Če delate na oglasni deski z nalogami, lahko zdaj v pogovornem oknu Nastavitve table v zavihku Stolpci skrijete ali prikažete stolpce.
Če želite uporabiti to funkcijo, odprite pogovorno okno Nastavitve table s klikom na gumb z zobnikom, ki se prikaže v zgornjem desnem kotu, ko si ogledate tablo opravil, in nato preklopite na zavihek Stolpci.
Ko se z miško pomaknete nad kateri koli stolpec na seznamu, se prikaže gumb z možnostmi (tri pike):
Kliknite na to in prikazal se bo meni Akcije:
Zavihek Stolpci v pogovornem oknu Nastavitve table za table z nalogami
To olajša upravljanje tabel z velikim številom stolpcev.
Lastniki računov lahko zdaj druge člane svoje ekipe imenujejo za skrbnike računov, kar jim bo omogočilo tudi upravljanje naročnin in članstva tega računa. To lahko pomaga, kadar je dejanski lastnik računa Kerika nekdo zunaj skupnosti uporabnikov, na primer nabavni oddelek.
Upravljanje skrbnikov računa lahko opravi lastnik računa na zaslonu Upravljanje računa:
Slika zaslona, ki prikazuje Upravljanje uporabnikov
Ko ste na zaslonu Upravljaj uporabnike, izberite enega od članov ekipe na računu: podrsajte nad njegovo ime in prikazal se bo gumb UPRAVLJAJ UPORABNIKA:
Izberite uporabnika
V pogovornem oknu s podrobnostmi o članu ekipe kliknite TAKE ACTION:
Gumb za ukrepanje
In izberite možnost Make this user an Account Admin (Naj ta uporabnik postane skrbnik računa):
Administrator računa lahko nastavi druge člane ekipe iz tega računa, da so tudi administratorji računa.
Administratorji računa imajo veliko pristojnosti nad računom; lahko:
lahko dostopajo do vseh oglasnih desk
dodajati ljudi na katero koli oglasno desko ali jih odstraniti z nje
spreminjati vloge ljudi na katerem koli odboru
dodajati ljudi na račun in kupovati naročnine
Spreminjanje naročniškega načrta
Zato bodite previdni, koga dodate kot skrbnika računa!
Učinkovito vodenje projektov se začne z dobro organiziranim potekom dela. Če svoje naloge razdelite na jasno opredeljene faze, lahko vi in vaša ekipa ostanete usklajeni in produktivni. Strukturiran potek dela olajša sledenje napredku, prepoznavanje ozkih grl in učinkovito določanje prioritet nalog.
Poglobimo se v to, kako lahko nastavite stolpce na svoji plošči opravil, da povečate učinkovitost z uporabo priložene vzorčne plošče.
Stolpci so hrbtenica vašega poteka dela. Vsak stolpec predstavlja stopnjo v vašem projektu in vam pomaga vizualizirati potek nalog od začetka do konca. Ključno je zagotoviti, da so vaši stolpci usklajeni z naravo vašega projekta in načinom dela vaše ekipe.
Koraki za nastavitev stolpcev poteka dela
1. Določite svoje stopnje poteka dela
Med definiranjem faz poteka dela. razmislite o naravnem napredovanju svojih nalog.
Na primer:
Strategija projekta: Za začetne faze načrtovanja, kot je definiranje zahtev ali postavljanje ciljev.
Zasnova projekta: Naloge, povezane z vizualnim in strukturnim načrtovanjem, kot je oblikovanje logotipa ali ustvarjanje postavitve.
Razvoj projekta: Za faze izvajanja, kot je kodiranje ali ustvarjanje funkcij.
Testiranje: Za zagotovitev, da vse deluje po pričakovanjih pred zagonom.
Dokončano: Zadnja stopnja za pošiljanje nalog, ki so v celoti opravljene.
2. Prevedite stopnje v stolpce
Ko so vaše stopnje delovnega toka določene, jih spremenite v stolpce na vaši opravilni plošči. Začnite s širokimi kategorijami in jih izboljšajte, ko boste bolje razumeli potrebe svoje ekipe.
Na primer:
Začnete lahko z bistvenimi stolpci, kot je “Narediti”, “V teku,” in “Dokončano” za vzpostavitev osnovnega toka.
Postopoma jih razširite v bolj specifične stolpce, ki so usklajeni z vašimi stopnjami poteka dela, kot npr “Strategija projekta,” “Načrt projekta,” “Razvoj projekta,” in “Testiranje”.
Ta pristop zagotavlja, da so vaši stolpci intuitivni, prilagodljivi in prilagojeni naravnemu napredku vaših nalog
3. Uporabite stolpce za posebne potrebe
Razmislite o ustvarjanju stolpcev, ki dodajo vrednost vašemu delovnemu toku:
Zaostanek: Prostor za naloge, ki so načrtovane, vendar še niso pripravljene za vstop v glavni potek dela. To pomaga pri določanju prednostnih nalog, ko je ekipa pripravljena prevzeti več dela, hkrati pa ohranja aktivne stolpce čiste in osredotočene.
Viri: Stolpec za shranjevanje povezav, dokumentov ali drugega gradiva, ki podpira vaše naloge. To ekipi olajša dostop do vsega, kar potrebuje, ne da bi zatrpali posamezne kartice opravil.
4. Ne pozabite, da bo preprosto in intuitivno
Izogibajte se preobremenitvi vaše plošče s preveč stolpci. Prizadevajte si za jasnost in preprostost, da bo vaša ekipa zlahka sledila poteku dela.
Zaključek
Dobro organiziran potek dela se začne s premišljeno postavitvijo stolpcev. Če stolpce prilagodite tako, da odražajo naravne faze vašega projekta, in vključite podporne stolpce, lahko izboljšate učinkovitost ekipe in ohranite jasnost v svojem procesu. Začnite organizirati svoj potek dela še danes in izkusite prednosti!
Naša stara cena se ni spremenila že več kot 10 let in ni več odražala vrednosti našega izdelka niti dejstva, da imamo zdaj več uporabnikov zunaj Združenih držav kot v njih.
Zato je bil čas, da posodobimo svoj cenovni model v vseh pogledih! V tem zapisu na blogu povzemamo vse spremembe, v spodnjih razdelkih pa najdete povezave do drugih zapisov na blogu in spletnih strani, ki podrobneje obravnavajo posamezne elemente:
Nižje cene za večino držav
V zadnjih 10 letih smo imeli le eno ceno: 7 dolarjev na člana računovodske ekipe, ki se plačuje letno. Medtem ko je bila ta cena za trg Združenih držav dejansko nizka, je predstavljala izziv za ljudi iz držav z manj razvitim gospodarstvom in nižjo kupno močjo.
Kerika je cenovno dostopnejša tudi za uporabnike zunaj Združenih držav: medtem ko je nova cena za profesionalni načrt za stranke iz ZDA 9 USD na uporabnika mesečno ali 90 USD letno, lahko stranke iz skoraj vseh drugih držav naročnino kupijo po nižji ceni. To pomeni, da lahko stranke iz držav z manjšim gospodarstvom kupijo enake naročnine na Keriko kot stranke iz bogatejših gospodarstev, vendar po bistveno nižji ceni.
To bo razvidno, ko boste obiskali stran s cenami na spletnem mestu Kerika in ko si boste v aplikaciji Kerika ogledali razpoložljive načrte. Prikazane cene bodo predstavljale znižani znesek in bodo v vaši lokalni valuti. Za uporabnike iz Indije bo na primer cena načrta Professional znašala 200 ₹ mesečno / 2 000 ₹ letno.
Poslovni načrt za stranke v ZDA bo znašal 13 dolarjev na uporabnika na mesec ali 130 dolarjev na leto.
Plačajte v svoji valuti
Poleg nižjih cen zunaj ZDA strankam omogočamo tudi plačevanje v različnih valutah – skupaj 135valut.
Tako bodo naročnine na Keriko lažje kupovali ljudje iz različnih držav, ki morda težko kupujejo v ameriških dolarjih.
Uporabniki, ki so novi uporabniki katere koli spletne storitve, lahko oklevajo z nakupom letnih naročnin, preden se v celoti seznanijo s to storitvijo. Nove stranke bi se na začetku najraje odločale za manjšo denarno obveznost, in sicer za nakup mesečnih naročnin. Mi vam to omogočamo.
Zdaj lahko kupite mesečne ali letne naročnine (ne pa kombinacije obeh).
Cena letnih naročnin je 10-krat višja od cene mesečne naročnine, zato bo, če nameravate Keriko uporabljati več kot 10 mesecev, za vas cenejša letna naročnina.
Če pa ste nova stranka in oklevate pri odločitvi, da bi se zavezali k uporabi Kerike, imate zdaj na voljo zelo enostaven način, da po koncu 30-dnevnega brezplačnega preizkusa nadaljujete z uporabo Kerike: nekaj mesecev kupujte mesečne naročnine, nato pa preidite na letne naročnine in prihranite stroške, ko se boste prepričali o prednostih Kerike za produktivnost vaše ekipe.
Naš stari sistem izračuna in upravljanja povračil je bil za nas prava nadloga: povzročal je zapletenost našega sistema zaračunavanja, ta zapletenost pa je povzročala številne napake, ki so škodovale tako našim strankam kot tudi nam.
Zdaj prehajamo na preprostejši sistem: če se odločite za odpoved naročnine, boste na svojem računu Kerika prejeli sorazmerno dobroimetje, ki ga boste lahko uporabili za prihodnje nakupe. Dobropisi ne potečejo in jih ni mogoče unovčiti: uporabite jih lahko le za prihodnje nakupe.
Stari akademski in neprofitni načrt je omogočal brezplačno uporabo Kerike za skupine računov z največ 10 osebami. To je bilo vedno okorno za upravljanje, vodilo je k zlorabam (žal) in ni pomagalo vsem šolam, univerzam in neprofitnim organizacijam.
Akademski in neprofitni načrt bo zdaj deloval kot preprost 50-odstotni popust: če boste izpolnjevali pogoje, boste lahko kateri koli načrt kupili po polovični ceni, pri čemer ne bo več omejitve glede velikosti vaše računovodske skupine. Ta novi načrt večjim organizacijam omogoča, da lažje sprejmejo uporabo Kerike v celotni organizaciji.
Včasih smo ponujali možnost zahtevka za račun, ki ga je bilo mogoče plačati z bančnim čekom ali direktnim pologom, vendar je to možnost žal zlorabilo presenetljivo veliko uporabnikov, ki so zahtevali račune, jih niso plačali in so ignorirali naša e-poštna sporočila, ki so jih opozarjala na neplačane račune!
V našem novem sistemu bo možnost nakupa brez povezave (tj. zahtevati račun) na voljo le izbranim strankam. Nekatere naše starejše stranke že leta uporabljajo metodo brez povezave, ker je to edini način, na katerega lahko opravljajo nakupe – pogosta situacija za ljudi, ki delajo v državni upravi ali zelo velikih podjetjih, ki vztrajajo, da se računi predložijo in obdelajo prek njihovih oddelkov za plačila računov.
Za te starejše stranke bo še naprej na voljo način brez povezave, vendar bo strogo uveljavljen: če računi ne bodo pravočasno plačani, bodo povezane naročnine preklicane.
Če ste nova stranka, ki potrebuje metodo brez povezave, se obrnite na nas!
Lažja zamenjava uporabnikov znotraj računa
Z novim cenovnim sistemom bodo naše stranke lažje zamenjale enega uporabnika z drugim brez dodatnih stroškov, če bo odstranitev starega in dodajanje novega uporabnika potekalo v istem dnevu.
Če je uporabnik odstranjen iz skupine računov in je v istem dnevu dodan drug uporabnik, sistem ne bo ustvaril nobenih transakcij obračunavanja.
Več podrobnosti na zaslonu zgodovine zaračunavanja
Na zaslonu Zgodovina zaračunavanja, do katerega lahko dostopate s klikom na možnost Upravljanje računa v meniju, ki se prikaže, ko kliknete na svoj avatar v desnem zgornjem kotu namizne aplikacije, bo več informacij o opravljenih spremembah, kot so vklop/izklop samodejnega podaljšanja, dodajanje oseb itd.
To naj bi našim strankam pomagalo bolje razumeti, kako se je njihovo zaračunavanje spreminjalo skozi čas.
Nemoten prehod
To je morda najpomembnejši del: če ste že stranka družbe Kerika za kateri koli načrt, se vaš načrt do konca veljavnosti nadaljuje kot prej.
Če ste prej kupovali po ceni 84 USD za uporabnika, zdaj pa je cena za vašo regijo 90 USD, vam zdaj ni treba opraviti nobenega dodatnega plačila: namesto tega bodo ob koncu veljavnosti vašega načrta začele veljati nove cene.
Če ste imeli stari akademski in neprofitni načrt, bo ta veljal do konca tekočega obdobja. Po izteku tega obdobja boste morali kupiti profesionalni ali poslovni načrt, vendar boste samodejno upravičeni do neprofitnega popusta.
Imate vprašanja ali pomisleke?
Zavedamo se, da so spremembe cen za nekatere uporabnike vedno nekoliko neprijetne, ne glede na to, kako skrbno je bil oblikovan novi model, zato vam bomo z veseljem pomagali pri vaših vprašanjih in prisluhnili vašim pomislekom. Kontaktirajte nas!
Ker si še naprej prizadevamo, da bi bila Kerika enostavna za uporabo in nakup kjer koli na svetu, bo naš novi sistem določanja cen strankam omogočal plačevanje v kateri koli od teh valut:
USD – ameriški dolar
AED – dirham Združenih arabskih emiratov
AFN – afganistanski afganistanski
ALL – albanski lek
AMD – Armenski dram
ANG – nizozemski antilski guldner
AOA – angolska kwanza
ARS – argentinski peso
AUD – avstralski dolar
AWG – arubanski florin
AZN – azerbajdžanski manat
BAM – Bosna in Hercegovina Konvertibilna znamka
BBD – barbadijski dolar
BDT – bangladeška taka
BGN – Bolgarski lev
BIF – burundijski frank
BMD – bermudski dolar
BND – brunejski dolar
BOB – bolivijski boliviano
BRL – brazilski real
BSD – bahamski dolar
BWP – Bocvana Pula
BYN – beloruski rubelj
BZD – Belizejev dolar
CAD – kanadski dolar
CDF – kongovski frank
CHF – švicarski frank
CLP – čilski peso
CNY – kitajski juan renminbi
COP – kolumbijski peso
CRC – Kostarika Colón
CVE – Zelenortski Escudo
CZK – češka krona
DJF – džibutijski frank
DKK – danska krona
DOP – dominikanski peso
DZD – alžirski dinar
EGP – egiptovski funt
ETB – etiopski birr
EUR – Euro
FJD – fidžijski dolar
FKP – funt Falklandskih otokov
GBP – britanski funt šterling
GEL – gruzijski lari
GIP – Gibraltarski funt
GMD – gambijski dalasi
GNF – gvinejski frank
GTQ – Gvatemalski kvačal
GYD – gvajanski dolar
HKD – hongkonški dolar
HNL – Honduran Lempira
HTG – Haitijski gourde
HUF – madžarski forint
IDR – indonezijska rupija
ILS – izraelski novi šekel
INR – indijska rupija
ISK – islandska kralna
JMD – Jamajški dolar
JPY – japonski jen
KES – kenijski šiling
KGS – Kirgizistanski som
KHR – kamboški reel
KMF – komorski frank
KRW – južnokorejski von
KYD – Dolar Kajmanskih otokov
KZT – kazahstanski tenge
LAK – Lao Kip
LBP – libanonski funt
LKR – šrilanška rupija
LRD – liberijski dolar
LSL – Lesoto Loti
MAD – maroški dirham
MDL – moldavski lev
MGA – Malgaški arial
MKD – makedonski denar
MMK – mjanmarski kjat
MNT – mongolski tögrög
MOP – Macanese Pataca
MUR – mavricijska rupija
MVR – maldivski rufiyaa
MWK – malavijska kwacha
MXN – mehiški peso
MYR – malezijski ringit
MZN – mozambiški metikal
NAD – Namibijski dolar
NGN – nigerijska naira
NIO – Nikaragva Córdoba
NOK – norveška krona
NPR – nepalska rupija
NZD – Novozelandski dolar
PAB – Panamska balboa
PEN – perujski sol
PGK – Papuansko-novogvinejska kina
PHP – filipinski peso
PKR – pakistanska rupija
PLN – poljski zlati
PYG – paragvajska gvaranščina
QAR – katarski rijali
RON – romunski lev
RSD – srbski dinar
RUB – ruski rubelj
RWF – ruandski frank
SAR – savdski rial
SBD – dolar Salomonovih otokov
SCR – sejšelska rupija
SEK – švedska krona
SGD – singapurski dolar
SHP – funt svete Helene
SLE – Sierra Leonean Leone
SOS – somalijski šiling
SRD – Surinamski dolar
STD – São Tomé in Príncipe Dobra (pred letom 2018, nadomestil STN)
SZL – Eswatini Lilangeni
THB – tajski baht
TJS – tadžikistanski somoni
TOP – Tonganski jezik Paʻanga
TRY – turška lira
TTD – Trinidad in Tobago dolar
TWD – novi tajvanski dolar
TZS – tanzanijski šiling
UAH – ukrajinska grivna
UGX – ugandski šiling
UYU – urugvajski peso
UZS – Uzbekistanski soʻm
VND – vietnamski Đồng
VUV – Vanuatu Vatu
WST – Samoanska tala
XAF – srednjeafriški frank CFA
XCD – vzhodnokaribski dolar
XCG – (ni standardna oznaka valute; morda bo treba pojasniti)
XOF – zahodnoafriški frank CFA
XPF – CFP frank (uporablja se na francoskih pacifiških ozemljih)
YER – jemenski rial
ZAR – južnoafriški rand
ZMW – zambijska kvacha
To bo olajšalo nakupovanje ljudem v številnih državah, ki sicer ne bi imeli razloga za nakupe v dolarjih (ali pa sploh nimajo kreditne kartice, ki bi jim omogočala nakupe v valuti, ki ni njihova domača valuta!)
Če prihajate iz države, ki ni navedena zgoraj, bo privzeti način plačila v USD – ameriških dolarjih.
Chyby sa stávajú – úlohy sa niekedy môžu náhodne vymazať. Preto je nevyhnutné mať zavedené ochranné opatrenia, aby sa zabezpečilo, že sa nič dôležité nestratí navždy.
Keď sú úlohy odstránené, nezmiznú natrvalo; namiesto toho sa presunú do stĺpca Odstránené na vašej nástenke. To poskytuje bezpečnostnú sieť, ktorá umožňuje v prípade potreby kontrolovať alebo obnoviť úlohy. Možnosť natrvalo odstrániť úlohy je však obmedzená na správcov fóra.
Toto nastavenie zaisťuje zodpovednosť pri zachovaní flexibility. Členovia tímu môžu mazať úlohy s vedomím, že ich možno v prípade potreby obnoviť, ale trvalé odstránenie si vyžaduje dohľad správcu, aby bola správa úloh zabezpečená a premyslená.
Keď sa úloha odstráni, nezmizne navždy. Namiesto toho sa presunie do Odstránený stĺpec, kde zostane až do vykonania ďalších opatrení.
Obnovte úlohy kedykoľvek: Ktokoľvek na nástenke môže obnoviť odstránené úlohy z tohto stĺpca, ak si uvedomí, že sa stala chyba.
Žiadny tlak: Nemusíte sa obávať náhodných kliknutí alebo unáhlených rozhodnutí – všetko sa dá obnoviť.
2. Natrvalo môžu mazať iba administrátori fóra
Keď je čas definitívne vyčistiť stĺpec Deleted, iba Správcovia rady môže zasiahnuť a natrvalo odstrániť úlohy.
Pridaná ochrana: Obmedzením tohto oprávnenia na správcov sa môžete uistiť, že žiadna úloha nebude natrvalo vymazaná bez starostlivého zváženia.
Jasná zodpovednosť: Táto funkcia pridáva úroveň kontroly, ktorá zabezpečuje, že kritické úlohy sa nestratia v dôsledku neúmyselných akcií.
Prečo na tom záleží
Vyhnite sa strate dôležitej práce Stĺpec Deleted Column funguje ako záchranná sieť, ktorá umožňuje členom tímu mazať úlohy bez strachu, že ich stratia natrvalo. Úlohy sa dajú obnoviť, kým správca rady nerozhodne inak, čo ponúka flexibilitu aj bezpečnosť.
Udržujte kontrolu Správcovia rady majú oprávnenie dohliadať na trvalé vymazanie a zabezpečiť, aby sa odstránili iba nepotrebné alebo duplicitné úlohy. Táto štruktúra pomáha udržiavať prehľadnosť a udržiava projekty dobre organizované.
Podporujte zodpovednosť Obmedzenie práv na trvalé vymazanie povzbudzuje tímy, aby spravovali úlohy opatrne, znižovali počet chýb a podporovali spoľahlivý a transparentný systém. Tento prístup podporuje dôveru a zodpovednosť vo všetkých oblastiach.
Záver
Odstránené úlohy je možné obnoviť, kým správca rady nepodnikne kroky, ktoré zabezpečia bezpečnosť, zodpovednosť a kontrolu. Tento prístup zabraňuje náhodným stratám a udržiava váš pracovný tok bezpečný a organizovaný.
Spustenie úspešného programu auditu si vyžaduje starostlivé plánovanie, pozornosť venovanú detailom a zameranie sa na spoluprácu. Základné kroky, od definovania rozsahu a cieľov až po analýzu údajov a implementáciu zlepšení, tvoria základ každého efektívneho auditu. Tieto kroky zabezpečujú dodržiavanie súladu, identifikáciu rizík a zlepšovanie procesov tak, aby boli v súlade s cieľmi organizácie.
Cesta k úspechu však nie je bez problémov. Bežné úskalia, ako sú nejasné ciele, slabá komunikácia a neorganizované pracovné postupy, môžu vykoľajiť aj tie najlepšie mienené programy auditu. Tieto problémy môžu viesť k prehliadnutiu detailov, zmeškaným termínom a nedostatku užitočných informácií.
Našťastie, so správnymi nástrojmi a stratégiami sa tieto výzvy dajú riešiť priamočiaro. V tejto príručke vám poskytneme rámec krok za krokom na vykonanie efektívneho programu auditu.
Na ilustráciu tohto procesu vás prevedieme aj praktickým príkladom dobre štruktúrovaného pracovného postupu a zdieľaním nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť zefektívniť spoluprácu, organizovať úlohy a udržať váš audit na správnej ceste. Začnime!
Základné kroky na realizáciu úspešného programu auditu
Úspešný program auditu nevzniká len tak; je postavená na základe strategického plánovania, starostlivého vykonávania a neustáleho hodnotenia. Tu je podrobný plán, ktorý vás prevedie kľúčovými krokmi:
1. Definujte rozsah a ciele
Začnite tým, že načrtnete účel vášho auditu. Čo chcete dosiahnuť? Či už ide o zabezpečenie súladu s predpismi, identifikáciu neefektívnosti procesov alebo overenie finančnej presnosti, jasné ciele určujú tón celého programu. Identifikujte oddelenia, procesy alebo systémy, ktoré sa majú auditovať.
Definujte metriky úspechu a stanovte kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI). Kliknite sem prečítajte si o hlavných metrikách, na ktoré by ste si mali dávať pozor podľa Audiboard.com Komunikujte ciele so zainteresovanými stranami, aby ste zosúladili očakávania.
Pozor na:
Nejasné ciele, ktoré môžu viesť k strate času a neúplným alebo irelevantným zisteniam.
Nedostatok jasných metrík úspechu a KPI.
2. Zostavte správny tím
Kompetentný a spolupracujúci audítorský tím je nevyhnutný na poskytovanie presných a použiteľných výsledkov. Prideľte úlohy a zodpovednosti, pričom sa uistite, že každý člen tímu má zručnosti potrebné pre svoje úlohy. Viac o kľúčových povinnostiach členov audítorského tímu z Validworth sa dozviete v tomto článku článok. Zapojte interných zamestnancov aj externých odborníkov v závislosti od zložitosti auditu. Poskytnite školenie o audítorských postupoch, nástrojoch a štandardoch vykazovania.
Pozor na:
Nedostatočné delegovanie úloh a jasnosť úloh môžu spôsobiť zmätok, nedodržanie termínov alebo duplicitné úsilie.
Nedostatočné školenie alebo odbornosť medzi členmi tímu.
3. Vypracujte komplexný plán
Efektívny plán slúži ako plán pre celý proces auditu. Rozdeľte audit na fázy, ako je plánovanie, vykonávanie, analýza a podávanie správ. Nastavte realistické časové harmonogramy pre každú fázu, aby ste zabezpečili, že termíny budú dosiahnuteľné. Identifikujte potenciálne riziká a výzvy a pripravte pohotovostné plány na ich riešenie.
Pozor na:
Neefektívna spolupráca a komunikácia môže viesť k nedorozumeniam, prehliadaniu úloh a roztrieštenému reportingu.
Nereálne časové harmonogramy alebo nedostatočné posúdenie rizika.
4. Zhromažďujte a analyzujte údaje
Kvalita vášho auditu závisí od presnosti a relevantnosti údajov, ktoré zhromažďujete. Na zber údajov používajte štandardizované nástroje a metódy, ako sú prieskumy, rozhovory a systémové denníky. Overte spoľahlivosť svojich zdrojov, aby ste minimalizovali chyby. Systematicky analyzujte údaje, aby ste odhalili vzorce, anomálie alebo oblasti na zlepšenie.
Pozor na:
Neúplné alebo nepresné údaje môžu ohroziť platnosť zistení auditu.
Nedostatočná analýza alebo interpretácia údajov.
5. Zapojte zainteresované strany do celého procesu
Pravidelná komunikácia so zainteresovanými stranami zabezpečuje transparentnosť a buduje dôveru. Zdieľajte aktualizácie pokroku pri kľúčových míľnikoch, aby boli všetci informovaní. Okamžite riešte obavy alebo otázky, aby ste udržali súlad s cieľmi. Zapojte zainteresované strany do preskúmania predbežných zistení a vytvárania odporúčaní, ktoré je možné vykonať.
Pozor na:
Obmedzená viditeľnosť pre zainteresované strany môže viesť k nedôvere a nesúladu.
Nedostatočná komunikácia alebo zapojenie zainteresovaných strán.
6. Zdokumentujte zistenia a uveďte odporúčania
Spôsob, akým prezentujete svoje zistenia, môže určiť, aký efektívny bude váš audit pri riadení zmien.
Skompilujte výsledky do štruktúrovanej správy, ktorá zdôrazní kľúčové poznatky a oblasti záujmu. Ponúknite jasné, praktické odporúčania podložené dôkazmi. Uprednostnite odporúčania na základe ich potenciálneho vplyvu a realizovateľnosti.
Pozor na:
Zlé postupy dokumentácie môžu viesť k zisteniam auditu, ktoré nemajú kontext alebo jasnosť.
Neadekvátne alebo nejasné odporúčania.
7. Implementujte a monitorujte zmeny
Hodnota auditu spočíva v jeho schopnosti viesť k zlepšeniu. Vypracujte plán na implementáciu odporúčaných zmien, zadávanie úloh a termínov. Monitorujte vplyv týchto zmien v priebehu času a merajte efektivitu. Naplánujte si následné audity, aby ste zabezpečili trvalé dodržiavanie a pokrok.
Pozor na:
Odpor voči zmenám môže brániť implementácii odporúčaní.
Nedostatočné sledovanie alebo vyhodnocovanie zmien.
8. Vyhodnotiť a zlepšiť proces auditu
Každý audit je príležitosťou na zdokonalenie vášho prístupu pre ďalší audit. Vykonajte kontrolu po audite, aby ste identifikovali získané poznatky a oblasti na zlepšenie. Aktualizujte svoje procesy auditu, šablóny alebo nástroje na základe spätnej väzby. Uznávajte a oslavujte úspechy, aby ste vytvorili impulz pre budúce audity.
Pozor na:
Nedostatok neustáleho hodnotenia a zlepšovania.
Nedostatočná dokumentácia alebo uchovávanie získaných poznatkov
Dodržaním týchto krokov a uvedomením si potenciálnych problémov môžete vytvoriť program auditu, ktorý nielen zaisťuje dodržiavanie predpisov, ale tiež vedie k zmysluplným organizačným zlepšeniam.
Používanie správnych nástrojov
Realizácia úspešného programu auditu si vyžaduje viac než len dobré plánovanie – vyžaduje si nástroj, ktorý vám pomôže prekonať bežné úskalia, o ktorých sme hovorili vyššie. Výkonné riešenie správy úloh môže znamenať veľký rozdiel v organizácii vášho pracovného toku a zaistiť, aby nič neprekĺzlo cez trhliny.
Nasledujúca demonštračná tabuľa je ukážkovým príkladom toho, ako audítorský tím vybudoval štruktúrovaný pracovný priestor na bezproblémové zvládnutie každej fázy svojho programu auditu.
Pozrite sa bližšie na to, ako tento audítorský tím navrhol svoj pracovný priestor tak, aby riešil každú fázu procesu auditu. Od vedenia úvodných stretnutí v Iniciačná fáza na overenie súladu v Fáza terénnej práce a zabaliť sa do Záverečná recenzia, táto doska zaisťuje, že každý krok je starostlivo naplánovaný, sledovaný a vykonaný.
Tento virtuálny pracovný priestor umožňuje tímu určiť priority úloh, efektívne komunikovať a sledovať pokrok, a to všetko na jednom mieste. Poďme si rozobrať, ako tento tím používa svoju radu, aby zabezpečil, že ich program auditu zostane na správnej ceste.
Pozrite sa bližšie na túto Radu programu auditu
1. Zachytenie kritických krokov s podrobnými kartami úloh
Pridávanie úloh je jednoduché a zabezpečuje, že sa neprehliadne žiadny krok v procese auditu. Pomocou tlačidla „Pridať novú úlohu“ v spodnej časti každého stĺpca môžu členovia tímu rýchlo vytvárať úlohy, ako je vedenie rozhovorov so zainteresovanými stranami alebo overovanie bezpečnostných opatrení. To zaisťuje, že akčné predmety budú zachytené hneď, ako vzniknú.
2. Flexibilné prispôsobenie pracovného toku s akciami stĺpcov
Schopnosť prispôsobiť stĺpce zaisťuje, že sa pracovný tok prispôsobí vyvíjajúcim sa potrebám programu auditu. Táto funkcia umožňuje tímom jednoducho premenovať stĺpce, pridať nové alebo zmeniť usporiadanie existujúcich stĺpcov.
Napríklad presun úloh z „Fázy terénnej práce“ do „Analýza a overenie“ zaisťuje správny postup úlohy bez zmätku. Možnosť skryť alebo odstrániť stĺpce pomáha upratať pracovný priestor, čím sa tabuľka zameria a bude efektívna. Toto prispôsobenie umožňuje tímom udržiavať dynamický pracovný tok a zároveň zabezpečiť, aby nedošlo k strate úlohy.
3. Prideľovanie rolí a povolení na zlepšenie spolupráce
Riadenie rolí zabezpečuje, že členovia tímu sú zodpovední a rozumejú svojim povinnostiam v rámci programu auditu. Táto funkcia vám umožňuje priradiť roly ako správca rady, člen tímu alebo návštevník na základe úrovne ich zapojenia.
Napríklad audítori zodpovední za kľúčové úlohy môžu byť pridelení ako členovia tímu, zatiaľ čo externé zainteresované strany môžu mať prístup na prezeranie ako návštevníci. Toto nastavenie podporuje štruktúrovanú spoluprácu, minimalizuje zmätok a zabezpečuje citlivé projektové dáta riadením prístupu.
4. Centralizovaná komunikácia pomocou Board Chat
Namiesto spoliehania sa na roztrúsené e-maily alebo chatové správy vstavaná funkcia chatu na nástenke zaisťuje, že všetky diskusie týkajúce sa úloh zostanú dostupné na jednom mieste. Členovia tímu môžu zdieľať aktualizácie, objasňovať problémy a zanechávať komentáre priamo na nástenke, čo umožňuje každému zostať informovaný bez potreby prehľadávania viacerých komunikačných kanálov. Tento prístup znižuje zmätok a udržiava konverzácie spojené s príslušnými úlohami, vďaka čomu je spolupráca bezproblémovejšia a produktívnejšia.
5. Centralizovaná správa súborov pre bezproblémový prístup
Funkcia prílohy tabule poskytuje efektívny spôsob spravovania a zdieľania súborov relevantných pre každú úlohu. Či už ide o usmernenia pre audit, dokumentáciu s dôkazmi alebo správy od zainteresovaných strán, všetky súbory možno nahrať, vytvoriť alebo prepojiť priamo na nástenke.
To eliminuje potrebu externých úložných systémov a zaisťuje, že členovia tímu majú prístup k najaktuálnejším dokumentom bez oneskorenia. So všetkým na jednom mieste sa váš tím môže sústrediť na efektívne vykonávanie úloh.
6. Zvýraznite a uprednostnite kritické úlohy
Funkcia zvýraznenia tabule umožňuje tímom rýchlo identifikovať úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť na základe rôznych kritérií, ako sú priradení používatelia, stav úlohy, termíny splnenia a úrovne priority. To zaisťuje, že audity s vysokou prioritou, položky po termíne alebo úlohy označené špecifickými štítkami sú ľahko rozpoznateľné.
Pomocou tohto filtra môžu tímy zefektívniť svoje zameranie, riešiť naliehavé úlohy a vyhnúť sa zmeškaniu termínov; udržiavať celý program auditu na správnej ceste a dobre koordinovaný.
7. Jemne dolaďte nastavenia dosky pre optimálnu kontrolu
Efektívny audit vyžaduje výbor, ktorý sa prispôsobí vašim vyvíjajúcim sa potrebám. Nastavenia nástenky vám umožňujú ovládať prístup pomocou možností ochrany osobných údajov, čím zaisťujú, že citlivé detaily procesu auditu uvidia len tí správni ľudia. Môžete nastaviť limity WIP (Work-in-Progress) na riadenie tímovej pracovnej záťaže a predchádzanie prekážkam.
Automatické číslovanie úloh zaisťuje konzistentné sledovanie, zatiaľ čo značky pomáhajú pri organizovaní úloh medzi oddeleniami, fázami alebo kategóriami. Prehľad dosky navyše poskytuje prehľad o stave programu auditu v reálnom čase, čo uľahčuje identifikáciu úloh, ktoré sú dokončené, čakajúce alebo po termíne.
S možnosťami exportu a archivácie môžete zálohovať alebo pozastaviť úlohy a zároveň udržiavať pracovný tok auditu organizovaný a pripravený na budúcnosť.
Rozdeľte úlohy na zvládnuteľné kroky
Pri riadení programu auditu je rozdelenie úloh kľúčom k tomu, aby sa neprehliadli žiadne kritické detaily. Táto demonštračná tabuľa ilustruje, ako je každá úloha rozdelená na akcie, ktoré je možné sledovať, aby bola lepšia prehľadnosť a spolupráca.
Tu je návod, ako tento tím efektívne pristupuje k segmentácii úloh:
Karta Podrobnosti pre popisy úloh: The Podrobnosti umožňuje tímom dokumentovať komplexné popisy úloh, požiadavky a kľúčové ciele. To zaisťuje, že všetci zúčastnení rozumejú rozsahu úlohy bez toho, aby potrebovali neustále objasňovanie.
Nastavenie stavu úlohy pre sledovanie pokroku: Priradenie stavu ako napr pripravený,prebieha, alebo Vyžaduje preskúmanie umožňuje jasný prehľad o priebehu úloh. Vďaka aktualizovaným stavom môžu členovia tímu jednoducho sledovať dokončenie alebo identifikovať prekážky.
Karta kontrolného zoznamu pre čiastkové úlohy: Komplexné úlohy je možné rozdeliť na menšie, vykonateľné podúlohy pomocou Kontrolný zoznam tab. Každá podúloha môže byť po dokončení zaškrtnutá, čo tímom pomôže zostať organizované a vyhnúť sa prehliadaniu základných krokov.
Termíny na dodržanie termínov: Nastavenie termínov zaisťuje, že úlohy zostanú podľa plánu, zatiaľ čo viditeľnosť nadchádzajúcich termínov pomáha tímu uprednostniť prácu a vyhnúť sa zmeškaným časovým plánom.
Značky na kategorizáciu: Priradením relevantných značiek, ako napr audit zhody alebo zotavenie po katastrofe, úlohy možno efektívne kategorizovať a filtrovať. Táto funkcia uľahčuje lokalizáciu súvisiacich úloh a zabezpečuje efektívne pracovné postupy.
Karta Chat pre diskusie špecifické pre úlohy: Namiesto rozptýlených správ na rôznych platformách, Chat karta centralizuje všetky konverzácie súvisiace s úlohami. Tímy môžu spolupracovať, poskytovať aktualizácie a riešiť otázky priamo na karte úlohy.
Zadania úloh pre jasné vlastníctvo: Pridelenie úloh konkrétnym členom tímu zabezpečuje zodpovednosť. Každý člen tímu pozná svoje povinnosti a môže sa bez zmätku sústrediť na pridelené úlohy.
Karta Prílohy na ukladanie relevantných súborov: Dôležité dokumenty, referenčné súbory alebo dôkazy môžu byť pripojené priamo k úlohe prostredníctvom Prílohy tab. Vďaka tomu zostáva všetko špecifické pre danú úlohu a vyhnete sa prehľadávaniu externých úložných systémov.
S úlohami rozdelenými do zvládnuteľných krokov táto tabuľa ukazuje, ako možno zjednodušiť zložité audity, čo uľahčuje sledovanie pokroku, identifikáciu blokátorov a zabezpečenie bezproblémového plnenia všetkých cieľov.
Záver: Budovanie efektívneho a škálovateľného programu auditu
Dobre vykonaný program auditu je základom organizačnej zhody, riadenia rizík a optimalizácie procesov. Rozdelením úloh do zvládnuteľných krokov, zabezpečením správnej kategorizácie a podporou jasnej tímovej komunikácie vytvoríte pracovný tok, ktorý je štruktúrovaný a zároveň dostatočne flexibilný na to, aby dokázal zvládnuť neočakávané výzvy.
Správne plánovanie a vykonávanie vám pomôže udržať si prehľad o termínoch, zlepšiť spoluprácu a v konečnom dôsledku dosiahnuť úspech auditu s istotou.
Váš pracovný priestor by mal fungovať pre vás, nie naopak. Možnosti prispôsobenia vám umožňujú prispôsobiť všetko od farieb pozadia až po upozornenia a nástroje tabule, čo vám pomôže zostať organizovaný a produktívny.
Ak chcete začať prispôsobovať svoj pracovný priestor, budete musieť prejsť do nastavení preferencií vo svojom účte. Tu je postup:
Kliknite na ikonu svojho profilu v pravom hornom rohu obrazovky.
Vyberte Moje preferencie z rozbaľovacej ponuky.
Tieto nastavenia vám umožnia vytvoriť zážitok, ktorý vyhovuje vášmu jedinečnému pracovnému štýlu. Teraz, keď viete, ako získať prístup k nastaveniam, dovoľte nám, aby sme vás krok za krokom previedli, ako môžete použiť jednotlivé možnosti prispôsobenia.
Ako to funguje: Úprava preferencií
Predvoľby sú zvyčajne rozdelené do troch hlavných kategórií: generál, Upozornenia, a Tabuľa. Každá sekcia poskytuje jednoduché možnosti navrhnuté tak, aby zlepšili váš pracovný postup a optimalizovali vaše skúsenosti.
Tu je bližší pohľad na to, ako tieto nastavenia fungujú:
Všeobecné nastavenia: Prispôsobte si svoj pracovný priestor
Farba pozadia: ● Vyberte si farbu pozadia, ktorá je príjemná pre vaše oči a vyhovuje vášmu štýlu
● Vyberte si z množstva možností, aby bol váš pracovný priestor vizuálne príťažlivý.
Použite značky pre panely úloh ● Povolením tejto funkcie automaticky zahrniete značky do nových tabuliek úloh a šablón, ktoré vytvoríte.
● Pomáha vám zostať organizovaný a kategorizovať úlohy bez námahy.
Výhody: Prispôsobením vizuálnych aspektov vášho pracovného priestoru bude pôsobiť intuitívnejšie a menej preplnené, čo vám pomôže zostať sústredené.
Upozornenia: Zostaňte v slučke bez preťaženia
Upozornenia na rozhovor ● Dostávajte e-maily, keď prebieha čet na úrovni nástenky alebo keď niekto četuje o úlohe, do ktorej ste zapojený.
Aktualizácie aktivity pre správcov ● Dostávajte upozornenia, keď sa na nástenkách, ktoré spravujete, pridajú, dokončia alebo preradia nové úlohy.
Denné pripomenutia úloh ● Rozhodnite sa pre denný e-mailový súhrn odosielaný o 6:00, ktorý zobrazuje úlohy po termíne a úlohy, ktoré sa majú vykonať tento alebo budúci týždeň.
● Zoskupujte úlohy podľa dátumu alebo tabule pre jednoduché sledovanie.
Výhody: Vďaka flexibilným upozorneniam môžete zostať informovaní o tom, čo je najdôležitejšie, bez toho, aby ste boli bombardovaní zbytočnými aktualizáciami.
Nastavenia tabule: Zefektívnite svoj kreatívny proces
Čiary a tvary ● Nastavte predvolené štýly čiar, hrúbku a farby, aby ste vytvorili čisté a konzistentné vizuály.
Text na plátne ● Vyberte si preferovaný štýl písma, veľkosť a farbu pre uhladený vzhľad.
Možnosti mriežky ● Povoľte prichytenie k mriežke a nastavte veľkosť mriežky, aby boli vaše návrhy zarovnané a profesionálne.
Výhody:
Vďaka týmto nastaveniam sú tabule ideálne na brainstorming, plánovanie alebo navrhovanie, vďaka čomu bude vaša práca vyzerať skvele a zostane organizovaná.
Zabaliť sa
Či už ide o úpravu vizuálnych prvkov, prispôsobenie upozornení alebo zefektívnenie kreatívnych nástrojov, tieto možnosti sú navrhnuté tak, aby zvýšili vašu produktivitu a udržali vaše pracovné prostredie organizované. Venovať pár chvíľ na prispôsobenie nastavení môže viesť k efektívnejšiemu a príjemnejšiemu zážitku každý deň.
Zaneprázdnená doska môže niekedy pôsobiť ako bludisko, najmä keď žonglujete s úlohami s rôznymi prioritami. The Zvýrazniť funkciu uľahčuje prekonanie hluku a umožňuje vám filtrovať a vizuálne zdôrazňovať úlohy, ktoré spĺňajú špecifické kritériá.
Tu je návod, ako používať túto funkciu, aby ste mali prehľad o svojich projektoch:
Vyberte si z preddefinovaných možností alebo vytvorte vlastné filtre:
Čo je mi pridelené: Okamžite uvidíte všetky úlohy, ktoré vám boli pridelené, aby ste mali prehľad o svojich povinnostiach.
Čo si vyžaduje pozornosť: Zvýrazňuje úlohy, ktoré si môžu vyžadovať následnú kontrolu alebo majú blížiace sa termíny, čím sa zabezpečí, že nič neprepadne.
Čo je označené ako vysoká priorita alebo kritické: Zamerajte sa na úlohy, ktoré sú nevyhnutné pre úspech projektu.
Čo je po splatnosti: Jasne identifikuje úlohy, ktoré sú po termíne, čo vám pomôže rýchlo riešiť oneskorenia.
Vlastné zvýraznenie: Vytvorte prispôsobené filtre kombináciou parametrov, ako sú príjemcovia, stav úlohy, termíny, priority a značky. Môžete použiť jeden alebo viacero filtrov naraz, aby ste zistili, čo je pre vás na nástenke najdôležitejšie.
Prečo to funguje
Zamerajte sa na svoje úlohy pomocou „Čo je mi pridelené“ Filtrujte úlohy, ktoré vám boli pridelené, aby ste sa mohli sústrediť na svoje povinnosti bez toho, aby vás odradili iné položky na nástenke. Je to efektívny spôsob, ako zostať na vrchole svojej osobnej pracovnej záťaže.
Identifikujte naliehavú prácu s „Čo si vyžaduje pozornosť“ Zvýraznite úlohy, ktoré si vyžadujú okamžité zameranie, či už kvôli blížiacemu sa termínu alebo zastavenému pokroku. Tento filter vám pomôže odhaliť prekážky a udržať dynamiku projektu.
Zostaňte na vrchole kritickej práce s „Čo je označené ako vysoko prioritné alebo kritické“ Úlohy s vysokou prioritou si vyžadujú pozornosť. Táto možnosť zaisťuje, že rozhodujúca práca dostane pozornosť, ktorú si zaslúži, a pomôže vám viesť projekt k úspechu.
Položky po lehote splatnosti riešte „Čo je po splatnosti“ Rýchlo identifikujte oneskorené úlohy a podniknite kroky prerozdelením zdrojov alebo kontaktovaním členov tímu, aby ste ich priviedli späť na správnu cestu.
Prispôsobte si svoj pracovný postup pomocou vlastných zvýraznení Funkcia Vlastné zvýraznenie vám umožňuje nastaviť viacero podmienok, ako napríklad zobrazenie úloh priradených konkrétnej osobe, označených ako „Potrebuje kontrolu“ a splatné do týždňa. Prispôsobte tieto nastavenia a vytvorte prispôsobené zobrazenie zamerania, ktoré vyhovuje vášmu konkrétnemu pracovnému postupu.
Záver
S funkciou zvýraznenia môžete odstrániť rozptýlenie a sústrediť sa na to, na čom záleží, čím zaistíte jasný a efektívny pracovný postup.Či už riadite svoju pracovnú záťaž alebo dohliadate na celý tím, najdôležitejšie body vám pomôžu zostať produktívnymi a sústredenými.
