Nhấp vào hình ảnh ở trên để mở mẫu trực tiếp trong một tab mới
Việc tổ chức một cuộc họp hội đồng quản trị có thể khiến bạn cảm thấy như phải đối mặt với một thách thức hậu cần khổng lồ, đặc biệt là khi phải xử lý các công việc hành chính liên quan đến quản trị. Đối với các nhà lãnh đạo trong cả tổ chức thương mại lẫn phi lợi nhuận, trở ngại thực sự thường nằm ở “bộ tài liệu họp hội đồng”.
Đây là một hệ thống phức tạp bao gồm các báo cáo, chương trình làm việc và báo cáo tài chính mà bạn cần phân phối và cập nhật theo thời gian thực. Nhưng đừng lo, hướng dẫn này sẽ giúp bạn! Nếu bạn đang băn khoăn về cách chuẩn bị bộ tài liệu cho hội đồng quản trị một cách nhanh chóng và dễ dàng, mẫu này chính là thứ bạn cần. Chúng tôi thiết kế mẫu này để đơn giản hóa quy trình chuẩn bị phức tạp cho hội đồng quản trị. Mẫu này cung cấp một không gian làm việc trực quan, có cấu trúc cho toàn bộ đội ngũ của bạn, dù họ đang ở ngay bên kia hành lang hay ở khắp nơi trên thế giới.
Sẵn sàng lấy lại thời gian và năng suất của bạn chưa? Hãy bắt đầu ngay!
1. Ai có thể sử dụng dịch vụ này
Mẫu này được thiết kế để hỗ trợ nhóm các chuyên gia đa dạng chịu trách nhiệm về quản trị cấp cao:
- Thư ký công ty và chuyên viên hành chính: Những người chịu trách nhiệm quản lý công tác hậu cần và hoàn thiện các tài liệu cho cuộc họp hội đồng quản trị.
- Đội ngũ lãnh đạo cấp cao (Giám đốc điều hành và Giám đốc tài chính): Những nhà lãnh đạo có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cập nhật về chiến lược và tài chính ở cấp cao.
- Chủ tịch các ủy ban: Cụ thể là những người đứng đầu các ủy ban Kiểm toán, Quản lý rủi ro, Quản trị doanh nghiệp hoặc Tiền lương, những người phải nộp các báo cáo chuyên môn.
- Các nhóm làm việc từ xa: Các chuyên gia làm việc ở các múi giờ khác nhau cần một “nguồn thông tin duy nhất” để hợp tác mà không bị lạc hướng về các phiên bản tài liệu.
2. Bao gồm những gì
Mẫu tài liệu họp Hội đồng quản trị cung cấp một nền tảng toàn diện với bố cục trực quan đã được thiết lập sẵn:
- Quy trình làm việc gồm bốn cột: Tiến độ công việc của bạn được theo dõi qua các cột Chuẩn bị, Xem xét & Phê duyệt, Phân phối cuối cùng và Đã hoàn thành.
- Các tài liệu tiêu chuẩn của Hội đồng quản trị: Các mẫu tài liệu đã được thiết lập sẵn bao gồm Chương trình và Lịch trình cuộc họp, Báo cáo của Tổng giám đốc và Cập nhật chiến lược, cùng với Báo cáo và Phân tích tài chính.
- Báo cáo của các ủy ban: Các mẫu biểu mẫu chuyên dụng đã sẵn sàng cho Báo cáo của Ủy ban Kiểm toán, Báo cáo của Ủy ban Rủi ro và Tuân thủ, Báo cáo của Ủy ban Quản trị và Đề cử, và Báo cáo của Ủy ban Tiền lương.
- Thẻ kiểm soát chất lượng: Để đảm bảo tính chính xác, mẫu tài liệu này bao gồm các thẻ dành cho việc rà soát chất lượng và kiểm chứng thông tin trong bộ tài liệu trình ban điều hành, cũng như việc rà soát của Chủ tịch và Chủ tịch các ủy ban.
3. Khi nào bạn nên sử dụng tính năng này
Không gian làm việc này mang lại giá trị cao nhất trong những môi trường đòi hỏi sự tập trung cao độ, nơi tính tổ chức và bảo mật là yếu tố then chốt:
- Các cuộc họp Hội đồng quản trị hàng quý: Hãy sử dụng mẫu này khi bạn cần một quy trình có thể lặp lại và đáng tin cậy mỗi ba tháng để đảm bảo tính nhất quán trong chu kỳ hoạt động của Hội đồng quản trị.
- Điều phối hội đồng quản trị từ xa: Đây là giải pháp lý tưởng khi các thành viên hội đồng quản trị và nhân viên của bạn đang làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau. Kerika tự động điều chỉnh múi giờ để đảm bảo mọi người luôn đồng bộ với nhau.
- Bảo mật tài liệu cấp độ cao: Hãy sử dụng tính năng này khi bộ phận CNTT của bạn yêu cầu kiểm soát truy cập nghiêm ngặt. Kerika là công cụ quản lý tác vụ duy nhất cho phép bạn hoàn toàn làm chủ quyền sở hữu tệp bằng cách lưu trữ tài liệu trực tiếp trong tài khoản Google Drive, OneDrive hoặc Box của riêng bạn.
4. Cách sử dụng
Việc quản lý quá trình chuẩn bị cho kỳ thi bằng các bước sau đây rất đơn giản:
- Thẻ “READ ME”: Bạn sẽ thấy thẻ “READ ME” ở đầu mỗi cột. Hãy luôn kiểm tra những thẻ này trước tiên. Chúng chứa các quy định cụ thể về các tiêu chí cần đáp ứng trước khi thêm hoặc chuyển các nhiệm vụ sang giai đoạn tiếp theo.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Chỉ chuyển thẻ nhiệm vụ từ giai đoạn Chuẩn bị sang giai đoạn Kiểm tra & Phê duyệt khi nội dung ban đầu đã được soạn thảo hoàn chỉnh. Điều này đảm bảo nhóm kiểm tra chỉ xem xét các tài liệu đã “sẵn sàng”.
- Tab DANH SÁCH KIỂM TRA: Mở từng thẻ và chuyển đến tab DANH SÁCH KIỂM TRA để quản lý các nhiệm vụ con. Hãy đánh dấu từng mục một để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, chẳng hạn như một con số cụ thể hay ngày tháng.
- Tab TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM: Sử dụng tab TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM để tải lên các báo cáo hoặc bảng tính trực tiếp vào thẻ tương ứng. Các tệp này sẽ được lưu trữ an toàn trên đám mây của bạn, và Kerika đảm bảo chúng sẽ được chia sẻ tự động với những người cần thiết.
Kết luận
Việc sử dụng Mẫu tài liệu họp hội đồng quản trị của Kerika đảm bảo các cuộc họp hội đồng quản trị của bạn được chuẩn bị một cách chuyên nghiệp và có hệ thống. Do Kerika tích hợp liền mạch với Google Workspace và Microsoft 365, quyền truy cập sẽ được quản lý tự động cho bạn. Khi bạn thay đổi vai trò của một người dùng trong Kerika, quyền truy cập tệp của họ trong kho lưu trữ đám mây của bạn sẽ được cập nhật ngay lập tức.
Các thành viên trong nhóm được cấp quyền truy cập đọc và ghi cần thiết để xây dựng gói sản phẩm, trong khi các thành viên hội đồng quản trị được thêm vào với tư cách là Khách truy cập chỉ có quyền đọc. Bằng cách chuyển sang sử dụng bảng điều khiển trực quan, bạn có thể loại bỏ các chuỗi email rườm rà và đảm bảo tổ chức của mình duy trì các tiêu chuẩn chuyên nghiệp cao nhất.
Bạn muốn thử điều gì đó mới mẻ?
Nếu mẫu này không hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ support@kerika.com và chúng tôi sẽ tạo một phiên bản tùy chỉnh miễn phí cho bạn!