Asignar tareas de forma clara y eficiente es la piedra angular de un trabajo en equipo eficaz. Pero no todas las herramientas facilitan la asignación de tareas a más de una persona. Y seamos realistas, muchas tareas suelen requerir la colaboración de varias personas para que se hagan bien.
Algunas herramientas permiten asignar tareas a una sola persona, lo que puede hacer que los equipos se peleen por determinar sus responsabilidades. Sin embargo, hay una forma de asignar tareas a varios miembros del equipo sin esfuerzo, lo que garantiza que todos estén sincronizados y la colaboración fluya de forma natural.
A continuación te explicamos cómo funciona la asignación de tareas y cómo puedes dividir las grandes tareas en partes más pequeñas y manejables utilizando listas de control:
Así es como puedes asignar una tarea a uno o más compañeros de equipo, por lo que es perfecto para las responsabilidades basadas en el trabajo en equipo:
Abra la Tarea: Haga clic en la tarea que desea asignar.
Seleccionar miembros del equipo: Utilice la opción Asignar esta tarea para elegir uno o varios compañeros de equipo.
Aplique la asignación: La tarea aparecerá ahora en el panel de control de todas las personas asignadas a ella, lo que garantiza la claridad y la responsabilidad.
Por qué funciona:
Perfecto para tareas de colaboración que requieren la aportación de varios miembros del equipo.
Mantiene a todos informados y al corriente de sus responsabilidades.
Utilice listas de comprobación para asignar subtareas
Para las tareas de mayor envergadura que deban dividirse en pasos más pequeños, las listas de comprobación permiten asignar subtareas a miembros concretos del equipo, garantizando así que se aborden todos los detalles:
Añada una lista de comprobación a la tarea: Abra la tarea y vaya a la pestaña Lista de control.
Desglóselas: Añada cada subtarea como un elemento de la lista de comprobación.
Asigne subtareas: Asigne elementos individuales de la lista de comprobación a uno o más miembros del equipo, asegurándose de que cada paso tiene un propietario claro.
Por qué funciona:
Simplifica las grandes tareas organizándolas en pasos más pequeños y factibles.
Garantiza la responsabilidad en todos los niveles de la tarea.
Conclusión
La asignación eficaz de tareas es clave para fomentar la colaboración y garantizar la responsabilidad dentro de un equipo. Al asignar tareas a varios compañeros de equipo o dividirlas en subtareas más pequeñas con listas de comprobación, se crea claridad y se agilizan los flujos de trabajo. Estas funciones permiten a los equipos mantenerse organizados, alinear responsabilidades y trabajar juntos sin problemas para alcanzar sus objetivos.
Nos hemos dado cuenta de que los spammers chinos intentan aprovecharse de Kerika, y estamos tomando algunas medidas para reducir esta molestia. Antes bloqueábamos a estos spammers uno por uno, pero es evidente que eso lleva mucho tiempo, sobre todo cuando varios de ellos intentan el mismo truco, que consiste en enviar docenas o cientos de invitaciones para que la gente se una a ellos en sus tablones de Kerika.
Estos spammers utilizan VPN para aparentar que proceden de otros países, pero había un patrón en su uso de Kerika: todas las invitaciones de equipo que enviaron implican el mismo destino: qq.com, que es un importante portal web chino operado por Tencent, conocido principalmente por su servicio de mensajería instantánea, QQ.
Aunque admitimos el chino como idioma, no tenemos usuarios legítimos en China, ya que este país bloquea Google y muchos otros servicios. Lo que significa que nunca habrá un uso legítimo para agregar personas del dominio qq.com a un tablero Kerika.
Vamos a introducir un sencillo bloqueo: mantendremos una lista negra de dominios, incluido qq.com, en los que el sistema te impedirá añadir miembros al equipo. Esto ayudará a cortar el paso a los spammers chinos que se dirigen a otras personas de China.
La colaboración prospera cuando todo el mundo tiene claras sus funciones y el nivel de acceso adecuado. Invitar a compañeros de equipo a tu junta directiva puede ser un proceso sencillo, que garantice que todos, desde los gestores de proyectos hasta los diseñadores y las partes interesadas externas, puedan contribuir eficazmente.
A continuación te explicamos cómo añadir compañeros de equipo y gestionar sus funciones con facilidad:
Abra su tablero y haga clic en el icono Equipo de la barra de herramientas.
Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea invitar.
Seleccione una función para ellos: Administrador del Consejo, Miembro del equipo o Visitante.
Paso 2: Asignar funciones
Administrador del Foro: Si has creado el tablón, entonces por defecto eres Administrador del Tablón. Pero puedes dar el control total del foro a alguien, lo que incluye la gestión de los miembros del equipo y la configuración.
Miembro del equipo: Puede colaborar en tareas, subir archivos y contribuir al tablón. Ideal para diseñadores, desarrolladores y otros colaboradores.
Visitante: Acceso de sólo visualización. Ideal para partes interesadas externas o clientes que solo necesitan supervisar el progreso.
Paso 3: Añadirlos al equipo
Haz clic en Añadir, y tu compañero de equipo formará parte instantáneamente del tablero con el rol que le hayas asignado.
Ventajas del acceso basado en funciones:
Administración del Consejo: Control total para los jefes de equipo
Por defecto, el creador del foro se convierte en el administrador, pero puede asignar derechos de administrador a otras personas según sea necesario.
Beneficios clave:
Gestione los miembros del equipo, actualice la configuración del tablero y mantenga el control sobre la estructura del tablero.
Ideal para proyectos con varios jefes o gestores de proyecto que necesitan el mismo control.
Evita cuellos de botella si un único administrador no está disponible, como durante las vacaciones u otras ausencias.
Los administradores desempeñan un papel crucial a la hora de mantener el consejo organizado, funcional y colaborativo, garantizando que las tareas de liderazgo se lleven a cabo sin problemas.
Miembro del equipo: Capacite a sus colaboradores
Los miembros del equipo tienen todas las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. Pueden colaborar en tareas, subir archivos y contribuir al progreso del tablero.
Beneficios clave:
Ideal para diseñadores, desarrolladores y otros colaboradores activos.
Mantiene el dinamismo del consejo permitiendo la colaboración práctica al tiempo que mantiene la supervisión administrativa.
Los miembros del equipo impulsan el proyecto, lo que les convierte en la columna vertebral de un trabajo en equipo productivo.
Visitante: Mantener informadas a las partes interesadas
Los visitantes sólo tienen acceso de visualización, lo que significa que pueden seguir el progreso del tablero sin realizar cambios.
Beneficios clave:
Perfecto para las partes interesadas externas o los clientes que sólo necesitan ver las actualizaciones.
Garantiza la transparencia sin comprometer la estructura ni el flujo de trabajo del consejo.
Los visitantes son ideales para mantener a todo el mundo informado sin añadir complejidad.
Conclusión
Añadir compañeros de equipo debe ser sencillo y adaptable a las necesidades del equipo. Un sistema basado en funciones bien diseñado garantiza una colaboración fluida, tanto si trabajas con un equipo muy unido como si te coordinas con partes interesadas externas. Al asignar las funciones adecuadas, puedes crear un flujo de trabajo más eficiente y fluido para todos los implicados.
Compartir archivos entre un equipo, ya sean maquetas de diseño, activos de campaña o documentos técnicos, puede convertirse rápidamente en un proceso complicado. Garantizar que todo el mundo dispone de los archivos adecuados en el momento oportuno suele parecer un acto de malabarismo.
La buena noticia es que compartir archivos no tiene por qué ser una molestia. Si organizas y compartes los archivos de la forma adecuada, podrás colaborar sin problemas, ya sea enviando un archivo de diseño a tu equipo creativo o facilitando una hoja de ruta del proyecto a las partes interesadas.
A continuación te explicamos cómo puedes optimizar el uso compartido de archivos para mantener a tu equipo conectado y productivo:
Las Guías de Tarea son perfectas para compartir archivos vinculados a una tarea específica. Así es como funciona el intercambio de archivos en las Task Cards:
Adjuntar archivos directamente a la tarea: Sube archivos o enlaza recursos directamente a la hoja de ruta. Tus compañeros de equipo podrán acceder a estos archivos sin tener que buscar en correos electrónicos o carpetas separadas.
Acceso instantáneo para todos los implicados: Cualquiera dentro del tablero tiene acceso inmediato a los archivos adjuntos, manteniendo la colaboración fluida y eficiente.
Ventajas de compartir archivos: No hay confusión sobre qué archivos son relevantes para la tarea. Todos los materiales relacionados con la tarea permanecen juntos, para que tu equipo sepa siempre dónde buscar.
Las Task Cards hacen que el intercambio de archivos sea específico, relevante y se organice sin esfuerzo.
Para los archivos que afectan a todo el proyecto, lo mejor son los archivos adjuntos a la Junta Directiva. Así es como funciona el intercambio de archivos a nivel de la Junta:
Sube o enlaza archivos para todo el equipo: Añade archivos o enlaces externos al tablón a los que todos puedan acceder, como cartas de proyecto, plantillas compartidas o informes.
Compartición centralizada de archivos: Todos los miembros de la junta directiva pueden acceder a estos archivos al instante, lo que garantiza que los recursos clave del proyecto estén siempre al alcance de la mano.
Ventajas de compartir archivos: Perfecto para actualizaciones o recursos de todo el equipo. Mantiene la fluidez del proyecto garantizando que todo el mundo tenga acceso a la misma información.
Board Attachments facilita el intercambio de archivos importantes entre todo el equipo.
Conclusión:
El intercambio eficaz de archivos es esencial para una colaboración fluida. Al adjuntar archivos a tareas específicas o centralizar los recursos de todo el proyecto, tu equipo puede mantenerse organizado y conectado sin las habituales confusiones o retrasos. Tanto si te centras en detalles específicos de una tarea como si compartes recursos clave de todo un proyecto, contar con el sistema adecuado garantiza que todo el mundo tenga lo que necesita cuando lo necesita.
Agilice su flujo de trabajo manteniendo sus archivos accesibles y organizados, y haga que el trabajo en equipo sea todo lo eficaz que debe ser.
¿Te has preguntado alguna vez cómo ha acabado una tarea en una columna diferente o por qué han cambiado de repente sus detalles? El seguimiento de los cambios en un tablero de tareas a veces puede parecer como armar un rompecabezas. Ahí es donde entra en juego la función Historial de tarjetas, que ofrece un registro claro y detallado de todas las acciones realizadas en una tarjeta de tarea.
Con un solo clic, puede ver quién ha realizado actualizaciones, qué se ha cambiado y cuándo se ha hecho, lo que garantiza la transparencia y elimina la confusión. Tanto si colaboras con diseñadores, desarrolladores o gestores de proyectos, esta función mantiene a todo el mundo alineado e informado.
Veamos cómo funciona el historial de tarjetas y cómo puede simplificar la colaboración en equipo.
Encontrar el historial de tarjetas es sencillo e intuitivo:
Abra una hoja de ruta: Haga clic en la hoja de ruta que desee revisar.
Navegue hasta la pestaña «Historial»: En la parte superior de la tarjeta, encontrarás una pestaña llamada «Historial».
Ver registros detallados: Una vez que abra la pestaña, verá una lista cronológica de todas las acciones realizadas en la tarjeta. Esto incluye actualizaciones de detalles, cambios de estado, nuevas asignaciones, etc.
Cada acción lleva un sello de fecha y hora y muestra quién realizó la actualización, lo que le proporciona un registro claro y fiable de un vistazo.
Cuándo utilizar el historial de tarjetas
Resolver la confusión: A veces las tareas parecen cobrar vida propia. Si se pregunta por qué una tarjeta se ha movido a otra columna o sus detalles han cambiado, el Historial de tarjetas es la respuesta. Le ofrece una visión completa del recorrido de la tarjeta, ayudándole a evitar malentendidos.
Responsabilidad y transparencia: ¿Quiere saber quién tomó una decisión y cuándo? El historial de tarjetas proporciona un registro fiable para revisiones de rendimiento, auditorías o simplemente para mantener a todo el mundo en la misma página.
Comprender las dependencias: En el caso de las tareas interconectadas, el Historial de tarjetas le ayuda a realizar un seguimiento de los cambios y ver cómo se alinean con el panorama general. Resulta especialmente útil en proyectos con flujos de trabajo complejos.
Por qué es importante
Mejora de la comunicación: No hay necesidad de interminables preguntas y respuestas; todo el mundo se mantiene alineado.
Eficacia: Ahorre tiempo accediendo a un registro claro y consolidado de los cambios.
Confianza y responsabilidad: Construir un entorno de trabajo transparente en el que se pueda hacer un seguimiento de las acciones.
Conclusión:
El historial de tarjetas no es sólo una función: es el banco de memoria de su equipo. Te permite colaborar de forma más eficaz, garantizando que cada actualización se tenga en cuenta y se comprenda.
Lanzar un nuevo producto puede ser emocionante, pero sin una planificación adecuada puede convertirse rápidamente en un caos. Desde el incumplimiento de los plazos hasta la inadaptación al mercado, muchos lanzamientos de productos tropiezan nada más empezar. Como señala la Harvard Business Review, la mayoría de los lanzamientos de productos fracasan por errores comunes como una mala planificación, un estudio de mercado inadecuado y estrategias de marketing poco claras. Estos problemas pueden dar lugar a ventas decepcionantes y a una reputación de marca empañada.
Sin una hoja de ruta clara, incluso las mejores ideas corren el riesgo de perderse en el camino. Pero no se preocupe, esta guía le ayudará a evitar esos escollos. Desglosaremos el proceso de lanzamiento de un producto en estrategias prácticas, paso a paso, que le ayudarán a hacer las cosas sin problemas, garantizando que su producto tenga el fuerte debut que se merece. ¿Listo para lanzar con confianza? Pongámonos manos a la obra.
Pasos esenciales para lanzar un producto con éxito
El éxito del lanzamiento de un producto no se produce porque sí, sino que se basa en una preparación minuciosa, una ejecución oportuna y una colaboración continua. Desglosemos los pasos clave que hay que seguir para lograr el éxito en el lanzamiento, junto con consejos prácticos y retos a tener en cuenta.
1. La preparación previa al lanzamiento es la base
McKinsey subraya que los lanzamientos de productos que implican una alineación temprana de las partes interesadas y una planificación exhaustiva tienen muchas más probabilidades de cumplir el calendario y los objetivos. Teniendo esto en cuenta, el primer paso para el éxito de cualquier lanzamiento es conseguir que todo el mundo esté de acuerdo. Colabore con equipos multifuncionales para definir funciones y responsabilidades, asegurándose de que nada se escape.
Tómese su tiempo para realizar estudios de mercado y perfeccionar el posicionamiento de su producto, no dé por sentado que ya lo sabe todo sobre su público. Crear un calendario claro con hitos clave ayuda a evitar sobresaltos de última hora. Pero recuerde que los planes son tan buenos como la flexibilidad que permiten. Incluya un margen de tiempo en su calendario para dar cabida a retrasos y sorpresas.
Sin una alineación adecuada, los pequeños malentendidos pueden convertirse en costosos retrasos. Las comprobaciones periódicas pueden ayudarle a resolver los problemas antes de que se conviertan en problemas graves, garantizando una ejecución más fluida de principio a fin.
2. Desarrollar materiales internos que aporten claridad
Imagine lanzar un producto con una documentación interna incompleta. Su equipo de marketing malinterpreta las características clave del producto y su equipo de soporte no resuelve las preguntas de los clientes. Esto no es solo una hipótesis, es lo que ocurre cuando no se da prioridad a materiales internos como demostraciones de productos, buyer personas y guiones de formación.
Recopile información sobre los clientes a partir de pruebas beta o comentarios iniciales y perfeccione los documentos internos en consecuencia. Asegúrese de que sus equipos de atención al cliente conocen a la perfección los mensajes clave, las preguntas frecuentes y las guías de solución de problemas. Revise y actualice periódicamente estos materiales, sobre todo si se producen cambios de última hora en el producto.
La claridad interna sienta las bases del éxito externo. Cuando los equipos conocen a fondo el producto, pueden comunicar su valor de forma coherente y eficaz. Según Harvard Business Review, los empleados que reciben información adecuada para hacer bien su trabajo tienen 2,8 veces más probabilidades de estar comprometidos, y las empresas con trabajadores comprometidos registran un aumento del 23% en sus beneficios….
3. Elaborar contenidos externos específicos
Es fácil caer en la trampa de crear contenidos promocionales genéricos que intentan atraer a todo el mundo y acaban por no atraer a nadie. El Content Marketing Institute ha demostrado que las marcas que se centran en mensajes personalizados obtienen tasas de participación y conversión significativamente mayores. En lugar de mensajes vagos sobre lo «innovador» que es su producto, destaque los problemas específicos que resuelve y por qué debería interesar a los clientes.
Por ejemplo, cree entradas de blog, vídeos y mensajes dentro de la aplicación que destaquen las principales ventajas y mantengan los puntos débiles de los clientes en primer plano. Incluya elementos visuales como capturas de pantalla de productos o GIF que muestren las funciones en acción. Alinee sus mensajes en todos los canales para que su público reciba el mismo mensaje claro, tanto si lee un blog como si ve un vídeo de demostración.
Sin una coordinación adecuada, el tono incoherente de la marca y las lagunas de contenido pueden confundir a los clientes potenciales. Un proceso centralizado de revisión de contenidos ayuda a garantizar la cohesión de los esfuerzos de marketing.
4. Formar a los equipos internos para que sean defensores del producto
La formación no es un elemento más de la lista, sino una parte esencial del éxito del lanzamiento. Un equipo bien formado tiene más confianza y es más eficaz durante los lanzamientos.
Organice sesiones de formación específicas para los equipos de ventas, asistencia y marketing para asegurarse de que entienden las ventajas clave del producto y pueden responder con confianza a las preguntas u objeciones de los clientes. Elabore preguntas frecuentes y guías de resolución de problemas internas para minimizar la confusión durante el lanzamiento. Asigne formadores experimentados y proporcione prácticas para mejorar la preparación del equipo.
Sin embargo, saltarse áreas clave de formación o apresurarse en las sesiones puede hacer que los equipos no estén preparados y que la experiencia del cliente sea incoherente. Cree una lista de comprobación de la formación para asegurarse de que no se omite ningún tema. Cuanto más preparado esté su equipo, más fluidas serán las interacciones con los clientes.
5. Revise y pruebe todo antes del día de lanzamiento
Imagínese que se apresura a lanzar un producto sólo para descubrir que una función clave no funciona o que un comunicado de prensa contiene errores importantes. Este tipo de escenario es más común de lo que cree cuando las revisiones previas al lanzamiento se tratan como algo opcional. Realice una revisión completa de los materiales de marketing, los canales de distribución y la funcionalidad del producto antes del lanzamiento oficial.
Un simulacro de lanzamiento puede ayudarle a detectar los puntos débiles. Pida a las partes interesadas que prueben diversos aspectos, desde los flujos de trabajo de atención al cliente hasta las demostraciones de productos, y recabe opiniones sobre cualquier cosa que deba mejorarse. Presta atención a los pequeños detalles, ya que suelen tener el mayor impacto durante el lanzamiento.
Las empresas con pruebas de pre-lanzamiento y evaluaciones de riesgos sólidas están mejor preparadas para afrontar los retos de última hora. No se salte este paso, podría evitarle problemas importantes el día del lanzamiento.
6. Lanzar y supervisar el rendimiento en tiempo real
Imagínese que se apresura a lanzar un producto sólo para descubrir que una función clave no funciona o que un comunicado de prensa contiene errores importantes. Este tipo de escenario es más común de lo que cree cuando las revisiones previas al lanzamiento se tratan como algo opcional. Realice una revisión completa de los materiales de marketing, los canales de distribución y la funcionalidad del producto antes del lanzamiento oficial.
Un simulacro de lanzamiento puede ayudarle a detectar los puntos débiles. Pida a las partes interesadas que prueben diversos aspectos, desde los flujos de trabajo de atención al cliente hasta las demostraciones de productos, y recabe opiniones sobre cualquier cosa que deba mejorarse. Presta atención a los pequeños detalles, ya que suelen tener el mayor impacto durante el lanzamiento.
Bain & Company insiste en la necesidad de realizar un seguimiento de los indicadores de rendimiento durante y después del lanzamiento. Un uso inteligente de los datos ayuda a medir el progreso y a identificar problemas. No se limite a supervisar, adáptese rápidamente si la información muestra problemas o campañas de bajo rendimiento para mantener el impulso.
Incluso el plan más detallado puede toparse con obstáculos sin las herramientas adecuadas para gestionarlo. Ya se trate de solapar plazos, cambiar prioridades o coordinar varios equipos, es esencial contar con un sistema de gestión de tareas bien organizado.
La herramienta de gestión de tareas adecuada puede ayudarle a estar al tanto de cada fase del lanzamiento, desde los preparativos previos hasta las evaluaciones posteriores, garantizando que ninguna tarea se escape. Exploremos cómo esta herramienta de gestión de tareas puede ayudar a agilizar este proceso, manteniendo a su equipo organizado y en el buen camino.
Utilizar las herramientas adecuadas para lanzar un producto sin problemas
Gestionar el lanzamiento de un producto puede parecer como hacer malabarismos con docenas de piezas móviles, preparar el contenido, formar a los equipos, coordinar la difusión y mucho más. Lo que hace que este tablero sea tan útil es su simplicidad y la forma en que mantiene todo visible y organizado. No tendrás que buscar entre correos electrónicos dispersos o vagas listas de tareas pendientes. En su lugar, puedes ver exactamente lo que está en curso, lo que necesita atención y lo que está completado.
Supongamos que estás preparando un comunicado de prensa y esperas la aprobación de otro equipo. En lugar de adivinar o comprobar constantemente, puedes ver fácilmente el estado de la tarea y saber quién está trabajando en qué. Sin conjeturas ni confusiones. Funciona porque refleja lo que hemos dicho: claridad, responsabilidad y colaboración fluida. Los equipos pueden evitar el incumplimiento de los plazos detectando los retrasos con antelación y solucionándolos antes de que se agraven.
El tablero también ayuda a equilibrar los objetivos a largo plazo y las tareas a corto plazo. Los equipos que trabajan en demostraciones de productos, material de ventas o preguntas frecuentes de los clientes pueden avanzar sin esperar a que otros terminen. Al mantener las tareas categorizadas, puedes centrarte en una cosa a la vez sin sentirte abrumado por todo lo que ocurre a tu alrededor.
Lo que realmente lo hace eficaz es cómo se adapta a medida que avanzas. Si hay que rehacer una tarea o surge una nueva prioridad, puedes hacer ajustes sin desbaratar todo el plan. Es flexible y mantiene al equipo alineado, garantizando que ninguna tarea se escape. Este tipo de estructura no sólo ayuda durante el lanzamiento, sino que te prepara para el éxito a largo plazo. Con el sistema adecuado, siempre sabrás cómo están las cosas y qué hay que hacer a continuación.
Un sistema de gestión de tareas bien estructurado mantiene a los equipos alineados, las tareas organizadas y el progreso visible, haciendo que incluso los lanzamientos de productos complejos sean manejables. Veamos ahora más de cerca cómo se ha diseñado este tablero para gestionar cada fase del lanzamiento de un producto con precisión y flexibilidad.
Una mirada más atenta a este tablero de lanzamiento de productos
Una gran herramienta no es sólo cuestión de organización, sino de claridad y fluidez. Este tablero de lanzamiento de productos divide visualmente las tareas en etapas, lo que permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso, priorizar lo que necesita atención y colaborar sin confusión. Exploremos cómo cada una de las funciones clave de este tablero ayuda al equipo a mantener el rumbo y garantiza que todo el proceso de lanzamiento se desarrolle sin problemas.
Así es como funciona, empezando por la adición de nuevas tareas, donde las ideas y los elementos de acción entran sin problemas en el sistema y avanzan hacia su finalización.
1. Añadir nuevas tareas: Captar ideas y mantener el impulso
Todo lanzamiento de producto comienza con ideas y acciones, y este tablero facilita su captura sin perder el ritmo. Tanto si se trata de realizar estudios de mercado como de preparar contenidos, las nuevas tareas pueden añadirse sin problemas a medida que surgen.
Esta función mantiene la agilidad del equipo y garantiza que las acciones importantes no se pasen por alto ni se retrasen. Al permitir que las tareas se añadan sobre la marcha, los equipos pueden reaccionar ante nuevas prioridades, adaptarse a los comentarios y mantener el impulso, todo ello manteniendo todo organizado en un solo lugar.
2. Creación y gestión de columnas: Organizar las tareas por etapas
Las columnas definen las etapas clave de su flujo de trabajo, facilitando el seguimiento de las tareas a medida que pasan de una fase a la siguiente. Ya se trate de la planificación inicial, la creación de contenidos o la formación, cada columna representa un paso en el proceso de lanzamiento del producto.
Lo que hace valiosa esta función es su flexibilidad. Puede cambiar el nombre, reorganizar o incluso añadir columnas a medida que evoluciona el proyecto. Si cambian las prioridades o se necesita un nuevo paso, el flujo de trabajo puede actualizarse sin causar confusión. Esto mantiene a todo el mundo en la misma página y garantiza que ninguna tarea quede pendiente entre fases. Es como dar a tu equipo una hoja de ruta clara con la libertad de ajustarla sobre la marcha.
3. Alejar el zoom para obtener una visión general rápida: Encuentre rápidamente lo que necesita
Cuando gestionas varias tareas, es fácil perderse en los detalles. Ahí es donde la función de zoom resulta útil. Al ocultar los detalles adicionales y mostrar solo los nombres de las tareas, te ofrece una vista limpia y simplificada de todo el tablero, lo que facilita la detección de tareas, plazos o cuellos de botella de un vistazo.
Esta función es especialmente útil cuando se dispone de poco tiempo y se necesita una visión rápida de lo que hay pendiente o cuando se busca una tarea concreta. Se trata de ayudarte a escanear el tablón de manera eficiente y a centrarte en lo importante sin distracciones.
4. Gestionar a los compañeros de equipo y sus funciones: Asignar responsabilidades y controlar el acceso
En cualquier proyecto de éxito, saber quién es responsable de qué es clave. Esta función le permite añadir compañeros de equipo, asignarles funciones y ajustar los niveles de acceso según sea necesario. Tanto si alguien es jefe de proyecto, colaborador o simplemente un espectador, puedes gestionar fácilmente sus permisos en función de su participación.
Así se evitan confusiones y se protegen las tareas o la información confidencial. Los miembros del equipo saben exactamente lo que se espera de ellos, y los jefes pueden mantener el control sin microgestionar. Con cada uno en su papel, el equipo funciona con más eficacia y las tareas pasan sin problemas de una fase a otra.
5. Chat: Mantenga las discusiones generales en un solo lugar
Mientras que las fichas de tareas individuales tienen sus propias opciones de chat, el chat del tablero es donde puedes comunicarte con todo el equipo a la vez. Es ideal para actualizaciones generales, anuncios o discusiones que no pertenecen a ninguna tarea específica.
Esta función ayuda a reducir la confusión al mantener las conversaciones de todo el equipo separadas de las específicas de cada tarea. En lugar de que las actualizaciones importantes queden enterradas en chats individuales, permanecen accesibles y visibles para todos, lo que garantiza que nadie se pierda información clave.
6. Compartir archivos y archivos adjuntos: Mantener los recursos accesibles
Esta función permite al equipo cargar, crear o vincular archivos directamente en el tablero, lo que garantiza el fácil acceso a documentos importantes como guías de productos, informes de análisis o carpetas de prensa. En lugar de buscar en el correo electrónico o en el almacenamiento externo, los miembros del equipo pueden encontrar lo que necesitan justo donde se realiza el trabajo.
Al adjuntar archivos directamente a la tarea o al tablón, mantiene los recursos organizados y relevantes. Los miembros del equipo siempre tienen acceso a las últimas versiones, lo que ayuda a evitar confusiones y garantiza que todos trabajan con información actualizada. Este intercambio ágil de archivos hace que los proyectos avancen con eficacia y elimina la pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos críticos.
7. Opción de resaltado: Encuentre rápidamente lo que necesita
Con múltiples tareas repartidas en diferentes etapas, la opción de resaltado te ayuda a filtrar y centrarte exactamente en lo que estás buscando. Tanto si quieres encontrar tareas asignadas a miembros concretos del equipo, como las marcadas como de alta prioridad o las que vencen pronto, esta herramienta facilita la aplicación de cualquier combinación de filtros.
Esta función es especialmente útil cuando se acercan las fechas límite o cuando determinadas tareas requieren atención inmediata. En lugar de escanear todo el tablón, puedes resaltar rápidamente las tareas relevantes y estar al tanto de lo más importante, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
8. Configuración del tablero: Ajuste fino de su tablero de lanzamiento de productos
Los ajustes del tablero le ofrecen un control total sobre cómo se gestionan las tareas y el progreso durante el lanzamiento del producto, garantizando que cada etapa se desarrolle sin problemas. He aquí cómo ayudan:
Configuración de la privacidad: Gestiona quién puede acceder o contribuir al tablón, manteniendo seguros los detalles sensibles del producto y permitiendo al mismo tiempo que colaboren las personas adecuadas.
Límites de trabajo en curso: Evita que tu equipo asuma demasiadas tareas a la vez, reduciendo el agotamiento y garantizando que las tareas de alta prioridad reciban la atención que merecen.
Numeración automática de tareas: Mantenga las tareas fácilmente identificables para que su equipo pueda seguirlas sin confusión a medida que avanzan por las fases de lanzamiento del producto.
Visión general del progreso: Obtenga una instantánea en tiempo real de las tareas completadas, los elementos atrasados y los próximos plazos, lo que le ayudará a abordar los cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas.
Gestión de columnas: Ajuste etapas como «Preparación previa al lanzamiento» o «Creación de contenido externo» para adaptarse a las necesidades de su plan de lanzamiento en evolución.
Gestión de etiquetas: Etiquete las tareas con etiquetas como «marketing», «formación de clientes» o «difusión en los medios de comunicación», para poder filtrarlas y localizarlas rápidamente.
Opciones de archivo o exportación: Archiva el tablero tras el lanzamiento o exporta los datos clave para revisar lo que ha funcionado y planificar futuros lanzamientos.
Con la configuración adecuada, el tablero de lanzamiento de su producto sirve como una poderosa hoja de ruta, manteniendo las tareas organizadas, los equipos alineados y el progreso visible en cada etapa. Ahora, vamos a desglosar cómo funcionan las tarjetas de tareas individuales y a ver cómo te ayudan a gestionar cada paso del lanzamiento con precisión y facilidad.
Divida las tareas de lanzamiento del producto en pasos manejables
El lanzamiento de un producto implica docenas de piezas móviles, pero el éxito viene de dividirlas en tareas más pequeñas y procesables que los equipos puedan abordar fácilmente. Ahí es donde las hojas de ruta desempeñan un papel clave. Cada tarjeta de tareas es algo más que un recordatorio, es un eje central donde los equipos pueden acceder a todos los detalles que necesitan para hacer el trabajo.
Desde el primer vistazo, una tarjeta de tarea le indica todo lo importante: qué hay que hacer (detalles de la tarea), quién es el responsable (asignar tarea), el estado actual de la tarea, cuándo vence y a qué categoría pertenece (etiquetas). Esta configuración facilita a los equipos la priorización del trabajo, la rendición de cuentas y la garantía de que no se olvida ningún paso por el camino. Echemos un vistazo más de cerca a cómo cada una de estas características ayuda a dividir incluso los lanzamientos de productos más complejos en tareas manejables y alcanzables.
Las grandes tareas pueden resultar abrumadoras, pero la pestaña de lista de control las hace manejables al dividirlas en pasos más pequeños y procesables. Una vez abierta la pestaña, puedes crear una lista de subtareas, cada una con su propia fecha de vencimiento y persona asignada. Esto te permite asignar partes específicas de una tarea más amplia a distintos miembros del equipo, manteniendo al mismo tiempo plazos claros para su realización.
Por ejemplo, al preparar un análisis sectorial, puede crear subtareas para recopilar perfiles de analistas, crear materiales informativos y programar sesiones, todo dentro de la misma tarjeta de tareas. Esta estructura mantiene organizadas las tareas de gran envergadura y garantiza el seguimiento y la finalización puntual de cada paso, lo que facilita enormemente todo el proceso.
3. Mantener conversaciones sobre tareas específicas en un solo lugar
La pestaña de chat está diseñada para simplificar y centrar la colaboración, manteniendo las conversaciones específicas de la tarea dentro de la propia ficha de tarea. En lugar de utilizar herramientas de comunicación externas o largas cadenas de correo electrónico, los miembros del equipo pueden discutir la tarea directamente, asegurándose de que todos los comentarios, opiniones y actualizaciones relevantes permanecen en un solo lugar.
Esta función es especialmente útil para hacer un seguimiento de las decisiones o aclarar detalles sin interrumpir el flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se habla de plazos o entregas, los miembros del equipo pueden consultar rápidamente mensajes anteriores sin tener que cambiar de herramienta. Esto agiliza la comunicación, mantiene a todos en la misma página y ahorra tiempo al eliminar la necesidad de buscar actualizaciones importantes en otro lugar.
4. Tenga a mano los archivos de lanzamiento del producto
La pestaña de archivos adjuntos cambia las reglas del juego cuando se trata de mantener organizados y accesibles todos los materiales de lanzamiento de productos, como comunicados de prensa, demostraciones de productos o activos de marketing. Cada ficha de tarea puede almacenar sus propios archivos relevantes, para que tu equipo sepa siempre dónde encontrar lo que necesita, ya sea un documento de análisis de la competencia o el borrador de un anuncio de producto.
Una de las funciones más importantes es la posibilidad de actualizar las versiones de los archivos directamente en la tarjeta. En lugar de confundir a su equipo con varias versiones de archivos como «press_release_v1» o «final_v3», puede cargar versiones actualizadas en el mismo archivo adjunto. Esto garantiza que todo el mundo trabaja con los archivos más recientes, evitando confusiones y haciendo más eficiente la colaboración durante las fases críticas del lanzamiento.
5. Seguimiento de todos los cambios relacionados con el lanzamiento de productos
La pestaña de historial ofrece un registro detallado de todos los cambios realizados en una tarea, lo que garantiza que todo el equipo se mantenga informado y sea responsable. Tanto si se trata de una actualización de estado, un archivo adjunto, un cambio de etiqueta o un cambio de asignación, todo queda registrado en orden cronológico.
Esta función es especialmente valiosa durante el lanzamiento de un producto, cuando las tareas y responsabilidades evolucionan rápidamente. Si cambia un plazo o se asigna un nuevo miembro al equipo, cualquiera puede saber fácilmente qué ocurrió y cuándo. Elimina la confusión sobre quién hizo qué y ayuda a los equipos a resolver los problemas de manera eficiente mediante la revisión de las decisiones anteriores y las actualizaciones en un solo lugar. Con este nivel de visibilidad, puede evitar los fallos de comunicación y mantener el lanzamiento en marcha.
Conclusión: Prepare el lanzamiento de su producto para el éxito
El éxito del lanzamiento de un producto se basa en una planificación minuciosa, una colaboración eficaz y una gestión organizada de las tareas. El desglose de tareas complejas, la asignación de responsabilidades y el seguimiento del progreso garantizan que nada se escape. Mediante el uso de pasos estructurados, desde la preparación previa al lanzamiento hasta las revisiones posteriores, su equipo puede trabajar con claridad y confianza.
Con las herramientas y procesos adecuados, se reduce el riesgo de retrasos, oportunidades perdidas y caos de última hora. En su lugar, se crea un camino racionalizado que alinea a todos hacia un objetivo común, dando a su producto la mejor oportunidad de tener un impacto fuerte y duradero.
Gestionar la comunicación mientras se trabaja en proyectos puede ser todo un reto. El desorden de la bandeja de entrada, las notificaciones interminables y la necesidad de cambiar de plataforma para responder pueden ralentizar el flujo de trabajo. Es un proceso frustrante y que lleva mucho tiempo.
La función «Responder por correo electrónico al chat» permite responder directamente a las notificaciones de chat desde el correo electrónico. Solo tienes que pulsar «Responder» en tu cliente de correo electrónico y tu mensaje se sincronizará perfectamente con el chat correspondiente, manteniendo la conversación fluida y organizada.
A continuación te explicamos cómo funciona esta función tanto en los chats con tarjetas de tareas como en los chats a nivel de junta directiva, y por qué puede hacer que la colaboración sea más fluida y eficaz.
Cómo funciona «Responder por correo electrónico al chat
Cuando se produce una conversación dentro de una hoja de ruta, las notificaciones por correo electrónico incluyen el historial de chat y los detalles de la tarea. Puedes pulsar «Responder» en tu cliente de correo electrónico y tu respuesta aparecerá al instante en la sección de chat de la hoja de ruta.
La comunicación en el foro es igualmente fluida. Los mensajes del chat de la pizarra se envían a tu correo electrónico y, cuando respondes, tu respuesta se sincroniza con el chat de la pizarra para que todos puedan verla. No es necesario iniciar sesión.
La magia detrás de «Responder por correo electrónico al chat»
Mantente en contexto: Las notificaciones por correo electrónico incluyen el hilo completo de la conversación, vinculado directamente a la tarea o al tablón correspondiente. Puedes pulsar «Responder» en tu correo electrónico, y tu mensaje se sincroniza automáticamente como una actualización del chat, manteniendo todo conectado y claro.
Sin desorden, sólo claridad: Las firmas de correo electrónico, logotipos y archivos adjuntos innecesarios se eliminan automáticamente, lo que garantiza que los debates se mantengan limpios, centrados y fáciles de seguir.
Mantenga a todos alineados: Su respuesta por correo electrónico no sólo se registra, sino que es visible al instante para todos los compañeros de equipo con acceso a la tarea o al tablero, lo que garantiza que todos se mantengan actualizados y en la misma página.
Cómo le ayuda
Ahorra tiempo y energía: Al responder directamente desde tu bandeja de entrada te ahorras la molestia de cambiar de pestaña o iniciar sesión, lo que te permite centrarte en tu trabajo.
Mantenga la profesionalidad: Los chats son limpios y sin distracciones, lo que facilita que tu equipo siga las discusiones y tome decisiones más rápido.
Perfecto para equipos remotos y ocupados: Esta función garantiza que los equipos remotos permanezcan conectados y que ninguna actualización se retrase, independientemente de las zonas horarias.
Cómo ayuda en la vida real
Plazos ajustados: Proporcione rápidamente actualizaciones o responda a preguntas sin interrumpir su flujo de trabajo.
Colaboración entre zonas horarias: Asegúrese de que sus compañeros de equipo remotos estén informados sin necesidad de conectarse a Kerika.
Simplificación de las revisiones de tareas: Añada notas o comentarios directamente desde su bandeja de entrada, con todo vinculado a la tarea correcta.
Por qué te encantará
La función «Responder por correo electrónico al chat» mantiene la comunicación racionalizada, organizada y accesible. No solo ahorra tiempo, sino que simplifica la colaboración, garantizando que todo el mundo permanezca conectado y alineado sin esfuerzos ni pasos innecesarios.
Conclusión
La función «Responder por correo electrónico al chat» transforma la forma en que los equipos se comunican, haciendo que la colaboración sea fluida y eficiente. Gracias a la posibilidad de responder directamente desde la bandeja de entrada, todas las actualizaciones se mantienen organizadas, accesibles y vinculadas a la tarea o el tablón adecuados. Este enfoque no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la claridad y la alineación en todo el equipo, incluso cuando se trabaja a distancia o con plazos ajustados.
Nuestros precios anteriores no habían cambiado en más de 10 años y ya no reflejaban ni el valor de nuestro producto ni el hecho de que ahora tenemos más usuarios fuera de los Estados Unidos que dentro.
Por lo tanto, ¡era hora de actualizar nuestro modelo de precios en todos los aspectos! En esta publicación del blog resumimos todos los cambios, y en las secciones siguientes encontrarás enlaces a otras publicaciones y páginas web que explican cada detalle con mayor profundidad:
Precios más bajos para la mayoría de los países
Durante los últimos 10 años tuvimos un solo precio: $7 por miembro del equipo, pagado anualmente. Aunque este precio era bajo para el mercado de los Estados Unidos, suponía un desafío para las personas de países con economías menos desarrolladas y menor poder adquisitivo.
Ahora estamos haciendo que Kerika sea más accesible para los usuarios fuera de los EE.UU.:
El nuevo precio para el Plan Profesional para clientes en EE.UU. será de $9 por usuario al mes o $90 al año.
Los clientes de casi todos los demás países podrán suscribirse a una tarifa más baja.
Esto significa que los clientes de países con economías más pequeñas podrán comprar las mismas suscripciones a Kerika que los clientes de países más ricos, pero con un descuento significativo.
Este cambio se reflejará cuando visites la página de precios de Kerika y cuando consultes los planes disponibles dentro de la aplicación de Kerika. El precio que verás será el monto con descuento y estará en tu moneda local.
Por ejemplo, los usuarios de México verán el Plan Profesional a 100 pesos mensuales / 1,000 pesos anuales.
El Plan Empresarial para México costará 200 pesos mensuales / 2,000 pesos anuales.
Paga en tu propia moneda
Además de reducir los precios fuera de los EE.UU., ahora también permitimos a nuestros clientes pagar en 135 monedas diferentes.
Esto facilitará la compra de suscripciones a Kerika a personas en distintos países que puedan tener dificultades para realizar pagos en dólares estadounidenses.
Los nuevos usuarios de un servicio en línea pueden dudar antes de adquirir una suscripción anual sin conocer completamente el servicio. La opción más natural para los nuevos clientes es hacer un compromiso financiero menor al principio, comprando suscripciones mensuales. Ahora facilitamos esta opción.
Ahora puedes elegir entre suscripciones mensuales o anuales (sin mezclar ambas).
Las suscripciones anuales cuestan 10 veces la tarifa mensual, por lo que si planeas usar Kerika por más de 10 meses, será más barato optar por la suscripción anual.
Si eres un nuevo cliente y tienes dudas sobre comprometerte con Kerika, ahora tienes una opción fácil para seguir usándolo después de tu prueba gratuita de 30 días: compra una suscripción mensual por unos meses y luego cambia a la suscripción anual para ahorrar dinero cuando estés seguro de los beneficios de Kerika para la productividad de tu equipo.
Garantía de devolución de dinero en 30 días
Para que los nuevos clientes compren suscripciones anuales con confianza, ahora ofrecemos una garantía de devolución de dinero de 30 días.
Si cambias de opinión dentro de los 30 días posteriores a la compra de una suscripción anual, por cualquier motivo, puedes solicitar un reembolso completo en efectivo.
¡Ahora no tienes que preocuparte por cometer un error al hacer clic en el botón de compra!
Nuestro sistema anterior para calcular y gestionar reembolsos era complicado y generaba problemas en nuestro sistema de facturación, lo que a su vez creaba errores que afectaban tanto a nuestros clientes como a nosotros.
Ahora pasamos a un sistema más simple:
Si decides cancelar una suscripción, recibirás un crédito proporcional en tu cuenta de Kerika, que podrás usar en compras futuras.
Los créditos no caducan y no pueden ser reembolsados en efectivo: solo pueden utilizarse para futuras compras.
Descuento para instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro
El antiguo Plan Académico y para Organizaciones sin Fines de Lucro permitía a equipos de hasta 10 personas usar Kerika de forma gratuita. Sin embargo, este sistema era difícil de administrar, se prestaba para abusos y no beneficiaba a todas las escuelas, universidades y ONGs.
El nuevo Plan Académico y para Organizaciones sin Fines de Lucro ahora funciona con un descuento del 50 %:
Si calificas, podrás comprar cualquier plan a mitad de precio.
Ya no hay límite en el tamaño de los equipos.
Este cambio hace que sea más fácil para organizaciones grandes adoptar Kerika a nivel institucional.
La mayoría de las compras deberán hacerse en línea
Antes ofrecíamos la opción de solicitar una factura para pagar mediante cheque bancario o depósito directo. Sin embargo, muchos usuarios abusaban de esta opción, solicitaban facturas y nunca las pagaban.
Con el nuevo sistema, la opción de comprar fuera de línea (solicitar una factura) solo estará disponible para clientes seleccionados.
Clientes antiguos que han utilizado este método durante años (por ejemplo, agencias gubernamentales o grandes empresas con procesos estrictos de cuentas por pagar) podrán seguir usándolo, pero con reglas estrictas: si las facturas no se pagan a tiempo, las suscripciones asociadas serán canceladas.
Si eres un nuevo cliente y necesitas este método de pago, contáctanos.
Facilidad para reemplazar usuarios dentro de una cuenta
Con el nuevo sistema de precios, será más fácil para los clientes reemplazar un usuario por otro sin cargos adicionales, siempre que la eliminación del usuario anterior y la adición del nuevo usuario se realicen el mismo día.
Si un usuario es eliminado y otro agregado el mismo día, no se generará ninguna transacción de facturación.
Más detalles en tu historial de facturación
La pantalla de Historial de Facturación, a la que puedes acceder haciendo clic en la opción «Administrar cuenta» en el menú que aparece al hacer clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la aplicación de escritorio, ahora mostrará más información sobre cambios como:
Activación/desactivación de la renovación automática,
Agregar o eliminar usuarios, etc.
Esto ayudará a los clientes a comprender mejor cómo ha cambiado su facturación con el tiempo.
Transición sin interrupciones
Este es quizás el punto más importante: si ya eres cliente de Kerika, tu plan continuará sin cambios hasta que termine su periodo actual.
Si compraste tu suscripción a $84 por usuario al año, y el nuevo precio en tu región ahora es 1,500 pesos, no necesitas hacer ningún pago adicional en este momento. Los nuevos precios entrarán en vigor al final de tu período actual.
Si estabas usando el antiguo Plan Académico y para ONGs, este continuará hasta que termine su periodo actual. Luego, deberás comprar el Plan Profesional o Empresarial, pero automáticamente recibirás el descuento para ONGs.
¿Preguntas o inquietudes?
Sabemos que los cambios en los precios pueden generar incertidumbre para algunos usuarios, sin importar cuánto cuidado pongamos en diseñar el nuevo modelo.
Estamos felices de responder a tus preguntas y escuchar tus inquietudes.
Como parte de nuestro esfuerzo continuo para hacer que Kerika sea fácil de usar y comprar desde cualquier parte del mundo, nuestro nuevo sistema de precios permitirá a los clientes pagar en cualquiera de estas monedas:
USD – Dólar estadounidense AED – Dírham de los Emiratos Árabes Unidos AFN – Afgani afgano ALL – Lek albanés AMD – Dram armenio ANG – Florín de las Antillas Neerlandesas AOA – Kwanza angoleño ARS – Peso argentino AUD – Dólar australiano AWG – Florín arubeño AZN – Manat azerbaiyano BAM – Marco convertible de Bosnia y Herzegovina BBD – Dólar de Barbados BDT – Taka bangladesí BGN – Lev búlgaro BIF – Franco burundés BMD – Dólar de Bermudas BND – Dólar de Brunéi BOB – Boliviano boliviano BRL – Real brasileño BSD – Dólar bahameño BWP – Pula de Botsuana BYN – Rublo bielorruso BZD – Dólar de Belice CAD – Dólar canadiense CDF – Franco congoleño CHF – Franco suizo CLP – Peso chileno CNY – Yuan renminbi chino COP – Peso colombiano CRC – Colón costarricense CVE – Escudo caboverdiano CZK – Corona checa DJF – Franco yibutiano DKK – Corona danesa DOP – Peso dominicano DZD – Dinar argelino EGP – Libra egipcia ETB – Birr etíope EUR – Euro FJD – Dólar fiyiano FKP – Libra de las Islas Malvinas GBP – Libra esterlina británica GEL – Lari georgiano GIP – Libra de Gibraltar GMD – Dalasi gambiano GNF – Franco guineano GTQ – Quetzal guatemalteco GYD – Dólar guyanés HKD – Dólar de Hong Kong HNL – Lempira hondureño HTG – Gourde haitiano HUF – Florín húngaro IDR – Rupia indonesia ILS – Nuevo shéquel israelí INR – Rupia india ISK – Corona islandesa JMD – Dólar jamaicano JPY – Yen japonés KES – Chelín keniano KGS – Som kirguís KHR – Riel camboyano KMF – Franco comorense KRW – Won surcoreano KYD – Dólar de las Islas Caimán KZT – Tenge kazajo LAK – Kip laosiano LBP – Libra libanesa LKR – Rupia de Sri Lanka LRD – Dólar liberiano LSL – Loti lesotense MAD – Dírham marroquí MDL – Leu moldavo MGA – Ariary malgache MKD – Denar macedonio MMK – Kyat birmano MNT – Tugrik mongol MOP – Pataca de Macao MUR – Rupia mauriciana MVR – Rufiyaa maldiva MWK – Kwacha malauí MXN – Peso mexicano MYR – Ringgit malayo MZN – Metical mozambiqueño NAD – Dólar namibio NGN – Naira nigeriana NIO – Córdoba nicaragüense NOK – Corona noruega NPR – Rupia nepalí NZD – Dólar neozelandés PAB – Balboa panameño PEN – Sol peruano PGK – Kina de Papúa Nueva Guinea PHP – Peso filipino PKR – Rupia pakistaní PLN – Złoty polaco PYG – Guaraní paraguayo QAR – Rial catarí RON – Leu rumano RSD – Dinar serbio RUB – Rublo ruso RWF – Franco ruandés SAR – Rial saudí SBD – Dólar de las Islas Salomón SCR – Rupia de Seychelles SEK – Corona sueca SGD – Dólar singapurense SHP – Libra de Santa Elena SLE – Leone sierraleonés SOS – Chelín somalí SRD – Dólar surinamés STD – Dobra de Santo Tomé y Príncipe (pre-2018, reemplazado por STN) SZL – Lilangeni suazi THB – Baht tailandés TJS – Somoni tayiko TOP – Paʻanga tongano TRY – Lira turca TTD – Dólar de Trinidad y Tobago TWD – Nuevo dólar taiwanés TZS – Chelín tanzano UAH – Grivna ucraniana UGX – Chelín ugandés UYU – Peso uruguayo UZS – Som uzbeko VND – Đồng vietnamita VUV – Vatu vanuatuense WST – Tala samoano XAF – Franco CFA de África Central XCD – Dólar del Caribe Oriental XCG – (No es un código de moneda estándar; se requiere aclaración) XOF – Franco CFA de África Occidental XPF – Franco CFP (utilizado en territorios franceses del Pacífico) YER – Rial yemení ZAR – Rand sudafricano ZMW – Kwacha zambiano
Si tu país no está en la lista anterior, la forma predeterminada de pago será en USD – Dólares estadounidenses.
En una era de conectividad constante, en la que las notificaciones digitales y los flujos de información son interminables, la productividad es más difícil de mantener que nunca. Este estudio del Pew Research Center pone de relieve cómo la sobrecarga de información afecta a nuestra capacidad para priorizar tareas y tomar decisiones con eficacia, lo que provoca un aumento del estrés y una disminución de la productividad. Muchos de nosotros nos enfrentamos a los mismos retos: plazos olvidados, proyectos a medio terminar y esa sensación paralizante de agobio cuando se hacen malabarismos con demasiadas prioridades.
El método «Getting Things Done» (GTD) se ha convertido en un revulsivo para quienes buscan claridad y control sobre sus tareas. Pero aplicarlo con éxito no siempre es sencillo. Esta guía te guiará a través de pasos prácticos para adoptar plenamente el método GTD, evitar errores comunes y proporcionarte las herramientas adecuadas para ejecutar tu flujo de trabajo. Pongámonos manos a la obra y comencemos a trabajar de forma eficiente.
Pasos esenciales para dominar la productividad y poner manos a la obra
Alcanzar la productividad no ocurre por casualidad, es el resultado de un enfoque deliberado y bien estructurado. Exploremos los pasos esenciales que te ayudarán a organizar tus tareas, priorizar eficazmente y convertir tus intenciones en resultados tangibles.
Paso 1: Capturar todo en un sistema de confianza
El método GTD comienza con la captura de cada idea, tarea o compromiso en un sistema fiable fuera de tu cerebro. El objetivo es liberar a tu mente de la carga de recordarlo todo y asegurarte de que no se te escapa nada importante. Esto es crucial porque la sobrecarga mental merma considerablemente la productividad(Mayer y Moreno, 2003).
Crea una bandeja de entrada o una ubicación central donde puedas anotar inmediatamente las tareas que vayan surgiendo. Ya sea una herramienta digital, un cuaderno o ambos, la clave es la constancia a la hora de anotar cada tarea.
Cuidado con: Confiar en la memoria en lugar de documentar las tareas. Los estudios demuestran que la sobrecarga mental merma la productividad, así que haz de la captura un hábito que no te saltes.
Paso 2: Aclarar y clasificar las tareas
Una vez que haya capturado las tareas, aclare qué significa cada elemento y qué acciones son necesarias. No todas las tareas requieren atención inmediata, algunas pueden requerir delegación, programación o simplemente descartarse.
Pregúntese: «¿Se puede actuar ahora?». Si la respuesta es afirmativa, define el siguiente paso. Si no, clasifícalo en «Algún día/tal vez», «Referencia» o «Esperando». Este proceso evita el desorden y mantiene tu lista procesable.
Cuidado con: Tareas vagas o poco claras, como «Preparar informe». Sé específico sobre las próximas acciones: «Redacta el borrador del informe» aporta claridad e impulso.
Paso 3: Organizar las tareas en función del contexto y la prioridad
Organizar las tareas por prioridad y contexto garantiza que puedas acceder a las tareas adecuadas en el momento oportuno. Las tareas pueden agruparse por proyecto, plazo o entorno (por ejemplo, tareas para reuniones o recados).
Utiliza categorías como «Urgente», «Importante» y «Delegado» para facilitar la toma de decisiones. Considera la Matriz Eisenhower para distinguir entre tareas urgentes e importantes.
Cuidado con: Sobrecargar las categorías de alta prioridad. Si todo se etiqueta como urgente, corres el riesgo de cansarte de tomar decisiones y sentirte abrumado.
Paso 4: Programar tiempo para revisar y planificar
Revisar periódicamente tu lista de tareas te garantiza que te mantienes al día de tus compromisos y que puedes ajustar los planes según sea necesario. La revisión semanal, un elemento central de GTD, te permite reflexionar sobre lo que está completado, pendiente o ya no es relevante.
Dedica un tiempo cada semana a revisar los próximos plazos, las tareas pendientes y los proyectos a largo plazo. Aprovecha esta sesión para limpiar tu sistema y volver a centrarte en lo importante.
Cuidado con: Omitir revisiones debido a una agenda apretada. Sin revisiones periódicas, tu lista de tareas puede quedar desfasada o resultar abrumadora.
Paso 5: Divida las tareas complejas en pasos manejables
Las tareas o proyectos de gran envergadura pueden intimidar y llevar a la procrastinación. Dividirlos en pasos más pequeños y alcanzables aporta claridad y te mantiene en movimiento.
Para cualquier proyecto, identifique el primer paso procesable, como «Programar reunión inicial» o «Reunir materiales de investigación». A medida que vayas completando tareas más pequeñas, irás cobrando impulso hacia la consecución del objetivo más amplio.
Cuidado con: Subestimar el tiempo necesario para las subtareas. A la hora de planificar, asigna tiempo de reserva para tener en cuenta retrasos inesperados.
Paso 6: Minimizar las distracciones y agrupar tareas similares
Las distracciones pueden hacer descarrilar la productividad, mientras que el cambio de contexto entre tareas disminuye la eficiencia. Es crucial minimizar las interrupciones y agrupar las tareas que requieren una atención similar.
Programe sesiones de trabajo en profundidad para tareas de alta concentración y agrupe actividades similares, como responder correos electrónicos o realizar llamadas telefónicas, en bloques de tiempo designados.
Cuidado con: Sobrecargar el día con tareas que requieran una concentración intensa sin descansos. La fatiga puede llevar al agotamiento, así que programa tiempos muertos.
Paso 7: Reflexione y perfeccione su sistema
La productividad es un proceso evolutivo. Lo que funciona hoy puede no funcionar mañana, por lo que es esencial reflexionar periódicamente. Identificar lo que es eficaz y lo que necesita mejoras garantizará que su sistema siga siendo flexible y pertinente.
Al final de cada semana o mes, evalúe lo que funciona. Ajusta las categorías, modifica las prioridades de las tareas o experimenta con nuevas técnicas si es necesario.
Cuidado con: Aferrarse rígidamente a un sistema que ya no se adapta a su flujo de trabajo. La adaptabilidad es clave para la productividad a largo plazo.
Dominar la productividad con el método GTD comienza con la captura de tareas, la clarificación de prioridades y la revisión periódica del progreso. Una vez establecidos estos pasos, vamos a explorar cómo las herramientas adecuadas pueden agilizar tu flujo de trabajo, mejorar la colaboración y mantenerte en el buen camino.
Utilizar las herramientas adecuadas
Para hacer las cosas con éxito, es fundamental tener un sistema claro. Este tablero Kanban es un ejemplo perfecto de cómo estar al tanto de las tareas sin sentirse abrumado. Todo está perfectamente organizado en diferentes etapas, por lo que es fácil saber lo que está por venir, lo que está en curso, y lo que está hecho. Sin conjeturas ni tareas olvidadas.
¿Por qué funciona tan bien esta configuración? En primer lugar, es sencilla. Las tareas no están desperdigadas por libretas o aplicaciones. Están colocadas donde deben estar, listas para ser abordadas con prioridades y fechas de entrega claras. Refleja lo que hemos visto antes: capturar tareas, aclararlas y saber exactamente qué hay que hacer a continuación. Puedes ver las tareas que necesitan revisión, los próximos plazos y el progreso realizado hasta el momento. Así es exactamente como se evita el desorden mental del que hablábamos antes.
En segundo lugar, el diseño te ayuda a centrarte en lo que realmente importa. Al ver las tareas en distintas fases, puedes detectar rápidamente lo que requiere atención inmediata. ¿Se te han pasado los plazos? Fácil de identificar y corregir. ¿Tareas atrasadas? Justo ahí, esperando a ser reprogramadas o actualizadas.
Por último, la colaboración es más fluida. Los miembros del equipo saben en qué están trabajando sin necesidad de largos hilos de correo electrónico o constantes actualizaciones de estado. Todo está disponible, desde los comentarios hasta los archivos, lo que mantiene el progreso constante y elimina la confusión.
En resumen, este tablero funciona porque simplifica lo complejo. Pone todo lo que necesitas en un solo lugar, asegurándose de que ninguna tarea se quede en el tintero, y te permite centrarte en hacer avanzar las cosas. ¿Listo para profundizar en cómo puedes hacer que esto funcione para ti? Veámoslo paso a paso.
Eche un vistazo a esta Junta de Tareas
Este tablón de tareas está diseñado para simplificar ese caos, ofreciendo a los equipos una visión clara de lo que hay que hacer, lo que está en curso y lo que ya se ha completado. Actúa como un eje central donde las tareas, los plazos, los archivos y las actualizaciones están todos en un solo lugar, asegurando que nada se pierda.
El objetivo de este tablón es ayudar a los equipos a mantenerse organizados, priorizar las tareas con eficacia y colaborar sin problemas, sin tener que buscar constantemente actualizaciones o hacer malabarismos con listas de tareas dispersas. En esta sección, vamos a desglosar las características clave del tablero, mostrándote cómo pueden impulsar la productividad y ayudarte a hacer las cosas con éxito.
Sin un sistema adecuado, es fácil olvidar tareas importantes o sentirse abrumado por el alcance de un proyecto. Las tarjetas de tareas solucionan este problema asegurándose de que cada acción esté claramente definida y controlada. Como se muestra en la imagen, la tarjeta para «Revisar y organizar las notas de la reunión de ayer» incluye instrucciones detalladas, puntos de acción y categorías.
Este nivel de detalle reduce la confusión y elimina las idas y venidas para aclarar instrucciones, lo que permite a los equipos sumergirse en el trabajo con confianza. Al tenerlo todo en el mismo sitio, se garantiza un traspaso más fluido, actualizaciones más rápidas y mejores resultados.
Sin un flujo de trabajo claro, las tareas pueden atascarse, los plazos pueden incumplirse y los equipos pueden perder la noción del progreso. La gestión de columnas resuelve esto creando un proceso visual paso a paso en el que las tareas avanzan con fluidez por las distintas etapas.
Como se ve en la imagen, puede cambiar el nombre de las columnas, ordenar las tareas o incluso mover columnas enteras si cambian las prioridades. Esta flexibilidad garantiza que puedas adaptar el tablero a medida que evoluciona el proyecto, asegurándote de que ninguna tarea quede rezagada u olvidada. El resultado es un flujo de trabajo más fluido y visible que mantiene a todo el mundo en la misma página.
3. Alejar el zoom para obtener una visión general rápida
Cuando se gestionan varias tareas, es fácil quedarse atascado con demasiados detalles o tener dificultades para localizar rápidamente tareas específicas. La función de zoom-out resuelve este problema eliminando la información adicional y proporcionando una vista limpia y despejada de todas las tareas.
Puedes localizar fácilmente las tareas por su nombre, comprobar el progreso en las distintas fases e identificar lo que requiere atención sin desplazarte ni distraerte con detalles adicionales. Esto te ayuda a ser eficiente y mantener la concentración cuando tienes poco tiempo o necesitas una actualización rápida.
4. Gestión de los compañeros de equipo y sus funciones
Cuando los equipos no tienen claras sus funciones o responsabilidades, pueden incumplir los plazos, generar confusión o duplicar esfuerzos. Esta función lo soluciona definiendo claramente funciones como administrador del consejo, miembro del equipo o visitante. Como se muestra en la imagen, los administradores pueden gestionar las tareas y los permisos, los miembros del equipo pueden colaborar y actualizar el progreso, y los visitantes pueden ver las actualizaciones sin realizar cambios.
Esta estructura garantiza una colaboración más fluida y mantiene a salvo la información confidencial, al tiempo que responsabiliza a los miembros del equipo de sus respectivas tareas.
Sin un espacio dedicado a los debates de todo el equipo, las actualizaciones generales pueden quedar enterradas en hilos de correo electrónico o dispersas por varias plataformas. Esta función lo soluciona centralizando las conversaciones que son relevantes para todos, como los hitos del proyecto, los comentarios o los anuncios.
A diferencia de los chats de tareas específicas, el chat de la junta le permite dirigirse a todo el equipo a la vez, lo que garantiza que todos estén informados sin necesidad de consultar varios sitios. Mantiene organizados los debates generales y evita que se pierdan actualizaciones importantes.
6. Compartir archivos y archivos adjuntos en todo el equipo
Cuando los archivos importantes están dispersos por correos electrónicos o diferentes plataformas de almacenamiento, los equipos pueden perder un tiempo valioso buscando lo que necesitan. Esta función elimina ese problema al ofrecer una ubicación central donde todos pueden acceder a los archivos compartidos, ya sean informes, hojas de cálculo, presentaciones o enlaces a recursos en línea.
A diferencia de los archivos adjuntos en las fichas de tareas individuales, estos archivos están disponibles para que todo el equipo pueda consultarlos siempre que sea necesario. Fomenta una colaboración más fluida al garantizar que los documentos clave, como las directrices del proyecto o las notas de las reuniones, estén siempre al alcance de la mano, ahorrando tiempo y evitando confusiones.
Cuando se gestionan varias tareas, encontrar la correcta puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando los plazos, las prioridades y las responsabilidades se solapan. Esta función lo soluciona permitiéndote filtrar las tareas en función de criterios como la fecha de vencimiento, la prioridad, el miembro del equipo asignado o el estado. Por ejemplo, puedes resaltar al instante las tareas vencidas o las marcadas como de alta prioridad.
Como se muestra en la imagen, tiene total flexibilidad para personalizar los filtros y centrarse en las tareas que requieren una acción inmediata. Esto mantiene la eficiencia del equipo, ayuda a evitar cuellos de botella y garantiza que no se pase por alto nada importante.
La configuración del tablero te ofrece la flexibilidad de personalizarlo según las necesidades de tu proyecto, ayudándote a gestionar desde la privacidad hasta la organización de tareas.
A continuación le presentamos las principales opciones disponibles:
Resumen: Proporciona una instantánea del estado actual, mostrando las tareas completadas, los elementos atrasados y las tareas que vencen pronto. Este resumen le mantiene informado del progreso sin necesidad de abrir las fichas de tareas individuales.
Configuración de la privacidad: Controla quién puede acceder al tablón restringiendo el acceso a los miembros del equipo o compartiéndolo a través de un enlace. Esto garantiza la seguridad de los proyectos confidenciales.
Límites de trabajo en curso (WIP): Establezca límites en el número de tareas permitidas en cada columna para evitar la sobrecarga y mantener un flujo de trabajo eficiente.
Numeración automática de tareas: Asigna automáticamente números a las tareas, lo que facilita su consulta durante los debates o las revisiones de progreso.
Gestión de etiquetas: Cree y gestione etiquetas para categorizar las tareas. Las etiquetas ayudan a filtrar y priorizar los elementos, lo que permite localizar rápidamente las tareas relacionadas con temas o requisitos específicos.
Gestión de columnas: Añada, edite o reorganice columnas para reflejar los cambios en el flujo de trabajo del proyecto. Esta función garantiza la flexibilidad a la hora de adaptarse a nuevas tareas o fases.
Opciones de exportación y archivo: Exporte todo el tablero a un archivo Excel para elaborar informes externos, o archive los tableros completados para conservar el historial del proyecto.
Estos ajustes le ofrecen las herramientas necesarias para adaptar el tablero a las necesidades específicas de su equipo, manteniendo todo organizado, seguro y adaptable a los cambios.
Con el tablero totalmente configurado y organizado, es hora de centrarse en el núcleo de cualquier proyecto de éxito: las propias tareas. Exploremos cómo dividir las tareas en pasos manejables mediante tarjetas de tareas puede ayudarte a mantener la claridad, impulsar la colaboración y garantizar un progreso constante.
Divida las tareas en pasos manejables
Las hojas de ruta son la columna vertebral de cualquier proyecto, ya que transforman objetivos grandes y abrumadores en pasos más pequeños y viables.
Exploremos las principales características de las hojas de ruta y cómo ayudan a los equipos a mantener la concentración y la organización.
1. Primera impresión: Información básica de un vistazo
Cuando abra una hoja de ruta, lo primero que notará es su diseño limpio y estructurado, que presenta los detalles esenciales sin abrumarle.
He aquí por qué es importante:
Detalles de la tarea: La descripción básica de la tarea, incluido lo que hay que hacer y cualquier contexto importante. Esta sección garantiza que los miembros del equipo entiendan la tarea desde el principio y sepan exactamente qué se espera de ellos.
Asignar tarea: Identifica rápidamente quién es el responsable de la tarea o añade miembros del equipo para colaborar. Asignar tareas por adelantado garantiza la responsabilidad y evita confusiones sobre la propiedad.
Estado de la tarea: El estado actual, como «Necesita revisión» o «En curso», mantiene a todo el mundo al corriente de en qué punto se encuentra la tarea. Esta función ayuda a mantener flujos de trabajo fluidos y evita que las tareas se estanquen.
Fecha de vencimiento: La fecha límite establecida se muestra claramente, lo que garantiza que las tareas se priorizan correctamente y el progreso se alinea con los plazos del proyecto. Esta función reduce el riesgo de tareas atrasadas u olvidadas.
Etiquetas: Las etiquetas permiten clasificar fácilmente las tareas, ayudándote a organizarlas por temas como «elementos de acción», «documentación» o «seguimiento». Esto facilita filtrar las tareas más adelante y centrarse en prioridades específicas.
2. Pestaña Lista de control: Desglose de tareas en pasos prácticos
La pestaña Lista de control está diseñada para ayudarle a dividir las grandes tareas en acciones más pequeñas y manejables. En lugar de tratar las tareas complejas como un único elemento, esta función permite dividirlas en subtareas de las que se puede hacer un seguimiento individual, lo que garantiza un progreso constante y reduce el riesgo de descuidos.
Beneficios clave:
Desglose de grandes tareas: En las tareas que implican varios pasos, la lista de comprobación garantiza que no se pase por alto ningún paso. Por ejemplo, en la imagen, el elemento «Resumir decisiones» forma parte de una tarea de revisión más amplia, pero se trata como una acción independiente para garantizar su finalización.
Establecimiento de plazos: Puede asignar fechas de vencimiento específicas para cada elemento de la lista de comprobación, lo que garantiza que las subtareas se completen a tiempo y no retrasen el proyecto global. En este ejemplo, se ha fijado el 13 de febrero como fecha límite para mantener el proceso dentro de los plazos previstos.
Asignación de subtareas: La lista de comprobación también permite asignar subtareas individuales a miembros específicos del equipo. Esta función fomenta la responsabilidad, ya que garantiza que todo el mundo conoce su función y evita confusiones sobre quién es responsable de cada paso.
3. Ficha Anexos: Acceso centralizado a recursos específicos de tareas
La pestaña Archivos adjuntos permite adjuntar documentos importantes directamente a la ficha de tarea, proporcionando un lugar centralizado para archivos específicos de la tarea, enlaces o documentos de nueva creación. Esta función garantiza que los miembros del equipo dispongan de todos los recursos que necesitan sin tener que cambiar entre varias aplicaciones o plataformas.
Beneficios clave:
Acceso rápido a los archivos relevantes: En lugar de buscar en correos electrónicos o unidades en la nube, los miembros del equipo pueden encontrar todo lo relacionado con la tarea en un solo lugar. Esto ahorra tiempo y aumenta la productividad.
Crear documentos directamente: La función también permite crear documentos de Google Docs, Sheets, Slides, Forms o incluso documentos específicos del proyecto sin salir de la hoja de ruta. Esto facilita la documentación del progreso o la colaboración en las actualizaciones.
Admite varios tipos de archivos: Ya se trate de notas de reuniones, informes o maquetas de diseño, la pestaña Adjuntos admite distintos tipos de archivos y enlaces, lo que garantiza que no se omita ninguna información.
Actualice archivos fácilmente sin confusiones: Puedes subir nuevas versiones de un archivo sin borrar la antigua. Basta con pulsar el botón de carga y la versión actualizada se añadirá sin problemas. Esto le ahorra la confusión de gestionar versiones como v1, v2 o v3.
4. Historial de tareas: Siga cada cambio con precisión
La pestaña Historial mantiene un registro detallado de todas las acciones realizadas en la tarea, proporcionando un registro completo de los cambios, actualizaciones y progresos. Desde cambios de estado hasta archivos adjuntos y miembros asignados, todo queda registrado para mantener la transparencia.
Beneficios clave:
Transparencia: Todos los miembros del equipo pueden ver quién ha realizado cambios, qué se ha actualizado y cuándo se ha hecho, lo que garantiza que ninguna acción pase desapercibida.
Rendición de cuentas: Si surgen dudas sobre el progreso de las tareas o las decisiones, el historial ofrece un punto de referencia fiable.
Seguimiento de versiones: Ya se trate de cambios en los plazos, asignaciones de tareas actualizadas o documentos añadidos, el registro garantiza que las acciones anteriores puedan revisarse en cualquier momento.
Conclusión: La clave para hacer las cosas
Una gestión eficaz de las tareas es algo más que rellenar listas de comprobación: se trata de crear un proceso bien estructurado en el que la planificación, la colaboración y la responsabilidad vayan de la mano. El desglose de tareas, la asignación de responsabilidades, el establecimiento de plazos y el seguimiento de los avances mediante un sistema visual garantizan que no se pase nada por alto y que todo el mundo esté de acuerdo.
Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puede superar la sobrecarga de información, agilizar el flujo de trabajo y alcanzar sus objetivos sin estrés. Combinando la planificación estructurada y la colaboración, darás a tu equipo la claridad y la dirección que necesita para convertir incluso los proyectos más complejos en historias de éxito.
