O gerenciamento eficiente de projetos começa com um fluxo de trabalho bem organizado. Dividir suas tarefas em etapas claramente definidas pode ajudar você e sua equipe a se manterem alinhados e produtivos. Um fluxo de trabalho estruturado facilita o acompanhamento do progresso, a identificação de gargalos e a priorização eficaz das tarefas.
Vamos ver como você pode configurar colunas no seu quadro de tarefas para maximizar a eficiência usando o exemplo de quadro fornecido.
Por que as colunas são importantes no gerenciamento de tarefas
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As colunas são a espinha dorsal de seu fluxo de trabalho. Cada coluna representa um estágio do seu projeto, ajudando-o a visualizar o fluxo de tarefas do início ao fim. O segredo é garantir que as colunas estejam alinhadas com a natureza do seu projeto e com a maneira como a sua equipe trabalha.
Etapas para configurar colunas de fluxo de trabalho
1. Defina as etapas de seu fluxo de trabalho
Ao definir as etapas do fluxo de trabalho, pense na progressão natural de suas tarefas.
Por exemplo:
- Estratégia do projeto: Para os estágios iniciais de planejamento, como a definição de requisitos ou o estabelecimento de metas.
- Design de projetos: Tarefas relacionadas ao planejamento visual e estrutural, como design de logotipo ou criação de layout.
- Desenvolvimento de projetos: Para as fases de execução, como codificação ou criação de funcionalidades.
- Testes: Para garantir que tudo funcione conforme o esperado antes do lançamento.
- Concluído: Um estágio final para enviar tarefas que foram totalmente concluídas.
2. Traduzir os estágios em colunas
Quando os estágios do fluxo de trabalho estiverem definidos, transforme-os em colunas no quadro de tarefas. Comece com categorias amplas e refine-as à medida que entender melhor as necessidades da sua equipe.
Por exemplo:
- Você pode começar com colunas essenciais como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” para estabelecer o fluxo básico.
- Gradualmente, expanda-as para colunas mais específicas alinhadas com os estágios do seu fluxo de trabalho, como “Estratégia do projeto”, “Elaboração do projeto”, “Desenvolvimento do projeto” e “Testes”.
Essa abordagem garante que suas colunas sejam intuitivas, adaptáveis e adaptadas à progressão natural de suas tarefas
3. Use Columns for Specialized Needs (Colunas para necessidades especializadas)
Considere criar colunas que agreguem valor ao seu fluxo de trabalho:
- Lista de pendências: Um espaço para tarefas planejadas, mas que ainda não estão prontas para entrar no fluxo de trabalho principal. Isso ajuda a priorizar as tarefas quando a equipe está pronta para assumir mais trabalho, mantendo as colunas ativas limpas e focadas.
- Recursos: Uma coluna para armazenar links, documentos ou outros materiais que apóiam suas tarefas. Isso facilita o acesso da equipe a tudo o que ela precisa sem sobrecarregar os cartões de tarefas individuais.
4. Lembre-se de mantê-lo simples e intuitivo
- Evite sobrecarregar o quadro com muitas colunas. Busque clareza e simplicidade para que sua equipe possa acompanhar facilmente o fluxo de trabalho.
Conclusão
Um fluxo de trabalho bem organizado começa com uma configuração cuidadosa das colunas. Ao adaptar as colunas para refletir os estágios naturais do projeto e incluir colunas de apoio, é possível aumentar a eficiência da equipe e manter a clareza do processo. Comece a organizar seu fluxo de trabalho hoje mesmo e experimente os benefícios!