas, você pode melhorar a capacidade da sua equipe de gerenciar o fluxo de trabalho e responder rapidamente às necessidades dos clientes. Esta visão geral prática o ajudará a entender os benefícios específicos que essas ferramentas oferecem para situações cotidianas de sucesso do cliente.
Use as ferramentas certas
Analisamos as aplicações práticas das ferramentas de gerenciamento de atividades e mostramos como uma equipe as utiliza para aprimorar seu programa de sucesso do cliente.
Uma visão geral do painel de gerenciamento de atividades estruturadas mostra o sistema projetado para otimizar o desempenho do sucesso do cliente. O painel é dividido em várias seções, incluindo “Novos tíquetes”, “Solicitações de recursos” e “Erros “, cada uma dedicada a rastrear e gerenciar diferentes tipos de interações com o cliente.
Essa abordagem estruturada garante que todas as dúvidas e problemas dos clientes sejam registrados e tratados rapidamente, resultando em tempos de resposta mais rápidos e maior satisfação geral do cliente.
A equipe usa planilhas para ter uma visão clara das atividades atuais e para gerenciar prioridades e recursos de forma eficaz. Por exemplo, novos tíquetes são atribuídos rapidamente para garantir que as solicitações não sejam ignoradas, e as solicitações de recursos são monitoradas cuidadosamente para implementar atualizações de produtos que atendam às necessidades dos clientes.
Isso não apenas torna os fluxos de trabalho mais eficientes, mas também promove uma abordagem proativa do atendimento ao cliente e estabelece as bases para a próxima seção, que analisa mais detalhadamente como cada elemento contribui para o sucesso da sua equipe.
Mais informações sobre o Conselho de Sucesso do Cliente
O tratamento eficiente de novas solicitações de clientes começa com a criação de uma planilha de atividades para cada novo tíquete. Por exemplo, um formulário como “Group Discount” (Desconto para grupos) é usado para tratar de solicitações especiais e contém informações essenciais, como a consulta do cliente ou detalhes de contato.
Essa abordagem permite que a equipe acompanhe e priorize essas solicitações desde a entrada até a resolução, garantindo uma resposta rápida e alta satisfação do cliente.
2. Uso de colunas para personalizar seu fluxo de trabalho
A coordenação das colunas de fluxo de trabalho é essencial para gerenciar com eficácia as interações com os clientes. Ao definir colunas específicas, como “Novo tíquete ” ou “Tíquete aberto “, sua equipe pode simplificar o processo desde a consulta inicial até a resolução.
Essa adaptabilidade significa que você pode adicionar, remover e reconfigurar colunas para organizar seus fluxos de trabalho, responder às mudanças de prioridades e gerenciar com eficiência as necessidades dos clientes.
Validação da redução do fluxo de trabalho
Ao redimensionar os cartões de tarefas para que apenas o título fique visível, os membros da equipe têm uma visão geral do cartão sem perder os detalhes.
Essa visão geral é especialmente útil para monitorar o progresso geral, identificar gargalos e garantir que o departamento administrativo não fique sobrecarregado de trabalho. Eles podem avaliar rapidamente e realocar recursos, se necessário, para manter os fluxos de trabalho equilibrados e eficientes.
4. liderança dos membros da equipe no conselho
Com a capacidade de adicionar membros da equipe e definir funções específicas, como administrador, membro da equipe, visitante e outras, todos entendem suas responsabilidades e têm acesso apenas às informações necessárias para realizar suas tarefas.
Esse recurso promove a colaboração ao definir claramente as funções e protege os dados confidenciais com controles de acesso adequados.
Por exemplo, os membros da equipe podem receber tarefas de rotina, enquanto os visitantes só podem ter direitos de visualização. Isso é ideal para partes interessadas externas ou auditores que precisam de informações, mas não podem fazer alterações.
5. unificar a comunicação por meio de bate-papo no carro
Isso permite que os membros da equipe troquem informações rapidamente, forneçam e recebam ajuda e acompanhem o progresso uns dos outros sem sair da plataforma. Toda a comunicação relacionada à atividade geral do fórum pode ser gerenciada no mesmo espaço de trabalho, melhorando a clareza e reduzindo o tempo gasto na busca de informações em diferentes canais.
Essa abordagem centralizada melhora as interações e ajuda as equipes a se concentrarem em tarefas e metas.
6. Gerenciamento centralizado de arquivos para acesso transparente
O sistema de gerenciamento de arquivos do conselho permite que os membros da equipe façam upload, criem e vinculem documentos diretamente, e suporta uma ampla variedade de tipos de documentos, incluindo Google Docs, planilhas e muito mais. Os arquivos são armazenados de forma segura em uma unidade dedicada para facilitar o acesso e a segurança.
Essa solução elimina a necessidade de soluções de armazenamento externo e garante que tudo o que você precisa esteja facilmente acessível e protegido dentro do ecossistema do seu projeto.
7.Destacar e priorizar o que é importante.
A capacidade de marcar e priorizar tarefas importantes em uma sala de reunião é essencial para manter a eficiência. Se você puder ver as tarefas urgentes imediatamente, poderá gerenciá-las com eficiência e concluí-las no prazo.
Por exemplo, é possível filtrar para exibir apenas tarefas atrasadas, tarefas de alta prioridade e tarefas atribuídas a membros específicos da equipe, para que você possa gerenciar melhor sua carga de trabalho e garantir que tarefas importantes sejam concluídas no prazo.
8. Faça o ajuste fino dos parâmetros do disco para obter o controle ideal.
O ajuste fino das configurações da planilha é essencial para gerenciar o fluxo de trabalho da sua equipe. Ao personalizar esses elementos, você pode criar um espaço de trabalho organizado, controlar quem pode ver o quadro branco, limitar as tarefas em andamento para gerenciar com eficácia o fluxo de trabalho e habilitar a numeração automática de tarefas para melhor acompanhá-las.
Também é possível gerenciar rótulos e colunas no quadro branco, permitindo que a sua equipe personalize o ambiente de acordo com seus processos e necessidades.
Divisão dos tíquetes dos clientes em etapas gerenciáveis
Essa dica de sucesso no atendimento ao cliente é excelente para dividir as necessidades dos clientes em etapas específicas e realizáveis, de modo que cada interação com um cliente seja completa. Essa abordagem estruturada agiliza os fluxos de trabalho do atendimento ao cliente:
Descrição do tíquete na guia Detalhes: cada tíquete em um quadro, como “Transferência de equipe”, tem uma guia de detalhes. Essa guia fornece uma descrição completa do problema ou da solicitação do cliente e especifica as ações e metas necessárias. Isso garante que todos os membros da equipe tenham uma visão clara do escopo da solicitação do cliente.
Defina os status das etiquetas para acompanhar o progresso: Você pode usar uma tabela para exibir o status de cada etiqueta. Isso lhe dá uma visão clara do status de um trabalho do cliente, para que os membros da equipe possam rastrear atrasos ou complicações e resolvê-los com eficiência.
Listas de verificação de ações: os problemas complexos dos clientes são divididos em subatividades em uma lista de verificação. Esse método garante que todos os elementos do tíquete sejam tratados sistematicamente para assegurar a resolução completa e a satisfação do cliente.
Cronogramas para manter os níveis de serviço: Defina cronogramas para cada tíquete para garantir que as respostas e soluções sejam fornecidas no prazo. Isso permite que a sua equipe priorize e cumpra efetivamente os acordos de nível de serviço com os clientes.
Categorização fácil por tags: Os tíquetes recebem tags relevantes, como problemas de alta prioridade, problemas comuns e outros, para ajudar a organizar e priorizar seu fluxo de trabalho. Com esse recurso, você pode filtrar e gerenciar centralmente os tíquetes que exigem uma resposta rápida ou aqueles que se enquadram em uma categoria específica.
Guia “Chat” para discussões sobre tíquetes específicos: a guia “Chat” centraliza todas as discussões vinculadas a um tíquete específico, permitindo que os membros da equipe colaborem diretamente nos problemas. Esse recurso simplifica a comunicação e acelera a resolução de problemas.
Atribua tarefaspara esclarecer a responsabilidade: A atribuição de rótulos a membros específicos da equipe deixa claro quem é responsável por cada problema. Atribuições claras de tarefas evitam a duplicação e garantem a responsabilidade da equipe.
Guia Anexos: A guia Anexos permite que os membros da equipe armazenem todos os documentos relevantes diretamente na Tiket. Esse armazenamento centralizado de arquivos facilita o acesso a todas as informações relevantes e as vincula ao arquivo correto do cliente.
Ao desenvolver esses recursos, os governos podem organizar com eficiência o gerenciamento de fraudes de clientes e capacitar melhor suas equipes para gerenciar de forma sistemática e eficiente os fluxos de trabalho de atendimento ao cliente.
Conclusão
Os recursos comprovados do Customer Success Board provam que a tecnologia, combinada com o gerenciamento estratégico do fluxo de trabalho, pode melhorar significativamente a eficiência e a eficácia das equipes. Com recursos avançados, como segmentação de tarefas, gerenciamento de comunicação, priorização de tarefas e gerenciamento de arquivos, as equipes podem atender aos clientes como nunca antes.
A implementação dessas estratégias não apenas melhora a eficiência no local de trabalho, mas também aprimora a experiência do cliente e promove a fidelidade para impulsionar o sucesso no ambiente competitivo de hoje.
Erros acontecem e, às vezes, excluímos algo acidentalmente. Portanto, a proteção é essencial para garantir que você não perca nada valioso para sempre.
Quando uma tarefa é excluída, ela não desaparece permanentemente, mas é movida para Excluída no quadro. Isso proporciona uma rede de segurança que lhe permite revisitar ou restaurar a ação, se necessário. Somente os administradores têm a capacidade de excluir permanentemente uma atividade.
Essa solução garante a responsabilidade e, ao mesmo tempo, mantém a flexibilidade. Os membros da equipe podem excluir tarefas sabendo que elas podem ser restauradas se necessário, mas a exclusão permanente exige a supervisão de um administrador.
1. a guia [Lixeira] continua sendo a guia [Excluir].
Quando uma tarefa é excluída, ela não desaparece para sempre; em vez disso, ela é movida para a coluna Excluída e permanece lá até que a próxima ação seja executada.
Restaurar atividades a qualquer momento: Qualquer pessoa no quadro pode restaurar as atividades excluídas se encontrar um erro.
Sem pressão: você não precisa se preocupar com cliques acidentais ou decisões precipitadas.
2. somente o conselho de administração pode removê-lo permanentemente.
Quando chegar a hora de limpar permanentemente as colunas excluídas, o administrador poderá tomar medidas para remover a atividade permanentemente.
Proteção extra: você pode restringir essa permissão aos administradores para evitar que as atividades sejam excluídas permanentemente sem uma avaliação cuidadosa.
Responsabilidade clara: esse recurso adiciona uma camada de gerenciamento e pode evitar que atividades importantes sejam perdidas devido a ações não intencionais.
Por que isso é importante?
Evitar a perda de trabalhos importantes A coluna excluída funciona como uma rede de segurança, permitindo que os membros da equipe excluam tarefas sem medo de perdê-las para sempre. As tarefas ainda podem ser recuperadas até que um administrador decida, oferecendo flexibilidade e segurança.
Controle de manutenção O conselho de manutenção tem autoridade para supervisionar as remoções permanentes e garante que apenas as tarefas desnecessárias ou duplicadas sejam removidas. Essa estrutura ajuda a manter a clareza e a organização do projeto.
Promoção da responsabilidade Ao limitar o direito de remoção permanente, as equipes são incentivadas a gerenciar cuidadosamente suas atividades, reduzir erros e promover um sistema de confiança e transparência. Essa abordagem promove a confiança e a responsabilidade em todas as áreas.
Conclusão
As tarefas excluídas podem ser restauradas até que um administrador tome uma ação, garantindo segurança, responsabilidade e controle. Essa abordagem evita a perda inadvertida e ajuda a manter os fluxos de trabalho organizados e seguros.
Às vezes, um quadro ocupado pode parecer um labirinto, especialmente quando você está fazendo malabarismos com tarefas de prioridades variadas. O recurso Highlight facilita a eliminação do ruído, permitindo que você filtre e enfatize visualmente as tarefas que atendem a critérios específicos.
Veja como usar esse recurso para ficar em dia com seus projetos:
Como usar o recurso de destaque
1. Acesse a opção Realçar
Clique no ícone de destaque em seu quadro.
2. Escolha o que destacar
Selecione entre opções predefinidas ou crie filtros personalizados:
O que está atribuído a mim: Veja instantaneamente todas as tarefas atribuídas a você, para que possa ficar em dia com suas responsabilidades.
O que precisa de atenção: Destaca as tarefas que podem exigir acompanhamento ou que têm prazos futuros, garantindo que nada seja esquecido.
O que está marcado como de alta prioridade ou crítico: Concentre-se nas tarefas que são essenciais para o sucesso do projeto.
O que está atrasado: Identifica claramente as tarefas que já passaram da data de vencimento, ajudando-o a resolver os atrasos rapidamente.
Destaque personalizado: Crie filtros personalizados combinando parâmetros como responsáveis, status da tarefa, datas de vencimento, prioridades e tags. Você pode usar um ou vários filtros ao mesmo tempo para descobrir o que é mais importante para você no quadro.
Por que funciona
Concentre-se em suas tarefas com “What’s Assigned to Me “Filtre as tarefas atribuídas a você para se concentrar em suas responsabilidades sem ser desviado por outros itens no quadro. É uma maneira eficiente de manter o controle de sua carga de trabalho pessoal.
Identifiqueo trabalho urgente com “O que precisa de atenção “Destaque as tarefas que exigem foco imediato, seja devido a um prazo próximo ou a um progresso estagnado. Esse filtro o ajuda a identificar gargalos e a manter o ritmo do projeto.
Mantenha-se no topo do trabalho crítico com “O que está marcado como de alta prioridade ou crítico “As tarefas de alta prioridade exigem atenção. Essa opção garante que o trabalho crucial receba o foco que merece, ajudando você a conduzir o projeto ao sucesso.
Identifiquerapidamente as tarefas atrasadas e tome medidas realocando recursos ou acompanhando os membros da equipe para colocá-los de volta nos trilhos.
Personalize seu fluxo de trabalho com destaques personalizadosOrecurso de destaque personalizado permite que você defina várias condições, como mostrar tarefas atribuídas a uma pessoa específica, marcadas como “Precisa de revisão” e com vencimento em uma semana. Adapte essas configurações para criar uma visualização de foco personalizada que se adapte ao seu fluxo de trabalho específico.
Conclusão
Com o recurso Highlight, você pode eliminar as distrações e se concentrar no que importa, garantindo um fluxo de trabalho claro e eficiente. Seja gerenciando sua carga de trabalho ou supervisionando toda a equipe, os destaques o ajudam a manter a produtividade e o foco.
Um fluxo de trabalho de help desk bem projetado é a espinha dorsal de um suporte excepcional ao cliente. Ele garante uma comunicação tranquila, resolução mais rápida de problemas e maior satisfação do usuário. Seja para lidar com solicitações internas ou consultas de clientes externos, um fluxo de trabalho eficiente ajuda as equipes a se manterem organizadas e concentradas em oferecer uma experiência de suporte perfeita.
No entanto, a criação de um fluxo de trabalho eficaz tem seus desafios. As equipes geralmente enfrentam problemas como perda de tíquetes, priorização de tarefas pouco claras e gargalos na comunicação. Sem um sistema estruturado, resolver prontamente os problemas dos clientes pode parecer uma tarefa árdua, levando a usuários frustrados e equipes insatisfeitas.
Neste artigo, orientaremos você nas etapas essenciais para criar um fluxo de trabalho de help desk, abordaremos as possíveis preocupações que podem impedir seu sucesso e apresentaremos as ferramentas certas para criar um fluxo de trabalho que realmente funcione:
Etapas essenciais e armadilhas comuns para criar um fluxo de trabalho sólido de Help Desk
Um fluxo de trabalho de Help Desk bem definido é crucial para operações de suporte tranquilas, tempos de resposta reduzidos e satisfação excepcional do usuário. Para estabelecer um fluxo de trabalho de Help Desk robusto e eficiente, siga estas etapas fundamentais:
1. Defina objetivos e escopo claros
Identifique o objetivo principal de seu fluxo de trabalho. Você está lidando com problemas internos, suporte externo ou ambos? Defina claramente o escopo para alinhar as prioridades e estabelecer metas realistas. Estabeleça acordos de nível de serviço (SLAs) para definir as expectativas de tempo de resposta e resolução.
Cuidado com: objetivos pouco claros que podem levar a um fluxo de trabalho ineficiente e à baixa satisfação do usuário.
2. Criar uma base de conhecimento abrangente
Crie um recurso valioso para a sua equipe e para os usuários, analisando os problemas recorrentes e desenvolvendo conteúdo claro e pesquisável, como perguntas frequentes, guias passo a passo e dicas de solução de problemas.
Atenção: o compartilhamento ineficaz de conhecimento pode levar a tempos de resolução mais longos e à frustração.
3. Centralizar o tratamento de solicitações
Crie um único repositório para gerenciar todas as solicitações recebidas, garantindo que nenhum problema seja perdido. Esse sistema centralizado elimina o risco de dados dispersos e ajuda a manter uma abordagem organizada para a resolução de problemas.
Fique atento a: tratamento caótico de solicitações sem um sistema centralizado, o que leva a esforços perdidos ou duplicados.
4. Categorizar e priorizar tarefas
Divida as solicitações por urgência, tipo ou departamento. A categorização das tarefas ajuda a sua equipe a se concentrar nos problemas de alta prioridade, mantendo as solicitações de menor prioridade visíveis e no caminho certo.
Fique atento: a categorização manual pode ser propensa a erros e inconsistente, levando a atrasos no tratamento de problemas críticos.
5. Definir responsabilidades e funções claras
Atribua funções específicas aos membros da equipe para garantir a responsabilidade. Defina quem lida com as consultas de primeira linha, quem encaminha e resolve problemas complexos e quem é responsável pelas atualizações da base de conhecimento.
Lembre-se: a ambiguidade nas funções e responsabilidades pode gerar confusão e atrasos.
6. Monitorar e avaliar o desempenho
Acompanhe as principais métricas, como tempo de resolução, tempo de resposta e satisfação do cliente. Avalie regularmente o desempenho da sua equipe e obtenha feedback dos usuários para identificar áreas de melhoria.
Não se esqueça: a visibilidade limitada do desempenho do fluxo de trabalho pode dificultar a identificação e a solução de gargalos.
Usando as ferramentas certas para superar os desafios do Help Desk
Um sistema de help desk claro e organizado é essencial para garantir a resolução eficiente de problemas, e esse espaço de trabalho visual demonstra como os desafios podem ser enfrentados de frente. Vamos dar uma olhada rápida em como essa equipe está gerenciando seu fluxo de trabalho para se manter à frente.
Esse quadro oferece uma visão direta das tarefas em diferentes estágios. As solicitações são registradas em “Things to Do”, onde são categorizadas e priorizadas com base na urgência.
As tarefas são movidas sem problemas para a coluna “Fazendo” quando estão em andamento, permitindo que a equipe se concentre nos problemas ativos sem perder de vista o que está por vir. As tarefas concluídas são arquivadas na seção “Completed” (Concluído), o que dá uma ideia do progresso e mantém o espaço de trabalho organizado.
Rótulos visuais como “Precisa de revisão”, “Em andamento” e “Precisa de retrabalho” facilitam a identificação de tarefas que exigem ação imediata, enquanto as datas de vencimento garantem que nada passe despercebido. Ao centralizar as solicitações, organizá-las de forma eficaz e criar um fluxo de trabalho claro, essa equipe evita o caos de ferramentas de comunicação dispersas, como e-mail ou bate-papo.
A seguir, vamos nos aprofundar em como esse espaço de trabalho funciona, detalhando seus recursos para mostrar como criar um sistema de help desk eficaz para sua equipe:
Dê uma olhada mais de perto neste quadro de fluxo de trabalho do Help Desk
Este quadro de fluxo de trabalho do Help Desk é um excelente exemplo de como a organização estruturada e um layout claro podem simplificar o gerenciamento das tarefas de suporte. Cada seção foi projetada propositadamente para facilitar o processamento de solicitações e, ao mesmo tempo, promover a responsabilidade e a colaboração.
1. Capture e organize todas as solicitações
A coluna “Things to Do” é o ponto de partida, onde todas as solicitações recebidas são capturadas. Desde a redefinição de senhas até a solução de problemas de conectividade, cada tarefa é um único item acionável que garante que nenhuma solicitação seja perdida. Essa abordagem centralizada proporciona clareza e permite que a equipe estabeleça prioridades de forma eficaz.
2. Adapte as etapas do fluxo de trabalho às suas necessidades
As colunas representam diferentes estágios do progresso da tarefa, como “Things to Do”, “Doing” e “Completed”. Elas podem ser renomeadas, reordenadas ou personalizadas para se adequar ao fluxo de trabalho específico da sua equipe, tornando as transições entre os estágios intuitivas e eficientes.
3. Controle de acesso e permissões
Gerencie quem pode visualizar e editar o quadro atribuindo funções. Os membros da equipe podem ter privilégios de edição para atualizar tarefas, enquanto as partes interessadas podem se limitar a visualizar o progresso. Isso elimina a confusão, garante que as responsabilidades sejam claras e mantém o fluxo de trabalho seguro.
4. Centralizar a comunicação
As discussões da equipe acontecem diretamente no quadro. Em vez de ficar fazendo malabarismos com e-mails ou ferramentas de bate-papo, você pode comentar em tarefas específicas para esclarecer detalhes ou fornecer atualizações. Isso mantém toda a comunicação relevante, acessível e vinculada à tarefa apropriada.
5. Simplificar o compartilhamento de recursos
Com os recursos de upload de arquivos, os manuais do usuário, os guias de solução de problemas e outros recursos podem ser anexados às tarefas. Isso elimina o tempo perdido na busca de documentos dispersos e garante que todos tenham acesso aos materiais de que precisam.
6. Priorizar com clareza
A priorização de tarefas é fácil com rótulos incorporados para urgência. Seja marcando as tarefas como “Críticas”, “Alta Prioridade” ou “Normais”, esses indicadores visuais garantem que a equipe saiba o que deve ser abordado primeiro, mantendo o fluxo de trabalho no caminho certo.
7. Manter o foco com filtros
Os filtros permitem que você classifique e identifique rapidamente as tarefas que precisam de atenção imediata. Se estiver procurando por tarefas atrasadas, itens não atribuídos ou problemas sinalizados para revisão, esses filtros garantem que nada importante seja esquecido.
Dividir as tarefas em etapas menores e acionáveis é essencial para manter a clareza e garantir uma execução tranquila. O cartão de tarefas do quadro de demonstração centraliza todas as informações relevantes, facilitando o gerenciamento eficiente das tarefas. Veja como ele ajuda:
Guia Detalhes: Fornece uma descrição e objetivos claros da tarefa, garantindo que todos os membros da equipe entendam o escopo e a finalidade da tarefa (por exemplo, instalar software no computador de um usuário).
Listas de verificação: Divide as tarefas em etapas acionáveis, como o download do software, a ativação da licença, o teste da funcionalidade e o treinamento do usuário.
Prioridade e prazos: Ajuda a priorizar as tarefas (por exemplo, críticas, de alta prioridade) e exibe os prazos de forma destacada para garantir a conclusão em tempo hábil.
Atribuição de funções: Atribui tarefas a membros específicos da equipe, promovendo a responsabilidade e a transparência.
Anexos de arquivos: Centraliza recursos como pacotes de instalação, manuais e chaves de licença, eliminando o tempo perdido na busca de arquivos.
Comentários: Facilita a comunicação específica da tarefa para manter as discussões focadas e relevantes.
Atualizações de status: Acompanha o progresso com rótulos como Em andamento, Precisa de revisão ou Bloqueado, mantendo a equipe alinhada.
Etiquetas e categorias: Organiza as tarefas com rótulos (por exemplo, Solução de problemas, Auditoria de segurança) para facilitar a filtragem e o gerenciamento.
Com todas as ferramentas e recursos projetados para simplificar o processo de Help Desk, o Kerika garante que você possa gerenciar tarefas, colaborar com eficiência e manter informações centralizadas para a sua equipe.
Seja para priorizar tarefas críticas, acompanhar o progresso ou promover a comunicação da equipe, o Kerika oferece a solução perfeita para simplificar e executar seu fluxo de trabalho com eficiência.
Concluindo:
Seguindo uma abordagem estruturada, definindo objetivos, estabelecendo uma base de conhecimento, priorizando tarefas e promovendo a colaboração, você pode simplificar suas operações e oferecer suporte excepcional aos seus usuários.
Quer esteja lidando com problemas urgentes de TI ou planejando iniciativas de suporte de longo prazo, o Kerika garante que seu Help Desk funcione sem problemas. Comece hoje mesmo e veja a diferença que um fluxo de trabalho organizado e eficiente pode fazer!
O gerenciamento de vários projetos pode levar rapidamente a um espaço de trabalho desordenado, o que torna difícil manter o foco no que é mais importante. Os quadros de arquivamento oferecem uma maneira fácil de mover projetos concluídos ou inativos para longe da vista, mantendo-os acessíveis para referência futura.
Veja mais detalhes sobre como os quadros de arquivamento podem ajudá-lo a se manter organizado:
Como arquivar quadros
1. Mover um quadro para o arquivo
Clique nos três pontos do quadro que você deseja arquivar.
Selecione Mover para arquivo no menu suspenso.
2. Acessar quadros arquivados
Use a caixa de seleção Incluir do arquivo em sua visualização inicial para exibir quadros arquivados.
Recupere quadros arquivados a qualquer momento para referência ou reutilização.
Quando arquivar os quadros
Conclusão do projeto: Quando um projeto estiver concluído e não exigir gerenciamento ativo, arquive seu quadro para limpar seu espaço de trabalho.
Projetos inativos: Arquiva temporariamente os quadros de projetos que estão em espera ou aguardando aprovação.
Foco nas tarefas ativas: O arquivamento mantém sua visualização inicial simplificada, garantindo que apenas as tarefas atuais e relevantes estejam visíveis.
Por que funciona
Organize seu espaço de trabalho: Concentre-se apenas nos quadros e tarefas ativos.
Acesso rápido a projetos anteriores: Armazene com segurança os quadros concluídos ou em pausa para referência futura.
Fluxo de trabalho simplificado: Mantenha sua visualização inicial limpa e organizada para aumentar a produtividade.
Conclusão
O arquivamento de quadros é uma maneira simples, porém eficaz, de organizar seu espaço de trabalho, permitindo que você se concentre no que é mais importante e, ao mesmo tempo, mantenha projetos anteriores acessíveis. Sejam tarefas concluídas ou iniciativas em pausa, o arquivamento garante que seu fluxo de trabalho permaneça simplificado e organizado sem perder informações valiosas.
Um modelo de negócios sólido é a pedra angular de qualquer negócio próspero: ele descreve como sua empresa cria, fornece e sustenta valor para clientes e partes interessadas.
Entretanto, a elaboração de um modelo de negócios robusto é um processo complexo. Ele requer a compreensão dos clientes, a definição da proposta de valor principal, a exploração de fluxos de receita e a coordenação com equipes e partes interessadas.
Entendemos esses obstáculos porque também os enfrentamos e, com base em nossas experiências ao longo dos anos, criamos um modelo simples e viável do qual você também pode se beneficiar.
Neste artigo, vamos orientá-lo por meio de etapas práticas para criar um modelo de negócios que funcione
Etapas essenciais para criar um modelo de negócios sólido:
1. Identificar segmentos de clientes
Comece entendendo seu público. A divisão de seus clientes potenciais em segmentos específicos com base em dados demográficos, comportamentos e preferências pode ajudá-lo a criar ofertas que realmente repercutam em diferentes comunidades de pessoas que poderiam usar seu produto.
A pesquisa é fundamental aqui; faça uma pesquisa com clientes potenciais ou analise os dados existentes para identificar a quem você está atendendo e o que eles mais precisam. Você pode usar os dados disponíveis no Statista para entender melhor a quem você vai atender.
Depois de saber quem são seus clientes, é hora de descobrir o que faz seu produto ou serviço se destacar. Sua proposta de valor deve abordar claramente os problemas que seu público enfrenta e como você os resolve melhor do que qualquer outra pessoa. Não se preocupe se não estiver perfeita na primeira vez; essa etapa se beneficia da iteração e do feedback do cliente.
Aqui está um modelo que criamos para lhe dar um bom começo na elaboração de uma proposta de valor sólida. Sinta-se à vontade para fazer o download, modificar e criar sua própria versão: Modelo de proposta de valor
3. Explore as opções de canal
Decidir como alcançar seu público-alvo é tão importante quanto definir o que você oferece. Explore uma combinação de canais on-line e off-line para ver qual funciona melhor para se conectar com seus clientes. Pense em mídia social, campanhas por e-mail, parcerias ou até mesmo eventos presenciais, dependendo das preferências do seu público.
4. Pesquisar tipos de relacionamento com o cliente
Os relacionamentos com os clientes são mais do que apenas transações; trata-se de engajamento e fidelidade. Pense em como você vai interagir com seu público. Ela será pessoal e prática, automatizada e escalonável ou orientada para a comunidade? A abordagem correta depende de seu produto e das expectativas do cliente.
Se você não tiver certeza de por onde começar, uma abordagem estruturada pode facilitar esse processo. Para ajudá-lo a começar, criamos um guia detalhado que o orienta na pesquisa eficaz dos tipos de relacionamento com o cliente.
Este guia abrange tudo, desde a identificação de personas de clientes até o aproveitamento de análises e o mapeamento de jornadas de clientes. Use-o para refinar suas estratégias e criar conexões significativas que promovam a fidelidade de longo prazo.
5. Explorar métodos de geração de receita
Os fluxos de receita são a base de qualquer modelo de negócios sustentável. Seja por meio de assinaturas, compras únicas ou publicidade, explore várias opções para ver o que se alinha à sua oferta e ao seu público-alvo. Não tenha medo de testar métodos diferentes antes de finalizar a melhor abordagem.
Para ajudá-lo a se aprofundar nesse processo, criamos um guia abrangente que descreve as etapas práticas para explorar, validar e otimizar seus métodos de geração de receita.
Este guia o orientará em tudo, desde a compreensão de sua troca de valores até o aproveitamento da análise e a diversificação dos fluxos de receita. Use-o como um roteiro para criar estratégias de receita sustentáveis e escalonáveis para sua empresa.
6. Planejar atividades-chave
Pense nas principais atividades que sua empresa precisa realizar para agregar valor. Isso pode incluir produção, marketing, suporte ao cliente ou inovação. Dividir essas atividades em etapas menores e acionáveis o ajudará a manter-se organizado e concentrado no que realmente importa.
7. Identificar os principais recursos
Toda empresa requer recursos, sejam eles físicos, intelectuais ou humanos. Identifique os que são essenciais para entregar sua proposta de valor de forma eficaz. Isso pode incluir ferramentas, tecnologia ou membros qualificados da equipe. Conhecer suas necessidades de recursos com antecedência pode economizar tempo e dinheiro mais tarde.
8. Explorar possíveis parcerias
As colaborações podem ampliar suas capacidades. Procure parcerias que complementem seus pontos fortes ou preencham lacunas. Essas parcerias podem ser com fornecedores, distribuidores ou até mesmo com outras empresas que compartilham um público semelhante. As parcerias geralmente levam a soluções criativas e oportunidades ampliadas.
9. Refinar as propostas de valor
Sua proposta de valor não é imutável; ela deve evoluir à medida que você aprende mais sobre seus clientes e as tendências do mercado. Reveja regularmente essa etapa, incorporando feedback e percepções para manter sua oferta relevante e competitiva.
10. Escolha as estratégias de canal
Depois de testar diferentes canais, concentre-se naqueles que funcionam melhor. Otimize esses canais para obter uma comunicação consistente e fornecer valor. Isso pode significar dobrar o uso de uma plataforma de mídia social ou refinar sua estratégia de divulgação por e-mail.
11. Definir estratégia de relacionamento com o cliente
Os relacionamentos com os clientes prosperam quando são construídos com base na intencionalidade. Seja por meio de e-mails personalizados, programas de fidelidade ou fóruns da comunidade, garanta que sua abordagem reflita os valores da sua marca e faça com que os clientes voltem.
12. Finalizar os fluxos de receita
Depois de testar e refinar suas estratégias de receita, escolha as que se alinham com suas metas de negócios. Um modelo de receita sólido garante a sustentabilidade financeira e apoia o crescimento futuro.
13. Estabelecer parcerias importantes
A formalização de parcerias pode agregar um valor significativo ao seu negócio. Procure oportunidades que se alinhem às suas metas, seja no compartilhamento de recursos, no co-marketing ou em acordos de distribuição. Parcerias sólidas geralmente abrem portas para novos mercados ou capacidades.
14. Finalizar os segmentos de clientes
Este é o ponto culminante de sua pesquisa. Sintetize os dados da análise de mercado, dos estudos demográficos e do feedback dos clientes para definir claramente seus grupos-alvo. Ao compreender as necessidades e preferências exclusivas desses segmentos, você pode adaptar seus produtos ou serviços para oferecer o máximo de valor. A finalização dessa etapa garante precisão em suas ofertas e estratégias de marketing.
Evite estas armadilhas ao criar seu modelo de negócios
Mesmo quando é crucial seguir as etapas essenciais para criar um modelo de negócios, o processo geralmente traz desafios ocultos. A abordagem das armadilhas a seguir pode preparar o terreno para uma execução mais suave e abrir caminho para simplificar e aprimorar o processo.
1. Lutando com insights incompletos sobre o cliente
Entender o seu público é fundamental, mas dados fragmentados geralmente levam a uma segmentação não confiável. Sem uma forma centralizada de consolidar as percepções dos clientes, as empresas correm o risco de criar propostas de valor que não atingem o objetivo. A falta de uma ferramenta adequada para organizar e analisar os dados pode atrasar o progresso e deixar as equipes na dúvida em vez de tomar decisões informadas.
2. Elaboração de propostas de valor sem colaboração
As propostas de valor prosperam com a iteração e o feedback, mas a falta de comunicação ou a desconexão das equipes geralmente levam a resultados insatisfatórios. Sem uma plataforma para colaboração contínua, ideias valiosas se perdem e o refinamento de sua proposta se torna um processo longo e frustrante.
3. Escolha de canais sem visibilidade em tempo real
Ao explorar maneiras de alcançar seu público, as empresas geralmente têm dificuldades para monitorar a eficácia de vários canais. As equipes que trabalham em silos podem escolher abordagens conflitantes, criando ineficiências e oportunidades perdidas. Uma maneira clara e visual de experimentar e avaliar as opções de canal é fundamental.
4. Estratégias desalinhadas de relacionamento com o cliente
O envolvimento do cliente exige intencionalidade, mas fluxos de trabalho desconectados podem levar a estratégias desalinhadas ou mal implementadas. Sem um sistema estruturado para mapear as jornadas dos clientes e os tipos de relacionamento, as empresas correm o risco de alienar seu público em vez de criar lealdade.
5. Ignorar a validação do fluxo de receita
Testar os fluxos de receita é essencial, mas pode se tornar rapidamente um processo fragmentado sem uma abordagem centralizada. Confiar apenas em planilhas geralmente resulta na perda de oportunidades de identificar as opções mais lucrativas e escalonáveis.
6. Perda de controle das principais atividades e recursos
Definir as atividades principais e os recursos essenciais é fundamental para o sucesso, mas muitas equipes se sentem sobrecarregadas pelo grande número de tarefas. Sem uma ferramenta para dividi-las em etapas gerenciáveis, é fácil perder o foco no que realmente importa.
7. Problemas de coordenação com parcerias
A exploração e o gerenciamento de parcerias exigem clareza e responsabilidade, mas a comunicação deficiente e as expectativas desalinhadas geralmente levam a atritos. Um sistema para rastrear as oportunidades de parceria e formalizar as colaborações pode fazer a diferença entre o sucesso e a estagnação.
Veja como esse espaço de trabalho virtual foi projetado para cada etapa do processo de modelagem de negócios. Desde a identificação de segmentos de clientes até a finalização de fluxos de receita, isso garante que todos os detalhes sejam levados em conta, facilitando a visualização do progresso em um relance.
Este espaço de trabalho foi totalmente criado no Kerika. Ferramentas como o Kerika fornecem uma estrutura intuitiva que simplifica o planejamento, a execução e o refinamento da estratégia.
Pronto para se aprofundar em como esse espaço de trabalho funciona para modelagem de negócios? Vamos começar!
Dê uma olhada mais de perto no modelo de negócios desta empresa
1. Adicionar tarefas para cada etapa do modelo de negócios
No centro desse processo estão as tarefas que compõem seu fluxo de trabalho. É aqui que surgem novas tarefas, como “Identificar segmentos de clientes” ou “Elaborar propostas de valor”. A criação de uma divisão de cada etapa em tarefas acionáveis garante que nenhuma parte de seu modelo de negócios seja negligenciada.
2. Personalize as colunas para que correspondam ao seu fluxo de trabalho
Cada coluna representa um estágio do processo de modelagem de negócios. Você pode renomear, adicionar novas colunas ou reorganizá-las de acordo com seu fluxo de trabalho. Essa personalização permite que seu quadro se adapte aos requisitos exclusivos de seu modelo de negócios.
3. Gerenciar o acesso à diretoria
Isso permite que você gerencie quem é responsável pelo quadro, quem pode fazer alterações e quem só pode visualizar o quadro. Isso evita a sobreposição de responsabilidades e garante que cada parte interessada conheça sua função no processo.
4. Comunique-se com todos
Use o Board Chat para se dirigir à sua equipe e ajudá-la a se concentrar nas metas. Isso garante que todos permaneçam informados e alinhados, eliminando a confusão causada por canais de comunicação fragmentados.
5. Compartilhamento coletivo de arquivos
É aqui que você pode compartilhar arquivos com todos os membros da sua equipe sem precisar de permissões adicionais. Isso mantém os recursos organizados e elimina o incômodo do compartilhamento manual, simplificando a colaboração.
6. Certifique-se de que nada seja esquecido
É aqui que você filtra as tarefas que são mais importantes para você. Descubra o que foi atribuído a você, o que precisa de atenção ou o que está atrasado para priorizar seu fluxo de trabalho de forma eficaz. Isso ajuda a garantir que as tarefas essenciais não sejam negligenciadas e ajuda a sua equipe a manter o foco nos objetivos de alta prioridade.
7. Ajuste a placa para atender às suas necessidades
O menu de configurações no canto superior direito do seu quadro está repleto de opções para ajustar seu espaço de trabalho. Veja a seguir uma análise mais detalhada dos sete principais recursos e como eles podem ajudar a sua equipe.
Visão geral
A guia Overview (Visão geral) fornece um resumo rápido do status do seu quadro, incluindo tarefas concluídas, em andamento e atrasadas. Você pode nomear o quadro, escrever uma descrição para adicionar contexto e até mesmo gerenciar traduções para acomodar os membros da equipe que trabalham em idiomas diferentes. Arquivar quadros antigos ou exportar tarefas para o Excel está a apenas um clique de distância, o que facilita manter seu fluxo de trabalho organizado e acessível.
Configurações
A guia Configurações oferece controle sobre a privacidade e a funcionalidade. Você pode decidir quem pode visualizar o quadro, restringi-lo aos membros da equipe, abri-lo para qualquer pessoa com o link ou mantê-lo privado. Recursos como limites de trabalho em andamento (WIP) ajudam a manter o foco, limitando o número de tarefas em cada coluna, enquanto opções como a numeração automática de tarefas ou a ativação de tags permitem refinar ainda mais o fluxo de trabalho.
Colunas
Na guia Colunas, você pode personalizar a estrutura do quadro adicionando novas colunas para os estágios do fluxo de trabalho, como “Backlog” ou “Em espera”. Também é possível renomear as colunas existentes ou reorganizá-las para refletir melhor o processo da sua equipe. A exclusão de colunas desnecessárias mantém o quadro limpo e focado, garantindo que somente os estágios relevantes estejam visíveis.
Tags
A guia Tags ajuda a categorizar as tarefas para melhor organização. Você pode criar novas tags como “Crítico”, “Feedback” ou “Marco” para classificar as tarefas com eficiência. O gerenciamento de tags é igualmente simples: edite as existentes ou exclua as que não são mais relevantes para manter o espaço de trabalho organizado e fácil de navegar.
Divida as tarefas em etapas gerenciáveis (ilustração do cartão de tarefas)
Os cartões de tarefas são onde sua equipe pode organizar todos os detalhes necessários para concluir etapas específicas do seu modelo de negócios. Veja como você pode usá-los de forma eficaz:
Adicione detalhes importantes, como o objetivo, as perguntas a serem abordadas e os métodos para concluir a tarefa. Por exemplo, descreva métodos de pesquisa ou análise demográfica para definir segmentos de clientes.
Atualize o progresso da tarefa marcando-a como em andamento, precisando de revisão ou concluída para manter todos informados sobre seu estado atual.
Atribua prazos para garantir que as tarefas permaneçam no caminho certo. Por exemplo, defina uma data de vencimento para a conclusão da pesquisa de segmentação de clientes.
Divida as tarefas em etapas menores e acionáveis. Adicione subtarefas como a realização de pesquisas, a análise de tendências ou a revisão de dados para garantir que nada seja esquecido.
Categorize as tarefas usando rótulos para priorizá-las ou agrupá-las por temas como colaboração, documentação ou alta importância.
Compartilhe arquivos importantes diretamente nas tarefas para que sua equipe possa acessar recursos como relatórios ou apresentações sem precisar procurar em outro lugar.
Mantenha o foco das discussões adicionando comentários ou atualizações específicas à tarefa, garantindo que a comunicação seja clara e organizada.
Atribua tarefas aos colegas de equipe para que todos saibam quem é o responsável, promovendo a responsabilidade e a eficiência.
Com todos esses recursos projetados para simplificar o processo de modelagem de negócios, colaboração otimizada, informações centralizadas e gerenciamento de tarefas acionáveis, o Kerika fornece tudo o que você precisa para planejar e executar sua estratégia de forma eficaz.
Pronto para começar? Vamos orientá-lo na configuração de sua conta Kerika e na criação de seu primeiro quadro!
Configurar sua conta Kerika
Configurar sua conta Kerika e criar seu primeiro quadro é um processo simples que permite que você comece a planejar seu modelo de negócios. Veja como começar:
Se você já usa o Google Apps, clique no botão INSCREVER-SE COM O GOOGLE.
Se você já estiver usando o Office 365, clique no botão MICROSOFT.
Não é necessária nenhuma configuração adicional, basta seguir as instruções e pronto!
O Kerika está disponível em 38 idiomas para que você e todos os demais possam trabalhar na configuração mais confortável que preferirem!
Crie seu primeiro quadro
Depois de fazer o login, clique no botão Create a New Board (Criar um novo quadro).
Selecione o tipo de quadro que melhor atenda às suas necessidades (por exemplo, Quadro de tarefas) e dê um nome ao seu quadro.
Agora você tem um espaço de trabalho visual pronto para ajudá-lo a organizar tarefas, acompanhar o progresso e colaborar com sua equipe. A próxima etapa é personalizar as colunas, adicionar tarefas e começar a criar seu próprio modelo de negócios.
Concluindo: Seu roteiro para o sucesso nos negócios
A criação de um modelo de negócios pode ser uma jornada complexa, mas com um fluxo de trabalho bem estruturado e as ferramentas certas, você pode simplificar o processo e garantir que nada passe despercebido. Este quadro de demonstração ilustra como você pode dividir cada aspecto crítico do seu negócio em tarefas gerenciáveis. Desde a identificação de segmentos de clientes até a definição de atividades e parcerias importantes, cada cartão oferece um passo a passo para a criação de uma estratégia de negócios robusta e acionável.
Ao seguir essa abordagem, você pode promover uma melhor colaboração, aprimorar a organização e manter um foco claro em suas metas. Quer esteja refinando planos existentes ou começando do zero, esses cartões e suas metodologias fornecem uma estrutura para adaptar seu próprio modelo de negócios. Pronto para dar o próximo passo? Comece a transformar esses insights em ação e veja sua visão de negócios ganhar vida!
O gerenciamento de várias versões de arquivos pode se tornar rapidamente uma tarefa árdua. Você provavelmente já se viu olhando para arquivos rotulados como “final”, “final-2” ou “final-realmente-esta-vez”, perguntando-se qual deles é o mais recente. Essa é uma frustração comum ao lidar com atualizações de projetos.
Um sistema mais eficiente elimina totalmente essa adivinhação. Ao rastrear e substituir automaticamente as versões antigas dos arquivos, você pode garantir que a sua equipe esteja sempre trabalhando com o arquivo mais atual, sem desordem ou confusão.
Aqui está um guia para organizar e atualizar arquivos de forma eficiente em contextos específicos de tarefas e em nível de diretoria:
Os cartões de tarefas são onde toda a mágica acontece quando se trata de organizar arquivos relacionados a tarefas específicas. Veja como você atualiza um arquivo:
Localize seu arquivo: Abra o cartão de tarefas onde o arquivo está anexado.
Fazer upload de uma nova versão: Clique no ícone Carregar nova versão ao lado do arquivo existente. Isso substitui automaticamente a versão antiga pela nova, mantendo o histórico intacto. Não há necessidade de excluir a versão antiga ou renomear o arquivo.
Benefícios: O arquivo atualizado é instantaneamente vinculado à tarefa, para que sua equipe possa continuar colaborando sem perder o ritmo.
Os cartões de tarefas garantem que as atualizações de seus arquivos permaneçam relevantes para a tarefa em questão, mantendo todos na mesma página.
Os anexos do quadro são ideais para arquivos que afetam todo o projeto, como cartas de projeto ou modelos compartilhados. A atualização de arquivos aqui é igualmente simples:
Navegue até Anexos do quadro: Clique no ícone Anexos no menu do quadro.
Atualizar o arquivo: selecione o arquivo que deseja substituir e clique no botão Upload New Version (Carregar nova versão ). A versão antiga é substituída sem problemas, para que não haja confusão sobre qual versão é a atual.
Benefícios: Toda a sua equipe tem acesso instantâneo à versão mais recente, não importa de onde estejam trabalhando.
Os Board Attachments garantem que os arquivos de todo o projeto permaneçam organizados e atualizados sem criar duplicatas.
Conclusão
O gerenciamento eficiente de arquivos simplifica os fluxos de trabalho do projeto e aprimora a colaboração. Ao eliminar a confusão de várias versões de arquivos, você pode manter a sua equipe organizada e concentrada no que realmente importa.
